SO KALKULIEREN SIE IHREN STUNDEN- SATZ. Spezialausgabe 2015 MIT GEWINN BEISPIELRECHNUNG FÜR FREIBERUFLER & SELBSTSTÄNDIGE AUSGABE 1 / 2015

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1 1 SO KALKULIEREN SIE IHREN STUNDEN- Spezialausgabe 2015 SATZ MIT GEWINN BEISPIELRECHNUNG FÜR FREIBERUFLER & SELBSTSTÄNDIGE AUSGABE 1 / 2015

2 2 01 EINEN ANGEMESSENEN STUNDENSATZ ALS DIENSTLEISTER KALKULIEREN Egal ob Pflegekraft, IT-Freelancer, Journalist, Fotograf, Dolmetscher, Berater oder Designer. Viele Freiberufler und Selbstständige verkaufen sich unter Wert. Manche Freelancer arbeiten mit einem so niedrigen Stundensatz, dass sie Schwierigkeiten haben ihre laufenden Kosten zu decken und somit auch keine Rücklagen bilden können. Damit ein realistischer Stundensatz kalkuliert werden kann, um auf der einen Seite ein entsprechendes Einkommen aufweisen zu können und auf der anderen Seite gegen die Konkurrenz zu bestehen, sollten einige Faktoren beachtet werden. Mithilfe der Beispielrechnung kann der Freiberufler für sich ein angemessenes Gehalt mit einem realistischen Stundensatz festlegen. Dieses sollte sich an dem Niveau des Durchschnittsverdienstes eines Angestellten in Deutschland orientieren. Zudem muss jeder Freiberufler sich auch an den Markt anpassen, um bei seinen Kunden mit der Preisvorstellung akzeptiert zu werden. 02 WAS KOSTET EINE DIENSTLEISTUNGS- STUNDE ALS FREIBERUFLER? DIE GRUNDREGEL BESAGT, DASS DIE EINNAHMEN HÖHER ALS DIE KOSTEN SEIN MÜSSEN Viele Freiberufler kalkulieren unvollständig, da sie manche Kostenbestandteile nicht berücksichtigen. Es reicht nicht aus, das durchschnittliche Monatseinkommen eines Angestellten durch die Anzahl der monatlichen Arbeitsstunden zu dividieren, um den Stundensatz der Dienstleistung zu berechnen. Welche Kriterien bei der Kalkulation des Stundensatzes berücksichtigt werden sollten, wird im Folgenden aufgezeigt.

3 3 03 DIE SOZIALVERSICHERUNG NICHT AUSSER ACHT LASSEN! Bei einer sozialversicherungspflichtigen Anstellung zahlt der Arbeitgeber zum Bruttogehalt immer noch den Arbeitgeberanteil für die Krankenversicherung, Unfallversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung dazu. Freiberufler müssen die Kosten der Sozialversicherung mit ca. 20 Prozent selber tragen. Wenn wir von einem Durchschnittsgehalt von Euro brutto ausgehen, müssen die 20% (in dem Fall 700 Euro) noch hinzugefügt werden. Somit beläuft sich das Bruttogehalt plus Sozialversicherung auf Euro. 04 BERECHNUNG EINER REALISTISCHEN AUSLASTUNG IM JAHR Kein Selbstständiger arbeitet 365 Tage! Wochenenden und Feiertage sollten in der Kalkulation berücksichtigt werden, auch wenn diese von einigen Freiberuflern gerne genutzt werden, um noch nicht erledigte Aufgaben abzuarbeiten. Im Durchschnitt kann man demnach von rund 18 Arbeitstagen im Monat ausgehen. Weiterhin sollten diese Aspekte beachtet werden: Dazu zählt beispielsweise auch die Akquisition neuer Projekte oder Reise- und Vorbereitungstätigkeiten, die von der reinen Arbeitszeit abgehen. Zudem braucht jeder Selbstständige auch Urlaub. Ebenso sollten mögliche Krankentage berücksichtigung finden. Wenn Weiterbildungsmaßnahmen wahrgenommen werden, müssen auch diese mit einbezogen werden. Auch diese Leerzeiten sollten sich in der Stundensatzkalkulation wiederfinden. Wie wird eine realistische Auslastung berechnet? Von 365 Kalendertagen eines Jahres müssen alle Tage abgezogen werden, in dem der Freiberufler nicht arbeitet. Dazu zählen zum einem die Wochenenden mit 104 Tagen und zum anderem die Feiertage mit 10 Tagen. Hinzu kommen auch Urlaubstage mit rund 25 Tagen und eventueller Krankenstand mit pauschal 5 Tagen. Für Weiberbildungsmaßnahmen werden 5 Tage mit einkalkuliert. Je nach Branche und Bundesland abhängig sind andere Werte anzusetzen. Wenn alle diese Positionen abgezogen sind, kann bei der vorliegenden Beispielberechnung von 216 Arbeitstagen pro Jahr ausgegangen werden. Heruntergerechnet auf den Monat bleiben noch 18 reguläre Arbeitstage übrig.

