über die Ausschreibung und Vergabe von Lieferungen und Leistungen beim Kreis Warendorf (Vergabedienstanweisung) Thema Gliederungsnummer Seite

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1 Stand: Dienstanweisung über die Ausschreibung und Vergabe von Lieferungen und Leistungen beim Kreis Warendorf (Vergabedienstanweisung) Inhaltsverzeichnis: Thema Gliederungsnummer Seite Vorbemerkungen 1 1 Geltungsbereich 2 1 Grundlegende Vergabevorschriften 3 1 Vergabegrundsätze 4 3 Beschaffungsstellen 5 4 Aufgaben der Zentralen Vergabestelle 6 5 Aufgaben der Beschaffungsstellen 7 6 Arten der Vergabe 8 7 Fehlende Erklärungen/Nachweise 9 8 Öffentliche Ausschreibung 10 9 Beschränkte Ausschreibung 11 9 Freihändige Vergabe 12 9 Architekten-; Ingenieuru. andere freiberufliche Leistungen Eingang und Aufbewahrung von Angeboten/Eröffnungstermin Entscheidung über die Vergabe Nachträge Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes Information über vergebene Aufträge Besondere Hinweise Aufbewahrungsfristen Verhalten bei wettbewerbsbeschränkenden Absprachen u. anonymen o. offenen Hinweisen Vergabevermerk/Vergabeakte Inkrafttreten 23 15

2 - 1 - Dienstanweisung über die Ausschreibung und Vergabe von Lieferungen und Leistungen beim Kreis Warendorf (Vergabedienstanweisung) 1. Vorbemerkungen Nach 25 Abs. 1 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO NRW) muss der Vergabe von Aufträgen eine Öffentliche Ausschreibung vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäftes oder berechtigte Umstände eine Beschränkte Ausschreibung oder Freihändige Vergabe rechtfertigen. Der Kreis Warendorf ist als öffentlicher Auftraggeber verpflichtet, die allgemeinen Vergabegrundsätze bei der Vergabe öffentlicher Aufträge anzuwenden. Die Vergabedienstanweisung regelt das Verfahren und die Zuständigkeiten für die Vergaben sowie die Ausführungen von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen im Kreis Warendorf. Mit der Einrichtung der Zentralen Vergabestelle (ZVS) im Jahr 2013 verfolgt der Kreis Warendorf das Ziel, das Vergabewesen zu vereinheitlichen und durch die strikte Trennung der formellen Durchführung der Vergabeverfahren von der Auftragserteilung, Korruption vorzubeugen (Vier-Augen-Prinzip). Wenn nichts anderes ausdrücklich angegeben ist, schließen die Beträge in dieser Dienstanweisung die Umsatzsteuer ein. 2. Geltungsbereich Für Vergaben, die im Rahmen der Haushaltswirtschaft des Kreises Warendorf erfolgen, gilt neben den Vergabevorschriften ergänzend diese Dienstanweisung. Sie gilt für die gesamte Kreisverwaltung. 3. Grundlegende Vergabevorschriften Alle in dieser Dienstanweisung genannten Vorschriften sind in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden. 3.1 Anzuwenden sind a) bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte (s. 1 3 VgV): - EG-Vergaberichtlinien Konzessions-Richtlinie Öffentliche Auftragsvergabe Sektoren-Richtlinie / Sektorenverordnung - Verordnung über die Vergabe von Aufträgen im Bereich des Verkehrs, der Trinkwasserversorgung und der Energieversorgung ) - Bundeshaushaltsordnung (BHO) und Landeshaushaltsordnung (LHO), - RdErl des Innenministers vom (Beschleunigungserlass gültig bis ) - Tariftreue und Vergabegesetz NRW (TvgG-NRW) - das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) - die Vergabeverordnung (VgV) - Abschnitt 2 der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil A (VOL/A)

3 Abschnitt 2 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen - Teil A (VOB/A) - die Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen VOF - die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen Teil B (VOL/B) - die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B (VOB/B) - Allgemeine Technische Vertragsbedingungen für Bauleistungen (VOB Teil C) b) bei Vergaben unterhalb der Schwellenwerte: - 25 Abs. 1 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO NRW) - die Vergabegrundsätze des Innenministeriums nach 25 Abs. 2 GemHVO NRW - Abschnitt 1 der VOB/A und die VOB/B - Allgemeine Technische Vertragsbedingungen für Bauleistungen (VOB Teil C) - Abschnitt 1 der VOL/A (gem. deren 1) mit Ausnahme des 3 Abs. 6 und die VOL/B - TVgG-NRW 3.2 Weitere besondere zu beachtende Vorschriften: - Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) - Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und der illegalen Beschäftigung - Korruptionsbekämpfungsgesetz - Kostenordnung für öffentlich bestellte Vermessungsingenieure NRW, - Rechtsanwaltsvergütungsgesetz - Gebührenordnung für Ärzte - RdErl. d. Ministeriums für Wirtschaft, Energie, Bauen, Wohnen und Verkehr zur Berücksichtigung von Werkstätten für behinderte Menschen u. Blindenwerkstätten bei der Vergabe öffentlicher Aufträge - Richtlinie des Kreises Warendorf über die Anwendung ökologischer Kriterien bei Baumaßnahmen und Beschaffungen im Baubereich (nach deren Inkrafttreten) 3.3 Bei der Vergabe von Lieferungen und Leistungen, die mit Bundes- und / oder Landesmitteln gefördert werden, sind zusätzlich die Bewilligungsbedingungen maßgebend. 3.4 Bei Bauleistungen ist nach dem Vergabehandbuch für die Durchführung von kommunalen Bauaufgaben in NRW (KVHB-NRW) zu verfahren, sofern diese Dienstanweisung nicht etwas anderes regelt. 3.5 Für die Durchführung von Vergabeverfahren sollen die von der ZVS vorgegebenen Formulare verwandt werden.

