pm³ Einführung einer Projektmanagementmethode

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1 Whitepaper pm³ Einführung einer Projektmanagementmethode Fünf Schritte zur passenden Methode Ihr Ansprechpartner: Claudia Ressel Leiterin Vertrieb & Marketing Tel.: parameta Projektberatung GmbH & Co. KG Franz-Brombach-Straße Erding parameta Projektberatung GmbH & Co. KG 1

2 Inhalt 1 Implementierung einer nachhaltigen Projektmanagementmethode In fünf Schritten zur passenden Projektmanagementmethode Schritt 1: Analyse des Ist-Zustands Schritt 2: Erstellung Soll-Konzept Schritt 3: Umsetzung Soll-Konzept Schritt 4: Roll-out Schritt 5: Nachhaltigkeits-Check Fazit Über uns... 9 Abbildungen Abbildung 1: Die parameta Projektmanagement Pyramide (pm³)... 3 Abbildung 2: Die fünf Schritte zur passenden Projektmanagementmethode... 5 Abbildung 3: Fragenstruktur zu den Themengebieten der Interviews... 5 Abbildung 4: Vorgehen bei der Erhebung der Ist-Situation parameta Projektberatung GmbH & Co. KG 2

3 1 Implementierung einer nachhaltigen Projektmanagementmethode Eine funktionierende Projektmanagementmethode zeichnet sich aus durch das sinnvolle Zusammenspiel mehrerer Prozesse über mehrere Ebenen. So sind in vertikaler Ebene das Projektportfoliomanagement mit dem Multiprojektmanagement und das Multiprojektmanagement mit dem Einzelprojektmanagement verknüpft. Auf horizontaler Ebene sorgen saubere Prozesse auf den drei Ebenen für einen weitgehend reibungslosen Ablauf. Abbildung 1: Die parameta Projektmanagement Pyramide (pm³) Das Portfoliomanagement muss sicherstellen, dass den richtigen Projekten die knappen Ressourcen zugewiesen werden. Dazu ist es zwingend nötig, dass die Ziele des Unternehmens die Auswahl der Prozesse vorgeben. Da sich neue Vorhaben in Konkurrenz zu bestehenden Projekten befinden, muss das Multiprojektmanagement auf der einen Seite sicherstellen, dass das Portfoliomanagement mit den richtigen Informationen aus den einzelnen Projekten versorgt wird. Auf der anderen Seite ist das Multiprojektmanagement für die Koordination der Projektlandschaft verantwortlich und ein geeigneter Kandidat für die Weiterentwicklung der Projektmanagementmethode. Das Einzelprojektmanagement arbeitet nicht nur die Projekte ab, sondern liefert auch die für das Multiprojektmanagement notwendigen Informationen in Form von Statusberichten, Ressourcenund Änderungsanträgen. Es ist leicht ersichtlich, dass eine Projektmanagementumgebung nur dann funktioniert, wenn alle drei Bereiche an sich, aber auch an den Schnittstellen funktionieren. Denn funktionierendes 2012 parameta Projektberatung GmbH & Co. KG 3

4 Einzelprojektmanagement würde bei mangelndem Portfoliomanagement zwar gute Projektergebnisse liefern, jedoch würden die Projekte das Unternehmen nicht unbedingt in die gewünschte Richtung weiterbringen. Umgekehrt würde perfektes Portfoliomanagement bei gleichzeitig schwachem Einzelprojektmanagement zwar stets die richtigen Projekte auswählen, die mangelnde Umsetzung der Projekte würde das Unternehmen jedoch seine Ziele wieder nicht erreichen lassen. Es zeigt sich also, dass Fehler in der Projektmanagementmethode, egal auf welcher Ebene, stets die Gefahr bergen, dass das Unternehmen seine Ziele nicht erreicht. Für die Implementierung einer erfolgreichen und nachhaltig funktionierenden Projektmanagementmethodik bedeutet dies, dass sich nur dann Erfolg einstellt, wenn alle drei Hauptbereiche des Projektmanagements in ihrer Gesamtheit und integriert betrachtet werden parameta Projektberatung GmbH & Co. KG 4

