Dokumenten Information Arbeitsablauf (Workflow) PIN Project Information Navigator. Projekt Information. Arbeitsaufträge, Dokumentanforderung.

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1 Die PIN-Methode Dokumenten Information Arbeitsablauf (Workflow) Benachrichtigung / Anforderung PIN Project Information Navigator Bestätigung / Lieferung Projekt Information PIN kombiniert Funktionen eines Dokumenten-Management-System (DMS / CMS) alternativ Verknüpfung mit einem bereits bestehenden DMS / CSM. Funktionen zur Steuerung von Projekten (Project Control) Arbeitsaufträge, Dokumentanforderung. Informationsbereitstellung für s (Projekt-)Management und für alle (autorisierten) Projektbeteiligten. 1

2 Motivation Projekterfolg ist abhängig von der Qualität der Durchführung Prozessqualität. Qualitätsmerkmale von industriellen Herstellungsprozessen (Serie, kont. Produktion), z.b. im Maschinen- und Anlagenbau oder in der Automotive-Branche lassen sich auch auf die Durchführung von Projekten übertragen auch wenn es sich per Definition bei Projekten um einmalige, zeitlich befristete Unternehmungen mit begrenztem Budget und definiertem Ziel (Ergebnis) handelt. Prozessqualität Stand bei den Qualitätsanforderungen der Kunden an die Zulieferer früher das Produkt im Vordergrund (Normen: ISO 9001, ), so rückt heute mehr und mehr der Prozess, die Qualität der Durchführung, in den Fokus (Normen: TS 16949, CMMI, SPICE, ). Projekt-Controlling Die Bewertung der Prozessqualität von Projekten und des dbzgl. kontinuierlichen Controllings lässt sich verknüpfen mit den einfachen Fragen : WER muss WAS bis WANN liefern?! unabhängig von der Art des Kunden-Lieferanten-Verhältnisses : intern oder extern (d.h. firmen- bzw. organisationsübergreifend). Die PIN-Methode In den meisten aller Projekte wird das Projektmanagement und das Verwalten der Ergebnisse (Dokumente) dinglich getrennt. Mit der PIN-Methode ist das Ergebnis, das WAS, direkt mit dem WER (Lieferant) und dem WANN (Liefertermin) verknüpft und der Lieferstatus über alle Dokumente spiegelt den jeweils aktuellen Projektstatus wider. Die Versionierbarkeit der Dokumente (Zugriff auf alle früheren Versionen) gewährleistet zusätzlich Transparenz und Rückverfolgbarkeit. 2

3 Die PIN-Methode Dokumenten Information Arbeitsablauf (Workflow) Benachrichtigung / Anforderung PIN Project Information Navigator Bestätigung / Lieferung Projekt Information PIN kombiniert Funktionen eines Dokumenten-Management-System (DMS / CMS) Funktionen zur Steuerung von Projekten (Project Control) Informationsbereitstellung für s (Projekt-)Management 3

4 Die PIN-Methode 1. Informationsbereitstellung / Kommunikation mit PIN ProjectServer ohne PIN ProjectServer Behörden Auftraggeber Ingenieurbüro Auftraggeber Behörden Ingenieurbüro TÜV PIN Project Server Partner Presse Kontraktoren TÜV Partner Lieferant 1 Lieferant 2 Presse Kontraktoren Lieferant 1 Lieferant 2 Sicherheit (der Daten) Verschlüsselung, Passwortschutz, Benutzerprofile Erreichbarkeit (der Information) von jedem Ort, zu jeder Zeit Internet-Technologie Aktualität und Rückverfolgbarkeit gültige Daten, keine Redundanz, Versionierung 4

5 Die PIN-Methode 1. Informationsbereitstellung / Navigation mit 3 Klicks zur Information! Navigation über den Menübaum (Menu Tree) oder alternativ über die Schaltfelder in den grafischen Navigationsseiten 5

