1 Add-In für die Adresserfassung mit Access-DB

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1 W14AccessMDB.Dotm Winword - AddIn Adresserfassung mit Access-DB mit Word 2010 Daniel Deckensattl disi@gmx.ch 1 Add-In für die Adresserfassung mit Access-DB 1.1 Einleitung Mit diesem AddIn erstellen wir eine neue leere Access-bank für die Erfassung von Adressdaten, welche dann für einen Serienbrief verwendet werden können. Anstatt Excel kann auch dieses AddIn mit einer Access-bank zum Einsatz kommen. Access wird hierbei nicht benötigt. Aufgerufen wird dieses AddIn entweder über das Wordmenü [Sendungen][Adressdialog] oder über das Kontextmenü im Text. Der Dialog selbst ist sehr intuitiv gehalten, sodass es im Prinzip nicht viel zu erklären gibt. Drücken Sie die Schaltfläche [Neuer satz] zusammen mit der Umschalttaste, dann werden alle Eingabefelder für eine Neuerfassung gelöscht. Wird eine neue DB erstellt, wird eine alte bank auf dem träger gelöscht und eine neue in dem Ordner erstellt, den wir ausgewählt haben. Bei der ersten Benutzung wird der Ordner-Auswahldialog angezeit, wo wir das Verzeichnis der bankablage angegeben können. D:\\Office\DDDot\VBA-Vorlagen\W14AccessMDB\W14AccessMDB_Doku.docx 29. Dezember 2014 [ Seite 1 / 9 ]

2 D.D. [2/9] Technische Beschreibung Die Installation des AddIns ist ganz einfach, man kopiert die Vorlage W14AccessMDB.Dotm ins STARTUP-Verzeichnis (C:\Users\BENUTZER\AppData\Roaming\Microsoft\Word\STARTUP) der Office- Installation des Anwenders und schon lässt sich dieses AddIn beim nächsten Neustart von Word benutzen. Menüeinträge anpassen Um diese Menüeinträge anzupassen, sprich das Kontextmenü und der Menübandaufruf zu verändern (zum Beispiel ein anderes Icon) benötigen wir das Gratis-Tool OfficeCustomUIEditor- Setup.msi welches die XML-Datei in die W14AccessMDB.dotm-Datei integriert! Makrobeschreibung Das VBA-Projekt besteht aus drei Modulen, wovon das erste VBA-Makromodul [mdlaccessdb] nur die Aufruf-Prozedur enthält (plus die Kontextmenü-Prozedur), die den Hauptdialog (frmaccessdb) zur Anzeige bringt. Alle nötigen Funktionen und Prozeduren befinden sich in den zwei Modulen (frmaccessdb und clsadresse). In der frmaccessdb wird zu Beginn die Initialisierungs-Prozedur aufgerufen, in welcher der DB-Pfad aus der Registry (VB and VBA Settings) gelesen wird. Fehlt dieser, was beim ersten Mal der Fall ist, erscheint ein Verzeichnis-Auswahldialog über welchen wir das DB-Verzeichnis angeben in welcher dann die bank gespeichert wird. Am Schluss dieser Initialisierungsroutine wird dann geprüft, ob bei diesem Pfad auch eine bank Namens Adressen.mdb vorhanden ist wenn ja werden die eingelesen und wenn nicht eine neue erstellt. Das Erstellen der DB geschieht in der Sub-Prozedur bankerstellen(), wo sogleich eine Tabelle angelegt wird in welcher ein Musterdatensatz eingefügt wird (dieser kann selbstverständlich gelöscht werden). Der weitere Ablauf ist mit Kommentaren soweit gut beschrieben,falls Sie die bank um Felder erweitern möchten (muss auch in der klasse ergänzt werden). D:\\Office\DDDot\VBA-Vorlagen\W14AccessMDB\W14AccessMDB_Doku.docx 29. Dezember 2014 [ Seite 2 / 9 ]

