Allvisa AG, Zürich. Reglement zur Verhinderung von Interessenkonflikten. Ausgabe 2014

Transkript

1 Allvisa AG, Zürich Reglement zur Verhinderung von Interessenkonflikten Ausgabe 2014 Allvisa AG, Seestrasse 6, Postfach 1544, CH-8027 Zürich, T: +41 (0) , F: +41 (0) , E:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Kapitel Zweck, Grundsatz und Geltungsbereich... 3 Art. 1 Zweck... 3 Art. 2 Grundsatz... 3 Art. 3 Geltungsbereich Kapitel Definitionen... 3 Art. 4 Tätigkeit, Interessenkonflikt, Auftraggeber... 3 Art. 5 Juristische Personen, Personengesellschaft Kapitel Annahme von Mandaten... 4 Art. 6 Kriterien für die Annahme von Prüfungsmandaten... 4 Art. 7 Entscheidungskompetenzen Kapitel Massnahmen zur Vermeidung potentieller Interessenkonflikte... 5 Art. 8 Mitwirkung bei der Geschäftsführung... 5 Art. 9 Enge familiäre oder wirtschaftliche Beziehung... 5 Art. 10 Längerfristige wirtschaftliche Abhängigkeit Kapitel Interne Verhaltensregeln und Kontrollen... 5 Art. 11 Vergütungen Dritter... 5 Art. 12 Handlungspflicht... 6 Art. 13 Kontrollen Kapitel Umgang mit nahestehenden Dritten... 6 Art. 14 Nahestehende... 6 Art. 15 Regeln zum Umgang mit Nahestehenden Kapitel Offenlegung und Datenschutz... 6 Art. 16 Offenlegung... 6 Art. 17 Datenschutz... 7 Seite 2/7

3 1. Kapitel Zweck, Grundsatz und Geltungsbereich Art. 1 Zweck 1 Das vorliegende Reglement umschreibt in Ausführung von Art. 40 BVV 2 und Ziff. 5.2 der Unabhängigkeitsweisung der OAK BV (W-03/2013) die Anforderungen an die Unabhängigkeit der als Experte für berufliche Vorsorge tätigen Mitarbeitenden der Allvisa AG und den Umgang mit allfälligen Interessenkonflikten. 2 Es legt die Pflichten und Bestimmungen fest, welche die Verhinderung von Interessenkonflikten im Rahmen der Tätigkeit als Experte für berufliche Vorsorge für die Allvisa AG sicherstellen. 3 Bei Widersprüchen zwischen diesem Reglement und anderen firmeninternen Bestimmungen gleicher oder ähnlicher Zielsetzung geht das Reglement vor. Art. 2 Grundsatz Die Allvisa AG und deren Mitarbeitende, die für Kunden als Experte für berufliche Vorsorge tätig sind, haben bei ihrer Tätigkeit die Interessen der Kunden zu wahren und dafür zu sorgen, dass weder aufgrund der persönlichen noch der geschäftlichen Verhältnisse Interessenkonflikte entstehen. Art. 3 Geltungsbereich 1 Das vorliegende Reglement gilt für die Allvisa AG und die von der Allvisa AG angestellten Experten für berufliche Vorsorge, mithin für den Mandatsleiter und alle an der Prüfung beteiligten Personen, die Partner der Allvisa AG sowie für andere Personen mit Entscheidfunktionen innerhalb der Allvisa AG. 2 Es gilt für die Prüfungstätigkeit des Experten für berufliche Vorsorge im Sinne von Art. 52e Abs. 1 BVG und die damit zusammenhängende Beratungstätigkeit im Sinne von Art. 52e Abs. 2 BVG. Die von einem Prüfungsmandat unabhängige Beratungstätigkeit für Kunden unterliegt nicht diesem Reglement. 2. Kapitel Definitionen Art. 4 Tätigkeit, Interessenkonflikt, Auftraggeber 1 Tätigkeit des Experten im Sinne von Ziff. 5.2 Abs. 1 der Unabhängigkeitsweisung (OAK BV W-03/2013) ist die Prüfungstätigkeit im Sinne von Art. 52e BVG als von der Vorsorgeeinrichtung gewählter Experte im Sinne des Gesetzes. 2 Ein Interessenkonflikt ist eine aus einem Interessengegensatz resultierende Konfliktsituation, die sich kontraproduktiv auf die Wahrung der Interessen der betreuten Einrichtung der beruflichen Vorsorge auswirkt und deshalb nach Vermeidung verlangt. Art. 40 Abs. 2 BVV 2 umschreibt den Begriff Interessenkonflikt exemplarisch anhand von mit der Unabhängigkeit unvereinbaren Funktionen oder Tätigkeiten. 3 Auftraggeber im Sinne dieses Reglements ist die beauftragende Vorsorgeeinrichtung. Art. 5 Juristische Personen, Personengesellschaft 1 Juristische Personen sind Kapitalgesellschaften (Aktiengesellschaft, Kommandit-Aktiengesellschaft, GmbH), Körperschaften (Genossenschaften, Vereine) oder Anstalten (Stiftungen, Anstalten), denen das Zivilrecht oder das öffentliche Recht eine eigene Rechtspersönlichkeit und damit die Fähigkeit verleiht, selbstständig Rechte auszuüben und Pflichten zu übernehmen. Seite 3/7

