Deep Dive zur geplanten Neufassung der GoBD

Transkript

1 Deep Dive zur geplanten Neufassung der GoBD Die GoBD(neu) in der Analyse Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner

2 Deep Dive GoBD(neu) 2 Disclaimer Die vorliegenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des Autors zur derzeitigen Rechtslage wieder und enthalten lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zu abweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Die dargestellten Ausführungen können daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in diesen Ausführungen besprochenen Themen treffen. Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abweichende Auffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.

3 Deep Dive GoBD(neu) 3 Ihre Crew

4 Deep Dive GoBD(neu) 4 Klarer Trend zur Digitalisierung des Steuerrechts GoBD E-Rechnung Mobiles Scannen XRechnung

5 Deep Dive GoBD(neu) 5 Wrap-Up GoBD

6 Deep Dive GoBD(neu) 6 Die GoBD im Überblick GoBS und GDPdU-Nachfolger Allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen Anforderungen an die Aufbewahrung Vorgaben zum Datenzugriff Elektronische Erfassung von Papierdokumenten Verfahrensdokumentation

7 Deep Dive GoBD(neu) 7 GoBD(neu) legitimieren Mobiles Scannen

8 Deep Dive GoBD(neu) 8 Mobile Capture Vom Smartphone in die Buchführung

9 Deep Dive GoBD(neu) 9 Mehrwert Mobiles Scannen Mehrwert Mobiles Ablichten von Reisekostenbelegen, Tankquittungen oder Hotelrechnungen Ortsunabhängig Direkte Anbindung an DMS/ECM Direkte Mitarbeiter-Integration in die Prozesskette Direkte Prozessübergabe Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe und Aufbewahrung Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und der Durchlaufzeiten Was sagt das Steuerrecht?

10 Deep Dive GoBD(neu) 10 GoBD gestatten Mobiles Scannen (Klarstellung) Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, kann mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen (Technologieneutral) Damit erkennen die GoBD(neu) die bildliche Erfassung von Papierbelegen an, unabhängig davon, ob der Scan- bzw. Fotografiervorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt Bildliche Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden Unabhängig von der jeweiligen technischen Ausprägung müssen allerdings die Anforderungen der GoBD durchweg erfüllt werden Wir sprechen über den Entwurf einer Neufassung!

11 Deep Dive GoBD(neu) 11 Die GoBD im Kontext des Mobilen Scannens Anforderungen konkret Anforderung Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es (über das DV-System per Bildschirm) lesbar gemacht wird Alle Belege, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt wurden, dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden (Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit) Der mobil erfasste Beleg ist mit einem eindeutigen Index zu versehen, der zentral für alle Belegarten vergeben wird Der fotografisch generierte und via App übermittelte Beleg ist zeitnah ins Unternehmensarchiv zu überführen (Zeitgerechtheit) Für Zwecke des Datenzugriffs sind die digitalisierten Belege bereitzustellen (maschinell auswertbar) Steuerliche Verfahrensdokumentation, die für den End-to-end-Prozess dezidiert darlegt, wie die Anforderungen der GoBD eingehalten werden ( GoBD-Kontrollumfeld )

12 Deep Dive GoBD(neu) 12 Verschiedene Eingangstypologien beachten! Digitale Reisekostenabrechnung Mobiles Scannen Stationäres Scannen Originär elektronisch GoBD-Kontrollumfeld und Verfahrensdokumentation

13 Deep Dive GoBD(neu) 13 Verfahrensdokumentation als roter Faden

14 Deep Dive GoBD(neu) 14 Verfahrensdokumentation als Must-have Scannen, bildliche Erfassung, Mobiles Scannen, (Elektronischer) Belegeingang und Belegausgang Elektronische Aufbewahrung und Datenzugriff Steuerliches IKS, Tax CMS,

15 Deep Dive GoBD(neu) 15 Dokumentation nach Best Practice Überblick und Zielsetzung (Zielsetzung, steuerliche Vorgaben/GoBD, generischer Aufbau, Überblick sachlogische Prozesse, Mitgeltende Unterlagen) Aufbauorganisation (Kurzportrait, Organigramm, Internes Kontrollsystem (IKS), Aktivitäten-Split, Cloud-Lösung) Sachlogische Beschreibung Mobiles/Stationäres Scannen GoBD-Anforderung Sachlogik GoBD-Kontrollumfeld Mitgeltende Unterlagen Rechnungseingangsprüfung UStG-Anforderung Sachlogik UStG-Kontrollumfeld Mitgeltende Unterlagen Elektronische Aufbewahrung GoBD-Anforderung Sachlogik GoBD-Kontrollumfeld Mitgeltende Unterlagen Bereitstellung (Z1 bis Z3) GoBD-Anforderung Sachlogik GoBD-Kontrollumfeld Mitgeltende Unterlagen IT-Umfeld (Überblick, GoBD-Anforderungen, IT-Komponenten, IT-Kontrollumfeld (ITGC), IT-Kontrollumfeld Dienstleister, Mitgeltende Unterlagen)

16 Deep Dive GoBD(neu) 16 Mitgeltende Unterlagen und Sekundärdokumente Verfahrensbeschreibungen im Detail Arbeitsanweisungen, Technische Unterlagen, Handbücher, Hauptdokument mit im Wesentlichen unveränderten Inhalten + Referenzen auf die Unterdokumente Verträge, Protokolle, Versionierung und Aufbewahrung beachten: Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) aufzubewahren.

