Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows

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1 Erste Veröffentlichung: 19. August 2015 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

2 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) 2015 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.

3 INHALTSVERZEICHNIS WebEx-Integration in Outlook für Windows 1 Übersicht über die WebEx-Integration in Outlook 1 Optionen für die Integration in Outlook 2 Ansetzen eines Meetings 5 Übersicht über das Ansetzen eines Meetings 5 Einrichten eines Meetings und Einladen der Teilnehmer 5 Einrichten eines Meetings 6 Einrichten eines persönlichen Konferenz-Meetings 7 Teilnehmer einladen 8 Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting 9 Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook 9 Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt 12 Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site 12 Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook 13 Ansetzen für einen anderen Gastgeber 15 Übersicht über das Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber 15 Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber 16 Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber 16 Bearbeiten und Stornieren von angesetzten Meetings 19 Bearbeiten eines angesetzten Meetings 19 Stornieren eines angesetzten Meetings 20 Starten eines Meetings 23 Starten eines angesetzten Meetings über Microsoft Outlook 23 Starten eines angesetzten Meetings über das WebEx-Menü in Outlook 23 Starten eines Meetings über die WebEx-Site 24 Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in Outlook 24 Beitreten zu einem Meeting 25 Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs- 25 Beitreten zu einem Meeting über das WebEx-Menü in Outlook 25 iii

4 Inhaltsverzeichnis Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site 26 Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 27 Übersicht über das Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 27 Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen 28 WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren 29 Öffnen des Dialogfelds WebEx-Einstellungen 29 Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen 30 Informationen zur Registerkarte Konto 30 Informationen zur Registerkarte Jetzt treffen 31 Informationen zur Registerkarte Angesetzte Meetings 32 Informationen über die Registerkarte Präferenzen 34 Informationen über die Registerkarte Tools 35 Deinstallieren der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 36 Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlen im Startmenü 36 Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe der Systemsteuerung 36 iv

5 KAPITEL 1 WebEx-Integration in Outlook für Windows Übersicht über die WebEx-Integration in Outlook, Seite 1 Optionen für die Integration in Outlook, Seite 2 Übersicht über die WebEx-Integration in Outlook Die WebEx-Integration in Outlook stellt eine einfache Möglichkeit zum Ansetzen oder Starten von WebEx-Meetings oder persönlichen WebEx-Konferenz-Meetings mit Microsoft Outlook dar. Mit der Integration in Outlook können Sie all diese Aktivitäten ausführen, ohne Ihre WebEx-Site verwenden zu müssen, in der Sie normalerweise Ihre Online-Meetings ansetzen und diesen beitreten. Die WebEx-Integration in Outlook ist Teil der WebEx-Produktivitätswerkzeuge. Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge werden automatisch auf Ihrem Computer installiert, wenn Sie sich auf Ihrer WebEx-Site anmelden. Sobald neue Versionen verfügbar sind, werden diese automatisch installiert. Sie können Produktivitätswerkzeuge auch manuell installieren. Weitere Informationen finden Sie unter WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren auf Seite 29. Nach der Installation der WebEx-Produktivitätswerkzeuge werden in Microsoft Outlook die Optionen für die WebEx-Integration angezeigt, mit deren Hilfe Sie ein Online-Meeting schnell ansetzen können. Hinweis Überprüfen Sie Folgendes, bevor Sie die WebEx-Integration in Outlook verwenden: Sie verfügen über ein Benutzerkonto auf Ihrer WebEx-Site. Die Option für die Integration in Outlook für WebEx-Produktivitätswerkzeuge ist auf Ihrer WebEx-Site verfügbar. Der Computer ist mit dem Internet verbunden. Sie sind mit Microsoft Outlook vertraut. Beim Ansetzen eines Meetings können Sie Teilnehmer aus jeder gewünschten Outlook-Adressliste einladen, beispielsweise aus der globalen Adressliste, der persönlichen Adressliste oder dem Ordner Kontakte. Die eingeladenen Teilnehmer können dem Meeting auch ohne Integration in Outlook beitreten. 1

6 Optionen für die Integration in Outlook WebEx-Integration in Outlook für Windows Um die Sicherheit Ihrer Meetings zu gewährleisten, werden sämtliche Daten, die an Ihre WebEx-Site gesendet oder von dieser empfangen werden, durch die Integration in Outlook mit 128-Bit-SSL-Verschlüsselung (Secure Sockets Layer) gesichert. Die WebEx-Integration in Outlook bietet außerdem folgende Funktionen: Schneller Zugriff auf Mein WebEx auf Ihrer WebEx-Site, wo sich Ihre persönliche Meeting-Liste, Ihr Benutzerprofil und weitere Kontooptionen befinden Eine Funktion zum Starten eines Instant-Meetings über die Jetzt treffen -Funktion (nicht für alle WebEx-Service-Sites verfügbar) Vorlagen für Meeting-Einladungen Optionen für die Integration in Outlook Nachdem Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert haben, wird die Symbolleiste der WebEx-Integration in Microsoft Outlook angezeigt. Sie können diese Linien in der WebEx-Symbolleiste genau wie in den Microsoft Outlook-Symbolleisten auswählen und mit der Maus aus der Leiste herausziehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche X, um die unverankerte Symbolleiste zu schließen. Um die Symbolleiste wieder anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Microsoft Outlook-Symbolleiste, und wählen Sie WebEx-Produktivitätswerkzeuge aus. Hier finden Sie eine Beschreibung der Schaltflächen der Symbolleiste für die WebEx-Integration. Jetzt treffen: Startet ein Instant-Meeting. Dies ist ein Meeting, das Sie jederzeit beginnen können, ohne dies im Voraus ansetzen zu müssen. Im Dialogfeld WebEx-Einstellungen auf der Registerkarte Jetzt treffen-einstellungen können Sie Optionen für Instant-Meetings angeben. Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30. Meeting ansetzen: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Termin-Fenster von Outlook geöffnet. Dieses enthält Optionen für die Integration in Outlook, die zum Ansetzen eines Online-Meetings verwendet werden können. Sie können im Dialogfeld WebEx-Einstellungen auf der Registerkarte Meeting angesetzt Optionen für angesetzte Meetings angeben. Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30. Hinweis Das Meeting-Fenster von Outlook enthält auch WebEx-Integrationsoptionen. WebEx-Einstellungen: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Menü mit folgenden Optionen: Mein WebEx: Bietet Zugriff auf Mein WebEx, von wo aus Sie Ihre Kontoinformationen und Ihre angesetzten Meetings auf Ihrer WebEx-Service-Website verwalten können. Einzelheiten zu Mein WebEx finden Sie in der Online-Hilfe Ihrer Website. Konteneinstellungen: Öffnet die Registerkarte Konto im Dialogfeld WebEx-Einstellungen. Hier können Sie Informationen zu Ihrem WebEx-Benutzerkonto angeben, d. h. die URL Ihrer WebEx-Site sowie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort. Sie können im Dialogfeld WebEx-Einstellungen auch zusätzliche Optionen angeben, wie zum Beispiel Optionen für Instant-Meetings und angesetzte Meetings. 2

