eubp - EINBEZIEHEN VON FINANZBUCHHALTUNGSDATEN

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1 eubp - EINBEZIEHEN VON FINANZBUCHHALTUNGSDATEN Im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (eubp) fordert der Prüfungsdienst der Rentenversicherung regelmäßig nicht nur die Entgeltbuchhaltungsdaten an, sondern auch Daten aus der Finanzbuchhaltung. Als Finanzbuchhaltungsdaten werden i.d.r. alle Buchungen auf für die Lohnbuchhaltung relevante Konten im Prüfungszeitraum angefordert. Diese Daten werden aus der FiBu exportiert und in das Entgeltabrechnungsprogramm importiert, aus dem sie dann an die Rentenversicherung über das übliche SV-Kommunikationsserver-Verfahren versendet werden. GEHALT UND LOHN unterstützt dabei den Buchungsexport der Stotax Kanzlei FiBu. In dieser nehmen Sie einen GDPdU-Export vor und importieren dann in GEHALT UND LOHN aus der umfassenden GDPdU nur die für die Rentenversicherungsprüfung relevanten Konten und Buchungen. Der Versand eines FiBu-Datenbestands erfolgt dann wie der Versand eines eubp-entgeltdatenbestands. _BEGINNOINDEX_ Mindestumfang Buchungen der Finanzbuchhaltung Export aus der Stotax FiBu Import in Gehalt und Lohn Aufruf der Import-Dialogmaske Schritt 1: index.xml-datei Schritt 2: Kontenauswahl Weitere Wirtschaftsjahre Versand der eubp-daten _ENDNOINDEX_ STAND 03/2014 SEITE 1/6

2 MINDESTUMFANG BUCHUNGEN DER FINANZBUCHHALTUNG In ihrer Dokumentation zur eubp (Version der Anlage 3 zu den eubp- Grundsätzen) führt die Rentenversicherung die folgenden Konten als gewünschten Mindestumfang aus der Finanzbuchhaltung auf: Inhalt Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt Verbindlichkeiten aus Lohn und Kirchensteuer Verbindlichkeiten soziale Sicherheit Verbindlichkeiten soziale Sicherheit (bis 1 Jahr) Lohn- und Gehaltsverrechnung Verpflegung Fremdleistungen sonstige Kosten Aufwendungen aus Lohn und Gehalt, insb.: Löhne gesetzl. soziale Aufwendungen freiw. soziale Aufwendungen Krankengeldzuschüsse Aushilfslöhne Reinigung Instandhaltung betrieblicher Räume Versicherungen Reisekosten Werbekosten (auch für KSK) Geschenke und Zuwendungen Repräsentationskosten Bewirtungskosten Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten Reisekosten AN VMA ggf. auch Kto für AG Kilometergeld Vermittlungsprovision Sonstige betriebliche Aufwendungen Fortbildungskosten Arbeitskleidung Freie Mitarbeiter/alle Fremdleistungen Sachbezüge Arbeitnehmer Zinsen von Arbeitnehmern Zinsen an Arbeitnehmern Aktienoptionen Pauschalsteuern (z.b. 37b, 40 b Abs. 1,2) Betriebsveranstaltungen Kontonummer am Beispiel IKR xx 31xx 41xx x z.b STAND 03/2014 SEITE 2/6

3 EXPORT AUS DER STOTAX FIBU Als ersten Schritt führen Sie einen GDPdU-Export aus der Stotax FiBu durch. Achten Sie darauf, dass dabei sowohl die Buchungsliste als auch die Summen und Salden als Ausgabeoptionen markiert sind: Da sowohl bei der GDPdU als auch bei der eubp eine Trennung nach Wirtschaftsjahren gefordert wird, führen Sie jeweils einen GDPdU-Export pro Wirtschaftsjahr durch. STAND 03/2014 SEITE 3/6

4 IMPORT IN GEHALT UND LOHN AUFRUF DER IMPORT-DIALOGMASKE Zum Importieren des GDPdU-Datenbestands in GEHALT UND LOHN starten Sie das Programm mit dem zu prüfenden Arbeitgeber und wechseln auf den Arbeitnehmer-Meldemanager. Durch die Auswahl der Anzeige-Option»Arbeitgeber-Meldungen«werden im Menü der Schaltfläche»Meldungen ermitteln«die Ermittlungsoptionen für die eubp aktiviert: Sie wählen dort die Option»Finanzbuchhaltungsdaten aus Stotax-FiBu-GDPdU importieren«aus. SCHRITT 1: INDEX.XML-DATEI Als ersten Importschritt wählen Sie die Index-XML-Datei des GDPDU-Datenbestands aus. Bei GDPdU-Daten aus der Stotax FiBu heißt sie immer stotax_index.xml. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche»Datenbestand importieren«. STAND 03/2014 SEITE 4/6

5 SCHRITT 2: KONTENAUSWAHL Im zweiten Schritt zeigt die Import-Dialogmaske nun alle Konten aus dem GDPdU-Export an. Für die eubp werden im Folgenden nur die Konten verarbeitet, die hier markiert sind. Als Vorbelegung sind bereits alle Konten markiert, die im verkleinerten Entgeltkontenrahmen von Gehalt und Lohn vorliegen. Bitte markieren Sie hier weitere Konten, die von der Rentenversicherung angefordert wurden. Eine Übersicht über die Mindestanforderung der Rentenversicherung finden Sie in diesem Dokument auf Seite 2. Wenn Sie die Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche»weiter«. WEITERE WIRTSCHAFTSJAHRE Nun werden aus den GPDdU-Datendateien alle Buchungen zu den markierten Konten ausgelesen und in das eubp-datenformat umformatiert. Dabei wird pro Konto ein Datensatz Kontenbuchungen (DSKB) erstellt, in dem alle Buchungen dieses Kontos enthalten sind. Zudem beginnt jeder DSKB mit Statusangaben zum Konto wie z.b. dem Kontonamen und den Soll/Haben-Vortragswerten. Am Ende des Importvorgangs können Sie ein ausführliches Importprotokoll aufrufen und entweder die Importmaske schließen oder ein weiteres Wirtschaftsjahr importieren. STAND 03/2014 SEITE 5/6

6 VERSAND DER EUBP-DATEN Nach dem Importvorgang sehen Sie den neuen Datensatz, den Sie anhand der GdA-Kennung»PF«erkennen können, im Meldemanager: Sie können aus dem eubp-fibu-datenbestand nun einen Datensatz erstellen und diesen wie jeden anderen Datensatz in der Sozialversicherung versenden. Wenn Sie mehrere Wirtschaftsjahre importiert haben, sollten Sie den Versand aller importierten Datenbestände zeitnah durchführen. STAND 03/2014 SEITE 6/6