3 D.D. [3/9] Inhaltsverzeichnis 1 Add-In für die Adresserfassung mit Access-DB Einleitung Technische Beschreibung 2 2 Inhaltsverzeichnis Updateinformationen VBA-Makrocode [VBA-Modul]: mdlaccessdb [VBA-Formmodul]: frmaccessdb [VBA-Klassenmodul]: ThisDocument [VBA-Klassenmodul]: clsadresse Updateinformationen Beschreibung der Anpassungen Updatedatum Projektdatei hochgeladen Inhaltsverzeichnis erstellt Grunddokumentation erstellt Programmcode eingefügt D:\\Office\DDDot\VBA-Vorlagen\W14AccessMDB\W14AccessMDB_Doku.docx 29. Dezember 2014 [ Seite 3 / 9 ]

4 D.D. [4/9] VBA-Makrocode [VBA-Modul]: mdlaccessdb '/ '/ Autor: D. Deckensattl Erstelldatum: '/ System: Windows 7 MS-Winword 2010 Update: '/ Zweck des AddIn: Dieses Word-VBA-AddIn erstellt eine Accessdatenbank und bietet eine Ein- '/ gabemaske an, über welche die Adressen verwaltet werden können. '/ Dieses Projekt benötigt das Formmodul [frmaccessdb] und das Klassenmodul '/ [clsadresse] und einen Verweis auf Microsoft ActiveX Data Objects 6.1 Lib- '/ rary. Aufgerufen wird das AddIn über das Wordmenu [Sendungen][Adressdialog]. '/ '/-- Tastenstatus ermitteln Public Declare Function GetAsyncKeyState Lib "user32" (ByVal vkey As Long) As Integer '/-- Ordner-Anzeigedialog Private Type BROWSEINFO hwndowner As Long pidlroot As Long pszdisplayname lpsztitle ulflags As Long lpfn As Long lparam iimage As Long End Type Private Declare Function SHBrowseForFolder Lib "shell32.dll" _ Alias "SHBrowseForFolderA" (ByRef lpbi As BROWSEINFO) As Long Private Declare Function SHGetPathFromIDList Lib "shell32.dll" _ Alias "SHGetPathFromIDListA" (ByVal pidl As Long, _ ByVal pszpath ) As Long Private Declare Sub CoTaskMemFree Lib "ole32.dll" (ByVal pv As Long) Private Declare Function SendMessage Lib "user32" Alias "SendMessageA" _ (ByVal hwnd As Long, ByVal wmsg As Long, ByVal wparam As Long, _ ByVal lparam As Long) As Long Private Const MAX_PATH = 259 Private Const WM_USER As Long = &H400 Private Const BIF_RETURNONLYFSDIRS As Long = 1 Private Const BFFM_INITIALIZED As Long = 1 Private Const BFFM_SETSELECTION As Long = (WM_USER + 102) Public Sub AccessAdressen(control As IRibbonControl) AccessAdressenDialog ' Wird vom Wordmenü aufgerufen Public Sub AccessAdressenDialog() frmaccessdb.show 0 ' Ordnerauswahl Public Function GetFolderInternal(ByVal Caption, ByVal Default ) Dim BI As BROWSEINFO Dim ListIdx As Long Dim Path With BI.lpszTitle = Caption.ulFlags = BIF_RETURNONLYFSDIRS.lpFn = MakeFktnPtr(AddressOf BrowseCallbackProc).lParam = Default End With Path = String$(MAX_PATH + 1, vbnullchar) ListIdx = SHBrowseForFolder(BI) If SHGetPathFromIDList(ListIdx, Path) Then GetFolderInternal = Left$(Path, Instr(Path, vbnullchar) - 1) CoTaskMemFree ListIdx End Function Public Function BrowseCallbackProc(ByVal hwnd As Long, ByVal Msg As Long, _ ByVal lparam As Long, ByVal lpdata As Long) As Long On Error Resume Next If Msg = BFFM_INITIALIZED Then SendMessage hwnd, BFFM_SETSELECTION, 1&, lpdata End Function Private Function MakeFktnPtr(ByVal FktnPtr As Long) As Long MakeFktnPtr = FktnPtr End Function [VBA-Formmodul]: frmaccessdb '/ '/ Autor: D. Deckensattl Erstelldatum: '/ System: Windows 7 MS-Winword 2010 Update: '/ Zweck des AddIn: Dieses Word-VBA-AddIn erstellt eine Accessdatenbank und bietet eine Ein- '/ gabemaske an, über welche die Adressen verwaltet werden können. D:\\Office\DDDot\VBA-Vorlagen\W14AccessMDB\W14AccessMDB_Doku.docx 29. Dezember 2014 [ Seite 4 / 9 ]