4 4 05 DIE PRODUKTIVITÄT EINES FREIBERUFLERS Bei der Berechnung der regulären Arbeitstage muss aber auch berücksichtigt werden, dass es für einen Selbstständigen und Freelancer nicht möglich ist, 100% der Arbeitszeit komplett abzurechnen und es damit auch unproduktive Zeiten gibt. So gehören Buchhaltung, Marketing, Vertrieb, die Büroorganisation und viele zusätzliche Aspekte dazu. Bei einer angenommenen Auslastung von 60% bleiben somit 10,8 Tage pro Monat, die auf die Kalkulation des Stundensatzes Einfluss nehmen. 06 WELCHE KOSTEN SOLLTEN NOCH EINKALKULIERT WERDEN? Im Gegensatz zum Angestellten müssen Freiberufler alle weiteren anfallenden Kosten selbst finanzieren. So übernimmt der Arbeitgeber für seinen Angestellten die Kosten für z.b. Computer, Lizenzen für Programme, Visitenkarten, Büromaterial, etc. Als Freelancer müssen Geschäfts- und Büroausstattung, Telefonkosten, Internet, Hardware, Software, Strom, Miete, Versicherungen und evtl. auch der Unterhalt eines Autos eigenständig bezahlt werden. Neben den Ausgaben für die Geschäftsausstattung und weiteren Nebenkosten müssen auch die Reisekosten für Weiterbildungen oder Kundentermine ebenfalls mit einkalkuliert werden. Wir gehen bei unserer Beispielrechnung von Euro im Monat aus. Je nachdem welche Fixkosten tatsächlich anfallen, ist das im Schnitt natürlich bei jedem Freiberufler unterschiedlich. Wenn diese Kosten auf das Bruttogehalt von Euro addiert werden, erhält man einen Monatslohn von Euro.

5 5 07 VON RECHNUNGSERSTELLUNG BIS ZAHLUNGSEINGANG Von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang entstehen Freiberuflern eine Vielzahl weiterer Kosten sowie Zeitaufwand der häufig nicht bedacht wird. Hierzu zählen z.b. die Kosten für Die Höhe dieser Kosten hängt häufig nicht von der Tätigkeit des Freiberuflers ab, sondern wird durch den Auftraggeber verursacht. Hierdurch wird dieser Aufwand für den Freiberufler meist schwer kalkulierbar. Wir empfehlen daher, hierfür mindestens 3,97% anzusetzen, da hierfür über Rechnung48 sämtliche vorgenannten Aufwendungen und Kosten bereits abgedeckt sind. Cash in 48 Stunden! Mit Rechnung48 können Gründer, Freiberufler, Selbstständige und Freelancer Factoring nutzen. Das Besondere an Rechnung48 ist, dass Rechnungen gegenüber gewerblichen Abnehmern nach positiver Bonitätsprüfung innerhalb von 48 Stunden zu 100 Prozent vorfinanziert werden. Davon wird lediglich eine Ser- vicegebühr von 3,97 Prozent pro Rechnung gen. In dieser Servicegebühr sind die Finanzierung, abgezodas Mahnwesen und der Ausfallschutz enthalten. Dazu gehört natürlich eine persönliche Kundenbetreuung, die mit ihrer umfangreichen Erfahrung zur Verfügung steht. So verfügt der Selbstständige planbar und regelmäßig über Liquidität und ist unabhängig von der Zahlungsmoral seiner Kunden. Wie funktioniert Rechnung48? Der Ablauf ist unkompliziert. Der Freiberufler registriert sich mit seinen persönlichen Daten bei Nach der erfolgreichen Registrierung erhält er den Finanzierungsvertrag von der Elbe-Factoring GmbH, in dem er nur die Registrierungsdaten ergänzt und die Bankverbindung angegeben muss. Auf das von dem Freiberufler angegebene Konto erfolgen zukünftig alle Zahlungen seitens der Elbe-Factoring GmbH. Der unterzeichnete Vertrag wird direkt per an den zuständigen Kundenbetreuer gesendet. Nach Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen wird umgehend entschieden, ob Factoring als Finanzierungslösung für den Selbstständigen in Frage kommt. Bei der Übertragung der Forderungen sowie dem Forderungsmanagement an die Elbe-Factoring GmbH ändert sich für die Debitoren nichts, da sie einfach an die neue Bankverbindung zahlen. Kostenloser Funktionsumfang: Projekt, Zeiterfassung, Rechnungserstellung Bei Rechnung48.de stehen die zentralen Funktionen der Zeiterfassung, Projektverwaltung und Rechnungserstellung im Mittelpunkt. Nach der Anmeldung und Eingabe der relevanten Kundendaten über die rechnung48.de-startseite kann der Freelancer über das Dashboard die kostenfreien Rubriken Zeiterfassung, Zeitnachweise, Rechnungen und die Stammdaten bequem jederzeit bearbeiten und verwalten. Mit nur einem Klick können Stundenzettel und Rechnungen erstellt werden. Bei Bedarf kann der Freiberufler seine gewerblichen Rechnungen durch Rechnung48 vorfinanzieren lassen. 08 LEBE SPARSAM, BILDE RÜCKLAGEN. Bei der Berechnung ist bisher noch kein Gewinn einkalkuliert. Deswegen sollte für das Unternehmerische Risiko noch eine Gewinnmarge von 10 bis 20 Prozent auf den Stundensatz hinzugerechnet werden. Dieser Gewinn dient dazu, Auftragsschwankungen zu berücksichtigen und Rücklagen zu bilden. Zum Beispiel für Investitionen, Neuanschaffungen oder um möglichen Durststrecken zu überstehen.

