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1 orgexterndoc31

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3 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 1 Installation... 3 Grundinstallation... 3 Installation pro Arbeitsplatz... 6 Lizenzierung... 7 Benutzung Einzeldokument Möglichkeit: Möglichkeit Möglichkeit Benutzung Allgemeine Dokumente Technische Beschreibung Fehlersuche i

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5 Einleitung orgexterndoc erweitert Ihre organice Datenbank um eine vereinfachte Version der externen Dokumentenverwaltung. Wer bereits mit organice 2.1 gearbeitet hat, wird sich sofort auskennen. Wer nicht, wird es schnell zu schätzen wissen. Bitte beachten Sie die Installationsanweisungen und die Benutzungsinformationen. In der technischen Beschreibung erhalten Sie Hinweise für eigene Macros. Bei auftretenden Fehlern schauen Sie zuerst in der Fehlersuche nach. Sollten Sie dort keine Lösung finden, wenden Sie sich bitte an Ihren Händler. 1

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7 Installation Bitte kopieren Sie zuerst die mitgelieferten Dateien in Ihr Datenbankverzeichnis. Bitte beachten Sie die unten aufgeführte Arbeitsplatzinstallation, die an jedem Arbeitsplatz durchgeführt werden muß. Grundinstallation 1) Registrieren Sie die dll durch Start der registerdll.bat in Ihrem Datenbankverzeichnis. 2) In IHRER Datenbank muss im VBA-Editor unter Extras/Verweise ein Verweis auf orgexterndoc31.dll hinzugefügt werden. 3) Zusätzlich benötigte Felder in Tabelle "Aktivitaeten" und "Dokumente" und wo Sie sonst noch Dokumentenfelder haben: ( evtl. "Rechnungsaktivitaeten"): Field : DocProgName String(30) Field : DocTemplate String( 30) Field : Dateiname String(255) 4) Folgende Funktion muß ergänzt werden: [Custom Function DocAnzeige] Function DocAnzeige() as String Dim stemp as String stemp = Aktivitaeten->AusgangsDokumentID If Len(sTemp) > 0 then stemp = Aktivitaeten->Typ If stemp = "Brief" then DocAnzeige = "Serienbrief" ElseIf stemp = " " then DocAnzeige = "Serien " ElseIf stemp = "Fax" then DocAnzeige = "Serienfax" Else DocAnzeige = "" End If Else End If End Function 5) Folgende Macros müssen geändert werden (Änderungen in Rot): ' ' Fax senden 3

8 orgexterndoc31 Public Sub SendFaxAdressen() ' Fax senden InitGlobalObjects ' ButtonMacros.SendFax Dim owrite As New OrgExternDoc31.CExternDoc owrite.writeletter Application, ORG_EXTERN_DOC_FAX, "Fax.doc" End Sub Public Sub SendFaxAnsprechpartner() ' Fax senden InitGlobalObjects ' ButtonMacros.SendFax Dim owrite As New OrgExternDoc31.CExternDoc owrite.writeletter Application, ORG_EXTERN_DOC_FAX, "Fax.doc" End Sub ' ' Brief schreiben Public Sub WriteLetter() ' Neuen Brief in Word schreiben InitGlobalObjects ' ButtonMacros.WriteLetter Dim owrite As New OrgExternDoc31.CExternDoc owrite.writeletter Application, ORG_EXTERN_DOC_BRIEF, "Brief.doc" '** oder, wenn wir eine andere Lieblingsvorlage haben : ' owrite.writeletter Application, ORG_EXTERN_DOC_BRIEF, "Brief4.doc" End Sub 6) Folgende Macros müssen komplett neu hinzugefügt werden. Unter organice 3.0 im Modul Macros, unter organice 3.1 im Modul UserMacros: Public Sub DokumentBearbeiten() ' Neuen Brief in Aktivitaeten schreiben ersetzt den OriginalDokumentButton Dim ovar As OrgExternDoc31.CExternDoc InitGlobalObjects Set ovar = New OrgExternDoc31.CExternDoc ovar.documentinactivities Application Set ovar = Nothing End Sub Public Sub VorlageEinfuegen() ' Beispiel, wenn in Aktivitaeten eine Vorlage eingefügt werden soll Dim st As String Dim sd As String Dim oex As New OrgExternDoc31.CExternDoc st = "O:\orgletter\vorlagen für Aktivitäten\Brief.doc" sd = "O:\orgletter\d\doc01" oex.templateinactivities Application, "Aktivitaeten", st, sd End Sub 4

