Konzept interner und externer Audits

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1 7 Konzept interner und externer Audits QMS-SWZ Inhaltsverzeichnis Einleitung Seite 2 Sinn von Auditteams Seite 2 Auditformen Seite 3 Auditprozess Seite 3 Rahmen Seite 3 Grundsätze Seite 3 Ablaufschema Seite 4 Beilagen 1: Vorbereitungs- und Checkfragen Seite 5 Beilage 2: Leitfaden Auditgespräch Seite 6 Sinn von Auditteams Seite 6 Basis des Audits Seite 6 Hauptaufgaben des Auditteams Seite 6 Ablauf des Audittreffens Seite 6 Leitplanken für das Auditteam Seite 7 Einleitung Professionelles Denken und Handeln ist die Basis für erfolgreiches, effizientes und effektives Arbeiten und ermöglicht die Bewältigung gestellter Anforderungen. MitarbeiterInnen, Gruppen, Arbeitsteams usw. konzentrieren dazu ihre Aufmerksamkeit auf die angestrebten und vereinbarten Ziele. Fokussierungsprozesse sind zur Bewältigung unabdingbar und arbeitserleichternd. Diese zieldienlichen Einengungen bergen die Gefahr in sich blinde Flecken zu begünstigen und ungewollt Zentrales aus dem Q-Prozess aus dem Auge zu verlieren. Zwei Massnahmen helfen dieser

2 Schul- und Wohnzentrum Schachen-Luzern 2 Gefahr zu begegnen: die laufenden Selbstevaluationen Selbstevaluation der in die Q- Elemente involvierten MitarbeiterInnen der Einsatz von Q-Auditteams Das Qualitätsmanagementsystem des Schul- und Wohnzentrums Schachen (s. Strategie & Rahmenkonzept QMS-SWZ 2006) sieht die Bildung und Nutzung von internen und externen Q-Auditteams vor. Auditteams kommt dabei die Aufgabe zu, MitarbeiterInnen bei genau definierten Q-Elementen in der Überprüfungsphase des Q-Kreislaufes mit ihrer wertschätzenden Aussicht zu unterstützen. In einem ersten Schritt kommen interne Q-Auditteams zum Einsatz. In einem zweiten Schritt werden die Vorteile von externen Q-Auditteams zusätzlich genutzt. Die Auditziele, die Auditprozesse, die Zusammensetzung der Auditteams usw. orientieren sich zentral am SWZ-Qualitätsfokus: Im Zentrum aller Aktivitäten, Handlungen und Entscheide, die im SWZ stattfinden, muss der Nutzen für die Kinder und Jugendlichen stehen, die im SWZ gefördert und betreut werden (s. QMS-SWZ 2006, Strategie & Rahmenkonzept, Seite 1). Die Audits sind ein weiterer Baustein im Entwicklungssystem des SW auf der Ebene der Organisation in Ergänzung beispielsweise zu den Fö dergesprächen (Kinderebene) und Mitarbeitergesprächen (Mitarbeite ebene). Sinn von Auditteams Auditteams ergänzen und erweitern die Sichtweise der in den Q- Elementen aktiven MitarbeiterInnen mit ihrer wertschätzenden Aussensicht. Sie unterstützen im Geiste einer lernenden Organisation den laufenden Q-Entwicklungsprozess. Während bei den internen Audits die Kenntnisse der Organisation und einer ersten Aussensicht (Aussensicht I) zum Tragen kommen, steht die Nutzung der erweiterten Aussensicht (Aussensicht II) bei externen Audits im Vordergrund. Auditprozesse sollen im Qualitätsbereich Erreichtes innerhalb des SWZ und nach aussen sichtbar machen. Formen von Auditteams Internes Auditteam (Aussensicht I) Es besteht ein Pool von MitarbeiterInnen, aus denen nach Bedarf ein zieldienliches Auditteam gebildet wird. Die Q-Steuerungsgruppe

