Die finanziellen Auswirkungen der ERP-Architektur auf die jährlichen Kosten für strategisch-strukturelle Veränderungen

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1 WHITEPAPER Die finanziellen Auswirkungen der ERP-Architektur auf die jährlichen Kosten für strategisch-strukturelle Veränderungen Gesponsert von: UNIT4 Michael Fauscette Februar 2014 STELLUNGNAHME VON IDC Der Einkauf von Systemen für das Enterprise-Resource-Planning (ERP) ist ein komplexer Prozess, bei dem sowohl der funktionelle Bedarf des Unternehmens als auch die langfristigen Kosten der Systempflege und -optimierung bei kritischen betrieblichen Veränderungen berücksichtigt werden müssen. Eine von IDC im Frühjahr 2013 durchgeführte Studie ergab, dass die Investitionen zur laufenden Anpassung des Systems an die wechselnden Anforderungen eines Unternehmens enorm sein können insbesondere dann, wenn diese auf einer eher inflexiblen Systemarchitektur basieren. Die Ergebnisse der Studie wurden im Mai 2013 im IDC-Whitepaper Einsatz von ERP-Systemen: Die Kosten des Wandels veröffentlicht und brachten u. a. die folgenden Erkenntnisse: Die Anpassung an wechselnde Geschäftsanforderungen erfordert moderate bis erhebliche Veränderungen am ERP-System. Die Probleme, die mit diesen Veränderungen verbunden sind, werden nicht durch neuere ERP-Systeme gelöst. Kundenspezifische Anpassungen, die oft während der Implementierung von ERP-Systemen notwendig sind, bergen langfristige Risiken und Folgen für den laufenden Systemeinsatz. Viele Unternehmen entscheiden sich für den aufwendigen Einsatz eines oder mehrerer ERP- Systeme, anstatt sich mit der komplexen und kostenintensiven Konsolidierung in ein System zu befassen. Aufgrund von geschäftlichen Veränderungen waren 15 % der Befragten gezwungen, das gesamte ERP-System neu zu implementieren. Von diesen hatten 60 % zu Beginn über 2,5 Mio. USD investiert. Zu den Kosten für Systemmodifikationen zählen nicht nur direkte Kosten, es geht auch ein erhebliches Maß an Produktivität verloren. Durchschnittlich belaufen sich die Kosten für den Einsatz von ERP-Systemen und die Anpassung an wechselnde Geschäftsanforderungen auf jährlich bis zu 1,2 Mio. USD. Im Extremfall können die jährlichen Kosten sogar bei über 4,1 Mio. USD pro Jahr liegen. Die Veränderungen im Unternehmen und die darauffolgenden Investitionen zur Anpassung des ERP-Systems an die neuen Geschäftsbedingungen sind so häufig geworden, dass viele Unternehmen schlicht und einfach akzeptieren, dass es keine bessere Herangehensweise gibt. Februar 2014, IDC Nr.

