PricewaterhouseCoopers. Der neue Lohnausweis Aktuelle Situation. VZH Feierabendveranstaltung 9. November 2006

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1 Der neue Lohnausweis Aktuelle Situation VZH Feierabendveranstaltung 9. November 2006

2 Inhalt Aktuelle Situation Änderungen Bedeutung des Lohnausweises Ausgewählte Beispiele Handlungsbedarf und zeitlicher Ablauf Diskussion und Fragerunde mit den Referenten Seite 2

4 Aktuelle Situation Aktuelle Situation bezüglich neuem Lohnausweis Seite 4

5 Aktuelle Situation Formvorschriften alter Lohnausweis Zurzeit gültige Grundlagen: (Wegleitung 95) Ziffer 19: Im Bruttolohn müssen sämtliche Vergütungen mit Lohncharakter enthalten sein... Ziffer 32: Naturalleistungen sind grundsätzlich mit dem Betrag zu bewerten, den der Arbeitnehmer anderswo unter gleichen Verhältnissen dafür hätte bezahlen müssen (Marktwert)... Ziffer 43: Als Spesenvergütung gelten alle..., die dem Arbeitnehmer bei dienstlichen Verrichtungen erwachsen. Ziffer 55: Für leitendes und Aussendienstpersonal müssen stets alle Spesenvergütungen betragsmässig angegeben werden. Seite 5

6 Aktuelle Situation Ziele der Behörden mit dem neuen Lohnausweis Schweizerisch einheitliches Formular Transparenz Mehr Rechtsgleichheit Anpassung an harmonisiertes Steuerrecht Informative Wegleitung und Kurzanleitung Seite 6

7 Aktuelle Situation Politisches Umfeld Jan Jan Juni 2003 Vorgesehen erste Einführung NLA Einsetzen der gemischten Arbeitsgruppe Parlamentarische Vorstösse eingereicht Sept SSK beschliesst Einführung NLA 2006 Okt Nov Mai 2005 Wirtschaft opponiert Bundesrat Merz vermittelt SSK lenkt für die Verschiebung um 1 Jahr ein Seite 7

8 Aktuelle Situation Politisches Umfeld Juni 2005 Februar 2006 Juni 2006 Medienkonferenz zum Start Pilotprojekt ERFA-Tag der Pilotprojektfirmen Bericht aus Pilotprojekt und einstimmige Empfehlung der AGLA Einführung Juni 2006 Entscheid SSK definitive Einführung Juni 2006 Medienmitteilung Gewerbeverband 26. Juni 2006 Medienmitteilung economiesuisse Juli 2006 ff weitere Arbeiten der SubAGLA Seite 8

9 Aktuelle Situation Bericht der AGLA bezüglich Pilotprojekt Positiv verlaufen Umsetzungen möglich und tragbar Keine grösseren Mehrbelastungen bezüglich Steuerpflicht als auch Arbeitgeberaufwand Wo Korrekturen vertretbar waren, wurden Vorschläge von der AGLA der SSK unterbreitet und von dieser akzeptiert Detailbericht unter Seite 9

10 Aktuelle Situation Medienmitteilung SSK Der NLA wird für die Löhne 2007 eingeführt Reduzierung für die Aufrechnung des Privatanteils für Geschäftswagen von 1% pro Monat auf 0.8% Firmen, die aus technischen Gründen nicht umstellen können, dürfen im Jahre 2007 mit dem alten Formular als Ausnahme arbeiten, jedoch wird das Formular von den Steuerbehörden nicht mehr abgegeben. SSK wird prüfen, inwieweit den Kantonen Empfehlungen zur einheitlichen und grosszügigen Praxis bezüglich Anerkennung abzugsfähiger Weiterbildungskosten abgegeben werden können. SSK empfiehlt die Akzeptanz der Übergangsbestimmungen den kantonalen Steuerbehörden. Von Steuerbehörden genehmigte Spesenreglemente gelten so lange weiter, bis die Steuerbehörden oder die Unternehmen im Einzelfall eine neue Regelung verlangen. Die AGLA wird weiterhin die Einführung des NLA beobachten und kann bei Problemen allgemeiner Art für die Lösung beigezogen werden. Seite 10

11 Aktuelle Situation Medienmitteilung SGV SGV akzeptiert Entscheid SSK nicht und verlangt Nachbesserungen, respektiv Sistierung des Inkrafttretens respektiv der Einführung des Lohnausweises. SSK wird nicht mehr als Verhandlungspartner akzeptiert. Insbesondere wird verlangt: Senkung Privatanteil Geschäftsauto auf max. 0,6% Definitive Einführung auf Steuerperiode 2008 Sind diese Ausführungen stichhaltig, um den neuen Lohnausweis nicht einzuführen? Seite 11

12 Aktuelle Situation Medienmitteilung economiesuisse economiesuisse akzeptiert Entscheid SSK, da Pilotphase positiv verlaufen ist Viele Vereinfachungen und Entlastungen gegenüber alten Regelungen SSK zeigte Entgegenkommen auch bezüglich des Privatanteils des Geschäftswagens Seite 12

