Schritt 1 Anmeldung (Login)...1. Schritt 2 Navigation und Hilfe...2. Schritt 3 Aufenthaltsbeschränkungen (Stay Restrictions)...

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1 RedX Training (RedX wird als Red-Ex ausgesprochen) Seite(n) Schritt 1 Anmeldung (Login)...1 Schritt 2 Navigation und Hilfe...2 Schritt 3 Aufenthaltsbeschränkungen (Stay Restrictions)... 3 & 6 Verfügbarkeit öffnen bzw. schliessen Schritt 4 Verwaltung des Zimmerbestandes (Room Inventory) Schritt 5 Rate überschreiben (Rate Override) Schritt 6 Express-Ansicht (Express View)...11 Schritt 7 Reservierungen (Manage Reservations)...11 Schritt 8 Berichte (Reports) Computereinstellungen System-Bedingungen Um das RedX-System benützen zu können, muss Ihr Computer wie folgt ausgestattet sein: Windows OS (98, NT, XP, MS 2000) High Speed Internet-Access (no dial up) 256 K RAM Popup Blockers müssen angepasst oder erlaubt werden, damit die Popup Fenster auf der RedX Homepage gesehen werden können Wir empfehlen Ihnen die Benützung des Internet Explorers. Andere Browers können funktionieren, jedoch nur mit limitierten Funktionen.

2 Schritt 1: Anmeldung (Login) 1. Öffnen Sie den Internet Browser und geben Sie folgende Internetadresse ein: Folgende Internetseite wird geöffnet: 2. Geben Sie Ihren Benutzernamen (User Name) und Ihr Passwort ein. 3. Klicken Sie auf Login. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 1

3 Schritt 2: Navigation und Hilfe Wenn Sie sich erfolgreich angemeldet haben, sehen Sie die folgende REDX HOME Seite. Auf der linken Bildschirmseite sehen Sie das NAVIGATIONS MENU mit den folgenden Möglichkeiten: System: Abmeldung (Logout) Kennwort ändern (Change Password) Seitenübersicht (Sitemap) Favorites (=Links zu den von Ihnen meist benutzten RedX-Seiten): Zu Favoriten hinzufügen (Add Favorites) Favoriten verwalten (Organize Favorites) Das Hauptmenu mit den folgenden Möglichkeiten: Startseite (Home) Verwaltung (Administration) Einstellung (Setup) Verfügbarkeit (Manage) Berichte (Track) > Im Navigationsmenü sehen Sie neben den verschiedenen Kategorien dieses blaue Kästchen. Mit einem Klick auf das + öffnen Sie eine Auflistung aller Untermenüs. > In der rechten oberen Bildschirmecke sehen Sie die Funktion HILFE (HELP). Auf jeder Seite im System können Sie auf Hilfe klicken, wenn Sie detaillierte Information über die jeweilige RedX-Seite wünschen. Sie können Erläuterungen zu bestimmten Funktionen des gesamten RedX- Systems abrufen, indem Sie einen Suchbegriff eingeben. > Wann immer Sie auf diesen kleinen Kalender stoßen, können Sie diesen mit einem einfachen Mausklick öffnen und das gewünschte Datum aussuchen. > Sie können Abschnitte erweitern oder verstecken, indem Sie auf diese grünen Pfeile klicken. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 2

