Kantonales Tiefbauamt. Allgemeine Kontierungsvorschriften bei Unternehmerfakturen und Vorgaben für die Rechnungserstellung für Planer 9742 TR

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1 Allgemeine Kontierungsvorschriften bei Unternehmerfakturen und Vorgaben für die Rechnungserstellung für Planer 1. Kontierungsvorschriften für die Rechnungskontrolle 1.1 Bei Rechnungen mit vorhandenem ABEA-Auftrag des Tiefbauamtes (Musterbeispiel ABEA-Auftrag siehe nachfolgende Seite) Die Projektnummer ist immer einzutragen! Kostenart: Jahr: 18 Bei Jahreswechsel ist die Jahresangabe zwingend für die korrekte Abgrenzung! Kostenstelle: Auftrag Nr.: Projekt Nr.: Betrag Fr. Geprüft durch Datum Unterschrift Projekt-/Bauleitung Abteilung 50` Ing.Büro LA: 9742 TR ABEA - Auftragsnummer Das Anbringen ob es sich um eine Teil- oder Schlussrechnung (TR oder SR) handelt, ist zwingend! Unterschrift für die fachliche und projektbezogene Richtigkeit! Kantonsingenieur Auftrags-/Vertragssumme bisherige Zahlungen inkl. vorl. Rechnung Fr. 90' Fr. 50' Bei Rechnungen ohne ABEA-Auftrag des Tiefbauamtes (Meisst Auftragsbestellungen < Fr. 5`000.--) Bei Rechnungen ohne erfassten ABEA-Auftrag sind diese Angaben zwingend! Kostenart: Jahr: 18 Bei Jahreswechsel ist die Jahresangabe zwingend für die korrekte Abgrenzung! Geprüft durch Datum Unterschrift Projekt-/Bauleitung Abteilung Ing.Büro Auftrag Nr.: Kostenstelle: Projekt Nr.: Betrag Fr. 4'555'60 LA: SR Das Anbringen ob es sich um eine Teil- oder Schlussrechnung (TR oder SR) handelt, ist zwingend! Unterschrift für die fachliche und projektbezogene Richtigkeit! Kantonsingenieur Auftrags-/Vertragssumme bisherige Zahlungen inkl. vorl. Rechnung Fr. 4' Fr. 4' Allgemeine Kontierungsvorschriften und Vorgaben für die Rechnungserstellung/ /FUC/LIE Seite 1/5

2 2. Musterbeispiel ABEA-Auftrag des Tiefbauamtes Allgemeine Kontierungsvorschriften und Vorgaben für die Rechnungserstellung/ /FUC/LIE Seite 2/5

3 3. Kontierungstabelle: für Rechnungen ohne ABEA-Auftrag des Tiefbauamtes Zusammenstellung der Kostenarten für die Rechnungskontierung Projektkostenelemente in KV Kostenart Bezeichnung Landerwerb Strassenbau Kunstbau L Landerwerb L Nebenkosten Landerwerb / Diverses (Ertragsausfall, Entschädigungen Bepflanzungen, Gebühren, Gewinnsteuern) L Entschädigungen (Entschädigung für Umbauten/Abbrüche, Inkonvenienzen) L Vermessung/Mutation S2 K Projektierung/Bauleitung/Abrechnung (inkl. Laborkosten Voruntersuche, ISSI, UVP, UBB, BBB) K Baumeisterarbeiten K Stahlkonstruktionen K Holzkonstruktionen S3 K Abbrucharbeiten S3 K Strassenrohbau (inkl. Laborkosten Rohbau) / Tiefbau- und Wasserbau / Spezialtiefbau S4 K Deckschicht (inkl. Laborkosten Deckschicht, Schachtabdeckungen höher ziehen) K Abdichtungsarbeiten (Oberflächenvorbereitung, Fugenausbildung) S5 K Rückhaltesysteme (Leitschranken, Geländer und Zäune) S6 K Signalisation/Markierung/Beleuchtung (inkl. prov. LSA/Mark./Sign., Aufwand Bezirk) S7 K Nebenarbeiten / Diverses (Publikationen, Anpass. Werkleitungen, Gärtnerarbeiten etc.) S8 K Lärmschutzmassnahmen S Verkehrstechnik (inkl. Verkehrszählungsanlagen, LSA) K Einrichtungen (Brückenlager, Fahrbahnübergänge) K Elektromechanische Einrichtung (Ausrüstung Tunnels; Kameras, Pumpen, Steuerungen etc.) K Haustechnik Kostenarten Landerwerb Kostenarten Strassenbau und Kunstbau Zusammenstellung der Kostenstellen für die Rechnungskontierung Neu- und Ausbau von Kantonsstrassen Baulicher Unterhalt von Kantonsstrassen Projektnummer Gemäss Angabe Projektleiter des TBA. Allgemeine Kontierungsvorschriften und Vorgaben für die Rechnungserstellung/ /FUC/LIE Seite 3/5

4 4. Elektronische Archivierung Buchungsunterlagen im Tiefbauamt Seit 2010 werden in der Finanzverwaltung sämtliche Buchungsunterlagen eingescannt und im Buchhaltungs-System elektronisch abgelegt. Damit die Buchungsunterlagen bei uns effizient verarbeitet werden können, möchten wir auf ein paar wichtige Punkte bei der Erstellung und Anlieferung von Belegen hinweisen. Folgende Punkte gelten für alle uns angelieferten Belege: Der Beleg und die notwendigen Beilagen dürfen nicht mehr mit Bostitchklammern zusammengeheftet werden. Es sind ausschliesslich Büroklammern zu verwenden! 5. Vorgaben für die Bearbeitung von Unternehmerfakturen bei Formaten kleiner A4 Rechnung Format kleiner A4 Kopie A4 Als Original kennzeichnen Rechnungen sind generell im A4-Format zu erstellen. Ist dies nicht der Fall so ist eine A4-Kopie zu erstellen und neu als Original zu kennzeichnen. Kontierungsstempel nie auf der Rückseite anbringen: Bei Platzmangel leere Seite stempeln und hinzufügen Rückseite Allgemeine Kontierungsvorschriften und Vorgaben für die Rechnungserstellung/ /FUC/LIE Seite 4/5

5 6. Abgabe von Nebenkostenbelegen Beilage mit kopierten Mit Klebestreifen Kassazetteln, Quittungen Oberkante fixieren Rechnung Fotokopie Als Original kennzeichnen Klebestreifen Kassazettel, Quittungen usw. können in Zettelform nicht verarbeitet werden. Bitte auf A4-Papier kopieren und die Kopie beilegen oder Zettel mit Klebestreifen an Oberkante fixieren. Allgemeine Kontierungsvorschriften und Vorgaben für die Rechnungserstellung/ /FUC/LIE Seite 5/5