4 Vergabegrundsätze 4.1 Gem. 23 Abs. 1 Satz 4 GemHVO NRW muss vor der Inanspruchnahme einer im Haushaltsplan enthaltenen Ermächtigung für eine Investition die rechtzeitige Bereitstellung der Finanzmittel gesichert sein. 4.2 Bei allen Vergaben mit einer Auftragssumme von voraussichtlich über , die im Zusammenhang mit einer Investition erfolgen, darf mit rechtsverbindlichen Vorarbeiten erst begonnen werden, wenn die Erklärung vorliegt, dass die rechtzeitige Bereitstellung der Finanzmittel gesichert ist. Als rechtsverbindliche Vorarbeit in diesem Sinne ist u.a. die Einleitung einer formalen Ausschreibung anzusehen. 4.3 Bei allen Vergaben ist das Gebot der produktneutralen Beschaffung zu beachten. Abweichungen sind ausnahmslos und nachvollziehbar im Vergabevermerk zu dokumentieren. 4.4 Aufträge werden in der Regel im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige (geeignete) Unternehmen zu angemessenen Preisen vergeben. Dabei darf kein Unternehmen diskriminiert werden. 4.5 Der Wettbewerb darf nicht auf Unternehmen beschränkt werden, die in bestimmten Regionen oder Orten ansässig sind. 4.6 Entsprechend gilt bei nationalen Verfahren/EU-Verfahren der Vorrang der Öffentlichen Ausschreibung/Offenes Verfahren vor der Beschränkten Ausschreibung und vor der Freihändigen Vergabe. 4.7 Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. 4.8 Bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe soll unter den Bewerbern möglichst gewechselt werden. 4.9 Aufträge und Nachträge, mit Ausnahme der Bagatellverfahren, sind grundsätzlich schriftlich zu erteilen. Wird in begründeten Fällen ein Auftrag mündlich oder fernmündlich erteilt, ist er unverzüglich schriftlich nachzureichen Jedes Vergabeverfahren ist von Beginn an fortlaufend und zeitnah so zu dokumentieren, dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgeblichen Feststellungen sowie die Begründungen der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden Sicherheitsleistungen in Ausschreibungen nach der VOB/A Unterschreitet die Auftragssumme Euro ohne Umsatzsteuer, so ist auf Sicherheitsleistung für die Vertragserfüllung und in der Regel auf Sicherheitsleistung für die Mängelansprüche zu verzichten Leistungsverzeichnis bei Vergabeverfahren nach der VOB/A

5 - 4 - Bedarfspositionen dürfen grundsätzlich nicht in das Leistungsverzeichnis aufgenommen werden. Ausnahmen sind von der beschaffenden Stelle schriftlich und nachvollziehbar zu begründen Zuschlagskriterien in Ausschreibungen nach Abschnitt 1 der VOL/A Bei formalen Ausschreibungen nach der VOL/A müssen auch unterhalb des Schwellenwertes in den Vergabeunterlagen die Zuschlagskriterien angegeben werden. Der Preis kann als alleiniges Zuschlagskriterium bestimmt werden; das setzt jedoch voraus, dass die auszuführenden Leistungen in allen für die Zuschlagsentscheidung in Betracht kommenden Punkten in der Leistungsbeschreibung und/oder in den übrigen Ausschreibungsunterlagen hinreichend genau definiert worden sind Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Allein der niedrigste Angebotspreis ist nicht entscheidend Sollen bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes mehrere Zuschlagskriterien Anwendung finden (s. 16 Abs. 8 VOL/A), sind sie den Bietern vor Abgabe eines Gebotes mitzuteilen. (Erstellung einer Bewertungsmatrix) Vergabeverfahren sind nur unter Beachtung des Vier-Augen-Prinzips zulässig Stückelung von Aufträgen und besondere Auftragsstrukturen Es ist unzulässig, Aufträge zur Umgehung der festgelegten Wertgrenzen aufzuteilen Bei der Vergabe durch mehr als einen Auftraggeber hat die Beschaffungsstelle und die ZVS dafür zu sorgen bzw. abzustimmen, dass alle Auftragsteile zusammenpassen und die anderen Auftraggeber den Auftrag im selben Zeitraum an den zutreffenden Auftragnehmer vergeben Bei losweiser Ausschreibung ist die Summe der günstigsten Angebotslose als Auftragssumme zugrunde zu legen Bei der teilweisen Beauftragung von Leistungen (Teilaufträgen), insbesondere von Planungsleistungen, ist grundsätzlich die Gesamtangebotssumme als Auftragssumme zugrunde zu legen. 5. Beschaffungsstellen Als Beschaffungsstellen werden bestimmt: - das Haupt- und Personalamt - das Amt für Informationstechnik und Statistik - die Kämmerei - das Ordnungsamt - das Schul-, Kultur- und Sportamt - das Jobcenter - das Amt für Planung und Naturschutz - das Vermessungs- und Katasteramt - das Amt für Umweltschutz Beschaffungsvorgänge der Ämter, die nicht Beschaffungsstelle sind, werden vom Haupt-und Personalamt - Zentrale Dienste - durchgeführt.