13 Aktuelle Situation Gewisse ausgewählte Verbesserungen Klarere Richtlinien Private Nutzung von Arbeitswerkzeug Halbtaxabonnement Kinderkrippe Rabatte auf Waren Überobligatorische Versicherungen usw. Seite 13

14 Aktuelle Situation Änderungen Wegleitung wurde nochmals überarbeitet im Sinne von besserem Verständnis (Umformulierungen) Transparenz bezüglich der Quellensteuer und nicht finanziell bewertete Bemerkungen durch den Arbeitgeber, Aus-/Weiterbildung, Umzugskosten, Clubbeiträge usw. Feld AHV und Sozialversicherungsnummer Lohnausweisformular kleine Änderungen zur Praxisverbesserung Seite 14

16 Änderungen Aktuelles Formular Seite 16

17 Änderungen Formular Zur Erinnerung: Das Formular besteht aus Kopfteil (A bis H) insbesondere F (unentgeltliche Beförderung) und G (verbilligte Mahlzeiten) Einkommensteil bis Nettolohn (1. 11.) Abzüge, Spesen und diverses (12. I) Erweiterung der Informationen durch Beilageblatt In der Praxis ergeben sich Zuordnungsfragen (welche Ziffer?) Vollständigkeit (was haben wir bis jetzt nie aufgeführt?) Spesen oder Lohn? Detaillierung und Bemerkungen Seite 17

18 Änderungen Die einzelnen Rubriken 1. Lohn / Rente Ordentliche Saläre Sämtliche Zulagen wie z.b. Kinder- / Familienzulagen Schicht-, Pikett-, Versetzungs-, Nacht-, Sonntags-, Schmutz- und Wegzulagen, alle Prämien usw. Provisionen Vergütungen für den Arbeitsweg Alle Barbeiträge an die auswärtige Verpflegung am Arbeitsort 2. Gehaltsnebenleistungen 2.1 Verpflegung / Unterkunft 2.2 Privatanteil Geschäftswagen 2.3 Andere Seite 18

19 Änderungen Die einzelnen Rubriken 3. Unregelmässige Leistungen freiwillig, sonst Ziffer 1 z.b. Bonuszahlungen, An-/Austrittsentschädigungen, Treueprämien, Dienstaltersgeschenke, Jubiläumsgeschenke, pauschale Umzugsentschädigungen usw. Frage der korrekten Umrechnung auf Jahresbasis bei unterjähriger Steuerpflicht. 4. Kapitalleistungen Grund zur Angabe wegen möglicherweise reduziertem Steuersatz wie z.b. Abgangsentschädigungen, Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter die vom Arbeitgeber ausbezahlt werden, Lohnnachzahlungen 5. Beteiligungsrechte Seite 19

20 Änderungen Die einzelnen Rubriken 6. Verwaltungsratsentschädigungen 7. Andere Leistungen Leistungen, die ihren Grund im Arbeitsverhältnis haben und nicht unter Ziffer 1 6 aufgeführt wurden, wie z.b. Trinkgelder Taggelder der Versicherung, Leistungen der Arbeitslosenversicherung, Leistungen der EO, soweit durch Arbeitgeber ausbezahlt Beiträge an Versicherungen, wie z.b. Krankenkasse, alle Formen der freien Vorsorge usw. 8. Bruttolohn total / Rente (ist Total von 1 7) Seite 20

21 Änderungen Die einzelnen Rubriken 9. Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV 10.Berufliche Vorsorge 10.1 Ordentliche Beiträge 10.2 Beiträge für den Einkauf ohne Beiträge für Einkauf aus Lohnerhöhungen 11. Nettolohn / Rente (in die Steuererklärung zu übertragen) 12.Quellensteuerabzug 13.Spesenvergütungen Effektive und Pauschalspesen Aus- und Weiterbildung Seite 21

22 Änderungen Die einzelnen Rubriken 14.Gehaltsnebenleistungen 15.Bemerkungen z.b. genehmigtes Spesenreglement Beiblatt: - Keine Formvorschriften des Beiblattes, jedoch zwingend Vermerk Name, - Adresse, AHV-Nr. und Sozialversicherungsnummer Seite 22

23 Änderungen Erfolgte Anpassungen in der Wegleitung Buchstabe C: Ergänzung der Sozialversicherungsnummer nach der AHV-Nr. Buchstabe E: (Randziffer 8) Wenn aus besonderen Gründen für mehrere Zeitabschnitte Lohnausweise erstellt werden ist im Feld Bemerkungen (Ziffer 15 des Lohnausweises) auf dem zweiten und jedem nachfolgenden Lohnausweis die Gesamtzahl der Lohnausweise anzugeben. (Lohnausweis 1 von 2, Lohnausweis 2 von 2) Buchstabe F: (unentgeltliche Beförderung) Streichung des Satzes Gemäss dem entsprechenden Ansatz des TCS Buchstabe G: (Randziffer 10) Präzisierung...Wenn während mindestens der Hälfte der Arbeitstage die Mehrkosten für eine auswärtige Mahlzeit... Buchstabe H: (Randziffer 11) Präzisierung der Adresse = Wohnadresse und nicht aktuelle Anschrift Seite 23