4 Schritt 3: Aufenthaltsbeschränkungen (Stay Restrictions) In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie die Verfügbarkeit öffnen bzw. sperren und alle folgenden Aufenthaltsbeschränkungen im System eingeben können: Öffnen / Sperren (Open / Closed) Keine Ankunft erlaubt / Keine Abreise erlaubt (No Arrival allowed / No Departure allowed) Min. Aufenthaltsdauer / Min. Aufenthaltsdauer zu best. Zeitraum (Minimum Stay on Arrival / Minimum Stay Thru) Max. Aufenthaltsdauer / Max. Aufenthaltsdauer zu best. Zeitraum (Maximum Stay on Arrival / Maximum Stay Thru) Letztmöglicher Buchungstag / Letzmögliche Buchungszeit (Lead Days / Lead Time) Letztmögliches Buchungsdatum / Buchbar bis (Lead Book Date) Buchungsmaximum / Angebotsgrenze (Sell Threshold / Sell Limit) Alle diese Aufenthaltsbeschränkungen werden Ihnen auf der Seite 6 detailliert erklärt. Aufenthaltsbeschränkungen (Stay Restrictions) können auf 6 verschiedenen Ebenen (Levels) eingegeben werden: 1. Hotel Ebene: Für eine Aufenthaltsbeschränkung für das ganze Hotel klicken Sie auf Hotel. >>> Dies ist das Level welches Sie normalerweise benutzen. Die fünf folgenden Möglichkeiten werden nur in Ausnahmefällen benutzt. 2. Zimmerkategorie Ebene: Auf dieser Ebene wird eine gesamte Zimmerkategorie (Gruppe von verschiedenen Zimmertypen) berührt. Sie benötigen dieses Level normalerweise nicht. 3. Zimmer Ebene: Benutzen Sie Zimmer in Zusammenhang mit einem einzelnen Zimmertypen. Beispiel: Wenn Ihr Doppelzimmer ausgebucht ist, müssen Sie nicht das ganze Hotel sperren, sondern können unter Zimmer nur das Doppelzimmer sperren 4. Tarifkategorie Ebene: Auf dieser Ebene wird eine gesamte Preiskategorie (Gruppe von verschiedenen Rate Plans) berührt. Sie benötigen dieses Level normalerweise nicht. 5. Tarif Ebene: Benutzen Sie Tarif in Zusammenhang mit einem einzelnen Preis (Rate Plan). Beispiel: Sie bieten in Ihrem Hotel ein Sommer-Spezial mit einem Mindest- Aufenthalt von 4 Nächten an. Dieser Mindest-Aufenthalt ist nicht für das ganze Hotel notwendig, sondern nur für diesen speziellen Preis. Deshalb benutzen Sie in diesem speziellen Fall die Ebene Rate. WICHTIG: GlobRes empfiehlt Ihnen, NIE Ihre Best Available Rate zu sperren! Wenn Sie diese Rate während einem Zeitraum nicht anbieten möchten, sollten Sie den Menüpunkt Rate überschreiben (Rate Override - s. Seite 9) benutzen, um den Preis der Best Available Rate höher zu setzen. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 3

5 6. Produkt Ebene: Für eine Kombination von Zimmer und Preis benutzen Sie Produkt. Beispiel: Eine Sommer-Spezialrate ist nur für mindestens 4 Nächte und nur im Deluxe-Zimmer gültig. > Wenn Sie den Mindest-Aufenthalt von 4 Nächten unter Hotel eingeben, ist dieser für alle Buchungen eine Bedingung und nicht nur für das Sommer-Special und das Deluxe-Zimmer. Das ist NICHT das was Sie wollen! > Wenn Sie den Mindest-Aufenthalt von 4 Nächten unter Rate eingeben, ist dieser für alle Buchungen eines Sommer-Specials eine Bedingung, egal für welchen Zimmertyp sie sich entscheiden. Dies ist auch NICHT das was Sie wollen! > Wenn Sie den Mindest-Aufenthalt von 4 Nächten unter Zimmer für das Deluxe-Zimmer eingeben, ist dieser für alle Buchungen eines Deluxe-Zimmers eine Bedingung, egal für welchen Preis sie sich entscheiden. Dies ist auch NICHT das was Sie wollen! > ABER wenn Sie den Mindest-Aufenthalt von 4 Nächten unter Produkt in Kombination mit dem Sommer- Special UND dem Deluxe-Zimmer eingeben, dann ist der Min. Aufenthalt nur für jene eine Bedingung die ein Deluxe-Zimmer mit dem Sommer-Special buchen und dies ist das was Sie wollen und in diesem Fall eingeben sollten! ZUR ERINNERUNG: Es ist nicht unbedingt notwendig, Aufenthaltsbeschränkungen (Stay Restrictions) einzugeben. Wenn Sie keine Aufenthaltsbeschränkungen bestimmen, stehen alle Zimmer im System frei zum Verkauf (free-sale). Verfügbarkeit öffnen bzw. sperren Zuerst konzentrieren wir uns darauf, wie Sie alle Zimmer im System öffnen bzw. sperren können: 1. Klicken Sie im Navigationsmenu auf Verfügbarkeit (Manage) 2. Öffnen Sie den Punkt Verfügbarkeit (Availability) indem Sie auf das + oder auf das Wort Verfügbarkeit klicken 3. Klicken Sie auf Aufenthaltsbeschränkungen (Stay Restrictions) und Sie werden Folgendes sehen: Nun haben Sie folgende Möglichkeiten: Möglichkeit 1: Klicken Sie auf der rechten Bildschirmseite auf Ansicht erstellen (Generate View): Sie erhalten eine 7-Tages-Übersicht beginnend beim Datum welches Sie als Startdatum (Start Date) ausgewählt haben. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 4

