Risikomanagement: Compliance Untersuchungen Haftung

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1 Risikomanagement: Compliance Untersuchungen Haftung Freshfields Bruckhaus Deringer llp

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3 Risikomanagement Compliance Jedes größere Unternehmen braucht ein modernes und effektives Compliance- Management, also interne Vorgaben und Strukturen, um Rechtsverstößen vorzubeugen. Es gilt die Risiken für das Unternehmen und seine Organe zu begrenzen: Bei Rechtsverstößen können dem Unternehmen neben dem offensichtlichen Reputationsverlust gravierende wirtschaftliche Schäden drohen, insbesondere durch verlorene Aufwendungen, die Unwirksamkeit von Verträgen, den Ausschluss von Ausschreibungen wie auch hohe, teilweise existenzbedrohende Bußgelder. Und wer es als Verantwortlicher unterlässt, die von den Gerichten festgelegten oder am Markt anerkannten Mindeststandards einzuhalten, setzt sich auch selbst einem Haftungsrisiko aus. Die Zunahme spektakulärer Schadensersatzforderungen gegenüber Organmitgliedern führt dies drastisch vor Augen. Welche Form des Compliance-Managements notwendig ist, hängt von den Eigenheiten des betreffenden Unternehmens ab. Wir passen die Struktur der Compliance- Organisation der Größe und dem individuellen Risikoprofil an. Mit unserem»compliance Audit«ermitteln und bewerten wir den Status quo, stellen etwaige Defizite fest und unterbreiten praktikable Handlungsvorschläge zu deren Beseitigung. Hierzu zählen etwa die Ausarbeitung von Verhaltenskodizes (Codes of Conduct), die Einrichtung eines Meldesystems (Whistleblowing), die Schulung von Unternehmensleitern und Mitarbeitern sowie die Entwicklung von Berichtspflichten und Berichtslinien in der Unternehmensorganisation. Unsere Beratung umfasst die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates. Wir helfen bei der Einführung von Vergütungsstrukturen, die Anreize zur Einhaltung eines Code of Conduct setzen. Zu den Risikobereichen für Unternehmen zählen wir neben den Klassikern Kartellrecht und Korruptionsbekämpfung das Datenschutzrecht, das Steuer- und Zollrecht, das Exportkontrollrecht, das Exportkreditrecht und natürlich überhaupt die Überschreitung von Geschäftsführungsbefugnissen. Weil erhebliche wirtschaftliche Nachteile drohen, insbesondere wenn es zu Gesetzesverstößen kommt, sind hier besondere Anstrengungen zur Rechtswahrung im Unternehmen angezeigt. Freshfields Bruckhaus Deringer llp 1

4 Risikomanagement Untersuchungen Kartellabsprachen, Untreue, Insiderhandel, Korruption, Datenschutzverstöße, Kompe tenzüberschreitungen die Anlässe für unternehmensinterne Untersuchungen sind vielfältig. Geht es um die Aufklärung von Sachverhalten oder um die Festlegung der Reaktion auf Regelverstöße, helfen wir den betroffenen Entscheidungsträgern an gemessen mit der für sie ungewohnten Situation umzugehen. Das reicht von der zielgerichteten Sach ver haltsermittlung und -bewertung bis zur Prüfung denkbarer Sanktionen gegen Angehörige des Unter nehmens. Kommt es zum»ernstfall«einer behördlichen Untersuchung, kümmern wir uns um die Verständigung mit den ermittelnden Behörden über einen zügigen Verfahrensabschluss. Unsere Experten kennen ihr Gegenüber bei den zuständigen Behörden und haben einen direkten Draht. Wir strukturieren interne Untersuchungen im Einklang mit den Vorgaben des Arbeits rechts und Datenschutzes, insbesondere des Arbeitnehmer-Datenschutzes. Wir wissen um die besonderen Schwierigkei ten, ohne Verletzung des strafrechtlich sanktionierten Fernmeldegeheimnisses auf -Kommunikationsdaten zuzugreifen, und setzen in Zusammenarbeit mit der IT- Abteilung oder forensischen Dienstleistern Lösungen auf, die den gesetzlichen Anforderungen genügen. Wir klären, ob der Betriebsrat einbezogen werden muss, und über welche Rechte der Arbeitnehmer im Rahmen der Untersuchung zu belehren ist. Seit dem 1. Februar 2011 genießen Rechtsanwälte in Deutschland gesteigerten Schutz vor staatlichen Ermittlungsmaßnahmen. Weder Wirtschaftsprüfern und Steuerbe ratern noch im Compliance Evaluierung Status quo (Compliance Audit) Compliance Management Interne Regeln und Verfahren Kommunikation und Training Projektplanung und -koordinierung Identifikation relevanter Bereiche/Erstellung von Risikoprofilen/Unterstützung interner Workshops Durchführung der Due- Diligence bezüglich Adäquanz der Organisation und Dokumentation des Compliance-Systems Due-Diligence bezüglich tatsächlicher Compliance (global/bereichsspezifisch) Ergänzende Fragebögen/ Interviews Erstellung eines (bereichsspezifischen) Reports mit»findings«und konkreten»to Dos«Beratung zur Strukturierung des Compliance Office, Festlegung der Reportingpflichten und Berichtslinien, Geschäftsordnung Prüfung von Haftungsanfragen des Compliance-Officers Erstellung/Prüfung von Compliance-Checklisten Einführung/Erweite-rung eines Whistle-Blowing-Systems (Arbeitsrecht und Datenschutz) Einführung eines Selbst-Zertifizierungs-Prozesses Mitarbeiter-/Datenscreening (Arbeits- und datenschutzrechtliche Anforderungen) Beratung und Unterstützung bei der Erstellung von Compliance-Dokumentationen Mission Statement des Vorstands Code of Conduct, z. B. Einhaltung arbeitnehmerdatenschutz; Erhebung, Übermittlung und Nutzung von Arbeitnehmer-, Kunden- und sonstigen Geschäftsdaten; Zusammenarbeit zwischen Industrie/Ärzten im Healthcare Sektor Lieferanten Code of Conduct/ Einkaufs-AGB Anti-Korruptions-Richtlinien/ Wettbewerbsrichtlinien/sonstige Compliance-Richtlinien Arbeitsrechtliche Umsetzung Kommunikation der internen Regeln an die Mitarbeiter Bereichsspezifische Schulungen zu gesetzlichen und internen Regeln Erstellung/Beratung zu rechtlichen Informationsmaterialien/Merkblättern Beratung bei der Erstellung und beim Testen bereichsspezifischer Notfallpläne für behördliche Untersuchungen (z. B. Mock-Dawnraids zur Schulung in Kartellverfahren sowie E-Learning Tools) 2 Freshfields Bruckhaus Deringer llp