2 In der vorliegenden Folgestudie hat IDC einer Auswahl an UNIT4 Agresso-ERP-Kunden die gleichen Fragen gestellt. Die überraschenden Ergebnisse: Um mit den laufenden Veränderungen eines Unternehmens Schritt zu halten, kommen UNIT4- ERP-Kunden mit erheblich weniger Systemveränderungen aus, als Kunden mit durchschnittlichen ERP-Systemen. UNIT4-Kunden geben an, nur geringfügige bis moderate Veränderungen vorzunehmen im Gegensatz zu moderaten bis erheblichen Veränderungen bei anderen Kunden. UNIT4 Agresso-Kunden bleiben länger bei ihrem System bzw. haben in den vergangenen ein bis neun Jahren weniger größere ERP-Umstellungen vorgenommen, als Nutzer von anderen ERP-Systemen. Die anfänglichen Systemkosten sind bei beiden Gruppen insgesamt recht konstant, die Kunden mit allgemeinen ERP-Systemen sind jedoch gezwungen, moderate bis erhebliche Anpassungen vorzunehmen, um notwendige Implementierungen zu berücksichtigen. Obgleich alle Befragten angaben, seit der Einrichtung Änderungen am System vorgenommen zu haben, bestanden die von UNIT4 Agresso-Benutzern vorgenommenen Änderungen lediglich darin, neue Anwendungen, Module, Merkmale und Funktionen hinzuzufügen eher weniger Zeit wurde für Änderungen an bereits vorhandener Software aufgewendet. Aus Innovationsperspektive ist dies wichtig, da für die Aktualisierung vorhandener Software aufgewendete Zeit nicht in Initiativen investiert werden kann, die zu Expansion und Wachstum des Unternehmens führen. Die allgemeinen ERP-Benutzer gaben viermal häufiger als UNIT4 Agresso-ERP-Kunden an, dass ein negativer Einfluss auf das Benutzererlebnis ein wesentliches Hindernis für die Aktualisierung ihrer ERP-Systeme zur Anpassung an wechselnde Anforderungen sei. Die durchschnittlichen Jahreskosten des Wandels (interne und externe Kosten) sind bei den allgemeinen ERP-Nutzern wesentlich höher als bei UNIT4 Agresso-Kunden. UNIT4- Kunden gaben an, jedes Jahr durchschnittlich 55 % weniger für Aktualisierungen auszugeben. IDC ist der Ansicht, dass diese Studie deutlich zeigt, dass Unternehmen abgesehen von Eignung und Wert des ERP-Systems darauf achten sollten, dass ihr System ausreichend flexibel ist, um den betrieblichen Anforderungen bei geringer Aufwendung der knappen Ressourcen des Betriebs stets gerecht zu werden. Methodik IDC hat das vorliegende Whitepaper auf der Grundlage einer Umfrage mit 77 leitenden Angestellten von UNIT4-Kunden in ganz Nordamerika und Europa durchgeführt, um Einsichten in die Nutzung und laufende Pflege ihrer ERP-Systeme zu gewinnen. Die Umfrage ist identisch mit einer im Frühjahr 2013 durchgeführten Umfrage, an der 167 leitende Angestellte der allgemeinen ERP-Population teilnahmen (die Ergebnisse wurden im IDC-Whitepaper Einsatz von ERP-Systemen: Die Kosten des Wandels vorgestellt, welches im Mai 2013 veröffentlicht wurde). In Tabelle 1 sind die Angaben der Befragten nach der Größe des Unternehmens geordnet aufgeführt. In Tabelle 2 und 3 sind die Angaben der Befragten jeweils nach Position und Branche aufgeführt. 2

3 TABELLE 1 Befragte nach Größe des Unternehmens (% der Befragten) F. Wie hoch war der Gesamtumsatz Ihres Unternehmens im vergangenen Geschäftsjahr in USD? Gesamtumsatz Durchschnittliches ERP-System ERP von UNIT4 < 100 Mio. USD 15,0 41, Mio. USD 25,1 28, Mio. USD 15,0 13, Mio. USD 20,4 10,4 > 1 Mrd. USD 24,6 6,5 n = TABELLE 2 Befragte nach Position (% der Befragten) F. Welche der folgenden Kategorien beschreibt Ihre Position am besten? Position Durchschnittliches ERP-System ERP von UNIT4 Sonstiges 0,0 50,6 Controller 8,4 18,2 Leiter/Manager Finanzwesen 28,7 16,9 Chief Financial Officer (CFO) 12,6 10,4 CEO, Präsident, Geschäftsführer 18,6 2,6 Executive Vice President (EVP)/ Senior Vice President (SVP) / Vice President (VP) Finanzen 8,4 1,3 Chief Operations Officer (COO) 22,8 0,0 Finanzdirektor 0,6 0,0 Berater 0,0 0,0 n =

4 TABELLE 3 Befragte nach Branche (% der Befragten) Q. In welcher Branche erzielt Ihr Unternehmen den Großteil seines Umsatzes? Branche Durchschnittliches ERP-System ERP von UNIT4 Öffentlicher Sektor/Gemeinnützige Organisation 4,8 41,6 Bildung/Forschung 7,2 13,0 Sonstiges 0,0 9,1 Business/Professional Services 10,8 5,2 Gesundheitswesen 6,0 5,2 Medien/Unterhaltung/Reisen/Freizeit 2,4 5,2 Chemikalien/Energie/Versorgungsleistungen 3,0 3,9 Industrie/Fertigung 14,4 3,9 Transport/Lagerwesen 6,6 3,9 Finanzdienstleistungen/Immobilien/ Versicherungen 10,8 2,6 Luftfahrt/Verteidigung 0,0 1,3 Bauwesen 7,8 1,3 Lebensmittel/Getränke/Konsumgüter 0,6 1,3 High-Tech 12,6 1,3 Pharmazeutika/Biotechnologie/Biowissenschaft 1,2 1,3 Telekommunikation 3,0 0,0 Groß-/Einzelhandel 9,0 0,0 n =