24 Änderungen Erfolgte Anpassungen in der Wegleitung Ziffer 1: (Randziffer 14) Ergänzung zum ordentlichen Salär sowie alle Taggelder aus Versicherungen, die durch den Arbeitgeber ausbezahlt werden, nämlich Erwerbsausfallentschädigungen aus Kranken- Unfall- und Invalidenversicherung (gab in der Vergangenheit Abgrenzungsprobleme zu Ziffer 7)... Ziffer 2.2: (Randziffer 21) Geschäftsauto: Anrechnung pro Monat 0,8% des Kaufpreises (anstatt 1%) Ziffer 2.3: (Randziffer 26) Präzisierung... sofern es sich um Naturalgeschenke... (früher nur Geschenke vermerkt) Seite 24

25 Änderungen Erfolgte Anpassungen in der Wegleitung Ziffer 7: (Randziffer 33) Bei den Taggeldern Vermerk... sofern sie nicht unter Ziffer 1 deklariert worden sind... Ziffer 7: (Randziffer 37) Zusatz respektiv Präzisierung: Nicht zu deklarieren sind Beiträge des Arbeitgebers an die obligatorische Unfallversicherung nach UVG (BUV und NBUV) sowie Beiträge für vom Arbeitgeber abgeschlossene Kollektiv- Krankentaggeld und Kollektiv-UVG-Zusatzversicherungen Ziffer 13: (Randziffer 52) Teilweise Neufassung... Kundeneinladungen usw. werden ordnungsgemäss gegen Originalquittung abgerechnet... (gestrichen wurde mehrwertsteuerkonform ) Präzisierung...werden alle diese Vorgaben eingehalten, genügt es.. Seite 25

26 Änderungen Erfolgte Anpassungen in der Wegleitung Ziffer : (Randziffer 56) Ergänzung mit Bahnspesen... Nicht zu deklarierende Leistungen (Randziffer 72) Teilweise Neufassung:... Ergänzung bei Naturalgeschenken pro Ereignis wird der Höchstbetrag überschritten, ist der gesamte Betrag anzugeben. Dies gilt auch für die Beiträge bei Vereins- und Clubmitgliedschaften, jedoch bei Zutrittskarten für kulturelle, sportliche Anlässe, Differenzbetrag Gutschriften von Flugmeilen neu mit Vermerk, dass diese für geschäftliche Zwecke verwendet werden sollten Seite 26

28 Bedeutung des Lohnausweises Würdigung Frühere Gehaltsmodelle: Einfach strukturiert, Betonung auf fixen bzw. variablen Barvergütungen Neuere Gehaltsmodelle: Flexibilisiert und individualisiert, Zunahme von Gehaltsnebenleistungen wie Beteiligungsrechte (Aktien und Optionen oder Naturalleistungen (Geschäftswagen etc.) Durch diese Entwicklung ist die Umstellung aufwändiger, wenn die Entlöhnung komplexer ist. Seite 28

29 Bedeutung des Lohnausweises Aktuelle Fälle Fälle unvollständig ausgefüllter Lohnausweise mit der Folge einer ungerechtfertigten Unterbesteuerung des Arbeitnehmers: Fehlende Deklaration von Krankenkassenbeiträgen des Arbeitgebers Fehlende Deklaration von Arbeitgeberbeiträgen für Hypothekarzinsen des Arbeitnehmers (bei fehlendem Hypothekarzinsmodell des Arbeitgebers) Fehlende Deklaration von Arbeitgeberbeiträgen für das Leasingfahrzeug des Arbeitnehmers Fehlende bzw. falsche Deklaration von Geschäftswagen mit privater Verwendungsmöglichkeit Fehlende Deklaration von Pauschalspesen Fehlende Deklaration von Gratisverpflegung oder Mittagessensbeitrag Seite 29

30 Bedeutung des Lohnausweises Übergangsregelungen Unveränderte Rechtsgrundlagen Kulanz der Steuerbehörden ist möglich: a) Bei bisher nicht deklarierten Gehaltsnebenleistungen b) Bei massvoll übersetzten Spesen c) Sofern bei a) und/oder b) mehrere Arbeitnehmer betroffen sind SSK und FDK empfehlen in diesen Fällen einen Verzicht auf Nachsteuer- und Strafverfahren Ermessensfragen werden nicht rückwirkend im Sinne der neuen Regelung beurteilt Seite 30

31 Bedeutung des Lohnausweises Übergangsregelungen Steuerhinterziehungen müssen geahndet werden Anpassung genehmigter Spesenreglemente auf Antrag des Unternehmens oder auf ausdrückliches Verlangen der Steuerbehörden; keine Stichtags-Anpassung Gesprächsbereitschaft der Steuerbehörden für Unternehmensindividuelle Lösungen Seite 31

