Actricity Schulungsunterlagen

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1 Versin Autr Text Datum Trmmenschlager Erstellung Dkument Actricity AG Hegenheimmattweg 119a CH Allschwil Phne

2 Inhaltsverzeichnis 1. Anleitung Grundlagen Knfiguratin Knt Userstamm Mandantenstamm Batch Definitin Eigentümlichkeiten Unterschriften Default Sender Empfänger Vertraulichkeit vn neue s Status Prblem Synchrnisatin Was ist synchrnisiert und was nicht Manuelle Ausführung vn Senden-Empfangen Actricity Dritt- system Batch Synchrnisatin Grundlage Dritt- system Actricity Business Case: Supprt Grundlage Parametrierung mit Pp3 und First-f-Grup Parametrierung 1 User und IMAP Actricity Cpyright: Alle Mdule gültig ab Release Aus dieser Dkumentatin sind Veröffentlichungen der Wiedergaben, auch auszugsweise der in Abschnitten, nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Cdex AG gestattet. Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 2 vn 18

3 1. Anleitung Der gesamte -Verkehr kann in Actricity direkt erflgen. s werden immer dem Geschäftsvrfall zugerdnet. Actricity bietet eine einheitliche Sicht auf Stammdaten und Bewegungsdaten swie alle dazugehörigen Dkumente. Sinn und Zweck vn dieser Dkumentatin ist, eine Technische Anleitung wie die Parametrierung stattfinden sll und was die Einschränkungen vn dieser Lösung sind. 2. Grundlagen - Alle Funktinen welche nötig sind für ein nrmales System stehen in Actricity zu Verfügung, entweder im nrmalen Wrkflw/Pstfach der über die Gruppe Kmmunikatin in fast allen Belegen vn Actricity (Vertriebsbelege, Einkaufsbelege, Service-Tickets, Prjektknten, Geschäftspartner, Ansprechpersnen, Service-Objekte ): - Neues senden weiterleiten (mit Beilagen des riginales ) beantwrten (hne Beilagen des riginales ), antwrten an alle Senden-Empfangen Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 3 vn 18

4 Status des verwalten (nicht gelesen, gelesen und nch mehr) Actricity hat aber nch weitere Funktinen welche sinnvll sind zu benennen: aus eine Aktinsvrlage erstellen aus eine Aktinsvrlage beantwrten Autmatische s aus dem Wrkflw/Pstfach (z.b. Ihre Supprt-Anfrage wurde unter der flgende Ticket-Nr SUP registriert ) - Ein ausgehendes der ein eingehendes wird in Actricity als eine Aktin im Wrkflw/Pstfach angelegt. - -Empfang: Actricity ist kein -Server sndern liest die eingehenden s über die Verbindung eines -System (Exchange, Office365, ) - Es gibt eine Aktin pr -Empfänger (wird z.b. ein Mail in Actricity eingelesen welche mehrere Mitarbeiter vn der Firma betreffen, werden s viele Aktinen angelegt wie - Empfänger) Beispiel: Mitarbeiter Müller vn der Firma Meier AG (mueller@meierag.ch) sendet ein an 3 Ansprechpersnen: Schmidt vn derselbe Firma (schmidt@meierag.ch), Fehlmann vn derselben Firma (fehlmann@meierag.ch) und Zimmermann vn der Firma IT-Khler (zimmermann@khlerag.ch). Hinweis: Das gesendete (Aktinstyp= -Sendung) wird bei erflgreichem Versand direkt auf Status erledigt gesetzt. Aktinstyp Sendermedien Empfängermedien Empfänger-ID -Sendung mueller@meierag.ch schmidt@meierag.ch; Mueller* fehlmann@meierag.ch; zimmermann@khlerag.ch -Empfang mueller@meierag.ch schmidt@meierag.ch Schmidt -Empfang mueller@meierag.ch fehlmann@meierag.ch Fehlmann Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 4 vn 18