5 AKTUELLE SITUATION ERP-Systeme sind das technologische Rückgrat moderner Unternehmen; daher ist es äußerst wichtig, das richtige System zu finden, das auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten ist. Die meisten Unternehmen wenden eine erhebliche Menge oft ohnehin knapper Ressourcen (Zeit und Geld) auf, um ihre geschäftlichen Anforderungen zunächst zu definieren und dann potenzielle Systeme nach deren funktioneller Eignung und anfänglichen Kosten (Einrichtung und Lizenzierung) zu bewerten. Unsere allgemeine ERP-Umfrage vom März 2013 zeigte, dass bei diesen Bemühungen ein sehr wichtiger Punkt nicht bedacht wird: Die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität des ausgewählten Systems in Bezug auf laufende Neuerungen seines Funktionsumfangs, die zur Anpassung an wechselnde geschäftliche Anforderungen nötig sind, werden nicht berücksichtigt. Wenn das System mit einer unbefristeten Lizenz erworben und eingerichtet wurde, fallen laufende Kosten für die jährliche Systempflege und den Betrieb des Rechenzentrums sowie laufende Investitionen in Personal an. Erwirbt ein Unternehmen ein System in Form eines Abonnements oder hostet die Software über einen Hosting-Anbieter, fallen laufende Abonnement- und Hosting- Gebühren sowie Verwaltungskosten an. Leider beschränken sich die laufenden Kosten für den Einsatz eines ERP-Systems nicht auf die oben erwähnten Punkte. Unternehmen müssen sich auch geschäftlichen Veränderungen stellen, wie z. B.: Änderungen gesetzlicher Auflagen Neuorganisation und Umstrukturierung des Unternehmens Neue oder veränderte Geschäftsabläufe Änderungen in Bezug auf die Finanzwirtschaft (z. B. neue Rechnungsführungsvorschriften) Fusionen und Übernahmen (M&A) Die erste hierzu von IDC durchgeführte Studie ergab, dass die große Mehrzahl der ERP-Systeme generell nicht so ausgelegt ist, dass sie flexibel und einfach an durch betriebliche Veränderungen bedingte Systemänderungen angepasst werden können. Vielmehr wurden diese Systeme so konzipiert, dass sie wiederholbare Geschäftsabläufe durchführen und automatisieren und so für das Unternehmen zwar nützlich sind, jedoch gleichzeitig auch eine recht starre Systemarchitektur aufweisen, die den laufenden Geschäftsvorgängen letzten Endes im Wege steht. Die Folge sind enorme andauernde Investitionen zur laufenden Aktualisierung des Systems. Selbstverständlich trafen diese geschäftlichen Faktoren auf beide Befragtengruppen gleichermaßen zu (siehe Schaubild 1). 5

6 SCHAUBILD 1 Veränderungen seit der Ersteinrichtung F. Welche Art von Änderungen hat Ihr Unternehmen an seinem ERP-System vorgenommen, seit dieses erstmalig eingerichtet wurde? Neue Anwendungen/Module/Funktionen Modifikation vorhandener Anwendungen/Module Integration anderer Anwendungen Zusammenführung mehrerer ERP- Systeme zu einem einzigen ERP-System Neueinrichtung des gesamten ERP-Systems (% der Befragten) Durchschnittliches ERP-System (n = 167) UNIT4-ERP (n = 77) Wie in Schaubild 1 veranschaulicht, nahmen beide Gruppen beträchtliche Systemveränderungen vor, um sich den verändernden Geschäftsbedingungen anzupassen. Obgleich die Änderungsstatistik im Allgemeinen recht konsistent ist, geben die Daten jeder Befragtengruppe Aufschluss über einige recht interessante Unterschiede. Was die Art der Veränderungen angeht, die von den UNIT4-Kunden und den Nutzern eines durchschnittlichen ERP-Systems berichtet wurden, gibt es erhebliche Unterschiede. UNIT4-Kunden berichteten von Veränderungen, die eher auf eine neue Chance ausgerichtet waren, nicht nur darauf, die vorhandenen Systeme in Ordnung zu bringen. In anderen Worten: Ein Großteil der von UNIT4-Befragten angegebenen Veränderungen betrafen neue Anwendungen, neue Module, neue Merkmale und neue Funktionen für den Betrieb Elemente, die mit Wachstum und Expansion zusammenhängen, nicht nur damit, den Status quo zu wahren. 6