7 WebEx-Integration in Outlook für Windows Optionen für die Integration in Outlook Meeting-Vorlagen: Hiermit zeigen Sie die Vorlagen an, die Sie oder Ihr Site-Administrator auf Ihrer WebEx-Site gespeichert haben. Die Vorlagen enthalten die Meeting-Einstellungen. Wählen Sie eine Vorlage nach Ihren Anforderungen aus. Meeting-Vorlagen sind nur dann verfügbar, wenn die Einstellungen der Site-Administration Gastgebern die Verwendung von Vorlagen für Outlook erlauben. Berechtigung zum Ansetzen festlegen: Öffnet die Seite Mein WebEx-Profil, auf der Sie einen Stellvertreter ernennen können, der Meetings in Ihrem Namen ansetzen und bearbeiten kann. Weitere Informationen finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt. Hilfe: Hier finden Sie Anweisungen zur Verwendung der WebEx-Integration in Outlook. Info über: Hiermit zeigen Sie die Versionsnummer sowie die Lizenz- und Patentinformationen zur WebEx-Integration in Outlook an. 3

8 Optionen für die Integration in Outlook WebEx-Integration in Outlook für Windows 4

9 KAPITEL 2 Ansetzen eines Meetings Übersicht über das Ansetzen eines Meetings, Seite 5 Einrichten eines Meetings und Einladen der Teilnehmer, Seite 5 Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt, Seite 12 Übersicht über das Ansetzen eines Meetings Beim Ansetzen eines Online-Meetings über die WebEx-Integration in Outlook und beim Versenden von Meeting-Einladungen müssen Sie Folgendes beachten: Die Integration in Outlook bietet grundlegende Optionen zum Ansetzen eines Meetings. Einige Optionen, die auf Ihrer WebEx-Site angezeigt werden, stehen in der Integration in Outlook nicht zur Verfügung. Die Integration in Outlook unterstützt nicht alle Wiederholungsoptionen, die in Microsoft Outlook zur Verfügung stehen. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting auf Seite 9. In allen Einladungen zum Meeting, die Sie mit Microsoft Outlook versenden, wird die Startzeit des Meetings in derjenigen Zeitzone angezeigt, die auf Ihrem Computer festgelegt ist, und nicht in der Zeitzone aus den Website-Präferenzen für Ihren WebEx-Service. Auf Ihrer WebEx-Site werden alle Meeting-Zeiten in der Zeitzone angezeigt, die Sie in den Präferenzen Ihrer Website festgelegt haben, unabhängig von der auf Ihrem Computer eingestellten Zeitzone. Einrichten eines Meetings und Einladen der Teilnehmer Informationen zum Einrichten eines Meetings über die Integration in Outlook finden Sie unter Einrichten eines Meetings auf Seite 6. Informationen zum Ansetzen eines persönlichen Konferenz-Meetings über Integration in Outlook finden Sie unter Einrichten eines persönlichen Konferenz-Meetings auf Seite 7. Informationen zum Einladen von Teilnehmern zu einem angesetzten Meeting finden Sie unter Teilnehmer einladen auf Seite 8. 5

10 Einrichten eines Meetings Ansetzen eines Meetings Informationen zum Festlegen eines wiederkehrenden Meetings finden Sie unter Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting auf Seite 9. Einrichten eines Meetings Zum Einrichten eines Online-Meetings über die WebEx-Integration in Outlook öffnen Sie ein neues Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook. Geben Sie dann die Informationen und Einstellungen für das Meeting an. Führen Sie in Microsoft Outlook einen der folgenden Schritte aus: Wählen Sie auf der WebEx-Symbolleiste Meeting ansetzen aus. Wählen Sie im Menü Datei die Option Neu > Meeting-Anfrage oder Neu > Termin aus. Daraufhin wird ein Fenster zum Ansetzen des Meetings mit einer Schaltfläche WebEx-Meeting hinzufügen angezeigt. Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an: Geben Sie im Textfeld Betreff ein Thema für das Meeting ein. Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an. (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting auf Seite 9. Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung. Wählen Sie WebEx-Meeting hinzufügen, um die Meeting-Einstellungen festzulegen. Wenn die Registerkarte Konto des Dialogfelds WebEx-Einstellungen angezeigt wird, geben Sie die notwendigen Informationen ein, und klicken Sie dann auf OK. Das Dialogfeld WebEx-Einstellungen wird geöffnet. Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber ansetzen, wird im Dialogfeld WebEx-Einstellungen die Meldung Sie planen für [Name des Gastgebers] angezeigt. Wählen Sie für ein WebEx-Meeting den Service-Typ oder für ein MeetingPlace Persönliches Konferenz-Meeting MeetingPlace Persönliche Konferenz aus. Hinweis Wenn Sie über ein Cisco Unified MeetingPlace-Konto verfügen, können Sie auch einen WebEx-Service-Typ auswählen und dann bei der Option Art der Konferenz die Option Cisco Unified MeetingPlace Audio-Konferenz auswählen. (Optional) Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer als alternative Gastgeber aus. Klicken Sie auf Ressourcen, und geben Sie die entsprechenden Namen in die Liste Alternativer Gastgeber ein. 6