32 Bedeutung des Lohnausweises Zukünftige Massnahmen der Steuerbehörden Grösserer Stellenwert korrekt ausgefüllter Lohnausweise als bisher Anwendung der bestehenden Sanktionsbestimmungen: beim Arbeitgeber: Gehilfe des Arbeitnehmers zu einer vorsätzlichen Steuerhinterziehung Kritischere Kontrolle der von den Pflichtigen eingereichten Lohnausweise Kritischere Kontrolle der quellensteuerpflichtigen Lohnbasis bei Abrechnungen von ausländischen Arbeitnehmern Spezielle Kontrollen bei den Arbeitgebern vor Ort (Lohnbuchhaltungskontrollen etc.) Seite 32

34 Auswärtige Verpflegung Mittagessensentschädigung Der Mitarbeiter erhält monatlich Lunchschecks / Mahlzeitencoupons im Wert von CHF Seite 34

35 Auswärtige Verpflegung Mittagessensentschädigung Der Mitarbeiter erhält monatlich Lunchschecks / Mahlzeitencoupons im Wert von CHF Monatliche Aufrechnung von CHF 20. als Lohnbestandteil unter Ziffer 1 und zusätzliches Kreuz im Feld G. Gleiche Regelung für AHV. Seite 35

36 Auswärtige Verpflegung Mittagessensentschädigung Dem Mitarbeiter, welchem während der Hälfte des Jahres die Mahlzeiten bezahlt werden (Geschäftsessen, auswärtiger Aufenthaltsort etc.). Seite 36

37 Auswärtige Verpflegung Mittagessensentschädigung Mitarbeiter, welchem während der Hälfte des Jahres die Mahlzeiten bezahlt werden (Geschäftsessen, auswärtiger Aufenthaltsort etc.). Sofern dies für > 50% zutrifft, Kreuz im Feld G anbringen. Keine Aufrechnung, falls nicht übersetzt, keine AHV-Pflicht. Seite 37

38 Geschäftsauto: Definition Ein Geschäftsauto lautet auf die Firma (Kauf oder Leasing) oder wurde durch die Firma vom Mitarbeiter abgekauft. Sämtliche Unterhaltskosten/Abgaben werden durch die Firma getragen. Kein Geschäftsauto ist es, wenn der Leasing-Vertrag auf den Mitarbeiter lautet und die Firma die Kosten dem Mitarbeiter vergütet (=Privatauto). Nicht jedes Geschäftsauto kommt auf den Lohnausweis (2.2). Feld F muss jedoch mit wenigen Ausnahmen (z.b. Poolwagen) immer angekreuzt werden. Seite 38

39 Privatanteil der Geschäftswagen Annahme: (Mitarbeiter darf Geschäftsauto privat nutzen ohne Bordbuchführung) Katalogpreis mit Zubehör CHF MwSt = CHF Kaufpreis mit Zubehör CHF MwSt = CHF Steuerliche Bewertungen für den Privatanteil: bis und mit 2003 Katalogpreis + MwSt, Privatanteil pro Monat 1%, somit Privatanteilaufrechnung von CHF Kaufpreis ohne MwSt, Privatanteil pro Monat 1%, somit Privatanteilaufrechnung von CHF Ab 2006 (vermutlich rückwirkend) Kaufpreis ohne MwSt, Privatanteil pro Monat 0.8%, somit Privatanteilaufrechnung von CHF Gegenüber der früheren Lösung ergibt sich somit in diesem Beispiel für den gleichen Wagen eine Einsparung von rund CHF pro Jahr! Seite 39

40 Geschäftsauto Dem Mitarbeiter steht für Geschäftsfahrten ab Firmendomizil ein Poolwagen zur Verfügung. In Ausnahmefällen kann der Wagen am Vorabend nach Hause genommen resp. am anderen Tag zurückgebracht werden. Seite 40

41 Geschäftsauto Dem Mitarbeiter steht für Geschäftsfahrten ab Firmendomizil ein Poolwagen zur Verfügung. In Ausnahmefällen kann der Wagen am Vorabend nach Hause genommen resp. am anderen Tag zurückgebracht werden. Hat keine Auswirkung auf den Lohnausweis, d.h. keine Aufrechnung, kein Vermerk im Feld F, keine AHV-Pflicht. Seite 41

42 Geschäftsauto Dem Mitarbeiter wird ein Geschäftswagen zur Verfügung gestellt, welcher ausschliesslich für Geschäftsfahrten und den Arbeitsweg benutzt werden darf. Seite 42

43 Geschäftsauto Dem Mitarbeiter wird ein Geschäftswagen zur Verfügung gestellt, welcher ausschliesslich für Geschäftsfahrten und den Arbeitsweg benutzt werden darf. Keine steuerliche Aufrechnung, keine AHV-Pflicht jedoch Kreuz im Feld F. Seite 43