4 2 Personengesellschaften (einfache Gesellschaft, Kommanditgesellschaft, Kollektivgesellschaft) sind Rechtsgemeinschaften, bei denen sich zwei oder mehrere juristische oder natürliche Personen zur Erreichung eines gemeinsamen Zwecks zusammengeschlossen haben. Personengesellschaften haben keine Rechtspersönlichkeit. Trägerin der Rechte und Pflichten ist nicht die Gesellschaft, sondern sind die Gesellschafter. 3. Kapitel Annahme von Mandaten Art. 6 Kriterien für die Annahme von Prüfungsmandaten 1 Ein Prüfungsmandat darf nicht angenommen werden, wenn das Risiko besteht, dass der Experte für berufliche Vorsorge damit die eigene Arbeit oder die Arbeit von anderen Mitarbeitenden der Allvisa AG überprüfen muss. 2 Die Annahme eines Prüfungsmandats durch die Allvisa AG oder einen von ihr angestellten Experten für berufliche Vorsorge ist ausgeschlossen, wenn a) die Allvisa AG beim Auftraggeber für die Durchführung der beruflichen Vorsorge angeschlossen bzw. der Experte für berufliche Vorsorge Destinatär des Auftraggebers ist; b) die Allvisa AG zum Konzern der Gründerin des Auftraggebers gehört bzw. der Experte für berufliche Vorsorge in einem arbeitsrechtlichen Verhältnis zur Gründerin des Auftraggebers steht; c) die Allvisa AG oder ein von ihr angestellter Experte für berufliche Vorsorge als Revisionsstelle für den Auftraggeber tätig ist; d) die Allvisa AG oder ein von ihr angestellter Experte für berufliche Vorsorge bei der Geschäftsführung des Auftraggebers mitwirkt, mithin vorübergehend oder dauerhaft eine Leitungs-, Führungsoder Entscheidfunktion beim Auftraggeber wahrnimmt, das heisst alleine oder als Teil einer Gruppe Entscheide treffen kann; e) die Allvisa AG oder ein von ihr angestellter Experte für berufliche Vorsorge bei einem geschäftlichen Vorgang, an dem zwei oder mehr Vorsorgeeinrichtungen beteiligt sind (Teilliquidation usw.), bereits von einer oder mehreren der beteiligten Vorsorgeeinrichtungen mandatiert ist und sich die obersten Organe der beteiligten Vorsorgeeinrichtungen nicht mit einer Mehrheit von drei Vierteln für das Doppel- oder Mehrfachmandat ausgesprochen haben. 3 Die Annahme eines Prüfungsmandats durch einen von der Allvisa AG angestellten Experten für berufliche Vorsorge ist zudem ausgeschlossen, wenn zwischen ihm und einem Mitglied des obersten Organs oder der Geschäftsführung sowie zu einer anderen Person mit Entscheidfunktion eine enge familiäre (Ehegatte, eingetragener Partner, Lebenspartner oder Verwandter resp. Verschwägerten bis zum zweiten Grad) oder wirtschaftliche Beziehung besteht. Art. 7 Entscheidungskompetenzen 1 Für die Annahme von Mandaten sind die firmeninternen Zuständigkeiten zu beachten. 2 Ist die Zulässigkeit der Mandatsannahme aufgrund der konkreten Umstände fraglich, kontaktiert der zuständige Experte für berufliche Vorsorge die Partner der Allvisa AG. Die Partner entscheiden aufgrund der relevanten rechtlichen Grundlagen (Art. 40 BVV 2 und W-03/2013 OAK) endgültig über die Annahme des Mandats. Seite 4/7