11 Ansetzen eines Meetings Einrichten eines persönlichen Konferenz-Meetings Hinweis Alternative Gastgeber können ein Meeting starten, verwalten und aufzeichnen, wenn der Gastgeber noch nicht beigetreten ist. Alternative Gastgeber benötigen ein Benutzerkonto auf Ihrer WebEx-Site. Wenn Sie mehr als einen alternativen Gastgeber angeben, erhält der erste beitretende alternative Gastgeber Kontrolle über das Meeting. Wenn ein alternativer Gastgeber. Alternative Gastgeber müssen bereits als Teilnehmer zum Meeting hinzugefügt worden sein und müssen ein Benutzerkonto auf Ihrer Meeting Center-Website haben. Wenn Sie mehr als einen alternativen Gastgeber angeben, erhält der erste beitretende alternative Gastgeber Kontrolle über das Meeting. Alternative Gastgeber können ein Meeting zwar aufzeichnen, aber der eigentliche Gastgeber ist weiterhin Eigentümer der Aufzeichnung und wird benachrichtigt, wenn diese fertig ist. Schritt 7 Schritt 8 Geben Sie weitere Meeting-Einstellungen an, und klicken Sie dann auf OK. Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30. Hinweis Wenn Sie ein Meeting mithilfe von Cisco Unified MeetingPlace Audio-Konferenz ansetzen und Sie sowohl die Option Teilnehmer können dem Meeting beitreten X Minuten vor Anfangszeit als auch die Option Beitreten der Telefonkonferenz noch vor Sitzungsbeginn deaktivieren, können Teilnehmer mit einem Mobilgerät nur dann einem Meeting beitreten, wenn jemand zuerst das Meeting auf der WebEx-Site startet. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Senden Sie eine Meeting-Einladung an die Teilnehmer. Einzelheiten finden Sie unter Teilnehmer einladen auf Seite 8. Klicken Sie auf Speichern und schließen, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt zum angesetzten Meeting ein. Ihre WebEx-Site wird von der Integration in Outlook aufgerufen, und das angesetzte Meeting wird folgenden Bereichen hinzugefügt: Ihrem Outlook-Kalender Ihrer Meeting-Liste auf der Seite Meine WebEx-Meetings auf Ihrer WebEx-Site Ihrem persönlichen Meeting-Fenster, sofern Ihr Konto dies einschließt Einrichten eines persönlichen Konferenz-Meetings Wenn Sie ein persönliches Konferenz-Meeting per WebEx-Integration in Outlook ansetzen möchten, öffnen Sie ein neues Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook und geben Sie die Meetinginformationen und -einstellungen an. Führen Sie in Microsoft Outlook einen der folgenden Schritte aus: 7

12 Teilnehmer einladen Ansetzen eines Meetings Wählen Sie auf der WebEx-Symbolleiste Meeting ansetzen aus. Wählen Sie im Menü Datei die Option Neu > Meeting-Anfrage oder Neu > Termin aus. Ein Fenster für das Ansetzen von Meetings mit der Schaltfläche Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen auf der WebEx-Symbolleiste wird angezeigt. Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an: Geben Sie im Textfeld Betreff ein Thema für das Meeting ein. Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an. (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting auf Seite 9. Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung. Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Wählen Sie Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen, um die Einstellungen für persönliche Konferenz-Meetings vorzunehmen. Wenn die Registerkarte Konto des Dialogfelds WebEx-Einstellungen angezeigt wird, geben Sie die notwendigen Informationen ein, und klicken Sie dann auf OK. Das Dialogfeld WebEx-Einstellungen wird geöffnet. Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber ansetzen, wird im Dialogfeld WebEx-Einstellungen die Meldung Sie planen für [Name des Gastgebers] angezeigt. Geben Sie die WebEx-Meeting-Einstellungen an und klicken Sie dann auf OK. Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Senden Sie eine Meeting-Einladung an die Teilnehmer. Einzelheiten finden Sie unter Teilnehmer einladen auf Seite 8. Klicken Sie auf Speichern und schließen, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt zum angesetzten Meeting ein. Ihre WebEx-Site wird von der Integration in Outlook aufgerufen, und das angesetzte Meeting wird folgenden Bereichen hinzugefügt: Ihrem Outlook-Kalender Ihrer Meeting-Liste auf der Seite Meine WebEx-Meetings auf Ihrer WebEx-Site Ihrem persönlichen Meeting-Fenster, sofern Ihr Konto dies einschließt Teilnehmer einladen Wenn Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook ansetzen, können Sie Teilnehmer einladen, indem Sie deren Namen oder -Adressen aus Ihren Microsoft Outlook-Kontaktlisten auswählen. Wenn 8

13 Ansetzen eines Meetings Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting Ihre Organisation beispielsweise über eine globale Adressliste verfügt, können Sie Teilnehmer auswählen, indem Sie ihre Namen in dieser Liste auswählen. Sie können auch Teilnehmer einladen, die nicht in einer Outlook-Kontaktliste enthalten sind, indem Sie deren -Adresse eingeben. Nachdem Sie einen Teilnehmer zu einem angesetzten Meeting eingeladen haben, erhält dieser eine Einladungs- . Die enthält Informationen über das Meeting darunter das Passwort und einen Link, auf den der Teilnehmer klicken kann, um dem Meeting beizutreten. Schritt 3 Wenn Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook angesetzt haben, öffnen Sie das Meeting-Element in Ihrem Outlook-Kalender. Klicken Sie im geöffneten Termin-Fenster auf Teilnehmer einladen, um das Feld An anzuzeigen, in dem Sie Namen oder -Adressen der Teilnehmer eingeben können. Klicken Sie auf Einladung stornieren, um das Feld An zu entfernen. Geben Sie die Namen oder -Adressen der Teilnehmer im Feld An ein, und klicken Sie anschließend auf Senden. Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting Mit den Wiederholungsoptionen von Microsoft Outlook können Sie ein Wiederholungsmuster für das Online-Meeting angeben. Beispielsweise können Sie festlegen, dass ein Meeting jeden Mittwoch um 14:00 Uhr bis zu einem bestimmten Datum wiederholt werden soll. Die WebEx-Integration in Outlook setzt das Meeting an allen Tagen an, die Sie im Wiederholungsmuster angeben. Die Wiederholungsoptionen, die Sie mit WebEx-Integration in Outlook verwenden können, sind auf die Optionen beschränkt, die auf Ihrer WebEx-Site verfügbar sind. Abhängig von Ihrem WebEx-Service wird die Verwendung eines Wiederholungsmusters eventuell nicht unterstützt. Klicken Sie im Meeting- oder Termin-Fenster für das Meeting auf Wiederholung. Geben Sie im Dialogfeld die gewünschten Optionen an, und klicken Sie auf OK. Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook In der folgenden Tabelle wird gezeigt, wie Wiederholungsmuster in Outlook von WebEx behandelt werden: 9

