Notfallkonzept Stand: November 2009

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1 Stand: November 2009 Seite 1 von 24

2 Inhalt 1 Bremer Hafentelematik (BHT) Systemabhängigkeiten Definition Notfall dbh-systeme (Nachrichten-Empfang/Verarbeitung/Weiterleitung) fallen aus Kundensysteme (BHT-EDI-Empfang/Versand) fallen aus Umschlag-Systeme (BHT-EDI-Empfang/Verarbeitung/Versand) fallen aus Hafenamt-Systeme (BREPOS III) fallen aus DB Schenker Rail Deutschland AG-Systeme WADIS-ÖS (Empfang/Versand) fallen aus Customs Solutions Advantage Customs / Airfreight Handling Tool Advantage Compliance Logistics Solutions Advantage Local Port Order Advantage Truck-MAQS Port Solutions DB Schenker Rail Deutschland AG-Systeme WADIS-ÖS (Empfang/Versand) fallen aus Sonstiges Formulare Kontaktadressen dbh November 2009 Seite 2 von 24

3 1 Bremer Hafentelematik (BHT) 1.1 Systemabhängigkeiten Anhand nachfolgender MATRIX sind die Abhängigkeiten der Systeme voneinander erkennbar. Sobald eines dieser beteiligten Systeme nicht ordnungsgemäß arbeitet (z.b. die technische Verbindung steht nicht oder Anwendung ist nicht verfügbar) tritt ein Problem auf. Je nach Problemursache wird von einem Notfall gesprochen. Umschlag-Systeme CTOS, X-CTOS, DCP, NAVIS, ecfs, ecargo, CARIN Kundensysteme dbh-systeme Hafenamt-System BHT-EDI-Ausgang BHT-Auftrag, BHT-Umschlag, BHT-Tally/Stauer, SIS-Dialog, SIS-Online, DaCOM-Gefahrgut, WADIS-See/CoDiS BREPOS III Bahn-Systeme Info-Kette, Alibaba, BOXXpress, Railion (WADIS-ÖS), CTOS, Polzug, HABIS, November 2009 Seite 3 von 24

4 1.2 Definition Notfall Unter einem Ausfall verstehen die Koordinatoren, dass mindestens eines der beteiligten Systeme nicht ordnungsgemäß arbeitet. Dies kann z. B. heißen, dass Aufträge nicht versendet werden, dass Aufträge nicht entgegengenommen werden, dass Aufträge nicht beantwortet werden, dass Aufträge nicht bearbeitet werden. Ausfälle, unter 90 Minuten (unabhängig vom beteiligten System) werden als interne Störung betrachtet. Es erfolgt keine Notfall-Organisation. Absehbare Notfälle: in der Zeitspanne Minuten werden die notwendigen Maßnahmen zwischen den beteiligten Partnern abgestimmt und festgelegt. Ein Notfall -Ausfall eines der beteiligten Systeme - ist nur dann gegeben, wenn dieses System mehr als 180 Minuten nicht zur Verfügung steht und daher keine Möglichkeit besteht, Informationen auf eine andere elektronische Art und Weise an die anderen Partner innerhalb der BHT zu übermitteln. Absehbare, längere Ausfälle werden von dem Beteiligtem sofort aufgegeben. Eine Notfall-Situation tritt nicht automatisch in Kraft. Sie muss zwischen den nachfolgenden Koordinatoren abgestimmt und beschlossen werden November 2009 Seite 4 von 24

5 Firma Person Telefon HZA Bremen - Zollamt Bremerhaven Frau Landsberg Zentrale HZA Bremen Zollamt Neust. Hafen Frau Tischer Zentrale Zollamt Cuxhaven Eberhard Ketterer HBH, Bremen Hafenmeister vom Dienst HBH, Bremerhaven Hafenmeister vom Dienst EUROGATE, CTB Jörg Liermann EUROGATE, CFS Michael Albers Auftragsverarbeitung NTB North Sea Terminal Schichtleitung Cargo Control /1255 BLG Cargo Uwe Wasner BLG Automobile IT-Betreuung Leitstand BLG ITS Joachim Kunz Produtionsbetreuung OSIS PM DCP Uwe Gieseke Atlantik Hafenbetriebe Wolfgang Rose Portco / SSG Matthias Hasselder CUXPORT Holger Meyer CPL Michael Wojahn Susanne Lotz Railion WADIS ÖS Wilfried Moses Ulrich Brassat dbh BHT Andreas Grunwald Bernd Huckschlag dbh WADIS See Andreas Grunwald Bernd Huckschlag dbh Rechenzentrum Rudolf Klassen dbh Support Rainer Ley KN Bremen Uwe Allerheiligen November 2009 Seite 5 von 24

