7 Welche Tätigkeiten sind für Telearbeit geeignet? Seite 21

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2 Inhaltsverzeichnis 1 Telearbeit an der Fachhochschule Münster Seite Allgemein 1.2 Arbeitsmittel 1.3 Arbeitszeit 1.4 Kosten 1.5 Haftung 1.6 Datenschutz 1.7 Arbeitsschutz 2 Begriff und Formen der Telearbeit 2.1 Begriff der Telearbeit Seite Heimbasierte Telearbeit Seite Telearbeit ausschließlich zu Hause Alternierende Telearbeit 3 Vorteile der Telearbeit Seite 13 4 Bedenken gegen die Telearbeit Seite 15 5 Kommunikation zwischen den Beteiligten Seite Kommunikationsformen 5.2 Maßnahmen zur Sicherung der Kommunikation 6 Kriterien zur Auswahl von Telearbeitern Seite Anforderungen an die Person der Telearbeiter 6.2 Anforderungen an das Umfeld der Telearbeiter 7 Welche Tätigkeiten sind für Telearbeit geeignet? Seite 21-2-

3 Telearbeit an der Fachhochschule Münster 1 Telearbeit an der Fachhochschule Münster 1.1 Allgemein Mit Wirkung vom trat die Dienstvereinbarung Telearbeit zwischen dem Kanzler und dem Personalrat der Fachhochschule Münster in Kraft und löste damit eine zweijährige Pilotphase ab. Sie gilt für die Dauer von einem Jahr und verlängert sich stillschweigend jeweils um ein weiteres Jahr, wenn sie nicht von einem der Vertragspartner mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalenderjahres gekündigt wird. Die Dienstvereinbarung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Zentralverwaltung der Hochschule. Die Telearbeit an der Fachhochschule Münster wird in der Form der Alternierenden Telearbeit erbracht. Die Telearbeiterin / der Telearbeiter behält einen Arbeitsplatz in der Hochschule. Die Einrichtung von Telearbeitsplätzen sowie die Beschäftigung auf alternierenden Telearbeitsplätzen erfolgt im Rahmen von Einzelvereinbarungen. Die Einzelvereinbarungen enthalten auch Angaben über den prozentualen Anteil der Telearbeit an der Gesamtarbeitszeit sowie die Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage. Die Einzelvereinbarungen für die Teilnahme an der Telearbeit werden befristet für die Dauer von einem Jahr abgeschlossen. Sie verlängern sich stillschweigend jeweils um ein weiteres Jahr, wenn sie nicht von einem der Vertragspartner gekündigt werden. Sowohl der Dienststellenleiter als auch die Telearbeiter können aus wichtigem Grund die Einzelvereinbarung mit sofortiger Wirkung kündigen. Der Personalrat ist bei der Kündigung durch die Dienststelle zu beteiligen, vor ablehnenden Entscheidungen bezüglich der Beschäftigung auf Telearbeitsplätzen zu informieren. Die Teilnahme an der Telearbeit ist freiwillig und setzt die nachfolgend aufgeführten Teilnahmekriterien voraus: einen entsprechenden Antrag der bzw. des Beschäftigten, die Geeignetheit des vertretenen Aufgabengebietes, die Geeignetheit des Heimarbeitsplatzes, die Sicherung des sozialen Kontaktes zum Betrieb, die Fähigkeit der bzw. des Beschäftigten zur eigenverantwortlichen Arbeitsorganisation, die Flexibilität bei ausnahmsweiser Erforderlichkeit einer ad hoc Anwesenheit in der Dienststelle an den Tagen der Telearbeit. -3-

4 Telearbeit an der Fachhochschule Münster Die Entscheidung, ob eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter an der Telearbeit teilnimmt, trifft die jeweilige bzw. der jeweilige Vorgesetzte in Absprache mit dem Kanzler und der Dezernentenrunde. Fragen zur Telearbeit beantwortet: Ingo Stoppe Dezernat Personal Stegerwaldstr Steinfurt Raum: 269 b Tel: 02551/ Fax: 02551/ stoppe@fh-muenster.de. 1.2 Arbeitsmittel Für den Arbeitgeber existiert keine gesetzliche Verpflichtung zur Ausstattung der Telearbeitsplätze. Die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes bedarf einer sorgfältigen Planung. Die Hard und Software stellen die wesentlichen Arbeitsmittel der Telearbeiter dar. Alle Komponenten haben dabei einen maßgeblichen Einfluss auf die Qualität und Effektivität der Arbeit. Ein Telearbeitsplatz besteht im wesentlichen aus drei technischen Komponenten: Hardware PC, Bildschirm, Drucker, Telefon Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, -Software, Internes Netzwerk, Stand- / Wählleitung, Software Netztechnologie -4-