14 Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook Ansetzen eines Meetings Typ Täglich WebEx-Meetings Outlook-Option Alle [X] Tage Jeden Wochentag Umgewandelt in WebEx-Meeting-Option Alle [X] Tage Jeden Wochentag Wöchentlich Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] für Event Center-Events und Training Center-Schulungssitzungen: Jede Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich alle X Wochen wiederholt (X größer als 1), wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in Microsoft Outlook angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Site wird es jedoch als wöchentliches Meeting angezeigt. Als Wochenbeginn wird immer der Standardwert Sonntag verwendet. Dieser Wert kann nicht geändert werden. Wenn Sie den Wochenbeginn also auf einen anderen Tag setzen, wird dies nicht mit der WebEx-Site synchronisiert. Monatlich Jährlich Enddatum Tag [X] aller [y] Monate Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Tag jedes Monats Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Wochentag oder Wochenendtag Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] aller [x] Monate [Januar...Dezember] [1,...31], Alle n (n>1) Jahre [erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Tag, Wochentag, Wochenendtag] im [Januar...Dezember] Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] im [Januar...Dezember] alle n (n>1) Jahre Kein Enddatum. Endet nach [X]-maligem Eintreten. Beenden am [Datumseingabe] Tag [X] aller [y] Monate Nicht unterstützt Nicht unterstützt Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] aller [x] Monate [Januar...Dezember] [1,...31], Alle n (n>1) Jahre Nicht unterstützt. Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] im [Januar...Dezember] alle n (n>1) Jahre Kein Enddatum. Endet nach [X]-maligem Eintreten. Beenden am [Datumseingabe] 10

15 Ansetzen eines Meetings Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook WebEx-Personal Conference Meetings Typ Täglich Outlook-Option Alle [X] Tage Jeden Wochentag Umgewandelt in WebEx-Personal Conference Meeting-Option Täglich Jeden Wochentag Wöchentlich Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] Monatlich Jährlich Enddatum Tag [X] aller [y] Monate Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Tag jedes Monats Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Wochentag oder Wochenendtag Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] aller [x] Monate Jeden [Januar...Dezember] [1,...31] [erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Tag, Wochentag, Wochenendtag] im [Januar...Dezember] [erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] im [Januar...Dezember] Kein Enddatum. Endet nach [x]-maligem Eintreten. Beenden am [Datumseingabe] Tag [X] jedes Monats. Tag [1,2,3,4,31] jedes Monats. Nicht unterstützt. Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] aller [x] Monate Nicht unterstützt. Nicht unterstützt. Nicht unterstützt. Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt. Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt. Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt. 11

16 Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt Ansetzen eines Meetings Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt Mit der Integration in Outlook können Sie einen Stellvertreter ernennen, der in Ihrem Auftrag Meetings ansetzen und bearbeiten kann. Wenn Sie beispielsweise regelmäßig WebEx-Meetings abhalten müssen, können Sie Ihrem Assistenten die Berechtigung erteilen, für Sie Meetings anzusetzen. Nach Erhalt der Berechtigung kann Ihr Stellvertreter Meetings in Ihrem Auftrag ansetzen, ändern, stornieren und starten. Erteilen Sie dem Stellvertreter auf der WebEx-Site die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site auf Seite 12. Teilen Sie in Microsoft Outlook Ihren Kalender mit dem Stellvertreter. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook auf Seite 13. Wichtig Ein von Ihrem Stellvertreter angesetztes Meeting wird in Ihrem Kalender angezeigt. Wenn Sie dieses bearbeiten möchten, muss WebEx-Integration in Outlook 3.1 oder eine höhere Version auf Ihrem Computer installiert sein. Sie können Ihrem Stellvertreter die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings jederzeit entziehen. Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site Um einen Stellvertreter zu ernennen, weisen Sie ihm die Ansetzberechtigungen auf der Seite Mein Profil von Mein WebEx auf Ihrer WebEx-Site zu. Auf diese Seite können Sie direkt aus Microsoft Outlook zugreifen. Wenn Sie die Seite Mein Profil ohne den Umweg über Microsoft Outlook aufrufen möchten, melden Sie sich bei Ihrer WebEx-Service-Website an, und klicken Sie auf Mein WebEx > Mein Profil. Neben der Erteilung von Berechtigungen zum Ansetzen von Meetings müssen Sie Ihren Kalender in Outlook mit dem Stellvertreter teilen. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook auf Seite 13. Wichtig Wenn die Option zum Ernennen eines Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site nicht angezeigt wird, bitten Sie Ihren Site-Administrator, diese Funktion zu aktivieren. Ihr Stellvertreter muss ebenfalls über ein WebEx-Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site verfügen. Die -Adressen für Ihr Konto und das Konto Ihres Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site müssen mit denen in Microsoft Outlook identisch sein. 12