6 Möglichkeit 2: Klicken Sie am oberen Bildschirmende auf der folgenden Leiste auf Hotel. Es öffnet sich somit ein neues Fenster, über welches Sie die Verfügbarkeit sperren (und sämtliche weiteren Aufenthaltsregeln setzen) können: 5 EINFACHE SCHRITTE Schritt 1: Bestimmen Sie mit Startdatum und Enddatum den Zeitraum, für welchen Sie die Zimmer sperren wollen. (Alternativ können Sie auch über die Schnellauswahl einen der vorgegebenen Zeiträume auswählen) Wichtig: Enddatum ist das Datum für die letzte Nacht, die Sie sperren möchten und NICHT das Abreisedatum. Schritt 2: Wählen Sie den Verkaufskanal für den Sie die Zimmer sperren möchten: - Alle Kanäle (All Channels) - GDS = Reisebüros - Booking Engine = Homepage - IDS = Internet-Portale - Channel Connect = IDS Schritt 3: Wählen Sie die Wochentage, an denen Sie die Zimmer sperren möchten. Schritt 4: Bei Geschlossen (Closed) wählen Sie bitte in der Drop-down Box die Option Geschlossen (Closed). Schritt 5: Klicken Sie am oberen Rand des Fensters auf Speichern (Save) um Ihre Änderungen zu sichern. Sie können diese Schritte nun solange wiederholen, bis Sie alle gewünschten Zeiträume gesperrt haben. Um das Fenster zu schließen und alle Daten zu speichern, klicken Sie auf Speichern und schliessen (Save and Close). Sie sind nun wieder auf der ursprünglichen Seite Aufenthaltsbeschränkungen (Stay Restrictions). Indem Sie auf Ansicht erstellen klicken, erhalten Sie eine neue Übersicht. Fertig! WICHTIG: Um Ihre Änderungen zu speichern, benützen Sie NUR Speichern (Save) oder Speichern und schliessen (Save and Close). Benützen Sie NICHT den Ändern (Change) Button, welchen Sie neben Buchbar bis (Lead Book Date) sehen! So einfach können Sie Ihre Zimmer sperren! Auf den nächsten Seiten finden Sie detaillierte Informationen über alle Aufenthaltsbeschränkungen. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 5