5 Telearbeit an der Fachhochschule Münster Die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes erfordert eine sachgerechte Zusammenstellung der Komponenten. Die Auswahl, Gestaltung und Zusammenstellung der Komponenten richten sich grundsätzlich nach den für die Telearbeit vorgesehenen Aufgaben. Die technischen Hilfsmittel am Telearbeitsplatz dienen nur dem Zweck, die Telearbeiter im Rahmen der Aufgabenerfüllung bestmöglich zu unterstützen. Im Rahmen der Telearbeit wird den Telearbeitern seitens der Hochschule ein Notebook zur Verfügung gestellt. Die für die Aufgabenerfüllung individuell benötigte Software wird ebenfalls bereitgestellt und entsprechend installiert. Fragen im Zusammenhang mit der Hard- und Software beantwortet: Mario Bölt DVZ Hüfferstr Münster Raum: 2.44 Tel: 0251/ Fax: 0251/ In der jüngeren Vergangenheit ist die Palette an Übertragungstechnologie deutlich ausgeweitet worden. Neben die klassische Telefonleitung sind heute ISDN und DSL getreten, die auf der einen Seite die Übertragungskapazität deutlich erhöhen und auf der anderen Seite die ortsungebundene Kommunikation unterstützen. Von den Teilnehmern an der Telearbeit wird ein geeigneter Anschluss (ISDN, DSL) gewährleistet. Zu den häuslichen Arbeitszeiten ist das dienstliche Telefon per Rufumleitung nach Hause umzuleiten. Die Einrichtung externer Rufumleitungen fördert die Erreichbarkeit der Telearbeiter. Bei Fragen und Problemen im Zusammenhang mit den Telefonverbindungen und der Einrichtung einer externen Rufumleitung steht das Dezernat Gebäudemanagement, vertreten durch Herrn Overmann für den Dienstort Münster (Tel.: ) und Herrn Jürgens für den Dienstort Steinfurt (Tel.: ), zur Verfügung. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der Telearbeit stellen einen geeigneten Arbeitsplatz in ihrer häuslichen Umgebung zur Verfügung. Die Ausstattung mit benötigtem Mobiliar ( z.b. Schreibtisch, Stuhl, Aktenschrank ) ist nicht vorgesehen. -5-

6 Telearbeit an der Fachhochschule Münster 1.3 Arbeitszeit Um die sozialen Bindungen auch bei der Ausübung von Telearbeit in unverändertem Maße beizubehalten, sollte i.d.r. die alternierende Telearbeit an nicht mehr als maximal drei Arbeitstagen ausgeübt werden. Um die persönliche Kommunikation nicht einzuschränken, sollten nicht mehr als zwei Telearbeitstage aufeinander folgen. Für alle Teilnehmer an der Telearbeit gilt weiterhin die Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit an der Fachhochschule Münster. Wird die gesamte Arbeitszeit eines Tages als Telearbeit geleistet, wird grundsätzlich die individuelle Regelarbeitszeit zugrunde gelegt. Sie wird automatisch dem Arbeitszeitkonto der / des Beschäftigten gutgeschrieben. Bei nicht ganztägiger Telearbeit wird die tatsächliche Arbeitszeit durch Korrekturbeleg bzw. Korrektureingabe erfasst. An Telearbeitstagen ist die Erbringung von Überstunden nicht möglich. Bei der Abwesenheit wegen Krankheit, Urlaub usw. gelten die Vorschriften der Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit. An den Telearbeitstagen ist die Erreichbarkeit in der Zeit von 9.00 Uhr bis Uhr (freitags: in der Zeit von 9.00 Uhr bis Uhr) gemäß der Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit sicherzustellen. Bei Fragen und Problemen im Zusammenhang mit der Gleitzeit steht das Dezernat 4, vertreten durch Frau Avrutskaya für den Dienstort Münster (Tel.: ) und Frau Hömme für den Dienstort Steinfurt (Tel.: ), zur Verfügung. 1.4 Kosten Im Rahmen der Telearbeit wird den Telearbeitern seitens der Hochschule ein individuell eingerichtetes Notebook kostenlos zur Verfügung gestellt. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der Telearbeit stellen einen geeigneten Arbeitsplatz in ihrer häuslichen Umgebung kostenlos zur Verfügung. Die Ausstattung mit benötigtem Mobiliar ( z.b. Schreibtisch, Stuhl, Aktenschrank ) ist nicht vorgesehen. Ein geeigneter Telefonanschluss ( ISDN, DSL ) wird von Seiten der Telearbeiterinnen und Telearbeitern gewährleistet. Die zusätzlichen Anschlusskosten (Grundgebühren) werden von der Hochschule übernommen. Die dienstlich anfallenden Telefonkosten werden aufgrund von Einzelnachweisen (Telefonrechnung) erstattet. Anträge auf Erstattung der Kommunikationskosten sind an das Dezernat Gebäudemanagement, vertreten durch Herrn Tolksdorf (Tel.: ), -6-

7 Telearbeit an der Fachhochschule Münster zu richten. Neben den Kommunikationskosten beteiligt sich die Hochschule bei den Telearbeiterinnen und den Telearbeitern bis einschließlich der Entgeltgruppe 8 (Vergütungsgruppe Vc) bzw. der Besoldungsgruppe A8 an den laufenden Kosten pauschal mit 25 monatlich. Die Zahlung der Pauschale wird vom Dezernat Personal, vertreten durch Herrn Stoppe (Tel.: ), veranlasst. Sonstige mit der Telearbeit verbundene Kosten werden seitens der Hochschule nicht erstattet. 1.5 Haftung Mögliche Schäden bei der Telearbeit können in erster Linie das Notebook, die Anwendungsprogramme oder die Datenbestände betreffen. Personenschäden scheinen nach den bisherigen Erfahrungen keine Bedeutung für die Praxis zu besitzen. Bei der Klärung der Haftungsfrage für die heimbasierte Telearbeit können drei Schwerpunkte unterschieden werden: Haftungsaspekte der Telearbeit Haftung des Telearbeiters Haftung von Dritten Haftung des Arbeitgebers Die Haftung des Telearbeiters Nach der geltenden Rechtssprechung kann die Telearbeiterin / der Telearbeiter je nach Verschulden in die Haftung genommen werden. Dabei wird beurteilt, 1. ob sie / er überhaupt und 2. in welcher Höhe sie /er zum Ausgleich des Schadens herangezogen wird. Eine unbeschränkte Haftung besteht für vorsätzliche Handlungen der Telearbeiterin / des Telearbeiters. -7-