3 Schul- und Wohnzentrum Schachen-Luzern 3 wählt aus Bewerbungen von MitarbeiterInnen die Mitglieder des Auditpools oder beruft selber MitarbeiterInnen in diese Funktion. Die Teams sind zusammengesetzt aus je 1 MitarbeiterIn aus dem Schul-, Wohn-, Dienstleistungsbereich und dem verantwortlichen Mitglied der Q-Steuerungsgruppe für Audits. Die Mitglieder werden von der Q-Steuerungsgruppe ernannt. Die Auditmitglieder sind für ihre Aufgabe speziell geschult. Externes Auditteam (Aussensicht II) Es besteht ein externes Auditteam Die Mitglieder werden von der Q-Steuerungsgruppe berufen. Die Auditmitglieder sind für die Übernahme der Auditaufgabe fachlich kompetent und werden in die Besonderheiten des Q-Prozesses im SWZ eingeführt. Auditprozess Rahmen: Die Q-Steuerungsgruppe bestimmt, welches Q-Element auditiert wird. Sie legt fest, welche Auditform (interne oder externe) zur Anwendung kommt und welches Auditteam damit beauftragt wird. Die Mitglieder der Auditteams sind nicht direkt in der Qualitätsentwicklungs- und Qualitätssicherungsprozess des betreffenden Q- Elements involviert. Wenn möglich, sind im Auditteam keine direkten Vorgesetzten aktiv. Grundsätze: Der Auditprozess ist zentral aud den SWZ-Qualitätsfokus ausgerichtet. Die lösungsorientierten Grundhaltungen und Arbeitsweisen sind der orientierende Bezugsrahmen für die Kommunikation während den Auditprozessen. Für die Auditprozesse stehen detaillierte Vorgehensanleitungen zur Verfügung. Die verpflichtenden Punkte sind definiert. Ablaufschema: Die Steuerungsgruppe bestimmt, welche Q-Elemente auditiert werden und welche Auditform (interne oder externe) zur Anwendung kommt. Die im Q-Element involvierten MitarbeiterInnen legen mit dem Auditteam fest, wann die Auditgespräche stattfinden. Zwei Wochen vor dem Gespräch erhält das Auditteam einen kurzen Beschrieb mit den Zielen und Erfolgskriterien des Q-Elementes. Darin ist auch der konkrete Bezug zum SWZ-Qualitätsfokus beschrieben. Zusätzlich erhalten sie die schriftlich festgelegten Wünsche und Erwartungen der Q-Element-Gruppe an das Audittreffen und konkre-

4 Schul- und Wohnzentrum Schachen-Luzern 4 te Fragen (s. auch Fragen zur Unterstützung beim Erstellen des Kurzbeschriebes für die Auditgruppe ). Durchführung des Audittreffens gemäss Leitfaden Auditgespräch. Kurzbericht der Q-Element-Gruppe und des Auditteams an die Steuerungsgruppe (s. auch Zentrale Punkte im Kurzbericht der Q- Element-Gruppe an die Q-Steuerungsgruppe und Zentrale Punkte im Kurzbericht der Auditgruppe an die Q-Steuerungsgruppe). Der Auditprozess wird formal durch die Steuerungsgruppe abgeschlossen.

5 Schul- und Wohnzentrum Schachen-Luzern 5 BEILAGE 1 Vorbereitungs- und Checkfragen Fragen zur Unterstützung beim Erstellen des Kurzbeschriebes für die Auditgruppe Welche Grobziele werden mit dem Q-Element verfolgt? Welche Feinziele wurden definiert? An was ist die Feinzielerreichung erkennbar? Welchen Nutzen hat das Q-Element in Bezug auf den SWZ- Qualitätsfokus? Wie wurden die Feinziele bisher umgesetzt? Was wurde bereits erreicht? Was war dazu nützlich und hilfreich? Was wünscht die Q-Element-Gruppe vom Auditteam? Wie lauten die konkreten Fragen an das Auditteam? Zentrale Punkte im Kurzbericht der Q-Element-Gruppe an die Q- Steuerungsgruppe (Kopie an das Auditteam) Was wurde von den angestrebten Zielen bereits erreicht? Welcher Q-Nutzen wurde damit verwirklicht? Welche Anpassungen (Q-Kreislaufpunkt act ) sind für die Gruppe angezeigt? Auf was soll im weiteren Q-Prozess geachtet werden? Durch was fühlten sie sich in der Zielerreichung vom Auditteam unterstützt? Zentrale Punkte im Kurzbericht der Auditgruppen an die Q-Steuerungsgruppe (Kopie an Q-Element-Gruppe) Was von den angestrebten Zielen erreichte die Q-Element-Gruppe bereits? Was waren die Beiträge dazu? Welcher Q-Nutzen wurde bereits erreicht? Welchen Beitrag im Q-Management konnte die Auditgruppe beisteuern? Was soll bei weiteren Audits beibehalten, ausgebaut, angepasst werden?