44 Andere Leistungen: Definition Unter Ziffer 2.3 (oder Ziffer 7 = andere Leistungen) sind weitere vom Arbeitgeber ausgerichtete und von diesem bewertbare Gehaltsnebenleistungen (Fringe Benefits) anzugeben. Es gelten alle Leistungen des Arbeitgebers, die nicht in Geldform ausgerichtet werden. Sie sind grundsätzlich zum Marktwert bzw. Verkehrswert zu bewerten. Dabei gilt der im Markt üblicherweise zu bezahlende bzw. der üblicherweise ausgehandelt Preis. Werden mehrere solche Leistungen entrichtet, so sind sie zu bezeichnen und die Werte separat aufzuführen. Seite 44

45 Andere Leistungen: Definition Unter Ziffer 14 sind Gehaltsnebenleistungen aufzuführen, die der Arbeitgeber nicht selber bewerten kann. Als solche gelten geldwerte Vorteile verschiedenster Art. Dazu gehören insbesondere Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitnehmer gratis oder zu einem besonders tiefen Vorzugspreis erworben hat. Ein Hinweis ist nicht notwendig, wenn es sich um eine Vergünstigung handelt, die als geringfügig betrachtet wird. Als geringfügig gelten die branchenüblichen Rabatte, sofern der Arbeitgeber diese ausschliesslich dem Arbeitnehmer zu dessen Eigengebrauch und zu einem Preis, der mindestens die Selbstkosten deckt, zukommen lässt. Seite 45

46 Transport Die Mitarbeiter erhalten ein Generalabonnement der SBB Seite 46

47 Transport Die Mitarbeiter erhalten ein Generalabonnement der SBB Wird ein Generalabonnement auch geschäftlich benötigt, so erfolgt keine Aufrechnung, jedoch ein Kreuz im Feld F. Ohne geschäftliche Notwendigkeit ist das Generalabonnement zum Marktwert unter Ziffer 2.3 zu deklarieren (kein Kreuz im Feld F), auch AHV-pflichtig. Seite 47

48 Rabatte Drittfirmenrabatte/Firmenrabatte in Kombination Der Arbeitgeber gibt seinen Mitarbeitern verbilligt Reka-Schecks in der Höhe von CHF resp. CHF ab. Seite 48

49 Rabatte Drittfirmenrabatte/Firmenrabatte in Kombination Der Arbeitgeber gibt seinen Mitarbeitern verbilligt Reka-Schecks in der Höhe von CHF resp. CHF ab. Vergünstigungen von Reka-Schecks bis zur Höhe von CHF pro Jahr und Mitarbeiter müssen nicht deklariert werden und sind steuerfrei. Die Differenz zwischen CHF 600. und CHF (= CHF ) ist steuer- und AHV-pflichtig und unter Ziffer 2.3 aufzuführen. Aktuelle Praxis AHV: bei Überschreiten des Betrages von Vergünstigung ist der ganze Betrag ( ) geschuldet. Änderung möglich. Seite 49

50 Weitere Leistungen Der Arbeitgeber stellt dem Mitarbeiter ein Mobiltelefon zur Verfügung, welches in erster Linie geschäftlich genutzt werden sollte. Seite 50

51 Weitere Leistungen Der Arbeitgeber stellt dem Mitarbeiter ein Mobiltelefon zur Verfügung, welches in erster Linie geschäftlich genutzt werden sollte. Keine Aufrechnung als Privatanteil für die Benützung des Mobiltelefons (Hardware/Abonnement). Privattelefongespräche sollten gelöst werden (im Grundsatz darf kein Privattelefongespräch durch die Firma vergütet werden). Muss im Spesenreglement entsprechend formuliert und organisatorisch gelöst werden (gewisser Freibetrag möglich). Seite 51

52 Weitere Leistungen Der Arbeitgeber stellt dem Mitarbeiter eine Kreditkarte für geschäftliche Zwecke zur Verfügung. Seite 52

53 Weitere Leistungen Der Arbeitgeber stellt dem Mitarbeiter eine Kreditkarte für geschäftliche Zwecke zur Verfügung. Detaillierte Überprüfung der Rechnungen, Abrechnungen unbedingt erforderlich (Lebenshaltungskosten von echten Spesen trennen, echte Spesen, die allenfalls in der Höhe beschränkt sind) Seite 53

54 Weitere Leistungen Geschenke Bei besonderen Ereignissen übergibt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Naturalgeschenk: Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Geschenke Barbetrag von CHF für eine bestandene Prüfung Seite 54

55 Weitere Leistungen Geschenke Bei besonderen Ereignissen übergibt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Naturalgeschenk: Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Geschenke Übliche Naturalgeschenke (Weihnachts-/ Geburtstagsgeschenke usw.) sind bis zu CHF pro Ereignis nicht zu deklarieren. AHV-Pflicht (WML 2134) nicht pro Ereignis. Barbetrag von CHF für eine bestandene Prüfung Steuerpflichtig aber nicht AHV-pflichtig, Lösung über Gutscheine bezüglich Steuern. Seite 55

