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1 PRODuktInfORMAtIOn

2 Einfach für alle. Alles einfach. Einfach überall. Das Blue-Ant-Prinzip: Multi-Projektmanagement einfach etablieren Alle in diesem Dokument aufgeführten Waren- und Produktbezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Rechteinhaber. proventis GmbH

3 EDIToRIAL Projekte einfach managen Schnelle Abstimmungsprozesse, hohe Termintreue, klare Entscheidungsgrundlagen und geringer organisatorischer Aufwand sind legitime Wünsche an das Multi-Projektmanagement. ohne eine effektive unterstützung durch einheitliche Methoden und Werkzeuge werden diese jedoch schwer umsetzbar sein. Projektmanager benötigen Informationen, um Entscheidungen treffen zu können. Im projektorientierten Arbeitsumfeld führt gerade diese Informationsbeschaffung zu ungeahnten Zeitfressern. Zudem sind die Informationen nach der langen Beschaffungsphase nicht mehr aktuell, so dass Entscheidung mehr oder weniger aus dem Bauch heraus getroffen werden. Die Lösung besteht in einer sinnvollen kombination aus Methodik und Werkzeug zur unterstützung eines prozessorientierten und integrierten Projektmanagements. Ziel sollte die Entlastung der Mitarbeiter von Recherche- und Abstimmungsaufgaben sein. nur in einem solchem Umfeld findet die notwendige kontinuierliche Datenerhebung für das Projektmanagement Akzeptanz. Mit Blue Ant und den Beratungsangeboten unserer Partner steht Ihnen ein Lösungsansatz zur Verfügung. Wir unterstützen Sie von der Evaluierung notwendiger Änderungen, über die Einrichtung eines standardisierten Multi-Projektmanagementsystems bis zur Schulung und Betreuung der Anwender. Profitieren Sie von unseren Erfahrungen bei der Einführung von Multi-Projektmanagementsoftware. Welche Blue-Ant-funktionen Ihr Projektmanagement im Einzelnen unterstützen kann, erfahren Sie auf den nächsten Seiten. Wir freuen uns auf Ihr unternehmen. Ihr norman frischmuth Geschäftsführer 3

4 » Sehr Abrechnungssystem.«Ing. Josef Bayrhammer, Bereichsleiter, Porsche Informatik GmbH, Österreich gut bewährt hat sich das Zusammenspiel von Blue Ant mit unserer Systemlandschaft, unserer Zeit-und Tätigkeitserfassung sowie unserem umfangreichen»die Sparkassen Rating und Risikosysteme GmbH verfügt nun über ein modernes Planungs- und Reportinginstrument zur täglichen und einfachen Anwendung unter der Möglichkeit zur Einbeziehung ihrer Partner.«Michael Tobias, Leiter IT, Sparkassen Rating und Risikosysteme GmbH

5 Multi-Projektmanagement erfolgreich einführen Multi-Projektmanagement erfolgreich einführen Grundsätzlich gilt, dass Software nur ein bereits funktionierendes Projektmanagement unterstützen kann. Die Einführung einer Multi-Projektmanagementsoftware erfordert strukturiertes Vorgehen. Es ist daher wichtig, vor der Einführung die internen Projektmanagementprozesse zu untersuchen. Unsere Erfahrung zeigt, dass folgende grundlegende Schritte eine erfolgreiche Einführung unterstützen. Schritt 1 Einführungskonzept entwickeln Gemeinsam mit den Entscheidungsträgern Ihres Unternehmens werden alle für das Projektmanagement relevanten Geschäftsprozesse beleuchtet und auf etwaige Auswirkung im Rahmen der Einführung von Blue Ant überprüft. Auf Grundlage dieser Informationen wird das zukünftige Multi-Projektmanagementmodell entwickelt. Zusätzlich werden notwendige Integrations-schritte (wie z.b. Schnittstellen-Konfigurationen) abgestimmt und umgesetzt. Schritt 2 Schulung und Rollout Anhand eines Einführungsleitfadens werden alle relevanten Anwendergruppen geschult. Parallel zur Schulungsphase erfolgt das Rollout des nach Ihren Vorgaben vorbereiteten Blue-Ant-Systems. Schritt 3 Coaching-Phase In der Einführungsphase von Blue Ant stehen Ihnen erfahrene Multi-Projektmanagement-Coaches zur Verfügung, um individuelle Hilfestellung zu geben. Dieses begleitende Coaching beschleunigt den Einführungsprozess insbesondere in komplexen Organisationsstrukturen. Schritt 4 Weitere Integrationen Schritt für Schritt Sobald die Kernprozesse reibungslos laufen, erfolgt die tiefere Integration in vorhandene Systeme. Hierbei werden die zahlreichen Web Services von Blue Ant genutzt, um Daten in Fremdsysteme zu übergeben oder Blue Ant mit Daten aus anderen Systemen zu beliefern.