17 Ansetzen eines Meetings Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus. Wählen Sie im nun angezeigten Menü die Option Berechtigung zum Ansetzen festlegen aus. Die Seite Mein WebEx > Präferenzen wird geöffnet. Erweitern Sie die Kategorie Ansetzoptionen. Klicken Sie unter Genehmigung zum Ansetzen von Meetings auf Gastgeber auswählen. Wählen Sie im Fenster Gastgeber auswählen die -Adresse des Stellvertreters aus und klicken Sie auf Hinzufügen > OK. Wählen Sie Speichern aus. Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook Um eine Person zu Ihrem Stellvertreter zu ernennen, müssen Sie Ihren Kalender in Microsoft Outlook mit ihr teilen. Sie müssen Ihren Kalender mit Ihrem Stellvertreter in Microsoft Outlook teilen und ihm darüber hinaus noch die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings auf Ihrer WebEx-Site erteilen. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site auf Seite 12. Wichtig Stellen Sie sicher, dass der Kalender, den Sie mit Ihrem Stellvertreter teilen, sich nicht in Ihrem persönlichen Ordner in Microsoft Outlook befindet. Ihr Stellvertreter kann nur auf Ihren Kalender zugreifen, wenn sich dieser in einem öffentlichen Ordner befindet. Der Name des zu ernennenden Stellvertreters muss sich in der globalen Adressliste in Ihrem Microsoft Outlook befinden. Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Klicken Sie im Menü Datei auf Konteneinstellungen. Klicken Sie im Menü Konteneinstellungen auf Zugriffsrechte für Stellvertreter. Wählen Sie in der Registerkarte Stellvertreter die Option Hinzufügen aus. Wählen Sie den Namen des Stellvertreters aus, und klicken Sie auf OK. Wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungen des Stellvertreters im Kalender die Option Editor aus, und klicken Sie dann auf OK. Wählen Sie OK, um das Stellvertreter-Dialogfeld zu schließen. 13

18 Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook Ansetzen eines Meetings 14

19 KAPITEL 3 Ansetzen für einen anderen Gastgeber Übersicht über das Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber, Seite 15 Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber, Seite 16 Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber, Seite 16 Übersicht über das Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber Sie können ein Meeting im Namen eines anderen Gastgebers ansetzen, wenn dieser Ihnen die Berechtigung hierzu erteilt hat. Wenn Sie beispielsweise der Assistent eines Direktors sind, der regelmäßig WebEx-Meetings durchführen muss, kann dieser Ihnen die Berechtigung erteilen, Meetings in seinem Namen anzusetzen. Wenn Ihnen die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings durch einen anderen Gastgeber erteilt wurde, können Sie für ihn Meetings ansetzen, bearbeiten und stornieren. Stellen Sie vor dem Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber Folgendes sicher: Sie verfügen über ein WebEx-Gastgeberkonto. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um ein WebEx-Gastgeberkonto zu erhalten. Die Integration für Outlook ist in Ihrem Outlook-Produkt installiert. Der eigentliche Gastgeber: erteilt Ihnen die Berechtigung, Meetings auf der WebEx-Site anzusetzen. wählt Sie in Microsoft Outlook als Stellvertreter aus und teilt seinen Kalender mit Ihnen. 15

20 Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber Ansetzen für einen anderen Gastgeber Hinweis Nachdem Sie das Meeting im Auftrag eines anderen Gastgebers angesetzt haben, können Sie das Meeting, sofern erforderlich, ebenfalls für ihn starten. Einzelheiten finden Sie unter Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber auf Seite 16. Der eigentliche Gastgeber kann Ihnen die Berechtigung zum Ansetzen jederzeit entziehen. Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber Um ein Meeting oder einen Termin für einen anderen Gastgeber anzusetzen, öffnen Sie zunächst den Outlook-Kalender des Gastgebers, der bereits mit Ihnen geteilt wird. Schritt 3 Öffnen Sie den Kalender des anderen Gastgebers in Outlook wie folgt: a) Klicken Sie in Microsoft Outlook im Menü Datei auf Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers. Das Dialogfeld Ordner eines anderen Benutzers öffnen wird angezeigt. b) Geben Sie den Namen des gegenwärtigen Gastgebers ein, oder klicken Sie auf Name, um den Namen des gegenwärtigen Gastgebers auszuwählen. c) Wählen Sie die Option Kalender in der Liste Ordnertyp aus, und klicken Sie auf OK. Hinweis Je nachdem, wie Sie Ihre Ansichten in Outlook angepasst haben, gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Kalender einer anderen Person zu öffnen. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe von Microsoft Outlook. Der geteilte Kalender wird angezeigt. Falls mehrere Kalender nebeneinander angezeigt werden, achten Sie darauf, dass Sie den Kalender des gegenwärtigen Gastgebers auswählen, indem Sie einmal darauf klicken. Öffnen Sie ein neues Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook, und geben Sie dann Informationen und Einstellungen für das Meeting ein. Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber Wenn Sie ein Meeting für einen anderen Gastgeber angesetzt haben, erhält der eigentliche Gastgeber eine Bestätigungs- in Outlook. Bevor Sie beginnen Stellen Sie sicher, dass der eigentliche Gastgeber seinen Kalender weiterhin mit Ihnen teilt. 16

