Im folgenden möchten wir Ihnen die Grundlagen des Gruppenkalenders und verschiedene Nutzungs-/Einstellungsoptionen

Transkript

1 Gruppenkalender Im folgenden möchten wir Ihnen die Grundlagen des Gruppenkalenders und verschiedene Nutzungs-/Einstellungsoptionen vorstellen: 1. Allgemeines zum Gruppenkalender 2. Gruppenkalender aktivieren 3. Termine erstellen und bearbeiten 4. Termindaten importieren / exportieren 5. Optionen 1. Allgemeines zum Gruppenkalender Der Gruppenkalender eignet sich zur Koordination von gemeinsamen Planungsaktivitäten in Veranstaltungen oder Projektgruppen. Jede und jeder Teilnehmende einer Veranstaltung kann Gruppentermine anlegen und alle Termine dieser Gruppe einsehen. Es existieren Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresansicht, welche jeweils ein komfortables Vor- und Zurückblättern ermöglichen. In jeder Ansicht (außer der Jahresansicht) bekommen Sie durch einen Klick auf einen Termintitel die Details dieses Termins angezeigt. In der Monats- und Jahresansicht gibt es zusätzlich ein Icon (Info) mit einer Gesamtübersicht des gewählten Tages. Der jeweils aktuelle Tag bzw. Stundenzeitslot wird für die schnelle Übersicht farblich hervorgehoben.

2 2. Gruppenkalender aktivieren Um den Gruppenkalender zu aktivieren gehen Sie zur jeweiligen Veranstaltung. Auf der Übersichtseite der Veranstaltungen klicken Sie nun auf den Funktionsreiter ganz rechts Hier können Sie die Inhaltselemente konfigurieren. Sie sehen alle vorhandenen Module/Plugins aufgelistet. Aktivieren Sie nun den Gruppenkalender indem Sie auf an und übernehmen klicken.

3 Der Gruppenkalender erscheint jetzt als neuer Funktionsreiter in Ihrer Veranstaltung. 3. Termine erstellen und bearbeiten Um einen neuen Termin zu erstellen, klicken Sie auf Neuer Termin im Unterfunktionsreiter. Es öffnet sich das folgende Formular:

4 Sie können den Zeitraum minutengenau bestimmen und neben einem Titel auch Zusatzinformationen (Inhalt) und einen Ort eingeben, an dem der Termin stattfindet. Zur optischen Unterscheidung bestimmter Terminarten kann aus einer Reihe von Farben gewählt werden. Grundsätzlich gilt, dass jede Erstellerin oder jeder Ersteller eines Termins diesen bearbeiten darf. Daneben kann die/der ErstellerIn (oder ein anderes berechtigtes Gruppenmitglied) die Bearbeitungsrechte auf den Status in der jeweiligen Veranstaltung (Studierende, Mitwirkende, DozentIn) bzw. auf die Mitgliedschaft in einer Teilnehmergruppe einschränken. Teilnehmende mit Dozentenstatus in der Veranstaltung dürfen alle Termine bearbeiten. Die Serienterminfunktion generiert entsprechend der Angaben Einzeltermine, die eine zusammenhängende Serie bilden. Jeder Termin einer Serie kann gesondert bearbeitet oder gelöscht werden. Beim Bearbeiten bzw. Löschen eines Serientermins wird abgefragt, ob nur der gewählte Termin, die gesamte Serie oder alle Serientermine ab (einschließlich) dieses Termins betroffen sein sollen. Beim Bearbeiten einer Terminserie werden die Felder Titel, Inhalt, Zeit (von/bis), Ganztägig, Ort, Farbe, Bearbeitungsrechte und Gruppenrechte aktualisiert. Bitte beachten Sie: Wurde ein einzelner Termin bereits zuvor verändert, werden diese Änderungen mit den neuen Daten überschrieben. Beim Speichern von Änderungen bzw. Neueinträgen können eingetragene Gruppenmitglieder über neu angelegte oder veränderte Termine informiert werden (Benachrichtigung verschicken), sofern sie dies in den Optionen des Gruppenkalenders und in den Einstellungen unter Benarichtigungen aktiviert haben. Die Benachrichtigungen enthalten jeweils einen Link auf eine icalendar-datei zur direkten Weiterverarbeitung. Am Ende speichern nicht vergessen! Um einen Termin zu bearbeiten klicken Sie in der Tages- oder Wochenansicht auf Dieses Zeichen erscheint in jedem Termin, für den Sie Bearbeitungsrechte besitzen. 4. Termindaten importieren / exportieren Der Import von Termindaten ist zurzeit aus FirstClass- und Outlook-Kalendern möglich. Für FirstClass ist das Outlook-Format für den Export zu benutzen, für Outlook das kommaseparierte Windows-Format. Für einen gewünschten Zeitraum werden alle dort befindlichen Termine im icalendar-format exportiert und können in anderen icalendar-fähigen Programmen weiterverwendet werden. Des Weiteren können Sie in jeder Ansicht die Termine als PDF-Datei exportieren.

5 5. Optionen Im letzten Unterfunktionsreiter können Sie die Optionen für Ihre Ansicht verändern. Startzeit für die Übersicht: Legt die Startzeit für die Tages- und Wochenansicht fest. Gültig sind Werte von 0 Uhr bis 10 Uhr. Veranstaltungstermine einblenden: Blendet die in der aktuellen Veranstaltung vorhandenen Sitzungstermine für Planungszwecke mit ein. Termine aus der Terminvergabe (Homepage) einblenden: Blendet eigene Termine aus der Terminvergabe (Sprechstunden usw.) ein. Diese Termine sind nur von dem oder der EigentümerIn zu sehen. Persönliche Termine (Terminkalender) einblenden: Blendet die persönlichen Stud.IP Termine in den Gruppenka lender ein. Diese Termine sind nicht für andere Gruppenmitglieder sichtbar. Nur selbst angelegte Termine anzeigen: Verhindert die Darstellung nicht selbst eingetragener Termine (z.b. von anderen Gruppenmitgliedern). Überschneidungen rot markieren: Markiert sich überschneidende Termine mit einem Ausrufezeichen in roter Farbe. QuickClick(TM) Terminerstellung aktivieren: Grafische Terminerzeugung per drag and drop direkt in der Tagesund Wochenansicht. Bei Doppelklick auf den Termin wird der Termin kopiert. PDF mit Farbe erzeugen: Für bestimmte Druckausgaben oder Farbkombinationen ist es sinnvoll, einen PDF- Export ohne Farbe zu generieren. Bevorzugte Startseite: Legt fest, welche Kalenderansicht beim Betreten des Gruppenkalenders verwendet soll. Benachrichtigung: o Nie: Sie bekommen keine Nachrichten, wenn neue Termine erstellt oder alte Termine bearbeitet werden. o Nur bei neuen Einträgen: Sie bekommen eine Nachricht, wenn andere NutzerInnen einen neuen Termin erstellen. (Falls Sie eine Benachrichtigung wünschen, müssen Sie dies auch in Ihren Einstellungen unter Benachrichtigung und der jeweiligen Veranstaltung festlegen.) o Bei jeder Änderung: Sie werden über neue und bearbeitete Termine informiert. Die Benachrichtigung erfolgt jedoch nur, wenn der oder die BearbeiterIn / ErstellerIn die Option Benachrichti gung verschicken im Formular nicht deaktiviert!