17 Deep Dive GoBD(neu) 17 Neues zur Aufbewahrung

18 Deep Dive GoBD(neu) 18 Aufbewahrung: Digitalisate vs. originär elektronisch Papierrechnung Original kann digitalisiert werden GoBD Papieraufbewahrung Elektronische Aufbewahrung E-Rechnung Originäres Format evtl. Konvertierungen

19 Deep Dive GoBD(neu) 19 GoBD gestatten künftig Scannen im Ausland Neufassung ortsneutral Bildlichen Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden Dazu wird es nicht beanstandet, wenn papierbasierte Ursprungsbelege im Rahmen einer bereits genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht und dort bildlich erfasst (digitalisiert) werden Voraussetzung: Die Digitalisierung erfolgt zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland

20 Deep Dive GoBD(neu) 20 Aus aktuellem Anlass: Aufbewahrung im Ausland Grundsatz: Inland Antrag nach 146 Abs. 2a AO EU-Ausland Drittland E-Rechnung 14b UStG Online-Zugriff 146 Abs. 2a AO Cloud-Systeme sind nach der Neufassung explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen

21 Deep Dive GoBD(neu) 21 GoBD(neu) erleichtern Konvertierung

22 Deep Dive GoBD(neu) 22 Anforderungen an das ersetzende Konvertieren Die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung ist unter bestimmten Voraussetzungen ausreichend (Bildung von Äquivalenzklassen ) Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation)

23 Deep Dive GoBD(neu) 23 Denken in Äquivalenzklassen Original Konvertierung XML TIF/PDF PDF TIF TIF PDF

24 Deep Dive GoBD(neu) 24 s nicht vergessen

25 Deep Dive GoBD(neu) 25 Sonderfall(e) s Grundsatz: s sind als Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig Keine Aufbewahrungspflicht soweit nur als Transportmittel Außersteuerliche Gründe beachten Datenschutz DSGVO!

26 Deep Dive GoBD(neu) 26 Maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff Maschinelle Auswertbarkeit Mathematisch technische Auswertungen Volltextsuche Prüfung im weitesten Sinne IDEA-Auswertbarkeit s/DMS Bildschirmabfragen etc.

27 Deep Dive GoBD(neu) 27 mit oder ohne Attachement Attachment Originäres Format evtl. Konvertierungen XLS, DOC, RFC 2322 MSG Mail Originäres Format evtl. Konvertierungen

28 Deep Dive GoBD(neu) 28 Die GoBD(neu) im Überblick

29 Deep Dive GoBD(neu) 29 GoBD 2.0 Die geplante Neufassung im Überblick Das Fotografieren von Belegen durch mobile Geräte (Mobiles Scannen) ist dem stationären Scanvorgang gleichgestellt Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Geräte im Ausland Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig Unter bestimmten Voraussetzung ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion Cloud-Systeme sind explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen

30 Deep Dive GoBD(neu) 30 Was hat dies alles mit Italien zu tun???

31 Deep Dive GoBD(neu) 31 Italien macht E-Rechnung zur Pflicht Rechnungsaussteller Fiskus Rechnungsempfänger 1. Erstellung E-Rechnung XML SdI 6. Abruf E-Rechnung XML 2. Übermittlung 3. Kontrolle und Validierung 4. Zustellung 5. Bestätigung 7. Archivierung 7. Archivierung Archiv (optional) Archiv

32 Deep Dive GoBD(neu) 32 Italienische Verhältnisse befeuern TaxTech 2 Standardformat für automatisierte Prozesse 1 Einheitliches Datenformat für alle TaxTech 3 Gesamter Belegfluss digital verfügbar

33 Deep Dive GoBD(neu) 33 Weiterführende Informationen und Arbeitshilfen

34 Deep Dive GoBD(neu) 34 Der PSP GoBD-Alert Sie können sich kostenlos registrieren unter:

35 Deep Dive GoBD(neu) 35 Webinare im Landeanflug Datum 10. April :00 11:00 Uhr 30. April :30 11:30 Uhr 3. Mai :00 11:00 Uhr 8. Mai :30 11:30 Uhr 9. Mai :30 11:30 Uhr Webinar-Thema DSGVO und Geschäftsführerhaftung Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain Vision Tax Tech DSGVO und B2B-Direktmarketing Anzeigepflichten für Steuergestaltungen: Überblick zum aktuellen Gesetzesentwurf Anmeldung zu den PSP-Webinaren unter:

36 Deep Dive GoBD(neu) 36 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Pilot Co-Pilot Stefan Groß Jakob Hamburg Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: psp@psp.eu Internet: