1. Einleitung Einrichtung mit Abwesenheitsregel-Import Einrichtung ohne Vorlage...9

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1 Handbuch Outlook-Abwesenheitsregel Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Einrichtung mit Abwesenheitsregel-Import Einrichtung ohne Vorlage Text der Abwesenheitsregel anpassen und aktivieren Vorlagen zum Einkopieren...22 Version: 1.03 Status: Final Autor(en): Markus Wirz Datum: Vertraulichkeit: Internal Seite 1/24

2 1. Einleitung Die Abwesenheitsregel muss gemäss dieser Anleitung und dem nachfolgenden Muster erstellt werden. Bei jeder Abwesenheit > 2 Arbeitstage muss die Abwesenheitsregel aktiviert werden. Es ist sicherzustellen, dass die Stellvertretung tatsächlich gewährleistet und nicht auch abwesend ist. Die eingehenden s dürfen nicht an die Stellvertretung weitergeleitet werden. Die Abwesenheitsregel ist persönlich und kann aber von der IT-Abteilung aktiviert werden. Z. B. bei unerwarteter Abwesenheit wie Krankheit etc. ist die IT-Abteilung über die IT-Hotline zu informieren. Nach der Rückkehr ist die Regel sofort zu deaktivieren. Der Abwesenheitsassistent wird nicht verwendet. 2. Einrichtung mit Abwesenheitsregel-Import Schritt Was ist zu tun Bilder/Bemerkungen 1 Outlook starten. 2 Outlook auf Posteingang stellen. 3 In der obersten Menuleiste von Outlook Extras, dann Regeln und Benachrichtigungen wählen. 4 In der Lasche -Regeln das Feld Optionen wählen. Seite 2/24

3 5 Regel importieren wählen. 6 Im Fenster Regeln importieren aus unter folgenden Pfad die Datei Abwesenheit.rwz anwählen: W:\5-ALLI\IT-Doku\Handbuch-Anwender Öffnen anklicken. 7 Mit OK bestätigen. Seite 3/24

4 8 In der Lasche -Regeln das Feld Regel ändern wählen. Regeleinstellungen bearbeiten wählen. 9 Ohne etwas zu verändern Weiter > wählen. Seite 4/24

5 10 Im 2. Schritt die Regelbeschreibung bearbeiten: Abwesenheit anklicken. 11 Eventuell erscheint folgende Fehlermeldung. Diese ungeachtet mit OK überspringen. 12 Erneut im 2. Schritt die Regelbeschreibung bearbeiten: einer Nachricht anklicken. Seite 5/24

6 11 Die Vorlage im Textfeld anpassen. Weitere Sprachvarianten sind unter Punkt 5/Vorlagen zum Einkopieren dieser Anleitung zu finden. Die individuellen Angaben korrigieren: - Datum (XX. Monat XXXX) - Stellvertretung - -Adresse Stellvertretung - Vorname - Nachname - Funktion und/oder Ressort Formatierung Arial 10, ohne Fettauszeichnung. Einsprachige Variante deutsch: Kopieren/Einfügen Gewünschter Text markieren, mit Ctrl+C kopieren, ins Textfeld mit Crtl+V einfügen. Danke für Ihre Nachricht. Ich bin am XX. Monat XXXX wieder für Sie da. In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Frau/Herr Vorname Name unter der - Adresse name.vorname@hawa.ch. Freundliche Grüsse Vorname Nachname Funktion und/oder Ressort Seite 6/24

7 12 Mit Speichern und schliessen bestätigen. 13 Weiter > wählen. Seite 7/24

8 14 Weiter > wählen. 15 Im Fenster Regel-Assistent folgende Schritte durchführen: - Beim 1. Schritt den Text Abwesenheit übernehmen - Diese Regel aktivieren markieren - Fertig stellen wählen Seite 8/24

9 16 Soll die Abwesenheitsregel sofort eingesetzt werden mit OK bestätigen. Jede eingehende (ausser den Ausnahmen) erhält ab jetzt bis zur Deaktivierung eine Abwesenheitsmeldung. Soll sie erst zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert werden, die Markierung beim Feld Abwesenheit auf setzen und mit OK bestätigen. 3. Einrichtung ohne Vorlage Schritt Was ist zu tun Bilder/Bemerkungen 1 Outlook starten. 2 Outlook auf Posteingang stellen. 3 In der obersten Menuleiste von Outlook Extras, dann Regeln und Benachrichtigungen wählen. Seite 9/24

10 4 In der Lasche -Regeln das Feld Neue Regel wählen. 5 Das Fenster Regel-Assistent wird geöffnet. Seite 10/24