9 Installation Public Sub VorlageEinfuegen2() ' Beispiel, wenn in Dokumente eine Vorlage eingefügt werden soll Dim st As String Dim sd As String Dim oex As New OrgExternDoc31.CExternDoc st = "O:\orgletter\vorlagen für Dokumente\serienBrief.doc" sd = "O:\orgletter\d\doc01" oex.templateinactivities Application, "Dokumente", st, sd End Sub Sub RechnungErstellen() Dim orech As OrgExternDoc31.CExternDoc Set orech = New OrgExternDoc31.CExternDoc orech.writeinvoice Application, "Rechnung.doc" End Sub 7) Änderung im Modul cinvoicing (Änderungen in Rot): Public Sub WriteUrgingLetter(psNewDunningLevel As String, pldunninglimit As Long) ' Erstellt eine Mahnung Dim objdocuments As New CDocuments '****Neu Dim oex As OrgExternDoc31.CExternDoc On Error GoTo ErrHandler ' Mahnstufe erhöhen With mtblinvoices ' Mahnstufe erhöhen,.fields("mahnstufe").value = psnewdunninglevel ' Datum festhalten.fields("mahndatum").value = Date ' und Mahnfrist verändern.fields("mahnfrist").value = pldunninglimit ' Rechnungsdatensatz aktualisieren.write End With ' Mahnung erstellen '****objdocuments.createdocument cdoc_type_urgingletter '****Neu Set oex = New OrgExternDoc31.CExternDoc oex.writeurging Application, "Mahnung.doc" Set oex = Nothing Exit Sub ErrHandler: gerrors.displayerror cserrsource & ".WriteUrgingLetter", False End Sub 5

10 orgexterndoc31 8) Änderung in der Klasse CTableEvents: Private Sub mtbl_beforedelete(pbcontinue As Boolean) Dim pdoc As OrgDbServer31.Document pbcontinue = True If mtbl.name = gtables.gettable(dbtblaktivitäten).name Then ' externe Dokumente löschen? If mtbl.fields("doctemplate").value <> "" Then Set pdoc = mtbl.fields("dokument").value If Not pdoc Is Nothing Then If pdoc.linkname <> "" Then If MsgBox("Externes Dokument auch löschen?", vbyesno) = vbyes Then On Error Resume Next Kill pdoc.linkname If Err.Number <> 0 Then Err.Clear On Error GoTo 0 End If End If End If End If End If End Sub 9) Folgende Tablelayouts müssen geändert werden: [FormControls-Aktivitaeten] (hinzufügen) Commandbutton : Macro: DokumentBearbeiten Dynamischer Text : Aktivitaeten->DocProgName Dynamischer Text : Aktivitaeten->DocTemplate Dynamischer Text : DocAnzeige() Dynamischer Text : Aktivitaeten->Dateiname [FormControls-Dokumente] (hinzufügen) Commandbutton : Macro: DokumentBearbeiten [FormControls-Rechnungen] (ändern) Commandbutton("WriteInvoice ") => UserMacro("RechnungErstellen") zuweisen Installation pro Arbeitsplatz Auf jedem Arbeitsplatz muß die Datei registerdll.bat aus dem Datenbankverzeichnis gestartet werden. Diese führt die entsprechenden Registrierungen in der Registry durch. Beachten Sie bitte, das Sie für den Vorgang Administrationsrechte benötigen. Wenden Sie sich gegebenfalls an Ihren Systemadministrator. 6