7 Aufenthaltsbeschränkungen (Stay Restrictions) 1/ Öffnen/Sperren (closed/open): Verfügbarkeit für Hotel, Zimmerkategorie, Preis oder Produkt sperren. Geschlossen (closed) = keine Zimmer verfügbar Öffnen (open) = Zimmer verfügbar 2/ Keine Ankunft (No Arrival): Bei Keine Ankunft haben Sie zwar Zimmer verfügbar, wünschen jedoch KEINE Anreisen an diesem Tag. Im Unterschied dazu haben Sie bei Geschlossen (closed) KEINE verfügbaren Zimmer. Keine Ankunft = keine Anreisen erlaubt; Zimmer SIND verfügbar, wenn die Anreise an einem anderen Tag erfolgt. 3/ Keine Abreise (No Departure): An diesem Tag sind keine Abreisen erlaubt. Keine Abreise =keine Abreisen erlaubt, aber Zimmer verfügbar, wenn die Abreise an einem anderen Tag erfolgt. 4/ Min. Aufenthaltsdauer (MinStay Arrival): Bestimmen Sie eine Minimum-Aufenthaltsdauer für ANREISEN AN DIESEM TAG. Aktivieren: schreiben Sie die Anzahl der Nächte Deaktivieren: schreiben Sie 0 (null) Anmerkung: es gibt KEIN Min. Aufenthalt 1, denn eine Reservierung besteht IMMER aus mindestens 1 Nacht. 5/ Min. Aufenthaltsdauer zu best. Zeitraum (Min Stay Thru): Bestimmen Sie eine Minimum- Aufenthaltsdauer bei Aufenthalten WÄHREND diesem Datum. Aktivieren: schreiben Sie die Anzahl der Nächte Deaktivieren: schreiben Sie 0 (null) Wenn Sie ein Min. Aufenthaltsdauer von 3 Tagen für den 25. Febr. bestimmen, muss ein Gast, der am 25. Febr. anreist, mind. 3 Nächte bleiben. Er kann jedoch am 24. Febr. anreisen und für 2 Nächte bleiben, weil der min. Aufenthalt nur für ANREISEN vom 25. Febr. gilt. Wenn Sie einen Min. Aufenthaltsdauer zu best. Zeitraum von 3 Tagen für den 25. Febr. bestimmen, muss ein Gast, der WÄHREND dem 25. Febr. im Haus ist, mindestens 3 Nächte bleiben. Er kann somit NICHT am 24. Febr. anreisen und für 2 Nächte bleiben, da jeder Aufenthalt, der den 25. Febr. BEINHALTET, mindestens 3 Nächte lang sein muss. 6/ Max. Aufenthaltsdauer (Max Stay Arrival): Max. Aufenthalt für Abreisen an diesem Tag Aktivieren: schreiben Sie die Anzahl der Nächte Deaktivieren: schreiben Sie 0 (null) 7/ Max. Aufenthaltsdauer zu best. Zeitraum (Max Stay Thru): Max.Aufenthalt während diesem Datum. Aktivieren: schreiben Sie die Anzahl der Nächte Deaktivieren: schreiben Sie 0 (null) 8/ Letztmöglicher Buchungstag/Buchungszeit (Lead Days and Lead Time): Bestimmen Sie die ANZAHL Tage und die Uhrzeit, bis zu welcher Sie für diesen Anreisetag Buchungen akzeptieren. Beispiel: Sie bieten ein Pauschalangebot inklusive Theaterkarten an. Damit Sie genügend Zeit haben, die Theaterkarten zu organisieren, muss dieses Pauschalangebot bis spätestens 3 Tage vor Anreise bis Uhr GEBUCHT WERDEN. In diesem Fall sollten Sie Letztmöglicher Buchungstag eine 3 und bei Letztmögliche Buchungszeit eingeben. Das heißt, dass Sie Reservierungen für dieses Pauschalangebot nur bis 3 Tage VOR Anreise bis Uhr akzeptieren 9/ Buchbar bis (Lead Booking Date): Letzter möglicher Buchungstermin. Wählen Sie das Datum und klicken Sie in das Feld Aktualisieren (Update) bzw. Entfernen (Remove). 10/ Buchungsmaximum (Sell Limit): Bestimmen Sie die max. Zimmeranzahl, welche Sie für ein Datum verkaufen wollen. Da dies eine statische Zahl ist wird sie sich nicht automatisch verändern, wenn ein Zimmer verkauft wurde. GlobRes empfiehlt, den Zimmerbestand (Room Inventory) zu benutzen (s. S. 7) Aktivieren: schreiben Sie eine Nummer Deaktivieren: schreiben Sie eine 0 (null) 11/ Angebotsgrenze (Sell Threshold): Bestimmen Sie eine min. Zimmeranzahl, die während diesem Datum noch FREI BLEIBEN müssen. Sobald diese Anzahl Zimmer erreicht wird, schließt das System AUTOMATISCH und Sie werden per benachrichtigt. GlobRes empfiehlt, den Zimmerbestand (Room Inventory) zu benutzen (s.s. 7). Aktivieren: schreiben Sie eine Nummer Deaktivieren: schreiben Sie eine 0 (null) Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 6

8 Schritt 4: Verwaltung des Zimmerbestandes (Room Inventory) In diesem Abschnitt lernen Sie, wie Sie Ihr Kontingent verwalten, d.h. wie Sie die Anzahl der Zimmer eingeben können, welche Sie zum Verkauf zur Verfügung haben. Bitte gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Navigationsmenu auf Verfügbarkeit (Manage) 2. Öffnen Sie den Punkt Verfügbarkeit (Availability) indem Sie auf das + oder auf das Wort Verfügbarkeit klicken 3. Klicken Sie auf Zimmerbestand (Room Inventory) und Sie werden Folgendes sehen: Nun haben Sie folgende Möglichkeiten: Möglichkeit 1: Klicken Sie auf der rechten Bildschirmseite auf Zimmerbestand anzeigen (View Room Inventory): Sie erhalten eine 7-, 14- oder 31-Tages-Übersicht beginnend beim Datum welches Sie als Startdatum (Start Date) ausgewählt haben. Sie können Ihre Änderungen direkt in der Tabelle auf dem Bildschirm vornehmen, indem Sie die gewünschte Zimmeranzahl in die Kästchen schreiben und auf Speichern (Save) klicken. Wenn Sie Ihren Zimmerbestand für einen kurzen Zeitraum ändern möchten, benutzen Sie am Besten die 1. Möglichkeit. Die folgende 2. Möglichkeit sollten Sie benutzen, wenn Sie Ihren Zimmerbestand für einen längeren Zeitraum bearbeiten möchten. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 7