6 - 5 - Den Leitungen der Schulen in der Trägerschaft des Kreises Warendorf wird die Befugnis übertragen, für den Schulträger über folgende Vergaben zu entscheiden: - bis zu einem Auftragswert von bei Investitionen, - bis zu einem Auftragswert von bei Verbrauchsmitteln und Reparaturen an beweglichem Anlagevermögen. Die Regelungen dieser Dienstanweisung sind zu beachten. Für die Einleitung und Begleitung der Vergaben oberhalb der vg. Auftragswerte ist das Schul-, Kultur- und Sportamt als Beschaffungsstelle zuständig. 6. Aufgaben der Zentralen Vergabestelle 6.1 Allgemeines Die Zentrale Vergabestelle führt oberhalb einer Auftragssumme/ Wertgrenze von grundsätzlich alle Vergabeverfahren durch. Vergaben, die die Wertgrenze von überschreiten, sind von der Zentralen Vergabestelle dem Rechnungsprüfungsamt zur Prüfung und Zustimmung vorzulegen Grundsätzliche Zuständigkeiten Beratung und Unterstützung der Beschaffungsstellen/Fachämter in vergaberechtlichen Fragestellungen (z. B. Fristen, Verfahrensarten, Vergabegrenzen) Aufbau und Pflege einer Unternehmer-Datenbank bzw. Bieter-Datenbank Aktualisierung der Vergabeunterlagen und -formulare Kontrolle und Pflege der Vergabelisten Grundsätzliche Angelegenheiten für E-Vergabeverfahren Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes Beobachtung und Auswertung von Rechtsänderungen und Rechtsprechung, einschließlich Information der Beschaffungsstellen und des Rechnungsprüfungsamtes Aufgaben in Vergabeverfahren, soweit die Zuständigkeit der Zentrale Vergabestelle nach Ziff. 6.1 dieser Dienstanweisung gegeben ist Erteilung von Auskünften Festlegung der Vergabeart u.a. aufgrund einer Kostenschätzung Prüfung der Vergabeunterlagen auf Übereinstimmung mit den Vergabevorschriften und dieser Dienstanweisung Bei wesentlichen Änderungen im Leistungsverzeichnis, Kontaktaufnahme mit dem Fachamt Auswahl der Bewerber aus der Vorschlagsliste Bekanntmachung von Öffentlichen Ausschreibungen und Beschränkten Ausschreibungen-/ Freihändigen Vergaben mit Teilnahmewettbewerb (National und Europaweit)

7 - 6 - Fertigung und Versendung der Vergabeunterlagen Korrespondenz oder Kommunikation mit Bietern im laufenden Verfahren Annahme und Verwahrung der eingegangenen Angebote bis zum Eröffnungstermin Durchführung der Eröffnungstermine Einholung fehlender Unterlagen Durchführung von Aufklärungsgesprächen Fertigung der Niederschriften über die Eröffnungstermine Information der Bieter über das Ergebnis der Angebotseröffnung Formale und summarische Prüfung der eingegangenen Angebote Erstellung eines Vergabeberichtes/Prüfvermerkes Einholung von Auskünften aus dem Vergaberegister und dem Gewerbezentralregister Weiterleitung der Unterlagen an die Beschaffungsstellen/Fachämter zur fachlichen und rechnerischen Prüfung Abstimmung des Vergabevorschlages mit den Beschaffungsstellenstellen bzw. den Fachämtern Weiterleitung des Vergabevorschlages mit den erforderlichen Unterlagen an das Rechnungsprüfungsamt zur Prüfung Kenntnisnahme von der Entscheidung des Rechnungsprüfungsamtes Aufbewahrung von wichtigen Unterlagen (in Fotokopie) aus dem Vergabevorgang Ggf. Aufhebung der Ausschreibung Bieterabsageschreiben Veröffentlichungen 7. Aufgaben der Beschaffungsstellen Ermittlung des Bedarfs Prüfung, ob die Neubeschaffung wirklich erforderlich ist oder ob eine weitere Nutzung wirtschaftlicher und nachhaltiger ist Kostenschätzung Auswahl und Beschreibung der Wertungskriterien (Bewertungsmatrix) Sicherstellung der Finanzierung von Aufträgen vor Beginn des Verfahrens Erstellung des Leistungsverzeichnisses Prüfung von Leistungsverzeichnissen Externer auf offensichtliche Unrichtigkeiten Zusammenstellung und Versand der Vergabeunterlagen bei Freihändigen Vergaben unterhalb von Erteilung von fachlichen Auskünften an einzelne Bewerber zu den Vergabe- Unterlagen im Benehmen mit der ZVS Durchführung von Ortsterminen auf Anfrage von Bewerbern Fachtechnische, rechnerische und wirtschaftliche Prüfung der Angebote Erstellung eines Vergabevorschlages für die Zentrale Vergabestelle bei Vergaben oberhalb von im Falle der Vergabezuständigkeit des Kreisausschusses die Erarbeitung der Sitzungsvorlagen und die Herbeiführung der erforderlichen Beschlüsse Fertigung der Auftragsschreiben Auftragserteilung unter Beachtung des Vieraugenprinzips Abnahme und Abwicklung der erteilten Aufträge Fortführung der Vergabelisten Die Beschaffungsstellen leiten die erstellten Vergabeunterlagen (bei Verfahren oberhalb der Wertgrenze) der Zentralen Vergabestelle zu.