11 Lizenzierung Unsere Tools laufen ohne Einschränkungen in der jeweiligen Demoversion von organice. Es werden lediglich Hinweisfelder eingeblendet. Sollten Sie mit einer Vollversion arbeiten, müssen Sie die Version registrieren. Hierzu benötigen wir bei der Bestellung den ersten Teil Ihrer organice-lizenznummer, sowie Ihren gewünschten Lizenznamen. Sie bekommen eine Lizenznummer für orgexterndoc31 und einen Lizenznamen mitgeteilt. Diese Informationen können Sie dann mit dem Registrierungstool SEDVLIZ31 oder selber in den persistenten Variablen der Datenbank eintragen. Diese lauten: SEDVName: SEDVorgexterndoc31 Sollten Sie mehrere Tools von uns im Einsatz haben, bleibt der SEDVName erhalten. 7

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13 Benutzung Einzeldokument Bei der Erzeugung von Einzeldokumenten gibt es verschiedene Möglichkeiten. Entweder per Druck auf den Button, oder direkt in den Aktivitäten, nachdem vorher ein Vorgang ausgewählt, bzw. erzeugt wurde, bzw. bei Rechnungsaktivitäten durch Druck auf im Table-Layout Rechnungen. 1. Möglichkeit: Beim Druck auf den Button wird folgendes Formular geöffnet: Im oberen Teil werden die bereits vorhandene Vorgänge angezeigt. Über den Button kann ein neuer Vorgang erzeugt werden. Hierzu wird im folgendem Formular ein Vorgang mit Übernehmen ausgewählt, od über Neu ein neuer Vorgang erzeugt. Im Betreff wird der, später im Brief und in der Aktivität sichtbare, Betreff eingetragen. Im folgenden Formular wird die entsprechende Vorlage ausgewählt: 9

14 orgexterndoc31 Dabei wird je nach Button eine entsprechende Vorlage vorpositioniert, hier z. B. der Brief. Hierbei wird zwischen Neuanlage und Hinzufügung vorhandener Dokumente unterschieden. 2. Möglichkeit Sie können die Dokumente auch direkt über die Aktivitäten erzeugen. Hierzu müssen Sie sich den entsprechenden Vorgang auswählen, bzw. anlegen. Danach legen Sie eine neue Aktivität an. Hierbei müssen Sie aber im Gegensatz zur 1. Möglichkeit beachten, das Sie alle wichtigen Felder beachten. Hierzu gehört insbesondere das Erledigt-Feld. Sonst Ist Ihr Brief ein Alarmereignis. Im folgenden Formular 10

15 Benutzung Einzeldokument werden im Gegensatz zur 1. Möglichkeit alle Vorlagen im Aktivitäten- Vorlagenverzeichnis angezeigt. Ansonsten ist die Bedienung wie oben beschrieben. 3. Möglichkeit Sie können die Funktionalität in weiteren Tabellen einbauen. Die Bedienung ist dann wie die 2. Möglichkeit. Eine Ausnahme ist die Rechnungsaktivität, die aus den Rechnungen per gestartet wird. Diese läßt eine Neuanlage nur zu, wenn noch keine Rechnung existiert. 11

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17 Benutzung Allgemeine Dokumente Diese werden normalerweise im Bereich Dokumente über öffnet sich das Standardfenster gestartet. Dabei mit allen zur Verfügung stehenden Dateien. 13

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19 Technische Beschreibung Im folgenden finden Sie eine Beschreibung der einzelnen Funktionsaufrufe:.DocumentInActivities.TemplateInActivities.WriteInvoice.WriteLetter.WriteUrging 15

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21 Fehlersuche Beim Starten eines Macros bekommt man eine VBA-Fehlermeldung 561 Es fehlt die Registrierung der dll auf diesem Rechner. Starten Sie die registerorgexterndoc.bat im Datenbankverzeichnis. Das Modul ist nicht lizenziert Die Lizenznummer vom Tool ist an die Lizenznummer von organice gebunden. Wenden Sie sich an den Systemadministrator. 17

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