5 * Wird das Mail nur an eine Interne Persn gesendet, wird die Empfänger-ID = ID des Empfängers sein - Beilagen: Die Dkumente welche an ein angehängt sind werden mit der Aktin verknüpft und gleichzeitig nch auf dem Server abgelegt: Eingehendes Server Ablage = /actricity/dcuments/mailin/jahr/mnat/tag/ Ausgehendes Server Ablage = /actricity/dcuments/mailut/jahr/mnat/tag/ D.h. auch dass wenn ein Mitarbeiter ein intern sendet mit 1 Beilage werden die Dkumente mehrmals auf dem Server abgelegt (1 mal für das ausgehende und 1 mal pr Interne-Empfänger für das/die eingehenden s - Bilder in ein Mail integrieren: Die Bilder welche in ein Mail integriert sind (z.b. Lg bei der Signatur) werden zusätzlich aus technischen Gründen als Beilage zum verknüpft. Das betrifft die Eingehenden swie die Ausgehenden s. - Die Dkumente welche an ein angehängt sind werden mit der Aktin verknüpft und gleichzeitig nch auf dem Server abgelegt: Eingehendes Server Ablage = /actricity/dcuments/mailin/jahr/mnat/tag/ Ausgehendes Server Ablage = /actricity/dcuments/mailut/jahr/mnat/tag/ D.h. auch dass wenn ein Mitarbeiter ein intern sendet mit 1 Beilage werden die Dkumente mehrmals auf dem Server abgelegt (1 mal für das ausgehende und 1 mal pr Interne-Empfänger für das/die eingehende s 3. Knfiguratin 3.1 Knt Feld Beschreibung Hauptparameter Aktiv Anmeldung Is user Passwrd Nur die Knt welche Aktiv sind, werden bei einer Batch Synchrnisatin verarbeitet Mit dieser ID, wird bei der Synchrnisatin die Anmeldung auf dem anderen Mail- System (Exchange, Office 365, ) ausgelöst Wenn ja, ist das Passwrd für diese Anmeldung das gleiche wie das Passwrd des Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 5 vn 18

6 Passwrt vm Server löschen User für die Anmeldung in Actricity Wenn nein, muss das Passwrd beim nächsten Feld eingegeben werden Zusammen mit Anmeldungsschlüssel, wird bei der Synchrnisatin die Anmeldung auf dem anderen Mail-System (Exchange, Office 365, ) ausgelöst Wenn ja, werden die neuen Mails welche eingelesen wurden auf dem anderen Mail- System gelöscht. Achtung: sll bei einer IMAP Synchrnisatin (siehe Feld eingehend/prtkll) Adresse des Knt ausgehend SMTP-Server SMTP-Prt SSL SMTP-Server Parameter für die ausgehende s. Wert muss übereinstimmen mit Wert vn dem anderen Mail-System SMTP-Prt Parameter für die ausgehende s. Wert muss übereinstimmen mit Wert vn dem anderen Mail-System SSL Parameter für die ausgehende s. Wert muss übereinstimmen mit Wert vn dem anderen Mail-System eingehend Prtkll POP-Server POP-Prt SSL Gesendete s Mögliche Werte: POP3, IMAP4 - POP3: nur die neue s werden eingelesen, werden aber nachträglich nicht mehr synchrnisiert (gelöschte s, Status gelesen, Status nicht gelesen) - IMAP4: die neuen s (ein-/ausgehende) werden eingelesen, die E- Mails werden mit dem anderen -System synchrnisiert. Wichtig sind da auch flgende Parameter: eingehend/gesendete Userstamm/Vrgabewerte Wrfklw/Anzahl der Tage bevr Imap löscht Siehe auch Kapitel über die Synchrnisatin POP-Server Parameter für die eingehende s. Wert muss übereinstimmen mit Wert vn dem anderen Mail-System POP-Prt Parameter für die eingehende s. Wert muss übereinstimmen mit Wert vn dem anderen Mail-System SSL Parameter für die eingehende s. Wert muss übereinstimmen mit Wert vn dem anderen Mail-System Im anderen System gibt es ein Knten in welche die gesendeten s autmatisch abgelegt werden wenn ein Mail aus dem anderen System gesendet wird. Diese s werden auch in Actricity eingelesen als gesendete s und autmatisch auf Erledigt gestellt. Auch wenn ein Mail aus Actricity gesendet wird, wird dieses auf dem anderen Mail-System in diesen Knten abgelegt. Exchange (nur für Kalender Synchrnisatin) Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 6 vn 18