5 Unternehmen angestellten Rechtsanwälten kommt ein vergleichbarer Schutz zu. In anderen Jurisdiktionen gelten teils abweichende Regelungen. Wir haben den Überblick und beraten Sie umfassend. Wir kennen die Rechte und Pflichten der Unternehmen bei Durchsuchungen der Kartell-, Steuerund Strafverfolgungsbehörden und sind zur Stelle, um die Rechte des Unternehmens zu wahren. Im Vorfeld erarbeitete und bekannt ge machte Verhaltensrichtlinien sowie klare Anwei sungen an alle relevanten Mitar beiter im Unternehmen helfen dabei, den Überblick über die beschlagnahmten Daten und Dokumente zu sichern und die Einschränkungen des Geschäftsbetriebs so gering wie möglich zu halten. Die voranschreitende Internationalisierung der Verfolgung von Rechtsverstößen die Behörden verschiedener Jurisdiktionen ko operieren zunehmend erfordert auch auf Seiten des Unternehmens und seiner Berater eine Koordinierung über Landesgrenzen hinweg. Unsere Global Investigations Praxis hat sich gerade auf solche grenzüberschreitenden Ermittlungen spezialisiert. Sie bietet eine Begleitung bei internen, aber auch bei behördlichen Untersuchungen aus einer Hand, unabhängig davon, wo die Vorfälle stattgefunden haben. Über besondere Erfahrungen verfügen wir bei der internationalen Dimension der Korruptionsdelikte (FCPA, UK Bribery Act etc.). Fälle reichen beispielsweise von der fehlen den wirtschaftlichen Nachvollziehbarkeit gezahlter Handelsvertretervergütungen bis zur Amtsträgerbestechung im Ausland. Investigation/Haftung Untersuchungsverfahren Ergebnisse und Auswertung Beratung im Streitfall Durchführung interner Untersuchungen, insb. Mitarbeiterinterviews und Dokumentenreviews (Papier sowie E-Search) Begleitung externer Untersuchungen, insbesondere von Ermittlungsverfahren durch Kartell- und Steuerbehören; Zusammenarbeit mit Datenschutzbehörden Strategische Beratung in»bet the company«situationen Prozessstaktische Überlegungen zu eventuellen Streitigkeiten Betriebsratsbeteiligung, Beachtung Arbeitnehmerrechte, Prüfung Aussagepflicht der Arbeitnehmer Sicherstellung und Überprüfung der Beachtung datenschutz- und TK-rechtlicher Bestimmungen Koordination forensischer Datenanalytiker Erstellen von Gutachten zu Einschätzung des ermittelten Sachverhalts bei internen Ermittlungen Ggf. Begutachtung der Ergebnisse externer Untersuchungen Prüfung von Haftungsrisiken (z. B. bei Ver stößen gegen öffentlich-rechtliche Genehmigungen) bzw. möglichen Schadensersatzansprüchen (z. B. Organhaftung) Prüfung prozessualer Verwendbarkeit von Untersuchungsergebnissen Prüfung arbeitsrechtlicher Schritte (Kündigungen) Vorbereitung von Kronzeugenan-trägen oder Kooperationsbeiträgen; weltweite vergaberechtliche Risikoabschätzung Überarbeitung und Verbesserung interner Regeln und Verfahren Strategische Beratung Gerichtliche und außergerichtliche Vertretung, insbesondere: Durchsetzung von Kündigungen und Ersatzansprüchen Auseinandersetzungen mit Aufsichtsratsbehörden; verwaltungsrechtliche und Ordnungswidrigkeitsverfahren, ggf. auch Strafverfahren (US) Vertretung gegenüber Behörden (z. B. Datenschutz- und Ermittlungsbehörden) Durchsetzung Daten- und Persönlichkeitsschutz Presse- und Medienstreitigkeiten Organschaftliche Streitigkeiten Kartellbehördliche Verfahren und Gerichtsverfahren (einschließlich Follow-on-Klagen); paralleler Verfahren; vergaberechtliche Verteidigung (insb. SEC/ DoJ, öffentliche Auftraggeber) D&O Themen Freshfields Bruckhaus Deringer llp 3