9 Möglichkeit 2: Klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf Zimmerbestand einstellen (Set Room Inventory). Folgendes neues Fenster wird geöffnet: ursprünglichen Seite. 3 EINFACHE SCHRITTE Schritt 1: Wählen Sie mit Startdatum und Enddatum den Zeitraum, für welchen Sie den Zimmerbestand ändern möchten. (Alternativ können Sie auch über die Schnellauswahl einen der vorgegebenen Zeiträume auswählen) Wichtig: Enddatum ist das Datum für die letzte Nacht für die Sie das Kontingent ändern möchten und NICHT das Abreisedatum. Schritt 2: Wählen Sie den Zimmertyp, für den Sie den Zimmerbestand ändern möchten. Klicken Sie auf das neben Zimmer und wählen Sie das Zimmer, indem Sie das Kästchen ankreuzen. Geben Sie die Zimmeranzahl ein. Schritt 3: licken Sie auf Speichern. Sie können diese Schritte nun solange wiederholen, bis Sie alle Zimmerkontingente geändert haben. Um das Fenster zu schließen und alle Daten zu speichern, klicken Sie auf Speichern und schliessen. Sie sind nun wieder So einfach können Sie den Zimmerbestand (Kontingent) ändern! Wenn Sie nun noch einmal auf Zimmerbestand anzeigen (View Room Inventory) klicken, sehen Sie eine aktualisierte Übersicht Ihres Zimmerbestandes (Kontingent) für 7, 14 oder 31 Tage beginnend beim Datum welches Sie als Startdatum ausgewählt haben. WICHTIG: - Wenn Ihr Hotel ausgebucht ist, sollten Sie NICHT den Zimmerbestand (Room Inventory) auf 0 setzen, sondern das Hotel unter den Aufenthaltsbeschränkungen (Stay Restrictions) schliessen (=closed) damit Ihr Zimmerbestand nicht wieder zurück auf 1 wechselt wenn Sie eine Stornierung über das System erhalten. Wenn Sie den Zimmerbestand (Room Inventory) auf 0 setzen und das Zimmer unter den Aufenthaltsbeschränkungen nicht sperren, wird Ihr Hotel im System automatisch wieder verfügbar sein, wenn eine Reservierung über GlobRes storniert wird. - Sobald ein Zimmer verkauft wurde, werden Sie die Differenz auf der Seite Zimmerbestand (Room Inventory) sehen können. - Sobald Ihr Zimmerbestand 0 erreicht hat, werden Sie eine erhalten mit dem Vermerk Inventory Depleted. Wenn Sie eine solche erhalten und gerne noch mehr Zimmer verkaufen möchten, sollten Sie so rasch wie möglich unter Zimmerbestand (Room Inventory) die gewünschte Zimmeranzahl eingeben. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 8

10 Schritt 5: Rate überschreiben (Rate Override) In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie bestehende Basispreise ändern. Das heißt, dass Sie die Preise, welche wir für Sie programmiert haben überschreiben bzw. ändern, indem Sie neue Preise eingeben. GlobRes empfiehlt Ihnen sehr, Ihre Best Available Rate mit der Methode Rate überschreiben (Rate Override) anzupassen, um Ihr konkurrenzfähigstes Angebot einzugeben, und somit auf die aktuelle Nachfrage zu reagieren. Bitte gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Navigationsmenu auf Verfübgarkeit (Manage) 2. Öffnen Sie den Punkt Verfügbarkeit (Availability) indem Sie auf das + oder auf das Wort Verfügbarkeit klicken 3. Klicken Sie auf Rate überschreiben (Rate Override) und Sie werden Folgendes sehen: Nun haben Sie folgende Möglichkeiten: Möglichkeit 1: Klicken Sie auf der rechten Bildschirmseite auf Überschreiben der Raten anzeigen (View Rate Overrides) um eine Übersicht über bereits geänderte Preise zu erhalten. Davor legen Sie bitte die folgenden Punkte fest: Wählen Sie das Startdatum und entscheiden Sie sich für eine 7-, 14- oder 31-Tages-Übersicht Wählen Sie den Zimmertyp und die Preiskategorie, für welche Sie die Preisänderung vornehmen möchten. Klicken Sie hierfür auf die neben Zimmer und Rate und wählen Sie die Zimmer/Preise indem Sie die Kästchen ankreuzen.. Klicken Sie in das Kästchen Grundrate anzeigen (Display Base Rate) damit die bereits vorprogrammierte Basisrate ebenfalls angezeigt wird. Sie können Ihre Änderungen direkt in der Tabelle auf dem Bildschirm vornehmen, indem Sie die gewünschten Preise in die Kästchen schreiben und auf Speichern (Save) klicken. Wenn Sie die Preise für einen kurzen Zeitraum ändern möchten, benutzen Sie am Besten die 1. Möglichkeit. Die folgende 2. Möglichkeit sollten Sie benutzen, wenn Sie die Preise für einen längeren Zeitraum ändern möchten Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 9