8 Telearbeit an der Fachhochschule Münster Bei grob fahrlässig verursachten Schäden besteht die Haftung der Telearbeiterin / des Telearbeiters grundsätzlich in voller Höhe. Es kann in bestimmten Ausnahmefällen aber auch zu einer Haftungsbeschränkung kommen. Dann muss die Telearbeiterin / der Telearbeiter nicht in jedem Fall und auch nicht unbedingt in der vollen Höhe für den Schaden haften. Bei Vorliegen mittlerer oder leichter Fahrlässigkeit scheidet eine Haftung der Telearbeiterin / des Telearbeiters aus. Zu beachten ist, dass das Notebook, die Akten und andere Arbeitsmittel nur für die Nutzung und Bearbeitung durch die Telearbeiterin / den Telearbeiter bestimmt ist. Außerhalb der Telearbeitszeit sollte der Raum, in dem die Telarbeit verrichtet wird, verschlossen werden und auch für Familienangehörige und Mitbewohner nicht zugänglich sein. Ist dies situations- oder wohnungsbedingt nicht möglich, sind Notebook, Akten und sonstige Arbeitsmittel im Schreibtisch oder in einem Schrank für Familienangehörige, Mitbewohner und Dritte unzugänglich zu verschließen. Einer Telearbeiterin oder einem Telearbeiter, die / der diese organisatorischen Vorkehrungen nicht trifft, kann unter Umständen grobes Organisationsverschulden vorgeworfen werden, so dass eine Eigenhaftung in Betracht kommt. Als Grundsatz lässt sich feststellen, dass sich die Haftungsregelungen bei der Telearbeit nicht von denen eines Normalarbeitsverhältnisses unterscheiden. Soweit das Risiko eines Schadenseintritts erhöht ist, kann dieses über eine zusätzliche Versicherung abgedeckt werden Die Haftung von Dritten Die Frage, wie z.b. Besucher oder Familienangehörige als dritte Personen bei etwaigen Schäden haften, ist von der Rechtsprechung noch nicht abschließend geklärt. Wenn Familienangehörige und Mitbewohner der Telearbeiterin / des Telearbeiters einen Schaden verursachen, werden die Haftungsbegrenzungen aus dem Arbeitsverhältnis i.d.r. auf sie angewandt. Eine unbeschränkte Haftung besteht für vorsätzliche Handlungen des Mitbewohners oder des Familienangehörigen. Bei grob fahrlässig verursachten Schäden besteht die Haftung des Mitbewohners oder des Familienangehörigen grundsätzlich in voller Höhe. Dritte können aber auch Personen sein, die nicht Mitbewohner oder Angehörige sind ( also z.b. Fensterputzer oder Besucher). Hier gelten die üblichen Grundsätze zum Haftungsrecht. Die Haftungsbeschränkungen gelten für Besucher nicht. Daher muss ein Besucher unbeschränkt für den entstandenen Schaden haften. Die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegenüber Besuchern behält sich die Hochschule vor. -8-

9 Telearbeit an der Fachhochschule Münster Die Haftung des Arbeitgebers Auch bei der Haftung des Arbeitgebers müssen verschiedene Fälle unterschieden werden. Haftung des Arbeitgebers Haftung gegenüber den Telearbeitern Haftung gegenüber Dritten Haftung für Schäden am Telearbeitsplatz Wenn eine Telearbeiterin / ein Telearbeiter bei der Ausübung ihrer / seiner Tätigkeiten im Rahmen der Telearbeit einen Schaden erleidet, gelten die bei Arbeitsunfällen anzuwendenden Regelungen. Wenn allerdings ein Schaden außerhalb der Telearbeit eintritt, finden die zivilrechtlichen Regelungen Anwendung. Voraussetzung für eine Haftung des Arbeitgebers ist jedoch, dass ihn auch tatsächlich ein Verschulden trifft. Auch die etwaigen Schäden bei Dritten werden entsprechend der zivilrechtlichen Grundlagen behandelt. Der Arbeitgeber muss dann haften, wenn ihn ein Verschulden trifft. Die Hochschule übernimmt Schadensersatzansprüche Dritter, wenn diese berechtigt sind und im ursächlichen Zusammenhang mit dem häuslichen Arbeitsplatz stehen. Dies gilt nicht, wenn die bzw. der Telearbeiter den Schaden grob fahrlässig oder vorsätzlich verursacht hat. Bei Fragen und Problemen im Zusammenhang mit der Haftung steht Herr Lange (Tel.: ) zur Verfügung. 1.6 Datenschutz Bei Telearbeitsplätzen ist wie bei betrieblichen Arbeitsplätzen ein besonderes Gewicht auf den Datenschutz und die Datensicherung zu legen. Den Anforderungen des einschlägigen Rechts, unter anderem des Bundesdatenschutzgesetzes, muss Rechnung getragen werden. Unter Datensicherheit versteht man den Grad des Schutzes von Daten vor unbefugter Ausspähung, Vernichtung, Verfälschung oder länger andauernder Nichtverfügbarkeit. Datenschutz hingegen bezeichnet das Verhindern von allgemein unberechtigtem Zugriff auf personenbezogenen Daten zwecks Aneignung und ihrer eventuellen Weitergabe. -9-

10 Telearbeit an der Fachhochschule Münster Die Telearbeiterin / der Telearbeiter muss alles Nötige veranlassen, um den datenschutzrechtlichen Bestimmungen Folge zu leisten. So hat sie / er dafür zu sorgen, dass vertrauliche Akten und Datenträger beim Transport so gut wie möglich gesichert sind. Auch bei der Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel muss sie / er den erforderlichen Datenschutz sicherstellen. Des weiteren hat die Telearbeiterin / der Telearbeiter darauf zu achten, dass Familienangehörigen oder Besuchern keine vertraulichen Daten zugänglich sind. Bei Fragen und Problemen im Zusammenhang mit dem Datenschutz steht Herr Lange (Tel.: ) zur Verfügung. 1.7 Arbeitsschutz Die Arbeitsschutzvorschriften gelten für alle Arbeitnehmer unabhängig davon, ob sie Telearbeit leisten oder nicht. Es gibt keine Reduzierung von Schutzstandards unter den besonderen Bedingungen der Telearbeit. Arbeitgeber haben auch bei der Telearbeit die einschlägigen gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und einen umfassenden Arbeitsschutzstandard zu gewährleisten. Es gilt das Arbeitsschutzgesetz. Der Arbeitgeber ist danach verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und die Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen. Er muss auch die entsprechenden organisatorischen Maßnahmen treffen, um den arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. Für die Telearbeit bedeutet dies, dass der Arbeitgeber den Arbeitschutz auch außerhalb des in seinem unmittelbaren Bereich stehenden Betriebes zu garantieren hat. Er bleibt dort auch für den Arbeitsund Gesundheitsschutz verantwortlich. Mit der Einrichtung eines heimischen Telearbeitsplatzes ist der Arbeitnehmer verpflichtet, die geltenden arbeitsschutzrechtlichen Verpflichtungen einzuhalten. Er muss aber auch die Maßnahmen des Arbeitgebers zur Sicherstellung des ihm obliegenden Arbeitsschutzes dulden. Aufgrund dieser Sorgfaltspflicht hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, den heimischen Arbeitsplatz in Augenschein zu nehmen, ihn zu beurteilen und ggf. Schutzmaßnahmen zu veranlassen. Die Besichtigung des Arbeitsplatzes findet im Einvernehmen mit der Telearbeiterin / dem Telearbeiter nach Terminabsprache statt. Bei Fragen und Problemen im Zusammenhang mit dem Arbeitsschutz steht das Dezernat Gebäudemanagement, vertreten durch Herrn Maretzke (Tel.: ), zur Verfügung. -10-

11 Begriff und Formen der Telearbeit 2 Begriff und Formen der Telearbeit 2.1 Begriff der Telearbeit Telearbeit ist jede auf Informations- und Kommunikationstechnik gestützte Tätigkeit, die ausschließlich oder zeitweise an einem außerhalb der zentralen Betriebsstätte liegenden Arbeitsplatz verrichtet wird. Dieser Arbeitsplatz ist mit der zentralen Betriebsstätte durch elektronische Kommunikationsmittel verbunden. Telearbeit tritt in verschiedenen Formen auf. Sie kann z. B. in der Wohnung des Mitarbeiters (heimbasierte Telearbeit) oder auch unterwegs (mobile Telearbeit) erbracht werden. Ebenso setzen manche Arbeitgeber ihre Mitarbeiter bei ihren Kunden ein, wobei die gesamte Ausstattung, mit der diese arbeiten, dem eigenen Arbeitgeber gehört (On-Site-Telearbeit). Schließlich kann Telearbeit auch ausgeführt werden, in dem Telearbeitsplätze in Telecentern gebündelt werden. Telearbeit zu Hause Arbeiten unterwegs Heimbasierte Telearbeit Mobile Telearbeit On-Site- Telearbeit Centerbasierte Telearbeit Telearbeit beim Kunden Telearbeitsplätze in Telezentren -11-

12 Begriff und Formen der Telearbeit 2.2 Heimbasierte Telearbeit Der Begriff der heimbasierten Telearbeit bezeichnet alle Formen der Telearbeit am häuslichen Arbeitsplatz des Mitarbeiters. Hierbei lassen sich 1. die Telearbeit ausschließlich zu Hause und 2. die alternierende Telearbeit unterscheiden Telearbeit ausschließlich zu Hause Bei dieser Tätigkeitsform steht der Telearbeiterin / dem Telearbeiter kein Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur Verfügung. Stattdessen erfolgt die Arbeitsverrichtung ausschließlich in der Wohnung der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters. Hier hat die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter einen Arbeitsbereich mit PC und entsprechender Vernetzung. Somit kann sie / er mit ihrem / seinem Arbeitgeber auf dem Weg des elektronischen Dokumententransfers, oder auch per Telefon in Kontakt treten. Auch der Austausch der Arbeitsergebnisse erfolgt über diesen Weg. Die Telearbeiterin / der Telearbeiter hat häufig keinen direkten Kontakt zu ihren / seinen Kollegen und tritt mit seiner /seinem Vorgesetzten nur selten persönlich in Kontakt. Bisherige Erfahrungen zeigen, dass diese Form der Telearbeit aufgrund mangelnder persönlicher Kontakte und der damit möglicherweise verbundenen sozialen Isolation nur in Einzelfällen realisiert wird Alternierende Telearbeit Bei dieser Form der Telearbeit arbeitet die Arbeitnehmerin / der Arbeitnehmer sowohl an seinem Arbeitsplatz beim Arbeitgeber als auch in ihrer / seiner Wohnung, wobei sie / er zwischen diesen Arbeitsplätzen hinund herwechselt. Um diese Formen der sozialen Bindung auch bei der Ausübung von Telearbeit in unverändertem Maß beizubehalten, wird i.d.r. die alternierende Telearbeit an nicht mehr als maximal drei Arbeitstagen ausgeübt. Um die persönliche Kommunikation so wenig wie möglich einzuschränken, sollten nicht mehr als zwei Telearbeitstage aufeinander folgen. In Bezug auf den Arbeitsplatz beim Arbeitgeber werden in der Praxis unterschiedliche Lösungen angewandt. In vielen Unternehmen behält die Telearbeiterin / der Telearbeiter seinen angestammten Arbeitsplatz in uneingeschränktem Maße. -12-

13 Vorteile der Telearbeit Es ist aber auch denkbar, dass die Arbeitnehmerin / der Arbeitnehmer ihren / seinen Arbeitsplatz mit anderen Mitarbeitern teilt. An den Tagen, an denen die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter beim Arbeitgeber arbeitet, kann sie / er dies an ihrem / seinem Arbeitsplatz tun. Arbeitet sie / er zu Hause, kann eine Kollegin / ein Kollege ihren / seinen Arbeitsplatz nutzen. 3 Vorteile der Telearbeit Die Vorteile der Telearbeit können entsprechend den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten sehr unterschiedlich sein. Die nachfolgende Grafik gibt einen Überblick über die verschiedenen Bereiche, in denen die Vorteile wirken. Vorteile für den Telearbeiter o Flexible Arbeitszeit o Vereinbarkeit von Familie und Beruf o Einsparung von Fahrtkosten o Zeitgewinn o Selbstständigkeit o Eigenverantwortung o Angenehme Arbeitsatmosphäre Vorteile für den Arbeitgeber o Höhere Produktivität o Steigerung der betrieblichen Flexibilität o Einsparung von Raum- und Energiekosten o Bessere Kundenorientierung o Senkung der Fehlzeiten Vorteile für Telearbeiter Die Anforderungen im Beruf und in der Familie können Beschäftigte häufig vor Problemsituationen stellen. Berufliches Engagement und familiäre Aufgaben sind oftmals nur schwer vereinbar. Dies gilt zum Beispiel besonders für Alleinerziehende, die einen höheren Flexibilitätsbedarf an ihr Berufs- und Familienleben haben. Durch Telearbeit besteht die Möglichkeit, Teile der beruflichen Tätigkeit nach Hause zu verlagern und somit den beruflichen und privaten Anforderungen besser gerecht zu werden. Die finanzielle Situation der Familie wird erhalten oder verbessert und der Anschluss im Beruf bleibt erhalten. Darüber hinaus bleibt der Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen bestehen. Die größere Selbstbestimmung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stärkt deren Autonomie und Verantwortlichkeit. In vielen Telearbeitsprojekten ist eine Erweiterung des Aufgabenbereichs, eine größere Arbeitszufriedenheit und Motivation zu beobachten. -13-

14 Vorteile der Telearbeit Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich wesentlich besser nach ihren eigenen kreativen Phasen richten. Aufgaben mit hohem Konzentrationsaufwand können so in ruhigere Zeiten gelegt werden. Weiterhin ermöglicht die Telearbeit eine Verbesserung der Integration von behinderten Menschen im Erwerbsleben. Infolge eingeschränkter Mobilität kann die räumliche Distanz von Arbeitsplatz und Wohnung eine Barriere darstellen. Schließlich können die Telearbeiter Pendelfahrten reduzieren. Dies führt insbesondere zu einer Zeit- und Kostenersparnis. Vorteile für Arbeitgeber Telearbeit wird oft eingesetzt, um qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu halten oder zu gewinnen. Hierdurch kann ein hoher Qualitätsstandard erreicht werden. Weiterhin können die Arbeitsergebnisse deutlich fehlerfreier hervorgebracht werden, da sich die Telearbeiter in einer ruhigen Arbeitsatmosphäre bewegen. Vor allem die geringen Arbeitsunterbrechungen tragen hierzu bei. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit hat außerdem auch eine höhere Attraktivität des Arbeitgebers zur Folge, verbunden mit einer besseren Unternehmensidentifikation. Dies wirkt sich positiv auf die Personalfluktuation und den Erhalt qualifizierter Mitarbeiter aus. Ein weiterer Kostenvorteil der Telearbeit ist durch die Einsparung von Büroräumen realisierbar. Neben der besseren Kapazitätsauslastung durch eine flexible Gestaltung der Arbeitszeiten ist auch eine geringere Fehlzeit der Telearbeiter in vielen Telearbeitsprojekten zu beobachten. -14-

15 Bedenken gegen die Telearbeit 4 Bedenken gegen die Telearbeit Soziale Isolation Die Möglichkeit der sozialen Isolation von Mitarbeitern gehört zu den meistgenannten Befürchtungen bei der Einführung von Telearbeit. Dies betrifft nicht nur die aufgabenbezogene fachliche Kommunikation, sondern in erster Linie den persönlichen Kontakt und die soziale Kommunikation. Gerade bei der Telearbeit ausschließlich zu Hause wurden negative Erfahrungen gemacht, da sich hierbei die persönliche Kommunikation deutlich reduziert. Die alternierende Telearbeit vermeidet diese Gefahr, weil bei ihr durch die persönliche Anwesenheit im Büro die Möglichkeit zur sozialen und aufgabenbezogenen Kommunikation besteht. In der Praxis hat sich die Einführung von Mitarbeitersitzungen als geeignetes Mittel zur Unterstützung der sozialen Kommunikation erwiesen. Aber auch durch die Bereitstellung einer leistungsfähigen Telekommunikationsausstattung kann Isolationstendenzen entgegengewirkt werden. Der Kontakt zu Kollegen, Vorgesetzten und Kunden wird während der Telearbeitstage z.b. per und Telefon ermöglicht. Fehlende Trennung von Beruf und Privatleben Ein großer Vorteil der Telearbeit liegt in der besseren Vereinbarkeit von Familie und Berufsleben. Hierin liegt aber auch die Gefahr einer zu engen Verflechtung von beruflichem und privatem Bereich. Es ist sowohl die Beeinträchtigung des Privatlebens durch berufliche Einflüsse als auch der umgekehrte Fall zu beobachten. Durch die geringe räumliche Trennung zwischen heimischen Arbeitsplatz und dem familiären Geschehen kann die Gefahr der Selbstausbeutung bestehen. Auch die mentale Bewältigung der beruflichen Aufgaben kann stärker in das Privatleben eindringen. Um diese Einflüsse auf das Privatleben zu vermeiden, sollte eine klare zeitliche und geistige Beendigung des Telearbeitstages herbeigeführt werden. Zu Beginn des Telearbeitstages sollte der Zeitpunkt des Arbeitsendes bestimmt werden. Dieser Endpunkt sollte nur in Ausnahmefällen überschritten werden. Es können auch störende Einflüsse des Privatlebens die berufliche Aufgabenbewältigung behindern. Um dies zu vermeiden, sollte der Telearbeitstag inhaltlich und zeitlich geplant werden, die Arbeit sollte nicht zu häufig unterbrochen werden und es sollten Verhaltensregeln mit dem privaten Umfeld ( insbesondere mit der Familie ) abgesprochen werden. -15-