6 Integriertes und mobiles Multi-Projektmanagement Um die Eingabe und Auswertung von Daten für alle Projektbeteiligten einfach zu gestalten, stellt Blue Ant eine Vielzahl an Zugriffsmöglichkeiten zur Verfügung. Diese Möglichkeiten sparen Zeit bei der Datenerhebung und den Beteiligten stehen jederzeit und überall aktuelle Daten zur Verfügung. Das erhöht die Akzeptanz bei Datenlieferanten und Management. Schnittstellen Add-ons Multi-Projektmanagement integriert und mobil Smartphone-fähig 100% webbasiert

7 Return on investment Eine Investition, die sich lohnt Blue Ant ermöglicht Einsparungen bei relevanten Prozessen von bis zu 80%. Insgesamt gehen wir davon aus, dass Prozesskosten um durchschnittlich 6% gesenkt werden können. Arbeitszeiterfassung urlaubsabstimmung projektabrechnung projektplanung AUFGABENMANAGEMENT Herkömmlich unterschiedliche Listen, manuelles Zusammentragen und Prüfen, Mehrfacherfassung der Daten in diversen Systemen telefonische Abstimmung, Papierantrag, Prüfung durch Vorgesetzten, Freigabe/Veröffentlichung über Personalabteilung Sammeln aller Arbeitszeiten, Abstimmung mit dem Projektleiter, Umrechnung in Kosten je Rolle und Mitarbeiter, Erstellung eines Arbeitszeitnachweises keine automatische Ressourcenabstimmung, Einholen der Abwesenheiten, Aktivitätenplanung in Excel oder MS Project, Einreichen der Planung an das Controlling Abstimmung und Verfolgung via Outlook, oder auf Zuruf mit Blue Ant einheitliches Mitarbeiter-Arbeitszeit-Konto inkl. Arbeitszeit-Erfassung, Prüfungen (Mehrarbeit/Urlaub) und Freigabe-Mechanismen für Projektleiter und Vorgesetzte vollständiger elektronischer Beantragungs- und Freigabeprozess in einem System freigegebene Arbeitszeiten gelangen automatisch in die Abrechnung, spezifische Fakturasätze werden berücksichtigt Projekt- und Aktivitätenplanung mit Konfliktreport basierend auf Informationen wie z.b. Abwesenheiten, automatische Ressourcenabstimmung über Ressourcenmanager, Suche nach verfügbaren Kapazitäten/Fähigkeiten in der Wissensdatenbank integriertes Ticket- und Aufgabenmanagement inkl. SLA und Eskalationsmechanismen PROJEKTBERICHTERSTATTUNG Daten sammeln und in Powerpoint aufbereiten zentrale Datenbasis, aktuelle Kennzahlen, vielfältige Reports auf Knopfdruck 80% * 75% * 25% * 25% * 50% * 25% * *Einsparung mit Blue Ant Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern ergibt sich aufgrund der gesenkten Prozesskosten folgender»return on Investment«.