21 Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt Ansetzen eines Meetings Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt Mit der Integration in Outlook können Sie einen Stellvertreter ernennen, der in Ihrem Auftrag Meetings ansetzen und bearbeiten kann. Wenn Sie beispielsweise regelmäßig WebEx-Meetings abhalten müssen, können Sie Ihrem Assistenten die Berechtigung erteilen, für Sie Meetings anzusetzen. Nach Erhalt der Berechtigung kann Ihr Stellvertreter Meetings in Ihrem Auftrag ansetzen, ändern, stornieren und starten. Erteilen Sie dem Stellvertreter auf der WebEx-Site die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site auf Seite 12. Teilen Sie in Microsoft Outlook Ihren Kalender mit dem Stellvertreter. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook auf Seite 13. Wichtig Ein von Ihrem Stellvertreter angesetztes Meeting wird in Ihrem Kalender angezeigt. Wenn Sie dieses bearbeiten möchten, muss WebEx-Integration in Outlook 3.1 oder eine höhere Version auf Ihrem Computer installiert sein. Sie können Ihrem Stellvertreter die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings jederzeit entziehen. Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site Um einen Stellvertreter zu ernennen, weisen Sie ihm die Ansetzberechtigungen auf der Seite Mein Profil von Mein WebEx auf Ihrer WebEx-Site zu. Auf diese Seite können Sie direkt aus Microsoft Outlook zugreifen. Wenn Sie die Seite Mein Profil ohne den Umweg über Microsoft Outlook aufrufen möchten, melden Sie sich bei Ihrer WebEx-Service-Website an, und klicken Sie auf Mein WebEx > Mein Profil. Neben der Erteilung von Berechtigungen zum Ansetzen von Meetings müssen Sie Ihren Kalender in Outlook mit dem Stellvertreter teilen. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook auf Seite 13. Wichtig Wenn die Option zum Ernennen eines Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site nicht angezeigt wird, bitten Sie Ihren Site-Administrator, diese Funktion zu aktivieren. Ihr Stellvertreter muss ebenfalls über ein WebEx-Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site verfügen. Die -Adressen für Ihr Konto und das Konto Ihres Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site müssen mit denen in Microsoft Outlook identisch sein. 12

22 Ansetzen eines Meetings Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus. Wählen Sie im nun angezeigten Menü die Option Berechtigung zum Ansetzen festlegen aus. Die Seite Mein WebEx > Präferenzen wird geöffnet. Erweitern Sie die Kategorie Ansetzoptionen. Klicken Sie unter Genehmigung zum Ansetzen von Meetings auf Gastgeber auswählen. Wählen Sie im Fenster Gastgeber auswählen die -Adresse des Stellvertreters aus und klicken Sie auf Hinzufügen > OK. Wählen Sie Speichern aus. Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook Um eine Person zu Ihrem Stellvertreter zu ernennen, müssen Sie Ihren Kalender in Microsoft Outlook mit ihr teilen. Sie müssen Ihren Kalender mit Ihrem Stellvertreter in Microsoft Outlook teilen und ihm darüber hinaus noch die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings auf Ihrer WebEx-Site erteilen. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site auf Seite 12. Wichtig Stellen Sie sicher, dass der Kalender, den Sie mit Ihrem Stellvertreter teilen, sich nicht in Ihrem persönlichen Ordner in Microsoft Outlook befindet. Ihr Stellvertreter kann nur auf Ihren Kalender zugreifen, wenn sich dieser in einem öffentlichen Ordner befindet. Der Name des zu ernennenden Stellvertreters muss sich in der globalen Adressliste in Ihrem Microsoft Outlook befinden. Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Klicken Sie im Menü Datei auf Konteneinstellungen. Klicken Sie im Menü Konteneinstellungen auf Zugriffsrechte für Stellvertreter. Wählen Sie in der Registerkarte Stellvertreter die Option Hinzufügen aus. Wählen Sie den Namen des Stellvertreters aus, und klicken Sie auf OK. Wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungen des Stellvertreters im Kalender die Option Editor aus, und klicken Sie dann auf OK. Wählen Sie OK, um das Stellvertreter-Dialogfeld zu schließen. 13

23 KAPITEL 4 Bearbeiten und Stornieren von angesetzten Meetings Bearbeiten eines angesetzten Meetings, Seite 19 Stornieren eines angesetzten Meetings, Seite 20 Bearbeiten eines angesetzten Meetings Nachdem Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook angesetzt haben, können Sie es jederzeit mit Outlook bearbeiten. Beispielsweise können Sie den Startzeitpunkt ändern, ein neues Passwort angeben, eine Telefonkonferenz-Option auswählen usw. Nachdem Sie ein angesetztes Meetings bearbeitet haben, sendet die Integration in Outlook eine aktualisierte Meeting-Einladung an alle eingeladenen Teilnehmer des Meetings und aktualisiert außerdem die Meeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Service-Website. Hinweis Wenn Sie ein WebEx-Meeting auf Ihrer WebEx-Site bearbeiten, werden Ihre Änderungen nicht in Microsoft Outlook angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die Startzeit des Meetings über Ihre Website ändern, wird die Startzeit im Outlook-Kalender nicht geändert. Deshalb empfehlen wir Ihnen, ein Meeting ausschließlich über Outlook zu bearbeiten. Wenn Sie einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden WebEx-Meetings mit Microsoft Outlook ändern oder stornieren, werden die Änderungen nur in Outlook, nicht jedoch auf der WebEx-Site angezeigt. Wenn Sie beispielsweise den Startzeitpunkt eines einzelnen Termins für ein wiederkehrendes WebEx-Meeting in Outlook ändern, können die Teilnehmer dem Meeting weiterhin zur ursprünglichen Startzeit beitreten. Wenn Sie ein wiederkehrendes Meeting mit Outlook ändern möchten, empfiehlt WebEx daher, die Änderungen auf die ganze Meeting-Serie anzuwenden. 19

24 Stornieren eines angesetzten Meetings Bearbeiten und Stornieren von angesetzten Meetings Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting. Bearbeiten Sie die Meeting-Informationen, oder ändern Sie die Optionen auf der Symbolleiste bzw. der Registerkarte Termin. Beispiel: Wenn Sie die Einstellungen für das WebEx-Meeting ändern möchten, klicken Sie auf Einstellungen ändern. Wenn Sie die Einstellungen für das WebEx-Meeting rückgängig machen möchten, klicken Sie auf WebEx-Meeting stornieren. Wenn Sie ein Wiederholungsmuster hinzufügen oder ändern möchten, klicken Sie auf Wiederholung. Den Text der Einladungs- für das Meeting können Sie auf der Registerkarte Termin ändern. Schritt 3 Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Wenn Sie die aktualisierte Meeting-Einladung an die eingeladenen Teilnehmer senden und das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf Aktualisierung senden. Wenn Sie das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf Speichern und schließen. Integration in Outlook stellt eine Verbindung zu Ihrer WebEx-Service-Website her und aktualisiert das Meeting auf der Website. Stornieren eines angesetzten Meetings Meetings, die mit der Integration in Outlook angesetzt werden, können in Outlook storniert werden. Nachdem Sie ein Meeting in Outlook storniert haben, kontaktiert die Integration in Outlook Ihre WebEx-Site und löscht das Meeting von der WebEx-Site. Hinweis Wenn Sie ein reines WebEx-Meeting über die WebEx-Site bearbeiten oder stornieren, werden die Änderungen in Outlook nicht angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die Anfangszeit des Meetings über Ihre Website ändern, wird die alte Anfangszeit im Outlook-Kalender weiterhin angezeigt. Aus diesem Grund sollten Sie ein reines WebEx-Meeting nur in Outlook bearbeiten, wenn Sie das Meeting auch in Outlook angelegt haben. 20

