VITNESS. EFQMplus-Unternehmensbeispiele. Dr. Thomas Hoffmann, RKW Kompetenzzentrum Eschborn

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1 VITNESS Veränderungsbereitschaft und interne sowie externe Flexibilität mit nachhaltigen EFQMplus-Konzepten stabilisieren und strategisch in den Geschäfsprozessen implementieren EFQMplus-Unternehmensbeispiele Dr. Thomas Hoffmann, RKW Kompetenzzentrum Eschborn

2 Personalwirtschaftliche Themen und Maßnahmen: ROWE Vertrauensarbeitszeit Führen mit Zielvereinbarungen (Ergebnis- und Entwicklungsziele) Führen von ergebnisverantwortlichen Bereichsleitern mit Kennzahlen Konsequente Nutzung der informationstechnischen Möglichkeiten für die zusätzlich erforderlichen Koordinationsleistungen 2

3 Personalwirtschaftliche Themen und Maßnahmen: OED Unternehmensindividuelle Mitarbeiterbefragungen und auf dieser Basis Clusterbildungen (z. B. nach Alter, Generation, Lebensphase, Lebensstil, Karrierephase, Kompetenzstufe, insbes. Schlüsselkräfte etc.); Entwicklung clusterspezifischer oder sogar individueller Zuschnitte und Angebotsstrukturen für die Mitarbeiter, z. B. individuelle Arbeitszeitmodelle, Sozialleistungen, Lernwege und /arrangements, Bindungsmaßnahmen; 3

4 Die 10 VITNESS-Unternehmen des RKW Mitarbeiter Gesamt 10 Dienstleister 3 Produktionsunternehmen 7 4

5 Vorgehensweise bei der Implementierung der EFQMplus-Module 1. Erstgespräch im Unternehmen: Akquise, VITNESS-Präsentation 2. Selbstbewertung nach EFQMplus 3. Auftaktworkshop: Präsentation der Selbstbewertungsergebnisse, Entscheidung über EFQMplus Modul(e), Definition der Einzelprojekte/ -maßnahmen, Meilensteinplanung 4. Projektverlauf 5. Abschlussworkshop: Ergebnisbewertung 6. Wissenschaftliche Begleitung/Evaluierung 5

6 Die betrieblichen EFQMplus-Projekte ROWE - Verbesserung der Ergebnisorientierung Arbeitszeitflexibilisierung differenziert nach Mitarbeitergruppen (1) Verbesserungsmanagement (3) Konzepte zur Verbesserung der Einsatzflexibilität (2) Mitarbeitergespräche mit Leistungszielen (2) Mitarbeitergespräche mit Kompetenzentwicklungszielen (2) Anforderungsprofile / Kompetenzmatrix (2) Verbesserung der strategischen Planungskompetenz (1) Aufgabenverteilung zwischen den Hierarchieebenen (2) OED - Maßgeschneiderte Personalentwicklung Mitarbeiterbefragung und Ableitung eines Maßnahmenkataloges (1) Teamleiterbefragung zur Verbesserung der Einsatzflexibilität und Ableitung eines Maßnahmenplanes (1) 6

7 Beispiel 1: Düsing GmbH & Co KG, Gelsenkirchen Garten- und Landschaftsbau, Traditionsunternehmen; Breitgefächertes Produktspektrum für Groß- und Einzelhandel (Maschinen, Geräte, Pflanzenschutz und Dünger, Pflanzen, Holz u. a.); Markt stabil bis leicht wachsend, Saisongeschäft; 60 Mitarbeiter, 8 Abteilungen mit Bereichsleitern; Ergebnisse der EFQMplus-Selbstbewertung: Flexibilitätsdefizite im Einsatz der Mitarbeiter sowie relevante Verbesserungspotenziale in der Führung und Koordination der verschiedenen Organisationsbereiche; EFQMplus-Modul Verbesserung der Ergebnisorientierung. 7

8 Vorgehen und Ergebnisse (1) Intensivinterviews mit den Bereichsleitern (Themen: sinnvolle Leistungsziele und Kennzahlen für die Bereichsteams bzw. -leiter, Erweiterung des Handlungsspielraums der Bereichsleiter, Verbesserungsvorschläge der Bereichsleiter); Ergebnispräsentation vor dem Führungskreis; Definition eines Kataloges strategisch begründeter bereichsspezifischer Leistungsziele und Kennzahlen (z. B. Umsatz / Deckungsbeitrag pro Bereich und / oder Produktgruppe, produktspezifische Lagerbestandsoptimierungen, durchschnittliche Auftragsbearbeitungszeit...); 8

9 Vorgehen und Ergebnisse (2) Entwicklung eines Leitfadens für halbjährliche Zielvereinbarungsgespräche des Geschäftsführers mit den Bereichsleitern; Entwicklung eines Leitfadens für Mitarbeitergespräche der Bereichsleiter mit ihren Mitarbeitern und Integration eines Verbesserungsmanagements; Begleitende Workshops bei der Einführung; Priorisierung der Verbesserungsvorschläge der Bereichsleiter und Definition entsprechender Umsetzungsprojekte für die saisonale Flautezeit; 9

10 Beispiel 2: Grümel gemeinnützige Gesellschaft für Ausbildung, Beschäftigung und Qualifizierung mbh, Fulda Ausbildung verschiedener Berufe in Ausbildungsbetrieben, die zugleich am Markt tätig sind; Zur Zeit 80 Mitarbeiter und 400 Auszubildende, die ebenfalls als Mitarbeiter gewertet werden; 8 Abteilungen mit Bereichsleitern (Ausbildern) Markt schwankend, im langfristigen Trend wachsend, Nachfrage nach neuen Dienstleistungen; In den letzten Jahren erhebliches Unternehmenswachstum; Ergebnisse der EFQMplus-Selbstbewertung: Unternehmensstrruktur passt nicht mehr, daraus resultierende Überlastung der GF, Marktveränderungen wurden bislang nicht strategisch reflektiert, Mitarbeiterwissen wird nicht optimal genutzt; EFQMplus-Modul Verbesserung der Ergebnisorientierung. 10

