FINANZ+ Rechnungseingangsbuch. Finanzmanagementsystem FINANZ+ Vorerfassung von Eingangsrechnungen. Erstellung von Kontierungsbelegen

Transkript

1 Vorerfassung von Eingangsrechnungen in Fachämtern Erstellung von Kontierungsbelegen Vereinfachung der Anordnungsmaske Späterer Ausbau zur digitalen Signatur

2 Aufgabe des Programms Das dient der Erfassung von Eingangsrechnungen, ohne diese gleich als Anordnung zu buchen. Bei der Erfassung werden zwar bereits Konten angegeben, eine Mittelbindung entsteht jedoch erst bei der Anordnung. Bei der Anordnung können bereits erfasste Kontierungen nochmals korrigiert werden. Nach der Erfassung des Rechnungseingangs kann ein (frei gestaltbarer) Kontierungsbogen gedruckt werden. Das kann wahlweise manuell mit dem hier beschriebenen Dialog, als auch maschinell beim Scannen der Rechnungen (in Verbindung mit einem DMS System) gefüllt werden. Die Erfassungsmaske des es kann sowohl als eigenständiger Dialog aus dem Menü als auch aus dem Auftragsprogramm gestartet werden. In der Erfassungsmaske des es werden dieselben Felder und Begriffe wie in den Anordnungsdialogen verwendet. Funktional ist das jedoch im Vergleich zu den Anordnungsdialogen deutlich abgespeckt, damit die Erfassung vereinfacht wird. Raten-, Perioden- oder MwSt.-Dialoge findet man im nicht. Dafür gibt es ein paar zusätzliche Erfassungsfelder. Diese Zusatzfelder werden nachstehend beschrieben. 2

3 Erfassen einer Eingangsrechnung Festlegen des Buchungsfalls Aus der Auswahlliste (Listbox) der möglichen, dem Benutzer in der Benutzerverwaltung zugeordneten Buchungsfällen, muss ein Buchungsfall gewählt werden. Im Gegensatz zur Anordnungsmaske stehen hier nur die Buchungsfälle zu Eingangsrechnungen zur Verfügung. Da erst mit Auswahl des Buchungsfalls klar ist, welche Eingaben zur Kontierung notwendig sind, wird erst nach der Auswahl der Option die Maske aufgebaut. Wird der Dialog über einen Auftrag aufgerufen, stehen der Buchungsfall und die Kontierung bereits fest. Adressnummer Erster Bestandteil der Rechnung ist die Adressnummer, das heißt bei Eingangsrechnungen der Rechnungssteller. Dazu muss die Adressnummer des Lieferanten/Rechnungsstellers eingegeben bzw. über das hinterlegte Suchprogramm Adressverwaltung übernommen werden. Dabei wird auf den Adressdatenbestand in zugegriffen. Eingabe der Kontierungselemente Je nach Buchungsfall gibt es unterschiedliche Eingabefelder für die Buchungskonten und Budgets. Begriffe: Frei: freie Buchungen sind nicht an den Kontenverbund gebunden. Die Auswahl des Soll- und Haben-Kontos muss vom Sachbearbeiter manuell gesteuert werden. Diese Art von Buchungen erfordert tieferes Wissen bei der Bildung der Buchungssätze im NKF. Hauptbuch: Sämtliche im erfassten Anordnungen landen nach der Übernahme und Verbuchung im Rahmen der Anordnung im Hauptbuch. Nebenbücher gibt es in für wiederkehrende Einnahmen; diese spielen hier keine Rolle. Beispiele / notwendige Eingaben: Eingangsrechnung Hauptbuch: Produkt Ergebniskonto Aufwand Alle weiteren beteiligten Konten und das Budget werden automatisch vom System ermittelt 3

4 Erfassen einer Eingangsrechnung Eingangsrechnung investiv: Produkt Maßnahme Bilanzposten (Vermögensveränderung) Finanzkonto Auszahlung investiv (nur wenn mit Finanzrechnung gearbeitet wird) Alle weiteren beteiligten Konten und das Budget werden automatisch vom System ermittelt Anzeige der beteiligten Buchungskonten und Budgets Nachdem sämtliche notwendigen Eingaben des Buchungsfalls getätigt wurden, können alle beteiligten Konten und Budgets in der Maske durch Klick auf die Schaltfläche Maximieren in der Zeile der Konten angeschaut werden. Hier werden auch die Konten (Budgets) eingeblendet, welche durch den Kontenverbund vom System automatisch ermittelt wurden. Durch Klick auf Minimieren wechselt die Maske wieder in den Ausgangszustand. Anzeige der verfügbaren Mittel Die verfügbaren Mittel werden summarisch für das Budget und das mittelbindende Konto eingeblendet sobald die Konteneingabe erfolgt ist. Für eine genauere Darstellung der Berechnung dieser Mittel kann in der Zeile auf Maximieren geklickt werden. Durch Klick auf Minimieren wechselt die Maske wieder in den Ausgangszustand. Rechnungsbetrag In steuerfreien Bereichen und bei Rechnungen mit Steuerschlüssel im Inland muss der Bruttobetrag in das Feld Buchbetrag eingegeben werden. Bei Eingangsrechnungen mit EU-Steuerschlüssel muss der Nettobetrag eingegeben werden, der Steueranteil wird durch das Programm berechnet. Kassentext und Buchungstext Der Kassentext ist der externe Text zur Buchung, welcher je nach Parametrisierung des Bankenclearings auch an den Empfänger übergeben wird. Der Buchungstext ist lediglich intern. Über Buttons können die beiden Texte angeglichen werden. 4