6 Die PIN-Methode 1. Informationsbereitstellung / Reporting Statistik Dokumentenstatus Entsprechend der Projektstruktur (Menübaum) sortiert. Übersicht des Lieferfortschritts Anzahl angeforderter (gelb) / gelieferter Dokumente (grün). Übersicht des Bearbeitungsfortschritts Anzahl ungelesener (hellgrün) / bearbeiteter Dokumente (blau). Optional : Übersicht der Termintreue Anzahl nicht gelieferten Dokumente mit überschrittenen Liefertermin (rot) sowie Anzeige des Zeit des Terminverzugs. 6

8 Die PIN-Methode 2. Dokumentenmanagement nur die für den Projektfortschritt relevanten Dokumente. Strukturierte Dokumentenablage. Benutzer(rollen)- abhängige Sichten. Aktuelle Version verfügbar ( Historie rückverfolgbar). 8

10 Die PIN-Methode 3. Projektsteuerung / Workflow durch Transparenz und Verbindlichkeit wird aus einer Holschuld (Projektleiter) eine Bringschuld (Lieferant). Liefer- und Freigabe- Status ( Ampel ) Namen und Typ des Dokuments sowie den Ablageort legt bereits der Anforderer fest. Bei Lieferung wird das Dokument automatisch korrekt einsortiert. 10

11 PIN Basics Rollen und Berechtigungen Dokumenten Information Arbeitsablauf (Workflow) Benachrichtigung / Anforderung PIN Project Information Navigator Bestätigung / Lieferung Projekt Information Die verschiedenen (typischen) Sichten / Ebenen des PIN ProjectServer : 1. Der System-Administrator...definiert Berechtigungen. 2. Der Projekt-Administrator. richtet das Projekt ein. 3. Der Projektleiter (Anforderer)... definiert die zu liefernden Dokumente. 4. Der Lieferant (Projektteam)....liefert die angeforderten Dokumente. 11

12 PIN Basics 1. Der System-Administrator Einrichtung der Rollen. Den Rollen werden Berechtigungen zugewiesen. Die Rollen gelten für den gesamten PIN ProjectServer, projektübergreifend. Es können beliebig viele Rollen (mit verschiedenen Rechten) definiert werden. Anlegen der Benutzer. Den Benutzern wird eine Rolle zugewiesen. Jeder Benutzer hat nur eine Rolle. So erhält der Benutzer über die Rolle seine Berechtigungen (siehe Tabelle unten). Voreinstellen persönlicher Daten des Benutzers (z.b. Sprache, Zeitzone, Adressdaten ). Diese können später vom Benutzer selbst über das Schaltfeld Optionen editiert werden. 12

13 PIN Basics Rollen und Berechtigungen Dokumenten Information Arbeitsablauf (Workflow) Benachrichtigung / Anforderung PIN Project Information Navigator Bestätigung / Lieferung Projekt Information Die verschiedenen (typischen) Sichten / Ebenen des PIN ProjectServer : 1. Der System-Administrator...definiert Berechtigungen. 2. Der Projekt-Administrator. richtet das Projekt ein. 3. Der Projektleiter (Anforderer)... definiert die zu liefernden Dokumente. 4. Der Lieferant (Projektteam)....liefert die angeforderten Dokumente. 13

14 PIN Basics 2. Der Projekt-Administrator Festlegen des Projektleiters. Auswahl aus der Liste der Benutzer. Erstellen des Menübaums. Definition eines neuen Projektes und der Struktur. alternativ : Übernahme der Struktur aus einer Vorlage (Template). Die definierte Struktur des Projektes entspricht der Ablagestruktur der Dokumente. Über die Rollenzuordnung der Zweige (Ordner) wird festgelegt, ob der jeweilige Zweig für den eingeloggten Benutzer sichtbar / bedienbar ist. Im LinkMaker werden die grafischen Verknüpfungen definiert. Die Navigationsseiten (Hintergrund-Grafikdateien) müssen zuvor hochgeladen werden. 14

15 PIN Basics Rollen und Berechtigungen Dokumenten Information Arbeitsablauf (Workflow) Benachrichtigung / Anforderung PIN Project Information Navigator Bestätigung / Lieferung Projekt Information Die verschiedenen (typischen) Sichten auf den PIN ProjectServer : 1. Der System-Administrator...definiert Berechtigungen. 2. Der Projekt-Administrator.. richtet das Projekt ein. 3. Der Projektleiter (Anforderer)... definiert die zu liefernden Dokumente. 4. Der Lieferant (Projektteam)....liefert die angeforderten Dokumente. 15

