Andreas Gadatsch. IT-Controlling reallsieren

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1 Andreas Gadatsch IT-Controlling reallsieren

2 Herausgegeben von Andreas Schmitz und Horst Ellermann Der Schlussel zum wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen liegt heute mehr denn je im sinnvollen Einsatz von Informationstechnologie. Nicht ob, sondern WIE die Informationstechnik der Motor fur wirtschaftlichen Erfolg sein wird, ist das Thema der Buchreihe. Dabei geht es nicht nur um Strategien fur den IT-Bereich, sondern auch deren Umsetzung - um Architekturen, Projekte, Controlling, Prozesse, Aufwand und Ertrag. Die Reihe wendet sich an aile Entscheider in Sachen Informationsverarbeitung, IT-Manager, Chief Information Officer - kurz: an aile IT-Verantwortliche bis hinauf in die Chefetagen. Konsequente Ausrichtung an der Zielgruppe, hohe QualitiH und dadurch ein groser Nutzen kennzeichnen die Buchreihe. Sie wird herausgegeben von der Redaktion der IT-Wirtschaftszeitschrift Cia, die in Deutschland seit Oktober 2001 am Markt ist und in den USA bereits seit 18 Jahren erscheint., Bereits erschienen: Netzarchitektur - Entscheidungshilfe fur Ihre Investition Von Thomas Spitz Management von IT-Architekturen Von Gernot Dern Kommunikationssysteme mit Strategie Von Peter Fidrich Chefsache IT-Kosten Von Theo Saleck Outsourcing realisieren Von Marcus Hodel, Alexander Berger und Peter Risi Optimiertes IT-Management mit ITIL Von Frank Victor und Holger Gunther Chefsache Open Source Von Theo Saleck Von der Unternehmensarchitektur zur IT-Governance Von Klaus D. Niemann IT-Controlling realisieren Von Andreas Gadatsch Weitere Titel sind in Vorbereitung.

3 Andreas Gadatsch IT-Controlling realisieren Praxiswissen fur IT-Controller, CIOs und IT-Verantwortliche Mit 110 Abbildungen vleweg

4 Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet uber < abrufbar. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne von Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher von jedermann benutzt werden durfen. H6chste inhaltliche und technische Qualitat unserer Produkte ist unser liel. Bei der Produktion und Auslieferung unserer Bucher wollen wir die Umwelt schonen: Dieses Buch ist auf saurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die EinschweiBfolie besteht aus Polyathylen und damit aus organischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung noch bei der Verbrennung Schadstoffe freisetzen. 1. Auflage November 2005 Aile Rechte vorbehalten Friedr. Vieweg & Sohn Verlag/GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden 2005 Lektorat: Dr. Reinald Klockenbusch / Andrea BroBler Der Vieweg Verlag ist ein Unternehmen von Springer Science+Business Media. Das Werk einschlieblich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschutzt. Jede Verwertung auberhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne lustimmung des Verlags unzulassig und strafbar. Das gilt insbesondere fur Vervielfaltigungen, Obersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Konzeption und Layout des Umschlags: Ulrike Weigel, Umschlagbild: Nina Faber de.sign, Wiesbaden ISBN-13: e-isbn-13: DO I: /

5 Vorwort Vorwort IT-Controlling ist eine etablierte Disziplin der Wirtsehaftsinfonnatik. In der Praxis stellt man jedoeh haufig Defizite in der Umsetzung und Anwendung von Methoden und Konzepten fest. Moglieherweise liegt es daran, dass der Forsehungstransfer nieht ausreiehend gelingt. Dieses Buch ist in erster Linie fur Praktiker gedaeht. Es mochte zeitsparend zeigen, wie ein modernes IT-Controlling-Konzept funktioniert und wie es im Unternehmen eingefuhrt und genutzt werden kann. Auf theoretische Herleitungen wird daher weitgehend verzichtet. Der Autor hat versueht, moglichst viele Praxisbeispiele in das Werk zu integrieren. Zitate und Quellenangaben werden nur dort eingesetzt, wo eine inhaltliche Vertiefung anhand der Originalquellen sinnvoll erscheint. An Anregungen zur Weiterentwicklung des Buches sind Autor und Verlag stets interessiert. Wenn Sie einen Vorschlag zur Verbesserung des Werkes machen oder ein Praxisbeispiel beisteuern mochten, senden Sie bitte eine an Der Autor wird sich umgehend bei Ihnen melden. Einen Onlineservice zum Buch finden Sie im Internet unter: Niederkassel, im November 2005 Andreas Gadatsch V

