Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau)

Transkript

1 Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau) Der tekom-leitfaden Lieferantendokumentation Magali Baumgartner, Coperion GmbH Armin Burry, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH

2 . Nur ein Beispiel

3 und im Maschinen- und Anlagenbau? Dokumentation von Lieferanten Eigene Dokumentation Zusammenfügen zur Gesamtdokumentation Gesamtdokumentation = Alle Dokumente die dem Kunden geliefert werden

4 Das Spannungsfeld Vertrag Gesetze und Normen Wirtschaftlichkeit Zeit

5 Das Problem Konflikte zwischen Lieferant und Kunde: Umfang, Inhalt, Sprache, Liefertermin, Anzahl, Formate Internationalisierung (es wird nicht einfacher)

6 Die Aufgabenstellung Erstellen eines Leitfadens für das Problem Lieferantendokumentation Lösungen aus der Praxis für die Praxis Best practice

7 Die Zielgruppen des Leitfadens Firmen im Maschinen- und Anlagenbau und deren Lieferanten

8 Die Ziele des Leitfadens Analyse der Strukturen und Einflussfaktoren Konkrete und allgemein gültige Hilfestellung bei der Lösung der bestehenden Probleme und Konflikte Bereitstellen von Formblättern und Checklisten aus der Praxis Beitrag zum QM-System

9 Die Mitglieder der Arbeitsgruppe Leitung Magali Baumgartner und Armin Burry Patrick Arigbabu, Zürich, CH Hannes Fokken, MEYER WERFT GmbH, Papenburg Jörg Hennig, KBA-Bogenoffset, Radebeul Rainer Kentrat, VAW-arvato, Neukirchen-Vluyn Michael Leifeld, Polysius AG, Beckum Olaf Ruhfus-Hartmann, Steuler Anlagenbau, Höhr-Grenzhausen Hansruedi Steinhauer, Alstom Power Thermal Products - Gas Turbines, Baden, CH Holger Weth, Siemens AG, Erlangen

10 Analyse - Kunden und Lieferanten Unterlieferant 01 Lieferant 1 Endkunde Gesamtlieferant Unterlieferant 02 Unterlieferant 03 Lieferant 2 Unterlieferant 04 Unterlieferanten Anforderungen

11 Analyse Spiel mit 2 Unbekannten Vertrieb Einkauf Technische Redaktion

12 Analyse - Von der Stange oder maßgeschneidert Komponentenlieferanten: auftragsneutrale Dokumentation Systemlieferanten: umfangreiche auftragsbezogene Dokumentation

13 Die 8 Schritte zum Ziel Hausstandard definieren Hausstandard kommunizieren Vertrag analysieren Anforderungen spezifizieren Dokumentation bestellen Auftragsbestätigung kontrollieren Dokumentation kontrollieren Dokumentation integrieren

14 Schritt 1 Was ist ihr Produkt? Hausstandard definieren Normalausführung festlegen Spezifisch für Unternehmen Produkt Kunden... Klar und deutlich beschreiben

15 Schritt 1 Was ist ihr Produkt? Hausstandard definieren Dokumentationsarten Formate, Sprachen, Dokumentname, Versandweg... Dokumentationsart Liefertermin Zielgruppe Intern/ Dokument Extern Planungsdokumentation Mit Auftragserteilung Abwicklung I Maschinenaufstellungspläne Anlagenpläne Verbraucherlisten Vor Beginn der Montage i. d. R. Vertragstermin Montagedokumentation Baustellenpersonal E Schaltunterlagen Montagezeichnungen und anleitungen Loseteillisten Handbücher Hausstandard kommunizieren

16 Schritt 2 - Bitte weitersagen! Hausstandard kommunizieren Interne Fachabteilungen Vertrieb, Projektierung Einkauf Inbetriebnahme, Montage Konstruktion, Entwicklung Externe Partner Kunde, Consultant Lieferant, Fremdfertiger Zielgruppengerecht Know-how Schutz

17 Schritt 3 - Schauen Sie genau hin! Abweichungen vom Hausstandard Erfüllbare und nicht erfüllbare Anforderungen Termine Nummerierungssysteme Terminologie Gliederung der Dokumente Sprache Softwareprogramme Verstöße gegen geltendes Recht

18 Schritt 3 - Schauen Sie genau hin! Nebenvertragliche Absprachen mit Lieferanten Prüfung / Freigabe durch Kunde... Abweichungsliste Vertrag Hausstandard Nachverhandlung Anforderungen spezifizieren

19 Schritt 4 Aufbereiten und anrichten Anforderungen spezifizieren System = Viele Merkmale Komponente = Wenig Merkmale Lieferantenstandard Für Wiederholungstäter Klare Sachverhalte Wirtschaftlich und effizient Machbarkeit Abweichungsliste Hausstandard Lieferantenstandard Dokumentation bestellen

20 Schritt 5 - Wunschzettel Dokumentation bestellen Dokumentation ist eine Ware, bitte spezifizieren Eindeutig zuordenbar Bestellnummer Bestell-Position Artikelnummer Lieferadresse, Lieferort ALLES muss bestellt werden! Verzugsstrafen, Pönalen Auftragsbestätigung kontrollieren

21 Schritt 6 Alles klar? Auftragsbestätigung kontrollieren Genau vergleichen Schweigen heißt Zustimmung Abweichungen reklamieren Termine prüfen Dokumentation kontrollieren

22 Schritt 7 - Wareneingang Dokumentation kontrollieren Termine verfolgen

23 Schritt 7 - Wareneingang Dokumentation kontrollieren Wareneingangskontrolle Identifizieren der Ware Formale Prüfung Inhaltliche Prüfung Kriterienkatalog Qualifikation des Prüfers

24 Schritt 7 - Wareneingang Dokumentation kontrollieren Systematische Reklamationserfassung Fehlerbeschreibung Fehlerursache Sofortmaßnahmen Korrekturmaßnahmen z.b. 4D-Report Freigabe der Lieferung Zahlungsfreigabe der Rechnung Dokumentation integrieren

25 Schritt 8 - Integrationsdebatte Dokumentation integrieren Zugriff auf Informationen Branche Wirtschaftlichkeit Haftung Technik

26 Schritt 8 - Integrationsdebatte Dokumentation integrieren Additive Integration Integration durch Referenzieren Selektive Integration Integration mit Änderungen

27 Schritt 8 - Integrationsdebatte Dokumentation integrieren 1 2 A B C 3 4 { Die Kür

28 Die Kür Lieferantenbewertung oder Qualität ist das Maß der Erfüllung der Anforderungen Einkauf Technische Redaktion

29 Die Kür Qualität kommt nicht von selbst Lieferantenauswahl Regelmäßige Bewertung Lieferantenentwicklung

30 Ziel und Zweck Der Leitfaden als Hilfestellung für die Organisation eines optimierten Prozesses rund um die Lieferantendokumentation Standortbestimmung Der Leitfaden als Argumentationshilfe gegenüber Entscheidungsträgern

31 Es gibt viel zu tun - fangen Sie an. Oder haben Sie noch Fragen?

32 Bezugsquelle: tekom-geschäftsstelle Preis: für tekom Mitglieder: 35 zzgl. Porto und Versand für Nicht-Mitglieder: 51 zzgl. Porto und Versand Ansprechpartner: Magali Baumgartner Armin Burry

33 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit