epunkt - Unternehmenspräsentation

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2 epunkt - Unternehmenspräsentation Gegründet im Jahr 2000 in Linz Vermittlung von Fach- und Führungskräften in kaufmännische, technische und IT-Positionen epunkt zählt heute zu den Top 3 Personalberatern in Österreich Über Kandidatenprofile in der eigenen Datenbank 2013 zum attraktivsten Arbeitgeber in der Branche gewählt worden

3 erecruiter Software wurde aufgrund eines Eigenbedarfs entwickelt Zwischen Vorgängerversion Ab 2005 Entwicklung des erecruiter in der jetzigen Form Seit 2007 wird der erecruiter auch an externe Kunden verkauft Kunden aus allen Branchen und in allen Größen

4 Referenzen eine Auswahl

5 Philosophie des erecruiters Transparentes System Keine eigenen Bewerber oder Jobs Prozessorientiertes System Definierte Arbeitsschritte über integrierten Workflow Halb-automatisches System System versucht nicht den Recruiter zu ersetzen, sondern Arbeit zu erleichtern Einfaches System Mit 2 Klicks zur Absage; mit 3 Klicks zur Gesprächseinladung

6 Aufbau erecruiter

7 Schulungsziele Roter Faden : Grundfunktionen des Systems kennen und nutzen lernen Nach der Schulung wissen Sie: Wie Sie einen neuen Job anlegen Wie Sie ein Stelleninserat erstellen und den Job publizieren Wie Sie einen neuen Bewerber anlegen Wie Sie Ihren Recruiting-Prozess mit den Bewerbern abarbeiten Absagen, Einladungen, Weiterleitungen an FA Wie Sie Bewerberprofile in der Datenbank wiederfinden

8 Agenda Schulung Kunden Jobs Bewerber Arbeitsplatz mit Workflow Suche Einstellungen

9 Adressen erecruiter-backend: erecruiter-bewerberportal: erecruiter-kundenportal: Login-Daten: Benutzer = vorname.nachname Passwort = epunkt

10 Genereller Bildschirm-Aufbau Suche Aktionen Hauptnavigation Detailnavigation

11 Symbolik Hinzufügen Ändern Löschen, Schließen, Abbrechen

12 Kunden Erstellen Sie bitten für den bereits angelegten Testkunden einen Job

13 Arbeitsschritte für die Erstellung von Stelleninseraten 1. Job für bestimmten Kunden anlegen 2. Basisinformationen zu Job ergänzen (Dienstregion, Ansprechpartner, Berufsprofil, etc.) 3. Stelleninserat textieren und Stelleninseratsvorlage auswählen 4. Veröffentlichen (Homepage, Job-Portale, etc.) 5. Am Kundenportal freigeben

14 Aufgabe Führen Sie die eben beschriebenen Arbeitsschritte aus. Betrachten Sie über den Button Stelleninserat öffnen das fertige Stelleninserat.

15 Bewerber Bewerber kann über 3 Wege ins System gelangen: per Bewerberportal (Online-Bewerbung) per Mail (Plug-In oder Import) manuelles Anlegen (Schriftliche Bewerbung)

16 Aufgabe Bewerben Sie sich online auf den gerade veröffentlichten Job: Mit Ihrer Adresse Ihrer Telefonnummer Ergänzen Sie auf der Bewerber-Detailseite noch: Ausbildung Kenntnisse Berufliche Anforderungen Alternativ können Sie einen Bewerber manuell anlegen: Den Bewerber über Zu Job hinzufügen Ihrem Test-Job zuordnen

17 Bewerber-Detailseite Aktiv/Inaktiv Sperren Aktuell Telefon Lebenslauf Bewerberrecherche Restlichen Bewerberdokumente Google- Maps Schlagworte Klassifizierung (unabh. vom Job!) Jobs (Abgeschlossen) Berufsprofile

18 Bewerber-Detailseite Ein-/ausklappbare Detailinformationen Liefert im Fall der Online-Bewerbung Großteils der Bewerber => Vorsicht! Diese Details sind auch in der Bewerbersuche durchsuchbar