16 Kommunikation zwischen den Beteiligten 5 Kommunikation zwischen den Beteiligten Alle Beteiligten müssen sich bereits frühzeitig Gedanken machen, welcher Kommunikationsbedarf zwischen Arbeitgeber, Telearbeitern und externen Stellen besteht, denn dies ist wichtig bei der Auswahl der Kommunikationsmittel. 5.1 Kommunikationsformen Grundsätzlich sind hier folgende Kommunikationsformen zu berücksichtigen: Kommunikationsformen Informelle Kommunikation Aufgabenbezogene Kommunikation Informelle aufgabenbezogene Kommunikation Soziale Kommunikation Die aufgabenbezogene Kommunikation ist abhängig von den zugrunde liegenden Arbeitsaufgaben. Je stärker die Arbeitsteilung und Teamorientierung ist, desto intensiver kommunizieren die Beteiligten. Durch den Einsatz von Bürokommunikationssystemen können auch Telearbeitsplätze in den Austausch aufgabenbezogener Informationen einbezogen werden. Abhängig von den Anforderungen am jeweiligen Arbeitsplatz können , Dienstbesprechungen etc. die telekooperative Zusammenarbeit vereinfachen. Die informelle aufgabenbezogene Kommunikation ist der schnelle unbürokratische Informations- und Erfahrungsaustausch unter Kollegen. Sie wird nicht direkt durch die Aufgaben verursacht, sondern geschieht eher bei Gelegenheit, z.b. bei Unterhaltungen auf dem Flur. Die soziale Kommunikation dient dem Aufbau und der Pflege zwischenmenschlicher Kontakte. Sie besitzt auch bei Telearbeit eine nicht zu vernachlässigende Bedeutung. -16-

17 Kommunikation zwischen den Beteiligten 5.2 Maßnahmen zur Sicherung der Kommunikation Zwischen der /dem Vorgesetzten und den Telearbeitern stehen die aufgabenbezogene und die informelle aufgabenbezogene Kommunikation im Vordergrund. Die / der Vorgesetzte muss sowohl die Kommunikation zur Telearbeiterin / zum Telearbeiter als auch innerhalb des Teams anregen, fördern und pflegen. Um die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu gewährleisten, bieten sich mehrere Möglichkeiten an: Die aufgabenbezogene Kommunikation innerhalb des Teams sollte von der /vom Vorgesetzten organisiert werden. Da sie i.d.r. einen offiziellen Charakter hat, liegt sie meist in ihrem / seinem Organisationsbereich. Hierbei bieten sich feste Termine an. Sie dienen dem Erhalt des Teamgeistes und sind Voraussetzung für eine gemeinsame Arbeit. Alle Mitarbeiter sollten regelmäßig an diesen Terminen teilnehmen. Die / der Vorgesetzte muss den Telearbeitern das nötige Feedback geben. Da diese sich weniger an anderen Mitarbeitern orientieren können, benötigen sie mehr Feedback als die Mitarbeiter im Betrieb. Allen Mitarbeitern müssen Informationen über aktuelle Abläufe im Betrieb zur Verfügung gestellt werden. Wichtig ist, die Telearbeiter nicht von aktuellen Informationen im Unternehmen auszuschließen. Die Telearbeiter müssen auch selbst darauf achten, die Kommunikation innerhalb des Teams zu fördern, soziale Kontakte auszubauen und jede Art der Kommunikation aktiv zu unterstützen. Ebenso sollten alle Mitarbeiter die Kommunikationsmedien intensiv nutzen. Je nach Aufgabengebiet sollten die Telearbeiter zu festgelegten Zeiten ( z.b. Kernzeiten ) von Mitarbeitern und Kunden erreichbar sein. Regelmäßige Büroarbeitstage dienen der Pflege von sozialen Kontakten, geben Gelegenheit zur informellen und aufgabenbezogenen Kommunikation und zur Integration in den Betriebsablauf. Rufumleitungen und sonstige telefonspezifische Möglichkeiten fördern die Erreichbarkeit der Telearbeiter. -17-