6 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis ----~ A Grundlegende Begriffe... 1 A.1 IT-Controlling: Defintion und Zielsetzung... 1 A.2 Gestaltungsoptionen und Werkzeuge... 4 A.3 Organisatorische Einbindung A.4 Stellenbeschreibung fur IT-Controller B Vorgehen und Werkzeuge B.1 Konzeption und Monitoring einer IT-Strategie mit der IT-Balanced Scorecard B.1.1 Begriff der IT-Strategie B.1.2 Realisierung einer IT-Strategie B.1.3 Grundlagen der Balanced-Scorecard-Methode B.1.4 Einsatz der IT-Balanced Scorecard B.2 Senkung der IT-Kosten durch Konsolidierung und IT-Standards B.2.1 Begriff der IT-Standardisierung und Konsolidierung B.2.2 Senkung der Total Cost of Ownership von Informationssystemen B.2.3 Standardisierung von PC-Arbeitsphitzen B.2.4 Aufbau eines IT-Kataloges B.2.5 Fallstudie zur IT-Standardisierung B.3 Leistungsvereinbarungen (Service Level Agreements) B.3.1 Begriff B.3.2 Zentrale Inhalte B.3.3 Praxisbeispiele B.3.4 Einfuhrung B.3.5 Bewertung B.4 Steuerung von IT-Prozessen mit der IT Infrastructure Library (ITIL) B.4.1 ITIL-Begriff B.4.2 ITIL-Elemente B.4.3 ITIL-Prozesse B.4.4 Praxisbeispiel: KPI-Einsatz fur ITIL-Prozesse B.5 Benchmarking der IT-Dienstleister am Beispiel Desktop Service Management VII

7 Inhaltverzeichnis B.5.1 Desktop Service Management B.5.2 Bezugsbereich und Ziele B.5.3 Anforderungs- und Nachfragemanagement B.5.4 Referenzmodell fur die Implementierung B.6 Outsourcing von IT-Prozessen B.6.1 Outsourcing-Begriff B.6.2 Chancen und Risiken durch Outsourcing B.6.3 Standardstrategien fur IT-Outsourcing-Entscheidungen B.6.4 Gestaltung der Zusammenarbeit mit Outsourcing-Dienstleistern B.6.5 Ausgewahlte Aspekte der Vertragsgestaltung B.6.6 Fallstudie zum IT-Outsourcing B.7 Offshoring von IT-Prozessen B.7.1 Offshoring - Nur ein Trend? B.7.2 Anwendungsszenario B.7.3 Offshoring als spezielle Outsourcing-Variante B.7.4 Kategorien der Offshore-Software-Entwicklung B.7.5 Erfolgsfaktoren B. 7.6 Offshore-Standorte B.8 IT-Kostenmanagement: Aufbau einer IT-Kosten- und Leistungsrechnung 107 B.8.1 Gestaltungsmoglichkeiten im IT-Kostenmanagement B.8.2 Konzeption einer IT-Kosten- und Leistungsrechnung B.8.3 Realisierung einer IT-Kostenartenrechnung B.8.4 Realisierung einer IT-Kostenstellen- und -Auftragsabrechnung B.8.5 Realisierung einer IT-Kostentragerrechnung B.8.6 Fallstudie zum IT-Kostenmanagement B.8.7 Praxisbeispiel zur IT-Leistungsverrechnung (AGIS GmbH) B.8.8 Fallbeispiel zur IT-Leistungsverrechnung (Glasklar AG) B.9 Aufbau und Implementierung eines IT-Kennzahlensystems B.9.1 IT-Kennzahlen B.9.2 IT-Kennzahlensysteme B.9.3 Nutzen von IT-Kennzahlen B.9.4 Fallstudie zu IT-Kennzahlensystemen C Praxis des Projektcontrollings VIII C.1 Steuerung und Dberwachung von IT-Projekten C.1.1 Projektarbeit als Standard-Organisationsform im IT-Umfeld C.1.2 Projektphasen C.1.3 Werkzeuge C.2 Aufwandsschatzung von IT-Projekten C.2.1 Schatzzeitpunkte im Projektverlauf