7 Dmain Fakultativ wenn keine Kalender Synchrnisatin nötig ist. Wenn Kalender Synchrnisatin aktiv ist, sll hier der Exchange-Dmainname erfasst werden. Richtung - Nach Actricity: Neue Kalendereinträge in dem anderen Kalendersystem (Exchange) werden in Actricity erstellt aber nachträglich nicht mehr synchrnisiert wenn in Actricity eine Änderung stattfindet (ausser wenn gelöscht wird, wird der Kalendereintrag wieder eingelesen) - Vn Actricity: Neue Kalendereinträge in Actricity werden in dem anderen Kalendersystem (Exchange) erstellt aber nachträglich nicht mehr synchrnisiert wenn in dem Anderen System eine Änderung stattfindet (ausser wenn gelöscht wird, wird der Kalendereintrag in dem anderen System wieder eingelesen) - Bidirektinal: Termine werden zwischen beide Systeme synchrnisiert Wichtiger Hinweis zu Kalender Synchrnisatin: - In Actricity sind mehr Infrmatinen für einen Termin vrhanden: Aktin Verknüpfung Ticket vn diese Aktin Verknüpfung Abwesenheitart (Ferien, Krank, ) Dadurch ist es stark empfhlen, wenn möglich, die neuen Termine in Actricity einzutragen. Weitere Optinen Gesperrt Abwesenheitsmitteilung Wenn ein -Knt synchrnisiert wird, wird dieses Knt autmatisch auf Status gesperrt gesetzt. Grund dafür ist, dass in der gleichen Zeit die s nicht nch einmal dppelt eingelesen werden darf. Das Feld kann in bestimmten Situatinen manuell wieder auf nein gesetzt werden, wenn z.b. die Synchrnisatin eines -Knts wegen eines Absturzes unterbrchen wurde. Durch diese Optin kann die Abwesenheitsmitteilung autmatisiert werden, bzw. wenn Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 7 vn 18

8 Unterschrift/Signatur Unterschrift/Signatur antwrten/weiterleiten beim Mitarbeiter im Kalender eine Absenz eingetragen ist, wird die Meldung welche im User parametriert ist ausgesendet (Vrgabewerte Wrkflw/Pstfach/Antwrtstext) Pr -Knt kann eine Signatur parametriert werden. Wenn hier keine Signatur eingegeben ist, wird die Unterschrift vm User als 2. Prirität genmmen Pr -Knt kann eine Signatur parametriert werden spezifisch für die Weiterleitung der Antwrt an s. Wenn hier keine Signatur eingegeben ist, wird die Signatur antwrten/weiterleiten vm User als 2. Prirität berücksichtigt Anwender Hier werden die Anwender zu einem -Knt verknüpft. Diese Verknüpfung findet man auch im User Stamm (siehe #Userstamm). Wenn ein User die Funktin Senden-Empfangen durchführt wird das -Knt der die -Knten mit welchen der User verknüpft ist synchrnisiert bzw. die neuen s eingelesen. Wichtiger Hinweis: Diese Verknüpfung hat nicht zu tun mit der Knfiguratin vm Empfänger ein neues . (siehe Vrgabe Aktin/Empfängertyp und Vrgabeempfänger) Vrgabe Aktin Status Vertraulichkeit Prirität Empfängertyp und Vrgabeempfänger Wird verwendet für die Initialisierung vm Status einer -Aktin wenn ein neues eingelesen wird. Beispiel Nicht gelesen Wird verwendet für die Initialisierung vn der Vertraulichkeit einer -Aktin wenn ein neues eingelesen wird. Beispiel Öffentlich. Siehe auch #Vertraulichkeit vn neue s Wird verwendet für die Initialisierung vn der Vertraulichkeit einer -Aktin wenn ein neues eingelesen wird. Diese 2 Felder sind sehr wichtig. - Empfängertyp = Anwender Ist die nrmale Auswahl wenn die s eines Mitarbeiters eingelesen- /synchrnisiert werden müssen. Wenn ein neues eingelesen wird, wird der Empfänger vn diesem initialisiert mit Wert vm Vrgabeempfänger. - Empfängertyp = Einer aus Gruppe : Die neuen s welche eingelesen werden, werden für jeden Mitarbeiter der Gruppe angelegt. Wenn ein Mitarbeiter aus der Gruppe eine Änderung macht in der -Aktin wird diese Veränderung bei alle anderen -Aktinen vn den anderen Mitarbeitern wieder erhalten. Wichtig: Einer aus Gruppe ist nicht kmpatibel mit IMAP-Prtkll ( -Eingehend Parameter). - Empfängertyp = Ganze Gruppe Kann verwendet werden für die s vn Typ Interne News. Die neuen s welche eingelesen werden, werden für jeden Mitarbeiter der Gruppe angelegt. Wenn ein Mitarbeiter vn der Gruppe den Status vm manuell verändert (Beispiel Nicht gelesen Gelesen der direkt Erledigt), bleibt das bei allen anderen Mitarbeiter der Gruppe stehen (im Gegenteil vn Erster aus Gruppe ). Wichtig: Ganze Gruppe ist nicht kmpatibel mit IMAP-Prtkll ( -Eingehend Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 8 vn 18