6 Als Vertreter des DIHS/IDSP-Arbeitskreises (Spedition) nimmt Herr Uwe Allerheiligen, Kühne & Nagel Bremen, an allen Gesprächen BHT-Notfallkonzept teil. Er informiert den Arbeitskreis über das korrekte Vorgehen bei einem Notfall. Jeder Koordinator benennt mindestens 1 Vertreter! Die Koordination im Notfall übernimmt die dbh. Dieses BHT-Notfallkonzept wird beim Produkt-Support der dbh AG sowie auf der dbh homepage im Bereich Download hinterlegt. Der dbh-produkt-support informiert mit Beginn einer "Notfall-Organisation" alle BHT-Kunden/Teilnehmer und beteiligten Partner. Informationen zu Ausfällen (welches System, Grund und Dauer) werden per - Verteiler versandt. Bei Ausfall der -Übertragung wird telefonisch informiert. Der dbh-produkt-support kann diese Dienstleistung in der Zeit von Montag Freitag, Uhr erbringen! Außerhalb dieser Geschäftszeiten besteht bei technischen Notfällen die Möglichkeit, unter der Telefon-Nr das Rechenzentrum der dbh AG zu erreichen. Bitte hinterlassen Sie auf dem Anrufbeantworter: Grund Ihres Anrufes, Name Ihrer Firma sowie die Telefon-Nummer unter der Sie erreichbar sind! Ein Rückruf wird kurzfristig erfolgen. November 2009 Seite 6 von 24

7 1.3 dbh-systeme (Nachrichten-Empfang/Verarbeitung/Weiterleitung) fallen aus Dieser Ausfall *** beeinträchtigt den ordnungsgemäßen Betrieb der dbh-systeme, sowie die Weiterleitung der Nachrichten. Die Auftragserteilung durch Kundensysteme bzw. dem Dialogsystem der dbh ist beeinträchtigt. Die dbh-systeme können die Aufträge der Kundensysteme evtl. entgegennehmen, aber nicht verarbeiten. Eine Weiterleitung der Aufträge und Rückmeldungen an das Terminal, den Zoll, die Behörden und den Auftraggeber ist nicht möglich. Die Aufträge und Rückmeldungen werden im dbh-rz gesammelt und sofort nach Verfügbarkeit des Systems übermittelt. Der dbh-produkt-support informiert die Terminals, die Ausgangszollstelle, die BHT- /WADIS-Kunden sowie die beteiligten Behörden (HBH) über den Ausfall/Notfall. Aufhebung der Notfallsituation kann nur durch die dbh erfolgen! Zeitkritische Aufträge, deren Durchführung in der Zeit des Ausfalls/Notfalls anstehen, werden telefonisch zwischen den Beteiligten besprochen. Bei Ausfall der dbh-technik kann alternativ auf andere Übertragungswege (z. B. Daten per Mailanhang, Daten auf CD/DVD) ausgewichen werden. Wie - wird von der Leitung BHT und dem Kunden abgestimmt. Der Kunde/die dbh ist verpflichtet die Daten für eine evtl. nochmalige Bereitstellung an die dbh/kunden vorzuhalten. Der Informationsfluss (Forderungen, Belademeldungen, etc.) zwischen dem Terminal sowie den Bahnbeteiligten erfolgt per Fax oder Telefon durch den Auftraggeber. Verladestopps (auch Meldung für CPA) müssen manuell von der Ausgangszollstelle per Fax an den Terminalbetrieb übermittelt werden. Bei Bahncontainern muss ebenfalls der WADIS-Auftraggeber per Fax informiert werden. Monituren oder Stornierungen müssen manuell zwischen demterminalbetrieb und Auftraggeber abgearbeitet werden. Nach Verfügbarkeit des Systems und Übermittlung der gesammelten Aufträge/ Rückmeldungen werden diese durch den Terminalbetrieb, den Zoll und die Behörden nachbearbeitet! *** Zu unterscheiden ist hier, ob es sich um einen technischen Ausfall (Telefonleitung, FTP-Server, Hardware) oder um einen Ausfall der BHT (alle Programme, Verarbeitung) handelt. November 2009 Seite 7 von 24

