THVPS / DOKUMENTENAUSTAUSCH HANDREICHUNG

Transkript

1 THVPS / DOKUMENTENAUSTAUSCH HANDREICHUNG

2 Inhalt 1. Anwendungsaufbau...3 Überblick... 3 Neues Dokument Erstellen / Dokumente Abrufen Meine Dokumente...4 Eingang... 4 Gelesen, Antwort offen... 4 Antwort erstellen... 5 Gelesen... 5 Geantwortet... 6 Antwort anzeigen... 6 Archiv... 7 Alle Ausgang...8 Lesebestätigung erwartet... 8 Antwort erwartet... 8 Archiv... 9 Alle Rechte Systematik zur Bereitstellung von Dokumenten Seite 2/10

3 1. Anwendungsaufbau ÜBERBLICK Der Start des Dokumentenservers erfolgt über das Menü des THVPS. Zudem wird auf der Startseite des Portals über die Anzahl ungelesener Dokumente informiert. Das Bedienkonzept wurde an die Prinzipien von Mailanwendungen angelehnt. Nutzer können in dieser Hinsicht neue Dokumentenmappen sowohl versenden als auch empfangen. Sie bestehen dabei aus einer Bezeichnung, einer Beschreibung sowie einer beliebigen Anzahl von einzelnen Dokumenten (z.b. Schreiben, Bilder). Aus technologischer Sicht handelt es sich im Gegensatz zu s um eine zentrale Lösung. Das bedeutet: Dokumente werden nicht physisch von einem Computer zu einem anderen versendet, sondern es ändert sich jeweils nur das Recht zur Anzeige einer Dokumentenmappe. Entsprechend heutiger Browseranwendungen werden einzelne Dokumente bei der Ein-/Erstellung jeweils auf den zentralen Server hochgeladen und beim Öffnen heruntergeladen. Der Vorgang Absenden gibt das Dokument für den Adressaten frei. Aufbau Kopf: Anzeige d. Benutzernamens; Dokumente abrufen u. senden; Listensuche Links: Anwendungsmenü mit den Punkten: Meine Dokumente u. Ausgang Fuß: Anzeige der Versionsnummer sowie Abmeldung vom Dokumentenserver Dokumente abrufen Benutzername Seitenmenü Abmelden Versionsnr. NEUES DOKUMENT ERSTELLEN / DOKUMENTE ABRUFEN Aufruf über eine Klick auf Neues Dokument im Anwendungskopf Angabe bzw. Einstellung nachstehender Informationen: Bezeichnung der Dokumentenmappe Beschreibung Zu lesen bis (Datumsauswahl) Antwort erwartet (Festlegung zur Erwartung einer Antwort) Dokumente ( Hochladen der einzelnen Dokumente) Empfänger (Differenzierung zwischen Verteilerlisten, Ministerien, Schulämter, Studienseminare, Schulen Institutionen und einzelnen Benutzern) Über Absenden erfolgt der Versand bzw. die Freigabe der Dokumentenmappe für den Empfänger. Als Entwurf speichern ermöglicht die spätere Weiterbearbeitung der Mappe. Entwürfe werden in den Ausgangsfächern gesondert gekennzeichnet. Die Anwahl von Abrufen im Anwendungskopf prüft die Vorlage neuer Dokumente auf dem Server und aktualisiert alle Ansichten entsprechend. Empfänger Abrufen Neues Dokument Bezeichnung der Dokumentenmappe bzw. Betreff Seite 3/10

4 2. Meine Dokumente EINGANG Im Fach Eingang werden alle neuen an den jeweiligen Nutzer gereichten Dokumentenmappen/Dokumente angezeigt. Zu allen hier angezeigten Dokumentenmappen muss zumindest ein Arbeitsschritt (z.b. Als gelesen markieren) erledigt werden. Die Anwahl einer Dokumentenmappe führt zur Anzeige der nachstehenden Details in der unteren Fensterhälfte: Beschreibung Auflistung der enthaltenen Dokumente Status (Geöffnet am, Gelesen am, Antwort am, Archiviert am) Die Lesemarkierung wird mit einem Klick auf das Gelesen-Symbol gesetzt. Das Verschieben ins Archiv kann mit einem Klick auf das Archiv-Symbol erfolgen. Dokumentenmappe Gelesen Details Antworten Status GELESEN, ANTWORT OFFEN Im Fach Gelesen, Antwort offen werden alle Dokumentenmappen ausgegeben, die bereits eine Gelesen-Kennzeichnung erhalten haben, jedoch noch einer Antwort bedürfen. Die Erstellung einer Antwort erfolgt über einen Klick auf Antworten. Dokumentenmappe Antworten Seite 4/10

5 ANTWORT ERSTELLEN Nach Anwahl des Buttons Antworten innerhalb der Detailansicht zu einer empfangenen Dokumentenmappe (siehe Gelesen, Antwort offen ) wird das entsprechende Antwortformular geöffnet. Das Formular erhielt eine Unterteilung in zwei Bereiche: Oben: Darstellung der empfangenen Dokumentenmappe Unten: Erstellung der Antwort - Hierbei kann sowohl ein Kommentar eingegeben als auch eine beliebige Zahl an Antwortdokumenten hinzugefügt werden. Analog der Er-/Einstellung einer neuer Dokumentenmappe besteht auch an dieser Stelle die Möglichkeit zunächst einen Entwurf zu speichern. Antworten sowie Antwortentwürfe sind zur späteren Wiederansicht jeweils der empfangenen Dokumentenmappe anbei gelegt und somit im Ordner Meine Dokumente: Geantwortet einsortiert. Eingangsmappe Kommentar Dokumente GELESEN Das Fach Gelesen enthält eine Übersicht aller als gelesen gekennzeichneten Dokumentenmappen, die kein Antworterfordernis besitzen. Hiernach steht lediglich die Option der offen. Mit Hilfe des Durchsuchen-Feldes kann nach einer bestimmten Dokumentenmappe geschaut werden. Seite 5/10

