BPM Notation 1.1 Kursbeilage: Certificate of Advanced Studies Business Process Engineering CAS BPE 2

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1 BPM Notation. Kursbeilage: Certificate of Advanced Studies Business Process Engineering CAS BPE Nutzen und Spezialitäten BPMN., die nachhaltige Notation für Geschäftsprozess-Automatisierung Mehrsprachigkeit Sharepoint Repository für Stammdaten und mitgeltende Dokumente Einbindung von «Externen Links» (explizites Wissen) KPI-Messgrössen für Monitoring und Prozessbeurteilung Schnelle und einfache Bedienung (Browser) Keine Sharepoint-Schulung für Viewer-Mitarbeitende IOZ DataCareAG +4 (0) BPM Notation mit IMS SemTalk Processflow Version Seite von IOZ InformationsOrganisationsZentrum St. Georgstrasse a CH-60 Sursee +4 (0) FAX +4 (0)

2 Inhalt. Programmstart IMS SemTalk.... IMS SemTalk starten.... Bestehende Datei editieren.... ProcessFlow BPMN Symbole Ereignis (Geschäftsvorfall) Aktivitäten (Aufgabe) Entscheidungen (Gateways) Daten AufgabenSequenz InfoSequenz NachrichtSequenz Dokumentation Service (Option) Pool / Swimlane ProcessFlow editieren Neuer Prozess initiieren Prozess modellieren Swimlane editieren Ereignis erfassen Aufgabe erfassen Entscheidung erfassen System erfassen Datenobjekt erfassen Anmerkung erfassen Prozess (Datei) speichern Prozess (Datei) publizieren und freigeben Dokumentemanagement Versionierung Metadaten erfassen Dokumentelenkung Druckvorlage (Corporate Identity Design) Wordvorlage CID Intranet Themen IMS Viewer Dokumente Viewer Stammdaten Viewer... Seite von

3 . Programmstart IMS SemTalk. IMS SemTalk starten Das Programm steht der Systemrolle IMS Editor, SuperUser und/oder ApplikationsOwner zur Verfügung. Details und Ihre Gruppenzugehörigkeit (IMS Systemrolle) erhalten Sie vom Applikations-Owner. Datei neu Vorlage auswählen. Bestehende Datei editieren Datei Die Vorlagen für IMS SemTalk befinden sich auf einem zentralen Laufwerk (ApplikationsOwner fragen) oder/und auf C:\Program Files\Common Files\SemTalk Sharepoint öffnen Seite von

4 . ProcessFlow BPMN Symbole. Ereignis (Geschäftsvorfall). Aktivitäten (Aufgabe). Entscheidungen (Gateways).4 Daten.5 AufgabenSequenz.6 InfoSequenz.7 NachrichtSequenz.8 Dokumentation.9 Service (Option).0 Pool / Swimlane Download: Poster downloaden, ausdrucken und Details erfahren Start (Input) mit feiner Linie Ende (Output) mit dicker Linie Art des Ereignis wird als Symbol im Kreis (Attribut) angezeigt. BPMN Original ohne Anzeige des Aufgabenträgers IMS Aufgabe mit Anzeige des Aufgabenträgers auf; die Aktivität unter der Trennlinie. Art der Entscheidung wird als Symbol im Parallelogramm Raute (Attribut) angezeigt. Ein Datenobjekt sind Informationen (Dokumente, , Briefe) die im Prozess fliessen. Verbindung von Aufgaben in der gleichen Lane (Weisungsbefugnis). Workflow- Element Prozessanalyse diverse Attribute zugeordnet. Verbindung von Datenobjekt zu Aufgaben Workflow-Element diverse Attribute zugeordnet. Gerichtete Assoziation zeigt Informationsfluss. Ausgehende Kanten zeigt Schreiben, eingehende Lesen an. Objekte können mit Text-Anmerkung kommentiert werden. Für Workflow kann der Geschäftsprozess bei bestehenden Libraries interaktiv modelliert werden. Pools und Lanes repräsentieren Rollen. Pool = Organisation (Kunde, Lieferant ) Lane = OrgEinheit, Stellen (ITSysteme) Lanes können hierarchisch gegliedert sein. Seite 4 von