7 Berichteten die UNIT4-Kunden also von Veränderungen bei den laufenden Bemühungen, sich an unternehmensinterne Veränderungen anzupassen? Erfordert die scheinbar flexiblere UNIT4 Agresso-Architektur weniger unangenehme/kostspielige Veränderungen an der vorhandenen Infrastruktur, um mit dem organisatorischen Wandel mitzuhalten? Schaubild 2 zeigt einen Vergleich der moderaten bis erheblichen geschäftlichen Veränderungen, die von Benutzern des durchschnittlichen ERP-Systems vs. UNIT4-ERP-Kunden berichtet wurden. Die zuvor erwähnten Veränderungen (siehe Schaubild 1) sind innerhalb des Spektrums der möglichen Veränderungen relativ konsistent die Ausmaße der Veränderungen sind jedoch bei den beiden Gruppen sehr unterschiedlich. SCHAUBILD 2 Moderate bis erhebliche ERP-Systemveränderungen basierend auf Geschäftsfaktoren: Durchschnittliches ERP vs. UNIT4-ERP F. Welcher Aufwand war vonnöten, um das ERP-System Ihres Unternehmens im Hinblick auf die unten aufgeführten Geschäftsfaktoren anzupassen? Neue oder veränderte Geschäftsabläufe Änderungen in Bezug auf die Finanzwirtschaft Neuorganisation oder Umstrukturierung M&A Erfüllung gesetzlicher Auflagen (% der Befragten) Durchschnittliches ERP (n = 167) UNIT4-ERP (n = 77) In Bezug auf die Geschäftsfaktoren selbst gibt es recht große Unterschiede bei den Veränderungen, die jede Gruppe vornimmt aber was ist mit der zugrundeliegenden Technologie? Schaubild 3 zeigt die Veränderungen in jeder Gruppe in Bezug auf die zugrundeliegende Datenstruktur, die Unternehmensrichtlinien, Geschäftsabläufe, Benutzerberechtigungen, Sicherheit und Zugangskontrolle sowie Reporting, Analysen und Datenvisualisierung. SCHAUBILD 3 10

8 Moderate bis erhebliche ERP-Systemveränderungen basierend auf technischen Faktoren: Durchschnittliches ERP vs. UNIT4-ERP F. Welcher Aufwand war erforderlich, um das ERP-System Ihres Unternehmens im Hinblick auf die unten aufgeführten technischen Faktoren anzupassen? Änderung von Geschäftsabläufen Änderung der Unternehmensrichtlinien Benutzerberechtigungen, Sicherheit und Zugriffskontrolle Reporting/Analyse/Datenvisualisierung Zugrundeliegende Datenstruktur (% der Befragten) Durchschnittliches ERP (n = 167) UNIT4-ERP (n = 77) Schaubild 3 verdeutlicht die Änderungen am vorhandenen System, die nötig sind, um neue Geschäftsanforderungen zu erfüllen, und ist ein guter Indikator für die starre Architektur vieler ERP- Systeme. Wie dem Schaubild zu entnehmen ist, gaben UNIT4 Agresso-Kunden an, wesentlich weniger Änderungen am IT-System zu benötigen, insbesondere an der zugrundeliegenden Datenstruktur und in den damit verbundenen Bereichen Analyse und Reporting. Die Umfragedaten deuten somit zum einen darauf hin, dass die größere Flexibilität der UNIT4-Architektur Änderungen an der zugrundeliegende Datenstruktur eher zulässt ein Bereich, bei dem eine Modifikation bei vielen Systemen besonders komplex und kostspielig ist. Zum anderen lässt der UNIT4-Ansatz zu Reporting und Analyse Konfigurationen durch den Endbenutzer viel eher zu und erfordert daher weniger teure IT- Ressourcen für Berichte und Analysen mit den für wichtige geschäftliche Entscheidungen notwendigen Informationen. Hindernisse für erfolgreiche Systemmodifikationen Die Umfrage befasste sich zudem mit den wichtigsten Hindernissen, die erfolgreichen Systemmodifikationen im Einklang mit wechselnden Geschäftsanforderungen im Wege stehen (siehe Schaubild 4). Dabei wurden etliche Kategorien berücksichtigt, so zum Beispiel Kosten und Komplexität, Unterbrechungen der Betriebsabläufe und technische Risiken. Obwohl alle Befragten diesen Hindernissen in unterschiedlichem Maße zu begegnen wussten, waren in diesen Bereichen erhebliche Abweichungen zwischen den Nutzern eines durchschnittlichen ERP-Systems und den UNIT4-Nutzern zu verzeichnen. 10