8 »Mit der Einführung von Blue Ant haben wir die notwendige Struktur geschaffen, künftig auch mit einer steigenden Anzahl an Mitarbeitern transparent und effizient Projekte abzuwickeln.«heiko Ahrens, Project & Sales Manager, Axel Springer Digital TV Guide GmbH»Durch die Einführung einer reinen Wissensanfrage für Projektmitglieder können derzeit Mitarbeiter des Finanz-Rechenzentrums als Projektmitarbeiter gewonnen werden, bei denen man das angeforderte Know-how zuvor nicht erkannt hätte. Dies führt zu einer Entlastung unserer zentralen Wissensträger.«Thomas Jahn, Ressourcenmanager, Oberfinanzdirektion Hannover (OFD) 8

9 Einfach für alle PROJEKTMANAGement/CONTROLLING Für das Management ist Zeit ein kostbares Gut und aktuelle Informationen die Grundlage für wichtige Entscheidungen. Nur wenn Störungen frühzeitig erkannt und Auswirkungen auf andere Projekte deutlich werden sowie Abstimmungsprozesse schnell erfolgen, können Projekte mit hoher Qualität»in time and budget«umgesetzt werden. Projekte müssen nicht nur geplant und gesteuert, sondern die Leistungen auch mit dem Auftraggeber abgerechnet werden. Grundlage hierfür bilden tagesaktuelle Kennzahlen und Daten, die aus dem Projektumfeld zur Verfügung gestellt werden. Wie Sie Blue Ant unterstützt, erfahren Sie auf Seite 11. PROJEKTLEITER/RESSOURCENMANAGER Projektleiter sind Führungskräfte auf Zeit. Damit benötigen Sie Führungs- und Managementinstrumente, die Sie vom Start bis zum Abschluss Ihres Projektes umfassend unterstützen. Grundlage Ihres Handelns sind Ihre Planungen und der tägliche Abgleich mit der Realität. Lesen Sie mehr auf Seite 13. PROJEKTMITARBEITER Sie haben wichtige Aufgaben innerhalb eines Projektes übernommen. Zeit ist deshalb für Sie ein kostbares Gut. Sie benötigen eine Plattform, die Ihnen die Kommunikation mit dem Projektleiter und Ihrem Vorgesetzten erleichtert und administrative Aufgaben auf ein Mindestmaß reduziert. Die Lösung heißt Blue Ant. Lesen Sie auf Seite 15, warum. ADMINISTRATOR Software muss sich in die bestehende Infrastruktur eingliedern lassen. Sie muss schnell um wesentliche Stammdaten erweiterbar sein und Ihnen ein umfassendes Rechtemanagement ermöglichen. Hierbei spielen Standards wie LDAP oder XML eine wesentliche Rolle. Blue Ant ist eine webbasierte Softwarelösung der neuesten Generation. Über Web Services lässt sich Blue Ant mit beliebigen Applikationen verbinden. Interessiert? Dann lesen Sie auf Seite 17 weiter.

10 Funktionen in Blue Ant Add-ons Administration Checklisten Controlling Dokumente Projektabrechnung Projektportfolio Planung Reisekosten Ressourcen Schnittstellen tickets Wissen zeiterfassung Multi-projektmanagement-Funktionen 10