5 . ProcessFlow editieren. Neuer Prozess initiieren Neuer Geschäftsprozess (Datei): 5 4 Swimlane einfügen Optimale Zeichnungsfläche wählen Sprache für die Modellierung/Ausgabe wählen Aktuelles Blatt (Vorgabe Prozessmodell ) nach eigener Methode editieren. Funktionsleiste: automatische Verbindung einschalten Seite 5 von

6 . Prozess modellieren Der neue Prozess ist eröffnet. Sie sind nun bereit für die Modellierung des Geschäftsprozesses... Swimlane editieren Die Lane kann auf zwei Arten beschrieben werden. Manuelle Eingabe der Organisation, OrgEinheit oder Stelle: Lane Textfeld markieren grüne Eckpunkte freien Text eingeben 4 Zuweisung der Organisation, OrgEinheit oder Stelle aus Sharepoint: Rechte Maustaste Auswählen anklicken Auswahl Stammdaten-Liste im Dialogfenster, zb OrgEinheit SP wählen aus dem Dialogfenster die OrgEinheit aus der SP-Liste auswählen und OK 5 Änderungen können nachträglich für beide Erfassungsarten erfasst werden. Doppelklick auf Swimlane-Feld Test überschreiben oder SP wählen 6 7 Seite 6 von

7 .. Ereignis erfassen Symbol Ereignis aus Schablone auf die Zeichnungsebene ziehen. Das Ereignis kann wie folgt beschrieben werden. I. Manuelle Eingabe des Ereignis: Ereignis markieren grüne Eckpunkte Text eingeben II. Doppelklick auf das Objekt Ereignis Dialogfenster öffnet III. Rechte Maustaste Bearbeiten Dialogfenster öffnet Im Normalfall werden alle bekannten Geschäftsvorfälle in der SP-Liste erfasst. Mit der Zuweisung dieser Stammdaten- Information können die Relationen eines Geschäftsvorfalles 5 zu Dokumenten/Geschäftsprozessen sichtbar gemacht werden. 6 7 SP wählen aus dem Dialogfenster den Geschäftsvorfall aus der SP-Liste auswählen und OK bei Bedarf Text (Kommentar, Wissen) erfassen bei Bedarf Links aus Sharepoint oder Internet erfassen oder löschen Seite 7 von

8 .. Aufgabe erfassen Symbol Aufgabe aus Schablone auf die Zeichnungsebene ziehen und beschreiben. Die Beschreibung des Objekts erfolgt durch: I. Manuelle Eingabe: Symbol markieren grüne Eckpunkte Text eingeben 8 5 II. Doppelklick auf das Symbol Dialogfenster öffnet 6 III. Rechte Maustaste auf Symbol Bearbeiten Dialogfenster öffnet 7 Das Objekt kann mit Daten aus dem zentralen Repository Sharepoint beschrieben werden: Nach der Erfassung Aktivität (Aufgabe, mit Vorteil beschrieben aus Objekt und Verb Auftrag prüfen) wird der Aufgabenträger beschrieben. SP wählen aus der SP- Liste das Objekt auswählen und OK fakultativ Text erfassen fakultativ Links aus Sharepoint oder Internet erfassen 9 a b c d b Folder Bearbeiter wechseln Die Swimlane hält Attribut wird bearbeitet von, für Bearbeiter Attribut wechseln auf wird ausgeführt von a b Bearbeitertyp wählen (Stelle, Rolle, Person) SP öffnen und aus der Liste das Bearbeiterobjekt auswählen c < zuweisen, > aus Zuweisung-Liste abwählen, >> alle abwählen oder mit Neu neuen Bearbeiter erfassen d OK für Abschluss der Eingaben Weitere Attribute für Aufgaben aus Foldern Messgrössen und Audit werden in der UserGuide Workflow/Simulation dokumentiert. Seite 8 von