8 1.4 Kundensysteme (BHT-EDI-Empfang/Versand) fallen aus Dieser Ausfall beeinträchtigt nicht den eigentlichen Betrieb der dbh-systeme sowie die Weiterleitung an die Terminalbetriebe und Behörden. Anstehende Rückmeldungen für BHT-Aufträge werden auf Wunsch im dbh-rz gesammelt und nach Kundenfreigabe übermittelt. Sollte es sich um einen Ausfall der Übermittlungswege handeln kann zwischen der Leitung BHT und dem Kunden auch über alternative Übertragungswege (Mail/CD/DVD) gesprochen werden. Bei Ausfall eines Kunden-Systems kann die Auftragsabwicklung für den Auftraggeber (Spediteur/Reeder/ Agent) durch die Firma DATALOG erfolgen. Hierzu benutzen Sie bitte das unter Punkt 6. genannte Formular. Dieses Formular steht auch im Downloadbereich auf der dbh-seite ( bereit. Der dbh-produkt-support informiert die Ausgangszollstelle sowie die beteiligten Behörden (HBH) und Terminals über den Ausfall/Notfall. Aufhebung kann nur durch den BHT-Kunden (Auftraggeber) erfolgen! November 2009 Seite 8 von 24

9 1.5 Umschlag-Systeme (BHT-EDI-Empfang/Verarbeitung/Versand) fallen aus Dieser Ausfall beeinträchtigt den eigentlichen Betrieb der dbh-systeme, sowie die Weiterleitung an die Terminalbetriebe. Die Auftragserteilung durch Kundensysteme bzw. dem Dialogsystem der dbh ist nicht beeinträchtigt. Die BHT wird die Aufträge der Kundensysteme entgegennehmen und verarbeiten. Eine Weiterleitung der Aufträge an das Terminal ist nicht möglich. Die Aufträge werden im dbh-rz gesammelt und sofort nach Verfügbarkeit des Umschlagsystems übermittelt. Übermittlung der Daten an die Behörden findet statt. Der dbh-produkt-support informiert die Ausgangszollstelle, die BHT-Kunden sowie die beteiligten Behörden (HBH) über den Ausfall/Notfall. Aufhebung kann nur durch den Terminalbetrieb erfolgen! Verladestopps (auch Meldung für CPA) müssen manuell von der Ausgangszollstelle per Fax an den Terminalbetrieb übermittelt werden. Monituren oder Stornierungen müssen manuell zwischen Terminalbetrieb und Auftraggeber abgearbeitet werden. Nach Verfügbarkeit des Umschlagsystems und Übermittlung der gesammelten Aufträge/Rückmeldungen werden diese durch den Terminalbetrieb nachbearbeitet! November 2009 Seite 9 von 24

10 1.6 Hafenamt-Systeme (BREPOS III) fallen aus Dieser Ausfall beeinträchtig nicht den Betrieb der dbh-systeme, sowie die Weiterleitung an die Terminalbetriebe. Die Auftragserteilung durch Kundensysteme bzw. dem Dialogsystem der dbh ist nicht beeinträchtigt. Die BHT wird die Aufträge der Kundensysteme entgegennehmen und verarbeiten. Eine Weiterleitung an das Terminal ist möglich. Die für die Behörde bestimmten Gefahrgutinformationen/Anmeldungen werden via DACOM gesammelt und stehen nach Verfügbarkeit des HBH-Systems auch diesen System wieder zur Verfügung. Back-Up : DaCOM (bzgl. Gefahrgutinformationen) November 2009 Seite 10 von 24