8 - 7 - Den Unterlagen sind je nach Verfahren beizufügen: die gesamte Dokumentation chronologisch geordnet Vergabevermerk Kostenberechnung/Kostenschätzung Bewerbervorschlagsliste (für Beschränkte Ausschreibungen und Freihändige Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb) Begründung zur vorgeschlagenen Art des Vergabeverfahrens bei Abweichung von den Wertgrenzen dieser Dienstanweisung Erklärung des Kämmerers über die rechtzeitige Bereitstellung der erforderlichen Finanzmittel bei Investitionen Erklärung der Beschaffungsstelle über ausreichende Finanzmittel (außerhalb von Investitionen) 8. Arten der Vergabe Die in Nr. 3 genannten Vergabevorschriften unterscheiden: 8.1 unterhalb der Schwellenwerte a) VOL/A (Abschnitt 1, 3 5) Öffentliche Ausschreibungen sind Verfahren, in denen eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgefordert wird. Bei Beschränkten Ausschreibungen wird in der Regel öffentlich zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb) aufgerufen, aus dem Bewerberkreis sodann eine beschränkte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Freihändige Verfahren sind Verfahren, bei denen sich die Auftraggeber mit oder auch ohne Teilnahmewettbewerb grundsätzlich an mehrere ausgewählte Unternehmen wenden, um mit einem oder mehreren über die Auftragsbedingungen zu verhandeln. Rahmenvereinbarungen sind Aufträge, die ein oder mehrere Auftraggeber an ein oder mehrere Unternehmen vergeben können, um die Bedingungen für Einzelaufträge, die während eines bestimmten Zeitraumes vergeben werden sollen, festzulegen, insbesondere über den in Aussicht genommenen Preis. Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen ist so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben, braucht aber nicht abschließend festgelegt zu werden. Die Auftraggeber können für die Vergabe von Aufträgen ein dynamisches elektronisches Verfahren einrichten. Ein dynamisches elektronisches Verfahren ist ein zeitlich befristetes ausschließlich elektronisches offenes Vergabeverfahren zur Beschaffung marktüblicher Leistungen, bei denen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Spezifikationen den Anforderungen des Auftraggebers genügen. b) VOB/A (Abschnitt 1, 3) Bei Öffentlicher Ausschreibung werden Bauleistungen im vorgeschriebenen Verfahren nach öffentlicher Aufforderung einer unbeschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben.

9 - 8 - Bei Beschränkter Ausschreibung werden Bauleistungen im vorgeschriebenen Verfahren nach Aufforderung einer beschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben, gegebenenfalls nach öffentlicher Aufforderung, Teilnahmeanträge zu stellen (Beschränkte Ausschreibung nach Öffentlichem Teilnahmewettbewerb). Bei Freihändiger Vergabe werden Bauleistungen ohne ein förmliches Verfahren vergeben. 8.2 oberhalb der Schwellenwerte a) VOL/A (Abschnitt 2, 3 5 EG) - Offenes Verfahren: Entspricht der Öffentlichen Ausschreibung - Nicht offenes Verfahren: Entspricht der Beschränkten Ausschrei - bung nach Öffentlichem Teilnahmewett - bewerb - Verhandlungsverfahren Entspricht der Freihändigen Vergabe mit mit Teilnahmewettbewerb: Öffentlichem Teilnahmewettbewerb - Verhandlungsverfahren Entspricht der Freihändigen Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb: - Wettbewerblicher Dialog - Rahmenvereinbarung - Dynamisches elektronisches Verfahren. b) VOB/A (Abschnitt 1, 3EG) - Offenes Verfahren - Nichtoffenes Verfahren - Verhandlungsverfahren. - Wettbewerblicher Dialog 9. Fehlende Erklärungen und Nachweise 9.1 Angebote bei Vergaben nach der VOB/A Fehlen in einem Angebot geforderte Erklärungen oder Nachweise und wird dieses Angebot nicht aus anderen Gründen von der Wertung ausgeschlossen, verlangt der Auftraggeber die fehlenden Erklärungen oder Nachweise nach. Diese sind spätestens innerhalb von 6 Kalendertagen nach Aufforderung des Auftraggebers durch den Auftragnehmer vorzulegen. 9.2 Angebote bei Vergaben nach der VOL/A Erklärungen und Nachweise, die auf Anforderung des Auftraggebers bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, sind spätestens innerhalb von 6 Kalendertagen nach Aufforderung des Auftraggebers durch den Auftragnehmer vorzulegen.