9 Parameter). - Empfängertyp = Erster aus Gruppe Kann verwendet werden für die s vm Typ Supprt (siehe #Parametrierung First-f-Grup) der die s vm Typ Inf. Die neuen s welche eingelesen werden, werden für jeden Mitarbeiter der Gruppe angelegt. Wenn ein Mitarbeiter vn der Gruppe den Status vm manuell verändert (Beispiel Nicht gelesen Gelesen der direkt Erledigt), wird das E- Mail bei allen anderen Mitarbeitern der Gruppe gelöscht. Wichtig: Erster aus Gruppe ist nicht kmpatibel mit IMAP-Prtkll ( - Eingehend Parameter). 3.2 Userstamm Feld Beschreibung (Knt, der Knten) Knt Parameters Default -Knt Exchange-Knt zu synchrnisieren Siehe # Knt Parameter spezifisch für die Verknüpfung vm -Knt und User. Wird verwendet beim Erstellen ein neues . Da erscheint eine Cmb mit allen -Adressen vn den Usern (gemäss -Knten) und das Default E- Mail-Knt vergibt die Vrbelegung der Default Adresse um ein senden. Parameter spezifisch für die Verknüpfung vn -Knt und User. Wenn der Parameter auf ja steht, wird auch das Mail-Knt und der entsprechenden Parameter vn diesem Knt verwendet für die Synchrnisatin vn Termin-Kalender Vrgabewerte Wrkflw/Pstfach Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 9 vn 18