11 BLUE ANT FÜR... Projektmanager/Controller Blue Ant stellt Ihnen eine Vielzahl von Werkzeugen zur Verfügung. Im Fokus steht dabei, wichtige Informationen auf Knopfdruck verfügbar zu machen. Nutzen Sie beispielsweise folgende Funktionen für Ihre tägliche Arbeit. Abwesenheits-/Anwesenheitskalender 4 Verfügbarkeiten von Ressourcen 4 Genehmigungs- und Abstimmungsprozesse Anfrage und Genehmigung von Ressourcen 4 Definition von Fähigkeitsprofilen 4 Zentrales Ressourcenmanagement 4 Reservierung von Ressourcen Aufgabenmanagement/Ticketsystem 4Überführung von Tickets in Aktivitäten 4 SLA/Eskalationsmechanismen Budgetmanagement 4 Vergabe von Budgets für Haupt- und Teilprojekte 4 Kontrolle von Vorgabe-/ Plan- / Ist-Werten Controlling (Multi-Projektmanagement) 4 Projektübergreifende Kennzahlen 4 Grafische Auswertungen (Forecast) Multi-Projektplanung 4 Haupt- und Teilprojekte 4 Projektübergreifende Kennzahlen 4 Projektübergreifende Verknüpfung von Aktivitäten Mobiles Reporting via Smartphone Projektabrechnung 4 Projektportfolio Reisekostenerfassung Unternehmens-Forecast 4 Kapazitätsauslastungen 4 Reservierungen 4 Verfügbarkeiten Vorlagenmanagement 4 Definition von Standardvorgehensmodellen 4 Dokumentenvorlagen/Projektvorlagen 4 Kombination mehrerer Vorlagen Wissensmanagement 4 Wissenslandkarten 4 Wissenssuche 4 Wissensprofile 4 Soll-Ist-Abgleiche 11

12 Projektleiter plant Budget und Zeit Soll/Ist-Abgleich der Arbeitskosten in der Budgetverwaltung Mitarbeiter erfasst Arbeitszeiten und fortschritte freigabe der Arbeitszeiten durch den Projektleiter übertrag der Arbeitskosten in die Budgetverwaltung Abrechnung der freigegebenen Aufwände EInZEL-PRoJEkTZYkLuS 12

13 BLUE ANT FÜR... Projektleiter/Ressourcenmanager Unter Termindruck ein qualitativ hochwertiges Projektergebnis zu erbringen und dabei die vorgegebenen Budgetgrenzen nicht zu überschreiten, ist Ihre tägliche Herausforderung. Blue Ant unterstützt Sie daher bei Routineaufgaben und stellt wichtige Projektdaten»on demand«zur Verfügung. Agiles/klassisches Projektmanagement Angebotsverwaltung Arbeitszeiten 4 Freigabeprozess für Projektarbeitszeiten 4 Information bei Ab-/Anwesenheiten 4 Genehmigungsprozess für Abwesenheiten Berichtsgenerator Budgetkontrolle Dokumentenmanagement 4 Import von Vorlagen 4 Definition von Ablagestrukturen 4 Integration beliebiger Formate inkl. Verlinkung 4 Versionierung 4 Veröffentlichung von Dokumenten Export aller Daten nach PDF, HTML und CSV Microsoft-Excel-Schnittstelle Microsoft-Project-Schnittstelle Mobiles Reporting für den Projektleiter Projekt-Cockpit Projektplanung und -steuerung 4 Ressourcenplanung (echte/virtuelle/simulierte Ressourcen) 4 Aktivitätenplanung (Gantt-Diagramm, Netzplan) 4 Kosten und Investitionen 4 Fortschrittskontrolle 4 Prognostizierter Mehraufwand 4 Meilensteintrendanalyse (grafisch) 4 Basispläne 4 Aufwandsentwicklungsanalyse Schätzrunden Ticketintegration ins Projekt Wissensmanagement 4 Reservierung von Ressourcen über Fähigkeiten Zugriffsmanagement für Kunden und Partner 4 Rechtedefinition 4 Rechtezuweisung auf Projekte Projektauswertung und -freigabe 4 Projektstatus erfassen 4 Statusampeln für das Reporting 13