5 4. Kapitel Massnahmen zur Vermeidung potentieller Interessenkonflikte Art. 8 Mitwirkung bei der Geschäftsführung 1 Ein von der Allvisa AG angestellter Experte für berufliche Vorsorge darf in den von ihm betreuten Prüfungsmandaten nicht bei der Geschäftsführung des Auftraggebers mitwirken. Er darf weder vorübergehend oder dauerhaft eine Leistungs-, Führungs- oder Entscheidfunktion beim Auftraggeber wahrnehmen, das heisst weder alleine noch als Teil einer Gruppe für den Auftraggeber Entscheide treffen. 2 Tritt eine Situation ein, bei welcher der Experte für berufliche Vorsorge neben dem Prüfungsmandat auch in die Geschäftsführung im Sinne von Abs. 1 involviert wird, orientiert er die Partner. Diese entscheiden, ob das Prüfungsmandat niedergelegt werden muss. 3 Ein Mitarbeiter der Allvisa AG kann in keinem Mandat in die Geschäftsführung des Auftraggebers und das Prüfungsmandat involviert sein. Art. 9 Enge familiäre oder wirtschaftliche Beziehung 1 Ein von der Allvisa AG angestellter Experte für berufliche Vorsorge darf kein Prüfungsmandat betreuen, weder als Mandatsleiter noch als am Mandat Beteiligter, bei welchem der Ehegatte, der eingetragene Partner, der Lebenspartner oder ein Verwandter resp. Verschwägerter bis zum zweiten Grad Mitglied des obersten Organs, der Geschäftsführung oder in einer anderen Entscheidfunktion für den Auftraggeber tätig ist. Anders als konkrete Verwandtschaftsbezeichnungen (etwa Vater, Mutter, Schwester, Onkel) gibt die Bezeichnung nach Graden aus sich heraus Auskunft über die Verwandtschaftsnähe. Die eigenen Kinder und Eltern sind Verwandte im ersten Grad: eine vermittelnde Geburt. Grosseltern, eigene Enkelkinder und Geschwister sind Verwandte im zweiten Grad: zwei vermittelnde Geburten. Onkel, Tanten, Neffen und Nichten sind im dritten Grad verwandt (drei vermittelnde Geburten), Cousin und Cousine 1. Grades im vierten Grad, und so weiter. Dabei wird nicht unterschieden zwischen mutter- oder vaterseitiger Verwandtschaft. 2 Die enge wirtschaftliche Beziehung ist der engen familiären Beziehung gleichgestellt. 3 Erhält ein von der Allvisa AG angestellter Experte für berufliche Vorsorge eine entsprechende Mandatsanfrage, orientiert er die Partner und legt diesen die Situation dar. Die Partner entscheiden, ob das Prüfungsmandat angenommen werden kann und wer innerhalb der Allvisa AG das Mandat betreut. Der Experte für berufliche Vorsorge, bei dem die enge familiäre oder wirtschaftliche Beziehung besteht, darf weder als Leiter noch als Beteiligter in das Mandat miteinbezogen werden. 4 Besteht die enge familiäre oder wirtschaftliche Beziehung zu einem Partner der Allvisa AG, muss das Mandat abgelehnt werden. Art. 10 Längerfristige wirtschaftliche Abhängigkeit 1 Das Prüfungsmandat muss niedergelegt werden, wenn das Honorar aus der Kundenbeziehung über mehr als drei Jahre 20 Prozent des Umsatzes der Allvisa AG übersteigt. 2 Die Allvisa AG kontaktiert nach Ablauf der vierjährigen Beobachtungsfrist den Auftraggeber und versucht, eine Lösung zu finden. Kann keine Lösung gefunden werden, muss das Mandat vor Ablauf des fünften Jahres nach Beginn der Beobachtungsfrist niedergelegt werden. 5. Kapitel Interne Verhaltensregeln und Kontrollen Art. 11 Vergütungen Dritter 1 Vergütungen Dritter (z.b. Provisionen), die der Experte für berufliche Vorsorge im Rahmen seiner Expertentätigkeit erhält, sind dem Auftraggeber zu erstatten. Seite 5/7