18 Kriterien zur Auswahl von Telearbeitern 6 Kriterien zur Auswahl von Telearbeitern Die Telearbeit stellt nicht nur Anforderungen an die Tätigkeiten, sondern auch an die involvierten Personen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen also die Frage beantworten, für welche Mitarbeiter Telearbeit geeignet ist. Dies gilt auch für die / den Vorgesetzten: Nur wenn diese / dieser bereit und fähig zur ergebnisorientierten Führung ist, kann Telearbeit gelingen. 6.1 Anforderungen an die Person der Telearbeiter Teamfähigkeit Vertrauenswürdigkeit Zuverlässigkeit Kommunikationsfähigkeit Flexibilität Technikverständnis Freiwilligkeit Selbstständigkeit Berufserfahrung Grundlegende Voraussetzung für Telearbeit ist, dass sich die Mitarbeiter freiwillig für diese Arbeitsform entscheiden. Nur dann werden sie bereit sein, sich auf die besonderen Anforderungen einzustellen. Die Telearbeit fordert auch die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten. Die Telearbeiter müssen also die Disziplin besitzen, sich trotz möglicher Ablenkungen ( z.b. Hausarbeit, Fernsehen, Nachbarn ) an den heimischen Arbeitsplatz zu setzen. Daneben müssen sie auch fähig sein, ihre Arbeit zu organisieren. Durch den größeren Freiraum brauchen die Telearbeiter eine stärkere Selbstorganisation. Sie sollten daher bereit sein, mit ihren Vorgesetzten Aufgaben und Ziele genau zu definieren. Außerdem müssen sie selbständig auf die Erfüllung dieser Ziele achten. Die Telearbeiter sollten zur Teamarbeit bereit sein, sofern dies die Aufgaben erfordern. Durch die räumliche Trennung von den Arbeitskollegen muss die selbständige Arbeitsweise auf die Belange der anderen Aufgabenträger abgestimmt werden. Die positive Einstellung zum Team und die Fähigkeit zur Teamarbeit unterstützen die erforderliche Kommunikation. -18-

19 Kriterien zur Auswahl von Telearbeitern Flexibilität ist z.b. im Umgang mit neuer Technik und veränderten Arbeitsabläufen erforderlich. Dies setzt die Bereitschaft zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung voraus. Wegen der räumlichen Distanz zwischen Telearbeitern, Kollegen und Vorgesetzten ist die Zuverlässigkeit der Telearbeiter eine wichtige Eigenschaft. Die Vorgesetzten und Kollegen müssen sich darauf verlassen können, dass die Arbeitspakete wie vereinbart bearbeitet werden. Hierzu gehört nicht nur die Einhaltung von Terminen, sondern auch die inhaltliche Qualität. Außerdem ist es sehr wichtig, dass die Telearbeiter frühzeitig Verzögerungen oder Probleme bei der Bearbeitung mit den Vorgesetzten und Kollegen bespricht. Die Telearbeiter sollten sich mit dem Unternehmen identifizieren und über Berufserfahrung in ihrer derzeitigen Position verfügen. Hierdurch wird gewährleistet, dass sie die Verwaltungsstruktur und die Verwaltungsabläufe durchblicken. Auch die notwendige fachliche Kompetenz zur eigenständigen Aufgabenerfüllung hängt oft von der Berufserfahrung ab. Eine Grundvoraussetzung zur Telearbeit ist die Vertrauenswürdigkeit. Die Telearbeiter haben oftmals einen größeren Handlungsspielraum als bei einem zentralen Arbeitsplatz. Die Vorgesetzten müssen sich sicher sein können, dass die Telearbeiter diesen Freiraum nicht missbrauchen. Darüber hinaus wird ein gewisses Technikverständnis von den Telearbeitern erwartet. Dies beinhaltet sowohl den selbstverständliche Umgang mit dem PC und den entsprechenden Programmen als auch die Nutzung von Internet und Datenübertragung. Eine weitere Voraussetzung ist eine effiziente Kommunikationsfähigkeit der Telearbeiter. Durch die örtliche und zeitliche Lösung vom Arbeitgeber ist die Kommunikation mit Vorgesetzten und Kollegen sehr wichtig, wozu eine effiziente Nutzung der relevanten Kommunikationswege erforderlich ist. 6.2 Anforderungen an das Umfeld der Telearbeiter Geeignetes häusliches Umfeld Akzeptanz im betrieblichen Umfeld -19-

20 Kriterien zur Auswahl von Telearbeitern Für eine effektive Arbeit benötigen die Telearbeiter ein geeignetes häusliches Umfeld, in dem sie ungestört arbeiten können. Ideal hierfür ist ein Arbeitszimmer. Zu beachten ist in jedem Fall, dass der Arbeitsbereich der Telearbeiter nicht für jeden Besuch zugänglich ist und auch nicht von anderen Familienmitgliedern während der Arbeitszeit genutzt werden kann. Außerdem muss er so groß sein, das sich ein Schreibtisch sowie das benötigte Arbeitsmaterial unterbringen lassen. Neben den räumlichen Verhältnissen, müssen auch die familiären Umstände beachtet werden. Den Telearbeitern sollte es möglich sein, sich ungestört vom familiären Alltag ihrer Arbeit zu widmen. Hierfür sind die Telearbeiter auf die Unterstützung ihrer Familien angewiesen. Nur wenn die Familie auf sie Rücksicht nehmen, ist die Arbeit zu Hause sinnvoll. Neben dem geeigneten häuslichen Umfeld benötigt die Telearbeit aber auch ein geeignetes betriebliches Umfeld. Die neue Stellung der Telearbeiter muss von Kollegen und Vorgesetzten akzeptiert werden. Diese Akzeptanz kann nur erreicht werden, wenn alle Beteiligten umfassend über die Telearbeit informiert werden. Mitarbeitern, die nicht für die Telearbeit ausgewählt werden, müssen die Gründe hierfür erklärt werden. Offenheit innerhalb des Betriebes verhindert Neid und fördert die Akzeptanz. -20-