56 Versicherungen Krankenkasse Der Arbeitgeber vergütet pro Mitarbeiter monatlich CHF der Krankenkasse. Seite 56

57 Versicherungen Krankenkasse Der Arbeitgeber vergütet pro Mitarbeiter monatlich CHF der Krankenkasse. Krankenkassenbeiträge sind immer steuerbares Einkommen (Ziffer 7) Bei Gleichbehandlung besteht keine AHV-Pflicht. Falls der Arbeitgeber dies dem Mitarbeiter direkt ausbezahlt, sind diese Beiträge auch AHVpflichtig. Seite 57

58 Versicherungen Kollektiv-Krankentaggeldversicherung / Unfall-Zusatzversicherung Der Arbeitgeber hat für die Mitarbeiter eine Kollektiv-Versicherung abgeschlossen und bezahlt die entsprechenden Prämien. Seite 58

59 Versicherungen Kollektiv-Krankentaggeldversicherung /Unfall-Zusatzversicherung Der Arbeitgeber hat für die Mitarbeiter eine Kollektiv-Versicherung abgeschlossen und bezahlt die entsprechenden Prämien. Keine Steuerpflicht, keine AHV-Pflicht, kein Vermerk auf dem Lohnausweis (wäre bis anhin steuerbares Einkommen gewesen) Bei Einzelversicherungen immer steuerpflichtig. Seite 59

60 Aus- und Weiterbildung Die Variationen sind vielfältig und müssen auf die Firmenbedürfnisse abgestimmt werden: 1. Spesenreglement überprüfen (nicht mehr Bestandteil des Spesenreglements) 2. Ausbildungsreglement nach den entsprechenden Kriterien erstellen resp. überarbeiten Seite 60

61 Aus- und Weiterbildungsreglement Bezüglich der Anforderungen im Zusammenhang mit dem neuen Lohnausweis und der entsprechenden Deklarationspflicht, insbesondere bei Teilzahlungen, Rückzahlungsverpflichtungen und Vorauszahlungen, ist es wichtig, Ausbildungsvereinbarungen mit den Mitarbeitern abzuschliessen. Wir empfehlen, diese Grundlagen mit einer Fachperson zu erarbeiten und zu formulieren. Seite 61

62 Aus- und Weiterbildung: Definition Ausbildungskosten sind als Auslagen zu verstehen, die anfallen, um die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse zur Ausübung eines Berufs zu erlernen. Als Ausbildungskosten gelten auch Auslagen, die zum Aufstieg in eine vom bisherigen Beruf eindeutig zu unterscheidende höhere Berufsstellung oder gar zum Umstieg in einen anderen Beruf dienen. Der Ausbildung werden Lehrgänge zugeordnet, welche die Fähigkeiten und Grundkenntnisse zur Ausübung eines Berufes vermitteln. Seite 62

63 Aus- und Weiterbildung: Definition Als Weiterbildungskosten gelten Aufwendungen zur Aktualisierung, Vertiefung oder Erweiterung von in der Ausbildung oder Praxis erlerntem Fachwissen, welches für die gegenwärtige berufliche Tätigkeit oder im Hinblick auf einen Aufstieg im angestammten Beruf nützlich ist und im Rahmen des Üblichen liegt. Es handelt sich um Aufwendungen, welche die Erhaltung und / oder Sicherung der vom Steuerpflichtigen erreichten beruflichen Stellung oder den Aufstieg in eine gehobenere Stellung im angestammten Beruf bezwecken. Seite 63

64 Aus- und Weiterbildung: Definition Es geht um Auslagen, die getätigt werden, um auf dem Laufenden zu bleiben oder den steigenden resp. neuen Anforderungen zu genügen. Der Zusammenhang ist nur gegeben, wenn sich diese Auslagen auf Kenntnisse beziehen, die bei dieser beruflichen Tätigkeit verwendet werden können. Diese Aufwendungen sind in der Steuererklärung des Mitarbeiters abzugsfähig. Seite 64

65 Aus- und Weiterbildung Die Firma offeriert dem Mitarbeiter einen Weiterbildungskurs. Der Mitarbeiter meldet sich bei der Schule direkt an, die Rechnung erhält jedoch die Firma. Die Kosten für den Kurs betragen CHF Der Arbeitgeber vergütet der Schule den Betrag direkt. Beiträge an die Aus- und Weiterbildung, die der Arbeitgeber an Dritte leistet, sind anzugeben, wenn sie für einen bestimmten Arbeitnehmer geleistet werden und in einem Jahr CHF übersteigen. Der Arbeitgeber hat nicht zu unterscheiden zwischen Weiterbildungs- und Ausbildungskosten. Somit kein Vermerk unter Ziffer Ziffer 13.3 dient lediglich als Hinweis und bildet und ist auf dem Formular nie im Bruttolohn enthalten. Quellensteuerpflicht? Seite 65