9 Spezialitäten: IMS Symbol für Aktivität In der Swimlane werden auf der Aufgabe unterschiedliche Akteure (Rolle, Stelle) eingesetzt. Damit diese in gedruckter Form sichtbar sind, steht das IMS Symbol Aktivität mit identischer Funktion wie das Original BPMN zur Verfügung. 4 Aufgabenträger (oberhalb der horizontalen Trennlinie) Aufgaben (unterhalb der horizontalen Trennlinie) Index (fortlaufende Aktivitäten-Nummerierung im Prozess) Automatischer Verbinder autom. Verbinder aktiv schalten nächstfolgendes Symbol in der Schablone auswählen blauer Richtungspfeil vom ausgehenden Symbol markieren Folgesymbol wird in horizontaler Ausrichtung gezeichnet Seite 9 von

10 Subprozess Aktivität Komplexe Aufgaben können mit einem internen Subprozess verfeinert. Der Interne Subprozess wird nicht als Datei sondern als Modellierungsblatt zum Dokument verwaltet. Symbol markieren, rechte Maustaste Verfeinern wenn kein Standard-Subprozess (Extern) für die Aktivität besteht Blatt-Name mit OK übernehmen System öffnet neues Blatt mit Input und Output-Symbolen Subprozess modellieren, zurück nach Blatt Ebene 4 Aktivität mit Subprozess wird Aufgabenträger unterstrichen markiert (kann im Viewer direkt mit Link eingesehen werden). Seite 0 von

11 Aufgabe Komposition Ideal wäre in einem Prozessmanagementsystem, alle Aufgaben mit Geschäftsobjekt (Auftrag, Vertrag, Reklamation) und Methode (prüfen, schreiben, ablegen) zu beschreiben. Dadurch würde die Vielfalt (Kreativität) der Aufgabenumschreibung vermindert und die Kompetenz/Verantwortung (Skills) würde von der Zuständigkeit durch die Methode bestimmt. Markieren Sie die Aufgabe, rechte Maustaste Compose Objekt aus der SP-Liste Objekte auswählen Verb (Tätigkeit) aus Liste entnehmen oder neu erfassen Seite von

12 ..4 Entscheidung erfassen Symbol Gateway aus Schablone ziehen oder mit automatischem Verbinder platzieren und beschreiben. Die Beschreibung des Objekts erfolgt durch: I. Manuelle Eingabe: Symbol markieren grüne Eckpunkte Text eingeben II. Doppelklick auf das Symbol Dialogfenster öffnet III. Rechte Maustaste auf Symbol Bearbeiten Dialogfenster öffnet Das Objekt kann mit Daten aus dem zentralen Repository Sharepoint beschrieben werden: SP wählen wenn für die Entscheidung eine Geschäftsregel besteht, oder eine geschlossene Frage als Gateway erfassen fakultativ Text erfassen fakultativ Links aus Sharepoint oder Internet erfassen Als Entscheidung kann auch eine Business Rule aus der SP- Library Geschäftsregeln zugewiesen werden Weitere Attribute für Gatewy werden mit UserGuide Workflow dokumentiert. Seite von

13 Spezialitäten: Für den Lesenden kann es sinnvoll sein, dass der Hauptfluss, Objektfluss und andere Attribute im Geschäftsprozess- Diagramm sichtbar gemacht werden. Kante (Sequenzfluss) markieren Bearbeiten Dialog Situativ freien Text (Kommentar) und Links setzen 4 5 zum Folder Bedingung wechseln Hauptachse des Prozesses kennzeichnen (Querstrich Kante) Kante beschriften (freier Text) 4 5 Weitere Attribute für Sequenzfluss werden mit UserGuide Workflow dokumentiert. Seite von

14 ..5 System erfassen Die Beschreibung des Objekts erfolgt durch: Symbol System aus Schablone ziehen oder mit automatischem Verbinder platzieren und beschreiben. 5 I. Manuelle Eingabe: Symbol markieren grüne Eckpunkte Text eingeben II. Doppelklick auf das Symbol Dialogfenster öffnet III. Rechte Maustaste auf Symbol Bearbeiten Dialogfenster öffnet Das Objekt kann mit Daten aus dem zentralen Repository Sharepoint beschrieben werden: SP wählen wenn für die Entscheidung eine Geschäftsregel besteht, oder eine geschlossene Frage als Gateway erfassen fakultativ Text erfassen fakultativ Links aus Sharepoint oder Internet erfassen Systeme können aus der SP-Library IT-Hilfsmittel zugewiesen werden. 8 Die Kante kann mit Bearbeiten SP aus der Liste Objekte zugewiesen/beschriftet werden. Seite 4 von