6 2 Der Auftraggeber kann im Rahmen der Auftragserteilung schriftlich auf die Erstattung verzichten, sofern er vom Experten für berufliche Vorsorge vollumfänglich über die Art und die Höhe der Vergütungen Dritter in Kenntnis gesetzt worden ist. Art. 12 Handlungspflicht 1 Wenn ein von der Allvisa AG angestellter Experte für berufliche Vorsorge seine eigene oder die Unabhängigkeit der Allvisa AG beeinträchtigt sieht, hat er die Partner zu informieren. Die Partner haben zu entscheiden, ob die Unabhängigkeit beeinträchtigt ist und für die Beseitigung der Ursachen für die Beeinträchtigung zu sorgen. 2 Wenn die Allvisa AG ihre eigene oder die Unabhängigkeit eines von ihr angestellten Experten für berufliche Vorsorge beeinträchtigt sieht, so hat sie die Ursachen der Beeinträchtigung zu beseitigen. Wenn dies nicht möglich ist, hat sie das Mandat niederzulegen oder dafür besorgt zu sein, dass der von ihr angestellte Experte für berufliche Vorsorge das Mandat niederlegt. Art. 13 Kontrollen Die Kontrolle der Unabhängigkeit der Allvisa AG und der von ihr angestellten Experten für berufliche Vorsorge ist Teil des internen Kontrollsystems der Allvisa AG. 6. Kapitel Umgang mit nahestehenden Dritten Art. 14 Nahestehende Als der Vorsorgeeinrichtung nahestehende Dritte gelten Arbeitgeber, die sich zur Durchführung der beruflichen Vorsorge der Vorsorgeeinrichtung angeschlossen haben resp. diese errichtet haben, sowie die Gründerin einer nicht betriebseigenen Vorsorgeeinrichtung. Art. 15 Regeln zum Umgang mit Nahestehenden 1 Die Allvisa AG und die bei ihr angestellten Experten für berufliche Vorsorge haben bei Rechtsgeschäften (z.b. Transaktionen oder Beratungsmandaten) mit der Vorsorgeeinrichtung nahestehenden Dritten die Interessen der geprüften Vorsorgeeinrichtung zu wahren. 2 Besteht im Rahmen eines Prüfungsmandats durch die Kombination mit einem anderen Rechtsgeschäft der Allvisa AG oder eines bei ihr angestellten Experten für berufliche Vorsorge das Risiko einer Beeinträchtigung der Unabhängigkeit, sind die Ursachen der Beeinträchtigung zu beseitigen. 3 Ist dies nicht möglich, so hat die Allvisa AG bzw. der von ihr angestellte Experte für berufliche Vorsorge entweder das Prüfungsmandat niederzulegen oder sich aus dem konkurrierenden Rechtsgeschäft zurück zu ziehen. 7. Kapitel Offenlegung und Datenschutz Art. 16 Offenlegung Auf Anfrage ist der Inhalt dieses Reglements den Kunden und den Vertragspartnern der Allvisa AG bekannt zu geben. Seite 6/7

7 Art. 17 Datenschutz 1 Die Allvisa AG und die von ihr angestellten Experten für berufliche Vorsorge unterstehen der auftragsrechtlichen Diskretions- und Geheimhaltungspflicht. 2 Im Übrigen gilt für die Datenbekanntgabe die Regelung von Art. 86a BVG. beschlossen am 28. November 2014 Allvisa AG Martin Hubatka Partner Roger Bergmann Partner Seite 7/7