11 Möglichkeit 2: Klicken Sie am oberen Bildschirmrand auf Überschreiben der Raten einstellen (Set Rate Overrides). Folgendes neues Fenster wird geöffnet, in dem Sie ganz einfach Ihre Preise für einen längeren Zeitraum ändern können: im Feld neben Preis ein. 5 EINFACHE SCHRITTE Schritt 1: Wählen Sie mit Startdatum und Enddatum den Zeitraum für welchen Sie den Zimmerpreis ändern möchten. (Alternativ können Sie auch über die Schnellauswahl einen der vorgegebenen Zeiträume auswählen) Wichtig: Enddatum ist das Datum für die letzte Nacht, für die Sie den Preis ändern möchten und NICHT das Abreisedatum. Schritt 2: Wählen Sie die Wochentage, an denen Sie den Preis ändern möchten. Schritt 3: Wählen Sie den Zimmertyp für den Sie den Preis ändern möchten, sowie die Preiskategorie. Klicken Sie auf das neben Zimmer sowie neben Rate und wählen Sie das Zimmer bzw. die Preiskategorie, indem Sie das Kästchen aktivieren. Schritt 4: Geben Sie den neuen Zimmerpreis Schritt 5: Klicken Sie auf Speichern (Save) um Ihre Änderungen zu sichern. Sie können diese Schritte nun solange wiederholen, bis Sie alle gewünschten Preise geändert haben. Um das Fenster zu schließen und alle Daten zu speichern, klicken Sie auf Speichern und schliessen (Save and Close). Sie sind nun wieder auf der ursprünglichen Seite Rate überschreiben (Rate Override). Fertig! So einfach können Sie Ihre Zimmerpreise ändern! WICHTIG: GlobRes empfiehlt Ihnen, NIE Ihre Best Available Rate zu sperren! Wenn Sie diese Rate über einen bestimmten Zeitraum nicht anbieten möchten, sollten Sie Rate überschreiben (Rate Override) benutzen, um diese Best Available Rate höher zu setzen. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 10

12 Schritt 6: Express-Ansicht (Express View) Die Express-Ansicht (Express View) gibt Ihnen einen 7-Tages-Überblick über: Total Zimmerbestand / Kontingent (Total Hotel Inventory) Bestand der einzelnen Zimmertypen (Room Inventory) Preise bei Einzelbelegung (Product Pricing) >>Achtung: der Preis wird NICHT angezeigt, wenn Sie alle Kanäle auf einmal auswählen (Alle Kanäle = all channels). Aufenthaltsbeschränkungen auf den verschiedenen Ebenen (Stay Restrictions) inkl. aller Sperrdaten Sie finden die Schnellübersicht unter Verfügbarkeit>Verfügbarkeit>Express-Ansicht (Manage>Availability>Express View). Bitte gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Navigationsmenu auf Verfügbarkeit (Manage) 2. Öffnen Sie den Punkt Verfügbarkeit (Availability) indem Sie auf das + oder auf das Wort Verfügbarkeit klicken 3. Klicken Sie auf Express-Ansicht (Express View) So einfach erhalten Sie eine 7-Tages-Übersicht! Um die Express-Ansicht auszudrucken, klicken Sie am oberen Bildschirmrand einfach auf drucken (print). Schritt 7: Reservierungen (Manage Reservations) Sie haben im System die folgenden Möglichkeiten, nach Reservierungen zu suchen: Suchen nach neuen Reservierungen, die Sie soeben per erhalten haben Suchen nach bestehenden und vergangenen Reservierungen Bitte gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Navigationsmenu auf Verfügbarkeit (Manage) 2. Öffnen Sie den Punkt Reservierungen (Reservations) indem Sie auf das + oder auf das Wort Reservierungen klicken 3. Klicken Sie auf Neue Reservierungen (New Reservations) oder Reservierungen suchen (Search Reservations). Indem Sie auf Neue Reservierungen klicken, erhalten Sie alle neuen Reservierungen, die Sie bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgerufen haben. Sie haben hier die Möglichkeit, diese anzuschauen und auszudrucken. Alle neuen Reservierungen werden zusätzlich automatisch per an eine oder mehrere Adressen geschickt. Unter Reservierungen suchen können Sie nach Reservierungen mit Anreisedatum in der Vergangenheit sowie in der Zukunft suchen und zwar nach folgenden Kriterien: Nachname des Kunden (Guest Last Name), Zeitspanne Ankunftsdatum (Arrival Date), Bestätigungsnummer des Gastes (Confirmation Number), usw. Folgen Sie einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm! So einfach können Sie Reservierungen abrufen! Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 11