11 6 Regel ohne Vorlage erstellen und Nachrichten bei Ankunft prüfen blau markieren. Weiter > wählen. 7 Ohne etwas zu verändern Weiter > wählen. 8 Ja wählen. Seite 11/24

12 9 Im 1. Schritt folgende Aktion wählen: diese vom Server mit einer Nachricht beantworten 10 Im 2. Schritt die Regelbeschreibung bearbeiten: einer Nachricht anklicken. Seite 12/24

13 11 Im Fenster Abwesenheit Nachricht (HTML) im Feld Betreff folgenden Text eingeben: Abwesenheit Die Vorlage (auf der nächsten Seite) in Deutsch kopieren und ins Textfeld einfügen. Weitere Sprachvarianten sind unter Punkt 5/Vorlagen zum Einkopieren dieser Anleitung zu finden. Die individuellen Angaben korrigieren: - Datum (XX. Monat XXXX) - Stellvertretung - -Adresse Stellvertretung - Vorname - Nachname - Funktion und/oder Ressort Formatierung Arial 10, ohne Fettauszeichnung. Einsprachige Variante deutsch: Kopieren/Einfügen Gewünschter Text markieren, mit Ctrl+C kopieren, ins Textfeld mit Crtl+V einfügen. Danke für Ihre Nachricht. Ich bin am XX. Monat XXXX wieder für Sie da. In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Frau/Herr Vorname Name unter der - Adresse name.vorname@hawa.ch. Freundliche Grüsse Vorname Nachname Funktion und/oder Ressort Seite 13/24

14 12 Mit Speichern und schliessen bestätigen. 13 Weiter > wählen. Seite 14/24

15 14 Im 1. Schritt folgende Aktionen wählen: ausser bei Versand an eine Person/Verteilerliste ausser es ist eine Abwesenheitsbenachrichtigung 15 Im 2. Schritt die Regelbeschreibung bearbeiten: eine Person/Verteilerliste anklicken. Seite 15/24

16 16 Im Fenster Regel-Adressen folgende Schritte durchführen: - Unter Namen aus folgendem Adressbuch anzeigen Alle Gruppen wählen. - Alle_Hawa markieren. - An -> wählen. - Mit OK bestätigen. 17 Weiter > wählen. Somit ist sichergestellt, dass Hawa-interne Benutzer nicht benachrichtigt werden und wenn externe Kontakte eine Abwesenheitsnachricht senden diese nicht beantwortet wird (Ping-Pong-Effekt). Seite 16/24

17 18 Im Fenster Regel-Assistent folgende Schritte durchführen: - Beim 1. Schritt den Text Abwesenheit übernehmen. - Diese Regel aktivieren markieren - Fertig stellen wählen. 19 Soll die Abwesenheitsregel sofort eingesetzt werden mit OK bestätigen. Jede eingehende (ausser den Ausnahmen) erhält ab jetzt bis zur Deaktivierung eine Abwesenheitsmeldung. Soll sie erst zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert werden, die Markierung beim Feld Abwesenheit auf setzen und mit OK bestätigen. 4. Text der Abwesenheitsregel anpassen und aktivieren Die Abwesenheitsregel muss über Regel ändern angepasst werden, damit die Übernahme der Änderung gewährleistet ist! Erfolgt die Anpassung direkt über das Fenster Regelbeschreibung wird die Änderung je nach Systemeinstellungen nicht übernommen. Schritt Was ist zu tun Bilder/Bemerkungen Seite 17/24

18 1 Outlook starten. 2 Outlook auf Posteingang stellen. 3 In der obersten Menuleiste von Outlook Extras, dann Regeln und Benachrichtigungen wählen. 4 Die Regel Abwesenheit markieren. Seite 18/24

19 5 In der Lasche -Regeln das Feld Regel ändern wählen. Regeleinstellungen bearbeiten wählen. 6 Ohne etwas zu verändern Weiter > wählen. Seite 19/24

20 7 Im 2. Schritt die Regelbeschreibung bearbeiten: Abwesenheit anklicken. 8 Den Text entsprechend der Abwesenheit anpassen und mit Speichern und schliessen bestätigen. Die individuellen Angaben korrigieren: - Datum (XX. Monat XXXX) - Stellvertretung - -Adresse Stellvertretung - Vorname - Nachname - Funktion und/oder Ressort Speichern und schliessen wählen. Seite 20/24