9 SCHAUBILD 4 Wesentliche Hindernisse für erfolgreiche Systemmodifikationen F. Welche der folgenden Faktoren sind Ihrer Erfahrung nach wesentliche Hindernisse für eine erfolgreiche Modifikation des ERP-Systems Ihres Unternehmens? Problematische Bestimmung der Wirtschaftlichkeit bzw. des ROI Unterbrechung der finanziellen Abläufe Negativer Einfluss auf das Benutzererlebnis (% der Befragten) Durchschnittliches ERP (n = 167) UNIT4-ERP (n = 77) Eine Veränderung des ERP-Systems bringt für viele Unternehmen sowohl bei der Planung als auch bei der Umsetzung der nötigen Veränderungen Probleme mit sich. Die Schwierigkeiten bei der Bestimmung der Wirtschaftlichkeit bzw. des ROI hängen möglicherweise mit laufenden und vergangenen Problemen zusammen, denen einige IT-Projektteams bei der laufenden Aktualisierung ihrer ERP-Systeme gegenüber stehen. Die Daten weisen bei manchen Unternehmen auf eine gewisse Skepsis hin, die auf vergangenen negativen Ergebnissen beim Versuch einer Anpassung an betriebliche Veränderungen beruht. Noch mehr Kummer als die Begründung des ROI bereitet jedoch die potenzielle Unterbrechung der finanziellen Abläufe, die durch Modifikationen am ERP-System hervorgerufen werden kann. Das mit dieser Art von Unterbrechung verbundene geschäftliche Risiko kann sehr hoch ausfallen und zur Verzögerung und sogar zur Behinderung finanzieller Abläufe führen, wodurch wiederum eine Vielzahl von über die Finanzverwaltung hinausgehenden Geschäftsabläufen, wie Kundendienst, Partner und sogar die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften negativ beeinflusst werden. Eine negative Auswirkung auf das Benutzererlebnis, bei dem sich zwischen den beiden Gruppen der größte Unterschied zeigt, ist bei weitem das Hindernis, das die meisten Sorgen bereitet. Die große Sorge bei den Nutzern durchschnittlicher ERP-Systeme über mögliche negative Auswirkungen auf das Kundenerlebnis deutet mit aller Wahrscheinlichkeit auf negative Erfahrungen mit Modifikationen aus der Vergangenheit hin. Das negative Kundenerlebnis wurde von den Nutzern durchschnittlicher ERP-Systeme sogar viermal häufiger genannt als bei UNIT4 Agresso-Kunden. In einem geschäftlichen Umfeld, in dem das Benutzererlebnis notwendigerweise für jedes Unternehmen ganz oben steht, kann man davon ausgehen, dass die Angst vor negativen Auswirkungen durch eine Veränderung am ERP-System den Maßnahmen zur Aktualisierung des Systems im Wege steht. Ebenso muss vermutet werden, dass solche negativen Auswirkungen die Kundenzufriedenheit in der Vergangenheit zumindest beeinträchtigt haben und bei einigen Unternehmen unter Umständen gar direkt für Umsatzeinbußen verantwortlich sind. In diesen Fällen könnte eine größere Systemflexibilität für das Unternehmen sogar zu einem besseren Kundenerlebnis führen. 10