25 Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber Ansetzen für einen anderen Gastgeber Hinweis Nachdem Sie das Meeting im Auftrag eines anderen Gastgebers angesetzt haben, können Sie das Meeting, sofern erforderlich, ebenfalls für ihn starten. Einzelheiten finden Sie unter Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber auf Seite 16. Der eigentliche Gastgeber kann Ihnen die Berechtigung zum Ansetzen jederzeit entziehen. Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber Um ein Meeting oder einen Termin für einen anderen Gastgeber anzusetzen, öffnen Sie zunächst den Outlook-Kalender des Gastgebers, der bereits mit Ihnen geteilt wird. Schritt 3 Öffnen Sie den Kalender des anderen Gastgebers in Outlook wie folgt: a) Klicken Sie in Microsoft Outlook im Menü Datei auf Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers. Das Dialogfeld Ordner eines anderen Benutzers öffnen wird angezeigt. b) Geben Sie den Namen des gegenwärtigen Gastgebers ein, oder klicken Sie auf Name, um den Namen des gegenwärtigen Gastgebers auszuwählen. c) Wählen Sie die Option Kalender in der Liste Ordnertyp aus, und klicken Sie auf OK. Hinweis Je nachdem, wie Sie Ihre Ansichten in Outlook angepasst haben, gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Kalender einer anderen Person zu öffnen. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe von Microsoft Outlook. Der geteilte Kalender wird angezeigt. Falls mehrere Kalender nebeneinander angezeigt werden, achten Sie darauf, dass Sie den Kalender des gegenwärtigen Gastgebers auswählen, indem Sie einmal darauf klicken. Öffnen Sie ein neues Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook, und geben Sie dann Informationen und Einstellungen für das Meeting ein. Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber Wenn Sie ein Meeting für einen anderen Gastgeber angesetzt haben, erhält der eigentliche Gastgeber eine Bestätigungs- in Outlook. Bevor Sie beginnen Stellen Sie sicher, dass der eigentliche Gastgeber seinen Kalender weiterhin mit Ihnen teilt. 16

26 Stornieren eines angesetzten Meetings Bearbeiten und Stornieren von angesetzten Meetings 22

27 KAPITEL 5 Starten eines Meetings Starten eines angesetzten Meetings über Microsoft Outlook, Seite 23 Starten eines angesetzten Meetings über das WebEx-Menü in Outlook, Seite 23 Starten eines Meetings über die WebEx-Site, Seite 24 Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in Outlook, Seite 24 Starten eines angesetzten Meetings über Microsoft Outlook Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender das Meeting-Element. Klicken Sie auf dem Link, um das Meeting zu starten. Der im Meeting-Element angezeigte Link ist nur für Meeting-Gastgeber vorgesehen. Er stimmt nicht mit dem Link in den Einladungen der Teilnehmer überein, auf den diese klicken können, um dem Meeting beizutreten. Weitere Informationen finden Sie unter Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs- auf Seite 25. Starten eines angesetzten Meetings über das WebEx-Menü in Outlook Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus. Wählen Sie im Menü Meeting ansetzen die Option Ein angesetztes Meeting starten aus. 23

28 Starten eines Meetings über die WebEx-Site Starten eines Meetings Das Dialogfeld Angesetztes Meeting starten wird angezeigt. Es enthält eine Liste der Meetings, die Sie vorab angesetzt haben. Schritt 3 Schritt 4 Wählen Sie das Meeting aus, das Sie starten möchten. Wählen Sie Beginnen aus. Ihr Meeting beginnt, und das Fenster mit dem Meeting-Manager wird geöffnet. Starten eines Meetings über die WebEx-Site Schritt 3 Schritt 4 Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus. Wählen Sie im Menü Angesetztes Meeting die Option Mein WebEx aus. Sie werden möglicherweise aufgefordert, sich bei Ihrer WebEx-Service-Website anzumelden, wenn Sie nicht bereits angemeldet sind. Die Seite Meine WebEx-Meetings wird geöffnet. Vergewissern Sie sich, dass in der Liste im oberen Bereich der Seite Meetings, deren Gastgeber Sie sind ausgewählt ist. Klicken Sie neben dem Meeting, das Sie starten möchten, auf Start. Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in Outlook Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus. Wählen Sie im Menü Angesetztes Meeting die Option Persönliches Konferenz-Meeting starten aus. 24