66 Aus- und Weiterbildung Ein Mitarbeiter kann in einem Jahr ein Sprachdiplom (CHF ) erwerben und macht gleichzeitig einen Weiterbildungskurs mit Diplom- Abschluss (Kosten dieses Kurses CHF ). Die Rechnungen gehen direkt an die Firma und nicht an den Mitarbeiter. Der Kurs von CHF ist auf dem Lohnausweis unter Angabe der Art des Kurses bei Ziffer 13.3 aufzuführen, nicht aber allfällige Reisespesen. Nicht aufzuführen ist jedoch der Sprachkurs / Wegleitung Ziffer 61. Seite 66

67 Aus- und Weiterbildung Der Mitarbeiter möchte einen Kurs besuchen, der CHF kostet. Da es teilweise auch im Interesse der Firma liegt, übernimmt die Firma die Hälfte der Kosten. Vermerk auf dem Lohnausweis unter Ziffer 13.3, Anteil Arbeitgeber an den Schulkosten = CHF (AHV?). (Es ist ratsam, dass die Firma auch Beträge in denjenigen Fällen aufführt, bei welchen der Grenzwert (CHF ) nicht erreicht wird, damit der Mitarbeiter allenfalls seinen persönlichen Anteil in der Steuererklärung abziehen kann). Seite 67

68 Spesen Keine Mischung mehr von Pauschalspesen und effektiven Spesen Änderung der Kategorisierung der Spesenarten Übrige Spesen ( / ) genauere Umschreibung notwendig Neue Lohnarten erstellen Je nach Umständen Detaillierung auf Beilageblatt notwendig Finanzbuchhaltungskonti müssen unter Umständen angepasst werden Alle Unternehmen, welche weder über ein genehmigtes Spesenreglement verfügen noch die Vereinfachung gemäss Wegleitung anwenden können, müssen auf dem Lohnausweis neu für sämtliche Mitarbeiter sowohl die effektiven als auch die Pauschalspesen ausweisen. Seite 68

69 Spesenreglement Ein Spesenreglement bezweckt: Die Regelung der Ansprüche auf Entschädigung der effektiven Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen, sowie weiterer geschäftlich begründeter Auslagen Die Regelung der Pauschalspesen für leitendes Personal und Aussendienstmitarbeiter Die Regelung der Geschäftswagen Die Regelung von Expatriates Seite 69

70 Spesenreglement Vorteile sind: Klare und transparente Regelungen Attraktivität des Arbeitsplatzes / Gleichbehandlung der Mitarbeiter Rationalisierung und Entlastung der Mitarbeiter und der Personaladministration, falls effektive Spesen nicht aufgeführt werden müssen Seite 70

71 Struktur des Spesenreglements Aufbau des Spesenreglements Allgemeiner Teil Spesenansätze Administrative Bestimmungen Verschiedene Reglemente möglich Grundreglement, welches für alle Mitarbeiter Gültigkeit hat Zusatzreglemente z.b. für leitende Angestellte Musterreglement der Steuerbehörden auf diversen Web-Pages (auch abrufbar, die aber nie vollständig und auf die individuelle Unternehmung zugeschnitten sind. Seite 71

72 Spesenreglement Zu berücksichtigen sind des weiteren auch die übrigen Kosten wie: Repräsentationsauslagen mit Kunden Kleinauslagen Kreditkarten Mobiltelefon und elektronische Agenda, sowie weitere elektronische Geräte und Anschlüsse Reisevorbereitungen usw. Zusätzliche Fringe Benefits, welche als Spesen und nicht als Lohn gelten können! Seite 72

73 Genehmigtes Spesenreglement Vorteile: Sicherheit vor Aufrechnungen durch das Steueramt und in der Regel auch von den Sozialversicherungsbehörden Dispens von der Bescheinigungspflicht der effektiven Spesen auf dem Lohnausweis Dispens vom Plausibilitätsnachweis der Pauschalspesen Optimierung Sozialversicherungen und Steuern Pauschalspesen sind nicht quellensteuerpflichtig Seite 73

74 Vereinfachte Deklaration Keine Deklarationspflicht besteht, wenn folgende Vorgaben eingehalten werden: Übernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet Die Höhe der effektiven Spesenvergütungen für Mittag- oder Abendessen entspricht in der Regel einem Wert von max. CHF 35 bzw. die Pauschale für eine Hauptmahlzeit beträgt max. CHF 30 Kundeneinladungen usw. werden gegen Originalbelege abgerechnet Die Benutzung öffentlicher Transportmittel erfolgt gegen Beleg Für die geschäftliche Benutzung des Privatwagens werden max. CHF 0.70 pro Kilometer vergütet Kleinspesen werden, soweit möglich, gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale von max. CHF 20 vergütet Seite 74