6 GEANTWORTET Eine Übersicht zu allen eingegangenen Dokumentenmappen, zu denen eine Antwort versendet wurde, enthält das Fach Geantwortet. Das Gelesen-Symbol gibt Auskunft zum Status der Lesekennzeichnung. Über einen Klick auf Antwort öffnen kann die zugehörige erstellte und versendete Antwort angezeigt werden. Die obige ermöglicht das Auffinden einer bestimmten Mappe. Schließlich kann eine der Dokumentenmappe mit Hilfe des Archiv- Symbols vorgenommen werden. Antwort öffnen ANTWORT ANZEIGEN Nach Anwahl von Antwort öffnen wird die Antwortmappe analog dem Formular Antwort erstellen (siehe oben) angezeigt. Es besteht keine Möglichkeit zur Bearbeitung. Es erfolgt lediglich die Darstellung. Einzig die der Dokumentenmappe inkl. Antwort kann vorgenommen werden. Seite 6/10

7 ARCHIV Im Archivfach des Bereichs Meine Dokumente werden alle Mappen (mit und ohne Antworten) angezeigt, die eine Archivkennzeichnung enthalten. Zur Auffindung einer bestimmten Mappe steht die obige Suchfunktion zur Verfügung. Die Anwahl einer einzelnen Dokumentenmappe bewirkt die Detailausgabe im unteren Fensterbereich der Anwendung. Dokumentenmappe Details ALLE Innerhalb des Faches Alle werden ungefiltert sämtliche empfangene Dokumentenmappen ausgegeben. Die ermöglicht das Auffinden eines bestimmten Dokumentes. Seite 7/10

8 3. Ausgang LESEBESTÄTIGUNG ERWARTET Das erste Fach Lesebestätigung erwartet enthält all jene Dokumentenmappen, die mit Hilfe des Formulars Neues Dokument - ohne Antworterfordernis - erstellt wurden. Im Detailbereich zur Dokumentenmappe können die gesendeten Informationen eingesehen sowie die durch die Adressaten gesetzten Status verfolgt werden. Geöffnet am Gelesen am Anzahl Dokumente Neben den gesendeten Mappen schließt das Fach zudem die gespeicherten Entwürfe ein. Nur im Entwurf befindliche Dokumentenmappen können gelöscht werden. Letztlich bietet das Archiv-Symbol die Überführung der Mappe in das Ausgangsarchiv an. Gesendete Dokumentenmappe Status ANTWORT ERWARTET Das Ausgangsfach Antwort erwartet führt genau die erstellten Dokumente auf, zu denen eine Antwort vom Empfänger erwartet wird. Analog dem Fach Lesebestätigung erwartet erfolgt auch hier in einer integrierten Tabelle im Detailbereich der Dokumentenmappen die Aufführung der Statusinformation zur Bearbeitung durch die Mappenempfänger. Über einen Klick auf den Empfänger kann die jeweilige Antwortmappe geöffnet werden. Gleichfalls enthält das Fach die mit einem Antworterfordernis versehenen noch nicht gesendeten Dokumentenmappenentwürfe. Auch in dieser Ansicht ermöglicht das Archiv-Symbol die Überführung in das Ausgangsarchiv. Antwort am Seite 8/10

9 ARCHIV Im Archivfach werden alle als archiviert gekennzeichneten Mappen des Ausgangs aufgelistet (mit und ohne Antworten). Zum Finden einer bestimmten Dokumentenmappe kann die obige Suchfunktion genutzt werden. Die Anwahl einer einzelnen Dokumentenmappe bewirkt im unteren Fensterbereich die Ausgabe der Mappendetails. Dokumentenmappe Details ALLE Die Ansicht Alle ermöglicht die ungefilterte Auflistung sämtlicher gesendeten Dokumentenmappen inkl. noch offener Entwürfe. Das Auffinden einer bestimmten Dokumentenmappe kann mit Hilfe der erfolgen. Seite 9/10

10 4. Rechte SYSTEMATIK ZUR BEREITSTELLUNG VON DOKUMENTEN Die Wahl der Empfänger von Dokumentenmappen basiert auf folgender Systematik: Schulen an fachaufsichtlich und ausbildungsaufsichtlich übergeordnete Einrichtungen Schulämter an fachaufsichtlich untergeordnete Schulen alle mit dem TMBWK/nachgeordneten Bereichen verbundenen Einrichtungen TMBWK Studienseminare an ausbildungsaufsichtlich untergeordnete Schulen alle mit dem TMBWK/nachgeordneten Bereichen verbundenen Einrichtungen TMBWK Thillm an alle mit dem TMBWK/nachgeordneten Bereichen verbundenen Einrichtungen TMBWK TMBWK an alle mit dem TMBWK/nachgeordneten Bereichen verbundenen Einrichtungen Seite 10/10