21 9 Weiter > wählen. 10 Weiter > wählen. Seite 21/24

22 11 Im Fenster Regel-Assistent folgende Schritte durchführen: - Beim 1. Schritt den Text Abwesenheit übernehmen - Diese Regel aktivieren markieren - Fertig stellen wählen 12 Im Fenster Regeln die Abwesenheitsregel aktivieren: - Abwesenheit aktivieren - Mit OK bestätigen Jede eingehende (ausser den Ausnahmen) erhält ab jetzt bis zur Deaktivierung eine Abwesenheitsmeldung. Für die Deaktivierung die Markierung auf setzen und mit OK bestätigen. 5. Vorlagen zum Einkopieren Diese sind unverändert zu kopieren und beim Anpassen und Neu-Erstellen der Abwesenheitsregel einzufügen. Individuell angepasst werden: - Datum (XX. Monat XXXX) - Stellvertretung - -Adresse Stellvertretung - Vorname - Nachname - Funktion und/oder Ressort Seite 22/24

23 Einsprachige Variante deutsch: Danke für Ihre Nachricht. Ich bin am XX. Monat XXXX wieder für Sie da. In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Frau/Herr Vorname Name unter der - Adresse Freundliche Grüsse Vorname Nachname Funktion und/oder Ressort Zweisprachige Variante deutsch/englisch: Danke für Ihre Nachricht. Ich bin am XX. Monat XXXX wieder für Sie da. In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Frau/Herr Vorname Name unter der - Adresse Thank you for your message. I will be at your service again as of XX. Month XXXX. In urgent cases please contact Mr/Ms first name surname at the following address: name.vorname@hawa.ch. Freundliche Grüsse / Best regards, Vorname Nachname Funktion und/oder Ressort / Function and/or department Monate in Englisch: January, February, March, April, May, June, July, August, September, October, November, December Zweisprachige Variante deutsch/französisch: Danke für Ihre Nachricht. Ich bin am XX. Monat XXXX wieder für Sie da. In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Frau/Herr Vorname Name unter der - Adresse name.vorname@hawa.ch. Merci de votre message. Je serai de nouveau là pour vous le XX Mois XXXX. Pour toute affaire urgente, veuillez vous adresser à Madame/Monsieur Prénom Nom, en écrivant à l adresse suivante : name.vorname@hawa.ch. Freundliche Grüsse / Avec nos meilleures salutations, Vorname Nachname Funktion und/oder Ressort / Fonction et/ou ressort Monate in Französisch: Janvier, Février, Mars, Avril, Mai, Juin, Juillet, Août, Septembre, Octobre, Novembre, Décembre Seite 23/24

24 Zweisprachige Variante deutsch/italienisch: Danke für Ihre Nachricht. Ich bin am XX. Monat XXXX wieder für Sie da. In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Frau/Herr Vorname Name unter der - Adresse Grazie per il messaggio. Sarò nuovamente in ufficio XX mese XXXX. Per necessità urgenti rivolgersi al Sig.ra/Sig. Nome Cognome, Freundliche Grüsse / Cordiali saluti Vorname Nachname Funktion und/oder Ressort / Funzione e/o reparto Monate in Italienisch: gennaio, febbraio, marzo, aprile, maggio, giugno, luglio, agosto, settembre, ottobre, novembre, dicembre Zweisprachige Variante deutsch/spanisch: Danke für Ihre Nachricht. Ich bin am XX. Monat XXXX wieder für Sie da. In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Frau/Herr Vorname Name unter der - Adresse name.vorname@hawa.ch. Gracias por su mensaje. A partir del XX de mes XXXX estaré de vuelta para atenderle. En caso de urgencia comuníquese por favor con la señora/el señor Nombre Apellido bajo su dirección de mail name.vorname@hawa.ch. Freundliche Grüsse / Saluda atentamente Vorname Nachname Funktion und/oder Ressort / Función y/o sección Monate in Spanisch: enero, febrero marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto septiembre, octubre, noviembre, diciembre Zweisprachige Variante deutsch/niederländisch: Danke für Ihre Nachricht. Ich bin am XX. Monat XXXX wieder für Sie da. In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Frau/Herr Vorname Name unter der - Adresse name.vorname@hawa.ch. Hartelijk dank voor uw bericht. Op XX. maand XXXX ben ik weer tot uw beschikking. Bij dringende aangelegenheden kunt u contact opnemen met mevrouw/mijnheer voornaam naam onder het adres name.vorname@hawa.ch. Freundliche Grüsse / Met vriendelijke groet Vorname Nachname Funktion und/oder Ressort / Functie en/of afdeling Monate in Niederländisch: januari, februari, maart, april, mei, juni, juli, augustus, september, oktober, november, december Seite 24/24