16 PIN Basics 3. Der Projektleiter (Anforderer) Festlegen des Projektteams (Lieferanten) Der Projektleiter stellt sein Projektteam zusammen (Auswahl aus der Liste der Benutzer). Weitere Teammitglieder (Lieferanten) können vom Projektleiter jederzeit nachnominiert werden. Projektleiter und Anforderer Der Projektleiter ist in der Praxis meist auch der Dokumenten-Anforderer. Diese Rollen können aber auch getrennt sein - so kann es z.b. mehrere Anforderer geben. Die Teammitglieder (Benutzer) haben bereits definierte Rechte aufgrund ihrer zugeordneten Rolle siehe Tabelle. 16

17 PIN Basics 3. Der Anforderer (Projektleiter ) PIN : Project Information Navigator Navigation an die Stelle der Projekt-/Ordnerstruktur, an welcher das Dokument abgelegt werden soll. Anforderung eines Dokuments Der Anforderer definiert ein zu lieferndes Dokument. Der Anforderer ist in der Praxis meist der Projektleiter. Neuer Eintrag Es wird hier ein Container für ein (neues) Dokument definiert mit den Parametern : Name, Dateityp, ausgewählter Lieferant, gewünschter Liefertermin, Nachricht an Lieferanten Mit Speicherung des neuen Eintrags wird eine an den Lieferanten versendet Lieferaufforderung. 17

18 PIN Basics Rollen und Berechtigungen Dokumenten Information Arbeitsablauf (Workflow) Benachrichtigung / Anforderung PIN Project Information Navigator Bestätigung / Lieferung Projekt Information Die verschiedenen (typischen) Sichten auf den PIN ProjectServer : 1. Der System-Administrator....definiert Berechtigungen. 2. Der Projekt-Administrator..richtet das Projekt ein. 3. Der Projektleiter (Anforderer)... definiert die zu liefernden Dokumente. 4. Der Lieferant (Projektteam)....liefert die angeforderten Dokumente. 18

19 PIN Basics 4. Der Lieferant (Projektteam) an den Lieferanten Mit der Lieferaufforderung ( ) erhält der Lieferant einen Link ( jetzt liefern ), mit dem direkt an den Ablageort des Dokuments gesprungen wird. PIN : Project Information Navigator Alternativ kann der Lieferant auch manuell an die Stelle der Projektstruktur navigieren. Liefern In der Dokumentenliste steht das angeforderte Dokument B3 im Status gelb (= nicht geliefert ). Die Schaltfläche Liefern öffnet einen Dialog zum Hochladen des Dokumentes. 19

20 PIN Basics Datensicherung (Backup) Sicherung der Daten (Dokumente), Einstellungen und Strukturen mit der integrierten Backup-Funktion im Standard-Zip-Format mit dem PIN Zipper. Projektstrukturen sichern Alle Dokumente werden gemäß der Projektstruktur in einer üblichen Ordnerstruktur auf dem Ziellaufwerk (CD-ROM, Netzwerklaufwerk, externe Festplatte, USB-Stick, ) gespeichert. Archivierung des PIN Viewers Mit der Datensicherung wird auch das Software-Programm PIN Viewer (HTML) mit auf das Ziellaufwerk geschrieben. Damit kann jederzeit auch offline (ohne PIN ProjectServer) wie gewohnt über einen Standard-Webbrowser auf die PIN Projektdaten zugegriffen werden. Offline Daten Als Nebeneffekt kann diese Funktion zur Präsentation bzw. Weitergabe der Daten genutzt werden, z.b. zur Nutzung der Projektdaten an Orten ohne Internetzugang. Berechtigung zur Sicherung Selbstverständlich ist diese Funktion nur für hierfür autorisierte Benutzer verfügbar. 20

21 Zusammenfassung Dokumenten Information Arbeitsablauf (Workflow) Benachrichtigung / Anforderung PIN Project Information Navigator Bestätigung / Lieferung Projekt Information Informationsbereitstellung Steuerung von Projekten Dokumenten-Management 21

22 the smart project information system Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. 22

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