5 2 In fünf Schritten zur passenden Projektmanagementmethode Das parameta Vorgehensmodell bei der Einführung einer Projektmanagementmethode basiert auf fünf Schritten, die aufeinander aufbauen: Analyse Ist-Zustand Erstellung Soll- Konzept Umsetzung Soll- Konzept Roll-Out Nachhaltigkeits-Check Abbildung 2: Die fünf Schritte zur passenden Projektmanagementmethode 2.1 Schritt 1: Analyse des Ist-Zustands Zu Beginn wird der Status quo der bestehenden Projektmanagementmethode erhoben. Idealerweise wird dazu eine pm³-anamnese durchgeführt, die das Projektmanagement hinsichtlich der Dimensionen Mensch, Methode, Technik beleuchtet. Die Analyse des Ist-Zustands erlaubt einen Blick auf das Unternehmen im Allgemeinen und auf Projektmanagement im Speziellen. Im Rahmen von strukturierten Interviews mit ausgewählten Vertretern des Unternehmens wird das Projektmanagement unter die Lupe genommen. Abbildung 3: Fragenstruktur zu den Themengebieten der Interviews Daneben werden Prozesse aufgenommen, Dokumente analysiert und Schnittstellen geprüft. Außerdem werden der Informationsfluss, Entscheidungswege, Dokumentation der Projekte, eingesetzte Methoden sowie das Projektmanagement-Handbuch analysiert. Die Auswertung der gewonnenen Erkenntnisse fließt in eine detaillierte Analyse. Sie zeigt die Stärken, aber auch die Schwächen der vorhandenen Projektmanagementmethode. Die gesammelten Ergebnisse münden in eine Reifegrad-Bestimmung des Projektmanagements. Den Abschluss der Analyse bilden Handlungsempfehlungen zur Optimierung des Projektmanagements sowie eine darauf aufbauende Roadmap für die Umsetzung parameta Projektberatung GmbH & Co. KG 5

6 Abbildung 4: Vorgehen bei der Erhebung der Ist-Situation 2.2 Schritt 2: Erstellung Soll-Konzept Nach Abstimmung der Analyse der Ist-Situation und Festlegung der weiteren Vorgehensweise wird ein Soll-Konzept erstellt. Wichtig ist hierbei vor allem, dass die Lösungen des Soll-Konzepts zum Unternehmen passen. Deshalb ist es unerlässlich, vor der Einführung einer Methodenentwicklung eine sorgfältige Analyse des Ist-Zustands durchzuführen. In Abhängigkeit der Ergebnisse aus der Ist- Analyse können sich unterschiedliche Schwerpunkte bei der Optimierung herauskristallisieren. Typische Handlungsfelder für die Optimierung des Projektmanagements sind: Rollen und Gremien Projektkategorisierung und Phasenmodell(e) Workflows Bewertungskriterien für das Portfoliomanagement Ressourcenmanagement Handbuch Know-how- und Erfahrungsaustausch Vorlagen Reporting Projektmanagement-Kultur Risikomanagement Stakeholdermanagement Multiprojektmanagement 2012 parameta Projektberatung GmbH & Co. KG 6

7 Das Soll-Konzept beinhaltet aufbauend auf der Ist-Analyse und den Vorgaben durch den Auftraggeber einen Vorschlag für ein maßgeschneidertes, effizientes Projektmanagementsystem, in dem das Portfolio-, das Multi- und das Einzelprojektmanagement optimiert und aufeinander abgestimmt werden. In jedem Fall wird auch ein Prozesseigener für Projektmanagement eingeführt. In Workshop-Runden werden die Ergebnisse wahlweise erarbeitet oder abgestimmt, so dass am Ende dieses Schrittes ein mit den Verantwortlichen abgestimmtes Konzept für die Optimierung der Projektmanagement-Methode vorliegt. 2.3 Schritt 3: Umsetzung Soll-Konzept Nach Ausarbeitung des Soll-Konzepts geht es im nächsten Schritt an die Umsetzung. Ebenso wie bei der Erstellung ist es auch bei der Umsetzung des Soll-Konzepts wichtig, die Eigenheiten des Unternehmens ausreichend zu berücksichtigen. Daher wird zu Beginn ein Projektteam zusammengestellt, das idealerweise aus Mitarbeitern des Unternehmens sowie aus Beratern von parameta besteht. Die Zusammensetzung des Teams orientiert sich an den Schwerpunktthemen des Konzepts. parameta spricht Empfehlungen aus, welche Abteilungen und Rollen im Projekt vertreten sein sollen und unterstützt die Auswahl der Teammitglieder. Ein ausgewähltes Kern-Team erarbeitet mit Unterstützung und Moderation von parameta einen Projektplan zur Umsetzung des Soll-Konzepts und stimmt im Rahmen des Kick-offs die weitere Vorgehensweise mit dem gesamten Team ab. Neben den vertretenen Rollen im Projekt werden die Aufgaben den Verantwortlichen zugewiesen und das weitere Vorgehen koordiniert. Über das fachlich geprägte Soll-Konzept hinaus sind auch Elemente des Change Managements ein wesentlicher Bestandteil des Projektes. parameta stellt dafür auf Wunsch ausgewiesene Change Management Experten zur Verfügung. In Abstimmung mit dem Unternehmen erfolgt die Projektleitung durch einen Mitarbeiter des Unternehmens oder durch parameta. Übernimmt ein Unternehmensmitarbeiter die Projektleitung, kann ein Berater von parameta diesen bei Bedarf unterstützen. Bei großen Projekten kann auch die Unterstützung durch ein Projektbüro sinnvoll sein, das ebenfalls vom Unternehmen oder durch parameta besetzt sein kann. Die eigentliche Umsetzung des Konzepts erfolgt in der Bearbeitung der Arbeitspakete, die sich Mitarbeiter des Unternehmens und parameta teilen. Wie stark externe Berater diese operative Arbeit unterstützen, wird zu Beginn des Projekts festgelegt und lässt sich im Verlauf des Projekts bedarfsorientiert und flexibel anpassen. Da sich das Projekt zur Methodeneinführung bestens als erstes Beispielprojekt eignet, ist es vorteilhaft, dieses bereits nach der neu zu entwickelnden Methode zu führen bzw. nachzupflegen parameta Projektberatung GmbH & Co. KG 7