19 Bewerber-Detailseite Welche Daten sind auch für den Bewerber ersichtlich? Einfache Grundregel: ALLE, mit den Ausnahmen Klassifizierung Benutzerdefinierte Felder (außer Fragebogen-Felder) Interne(!) Dokumente Wichtige Zusatzinformation (blaues Rufzeichen) Tags (Stichworte) vom Benutzer Gesprächsleitfäden (GLF)

20 History Filter Farb-Codes Zeitraum (Schieber) Verwendeter Filter Hinzufügen

21 Arbeitsplatz: Arbeiten mit Bewerbern Kundenname Jobname Job: Dienstort intern Achtung: Linke Maustaste: Übersicht Rechte Maustaste: Details Anzahl Bewerber je offene Gruppe Sichtbarkeit: Kundenportal Sichtbarkeit: Bewerberportal

22 Arbeitsplatz: Arbeiten mit Bewerbern Bewerbergruppe Was wurde getan? Lebenslauf Workflow Bewerber: Linke u. rechte Maustaste! Rating: Bewerber zu Job - Bewertung Aktueller Status Letzte WF-Aktivität Gruppe und Jobstatus* *Jobstatus: grün=offen, blau=besetzt, gelb=zurückgesetzt

23 Arbeitsplatz: Arbeiten mit Bewerbern - Workflow Über Selektion des Bewerbers Funktioniert auch für mehrere Bewerber (im selben Status) Es werden nur diejenigen Aktionen angezeigt, die in diesem Status erlaubt sind Schema: Evtl. wird durch Aktivität die Gruppe gewechselt (4 offene Gruppen + abgesagte + eingestellt Bew.)

24 Workflow: Arbeiten mit Bewerber - Kommunikation

25 Arbeitsplatz: Arbeiten mit Bewerbern - Termine

26 Arbeitsplatz: Arbeiten mit Bewerbern - Warteschlange Noch nicht versandte s Warteschlange: Workflow-Aktivitäten Arbeitsplatz von KollegInnen einblenden => Vertretung, Teams Historie der zuletzt geöffneten Elemente

27 Kundenportal Über Arbeitsplatz => Kundenportal-Icon (Job) => Auto-LogOn URL erreichbar Wird Kunden-Ansprechpartner per Mail in einem Workflow-Schritt mitgeteilt Kundenportal aus Sicht des Kunden: Name der Führungskraft Offene/besetzte Jobs Ansprechpartner aus der Personalabteilung kontaktieren Bisherige Aktivitäten zum Job Zur Bewerberübersicht Stelleninserat öffnen

28 Kundenportal - Bewerberseite Status am Kundenportal* Dokumente zur Ansicht (einstellbar welche Dokumente!) Mögliche Aktivitäten * * Entspricht den Status und Aktivitäten im er-backend, oft aber für Kundenportal anders benannt

29 Suche Schnellsuche: für Bewerber, Kunden, Jobs Bewerbersuche UND, ODER, NICHT Verknüpfung Speicherbar Volltextsuche über Dokumente Suche über History Suche über benutzerdef. Felder Suche über alle Bewerberdetail- Informationen

30 Einstellungen Persönliche Daten und Signaturen und GLF-Vorlagen Aufbau von Suche, Detailseite und Sortierung Workflow-Übersicht Gesendete s

31 Zum Eigenstudium Wiederholung Aufgaben / Checkliste Bewerberportal Funktionen im Detail Kunden Jobs Bewerber Arbeitsplatz Statistik

32 Aufgabe Fügen Sie einen weiteren Bewerber zu ihrem Job hinzu und führen sie die Bewerbung bis zur Einstellung Arbeiten Sie sich mit ihrem Bewerber auf dem Testjob durch alle 4 Gruppen und sagen sie diesem bitte am Ende ab Klicken Sie auf dem Arbeitsplatz die History des Bewerbers an und versuchen Sie Kommunikation mit dem Bewerber nachzuvollziehen

33 Aufgabe Lernen Sie das Bewerberportal aus Sicht eines Bewerbers kennen: Bewerben Sie sich über das Bewerberportal für einen ihrer ausgeschriebenen Jobs

34 Aufgabe Versuchen Sie einen ihrer Bewerber anhand bestimmter Suchkriterien (z.b. Berufsprofil) wiederzufinden Hängen Sie diesen Bewerber an einen Job Führen Sie diesen Bewerber in einen Status, so dass er am Kundenportal sichtbar wird