10 Anzahl der Tage Aktinen in den Krb Anzahl Tage IMAP Synchrnisatin Aut- Abwesenheitsmitteilung aktivieren Aut Antwrt aktiv Antwrttext Nrmalunterschrift/Signatur zu Aktiv. Unterschrift2/Signatur Unterschrift2/Signatur Weiterleiten/Antwrten Unterschrift/Signatur Arbeit / Ntiz für für Wenn ein Mitarbeiter ein (der eine andere Aktin: Arbeit, Ntiz ) in seinen Wrkflw/Pstfach gelöscht hat, wird das in Actricity nicht direkt gelöscht. Das wird zuerst auf den Status gelöscht gesetzt. Hinweis: Das wird nicht im Dritt-System (Exchange z.b.) gelöscht. Jeden Abend, durch einen Nacht Jb, werden alle s welche seit mehr als die Anzahl der Tage im Status gelöscht sind physisch gelöscht und dadurch nach der Synchrnisatin auch im Dritt-System gelöscht. Siehe #Batch Synchrnisatin Wenn dieser Parameter auf ja steht, und der Mitarbeiter gemäss seinem Kalender abwesend ist, wird autmatisch ein Mail ausgelöst mit dem Text Antwrttext (siehe weiter unten). Es wird auch das Feld Aut Antwrt aktiv autmatisch auf ja gestellt. Wenn über die Hauptseite, der Mitarbeiter die Abwesenheitsmitteilung aktiviert hat, wird dieses Feld auf ja gestellt. Kann auch vn hier manuell geändert werden. Wenn der Mitarbeiter gemäss seinem Kalender abwesend ist, wird autmatisch ein Mail ausgelöst mit dem Text Antwrttext (siehe weiter unten) und diese Feld Aut Antwrt aktiv wird autmatisch auf ja gestellt. Wird verwendet um autmatisch eine Abwesenheitsmitteilung per zu beantwrten wenn ein neues reinkmmt. Im Text können auch Variabel verwendet werden um der Text nch zu autmatisieren gemäss Abwesenheit des Mitarbeiters im Kalender. [ABSDATETO]: Wird autmatisch ausgefüllt mit dem Datum ab welches der Mitarbeiter nach Abwesenheiten im Kalender wieder zurück ist. Pr -Knt kann eine Unterschrift/Signatur parametriert werden. Wenn drt keine Unterschrift eingegeben ist, wird diese Unterschrift/Signatur vm User als 2. Prirität berücksichtigt. Wenn das Feld auf ja steht wird Unterschrift2/Signatur verwendet als Unterschrift/Signatur für s beantwrten der weiterleiten Pr -Knt kann eine Unterschrift/Signatur parametriert werden spezifisch für die Weiterleitung der Antwrt an s. Wenn drt keine Unterschrift/Signatur eingegeben ist, wird diese Unterschrift zu antwrten/weiterleiten vm User als 2. Prirität berücksichtigt Pr User kann eine Unterschrift/Signatur parametriert werden spezifisch für die Neuanlage vn Ntizen der Arbeitsaktinen. Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 10 vn 18

11 3.3 Mandantenstamm Feld Vrgabe Knt Beschreibung Hinweis: Wenn das Dritt- -System eine Authentifizierung benötigt und der Bedarf dass gewisse Mitarbeiter s senden müssen hne ein aktives -Knt zu haben (weil Sie die s in Actricity nicht empfangen sllen), müssen flgenden Parameter erfasst werden. D.h. dass alle s mit der gleiche -Adresse gesendet werden. Wenn diese Parameter nicht vrhanden sind und wenn die Authentifizierung nicht nötig ist, können nch SMTP- Parameter und SMTP-Prt in einer internen Parameterdatei vn Actricity hinterlegt werden. Anmeldung Passwrt Passwrt Bestätigung SMTP-Server SMTP-Prt SSL Suffix zu benutzen Unterschrift/Signatur Unterschrift/Signatur Gültig ab, Gültig bis Gleich wie -Knten Parameter. Gleich wie -Knten Parameter. Gleich wie -Knten Parameter. Gleich wie -Knten Parameter. Gleich wie -Knten Parameter. Gleich wie -Knten Parameter. Gleich wie -Knten Parameter. Siehe #Vertraulichkeit Wird verwendet wenn bei allen Mitarbeitern ein Zusatztext nach der Mitarbeiter Unterschrift/Signatur eingefügt werden muss. Beispiel: Besuchen Sie uns an der Messe in Basel vm bis Während diese Peride wird diese Unterschrift als Zusatztext eingefügt Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 11 vn 18

12 3.4 Batch Definitin Wenn die Mails autmatisch eingelesen werden sllen, muss ein Batch-Prgramm knfiguriert werden. Funktin vn diesen Batch: - Senden: Alle Aktinen vn Typ -Out welche auf Status Gestartet stehen werden gesendet - Empfangen: Für alle aktiven -Knten werden: Die neue s eingelesen Und zusätzlich wenn das -Knt das IMAP-Prtkll eingestellt ist, werden alle E- Mails synchrnisiert. Siehe #Synchrnisatin Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 12 vn 18