11 1.7 DB Schenker Rail Deutschland AG-Systeme WADIS-ÖS (Empfang/Versand) fallen aus Dieser Ausfall beeinträchtig nicht den eigentlichen Betrieb der dbh-systeme, sowie die Weiterleitung an die Terminalbetriebe und Behörden. Die Auftragserteilung durch Kundensysteme bzw. dem Dialogsystem der dbh ist nicht beeinträchtigt. Die BHT wird die Aufträge der Kundensysteme entgegennehmen und verarbeiten. Eine Weiterleitung an das Bahnsystem ist nicht möglich. Aufträge werden gesammelt und sofort nach Verfügbarkeit des Bahnsystems übermittelt. Der dbh-produkt-support informiert die BHT-Kunden sowie die beteiligten Terminalbetriebe über den Ausfall/Notfall. Aufhebung kann nur durch die DB Schenker Rail Deutschland AG erfolgen! Zeitkritische Aufträge, Forderungen, Bestellungen und Lademeldungen sind per Fax an die DB Schenker Rail Deutschland AG-Stellen zu übermitteln. Bremen-Grolland Fax: Bremen-Inlandshafen Fax: Bremerhaven Fax: November 2009 Seite 11 von 24

12 2 Customs Solutions 2.1 Advantage Customs / Airfreight Handling Tool Die Vorgehensweise im Rahmen des Notfallbetriebs ist für die Zollprozesse in ATLAS durch die Verfahrensanweisung geregelt. Die Verfahrensanweisung hat Gesetzescharakter und ist somit die Vorgabe des Zolls dafür, wie die einzelnen zollrechtlichen Prozesse unter Nutzung von ATLAS abgewickelt werden müssen. Das Notfallkonzept ist in der Verfahrensanweisung ab Punkt 8 (Seite 109) beschrieben. Die Verfahrensanweisung ist unter zu finden. Weiterhin bedeutet das Notfallverfahren ATLAS für die dbh und ihre Kunden, dass bei einer Störung des eigenen Systems über den Bremer Support eine Meldung an das ZIVIT in Frankfurt abgegeben werden muss. Dies wird dann dort mit einem "Störungsticket" erfasst und das Ticket kann dann für die weitere Abwicklung gegenüber den zuständigen Zollstellen als Grund für das Notfallkonzept verwendet werden. Sollte eine Störung auf Zollseite vorliegen, wird durch das ZIVIT ein Ticket an die dbh weitergegeben. Dieses ist dann ebenso unseren Kunden zur Verfügung zu stellen. Die Regelungen in der Verfahrensanweisung betreffen die gesamten Prozesse von Advantage Customs, der Ausgangsabwicklung über die BHT und die Ausgangsabwicklung über das Air Handling Tool (AHT). 2.2 Advantage Compliance Advantage Compliance ist eine Funktionalität, die keinen Nachrichten- bzw. Kommunikationsfluss mit der Zollseite oder anderen Stellen beinhaltet. Sollte hier eine Störung vorliegen, ist dies dem dbh Support zu melden. Bis zu einer Behebung der Störung kann in einem solchen Falle nur auf herkömmliche Prüfmethoden (also manuelle Listenprüfung) zurückgegriffen werden. November 2009 Seite 12 von 24