10 Öffentliche Ausschreibung 10.1 Eine Öffentliche Ausschreibung muss stattfinden, sofern nicht die Eigenart der Leistung oder besondere Umstände eine Beschränkte Ausschreibung oder eine Freihändige Vergabe rechtfertigen Öffentliche Ausschreibungen sind grundsätzlich im Amtsblatt des Kreises Warendorf bekannt zu machen. Darüber hinaus ist eine Veröffentlichung in anderen geeigneten Publikationsorganen vorzunehmen. Hier sind vorrangig kostenlose Veröffentlichungsorgane zu wählen. 11. Beschränkte Ausschreibung 11.1 Eine Beschränkte Ausschreibung ohne bzw. nach Öffentlichem Teilnahmewettbewerb ist zulässig, wenn eine der in der VOL/A bzw. in der VOB/A im Einzelnen beschriebenen Voraussetzungen vorliegt Bis zu einem Auftragswert von (VOL/A) und (VOB/A) bestehen gegen eine Beschränkte Ausschreibung grundsätzlich keine Bedenken Es sollen mindestens 3 Angebote eingeholt werden. In Bereichen, in denen erfahrungsgemäß nicht alle aufgeforderten Bewerber auch ein Angebot abgeben, sind so viele Bewerber anzuschreiben, das der Eingang von mindestens 3 Angeboten zu erwarten ist Die Zentrale Vergabestelle informiert fortlaufend Unternehmen auf verga - be.nrw sowie auf der Homepage des Kreises Warendorf über beabsichtigte Beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb nach VOB/A ab einem voraussichtlichen Auftragswert von ohne Umsatzsteuer. Diese Informationen müssen folgende Angaben enthalten: 1. Name, Anschrift, Telefon-, Faxnummer und adresse des Auftraggebers 2. Auftragsgegenstand, 3. Ort der Ausführung, 4. Art und voraussichtlicher Umfang der Leistung, 5. voraussichtlicher Zeitraum der Ausführung. 12. Freihändige Vergabe 12.1 Eine Freihändige Vergabe ist zulässig, wenn eine der in der VOL/A bzw. in der VOB/A im Einzelnen beschriebenen Voraussetzungen vorliegt. Diese sind im Vergabevermerk nachvollziehbar zu dokumentieren Bis zu einem Auftragswert von (VOL/A) und (VOB/A) bestehen gegen eine Freihändige Vergabe generell keine Bedenken. Es sollen mindestens 3 Angebote eingeholt werden. In Bereichen, in denen erfahrungsgemäß nicht alle aufgeforderten Bewerber auch ein Angebot abgeben, sind so viele Bewerber anzuschreiben, dass der Eingang von mindestens 3 Angeboten zu erwarten ist. Eine Übermittlung per Telefax oder gilt in diesem Sinne als schriftlich. E- Mail-Verkehr mit Bewerbern/Bietern ist auszudrucken (auch die Aufforderungen zur Abgabe eines Angebotes) und zum Vergabevorgang zu nehmen. Die Dienstanweisung " " vom bleibt aber zu beachten.

11 Freihändige Vergaben sind nur auf Basis der Vertragsbedingungen des Kreises zulässig Aufträge nach VOL/A unter und nach VOB/A unter sind Bagatellverfahren und können freihändig ohne Einholen von vergleichbaren Preisangaben vergeben werden. Der konkrete Preis für einen Auftrag soll vor der Vergabe vorliegen und angemessen sein. Bagatellverfahren (Bestellscheinverfahren) sind nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Dokumentation sollte folgende Punkte beinhalten: die Bezeichnung der zu beschaffenden Gegenstände der Liefertermin die Lieferanschrift den vereinbarten Preis und die Zahlungskonditionen Vergabeverfahren zur Wahrnehmung einer vorteilhaften Gelegenheit Eine vorteilhafte Gelegenheit liegt nur dann vor, wenn es sich um eine einmalige oder nur sehr kurzfristig bietende Beschaffungsmöglichkeit bei einem Unternehmen handelt, die zudem noch Verkaufspreise erheblich Unterhalb der üblichen Einkaufspreise für den Auftraggeber verspricht Die Beschaffungsstellen allein haben die Beweislast, dass alle Voraussetzungen zur Wahrnehmung einer vorteilhaften Gelegenheit erfüllt sind. Die Ausnahmegründe für dieses Freihändige Verfahren sind stets restriktiv auszulegen, so dass eine detaillierte Begründung mit detailliertem Kostenvergleich erforderlich ist. Auch hier sind die Vertragsbedingungen des Kreises Grundlage des Verfahrens. Vorgehensweise: Vergabevermerk anlegen und zeitnahe fortlaufende Dokumentation Begründung des Bedarfs Ggfls. Mittelbeantragung Kämmerer Kostenschätzung/Kostenberechnung Festlegung der Mindestanforderungen Markterkundung Wirtschaftlichkeitsvergleich zu Alternativen Inaugenscheinnahme Erstellung des Vergabevorschlags Einholung der Zustimmung des RPA über die ZVS unabhängig von jedweden Wertgrenzen Fertigung des Vergabevermerks Nachträgliche Information der Vorgesetztenebene a.d.d. Nach Abschluss des Vergabeverfahrens ist dem RPA zeitnah der gesamte Beschaffungsvorgang zur Schlussprüfung vorzulegen. Die Dienstanweisung " " vom bleibt aber zu beachten.