13 Beispiel: 4. Eigentümlichkeiten 4.1 Unterschriften Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 13 vn 18

14 Die Unterschrift/Signatur Initialisierung wenn ein neues vn ein bestimmten Mitarbeiter erstellt wird, hat flgende Lgik-/Priritäten: 1. Prirität 1: Es wird untersucht b das -Knt welche der Mitarbeiter auswählen kann mit einer Cmb, eine Unterschrift/Signatur vrhanden ist. Wenn ja, wird diese Unterschrift/Signatur als Pri 1 übernmmen* 2. Prirität 2: Wenn beim -Knt keine Unterschrift/Signatur vrhanden ist, wird die User Unterschrift/Signatur übernmmen* 3. Zusatztext: Wie weiter ben beschrieben, wenn in der aktuelle Peride eine Mandanten Unterschrift/Signatur vrhanden ist, wird diese Unterschrift/Signatur nch als Zusatztext eingefügt * Beim -Knt und beim User sind 2 Unterschriften/Signaturen vrhanden: Nrmale Unterschrift/Signatur und Unterschrift/Signatur für Weiterleitung und Antwrt. Wenn das neue eine Weiterleitung der eine Antwrt ist wird die letzte Unterschrift/Signatur übernmmen. Hinweis: In den Unterschriften/Signatur können Elemente verwendet werden. Z.b. [SVC_SUPPORT_LINE] (Knstante mit Infrmatinen über Supprt-Kntakte). 4.2 Default Sender Wenn ein User ein neues erstellt, erscheint bei dieser eine Cmb in welche der Mitarbeiter die -Adresse auswählen kann mit welcher er das senden möchte. Die -Adressen welche in dieser Cmb erscheinen sind: - Wenn beim User verknüpfte und aktive -Knts vrhanden sind: Alle -Adressen vn allen aktiven -Knts des Users mit der ersten - Adresse der definierten -Adresse - Wenn beim User keine verknüpfte und aktive -Knts vrhanden sind:* Alle Medien vm Typ des Users in der Reihenflge vn der Sequenz in den Medien + die -Adresse vm Mandant * Wichtig ist für diesen Fall: Bedingung ist dass der Mail-Server erlaubt dass ein gesendet wird mit einer persönlichen Adresse und mit der hne der Authentifizierungsparameter des Mandanten Empfänger - Wenn ein User an einer bestimmten Ansprechpersn welche in Actricity vrhanden ist, kann die -Adresse vrbelegt werden bei der Eingabe vn einem bestimmten Teil der -Adresse. Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 14 vn 18

15 - Es kann für bestimmte -Aktinsvrlagen welche eventuell in ein Ereignis verknüpft sind, ein Element verwendet werden um autmatisch ein an eine bestimmte Adresse zu senden. Das Element wird ersetzt mit der -Adresse der Ansprechpersn gemäss derselben Lgik wie ben beschrieben in Kapitel Beispiel: Wenn ein Ticket erstellt wird für einen bestimmten Kunden, wird über ein Ereignis autmatisch ein gesendet an den User welcher definiert ist als Verantwrtlicher für die Tickets beim GP. - Wenn ein Mail gesendet wird an eine Gruppe, wird eine Liste aufgebaut mit der -Adresse vn jedem User der Gruppe. Diese -Adresse wird übernmmen aus der Verknüpfung User- Gruppe. Hinweis: Diese Regel ist auch gültig für Gruppen-Rlle. 4.3 Vertraulichkeit vn neuen s Erinnerung: - Wenn ein gesendet wird, wird eine Aktin vm typ -Out generiert welche nach dem Senden autmatisch auf erledigt gestellt wird. - Wenn ein eingelesen wird, wird eine Aktin vm Typ -In generiert. - Wenn ein dann vn einem bestimmten User an eine interne Persn gesendet wird, wird es dann beide Aktinen geben. Wenn ein gesendet wird, kann der User in der -Maske auswählen b das auf Vertraulich raus-gehen sll. Das entspricht derselben Funktinalität Privat vn Outlk. - -Out Aktin ist dann auf Vertraulich und kann nur vn dem User welches das erstellt hat in Actricity angeschaut werden, ausser das wurde an eine interne Persn welche auch in Actricity ein -Knt hat gesendet. Dann kann auch der Empfänger vn diesem das sehen. Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 15 vn 18