13 3 Logistics Solutions 3.1 Advantage Local Port Order ALPO - Advantage Local Port Order: Notfallkonzept ALPO ist für unsere Kunden das Erfassungsmedium der BHT/ZAPP-Aufträge und ab dem 01/2010 auch für Aufträge/Anmeldungen an internationalen Hafensystemen wie z.b. ECS- Portbase in Rotterdam. Die elektronische Anmeldung dieser Aufträge ist für die heutigen Prozesse zwingend vorgeschrieben, und kann nur in tatsächlich nachgewiesenen Notfällen in Absprache mit dem Zoll und den anderen Beteiligten umgangen werden. Durch die neuen Prozesse, die von den Anmeldern frühzeitigere Anmeldungen erfordern, sind zeitkritische Aufträge eher Ausnahmen. Darum sind kurzfristige Störungen und/oder Ausfälle im Regelfall für die meisten Kunden und Verladungen nicht besonders zeitkritisch. Anders sieht der Prozess in der Automobilverladung aus, in dem die Anmeldung und Verladung der PKWs innerhalb weniger Stunden liegen kann. In diesem Prozess sind Verzögerungen bereits im Stundenbereich als besonders kritisch anzusehen. Die Notfallklassen und die Eskalations- bzw. Reaktionszeiten sind entsprechend an dem kritischsten Prozess aufgehängt. Notfallklassen: Kundensystem fällt aus Lokaler Rechner ausgefallen, Installation oder Update funktioniert nicht Internetanbindung nicht vorhanden / gestört Notfallkonzept Kunde greift hier z.b. Abgabe der Aufträge an z.b. Datalog GmbH, oder die Auftragsdaten werden auf einem alternativen Weg (z.b. , CD/DVD) an die dbh übergeben. Die alternativen Übergaben sind pro Störungsfall mit den Verantwortlichen abzustimmen. dbh Systeme (globale) fallen aus: BHT / HOST ausgefallen Kommunikation zwischen BHT und ATLAS ausgefallen Kommunikation zum Umschlag, Hafenamt, Reeder etc. ausgefallen Notfallkonzept BHT greift hier! ZAPP-System fällt aus: Notfallkonzept ZAPP der Dakosy muss herangezogen werden! November 2009 Seite 13 von 24

14 ALPO-Komponenten fallen aus: Monitore (Ein- und ausgehende Nachrichtenaufbereitung) o Bis 90 Minuten: Störung, kein Notfall- / Ausweichkonzept nötig o 90 bis 180 Minuten: Dringende, unaufschiebbare Aufträge müssen mit den beteiligten Umschlag, Hafenamt, Zoll gem. Notfallkonzept BHT bearbeitet werden. o Über 180 Minuten: akuter Störfall! Notfallkonzept BHT wird herangezogen. Datenbank o Bis 90 Minuten: Störung, kein Notfall- / Ausweichkonzept nötig o 90 bis 180 Minuten: Dringende, unaufschiebbare Aufträge müssen mit den beteiligten Umschlag, Hafenamt, Zoll gem. Notfallkonzept BHT bearbeitet werden. o Über 180 Minuten: akuter Störfall! Notfallkonzept BHT wird herangezogen. Web-Server o Bis 90 Minuten: Störung, kein Notfall- / Ausweichkonzept nötig o 90 bis 180 Minuten: Dringende, unaufschiebbare Aufträge müssen mit den beteiligten Umschlag, Hafenamt, Zoll gem. Notfallkonzept BHT wird herangezogen. o Über 180 Minuten: akuter Störfall! Notfallkonzept BHT wird herangezogen. Citrix-Server o Bis 90 Minuten: Störung, kein Notfall- / Ausweichkonzept nötig o 90 bis 180 Minuten: Abgabe der unaufschiebbare Aufträge an Datenerfasser z.b. Datalog GmbH o Über 180 Minuten: akuter Störfall! Notfallkonzept BHT wird herangezogen. November 2009 Seite 14 von 24

15 3.2 Advantage Truck-MAQS Folgende Notfälle können auftreten: Ausfall FTP-Server Beim Ausfall des FTP-Servers kann der Kunde keine Aufträge per Datei senden bzw. es können keine Status-Meldungen per Datei an Kunden verschickt werden. Eine Ausweichmöglichkeit besteht über das WEB-Portal ; dort können Aufträge etc. bearbeitet und angezeigt werden. Ausfall des MAQS- Mail-Server Die Kunden können keine Mails an die Fahrer senden; die MAQS WEB-Seite ist dabei nicht betroffen. Eine Ausweichmöglichkeit besteht per Telefon. Der Kunde informiert seine Fahrer per Telefon; das MAQS Web-Portal kann aber weiterhin genutzt werden. Kundenspezifische Notfälle (Ausfall eines Gerätes, Druckers etc.): Eine kundenspezifische Notfall -Klärung erfolgt im Einzelfall über den MAQS-Support und / oder die MAQS-Entwicklung. Im Falle einer defekten Hardware im LKW muss diese bei nächster Gelegenheit ausgetauscht werden. Ausfall des Datenfunks bei unserem Provider T-Mobile Der Kunde meldet sich bei dem MAQS-Support, der sich dann umgehend mit T-Mobile in Verbindung setzt und eine Lösung herbeizuführen versucht. Notfall-Nummer Support - Rufnummer: support@dbh.de Rufnummer für MAQS-Kunden: November 2009 Seite 15 von 24