35 Kundenverwaltung Standorte & Ansprechpartner Zugriff auf Kundenportal + Termin-Vereinbarung Beschreibung Kann in den Stelleninserat übernommen werden Sichtbarkeit des Kunden Über Haupt-/Nebenbenutzer Einstellung

36 Aufgabe Legen Sie bitte einen neuen Testkunden an Name Testkunde + eigener Name => Testkunde Dreßler Ansprechpartner: eigene Person + eigene Beschreibung: Ein kurzer eigener Satz, der sich u.u. im Stelleninserat wiederfindet - abhängig von der Ausgestaltung des Inserats

37 Kunden im Detail Kunden sind für KollegInnen nur sichtbar, wenn sie auch als zusätzliche Benutzer angegeben werden Zwei Kunden lassen sich zu einem zusammenführen über den Button Kunde zusammenführen Für Kunden können Dokumente hinterlegt werden.

38 Kunden im Detail Für jeden Kunden ist ersichtlich, welche Jobs für ihn schon besetzt wurden oder gerade offen sind. Und welche Bewerber mit diesem Kunden schon in Verbindung standen. Über die History-Statistik kann z.b. angefiltert werden, welche Bewerber schon an den Kunden weitergeleitet wurden (sofern so ein Workflow- Schritt vorhanden ist)

39 Jobs im Detail Job vorläufig: Für Sammeljobs (z.b. Lehrlingsaktion) oder Initiativbewerbungen Wird am Arbeitsplatz grau hinterlegt Job abschließen: Nimmt den Job vom Arbeitsplatz Über Suche oder beim Kunden wieder auffindbar Job duplizieren Für gleichartigen Position, kopiert Daten

40 Jobs im Detail Es können Job-spezifische Dokument hinterlegt werden Alle Bewerber aus allen Gruppen sind ersichtlich Statistiken Bewerbervergleich: Anfilterbare Liste aller Bewerber mit Möglichkeit zum Excel-Export

41 Bewerber im Detail Liste aller neuen, offenen (4 Gruppen!) und aktualisierten Bewerber Liste meiner Online-Bewerbungen Liste meiner Termine Liste meiner und aller öffentlichen Top-Bewerber Top-Bewerber: Merkliste Einsatz je nach eigenem Wunsch z.b. Personen mit hohem Potential und passende Position zu erwarten

42 Bewerber im Detail Bewerber vorschlagen: An Kollegen senden => Arbeitsplatz Bewerber anonymisieren/löschen: muss freigeschalten werden Bewerber zusammenführen: bei Mehrfachbewerbungen Passwort zusenden: Für Bewerberportal Über Jobs informieren: Info-Mail an Bewerber über Jobs Person wird an den Job gehängt Sowie der Status passend gesetzt

43 Bewerber im Detail Dokument aus Vorlage: Anhand der hinterlegten Dokumentvorlagen kann mit den Bewerberdaten ein Dokument generiert werden Gesprächstermin eintragen: Außerhalb des Workflows einen Termin vereinbaren Gespräch vorbereiten: Für Gesprächstermin alle relevanten Unterlagen (Profil, CV, ) zusammenstellen

44 Bewerber im Detail Gesprächsleitfäden (GLF) GLF = Fragenkatalog für Gespräch GLFs können in den Einstellungen selbst erstellt und verwaltet werden Über Gespräch vorbereiten oder GLF kann GFL erstellt werden

45 Arbeitsplatz im Detail Über meine Aufgaben lassen sich Erinnerungen hinterlegen Es werden immer nur die heutigen Aufgaben angezeigt (ebenso Gesprächstermine) Über die Aufgabenübersicht auch für die folgenden Tage Über meine Nachrichten kann man KollegInnen z.b. über Kandidaten informieren Über Bewerber vorschlagen oder über Nachrichten am Kundenportal kommen ebenfalls neue Einträge herein

46 Statistiken Welche Jobs sind offen, besetzt, zurückgesetzt? Woher kommen meine Bewerber? (Homepage, Plattform) Wie viele Bewerbungen habe ich in den letzten Monaten bekommen? Welche Bewerber konnte ich besetzen? Eigene Jobs/Bewerber/Kunden liefert jeweils eine detaillierte Liste mit Excel-Export Funktionalität

47 Support Telefon +43 (0) und +43 (0) (0) Web