8 Inhaltsverzeichnis e.2.2 Grundprinzipien der Aufwandsschatzung e.2.3 Methodenilberblick e.2.4 Rentabilitatsanalyse von IT-Projekten e.3 Risikomanagement in IT-Projekten e.3.1 Projektrisiken e.3.2 Kernelemente eines Risikomanagementsystems e.3.3 Risikomanagement in der Praxis: Net Present Value - Praktiker Methode zur Aufwandsschatzung - Reale Optioen C.4 Bestimmung eines IT-Projektportfolios C.4.1 Life-Cycle-Modell des IT-Portfoliomanagements e.4.2 Kriterien fur die Projektauswahl C.4.3 Praxisbeispiele zum Projektportfoliomanagement e.s Bewertung von IT-Sicherheitsprojekten e.s.1 Nutzen der IT-Sicherheit e.s.2 M6glichkeiten der Bewertung von IT-Sicherheitsprojekten C.5.3 Projekttypen e.6 Besonderheiten von Standardsoftwareprojekten e.6.1 Notwendigkeit der Einbindung des IT -Controllings e.6.2 IT-Controlling-Aufgaben bei Standardsoftwareprojekten e.6.3 Fallstudie: Einfilhrung betriebswirtschaftlicher Standardsoftware e.7 Besonderheiten von Individualsoftware-Projekten e.7.1 Grundproblematik e.7.2 Exkurs: Vorgehensmodelle filr Individualsoftware-Projekte e.7.3 Aufgaben des IT-Controllers in Individualsoftwareprojekten e.8 Multiprojektmanagement e.8.1 Begriffliche Grundlagen e.8.2 Ziele und Aufgaben C.8.3 Organisatorische Umsetzung o Am Ball bleiben: Marktstudien und Software fur IT-Controller D.1 Studie: IT-Controlling im deutschsprachigen Raum D.1.1 Erhebungsmethodik D.1.2 Ausgewahlte Ergebnisse D.1.3 Handlungsempfehlungen filr das Management D.2 Ausgewahlte Softwaretools filr das IT-Controlling D.2.1 Funktionsumfang von IT-Controlling-Software D.2.2 Asset Center / Service Center (Peregrine) D.2.3 Catenic AG (Anafee) D.2.4 Corporate Planning AG (CP MIS/BSC) IX

9 Inhaltverzeichnis D.2.5 D.2.6 D.2.7 D.2.8 D.2.9 D.2.10 IDS-Scheer AG ManageSoft Deutschland GmbH Nicetec GmbH Quadriga Informatik GmbH SAP AG USU AG E Anhang E.l Literaturverzeichnis E.2 Abkurzungsverzeichnis E.3 Sachwortverzeichnis E.4 Dber den Autor x