16 4 Port Solutions 4.1 DB Schenker Rail Deutschland AG-Systeme WADIS-ÖS (Empfang/Versand) fallen aus Dieser Ausfall beeinträchtig nicht den eigentlichen Betrieb der dbh-systeme, sowie die Weiterleitung an die Terminalbetriebe und Behörden. Die Auftragserteilung durch Kundensysteme bzw. dem Dialogsystem der dbh ist nicht beeinträchtigt. Die BHT wird die Aufträge der Kundensysteme entgegennehmen und verarbeiten. Eine Weiterleitung an das Bahnsystem ist nicht möglich. Aufträge werden gesammelt und sofort nach Verfügbarkeit des Bahnsystems übermittelt. Der dbh-produkt-support informiert die BHT-Kunden sowie die beteiligten Terminalbetriebe über den Ausfall/Notfall. Aufhebung kann nur durch die DB Schenker Rail Deutschland AG erfolgen! Zeitkritische Aufträge, Forderungen, Bestellungen und Lademeldungen sind per Fax an die DB Schenker Rail Deutschland AG-Stellen zu übermitteln. Bremen-Grolland Fax: Bremen-Inlandshafen Fax: Bremerhaven Fax: November 2009 Seite 16 von 24

17 5 Sonstiges Auf besonderen Wunsch besteht natürlich weiterhin die Möglichkeit, dass der dbh Produkt-Support bestimmte Aufträge/Anmeldungen innerhalb der dbh-syteme drucken kann. Diese können auch per Fax zur Verfügung gestellt werden. Diese Dienstleistung wird aber nicht automatisch ausgeführt, sondern nur auf besonderen telefonischen Wunsch erbracht! ACHTUNG: Sobald ein Ausdruck für/als Terminalbetriebe stattfindet wird der Auftragsstatus innerhalb der BHT verändert!!! Es sollte darauf geachtet werden nur mit Auftragskopien aus dem BHT-Dialog (F10) zu arbeiten!!! November 2009 Seite 17 von 24

18 6 Formulare Bei einem Ausfall der Kundensysteme (siehe Punkt 1.4) kann sich ein Auftraggeber mit der Dienstleistung der Firma DATALOG GmbH behelfen. Die DATALOG GmbH ist die Servicestelle für die Beauftragung von Hafendienstleistungen in den Bremischen Häfen. Für die Erfassung der Daten stehen Formulare zur Verfügung: Auftragsdatenerfassung Bremer Hafentelematik (BHT-Anmeldungen) Auftragsdatenerfassung für B- / Z-Nummer (Gestellungsmitteilung) Erstellung Ausfuhrpapier CODIS/WADIS Export CODIS/WADIS Import November 2009 Seite 18 von 24

19 November 2009 Seite 19 von 24

20 November 2009 Seite 20 von 24

21 November 2009 Seite 21 von 24

22 CODIS/WADIS Export, November 2009 Seite 22 von 24

23 CODIS/WADIS Import November 2009 Seite 23 von 24

24 7 Kontaktadressen dbh Produktsupport Leitung: Rainer Ley Telefon: Mail: für BHT Bärbel Wendland Stephanie Schmonsees Nicole Ihde Stefan Gerken Thomas Witte Telefon: Mail: Rechenzentrum: Leitung: Rudolf Klassen Telefon: Mail: rudolf.klassendbh.de BHT: Leitung: Bernd Huckschlag Telefon: Mail: WADIS: Leitung: Andreas Grunwald Telefon: Mail: November 2009 Seite 24 von 24