10 Die Kosten des Wandels In der ersten Studie stellte IDC fest, dass die laufenden Kosten für den Einsatz und die Pflege der meisten ERP-Systeme recht hoch sind. Tabelle 4 zeigt die Daten dieser Umfrage. TABELLE 4 Durchschnittliche Kosten für Veränderungen nach Kostenkategorie: Durchschnittliches ERP-System (USD) F. Wie hoch sind Ihrer Schätzung nach die laufenden jährlichen Kosten für die Pflege und Anpassung des ERP-Systems in Ihrem Unternehmen? Kostenkategorie Durchschnittliches ERP-System Interne Kosten Externe Kosten n = 167 Quelle: IDC, März 2013 In der zweiten Studie sammelte IDC die gleichen Daten von Kunden mit UNIT4-ERP-Systemen. Deren Antworten sind in Tabelle 5 dargelegt. TABELLE 5 Durchschnittliche Kosten für Veränderungen nach Kostenkategorie: UNIT4-ERP (USD) F. Wie hoch sind Ihrer Schätzung nach die laufenden jährlichen Kosten für die Pflege und Anpassung des ERP-Systems in Ihrem Unternehmen? Kostenkategorie ERP von UNIT4 Interne Kosten Externe Kosten n = 77 Quelle: IDC, Oktober

11 Der Vergleich der internen und externen jährlichen Kosten für Veränderungen zeigt, dass die Kunden mit durchschnittlichen ERP-Systemen (nicht UNIT4) ihre internen und externen jährlichen Kosten bei durchschnittlich USD einstufen. Die UNIT4 Agresso-Kunden gaben an, USD ausgegeben zu haben, was einer jährlichen Einsparung von 55 % entspricht. In Tabelle 6 sind die internen und externen Kosten nach Betriebsgröße geordnet, und in der letzten Zeile ist ein Teilsatz der Daten unter Ausschluss von Betrieben mit < 100 Mio. USD dargestellt. Dieser Vergleich zeigt, dass es im Vergleich mit den 55 % insgesamt keinen wesentlichen Unterschied in Bezug auf die Einsparungen bei der Betrieben jeder Größenordnung gibt. TABELLE 6 Vergleich der jährlichen internen und externen Kostendaten nach Betriebsgröße Q. Schätzen Sie die laufenden jährlichen Kosten für die Pflege und Anpassung des ERP- Systems Ihres Unternehmens ein. Größe des Unternehmens Gesamt interne und externe Kosten pro Jahr bei durchschnittlichen ERP- Systemen (USD) n = Gesamt interne und externe Kosten pro Jahr bei UNIT4-ERP (USD) n = Einsparungen gesamt (%) < 100 Mio. USD Mio. USD Mio. USD > 1 Mrd. USD Gesamt Gesamt außer < 100 Mio. USD FAZIT Moderne ERP-Systeme sind eine geschäftliche Notwendigkeit sie ermöglichen die Automatisierung von Betriebsabläufen und bieten Einblicke in betriebswirtschaftliche Zusammenhänge. Die erste von IDC durchgeführte Studie ergab jedoch, dass die Systeme erhebliche kurz- und langfristige Investitionen erfordern. Die anfänglichen Kosten durch den Erwerb und die Einrichtung des Systems stellen nur einen Bruchteil der tatsächlichen und laufenden Kosten dar. Wechselnde betriebliche Anforderungen und der daraus resultierende Anpassungsbedarf der ERP-Systeme können viel Zeit und Geld verschlingen. Fielen solche Kosten nur hin und wieder an, könnte man die Pflege eines unflexiblen Systems rechtfertigen. Leider zeigt die ursprüngliche Studie jedoch, dass geschäftliche Veränderungen immer wieder und laufend vorkommen und Unternehmen mit durchschnittlichen ERP- Systemen jährliche Kosten in Höhe von durchschnittlich 1 Mio. USD oder mehr verursachen. Bei UNIT4 Agresso-Kunden hingegen sahen die Ergebnisse der Umfrage ganz anders aus. Unternehmen beider Gruppen sehen sich den gleichen Veränderungen der Geschäftsanforderungen gegenüber, die Art der Änderungen, die Kosten und das Geschäftsrisiko sahen bei UNIT4-Kunden jedoch ganz anders aus. Genauer gesagt: 11