15 ..6 Datenobjekt erfassen Symbol Datenobjekt aus Schablone ziehen und Informationszuweisung auf Aufgabenträger erstellen. Die Beschreibung des Objekts erfolgt durch: I. Manuelle Eingabe: Symbol markieren grüne Eckpunkte Text eingeben II. Doppelklick auf das Symbol Dialogfenster öffnet III. Rechte Maustaste auf Symbol Bearbeiten Dialogfenster öffnet Sie können ein Datenobjekt mit Hilfe eines Datenobjekt-Shape visualisieren. Ziehen Sie ein Datenobjekt-Shape auf die Arbeitsfläche und verbinden es mit der Kante. Datenobjekte können aus der SP-Library zugewiesen werden. Seite 5 von

16 ..7 Anmerkung erfassen Symbol Text aus Schablone ziehen und Informationszuweisung auf Aufgabenträger erstellen. Die Beschreibung des Objekts erfolgt durch: I. Manuelle Eingabe: Symbol markieren grüne Eckpunkte Text eingeben II. Doppelklick auf das Symbol Dialogfenster öffnet III. Rechte Maustaste auf Symbol Bearbeiten Dialogfenster öffnet mit Bearbeiten öffner sich das Dialogfenster zum Erfassen des Textes. Seite 6 von

17 . Prozess (Datei) speichern Datei Sharepoint Neuer Geschäftsprozess (Datei) ist mit Vorteil gleich nach der Öffnung am vorgesehenen Ablageort zu speichern. Standard: Sharepoint-Bibliothek SemTalk-Dokumente. Lokale Laufwerke oder andere SP-Listen werden unterstützt. Fragen Sie den Applikations-Owner. Speichern unter In der Folge wird situativ (kundenspezifische Einstellungen der Rechte) vom Benutzer die Authentifizierung verlangt. Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet IMS SemTalk direkt die (gemäss Konfiguration) vorgegebene Sharepoint-Liste. Bestehende Datei editieren: Datei (aus SP-Liste geöffnet) Die aktuelle Datei wird automatisch am vorgegebenen Ablageort (DMS- Funktion mit Versionierung siehe Empfehlungen) gespeichert OK eingeben Name eingeben OK In der Folge wird die Prozessdatei nach Sharepoint eingecheckt (DMS-Funktion mit Versionierung siehe Empfehlungen) und anschliessend für die Weiterverarbeitung wieder ausgelesen. Ab diesem Zeitpunkt ist für die Dateispeicherung nur noch das zu wählen. Seite 7 von

18 .4 Prozess (Datei) publizieren und freigeben Die Visio-Datei ist eine Vektorengrafik und muss für die Darstellung im Browser nach HTML konvertiert werden. Datei Als Webseite speichern SP wählen und vorgeschlagene SP-Liste (Ablageort) mit OK quittieren Folgende Einstellungen sind standardisiert: 4 Sprache für Publizierung wählen Gehe zu Seite: direkt auf Subprozesse verzweigen Zoom: Browser zeigt Zoomfenster Suchen: Suchfunktion nach Objekten im Prozess Eigenschaften: Link, Kommentar zu Objekten im Browser Eingenschaften (Diagramm): PDF-Link und andere Details Explorer: SemTalk Repository im Browser anzeigen Teilprozessnavigation: wenn zwei Aufgaben in folge verfeinert werden, so öffnet der Browser beim Output der Aufgabe direkt das verfeinerte Diagramm Aufgabe (Subprozess-Navigation). Link zu Sharepoint Viewer StammdatenViewer (der Name kann ggf kundenspez. Angepasst werden) Hilfsdateien (Foldername): im Sharepoint-Umfeld darf keine Underline am Wortbeginn stehen! Seite 8 von