5 D.D. [5/9] '/ Dieses Projekt benötigt das Makromodul [mdlaccessdb] und das Klassenmodul '/ [clsadresse] und einen Verweis auf Microsoft ActiveX Data Objects 6.1 Lib- '/ rary. Aufgerufen wird das AddIn über das Wordmenu [Sendungen][Adressdialog]. '/ AdressId Nebenstehende Felder kommen zum Einsatz. Existiert die bank nicht '/ Anrede wird eine neue DB angelegt mit dem Namen [Adressen.mdb] und In dem Ver- '/ Titel zeichnis abgelegt, welches mit dem Ordnerdialog angegeben wurde. Wird '/ Vorname kein Verzeichnis ausgewählt wird der aktuelle Vorlagenpfad verwender. '/ Nachname '/ Strasse Per SQL-Befehl werden alle sätze sortiert ausgelesen und dann In '/ PLZ Klassen verpackt und In ein Array verschoben [arradressen()]. '/ Ort '/ Der einmal ausgewählte Pfad wird In der Registry im VB And VBA Settings- '/ Telefon Abschnitt niedergeschrieben [VBAccessMDB\AppCFG\DBPath] und bei jedem Start '/ Zusatz neu eingelesen. '/ Const dbversion10 = 1 Const dbversion11 = 8 Const dbversion20 = 16 Const dbversion30 = 32 Const dbversion40 = 64 Private arradressen As Variant Private strdbname Private Sub UserForm_Initialize() ' Dialogform wird initialisiert strnewfolder = GetSetting("VBAccessMDB", "AppCFG", "DBPath") ' Pfad aus Registry lesen If strnewfolder = "" Then ' Wenn nicht vorhanden dann strexportordner = GetFolderInternal("Ordner auswählen", "C:\") ' Ornerauswahl-Dialog anzeigen If strexportordner = "" Then ' Bei Abbruch Vorlagenpfad verwenden strdbname = ActiveDocument.AttachedTemplate.Path & Application.PathSeparator & "Adressen.mdb" SaveSetting "VBAccessMDB", "AppCFG", "DBPath", ActiveDocument.Path ' Pfad In Registry sichern Else SaveSetting "VBAccessMDB", "AppCFG", "DBPath", strexportordner ' Hier wurde ein Ordner ausgestrdbname = strexportordner & Application.PathSeparator & "Adressen.mdb" ' wählt (sichern) Else strdbname = strnewfolder & Application.PathSeparator & "Adressen.mdb" ' Pfad aus Registry übernehmen If Dir(strDBName) <> "" Then Else bankerstellen Private Sub cmdsatzloeschen_click() ' Prüfen ob DB In Ordner liegt, wenn ja ' einlesen und anzeigen ' ansonsten Neuerstellung ' Das Löschen eines satzes mit ' dem SQL-Befehl DELETE Set objdbank = CreateObject("DAO.DBEngine.36").OpenDatabase(strDBName) SSQLSELECT = "DELETE * From tbadressen WHERE tbadressen.adressid = " & TextBox1.Text objdbank.execute (SSQLSELECT) TextBox1.Text = "" TextBox2.Text = "" TextBox3.Text = "" TextBox4.Text = "" TextBox5.Text = "" TextBox6.Text = "" TextBox7.Text = "" TextBox8.Text = "" TextBox9.Text = "" TextBox10.Text = "" TextBox11.Text = "" ' SQL-Befehl ausführen ' Anzeigen im Dialog löschen ' neu einlesen und anzeigen ' Am Ende DB wieder schliessen Private Sub cmdspeichern_click() ' Ein satz Updaten Set objdbank = CreateObject("DAO.DBEngine.36").OpenDatabase(strDBName) SSQLSELECT = "Select