12 Um mit den laufenden Veränderungen eines Unternehmens Schritt zu halten, kommen UNIT4- ERP-Kunden mit erheblich weniger Systemveränderungen aus, als Kunden mit durchschnittlichen ERP-Systemen. UNIT4-Kunden geben an, nur geringfügige bis moderate Veränderungen vorzunehmen im Gegensatz zu moderaten bis erheblichen Veränderungen bei anderen Kunden. UNIT4 Agresso-Kunden bleiben länger bei ihrem System bzw. haben in den vergangenen ein bis neun Jahren weniger größere ERP-Umstellungen vorgenommen, als Nutzer von anderen ERP-Systemen. Die anfänglichen Systemkosten sind bei beiden Gruppen insgesamt recht konstant, die Kunden mit allgemeinen ERP-Systemen sind jedoch gezwungen, moderate bis erhebliche Anpassungen vorzunehmen, um notwendige Implementationen zu berücksichtigen. Obgleich alle Befragten angaben, seit der Ersteinrichtung Veränderungen am System vorgenommen zu haben, bestanden die von UNIT4-Benutzern vorgenommenen Änderungen lediglich darin, neue Anwendungen, Module, Merkmale und Funktionen hinzuzufügen eher weniger Zeit wurde für Änderungen an bereits vorhandener Software aufgewendet. Aus Innovationsperspektive ist dies wichtig, da Zeit und Ressourcen, die für die Aktualisierung vorhandener Software aufgewendet werden, nicht in Initiativen investiert werden können, die zu Expansion und Wachstum des Betriebes führen. Nutzer von durchschnittlichen ERP-Systemen gaben viermal häufiger als UNIT4-ERP- Kunden an, dass ein negativer Einfluss auf das Benutzererlebnis ein wesentliches Hindernis für die Aktualisierung ihrer ERP-Systeme zur Anpassung an wechselnde Anforderungen darstellt. Die durchschnittlichen Jahreskosten des Wandels (interne und externe Kosten) sind bei den Nutzern durchschnittlicher ERP-Systeme wesentlich höher als bei UNIT4-Kunden. UNIT4-Kunden gaben an, jedes Jahr durchschnittlich 55 % weniger für Aktualisierungen auszugeben. Beide Studien ergaben, dass Unternehmen bei der Beurteilung der Kosten eines ERP-Systems mehr Faktoren berücksichtigen müssen als nur die Ersteinrichtung und die Kosten für die Lizenzierung. Die laufenden Wartungskosten und Ausgaben, die anfallen, um das System auf Höhe der geschäftlichen Anforderungen zu halten, sind erheblich und müssen in die Kaufentscheidung einfließen (etwa in gleichem Maße wie Überlegungen hinsichtlich der Funktionalität). Selbstverständlich müssen die geschäftlichen Anforderungen unbedingt erfüllt werden das System muss jedoch auch ausreichend flexibel sein, um diese Anforderungen über viele Jahre hinweg erfüllen zu können, ohne wertvolle Ressourcen zu verschlingen. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind somit wichtige Begriffe bei der Beurteilung und Auswahl des ERP-Systems. 12

13 Über IDC International Data Corporation (IDC) ist der weltweit führende Anbieter von Marktinformationen, Beratungsdienstleistungen und Veranstaltungen auf dem Gebiet der Informationstechnologie und der Telekommunikation. IDC ermöglicht IT-Dienstleistern, Geschäftsführern und der Investment- Gemeinde eine fundierte Planung ihrer Geschäftsstrategien sowie ihres IT-Einkaufs. Mit mehr als Analysten kann IDC globale, regionale und lokale Expertise zu Technologie- und Industriechancen und Trends in über 110 Ländern zur Verfügung stellen. Seit 50 Jahren vertrauen unsere Kunden beim Erreichen ihrer Geschäftsziele auf IDC. IDC ist ein Tochterunternehmen von IDG, dem weltweit führenden Technologie-, Medien-, Forschungs- und Veranstaltungsunternehmen. Hauptgeschäftssitz 5 Speen Street Framingham, MA USA idc-insights-community.com Urheberrechtsvermerk Externe Veröffentlichung von Informationen und Daten von IDC Jegliche Informationen von IDC dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung durch den zuständigen Vice President oder Country Manager von IDC in Anzeigen, Pressemitteilungen oder Werbematerialien verwendet werden. Jedem Genehmigungsantrag muss ein Entwurf des entsprechenden Dokuments beigelegt werden. IDC behält sich das Recht vor, eine externe Nutzung ohne Angabe von Gründen abzulehnen. Copyright 2014 IDC. Die Vervielfältigung ohne schriftliche Genehmigung ist ausdrücklich untersagt.