Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung

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Carl Hase
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Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung und Erstellung eines Leistungsnachweises für Dienstleistungen Leitfaden für Lieferanten (V1.

1 Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung und Erstellung eines Leistungsnachweises für Dienstleistungen Leitfaden für Lieferanten (V1.1) B A D Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH, Herbert-Rabius-Str. 1, Bonn Tel , info@bad-gmbh.de,

2 Inhaltsverzeichnis 1 Beauftragung einer Dienstleistung Empfang und Auftrag bestätigen Eingangsbestätigung Auftragsbestätigung Auftragsänderung Nach erfolgter Auftragsbestätigung Nach der Freigabe des Leistungsnachweises Leistungsnachweise, wenn keine Änderungen bei der Leistung erfolgen Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung und Erstellung eines Leistungsnachweises für Dienstleistungen V 1.1-2

3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Beauftragung einer Dienstleistung... 4 Abbildung 2: Aufträge" als Seiten-Favoriten speichern... 4 Abbildung 3: Auftrag bestätigen und Änderungen einfügen... 5 Abbildung 4: Rückmeldung von easybuy zur Eingangsbestätigung... 5 Abbildung 5: Mail an den Bedarfsträger zur Eingangsbestätigung... 6 Abbildung 6: Auftragsbestätigung in easybuy... 7 Abbildung 7: mögliche Änderungen bei der Leistungsnachweispositionen oder Auftragsänderungen... 7 Abbildung 8: Mail an Bedarfsträger zur Auftragsänderung... 8 Abbildung 9: Auftragsänderung in easybuy aus Sicht des Bedarfsträgers... 8 Abbildung 10: Informationen zum Auftrag in den Folgebelegen... 9 Abbildung 11: Weitere Leistungen werden für den Auftrag benötigt... 9 Abbildung 12: Die Felder für die weitere Leistung werden befüllt Abbildung 13: Eine weitere Position zum Auftrag wurde hinzugefügt Abbildung 14: Der Bedarfsanforderer gibt die weitere Leistung frei oder lehnt sie ab Abbildung 15: Freigabe erfolgt durch den Bedarfsträger Abbildung 16: Erledigte Beauftragung Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung und Erstellung eines Leistungsnachweises für Dienstleistungen V

1 Beauftragung einer Dienstleistung Nachdem der Bedarfsanforderer über den Katalog oder als Freitext eine Dienstleistung bei Ihnen beauftragt hat, finden Sie diese unter Aufträge (1) 1 Abbildung 1:

2 3 Abbildung 2: Aufträge" als Seiten-Favoriten speichern Der Status (3) gibt Auskunft darüber, dass bei einer Bestellung (BE in Blau) eine Auftragsbestätigung (AB in Orange) durch Sie noch aussteht.

4 1 Beauftragung einer Dienstleistung Nachdem der Bedarfsanforderer über den Katalog oder als Freitext eine Dienstleistung bei Ihnen beauftragt hat, finden Sie diese unter Aufträge (1) 1 Abbildung 1: Beauftragung einer Dienstleistung Die Seite Aufträge können Sie auch als Favoritenseite mit dem Icon Stern in der Favoritenliste abspeichern (2). 2 3 Abbildung 2: Aufträge" als Seiten-Favoriten speichern Der Status (3) gibt Auskunft darüber, dass bei einer Bestellung (BE in Blau) eine Auftragsbestätigung (AB in Orange) durch Sie noch aussteht. Die Farbe der Auftragsbestätigung (AB) ändert sich auch in Blau, wenn Sie diesen Auftrag bestätigt haben. Der von Ihnen erstellte Leistungsnachweis (LN in Grau) wird nach einer vollständig erbrachten Dienstleistung durch die Bestellerin/den Besteller bestätigt. Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung und Erstellung eines Leistungsnachweises für Dienstleistungen V 1.1-4

Zudem können Sie hier auch den Termin der Leistung ändern (5). 4 5 Abbildung 3: Auftrag bestätigen und Änderungen einfügen 1.

5 1.1 Empfang und Auftrag bestätigen In der Position zum Auftrag können Sie den Empfang und den Auftrag bestätigen oder den Auftrag ablehnen. Über jeden Schritt wird der Bedarfsträger per Mail informiert. Natürlich ist es auch möglich, den Auftrag sofort zu bestätigen (4). Zudem können Sie hier auch den Termin der Leistung ändern (5). 4 5 Abbildung 3: Auftrag bestätigen und Änderungen einfügen 1.2 Eingangsbestätigung Wenn Sie den Eingang des Auftrags bestätigen, bekommen Sie von easybuy ebenfalls eine Rückmeldung. Abbildung 4: Rückmeldung von easybuy zur Eingangsbestätigung Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung und Erstellung eines Leistungsnachweises für Dienstleistungen V