11 Vorgehen und Ergebnisse (1) Definition von 4 Projekten: Einführung einer zusätzlichen Hierarchieebene (Abteilungsleiter) mit veränderter Aufgabenteilung im Unternehmen und Qualifizierung der AL-Ebene, strategische Analyse (SWOT), Einführung eines Verbesserungsmanagements, Einführung einer Stabsstelle für Akquise; Bildung einer VITNESS-Steuerungsgruppe und Einrichtung von 4 Projektgruppen; Regelmäßige Berichterstattungen in der Steuerungsgruppe; Regelmäßige flankierende fachliche Workshops mit der Steuerungsgruppe: Organigramm, SWOT, Führung, Mitarbeitergespräche/ Zielvereinbarungen, KVP; Schulungen der neuen Führungskräfte für ihre Führungsrolle; Projektbegleitende Informationen aller Mitarbeiter an wichtigen Stellen; 11

12 Vorgehen und Ergebnisse (2) Entlastung der GF; SWOT-Leitfaden, der regelmäßige selbständige Nutzung von SWOT erlaubt; Arbeitsaufnahme der Stabsstelle Akquise; Regelmäßige flankierende fachliche Workshops mit der Steuerungsgruppe: Organigramm, SWOT, Führung, Mitarbeitergespräche/ Zielvereinbarungen, KVP; Schulungen der neuen Führungskräfte für ihre Führungsrolle; Einrichtung eines KVP-Systems. 12

13 Beispiel 3: Giesecke GmbH, Göttingen Zungenstimmen und Labialpfeiffen, Zulieferer für Orgelbau; Entwicklung vom Industriebetrieb mit ca. 80 Mitarbeitern zur handwerklichen Manufaktur mit 25 (+4) Mitarbeitern, temporär Fachkräftemangel; Qualitativ hochwertige Produkte in auftragsspezifischer Einzelfertigung, hohe Fertigungstiefe, guter internationaler Ruf in der Branche, Markt weltweit und stabil; Mitarbeiter benötigen umfangreiches und tiefes Erfahrungswissen und müssen sehr flexibel (auftragsspezifisch) einsetzbar sein, keine passende Berufsausbildung vorhanden; Ergebnisse der EFQMplus-Selbstbewertung: teilweise Kompetenz-, Flexibilitäts- und Motivationsdefizite bei den Mitarbeitern, erhebliche Defizite in der Mitarbeiterführung in der Fertigung hohes Risiko für das Unternehmen; EFQMplus-Module: Ergebnisorientierung und individualisierte Personalpolitik. 13

14 Vorgehen und Ergebnisse Erstellung und Kommunikation eines gültigen Organigramms (Fertigungsbereiche mit klaren Verantwortlichkeiten, zwei Produktionsleiter, darüber ein Betriebsleiter); Erstellung von Tätigkeitsbeschreibungen und Einführung einer Qualifikationsmatrix; Entwicklung eines Leitfadens für Mitarbeitergespräche (als Regelkommunikation) mit den zentralen Inhalten Mitarbeiterbeurteilung (aktuelle Kompetenzstufe und Einsatzbreite) und eines Standards für individuelle Schulungspläne; Workshop mit den Vorgesetzten: Vorbereitung auf die Mitarbeitergespräche. 14

15 Vorläufige Schlussfolgerungen Die EFQMplus-Module Verbesserung der Ergebnisorientierung und Mitarbeiterorientierte individualisierte Personalpolitik sind von hoher aktueller personalwirtschaftlicher, unternehmensstrategischer und QM- Relevanz, die auch mit kleinen und mittleren Unternehmen sehr gut kommunizierbar sind. So gut wie immer geht es dabei um Themen der (Regel-) kommunikation (Wie kommuniziert der Arbeitgeber klar seine Erwartungen und strategischen Ziele? Wie versorgt sich das Unternehmen systematisch mit den - relevanten - Erfahrungen und Beobachtungen der Mitarbeiter? Welches sind sinnvolle Standards?) und der Einsatzflexibilität der Mitarbeiter bzw. um deren Voraussetzungen. Diese Themen bedeuten für jedes Unternehmen jeweils sehr spezifische Inhalte, die jeweils in ein sehr spezifisches Maßnahmen-/Projektportfolio umgesetzt werden müssen. Meist bedeuten dabei auch gleiche Überschriften nicht das gleiche. 15

16 Vorläufige Schlußfolgerungen Die methodischen Systematiken, die EFQMplus zur Verfügung stellt, (Selbstbewertungs-, Priorisierungs- und Projektmanagementsystematiken) sind auch bei sehr unterschiedlichen Inhalten gut anwendbar. Damit QM den Unternehmen die erwartete Prozeßstabilität bringt und auch gelebt wird, sind die arbeits- und personalwirtschaftlichen - Flexibilität der Mitarbeiter unterstützenden - Ergänzungen, die EFQMplus zur Verfügung stellt, unverzichtbar. 16

17 Zum Schluss: Wir müssen uns an den Gedanken gewöhnen, dass Unternehmen weit mehr von ihren besten Mitarbeitern abhängen werden, als die guten Leute vom Unternehmen (Peter F. Drucker, Interview im Manager Magazin vom ) 17

18 Ihr Ansprechpartner Dr. Thomas Hoffmann RKW Kompetenzzentrum Tel