Anrede,Titel,Vorname,Nachname,Strasse,PLZ,Ort, ,Telefon,Zusatz From " SSQLSELECT = SSQLSELECT & "tbadressen WHERE tbadressen.adressid = " & TextBox1.Text Set RSTABLE = objdbank.openrecordset(ssqlselect) RSTABLE.Edit RSTABLE("Anrede") = TextBox2.Text RSTABLE("Titel") = TextBox3.Text RSTABLE("Vorname") = TextBox4.Text RSTABLE("Nachname") = TextBox5.Text RSTABLE("Strasse") = TextBox6.Text RSTABLE("PLZ") = Val(TextBox7.Text) RSTABLE("Ort") = TextBox8.Text RSTABLE(" ") = TextBox9.Text ' Zuerst satz holen ' Werte abfüllen D:\\Office\DDDot\VBA-Vorlagen\W14AccessMDB\W14AccessMDB_Doku.docx 29. Dezember 2014 [ Seite 5 / 9 ]

6 D.D. [6/9] RSTABLE("Telefon") = TextBox10.Text RSTABLE("Zusatz") = TextBox11.Text RSTABLE.Update Set cadr = arradressen(listbox1.listindex) cadr.adressid = TextBox1.Text cadr.anrede = TextBox2.Text cadr.titel = TextBox3.Text cadr.vorname = TextBox4.Text cadr.nachname = TextBox5.Text cadr.strasse = TextBox6.Text cadr.plz = TextBox7.Text cadr.ort = TextBox8.Text cadr. = TextBox9.Text cadr.telefon = TextBox10.Text cadr.zusatz = TextBox11.Text Set arradressen(listbox1.listindex) = cadr ' und wieder In DB schreiben ' Veränderte auch in ' Array anpassen ' Klasse wieder zurück In Array Private Sub cmdneuersatz_click() If TastenStatus(vbKeyShift) = True Then TextBox1.Text = "" TextBox2.Text = "" TextBox3.Text = "" TextBox4.Text = "" TextBox5.Text = "" TextBox6.Text = "" TextBox7.Text = "" TextBox8.Text = "" TextBox9.Text = "" TextBox10.Text = "" TextBox11.Text = "" Exit Sub ' Neuer satz anlegen ' Bei gehaltener Shifttaste ' werden Eingabefelder für ' Neueingabe gelöscht Set objdbank = CreateObject("DAO.DBEngine.36").OpenDatabase(strDBName) SSQLSELECT = "Select Max(AdressId) From tbadressen" ' Letzte Adress-ID-Nummer ermitteln Set RSTABLE = objdbank.openrecordset(ssqlselect) intu = RSTABLE(0) + 1 If IsNull(intU) Then intu = 1 SSQLSELECT = "INSERT INTO [tbadressen] (AdressId, Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Strasse, PLZ, Ort, , Telefon, Zusatz) VALUES ( " & _ intu & ",'" & TextBox2.Text & "','" & TextBox3.Text & "','" & TextBox4.Text & "','" & TextBox5.Text & "','" & TextBox6.Text & "','" & _ TextBox7.Text & "','" & TextBox8.Text & "','" & TextBox9.Text & "','" & TextBox10.Text & "','" & Text- Box11.Text & "')" objdbank.execute SSQLSELECT ' Neuer satz hinzufügen ' neue einlesen und anzeigen For intz = 0 To ListBox1.ListCount - 1 ' Neuer satz In Liste selektieren If ListBox1.List(intZ) = TextBox5.Text & " " & TextBox4.Text Then ListBox1.ListIndex = intz: Exit For Next Sub CreateNewMDB(FileName, Format) ' Erstellt eine leere Access-bank Dim Engine Set Engine = CreateObject("DAO.DBEngine.36") Engine.CreateDatabase FileName, ";LANGID=0x0409;CP=1252;COUNTRY=0", Format 'If Not Engine Is Nothing Then Engine.Close Set Engine = Nothing Sub bankerstellen() If Dir(strDBName) <> "" Then Kill strdbname CreateNewMDB strdbname, dbversion40 ' bank neu erstellen ' Alte DB löschen wenn vorhanden ' Acccess 2000-DB wird erstellt Set objdbank = CreateObject("DAO.DBEngine.36").OpenDatabase(strDBName) ' Felder nun erstellen objdbank.execute ("CREATE TABLE tbadressen(" & _ "AdressId AUTOINCREMENT," & _ "Anrede VARCHAR(255)," & _ "Titel VARCHAR(255)," & _ D:\\Office\DDDot\VBA-Vorlagen\W14AccessMDB\W14AccessMDB_Doku.docx 29. Dezember 2014 [ Seite 6 / 9 ]