75 Vereinfachte Deklaration Werden alle diese Vorgaben eingehalten, genügt es, im kleinen Feld bei Ziff des Lohnausweises ein Kreuz einzusetzen. Auf die Angabe des effektiven Spesenbetrages kann verzichtet werden Pauschale Spesenvergütungen fallen aber nicht darunter und sind bei allen Arbeitnehmern im Lohnausweis betragsmässig anzugeben (gilt auch bei genehmigten Spesenreglementen) Pauschale Spesenvergütungen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen Pauschalspesen sind bei nicht genehmigten Spesenreglementen quellensteuerpflichtig Seite 75

76 Pauschalspesen Was sind Pauschalspesen? (Ziffer 13.2) Vertrauensspesen, die Kleinauslagen (i.d.regel bis CHF 50.--) abdecken Diese können in Form von Repräsentationsspesen oder Autopauschalen bezahlt werden Keine Pauschalspesen sind Fallpauschalen wie z.b.: (Ziffer 13.1) Pauschale Essenentschädigung z.b. CHF 30. pro Mahlzeit Pauschale Kilometerentschädigung z.b. CHF 0.70 Seite 76

77 Bestehende genehmigte Spesenreglemente Genehmigte Spesenreglemente müssen nicht überprüft resp. angepasst werden, sondern behalten ihre Gültigkeit, auch wenn sie von den neuen Regelungen abweichen Bei Bedarf können die kantonalen Steuerverwaltungen wie auch die Unternehmen Anpassungen verlangen resp. vornehmen Ausnahme: Ausgenommen sind Spesenreglemente, welche von der Steuerverwaltung des Kantons Genf für die Steuerperiode 2006 und früher genehmigt worden sind Seite 77

78 Bestehende genehmigte Spesenreglemente Geschäftsauto Es ist möglich, dass bezüglich des Anrechnungssatzes für die Geschäftsautos, die jetzt noch monatliche Aufrechnungen für den Privatanteil von 1% (mit resp. ohne MwSt) haben, teilweise rückwirkend ab 1. Januar 2006, je nach Kanton, resp. ab Januar 2007 den Ansatz von 0.8% generell anwenden dürfen und dass die genehmigten Spesenreglemente in diesem Punkt pauschal abgeändert werden dürfen, ohne dass eine zusätzliche Genehmigung eingereicht werden muss. Seite 78

79 Empfehlung betr. Spesenreglement Für jede Firma ist es empfehlenswert, ein Spesenreglement aufzusetzen und durch einen Spezialisten überprüfen zu lassen, damit klar festgestellt werden kann, was auf dem Lohnausweis aufgeführt werden muss und was nicht resp. ob eine Genehmigung durch die Steuerbehörden sinnvoll ist, um Steuer- und Sozialversicherungsprobleme zu vermeiden. Jede Firma ist unterschiedlich und hat andere Bedürfnisse. Das Musterspesenreglement deckt nur die häufigsten Ansätze ab und ist nie vollständig. Seite 79

81 Handlungsbedarf Handlungsbedarf Der Handlungsbedarf wurde aufgrund ausgewählter Beispiele aufgezeigt. Je nach Ausgangslage in der Unternehmung sind mehr oder weniger Aktionen notwendig so z.b. noch zusätzlich: Vervollständigen des Wissens und der Informationen generell im Softwareprogramm Schliessen der Prozesslücken Software-Defizite Bereitschaft zum Hinterfragen von Bestehendem und somit effiziente Umsetzung der tangierten Bereiche Seite 81

82 Zeitlicher Ablauf 3-Phasen-Modell Jul 06 Aug 06 Sep 06 Okt 06 Nov 06 Dez 06 Jan 07 Feb 07 Mrz 07 Apr 07 1 Zusammensetzen Projektteam 2 IT, FIBU, HR abklären 3 Risikoanalyse (Review) durchführen 4 Budget sprechen 5 Start-Schuss (Kick-Off) 6 Erstellen / Anpassen von Verträgen und Reglementen (Spesen, Personal, Aus- und Weiterbildung) 7 Umsetzung Risikominimierung 8 IT (z.b. Release-Wechsel - Lohnarten) 9 FIBU (Kontenplan, Kostenstellen etc) 10 Prozesse umsetzen 11 erste Anpassungen Lohnausweis alt 12 "Der neue Lohnausweis" produktiv MITARBEITER-INFORMATION Seite 82

84 Unsere Dienstleistungen Lohnausweisberatung und Salär-Review mit Gehaltsnebenleistungen (richtige Festlegung und Inhalt) Spesenreglemente Review und Neuerstellung resp. Anpassung Aus- und Weiterbildungsgrundlagen erstellen Beratung in Spezialfällen Outsourcing Saläradministration Berechnungen von Lohnabrechnungen / Schattensalären inkl. Lohnausweis Unterstützung bei Sozialversicherungsfragen inkl. Entsandtenbescheinigungen, E101 etc. Unterstützung bei Quellensteuerfragen Steuererklärungen Koordination bei internationalen Steuerpflichten Steueroptimierung bei Doppelwohnsitzen Seite 84

85 Fragen? Tony Brey Tel Brigitte Zulauf Tel