12 Architekten-, Ingenieur- und andere freiberufliche Leistungen 13.1 Aufträge für Planungsleistungen, Gutachten u.ä. sollen, wenn begründet kein Wettbewerb durchgeführt wird, unter den in Betracht kommenden Auftragnehmern gestreut werden Zeitlich getrennte und aufeinanderfolgende Planungsaufgaben rechtfertigen grundsätzlich nicht die Beauftragung desselben Auftragnehmers Durch vertragliche Vereinbarung ist sicherzustellen, dass dem Auftraggeber eine Ausfertigung der Planungsunterlagen (Entwurfs-, Genehmigungs- und Ausführungsplanung) und -falls beauftragt- der Bestandspläne übergeben wird Werden Externe (z.b. Firmen, Architekten- und Ingenieurbüros) mit der Erstellung von Leistungsbeschreibungen oder damit im Zusammenhang stehenden Tätigkeiten beauftragt, so dürfen sie an diesen Vergaben nur beteiligt werden, wenn dadurch keine Wettbewerbsverzerrung entsteht. Um Wettbewerbsverzerrungen auszuschließen, sind Kenntnisse und Vorwissen dieser Externen im gleichen Umfang allen anderen Bewerbern zur Verfügung zu stellen. Die Aufträge sind unter den in Betracht kommenden Externen zu streuen Soweit Leistungsbeschreibungen durch Externe erstellt werden, hat die Beschaffungsstelle/Fachamt diese vor der Weitergabe an die Zentrale Vergabestelle auf offensichtliche Unrichtigkeiten zu überprüfen Ist die Prüfung der Angebote einem Externen übertragen worden, so hat die Beschaffungsstelle/Fachamt dessen Vergabevorschlag auf Nachvollziehbarkeit zu überprüfen und danach einen eigenen Vergabevorschlag zu erstellen. 14. Eingang und Aufbewahrung von Angeboten/Eröffnungstermin 14.1 Angebote, die aufgrund einer förmlichen Ausschreibung eingehen, sind auf dem ungeöffneten Umschlag mit einem Eingangsvermerk zu versehen und bis zum Zeitpunkt der Öffnung der Angebote unter Verschluss zu halten. Der Eingangsvermerk auf dem Angebotsumschlag besteht bei Angeboten, die auf dem Postwege eingehen, grundsätzlich aus dem Datumsstempel der Poststelle und der laufenden Nummer. Der Eingangsvermerk auf dem Angebotsumschlag besteht bei Angeboten, die persönlich abgegeben werden, aus dem Datum, der Uhrzeit, der laufenden Nummer und dem Handzeichen der/des Bediensteten, die/der das Angebot in Empfang nimmt Alle Handlungen in einem Eröffnungstermin (VOB- und VOL-Ausschreibungen) müssen grundsätzlich in Anwesenheit von zwei Bediensteten erfolgen. Die Anwesenheit des für die Ausschreibung zuständigen Bediensteten ist bei dem Eröffnungstermin nicht zugelassen Die unmittelbar nach der Angebotsöffnung vorzunehmende Kennzeichnung der Angebote erfolgt ausnahmslos mit einem Perforierstempel.

13 Die Niederschrift über den Eröffnungstermin muss alle nach den Vergabe- und Vertragsordnungen erforderlichen Angaben enthalten und ist von beiden anwesenden Bediensteten zu unterschreiben Nach dem Eröffnungstermin sind die Angebote und ihre Anlagen sorgfältig zu verwahren; hierzu gehören auch die Angebotsumschläge. 15. Entscheidung über die Vergabe des Auftrages 15.1 Über die Vergabe entscheidet bei Auftragssummen a) bis die Amtsleitung der zuständigen Beschaffungsstelle b) bis der Dezernent der zuständigen Beschaffungsstelle c) über und darüber hinaus, soweit es sich um Geschäfte der laufenden Verwaltung handelt, der Landrat d) über , soweit es sich nicht um Geschäfte der laufenden Verwaltung handelt, der Kreisausschuss (s. 12 Abs. 1 Buchst. a) der Hauptsatzung des Kreises Warendorf). Im Falle des Buchstaben a) kann die Befugnis für häufig auftretende Fälle von der Amtsleitung schriftlich auf weitere Bedienstete übertragen werden Aufträge sind in der Regel schriftlich zu erteilen. Die Formvorschriften der AGuDA und des 43 KrO sind zu beachten. Ausnahmsweise erfolgte mündliche/fernmündliche Auftragserteilungen sind umgehend aktenkundig zu machen Ist eine vertragliche Regelung mit dem Auftragnehmer erforderlich, hat die Auftragserteilung im Rahmen des zu schließenden Vertrages zu erfolgen. Die Laufzeit von Rahmenvereinbarungen darf 4 Jahre (incl. Option) nicht überschreiten. Bei langfristigen Verträgen ist zu beachten, dass die Vertragsdauer durch die jeweilige Art des Auftrages gerechtfertigt ist und dadurch keine wettbewerbswidrigen Umstände eintreten. Bei langfristigen Verträgen, die durch Nichtkündigung entstehen, ist von Zeit zu Zeit zu prüfen, ob nach wettbewerbs- oder haushaltsrechtlichen Grundsätzen eine Verpflichtung zur Neuausschreibung besteht. Vertragsverlängerungen, die nicht im Ursprungsvertrag angelegt sind, sind grundsätzlich als Neuvergabe anzusehen und entsprechend zu behandeln.