7 D.D. [7/9] "Vorname VARCHAR(255)," & _ "Nachname VARCHAR(255) NOT NULL," & _ "Strasse VARCHAR(255)," & _ "PLZ Long," & _ "Ort VARCHAR(255)," & _ " VARCHAR(255)," & _ "Telefon VARCHAR(255)," & _ "Zusatz MEMO )") SSQLSELECT = "INSERT INTO [tbadressen] (AdressId, Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Strasse, PLZ, Ort, " SSQLSELECT = SSQLSELECT & " , Telefon, Zusatz) VALUES (" & "1" & ",'" & "Herr" & "','" & "" & "','" SSQLSELECT = SSQLSELECT & "Hans" & "','" & "Mustermann" & "','" & "Am Weg 8" & "','" & "8400" & "','" SSQLSELECT = SSQLSELECT & "Winterthur" & "','" & "mustermann@gmx.ch" & "','" & " " & "','" & "Memofeld" & "')" objdbank.execute SSQLSELECT ' Ein Musterdatensatz einspielen ' satz einlesen If ListBox1.ListCount > 0 Then ListBox1.ListIndex = 0 ' und In Listbox selektieren Private Sub cmdneuedb_click() bankerstellen Private Sub ListBox1_Click() Dim cadr As clsadresse Set cadr = arradressen(listbox1.listindex) ' Ein Klick auf die Adressnamen-Listbox ' liefert die dazugehörigen Felder TextBox1.Text = cadr.adressid TextBox2.Text = cadr.anrede TextBox3.Text = cadr.titel TextBox4.Text = cadr.vorname TextBox5.Text = cadr.nachname TextBox6.Text = cadr.strasse TextBox7.Text = cadr.plz TextBox8.Text = cadr.ort TextBox9.Text = cadr. TextBox10.Text = cadr.telefon TextBox11.Text = cadr.zusatz Sub () Dim cadr As clsadresse ' sortiert holen und anzeigen If TastenStatus(vbKeyShift) = True Then Exit Sub ' Bei Shifttastendruck Sub verlassen Set objdbank = CreateObject("DAO.DBEngine.36").OpenDatabase(strDBName) SSQLSELECT = "Select Count(AdressId) From tbadressen" ' Zuerst Anzahl der sätze ermitteln Set RSTABLE = objdbank.openrecordset(ssqlselect) intw = RSTABLE(0) If intw = 0 Then GoTo Abbruch ReDim arradressen(intw - 1) SSQLSELECT = "Select * From tbadressen ORDER BY Nachname" Set RSTABLE = objdbank.openrecordset(ssqlselect) intr = RSTABLE.RecordCount intz = 0 Do Until RSTABLE.EOF Set cadr = New clsadresse cadr.adressid = RSTABLE("AdressId") cadr.anrede = RSTABLE("Anrede") cadr.titel = RSTABLE("Titel") cadr.vorname = RSTABLE("Vorname") cadr.nachname = RSTABLE("Nachname") cadr.strasse = RSTABLE("Strasse") cadr.plz = RSTABLE("PLZ") cadr.ort = RSTABLE("Ort") cadr. = RSTABLE(" ") cadr.telefon = RSTABLE("Telefon") cadr.zusatz = RSTABLE("Zusatz") Set arradressen(intz) = cadr intz = intz + 1 RSTABLE.MoveNext Loop ' Bei keinem satz DB wieder schliessen ' Sortierte Liste mit SQL anfordern ' dbopendynamic ' Funktioniert nicht? ' Alle gefundenen sätze In Klassen ' speichern ' und In globales Array kopieren ListBox1.Clear ' Alte In Listbox löschen If intw = 0 Then Exit Sub D:\\Office\DDDot\VBA-Vorlagen\W14AccessMDB\W14AccessMDB_Doku.docx 29. Dezember 2014 [ Seite 7 / 9 ]