19 4. Dokumentemanagement Die aktuelle Visio von Microsoft speichert unterstützt von IMS SemTalk pro Geschäftsprozess (Dokument) drei physische Dateien: - xyz.vsd ( IMS Verzeichnis/Liste: SemTalk Dokumente) - xyz.xml (IMS Verzeichnis/Liste: SemTalk XML) - xyz.htm (IMS Verzeichnis/Liste: SemTalk HTML, zzgl. Subverzeichnis mit Namen xyzfile) Die angezeigte Weiterentwicklung von Visio dürfte dahin führen, dass ab kommender Visio- Version nur noch eine Datei verwaltet werden muss. 4. Versionierung Beim Aufbau des Führungs- und Organisationssystems (Phase Evaluation) empfehlen wir die Versionierung inaktiv zu setzen. Die Einschaltung der Versionierung der Dokumente erfolgt auf Ebene Liste (zb SemTalk HTML ) über Einstellungen. Versionierung ist eine zentrale Funktion und wird von der Systemrolle ApplicationsOwner oder/und Redaktor ausgeführt. Seite 9 von

20 4. Metadaten erfassen IMS liefert standardisierte Metadaten pro Dokumente-Library (Liste) aus. Diese werden kundenspezifisch angepasst (erweitert, aktiv/inaktiv gesetzt, gelöscht). Die Bereitstellung der Metadatenfelder ist eine zentrale Funktion und wird von der Systemrolle ApplicationsOwner oder/und Redaktor ausgeführt. Der Editor des Prozesses (Dokumentes) öffnet im Browser die Liste SemTalk HTML, markiert das HTML-Dokument wählt Eigenschaften bearbeiten und erfasst die Metadaten. Die Erfassung erfolgt im bereitgestellten Metadaten- Formular. 4 Seite 0 von

21 4. Dokumentelenkung IMS baut auf einen qualitativen Lenkungsprozess (Dokumente Lifecycle). Vorschlag: Die beschriebenen Aktivitäten des Dokumente-Lifecycle wird mit IMS Sharepoint unterstützt. Die Dokumentelenkung ist eine zentrale Funktion und wird von der Redaktor in Absprache der obersten Geschäftsleitung (Good Governance) vorgegeben. Seite von

22 5. Druckvorlage (Corporate Identity Design) 5. Wordvorlage CID Die Druckaufbereitung aus dem Internet ist oft ungenügend und entspricht nicht den CID-Vorgaben der Unternehmung. IMS SemTalk generiert beim Publizierungsvorgang nach HTML direkt eine PDF-Aufbereitung des Dokumentes. CID Vorlage ist eine WORD.dotx Datei, welche für den IMS- Editor an einem bezeichneten Ablageort bereit gestellt wird. Die Vorlage ist eine zentrale Funktion und wird von der Systemrolle ApplicationsOwner oder/und Redaktor ausgeführt. 5. Intranet Themen Das CID für den Intranet-Auftritt wird in Sharepoint durch Themen unterstützt. Themen ist eine zentrale Funktion und wird von der Systemrolle ApplicationsOwner oder/und Redaktor ausgeführt. Seite von

23 6. IMS Viewer 6. Dokumente Viewer Die von der Redaktionsstelle bereitgestellte Navigationsstruktur kann vom Viewer einfach und schnell bedient werden. Detailinformationen von zugewiesene Objekte aus SP-Listen werden browsergestützt im Stammdaten Viewer sichtbar. 4 Dokument über Navigationsstruktur suchen/wählen Zoomfenster mit Suchen und Eigenschaften kann ein- und ausgeschaltet werden Objekt anwählen und Links anzeigen Objekt Links für - Eigenschaften: Kommentar, Details zum Objekt - Sharepoint: Aufgabe mit Stammdaten Viewer anzeigen - IOZDC: Swimlane-Verantwortlichen (Stammdaten Viewer) - ITC Supporter: Aufgabenträger (Stammdaten Viewer) 6. Stammdaten Viewer Detailinformationen von zugewiesene Objekte aus SP-Listen werden browsergestützt im Stammdaten Viewer sichtbar. 5 Zugewiesene Objekte werden im Stammdaten Viewer als Link verwaltet öffnet gewähltes Objekt im SD Viewer. Seite von

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