14 Mitarbeiter plant urlaub Berücksichtigung in der Budgetverwaltung Rückmeldung via Smartphone Mitarbeiter beantragt urlaub an Vorgesetzten Vorgesetzter gibt frei/lehnt ab an Mitarbeiter Eintrag in den urlaubskalender freigabeprozess urlaub Effizienter arbeiten mit Blue Ant HERköMMlICH Durchlaufzeit Ø 3 min unangemessene Bindung wertvoller Ressourcen (Vorgesetzter, Projektleiter) für unproduktiven Prozess Medienbrüche durch unterschiedliche kommunikationswege Prozesskosten pro Antrag ca. 0 EuR MIt BluE Ant Durchlaufzeit Ø 8 min kurze Bindung wertvoller Ressourcen keine Medienbrüche Prozesskosten pro Antrag ca. 11 EuR 1

15 BLUE ANT FÜR... Projektmitarbeiter Mit wenigen Klicks nimmt Blue Ant Ihr regelmäßiges Feedback, z.b. zu Arbeitszeit und Fortschritt, entgegen und unterstützt Sie bei Terminabstimmungen, wie z.b. Urlaub. Antrag für Projektmitgliedschaft Arbeitszeiterfassung 4 Erfassung von Arbeitszeiten auf Projekte 4 Automatische Erfassung durch Stoppuhr 4 Auswertung der Arbeitszeit 4 Fertigmeldung je Kalenderwoche Arbeitszeitkalender (individuell) Aufgabenübersicht/Aktivitäten 4 Fortschrittserfassung 4 Schätzrunden 4 Schätzung Mehraufwand/Restaufwand Aufgabenmanagement/Ticketsystem Kurze Einarbeitungszeit durch intuitive Bedienbarkeit Mehrarbeitskonten Mitarbeiterakte/eigenes Profil 4 Fähigkeitsprofil 4 Kopfdaten 4 Projektlebenslauf 4 Auslastungsprofil Projektsteckbriefe Reisekosten-Erfassung Startseite individuell konfigurierbar 4 Aufgabenliste 4 Projekt- und Aktivitätenliste 4 Nachrichten und Meldungen Urlaubsplanung und -beantragung Wissenssuche 4 Dokumente und Fähigkeiten 4 Teambildung über Fähigkeiten Beispiel: Urlaubsplanung Durchlaufzeiten Herkömmlich mit Blue Ant Urlaub planen und beantragen 4 Antrag ausfüllen 4 an Vorgesetzte der Linie & Projektleiter senden Freigabe/Absage der Vorgesetzten 4 Prüfung auf Freigabe der Vorgesetzten 4 Abstimmung der Vorgesetzten 4»Nachtelefonieren«auf Freigabe des MA 4 Benachrichtigung des MA Veröffentlichung 4 Backoffice informieren 4 Eintrag in Urlaubsdatei 1 min 2 min 5 min 10 min 10 min 2 min 1 min 1 min 1 min - 5 min - 2 min - Eintrag in Budgetverwaltung 4 Abgleich mit Systemen 5 min - 37 min 8 min

16 Systemvoraussetzungen Server Betriebssystem Datenbanksystem Webserver Windows NT / 2000 / 2003 Server oder Linux oder unix oder AIX oder Sun Solaris oracle ab Version 9 oder MAXDB ab Version 7.6 oder MS-SQL-Server ab Version 2005 oder Postgr SQL ab Version 8.2 Apache/Tomcat 5.5 X Laufzeitumgebung Java SE Development Kit (JDK), Version 6 Hardware (ca. 50 User) 2,6 GHZ Dual-CPU oder höher 80 GB Festplatte oder höher GB RAM oder höher Client Web-Browser Monitorauflösung Microsoft Internet Explorer ab 7.0 oder höher Mozilla Firefox oder verwandte Apple Safari x Pixel (empfohlen) Export / Schnittstellen Microsoft Excel 2000 oder höher Microsoft Access Open Office Microsoft Project 2000 oder höher Acrobat Reader 4 oder höher Web Services Microsoft Exchange Server 2007 SPI CSV-Format Abgleich über XML/HTML PDF-Format XML/HTML, SOAP Synchronisieren von Aufgaben und Terminen LDAP, Active Directory XML-Schnittstelle Datenaustausch mit ERP-Systemen 16