8 D.D. [8/9] For intz = 0 To UBound(arrAdressen) Set cadr = arradressen(intz) ListBox1.AddItem cadr.nachname & " " & cadr.vorname Next ' Alle Namen und Vornamen anzeigen Private Sub cmdabbruch_click() Unload Me Private Sub imgdbpfad_click() strnewfolder = GetSetting("VBAccessMDB", "AppCFG", "DBPath") strnewfolder = Iif(strNewFolder = "", "C:\", strnewfolder) ' Die Schaltfläche Abbrechen ' wurde ausgewählt ' Neuer Ordner für Adressen.mdb ' bestimmen ' Vorgabepfad aus Registry lesen!!! strexportordner = GetFolderInternal("Ordner auswählen", strnewfolder) ' Ordner öffnen anzeigen If strexportordner = "" Then strdbname = ActiveDocument.AttachedTemplate.Path & Application.PathSeparator & "Adressen.mdb" SaveSetting "VBAccessMDB", "AppCFG", "DBPath", ActiveDocument.Path Else SaveSetting "VBAccessMDB", "AppCFG", "DBPath", strexportordner strdbname = strexportordner & Application.PathSeparator & "Adressen.mdb" '/ '/ Funktion: TastenStatus Erstellt: Update: Version: 1.20 '/ Argument: APITastenKonstante Typ: Long ' vbkey... - Konstante, wie vbkeyshift, vbkeycontrol '/ Rückgabe: Boolean-Wert ' Wahr wenn Taste gedrückt ist, False wenn nicht! '/ Dies ist die erste nach Aussen offene Hilfsfunktion, die In allen VBA-Projekten bequem über einen Klassenver- '/ weis und Aufruf abgerufen werden kann. In diesem Beispiel kann der aktuelle Tastenabfragestatus einer als vb- '/ Konstante übergebenen Taste (zb vbkeyshift) ermittelt werden. Es wird ein Wahrheitswert zurückgegeben! '/ erfordert: Private Declare Function GetAsyncKeyState Lib "user32" (ByVal vkey As Long) As Integer '/ Public Function TastenStatus(APITastenKonstante As Long) As Boolean ' ermittelt Tastenstatus TastenStatus = CBool(GetAsyncKeyState(APITastenKonstante) And &H8000) ' oder Maustastenstatus! End Function [VBA-Klassenmodul]: ThisDocument [VBA-Klassenmodul]: clsadresse '/ '/ Autor: disi@gmx.ch Erstellt: Update: '/ Zweck: Mit Hilfe dieser Verwaltungs-Klasse werden die Access-Adressdaten gemanagt '/ Dim ladressid Dim sanrede Dim stitel Dim svorname Dim snachname Dim sstrasse Dim lplz Dim sort Dim s Dim stelefon Dim vzusatz As Long As Long As Variant Property Get AdressId() AdressId = ladressid Property Let AdressId(varNewVal As Variant) ladressid = varnewval Property Get Anrede() Anrede = sanrede Property Let Anrede(varNewVal As Variant) sanrede = varnewval Property Get Titel() Titel = stitel Property Let Titel(varNewVal As Variant) stitel = varnewval Property Get Vorname() Vorname = svorname Property Let Vorname(varNewVal As Variant) svorname = varnewval Property Get Nachname() Nachname = snachname Property Let Nachname(varNewVal As Variant) D:\\Office\DDDot\VBA-Vorlagen\W14AccessMDB\W14AccessMDB_Doku.docx 29. Dezember 2014 [ Seite 8 / 9 ]

9 D.D. [9/9] snachname = varnewval Property Get Strasse() Strasse = sstrasse Property Let Strasse(varNewVal As Variant) sstrasse = varnewval Property Get PLZ() PLZ = lplz Property Let PLZ(varNewVal As Variant) lplz = varnewval Property Get Ort() Ort = sort Property Let Ort(varNewVal As Variant) sort = varnewval Property Get () = s Property Let (varNewVal As Variant) s = varnewval Property Get Telefon() Telefon = stelefon Property Let Telefon(varNewVal As Variant) stelefon = varnewval Property Get Zusatz() Zusatz = vzusatz Property Let Zusatz(varNewVal As Variant) vzusatz = varnewval D:\\Office\DDDot\VBA-Vorlagen\W14AccessMDB\W14AccessMDB_Doku.docx 29. Dezember 2014 [ Seite 9 / 9 ]