10 Abbildungsverzeichnis Abbildufl2sverzeichnis ~ Abbildung 1: Schnelltest IT-Controlling (vgl. Hahnel et al. 2005, S , rnodifiziert)... 3 Abbildung 2: Geschaftsprozesse in der IT CIT-Prozessrnodell)... 4 Abbildung 3: Merkrnale des IT-Controlling-Konzeptes... 7 Abbildung 4: Strategische IT-Controlling-Werkzeuge... 8 Abbildung 5: Operative Controlling-Werkzeuge... 9 Abbildung 6: Rollenverteilung zwischen IT-Controllerdienst und CIO Abbildung 7: IT-Organisation in einern GroBunternehrnen Abbildung 8: Partnerschaftsrnodell Abbildung 9: Mitarbeiterrnodell Abbildung 10: Controlling-Modell Abbildung 11: IT -Projektcontrolling in einem Softwarehaus Abbildung 12: Zielbebauungsplan einer Versicherung Abbildung 13: Terrninplanung fur den IT-Bebauungsplan einer Versicherung Abbildung 14: IT-Strategiefindung (Heinrich, 1992, S. 135) Abbildung 15: Abstirnmung der IT-Strategie bei einern Logistikdienstieister Abbildung 16: Ursache-Wirkungskette (Appel et al., 2002, S. 88) Abbildung 17: Schernatischer Aufbau der Balanced Scorecard Abbildung 18: Kaskadierte Scorecards irn IT-Con trolling-konzept Abbildung 19: Integration der IT-Balanced Scorecard Abbildung 20: IT-BSC (van Grernbergen/van Bruggen 2003, rnodifiziert) Abbildung 21: Einfaches Beispiel einer IT-Balanced Scorecard Abbildung 22: Zusammenhang zwischen Bereichs- und IT-BSC (vgl. Kudernatsch, 2002, S. 59, rnodifiziert) Abbildung 23: Standardisierungsfelder der IT Abbildung 24: ALBA-IT-Standards (Heinrich/Bernhard, 2002, S. 108) Abbildung 25: Konsolidierungsbeispiel (Buchta et al. 2004, S. 153) Abbildung 26: Konsolidierung der Geschaftsarchitektur (Prozess-IS-Matrix) XI

11 Abbildungsverzeichnis Abbildung 27: Harmonization Pyramid»Maslow«der Degussa AG (Neukam 2004).. 40 Abbildung 28: Direkte versus indirekte IT-Kosten Abbildung 29: Direkte und indirekte IT-Kosten Abbildung 30: Anforderungsprofile fur Standard-IT-Arbeitsplatze Abbildung 31: Inhalt eines IT-Kataloges Abbildung 32: SLA-Konzept Abbildung 33: Konsequenzen der Service-Level-Verletzung (Rittweger, 2003) Abbildung 34: SLA fur den RZ-Betrieb Abbildung 35: SLA-Beispiel (Tepker, 2002, S. 58, modifiziert) Abbildung 36: ITIL-Komponenten (itsmf, 2002, S. 34) Abbildung 37: Formen der Computerunterstiitzung Abbildung 38: Komponenten des Managementsystems Abbildung 39: Implementierung des IT-Arbeitsplatzmanagements Abbildung 40: Rollenverteilung im Arbeitsplatzmanagement Abbildung 41: Chancen des Outsourcings Abbildung 42: Risiken des Outsourcings Abbildung 43: Grundformen des IT-Outsourcings Abbildung 44: Auswirkungen der Outsourcingvarianten Abbildung 45: Kostenstruktur beim IT-Outsourcing Abbildung 46: Outsourcing-Standardstrategien Abbildung 47: Kriterien zur IT-Outsourcing-Kapitalwertberechnung Abbildung 48: Praxisbeispiel einer Nutzwertanalyse zum IT-Outsourcing aus Nachfragersicht Abbildung 49: Outsourcing-Vertragsstruktur (T-Systems, 2002) Abbildung 50: Aufgabenteilung im Outsourcingmodell Abbildung 51: IT-Outsourcing-Varianten (in Anlehnung an Bacher, 2002, S. 55) Abbildung 52: Varianten der Offshore-Software-Entwicklung Abbildung 53: Dimensionen der IT-Kostenentstehung CIT-KostenwurfeD Abbildung 54: Beispiele im IT-Kostenwurfel Abbildung 55: Funktion der Transferpreise Abbildung 56: Schematischer Aufbau der IT-KLR XII