13 Schritt 8: Berichte (Reports) In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Berichte erstellen (Generate Report) und abonnieren (subscribe) können. Bitte gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Navigationsmenu auf Berichte (Track) 2. Öffnen Sie den Punkt Berichte (Reports) indem Sie auf das + oder auf das Wort Berichte klicken 4 EINFACHE SCHRITTE Schritt 1: Wählen Sie im Navigationsmenu einen Bericht aus. Indem Sie auf das neben den Berichtsgruppen klicken, öffnen sich alle verfügbaren Berichte automatisch und Sie können den gewünschten Bericht auswählen. Schritt 2: Geben Sie die gewünschten Details ein: Start- und Enddatum (Start & End Date), Kanäle (Channels), Währung (Currency), usw. Schritt 3: Klicken Sie auf Bericht erstellen (Generate Report). Der gewünschte Bericht wird in einem neuen Fenster angezeigt. (Wenn sich kein neues Fenster öffnet, bedeutet das, dass Ihr Computer keine pop-up Fenster erlaubt. Folgend Sie den Schritten am Ende dieses Trainingsmanual um die notwendigen pop-up Fenster für die GlobRes-Seite zu erlauben.) Der Bericht kann direkt am Bildschirm angeschaut werden. Für eine bessere Übersicht ist es jedoch empfehlenswert, den Bericht zu exportieren: Schritt 4: Wählen Sie das Format (PDF, xls, usw.) unter select a format und klicken Sie anschliessend auf Export, um den Bericht zu exportieren. Wir empfehlen das Acrobat (PDF) file Format! Bestimmt werden Sie viele für Sie nützlichen Berichte finden. Spielen Sie einfach ein bisschen mit den verschiedenen Berichten, bis Sie diejenigen gefunden haben die Ihnen bei Ihren Marketingplänen helfen. Abonnieren (Subscribe) Sie können einen Bericht so programmieren, dass dieser AUTOMATISCH per E- Mail zum gewünschten Zeitpunkt an Sie gesendet wird (z.b. auf einer wöchentlichen oder monatlichen Basis). Sie können viel Zeit einsparen, wenn Sie einige Berichte programmieren! Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 12

14 Folgende Berichte könnten für Sie interessant sein: Berichte (reports) - Bestand>Bestand (Inventory>Inventory): Übersicht über den Zimmerbestand (Kontingent): verfügbare Zimmer, davon bereits verkaufte Zimmer, % der verfügbaren Zimmer, Anreisen, Bleiben und Abreisen nach Verkaufskanal. - Bestand>Aufenthaltsbeschränkungen (Inventory>Stay Restrictions): Auflistung aller Aufenthaltsbeschränkungen: Sperrdaten, Min. und Max. Aufenthaltsdauer, Letztmöglicher Buchungstag, Buchungsmaximum und Angebotsgrenze für bis zu 14 Tage. - Raten>Konfigurierte Raten (Rates>Configured Rates): Auf diesem Bericht sehen Sie alle Informationen über Ihre Basispreise: Preiskategorie, Saisonzeiten, Extra Personen, Zimmertyp, Einzelbelegungspreise, usw. nach den verschiedenen Verkaufskanälen. - Raten>Überschriebene Raten (Rates>Rate Override): Übersicht über alle bereits geänderten Preise. - Reservierungen>Anreise/Abreise (Reservations>Arrivals&Departures): Informationen über An- und Abreisen: Gästeinformation, Durchschnittspreis, Bestätigungsnummer, Bestätigungsdatum, Kontaktinformation, Zimmertyp und Reisebüro-Informationen. - Reservierungen>Neu-Bearbeitet-Storniert (Reservations>New-Modified-Cancelled): Informationen über Reservierungen: An- und Abreisedatum, Bestätigungsnummer, Bestätigungsdatum, Kontaktinformation, Gastinformation, Zimmertyp und Zimmeranzahl, Preiskategorie und Zimmerpreis, Reisebüro-Informationen. - Kanal>Kanalproduktion (Channel>Channel Production): Informationen pro Kanal: Durchschnittspreis, Anzahl bestätigter Reservierungen, stornierter und Netto-Reservierungen, Durchschnitts-Aufenthaltsdauer und Umsatz. - Rechnungsstellung>Rechnungsdetails (Billing>Billing Detail): Informationen über die Gäste: Ankunfsdatum, Bestätigungs- bzw. Stornierungsdatum inkl. Nummer pro Kanal für jeden Gast. GlobRes empfiehlt Ihnen, folgende Berichte zu programmieren: Wöchentlich: Aufenthaltsbeschränkungen, Neu-Bearbeitet-Storniert, Bestand Monatlich: Kanalproduktion (für die Buchhaltung) GRATULATION! Sie haben Ihr Training erfolgreich abgeschlossen. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 13