21 Welche Tätigkeiten sind für Telearbeit geeignet? 7 Welche Tätigkeiten sind für Telearbeit geeignet? Bei der Telearbeit gibt es allgemeingültige Anforderungen, die an jede Tätigkeit gestellt werden. Außerdem kann man Anforderungen an Unterstützungstätigkeiten ( z.b. Schreibdienst, Datenerfassung ) und Anforderungen an höher qualifizierte Tätigkeiten ( z.b. Programmierung, Konstruktion ) unterscheiden. Die Diskussion der notwendigen Anforderungen soll keine KO-Kriterien identifizieren, sondern Anhaltspunkte für die telearbeitsgerechte Gestaltung der Aufgaben geben. Die bestehenden Gestaltungsfreiräume sollten genutzt werden, damit manche zunächst als weniger geeignet erscheinende Aufgabe in Telearbeit ausgeführt werden kann. Anforderungen an Telearbeit Allgemeine Anforderungen Anforderungen an Unterstützungstätigkeiten Anforderungen an höher qualifizierte Tätigkeiten Allgemeine Anforderungen Für die Erfüllung einer Aufgabe in Telearbeit ist die physikalische Auslagerungsfähigkeit entscheidend. Im Idealfall können die notwendigen Arbeitsmittel durch den Online-Zugriff zugänglich gemacht werden. Nicht digital vorliegende Unterlagen müssen transportabel sein und daher wenig Platzbedarf aufweisen. Es eignen sich also vor allem Tätigkeiten, deren Hauptinhalt die Erstellung, Bearbeitung und Weitergabe von Informationen ist. Dies ist insbesondere im Verwaltungsbereich am ehesten gegeben. Weiterhin ist eine personelle Auslagerungsfähigkeit notwendig. Für die Erfüllung der Aufgabe sollte nur ein geringes Maß an direkter persönlicher Kommunikation erforderlich sein. Die Anwesenheit der Telearbeiter im Unternehmen ist also nicht durchgehend erforderlich. Außerdem sollte sich die Notwendigkeit für eine persönliche Anwesenheit nicht spontan ergeben. Hierdurch wird die Planung der Telearbeiter und der Kollegen erleichtert. -21-

22 Welche Tätigkeiten sind für Telearbeit geeignet? Außerdem sollte die Notwendigkeit zur Verarbeitung streng vertraulicher Informationen am Telearbeitsplatz beachtet werden. Der Schutz dieser Informationen ist beim Arbeitgeber einfacher zu gewährleisten. Wenn darauf geachtet wird, dass die entsprechenden Maßnahmen zur Datensicherheit getroffen werden, können grundsätzlich auch Tätigkeiten mit einem hohen Anteil sensibler Informationen in Telearbeit ausgeführt werden. Anforderungen an Unterstützungstätigkeiten Bei den Unterstützungstätigkeiten ist besonders die einfache Messbarkeit der Arbeitsleistung für die Auslagerungsfähigkeit ausschlaggebend. So können z.b. die Arbeitsergebnisse von Schreibdienst oder Dateneingabe gut in Zahlen angegeben werden, was eine ergebnisorientierte Bewertung der Arbeitsleistung sowie die Führung der Telearbeiter erleichtert. Diese Messbarkeit unterstützt auch das Vertrauensverhältnis von Vorgesetzten und Telearbeitern. Die Vorgesetzten erkennen, dass die Telearbeiter die vorher vereinbarten Arbeitspakete erbringen und nicht den neuen Freiraum missbrauchen. Bei Abweichungen können die Ursachen hierfür gemeinsam besprochen und Arbeitspakete entsprechend definiert werden. Darüber hinaus erleichtern auch hier leicht messbare Start- und Endpunkte die Bewertung. Daneben ist ein ausreichendes Maß an Unabhängigkeit bei der Aufgabenerfüllung erforderlich. Diese Unabhängigkeit bezieht sich hier auf die Erledigung der Aufgabe selbst ( bei den höher qualifizierten Tätigkeiten steht hingegen die Abhängigkeit zwischen verschiedenen Aufgaben im Vordergrund). Sollten die Telearbeiter für die Aufgabenerfüllung ständig neue Instruktionen benötigen, ist eine Auslagerung der Tätigkeit aufgrund des hohen Kommunikationsbedarfs nicht sinnvoll. Außerdem sollte die Aufgabe von den Telearbeitern mit geeigneter zeitlicher und inhaltlicher Gestaltung erfüllt werden. Anforderungen an höher qualifizierte Tätigkeiten Gerade bei den höher qualifizierten Tätigkeiten erfolgt die Aufgabenbearbeitung weitgehend selbständig. Dies betrifft vor allem die gegenseitige Abhängigkeit von Aufgaben, die von unterschiedlichen Mitarbeitern ausgeführt werden. Für eine Auslagerung in Telearbeit müssen diese Tätigkeiten daher strukturierbar sein. Hierdurch können sie in eindeutige Meilensteine zerlegt werden, so dass die Koordination der unterschiedlichen Aufgaben unterstützt wird. In engem Zusammenhang damit steht die Möglichkeit zur ergebnisorientierten Bewertung. Während bei den Unterstützungstätigkeiten eher quantifizierbare Größen ( z.b. Fehleranzahl, Seitenzahl etc. ) im Vordergrund stehen, sind es hier eher qualitative Aspekte. Ein weiteres Kriterium ist im möglichst geringen persönlichen Kommunikationsbedarf zu sehen. -22-

23 Welche Tätigkeiten sind für Telearbeit geeignet? Beispiele Unterstützungstätigkeiten Datenerfassung buchhalterische Tätigkeiten Textverarbeitung Statistik Texterfassung höher qualifizierte Tätigkeiten Controlling Kalkulation Programmierung Kundenberatung Gutachtertätigkeit -23-