16 - Wenn das an eine interne Persn gesendet wurde mit einem -Knt, gibt es für diese Persn eine Aktin vn Typ -In welche vm Ersteller und vm Empfänger des E- Mails angeschaut werden kann. Wenn aber der User das nicht manuell auf Vertraulich setzt, wird eine Initialisierung der Vertraulichkeit durchgeführt mit flgender Lgik: - Das wird auf Intern gesetzt wenn alle -Adressen (an, cc, bcc) übereinstimmen mit Suffix zu benutzen (Parameter vm Mandant). Wenn eine vn diesen -Adressen nicht übereinstimmt mit diesem Suffix, wird das - Out auf Öffentlich gesetzt. Beispiel: Suffix zu benutzen = actricity.cm; actricity.ch; actricity.de. Fall 1: -Adresse-An = david.maehr@actricity.cm;christphe.trmmenschlager@actricity.ch Vertraulichkeit = Intern Fall 2: -Adresse-An = david.maehr@actricity.cm;christphe.trmmenschlager@actricity.ch -Adresse-cc = hans.abtek@abtek.ch Vertraulichkeit = Öffentlich Wenn ein vn extern reinkmmt welches vn einem Dritt-System auf Privat gesetzt wurde, ist das eingehende auch auf Vertraulich. Wenn ein vn extern reinkmmt welches nicht auf Privat steht, wird die Initialisierung vn Vertraulichkeit mit der gleiche Lgik gesetzt wie ben beschrieben + das Feld -Frm wird auch nch überprüft. Für die eingehenden s, gibt es nch die Parameter bei -Knt/Vrgabe Aktin/Vertraulichkeit. Wenn in diesen Parametern Vertraulich steht, werden alle neu eingelesenen s auf Vertraulich gesetzt hne irgendwelche Lgik zu betrachten. 4.4 Status Prblem Kann ein Mail nicht gesendet werden, wird das auf Status Prblem gesetzt. Es erscheint dann auch eine Fehlermeldung welche den Grund vn diesem Prblem beschreibt (unkrrekte -Adresse z.b.) 5. Synchrnisatin 5.1 Was ist synchrnisiert und was nicht Ziel der Synchrnisatin ist: - eine Übereinstimmung zu haben über den Status der s - die s welche in das Dritt-System gesendet wurden in Actricity zu erstellen - die s welche in Actricity ganz gelöscht wurden (siehe Parameter Userstamm/Vrgabewert Wrkflw/Pstfach/Anzahl der Tage Aktinen in den Krb) werden im Dritt-System gelöscht. 5.2 Manuelle Ausführung vn Senden-Empfangen Jeder User kann das Senden-/Empfang vn seinen s manuell auslösen. Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 16 vn 18

17 - Senden: Alle Aktinen vn Typ -Out welche auf Status Gestartet stehen werden gesendet - Empfangen: Für alle aktive -Knten werden: Die neue s eingelesen Es wird aber keine Synchrnisatin durchgeführt wie beim Batch 5.3 Actricity Dritt- system Diese Synchrnisatin wird Online gemacht, bzw. braucht keinen Batch. - Wenn das in Actricity auf Nicht gelesen gesetzt wird, wird das im Dritt-System auf Nicht Gelesen gesetzt - Wenn das in Actricity vn Nicht gelesen auf irgendwelchen Status gesetzt wird ausser Gelöscht, wird das im Dritt-System auf Gelesen gesetzt. - Wenn das im Dritt-System weitergeleitet der beantwrtet wurde, wird die Inf dass eine Weiterleitung der Antwrt stattgefunden hat an das Dritt-System gesendet - Wenn das in Actricity auf Gelöscht gesetzt wird, wird diese Inf an das Dritt-System gesendet. Gemäss der Einstellung im Dritt-System kann diese Inf eine Verschiebung vm in ein anderes Verzeichnis auslösen. - Wenn ein in Actricity auf Status Gelöscht nchmals gelöscht wird, wird das in Actricity physisch gelöscht und diese Inf wird an das Dritt-System gesendet, welche auch eine physische Löschung auslöst. Alle s welche vn Actricity gesendet wurden und wenn es eine IMAP-Synchrnisatin betrifft, werden diese s in das Dritt-System übertragen in das Verzeichnis Gesendete s (siehe Parameter in -Knt). 5.4 Batch Synchrnisatin Grundlage Bedienung vn einer Synchrnisatin vn s: Nur wenn das -Knt mit Prtkll=IMAP eingerichtet ist, werden die s zwischen dem Dritt- -System und Actricity synchrnisiert. Bei POP3 werden nur die neue s eingelesen, werden aber nachträglich nicht mehr synchrnisiert (gelöschte s, Status gelesen, Status nicht gelesen) Dritt- system Actricity Anzahl Tage Synchrnisatin bei IMAP: Der Parameter steuert wie weit in der Vergangenheit, die s synchrnisiert werden. - Wenn das in Actricity auf Nicht gelesen steht und in das Dritt-System auf Gelesen, wird das in Actricity auf Gelesen gesetzt - Wenn das in Actricity auf Gelesen, Gestartet, Prblem, der Angehalten steht und im Dritt- System auf Nicht Gelesen, wird das in Actricity auf Nicht Gelesen gesetzt. Diese Regel betrifft nicht die s welche in Actricity auf Nicht gelesen, Erledigt, Gelöscht, der Verrechnet stehen. - Wenn das im Dritt-System weitergeleitet der beantwrtet wurde, gibt es bei diesen E- Mails in das Dritt-System eine Verknüpfung zwischen beide s. Wenn beide s in Actricity vrhanden sind, wird diese Verknüpfung übernmmen, wenn nicht, wird mindestens die Inf dass eine Weiterleitung der Antwrt stattgefunden hat übernmmen. - Wichtig: s welche im Dritt-System gelöscht wurden, werden in Actricity nicht gelöscht. Alle s welche vm Dritt-System gesendet wurden, werden als -Out in Actricity übernmmen (gleich auf Erledigt gesetzt) mit Berücksichtigung vn der Anzahl Tage IMAP. Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 17 vn 18