6 Schul- und Wohnzentrum Schachen-Luzern 6 BEILAGE 2 Leitfaden Audit- Gespräch Sinn von Auditteams Auditteams ergänzen und erweitern die Sichtweise der in den Q- Elementen aktiven MitarbeiterInnen mit ihrer wertschätzenden Aussensicht. Auditteams unterstützen im Geiste einer lernenden Organisation den laufenden Q-Entwicklungsprozess. Auditteams helfen Erreichtes innerhalb des SWZ und nach aussen sichtbar zu machen. Basis des Audits Die handlungsleitenden Grundideen des Auditprozesses sind im Konzept Q-Auditteam im SWZ beschrieben. Der Kurzbeschrieb der Q-Element-Gruppe mit dem Beschrieb des Projektes und den Anliegen und Fragen der Gruppe ist der orientierende Kooperationsrahmen des Auditgespräches. Hauptaufgaben des Auditteams Fokussierung des Erreichten und konkrete Anerkennung für die bisherigen Aktivitäten vermitteln (Nutzen für das Kind, Engagement, anregende Gedanken etc.) Aus einer wertschätzenden Aussensicht die Fragen der Q-Element- Gruppen beantworten. Basierend auf der Aussensicht mögliche weiterführende Fragen anbieten. Erreichtes mit dem Anschlussbericht dokumentieren und damit helfen innen und aussen sichtbar zu machen. Ablauf des Audittreffens Gesamtdauer: ca. 90 Minuten Moderation: Das Audittreffen wird vom verantwortlichen Mitglied der Q-Steuerungsgruppe für Audits moderiert. Die Q-Element-Gruppe präsentiert ihr Projekt und fokussiert dabei insbesondere (ca. 25 Minuten): Welche Grob- und Feinziele mit dem Q-Element angestrebt und welcher Beitrag damit für den SWZ-Qualitätsfokus geleistet wird. Was von den angestrebten Zielen bereits erreicht wurde. Was dabei besonders nützlich war. Welche Anpassungen (Q-Kreislaufpunkt act ) aus ihrer Sicht angezeigt sind. Auf was sie im weiteren Q-Prozess achten werden. Was sie anpassen und beibehalten wollen.

7 Schul- und Wohnzentrum Schachen-Luzern 7 Die Q-Element-Gruppe stellt ihre aktuellen Fragen dem Auditteam (ca. 5 Minuten) Das Auditteam bespricht sich vor den Mitgliedern des Q-Elementes (Reflektingteam-Rahmen, ca Min.). Das Auditteam trägt ihre konkreten Komplimente an die Q-Gruppe zusammen und visualisiert diese auf einem Flipchart, einer Folie usw. Sie halten das aus ihrer Sicht Erreichte fest mit besonderem Blick auf den SWZ-Qualitätsfokus und visualisieren dies ebenfalls. Sie tauschen ihre Ideen und Antworten zu den gestellten Fragen aus (die Mitglieder des Q-Elementes machen sich nach Bedarf Notizen). Sie formulieren aus ihrer Sicht die Weiterentwicklung unterstützende Fragen und halten diese schriftlich fest. Beantwortung von Verständnisfragen und Anschlussfragen (Es findet keine Diskussion statt! ca. 5 Minuten) Schlussrunde (ca. 10 Minuten) Die Auditteammitglieder äussern, was für sie bei diesem Gespräch nützlich war und was sie daraus für ihre zukünftige Audittätigkeit gewonnen haben. Die Mitglieder der Q-Element-Gruppe äussern, was für sie bei diesem Gespräch nützlich war und was sie daraus für die Zukunft gewonnen haben. Leitplanken für das Auditteam Fragen werden in Form von offenen Fragen vorgebracht (vermeiden von rhetorischen und strategischen Fragen) Unterschiedliche Ansichten im Team dürfen sein und werden wenn sie als nützlich betrachtet werden unzensuriert der Gruppe angeboten. Datum Verfasser Erste Fassung März 2007, Anpassungen Mai 2007 Daniel Pfister, SystemConsulting, CH-4433 Ramlinsburg Leitungsgruppe des SWZ