6 Risikomanagement Haftung Kommt es zu Rechtsverstößen im Unternehmen, ist die Unternehmensleitung ver - pflichtet, diese unverzüglich abzustellen. Da Rechtsverstöße Pflichtverletzungen von Mitarbeitern oder sogar Unternehmensorganen indizieren, steht regelmäßig auch die Prüfung an, ob arbeits- oder dienstrechtliche Sanktionen zu ergreifen und ob Schadensersatzansprüche geltend zu machen sind: Im Auftrag der Geschäftsleitung beziehungsweise des Aufsichtsorgans prüfen wir und erarbeiten einen Entscheidungsvorschlag. Dabei haben wir stets das Unternehmensinteresse im Blick, das angesichts negativer Publizitätseffekte nicht immer in der unbegrenzten Rechtsverfolgung liegt. Auf der Basis der ermittelten Fakten ist zunächst festzustellen, ob überhaupt eine vorwerfbare Pflichtverletzung vorliegt. Dafür muss unterschieden werden zwischen dem, das noch im unternehmerischen Ermessen lag und sich nur später aufgrund widriger Abläufe als Realisierung des normalen unternehmerischen Risikos in einem Schaden des Unternehmens manifestierte, und dem, das von Anfang an unvertretbares Handeln war. Hierbei kommt unseren Anwälten ihre vielfältige praktische Erfahrung aus der Be ratung von Unternehmen jeder Größen ordnung, einschließlich ihrer Kenntnis unternehmerischer Entscheidungsabläufe, zugute. Im Anschluss daran sind die Chancen der Durchsetzbarkeit einer etwaigen Forderung zu bewerten. Mit dem Unternehmen gemeinsam analysieren wir schließlich die Handlungsmöglichkeiten und stimmen eine Strategie ab. Wir unterstützen bei der Verfolgung und gerichtlichen Durchsetzung von Schadensersatzansprüchen, verteidigen aber auch Unternehmen und ihre Vertreter gegenüber Kartell-, Finanz- und anderen Verwaltungs behörden in Bußgeld- und Ermittlungsverfahren sowie gegen etwaige Schadens ersatzforderungen von Kunden oder Wett bewerbern. Wird eine Pflichtverletzung des Unternehmens durch eine Behörde festgestellt, unterstützen wir bei der Risikoreduzierung von vergaberechtlichen Konsequenzen. So kann ein Ausschluss von Vergabeverfahren häufig durch die Vornahme sogenannter Selbst reinigungsmaßnahmen verhindert werden. 4 Freshfields Bruckhaus Deringer llp

7 Kontakte Dr. Andreas Fabritius Partner, Frankfurt T E andreas.fabritius@freshfields.com Prof. Dr. Norbert Nolte Partner, Köln T E norbert.nolte@freshfields.com Dr. Christian Duve Partner, Frankfurt T E christian.duve@freshfields.com Dr. Helmut Bergmann Partner T E helmut.bergmann@freshfields.com Dr. Boris Dzida Partner T E boris.dzida@freshfields.com Dr. Konstantin Mettenheimer Partner T E konstantin.mettenheimer@freshfields.com Freshfields Bruckhaus Deringer llp 5

8 freshfields.com Freshfields Bruckhaus Deringer llp ist eine Limited Liability Partnership mit Sitz in 65 Fleet Street, London EC4Y 1HS, registriert in England und Wales unter der Registernummer OC Freshfields Bruckhaus Deringer llp ist von der Solicitors Regulation Authority zugelassen und wird von dieser reguliert. Weitere regulatorische Informationen finden Sie im Internet unter Diese Informationen sind nicht als umfassende Darstellung gedacht und können eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen. Freshfields Bruckhaus Deringer llp,, 34695