5 Erfassen einer Eingangsrechnung Rechnungsnummer Die externe Rechnungsnummer kann bei Eingangsrechnungen in das Feld Rechnungsnummer eingetragen werden und dient u.a. der späteren Suche der Buchungen. Aktenzeichen und Fremdkennzeichen Zu späteren Auswertungszwecken können Akten- und Fremdkennzeichen in die entsprechenden Felder eingetragen werden. Eingangsrechnungen auf Auftragsmittel Wird bei der Erfassung einer Eingangsrechnung eine Zuordnung zu einem mittelbindenden Auftrag vorgenommen, werden die Daten des Auftrages in die Erfassungsmaske eingetragen. Dabei können die Kontierungselemente des Auftrages nicht mehr abgeändert werden. Zusatzfelder Die zusätzlich bereitstehenden Felder dienen dem Druck des Kontierungsbogens. Ob und wie diese im kundenspezifischen Druck enthalten sind, ist unterschiedlich. Neben einem Rechnungsbetreff kann im Auswahlfeld Abschlagszahlung festgelegt werden, ob es sich um eine Einzelrechnung, eine Teilrechnung, eine Abschlagszahlung oder eine Schlusszahlung handelt. Des Weiteren kann eine mögliche Ersatzanforderung festgelegt werden. 5

6 Erfassen einer Eingangsrechnung Speichern der Erfassung und Druck des Kontierungsbogens Durch Klick auf die Schaltfläche Buchen wird die Rechnung in das eingetragen, die Rechnung erhält eine interne Rechnungsnummer. Anschließend kann ein Kontierungsbogen gedruckt werden. Stimmen Sie dessen Inhalt mit Ihrem DATA-PLAN Projektverantwortlichen ab. 6

7 Weiterverarbeitung in den Anordnungsdialogen Wird ein eingesetzt, können die darin erfassten Anordnungen nach dem Speichern/Buchen in die Anordnungsmaske geladen werden. Sämtlich bereits im erfassten Informationen werden dabei in die Maske der Anordnung übernommen und können in dieser Maske überarbeitet werden. 7

8 Weiterverarbeitung in den Anordnungsdialogen Durch Klick auf die Schaltfläche Rechnungseingang öffnet sich ein Dialog, aus welchem die im erfassten Rechnungen übernommen werden können. Im Dialog können die Rechnungen nach verschiedensten Kriterien gefiltert werden (Benutzer der Erfassung, Produkt, Buchungsfall, usw.). Es besteht hier auch die Möglichkeit, die gefilterten im Datengitter dargestellten Rechnungen in einer Liste zu drucken. Durch Klick auf Übernehmen wird die Rechnung aus dem Dialog in die Anordnungsmaske übertragen. 8

9 KONTAKT Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie mehr über das erfahren wollen und wie sich das Modul nahtlos in das Finanzwesen integrieren lässt. Zielgruppe Das kann bei einer zentralen Buchhaltung in den dezentralen Ämtern/ Abteilungen eingesetzt werden. So erfasst beispielsweise das Bauamt seine Rechnungen im und druckt die Kontierungsbögen dazu aus. Im Anschluss werden die erfassten Rechnungen von der zentralen Buchhaltung aus dem übernommen, sobald die Rechnung und der unterschriebene Kontierungsbogen vorliegen. KONTAKT DATA-PLAN Computer Consulting GmbH Tränkestraße Stuttgart-Degerloch ÜBER UNS Wir sind ein Software und Dienstleistungsunternehmen, das sich auf die Entwicklung und Vertrieb des führenden s für den öffentlichen Bereich fokussiert hat. Als Dienstleister und Ansprechpartner für Landratsämter, Kommunen und sonstige öffentliche Verwaltungen im Bereich Finanzen bieten wir Ihnen neben der Software umfassendes Wissen und jahrelange Erfahrung in diesem Bereich an.