6 6 09 EIN ANGEMESSENER STUNDENSATZ FÜR EINEN FREELANCER Wenn wir vom errechneten Bruttogehalt von Euro ausgehen, wird dieser Betrag durch 10,8 Arbeitstage dividiert und man erhält man 555,55 Euro netto pro Arbeitstag. Geht man von einem 8-Stunden Tag aus, sind das 69,44 Euro netto pro Stunde. Wenn man nun die 10 Prozent Gewinn dazu zählt, ermittelt man einen netto Stundensatz von 76,38 Euro. Dieser ist dann natürlich noch mit zuzüglich 19% Mehrwertsteuer zu versehen. Diese Musterkalkulation dient zur Orientierung. Die Vorlage bzw. Musterrechnung kann von jedem Freiberufler, Selbstständigen, Gründer oder Freelancer individuell für seine Verhältnisse und Vorgaben angepasst werden.

7 7 Die Rechnung48 App ist demnächst erhältlich Bald können Freelancer neben der DesktopVariante auch über die Rechnung48-App Zugriff auf ihre Projekte nehmen. Die App wird dann im GooglePlay Store (Android) und App Store (ios) kostenlos zum Download zur Verfügung stehen. So können unterwegs schon schnell buchhalterischen Aufgaben erledigt werden. Die Rechnung48-App beinhaltet ebenfalls den vollen Funktionsumfang wie die Webversion. Autoren Stefan Kempf (im Bild links) sammelt nach seiner Bankausbildung und dem anschließenden Finanzstudium in den Bereichen Mittelstandsfinanzierung, Refinanzierung und Corporate Finance umfassende Erfahrungen. Matthias Bommer schloss sein Studium der Betriebswirtschaftslehre in Mainz ab und startete seine Karriere im Factoring-Markt als Vorstandsmitglied einer börsennotierten Factoring-Gesellschaft. Seit 2012 sind Herr Kempf und Herr Bommer Geschäftsführer der Elbe-Factoring GmbH mit Sitz in Dresden. Firmenprofil Die Elbe-Factoring GmbH ist der bankenunabhängige Factoringpartner für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Gesellschaft wurde 1998 gegründet und finanziert deutschlandweit Kunden mit einem Jahresumsatz von bis zu 10 Mio. Euro. Hierbei werden mit der Finanzierung, der Versicherung von Forderungsausfällen und dem Debitorenmanagement alle Aspekte des Full-Service-Factorings vereint. Im Juni 2014 wurde das Onlineprodukt Rechnung48 für Gründer, Freiberufler, Selbstständige und Freelancer gelauncht. Kontakt Elbe-Factoring GmbH Telefon: Karcherallee 19 Telefax: Dresden

8 8 Herausgeber Elbe-Factoring GmbH Karcherallee Dresden Telefon

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