14 Nachträge Für Nachträge nach der VOB/B und VOL/B gelten die Vergabevorschriften und die Regelungen dieser Dienstanweisung. Nachträge mit einem voraussichtlichen Auftragswert von über sind, sobald sie erkennbar werden, beim Rechnungsprüfungsamt im Vorfeld der Arbeiten schriftlich anzukündigen. Ausgenommen hiervon sind Nachträge mit nachweisbarer Eilbedürftigkeit. In diesen Fällen ist das Rechnungsprüfungsamt unverzüglich nach erfolgter Zustimmung zur Ausführung der Nachtragsarbeiten zu informieren. Dem Auftragnehmer ist in diesem Fall mitzuteilen, dass die Nachtragsvereinbarung vorbehaltlich einer nachgehenden Preisprüfung geschlossen wird. Auf Wunsch des Rechnungsprüfungsamtes kann ein Ortstermin zur Überprüfung der Notwendigkeit des Nachtrags anberaumt werden. Das von der Beschaffungsstelle geprüfte Nachtragsangebot ist mit eingehender Begründung der Erforderlichkeit des angekündigten Nachtrags über die Zentrale Vergabestelle dem Rechnungsprüfungsamt unverzüglich vorzulegen. Nach Zustimmung durch das Rechnungsprüfungsamt ist der Nachtrag von der abhängig vom Auftragswert zuständigen Stelle zu beauftragen (Ziffer 15 dieser DA). 17. Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes (RPA) Aufträge nach VOL und VOB mit Auftragssummen über sowie Aufträge nach VOF sind dem RPA rechtzeitig mit allen erforderlichen Unterlagen vor der Vergabe zur Prüfung vorzulegen; ausgenommen hiervon sind Aufträge über Heizöllieferungen und kurzfristig notwendig werdende Lieferungen von Streusalz für den Winterdienst. Aufträge, die nicht unter Abschnitt 1 der VOL/A fallen (s. Ziffer 3.1 b) z.b. solche nach HOAI, ÖbVermIng, KO NRW, GOÄ, RVG, und solche an Freiberufler, die nicht verpflichtet sind, nach einer Gebührenordnung abzurechnen sind dem RPA mit den erforderlichen Unterlagen rechtzeitig vor der Vergabe vorzulegen, wenn die Auftragssumme übersteigt. Zu den erforderlichen Unterlagen in o.a. Sinne gehören (je nach Art des zu vergebenden Auftrags): der Vergabevermerk der Investitionsbeschluss bzw. ein Nachweis über die verwaltungsinterne Investitionsentscheidung mit Wirtschaftlichkeitsvergleich Planungs- und Bestandsunterlagen die Vereinbarung über die Zusammenarbeit mit anderen Projektträgern die detaillierte Bedarfsermittlung die detaillierte Kostenberechnung bzw. Kostenschätzung Zuwendungsbescheide Genehmigungsbescheide der Aktenvermerk zur Wahl der Vergabeart die vollständigen Vergabeunterlagen Angaben zur Finanzierung / bei Aufträgen gem. 23 Abs. 1 Satz 4 GemHVO NRW die Liste der Bewerber aus Teilnahmewettbewerben

15 bei Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben das Verzeichnis der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Firmen/Freiberufler bei zu veröffentlichenden Ausschreibungen die Bekanntmachungsunterlagen und die Anforderungen die Niederschrift über den Eröffnungstermin der Vorprüfungsbericht der ZVS die Angebote mit den Umschlägen Angebotspreisübersichten (Preisspiegel) Vermerke über Verhandlungen mit Bietern und ggf. nachgeforderte Erklärungen/Unterlagen die Angebotsauswertung von beauftragten Dritten und die der Beschaffungsstelle die Auskunft aus dem Vergaberegister und dem Gewerbezentralregister der Entwurf eines abzuschließenden Vertrages Begründeter Vergabevorschlag 18. Informationen über vergebene Aufträge 18.1 Aufträge nach VOB/A Nach Zuschlagserteilung hat die ZVS auf vergabe.nrw zu informieren, wenn bei 1. Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb der Auftragswert ohne Umsatzsteuer 2. Freihändigen Vergaben der Auftragswert ohne Umsatzsteuer übersteigt. Diese Informationen werden 6 Monate vorgehalten und müssen folgende Angaben enthalten: a) Name, Anschrift, Telefon-, Faxnummer und adresse des Auftraggebers, c) gewähltes Vergabeverfahren, c) Auftragsgegenstand, d) Ort der Ausführung, c) Name des beauftragten Unternehmens Aufträge nach VOL/A Die ZVS informiert nach Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Freihändigen Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb für die Dauer von drei Monaten über jeden vergebenen Auftrag ab einem Auftragswert von Euro ohne Umsatzsteuer auf vergabe.nrw. Diese Information enthält mindestens folgende Angaben: - Name des Auftraggebers und dessen Beschaffungsstelle sowie deren Adressdaten, - Name des beauftragten Unternehmens, soweit es sich um eine natürliche Person handelt, ist deren Einwilligung einzuholen oder die Angabe zu anonymisieren, - Vergabeart,