12 Abbildungsverzeichnis Abbildung 57: Muster-IT-Kostenartenplan Abbildung 58: Verrechnungssystematik der IT-Kostenrechnung Abbildung 59: Typische Struktur einer IT-Abteilung Abbildung 60: Typische IT-Kostenstellenstruktur Abbildung 61: Beispiele fur typische IT-Leistungen Abbildung 62: IT-Kostenstellen und BezugsgrbBen (Britzelmaier 1999, S. 121, modifiziert) Abbildung 63: BezugsgrbBen in einer GroBforschungseinrichtung Abbildung 64: Pauschale IT-Kostenverrechnung (Auszug) Abbildung 65: Struktur von IT-Kennzahlen Abbildung 66: Inhalte eines IT-Kennzahlensteckbriefs (in Anlehnung an Kutz 2004) Abbildung 67: IT-Kennzahlensteckbrief (Son 2004, modifiziert) Abbildung 68: Nutzen fur das IT-Projektmanagement Abbildung 69: Nutzen fur den IT-Betrieb Abbildung 70: Nutzen von IT -Kennzahlen fur die Fachabteilung Abbildung 71: IT -Kennzahlensystem (Fall beispiel) Abbildung 72: Stellenbeschreibung eines IT-Projektcontrollers Abbildung 73: Phasenmodell fur IT-Projekte Abbildung 74: Formular fur einen Projektantrag, (vgl. Hblzle/Grunig 2002) Abbildung 75: Schatzzeitpunkte im Projektverlauf Abbildung 76: Methoden der IT-Aufwandsschatzung Abbildung 77: Erfahrungskurven der Function-Point-Methode Abbildung 78: Projektkostenplan (Eigenentwicklung) Abbildung 79: Projektkostenplan (EinfUhrung Standardsoftware) Abbildung 80: Kapitalwertformel Abbildung 81: Berechnung des Kapitalwertes fur ein IT-Projekt Abbildung 82: Beispiel einer Nutzwertanalyse (Systemauswahl) Abbildung 83: Risikoportfolio (Henrich 2002) Abbildung 84: Risikobereiche im Projektcontrolling Abbildung 85: Liste zur Dberwachung von Projektrisiken XIII

13 Abbildungsverzeichnis Abbildung 86: Schema zur NPV-Berechnung (Fiedler 2001) Abbildung 87: Daten zur NPV-Berechnung (Fiedler 2001) Abbildung 88: Beispiel zur NPV-Berechnung (Fiedler 2001) Abbildung 89: IT-Projektlenkung als Life-Cycle-Modell Abbildung 90: Priorisierungsbaum (Buchta et al. 2004) Abbildung 91: Nutzen- und strategieorientiertes IT-Portfolio Abbildung 92: Nutzen- und risikoorientiertes IT-Portfolio Abbildung 93: Nutzen-, risiko- und strategieorientiertes IT-Portfolio Abbildung 94: Portfoliogestutzte Projektauswahl (Kramer 2002) Abbildung 95: Projekt-Priorisierung Deutsche Lufthansa (BeiBel et al. 2004, S. 60) 181 Abbildung 96: Projekttypen IT-Sicherheit (nach Uebelacker) Abbildung 97: IT-Controllerdienst im Standardsoftwareeinfuhrungsprozess Abbildung 98: Klassischer Software-Life-Cycle (Pomberger/Blaschek, 1993, S. 218) Abbildung 99: Wasserfallmodell (Pomberger/Blaschek 1993, S. 23) Abbildung 100: V-Modell (angepasst) Abbildung 101: Spiralmodell (Pomberger/Blaschek 1993, S. 27) Abbildung 102: Prototypingorientierter Ansatz Abbildung 103: Beispiel fur Multiprojektmanagement Abbildung 104: Einzelprojekt-Management am Beispiel einer 207 Abbildung 105: Programm- vs. Einzelprojekt-Management Abbildung 106: Bezugszeitraum der IT-Strategien Abbildung 107: Einordnung der IT-Controller Abbildung 108: Verantwortung fur das IT-Budget Abbildung 109: Anzahl abgerechneter Produkte in der IT-Leistungsverrechnung Abbildung 110: Funktionsumfang von IT-Controlling-Software XIV