15 Wichtig: Bitte überprüfen Sie Ihre Computer-Einstellungen Damit einem guten Start mit dem GlobRes-System nichts mehr im Wege steht, überprüfen Sie bitte die Einstellungen Ihres Computers wie folgt: Öffnen Sie den Internet-Explorer und klicken Sie in der Navigationsleiste auf Extras und dann auf Internetoptionen. Schritt 1: Allgemeine Einstellungen und Reinigung Ihres Computers 1. Klicken Sie auf Cookies löschen. Die folgende Meldung wird angezeigt. Klicken Sie auf OK ; es dauert nur ein paar Sekunden um die Cookies zu löschen. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 14

16 2. Klicken Sie auf Dateien löschen. Die folgende Meldung wird angezeigt. Klicken Sie auf OK ; manchmal kann es bis zu 20 Minuten dauern, bis alle alten Dateien gelöscht sind. Bitte warten sie, während Ihr Computer gereinigt wird. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 15

17 3. Klicken Sie auf Einstellungen. 4. Wählen Sie die Option Automatisch und klicken Sie auf OK. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 16

18 Schritt 2: Sicherheit 1. Wählen Sie den Punkt Sicherheit und klicken Sie zuerst auf Vertrauenswürdige Sites und anschliessend auf Sites. 2. Schreiben Sie die Adresse und klicken Sie anschliessend auf Hinzufügen. Die Adresse erscheint nun unter Websites. Klicken Sie nun bitte auf OK. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 17

19 Schritt 3: Datenschutz 1. Wählen Sie den Punkt Datenschutz und klicken Sie auf Einstellungen. 2. Schreiben Sie die Adresse reservations.synxis.com und klicken Sie auf Hinzufügen. Die Adresse erscheint nun unter Zugelassene Sites. Klicken Sie dann bitte auf Schliessen. 3. Klicken Sie auf OK und anschliessend noch einmal auf OK und schliessen Sie das Fenster Internetoptionen. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 18

20 Schritt 4: Reservierungen per in Ihrem Outlook Öffnen Sie Ihr Outlook Programm und wählen Sie den Punkt Aktionen in der Navigationsleite. Unter Aktionen klicken Sie zuerst auf Junk- und anschliessend auf Junk- -Optionen. 1. Wählen Sie die Option Sichere Empfänger und klicken Sie auf Hinzufügen. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 19

21 2. Schreiben Sie die Adresse und klicken Sie auf OK. Diese Adresse wird nun zu der Liste hinzugefügt. 3. Bitte fügen Sie alle folgenden Adressen zu der Sichere Empfänger Liste dazu. (Klicken Sie auf Hinzufügen, schreiben Sie die Adresse und klicken Sie auf OK ): - srms@synxis.com Klicken Sie auf OK um das Fenster Junk- -Optionen zu schliessen. Fertig! Sie haben Ihren Computer nun wie folgt für eine gute Zusammenarbeit mit GlobRes vorbereitet: 1. Alle Cookies und alten Dateien wurden gelöscht, damit diese nicht die Funktionsweise des GlobRes- Systems beinträchtigen können. 2. Um das GlobRes-System zu benutzen, muss Ihr Computer die Adresse erlauben. Dies ist nun der Fall. 3. Um GlobRes Berichte zu benutzen, muss Ihr Computer Popup -Fenster von reservations.synxis.com erlauben. Dies ist nun ebenfalls der Fall. 4. Reservierungen die GlobRes per an Sie schickt, werden nun als sicher (safe) behandelt und nicht in Ihrem Spam-Filter verloren gehen. Global Reservation Agent RedX 6 Training Package 2008v1 20