29 KAPITEL 6 Beitreten zu einem Meeting Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs- , Seite 25 Beitreten zu einem Meeting über das WebEx-Menü in Outlook, Seite 25 Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site, Seite 26 Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs- Die Teilnehmer öffnen die empfangene Einladungs- in ihrem -Programm und klicken dann auf den entsprechenden Meeting-Link im Bereich Diesem Meeting beitreten, um dem Meeting beizutreten. Die per gesendeten Einladungen bzw. Registrierungsbestätigungen, die die Teilnehmer erhalten, enthalten die Informationen, die sie zur Teilnahme am Meeting benötigen, z. B. die Meeting-Kennnummer, das Meeting-Passwort oder die Registrierungs-ID. Beitreten zu einem Meeting über das WebEx-Menü in Outlook Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus. Wählen Sie im Menü Angesetztes Meeting die Option Einem Meeting beitreten aus. Das Dialogfeld Einem Meeting beitreten wird angezeigt. Es enthält eine Liste der Meetings am aktuellen Tag, zu denen Sie eingeladen sind. Schritt 3 (Optional) Wählen Sie ein anderes Datum aus, um die Meetings für dieses Datum anzuzeigen, oder wählen Sie Wöchentlich oder Monatlich aus, um die Meetings für diese Woche bzw. diesen Monat anzuzeigen. (Optional) Wenn Sie alle Meetings anzeigen möchten, zu denen Sie eingeladen sind, wählen Sie Alle Meetings aus. Daraufhin wird die komplette Liste der Meetings auf Ihrer WebEx-Service-Website angezeigt. Geben Sie im Feld unter der Meeting-Liste Ihre -Adresse, Ihre Mobiltelefonnummer oder die Meeting-Kennnummer ein. Wählen Sie Beitreten aus. Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 25

30 Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site Beitreten zu einem Meeting Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site Bevor Sie beginnen Möglicherweise benötigen Sie die folgenden Informationen, um einem Meeting beitreten zu können: Meeting-Passwort Registrierung-ID: Dies ist nur für den Event Center-Service erforderlich. Wenn der Gastgeber des Events festgelegt hat, dass vor der Teilnahme am Event eine Registrierungs-ID angegeben werden muss, erhalten die Teilnehmer in der per gesendeten Registrierungsbestätigung eine eindeutige ID. Meeting-Kennnummer: Teilnehmer müssen diese Nummer angeben, um einem nicht aufgeführten Meeting beitreten zu können, d. h. einem Meeting, das nicht im Kalender auf Ihrer WebEx-Site angezeigt wird. Schritt 3 Schritt 4 Wählen Sie in Microsoft Outlook WebEx aus. Wählen Sie im Menü Angesetztes Meeting die Option Mein WebEx aus. Sie werden möglicherweise aufgefordert, sich bei Ihrer WebEx-Service-Website anzumelden, wenn Sie nicht bereits angemeldet sind. Die Seite Meine WebEx-Meetings wird geöffnet. Vergewissern Sie sich, dass in der Liste im oberen Bereich der Seite Meetings, zu denen Sie eingeladen sind ausgewählt ist. Klicken Sie neben dem Meeting, dem Sie beitreten möchten, auf Beitreten. 26

31 KAPITEL 7 Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge Übersicht über das Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge, Seite 27 Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, Seite 28 WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, Seite 29 Öffnen des Dialogfelds WebEx-Einstellungen, Seite 29 Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, Seite 30 Informationen zur Registerkarte Konto, Seite 30 Informationen zur Registerkarte Jetzt treffen, Seite 31 Informationen zur Registerkarte Angesetzte Meetings, Seite 32 Informationen über die Registerkarte Präferenzen, Seite 34 Informationen über die Registerkarte Tools, Seite 35 Deinstallieren der WebEx-Produktivitätswerkzeuge, Seite 36 Übersicht über das Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge Sie können die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, um Meetings sofort mit dem WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich, Microsoft Office, Webbrowsern, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes sowie Instant Messenger-Programmen zu starten oder daran teilzunehmen. Darüber hinaus können Sie Meetings mit Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes ansetzen, ohne Ihre WebEx-Site zu besuchen. Nachdem Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert haben, können Sie sich anmelden und Optionen für Ihr WebEx-Konto sowie für Instant-Meetings oder angesetzte Meetings einrichten, Präferenzen für den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich festlegen und auswählen, welche Produktivitätswerkzeuge Sie mit WebEx verwenden möchten. Das Dialogfeld enthält die folgenden Registerkarten: 27

32 Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge Konto Jetzt treffen-einstellungen Angesetzte Meetings Präferenzen Werkzeuge Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen Wenn der Site-Administrator die Optionen für WebEx-Produktivitätswerkzeuge für Ihre WebEx-Service-Site aktiviert hat, werden alle WebEx-Produktivitätswerkzeuge automatisch auf Ihrer Site installiert. Darüber hinaus werden die WebEx-Produktivitätswerkzeuge automatisch durch neuere Versionen aktualisiert. Während des Installationsvorgangs werden alle verfügbaren WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert. Sie können die mit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen zu verwendenden Anwendungen jedoch jederzeit ändern. Darüber hinaus können Sie andere WebEx-Konten- und Meeting-Einstellungen ändern, indem Sie Optionen im Dialogfeld WebEx-Einstellungen festlegen. Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30. Gegebenenfalls können Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge auch manuell herunterladen und installieren. Bevor Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Computer den folgenden Mindestanforderungen entspricht: Der plattformübergreifenden Software-Dokumentation zu WebEx können Sie entnehmen, welche Betriebssysteme und Browser unterstützt werden und welche anderen Voraussetzungen Ihr System erfüllen muss. Intel x86 (Pentium 400-MHz +) oder kompatibler Prozessor JavaScript und Cookies müssen im Browser aktiviert sein. Hinweis Wenn Sie eine ältere Version der Produktivitätswerkzeuge installiert haben, müssen Sie diese Version zunächst deinstallieren, bevor Sie die neue Version installieren. Außerdem müssen Sie bestimmte Anwendungen wie Microsoft Outlook und alle Browser schließen, bevor Sie die neue Version der Produktivitätswerkzeuge installieren. Diese Anwendungen müssen neu gestartet werden, und Sie müssen sich eventuell erneut anmelden, um die neuen Bedienelemente zu sehen. Die WebEx-Integration für IBM Lotus Notes ist in der Installation bzw. im Download der WebEx-Produktivitätswerkzeuge nur dann enthalten, wenn der Site-Administrator die Lotus Notes-Option für die Site aktiviert hat. Systemadministratoren können auch eine Masseninstallation für Computer an ihrem Standort durchführen. Weitere Informationen finden Sie im IT-Administratorhandbuch zur Massenbereitstellung der WebEx-Produktivitätswerkzeuge (IT Administrator Guide for Mass Deployment of WebEx Productivity Tools) unter der Adresse 28