17 BLUE ANT FÜR DEN... Administrator Weniger Wartungs- und Konfigurationsaufwand bei gleichzeitig hoher Flexibilität ist Ihr berechtigter Anspruch an eine Softwarelösung. Blue Ant erfüllt diese Kriterien und bietet weitere Möglichkeiten. 100% webbasiert Direktsprung-Mechanismus -Versand Einfache Konfiguration, da alle Funktionen aufeinander abgestimmt sind LDAP-Konfiguration LDAP-Anbindung zur Benutzerauthentifizierung Mehrsprachenfähigkeit Mitarbeiterverwaltung Permanente Datenaufbereitung für umfangreiche Controlling-Statistiken Projekteinstellungen Projekt- und Dokumentationsvorlagen Projektarchivierung Schnittstellen 4 Microsoft-Excel-Schnittstelle 4 Microsoft-Project-Schnittstelle 4 Export aller Daten nach PDF, HTML und CSV 4 Web Services zur Anbindung beliebiger fremdsysteme Single Sign-On (Portalintegration) SSL-fähig Stammdatenmanagement Spaltenkonfiguration von Tabellen Texttool zur Anpassung von Menü, Masken, Meldungen etc. Zugriffsmanagement 4 Rechtemanagement bis auf Feldebene 4 Definition von Zugriffsregeln auf Mitarbeiter-, Projekt- und Controlling-Daten 4 Import und Export von Rechtegruppen 17

18 Kurz und knapp Blue Ant ist % webbasiert Sie haben zu jeder Zeit und von jedem Internet/Intranet-fähigen Rechner Zugriff auf Ihre Projektdaten. Das ermöglicht die Bildung virtueller Teams und standortunabhängiges Arbeiten....prozessorientiert Alle Prozesse werden als durchgängige und weitgehend automatisierte Workflows abgebildet....rechte- und rollenbasiert Zugriffsrechte lassen sich bis auf Feldebene und für jeden Mitarbeiter einzeln steuern....mehrsprachenfähig Alle Menüpunkte, Stammdaten, Fehlermeldungen und Feldbeschreibungen passen sich der Sprache des Anwenders an....technologisch offen Web Services bieten die Möglichkeit, Daten und Informationen von externen Anwendungen aus Blue Ant auszulesen und wieder zurückzuschreiben. Die Anbindung anderer Softwarelösungen und die Erweiterung von Blue Ant ist somit schnell realisiert....mobil Das für Smartphones optimierte Mobile Cockpit ermöglicht u.a. den Zugriff auf die wichtigsten Kennzahlen von Projekten, Tickets und Ressourcen in Blue Ant. Das erlaubt dem Anwender jederzeit mobil steuerungsrelevante Projektdaten abzurufen. Diese Funktion beschleunigt die Informationsbeschaffung für den Projektleiter und das Management erheblich. 18

19 Die passende Lösung Blue-Ant-Produktlinien Blue Ant Express bietet sich als Einstiegslösung für kleine Unternehmen und Agenturen an, die einen preiswerten, aber funktionell unbeschränkten Einstieg in die Multi-Projektmanagementwelt suchen. Die umfangreiche Lösung Blue Ant Enterprise ist für Unternehmen und Konzerne geeignet, deren Schwerpunkt auf einer leichten Integration in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens liegt. Blue Ant Standard ist für Unternehmen geeignet, die ihr Projektmanagementsystem vollständig individuell konfigurieren möchten. Blue Ant als SaaS-Lösung ist für Unternehmen geeignet, die statt des Kaufs einer Software eine regelmäßige Mietzahlung mit All-Inclusive-Service bevorzugen. 19

20 KONTAKT proventis GmbH Zimmerstraße D Berlin Deutschland Tel. +49 (0) Fax +49 (0)

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