6 Und der Bedarfsträger bekommt eine Mail aus easybuy. Abbildung 5: Mail an den Bedarfsträger zur Eingangsbestätigung 1.3 Auftragsbestätigung Wenn Sie den Auftrag bestätigen, erfolgt ebenfalls der Versand der Informations-Mail an den Bedarfsträger und Sie sehen diese Statusänderung im Auftrag. Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung und Erstellung eines Leistungsnachweises für Dienstleistungen V 1.1-6

6 Abbildung 7: mögliche Änderungen bei der Leistungsnachweispositionen oder Auftragsänderungen

7 Abbildung 6: Auftragsbestätigung in easybuy 2 Auftragsänderung Nach der Auftragsbestätigung können Sie bei Bedarf eine neue Auftragsänderung anstoßen oder einen Leistungsnachweis erstellen (6). 6 Abbildung 7: mögliche Änderungen bei der Leistungsnachweispositionen oder Auftragsänderungen Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung und Erstellung eines Leistungsnachweises für Dienstleistungen V

8 Wenn Sie den Auftrag ändern, bekommt der Bedarfsträger eine Mail zur Genehmigung oder Ablehnung. Abbildung 8: Mail an Bedarfsträger zur Auftragsänderung Daraufhin kann der Bedarfsträger die vorgenommene Änderung in easybuy ansehen, freigeben oder ablehnen: Abbildung 9: Auftragsänderung in easybuy aus Sicht des Bedarfsträgers Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung und Erstellung eines Leistungsnachweises für Dienstleistungen V 1.1-8

für ein Projekt mehr Zeit benötigen, so können Sie den Auftrag mit einer neuen Leistungsnachweisposition mit dem Button Katalog (bei Artikeln, die in unserem

9 In den Folgebelegen zur Position können Sie sich immer die Details zum Auftrag ansehen. 7 Abbildung 10: Informationen zum Auftrag in den Folgebelegen Wenn sich die Notwendigkeit ergibt, dass der Auftrag erweitert werden muss, da Sie z. B. für ein Projekt mehr Zeit benötigen, so können Sie den Auftrag mit einer neuen Leistungsnachweisposition mit dem Button Katalog (bei Artikeln, die in unserem easybuy-katalog hinterlegt sind) oder Weitere Leistungen (bei Freitextpositionen) erweitern (8). 8 Abbildung 11: Weitere Leistungen werden für den Auftrag benötigt Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung und Erstellung eines Leistungsnachweises für Dienstleistungen V

10 Füllen Sie dann bitte die Felder aus, wobei die mit dem roten Stern markierten Felder Pflichtfelder sind. Abbildung 12: Die Felder für die weitere Leistung werden befüllt Nach Speichern und Schließen ist diese weitere Position in dem Auftrag sichtbar und kann daraufhin von Ihnen an den Bedarfsanforderer gesendet werden. Abbildung 13: Eine weitere Position zum Auftrag wurde hinzugefügt Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung und Erstellung eines Leistungsnachweises für Dienstleistungen V

11 Diese Änderung/Auftragserweiterung wird dann durch den Bedarfsanforderer freigeben der abgelehnt: Abbildung 14: Der Bedarfsanforderer gibt die weitere Leistung frei oder lehnt sie ab Freigabe des Leistungsnachweises Abbildung 15: Freigabe erfolgt durch den Bedarfsträger Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung und Erstellung eines Leistungsnachweises für Dienstleistungen V

2.1 Nach der Freigabe des Leistungsnachweises Nach der Freigabe des Leistungsnacheises erscheint im Status ein Erledigt-Pfeil (9) und diese Dienstleistungs-Beauftragung ist damit komplett erfolgt und

12 2.1 Nach der Freigabe des Leistungsnachweises Nach der Freigabe des Leistungsnacheises erscheint im Status ein Erledigt-Pfeil (9) und diese Dienstleistungs-Beauftragung ist damit komplett erfolgt und die Rechnung kann eingereicht werden. 9 Abbildung 16: Erledigte Beauftragung 3 Leistungsnachweise, wenn keine Änderungen bei der Leistung erfolgen Wenn Sie keine Änderungen an der beauftragten Leistung eintragen, dann wird der Bedarfsträger den Leistungsnachweis von sich aus bestätigen, ohne dass Sie einen Leistungsnachweis senden müssen. Der Leistungsnachweis, wie auch der Wareneingang, werden von easybuy immer vom Bedarfsträger eingefordert. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Bei Fragen oder Anregungen schreiben Sie uns bitte eine Mail an: einkauf-lieferant@bad-gmbh.de Lieferantenleitfaden zur Auftragsbestätigung und Erstellung eines Leistungsnachweises für Dienstleistungen V

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