16 Art und Umfang der Leistung, - Zeitraum der Leistungserbringung. 19. Besondere Hinweise - Das Ende der Angebotsfrist soll nicht auf einen Werktag unmittelbar vor oder nach einem Sonn- oder Feiertag fallen. - Bei Aufhebung einer Ausschreibung sind die geltenden Vorschriften und Richtlinien der Vergabe- und Vertragsordnungen unbedingt zu beachten. Die Aufhebung ist eingehend und nachvollziehbar zu begründen. - Diese Vergabedienstanweisung regelt allein das innerdienstliche Vergabeverfahren. Sie begründet keine Rechte für den Auftragnehmer. 20. Aufbewahrungsfristen - für das angenommene Angebot - für die drei folgenden (wirtschaftlichsten) Angebote - bei Zuwendungen gelten die jeweiligen Aufbewahrungsfristen des Zuwendungsgebers 10 Jahre 6 Jahre 21. Verhalten bei wettbewerbsbeschränkenden Absprachen und bei anonymen oder offenen Hinweisen Bei Verdacht von Preisabsprache oder sonstigen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen sowie anonymen oder offenen Anzeigen oder Hinweisen in Vergabeangelegenheiten ist die/der Korruptionsschutzbeauftragte des Kreises Warendorf zu informieren. 22. Vergabevermerk I Vergabeakte 22.1 Jedes Vergabeverfahren, ist fortlaufend ab Beginn der Entscheidung über die Beschaffung und zeitnah in den einzelnen Stufen mit dem Vergabevermerk zu dokumentieren. Die getroffenen Entscheidungen sind zu begründen. Die Anforderungen der jeweiligen Vergabe- und Vertragsordnungen sind zu beachten ( 20 VOB/A und 20 VOL/A) Der Vergabevermerk ist der Vergabeakte beizufügen und für die Dauer von 10 Jahren nach Abschluss der Maßnahme aufzubewahren, sofern nicht spezielle Vorschriften eine längere Aufbewahrung vorsehen (Ziffer 20). 23. lnkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt mit Wirkung vom in Kraft und ersetzt die Dienstanweisung vom Warendorf, den 01.1 c;;o15 Anlage: Darstellun der Z ständigkeilen bei Vergaben über 5.000

17 Anlage zur Vergabedienstanweisung: Darstellung der Zuständigkeiten bei Vergaben > Aufgabe im Vergabeverfahren: Verantwortlichkeit: Fertigung des Vergabevermerks Zentrale Vergabestelle und Beschaffungsstelle Erstellung des Leistungsverzeichnisses Beschaffungsstelle Evtl. Beratung der Beschaffungsstelle Zentrale Vergabestelle Vorschlag der Vergabeart Beschaffungsstelle Entscheidung über die Vergabeart Zentrale Vergabestelle Vorschlag der anzuschreibenden Bieter Beschaffungsstelle bei beschränkten Ausschreibungen Entscheidung über die anzuschreibenden Zentrale Vergabestelle Bieter bei beschränkten Ausschrei- bungen Entscheidung über die zu fordernden Nachweise Beschaffungsstelle und Zentrale Vergabestelle Erstellung der Vergabeunterlagen Zentrale Vergabestelle Veröffentlichung der Ausschreibung Zentrale Vergabestelle Versenden der Vergabeunterlagen Zentrale Vergabestelle Durchführung der Submission Zentrale Vergabestelle Formale Prüfung des Angebotes Zentrale Vergabestelle Nachforderung fehlender Belege Zentrale Vergabestelle (TVgG/VOL/VOB) Mitteilung über den Ausschluss des Zentrale Vergabestelle Angebotes an die Bieter aus formalen Gründen Rechnerische/ fachliche Prüfung Beschaffungsstelle Prüfung der Auskömmlichkeit u. Angemessenheit Beschaffungsstelle von Preisen u. ggfls. Bieter zur Aufklärung über die Ermittlung der Preise auffordern Vergabevorschlag an Zentrale Vergabestelle Beschaffungsstelle Vergabevorschlag ans Amt 14 Zentrale Vergabestelle Anfrage an Gewerbezentralregister u. Zentrale Vergabestelle Anfrage an Korruptionsregister Erstellen der Vorlagen für Ausschüsse Beschaffungsstelle Erteilung des Auftrags Beschaffungsstelle Absagen an die Bieter Zentrale Vergabestelle Ex-ante und Ex-post-Veröffentlichungen Zentrale Vergabestelle Vorschlag zur Aufhebung einer Ausschreibung Beschaffungsstelle Aufhebung und Information an die Bieter Zentrale Vergabestelle Sonstige Aufgaben: Klärung von Fragen zum Vergaberecht Führen der Bieterkartei Verantwortlichkeit: Zentrale Vergabestelle Zentrale Vergabestelle