8 2.4 Schritt 4: Roll-out Sind alle Arbeitspakete abgearbeitet, die Ergebnisse abgenommen und somit das Soll-Konzept umgesetzt, können die Ergebnisse in die Organisation integriert werden: In organisierten Workshops, Trainings und Coachings werden die betroffenen Mitarbeiter mit der neuen Methode vertraut gemacht. Dazu bieten sich neben der Methodenschulung oft auch Grundlagenschulungen im Projektmanagement an. Sie fördern das Verständnis für Projektmanagement im Allgemeinen und für die Notwendigkeit einer einheitlichen Methode im Speziellen. Die Schulung der Methode macht die Mitarbeiter mit den neuen Methoden vertraut und schafft Verständnis für Änderungen bzw. Neuerungen. In Coachings erhalten insbesondere Projektleiter Unterstützung bei den ersten Gehversuchen mit der neuen Methode. Je nach Aufgabenstellung, die sich aus der Ist-Analyse und den Vorstellungen des Unternehmens ergibt, kann es auch nötig sein, organisatorische Strukturen zu ändern. Sollte dies der Fall sein (z.b. bei der Einrichtung eines permanenten Projektbüros), gilt es beim Roll-out die Mitarbeiter mit ihrer neuen Funktion vertraut zu machen und die organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen. 2.5 Schritt 5: Nachhaltigkeits-Check Einige Monate nach Einführung der neuen Projektmanagementmethode wird im Rahmen eines Nachhaltigkeits-Checks geprüft, inwieweit die Methode bereits Anwendung findet, wo sie sehr gut angenommen wird und an welchen Stellen noch nachgebessert werden kann. Projektbeteiligte können in Kurz-Interviews Feedback und Verbesserungsvorschläge abgeben. Diese werden nach eingehender Prüfung im Rahmen eines Klein-Projekts als neues Release der Methode ergänzend ausgerollt. Deren erste Durchführung unterstützt parameta noch, übergibt dann jedoch die weiteren, regelmäßig durchzuführenden Verbesserungsrunden in die Obhut des Prozesseigners. 3 Fazit Um eine nachhaltig erfolgreiche Einführung einer Projektmanagementmethode sicherzustellen, ist eine strukturierte Vorgehensweise unerlässlich. Wichtiger Ausgangspunkt ist eine gründliche Analyse des Status quo. Darauf aufbauend wird ein Soll-Konzept entwickelt, maßgeschneidert auf das jeweilige Unternehmen. Um die Unterstützung des Prozesses durch die Mitarbeiter sicher zu stellen, sind deren Belange zu berücksichtigen. Dies lässt sich erreichen, indem Maßnahmen des Change Managements die Methodeneinführung begleiten. Ein sorgfältig geplanter und professionell durchgeführter Roll-out trägt das notwendige Wissen in die Organisation und bereitet die Mitarbeiter auf die neue Methode vor. Im Rahmen eines Nachhaltigkeitschecks geben die Projektbeteiligten Feedback zur neuen Methode und können darüber Anpassungen an der Methode initiieren. Methodisches Vorgehen, die Berücksichtigung der unternehmenseigenen Rahmenbedingungen und die Einbindung der Beteiligten kombiniert mit der Erfahrung und dem Expertenwissen von parameta sichern eine nachhaltige Methodeneinführung für Projektmanagement und damit erfolgreiche Projekte, welche die Unternehmensziele gezielt unterstützen parameta Projektberatung GmbH & Co. KG 8

9 4 Über uns Die parameta Projektberatung GmbH & Co. KG mit Sitz in Erding wurde 2003 von Dr. Michael Streng gegründet. Das dynamisch wachsende Unternehmen berät Unternehmen umfassend, branchenübergreifend und herstellerunabhängig in den Bereichen Projekt- und Portfoliomanagement. Dabei bringen die PM-Experten stets das Referenzmodell parameta pm³ zum Einsatz, das die Erfolgsfaktoren Mensch-Methode-Technologie ganzheitlich berücksichtigt. So garantiert parameta seinen Kunden den nachhaltigen und messbaren Erfolg ihrer Projektmanagement-Vorhaben und damit die langfristige und transparente Umsetzung der Unternehmensziele. Einen der bedeutendsten parameta Beratungsaufträge zeichnete die Gesellschaft für Projektmanagement GPM e.v. aus: Der Project Excellence Award 2009 ging an das Team des Münchner Flughafens für die erfolgreiche Implementierung von Projektmanagement und erfolgten kulturellen Wandel bei der FMG (Flughafen München GmbH) parameta Projektberatung GmbH & Co. KG 9

10 parameta Projektberatung GmbH & Co. KG Franz-Brombach-Str Erding Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) service@parameta.de Ein Unternehmen der paragroup