18 6. Business Case: Supprt 6.1 Grundlage Es kmmt ft vr dass die Firma eine bestimmte -Adresse hat für den Business-Case Supprt. Beispiel: In der Regel sind mehrere Mitarbeiter für den Supprt zuständig. Es wird aber immer nur ein Mitarbeiter für einen bestimmten Supprtfall zuständig sein. Der Bedarf welcher hier immer wieder gefrdert wird ist, dass ein an Supprt vn einem Mitarbeiter übernmmen werden kann und dann bei den anderen Mitarbeitern ausgeblendet wird. Für diesen Fall empfehlt Actricity die Parametrierung POP3 und First-f-Grup. Gewisse Kunden haben aber auch den Bedarf erwähnt dass die Supprt-Fälle welche vn einem Mitarbeiter übernmmen wurden nicht ausgeblendet werden und trtzdem ersichtlich bleiben. Für diesen Fall empfehlt Actricity die Parametrierung hne Gruppe mit einem Pseud-Anwender (Mister Supprt) und einer IMAP Synchrnisatin. 6.2 Parametrierung mit Pp3 und First-f-Grup -Knt = supprt@actricity.cm Prtkll = POP3 Empfänger-typ = First-f-Grup Gruppe = actricity.supprt Zugerdnete User an diesem -Knt: dmaehr, jtrefnski, dwira, vregndeau User in dieser Gruppe: dmaehr, jtrefnski, dwira, vregndeau Empfänger vn dem an supprt@actricity.cm: Alle User vn dieser Gruppe 6.3 Parametrierung 1 User und IMAP -Knt = supprt@actricity.cm Prtkll = IMAP Empfänger-Typ = Anwender Anwender = mister.supprt Zugerdnete User an diesem -Knt: dmaehr, jtrefnski, dwira, vregndeau Empfänger vn dem an supprt@actricity.cm: mister.supprt Zusätzlich müssen die Mitarbeiter vn dieser Gruppe nch in Ihrem Wrkflw/Pstfach die Möglichkeit haben alle s bei welchem der Empfänger mister.supprt ist, anzuschauen und zu verarbeiten (Ticket erstellen, Status ändern usw.). Achtung: Wenn 2 Mitarbeiter die -Aktin gleichzeitig abändern, werden die Änderungen vm letzten Mitarbeiter welche das speichert hat übernmmen und die Änderung vm anderen Mitarbeiter gehen verlren. Vrlage: 33_Wrd_Cdx_Act_SU.dtx Autr: Christphe Trmmenschlager Seite 18 vn 18