Volle Kontrolle. Volle Kontrolle über Ihre Verträge. otris contract Vertragsmanagement. Durch die operative Führung der Vertragsprozesse.

Transkript

1 Volle Kontrolle über Ihre Verträge. Volle Kontrolle über Ihre Verträge. Durch die operative Führung der Vertragsprozesse. Durch die operative Führung der Vertragsprozesse. software vereinfacht Verantwortung.

2 02

3 03 Wie verwalten Sie Ihre geschäftskritischen Verträge? Verträge sind die Grundlage jeder geschäftlichen Beziehung. Immer mehr Unternehmen erkennen das Potenzial, in diesem Bereich durch moderne Software-Lösungen Abläufe nachhaltig zu optimieren, die Sicherheit zu erhöhen und Kosten zu sparen. Nicht nur Juristen, Controller oder Einkäufer schätzen die Zuverlässigkeit und Flexibilität von. Unternehmen des Mittelstandes und große Konzerne sind von der Leistungsfähigkeit des Systems überzeugt. Egal, in welcher Branche Sie einsetzen möchten, unsere Software-Lösung unterstützt Sie bei der effizienten Verwaltung Ihrer Verträge. Aus IT-Perspektive ist optimal für den Einsatz bei HeidelbergCement: Es lässt sich leicht warten, einfach erweitern und man muss nicht ständig externe Consultants beauftragen, da man kleine Änderungen selber durchführen kann. Christian Günther, Business Analyst, HeidelbergCement AG hat Fujitsu sehr geholfen, das im Einkauf erfolgreich zu zentralisieren. Karsten Buntrock, General Manager Global Sourcing bei Fujitsu

4 04 Sicheres und effizientes für alle Branchen Mit haben Sie selbst komplexe Genehmigungsworkflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung sicher im Griff. Egal ob es sich um Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, Kauf-, Kooperationsverträge oder Service-Level-Agreement handelt. Sie suchen ein hochmodernes System, mit dem Sie Ihre Verträge sicher und übersichtlich organisieren können? Mit bieten wir Ihnen ein webbasiertes System zur zentralen Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen. Sämtliche Dokumente, Informationen sowie weitere Anlagen sind in digitalen Vertragsakten organisiert schnell auffindbar. Der Informationsstand ist für alle Beteiligten stets aktuell und einheitlich. Detaillierte Schreib und Leserechte gewährleisten den sicheren Umgang mit vertraulichen Vertragsdokumenten. Sie erwarten von einer Software-Lösung eine deutliche Steigerung der Effizienz? ist extrem effizient, da es Ihre abteilungsübergreifende Teamarbeit optimiert: Durch die digitale Versendung von Dokumenten und Wiedervorlagen sowie das Delegieren von Aufgaben werden organisatorische Hürden überwunden. Das spart Zeit und somit auch Kosten. Sie wollen Risiken minimieren und eine optimale Fristenkontrolle? stellt Ihnen wichtige Termine sowie einen globalen Fristenkalender zur Verfügung. Fristen, Kündigungs- oder Verlängerungsoptionen werden automatisch überwacht. Sie erhalten frühzeitig alle nötigen Informationen und Warnungen und sind vor unnötigen Risiken geschützt.

5 05 Die otris-lösung konnte schnell erfolgreich eingeführt werden und fand direkt Akzeptanz. Wir schätzen sehr die Erweiterbarkeit der Lösung und den schnellen und zuvorkommenden Service. Meike-Uta Hansen, General Manager Procurement, Einkaufsleitung, TNT Express GmbH Sie suchen ein System mit hoher Wirtschaftlichkeit? bietet Ihnen Zeitersparnis durch die zentrale Abbildung der Verträge, Transparenz durch den sofortigen Zugriff auf alle Vertragsinformationen und die Sicherheit, dass alle Termine und Fristen eingehalten werden. Dies sind nur einige Punkte, die einen schnellen Return on Invest gewährleisten. Anpassungen mussten nicht vorgenommen werden, da das angebotene system alle Anforderungen der Nutzer erfüllt hat. Helmut Kolz, Leiter Einkauf, Stiftung caesar, assoziiert mit der Max-Planck-Gesellschaft Sie benötigen eine leistungsfähige Standardanwendung? In der Basisversion bildet alle Vorgänge für ein modernes ab. Diese Lösung ist optimal für Unternehmen, die mit digitalem beginnen wollen.

6 06 Arbeitsplatz mit Vertragsdokument in der digitalen Vertragsmappe Sie wollen Ihre Basisversion zukünftig durch Module erweitern? ist optional erweiterbar. Wenn Sie wollen, dann wächst das System mit. Bis hin zu einer Anwendung, mit der auch große Konzerne ihr weltweit koordinieren. Sie erwarten Flexibilität bei möglichen Erweiterungen? ist ein modernes und durchdachtes System. Die berechtigten Mitarbeiter haben alle relevanten Daten auf einen Blick verfügbar. Die Flexibilität ist beeindruckend, besonders bei der Erstellung von individuellen Formularen ist dies von großem Vorteil. Jan Merzweiler, IT-Leiter Zentralinstitut für Seelische Gesundheit, Mannheim Die Grundidee von lässt sich auf weitere Geschäftsvorgänge erweitern und bietet viele Möglichkeiten, Dokumente oder Abläufe zu erstellen, zu bearbeiten oder zielgerichtet durchs Unternehmen zu leiten. Möglich wird dies durch frei definierbare Versendeszenarien oder grafisch modellierbare Workflows. Jederzeit können Sie das System für Themen wie zum Beispiel Asset-Management (Verwaltung ihrer Vermögensgegenstände), Marken- und Patentverwaltung, Rechnungs- oder Auftragsbearbeitung, Posteingang oder Kundenmanagement (CRM) erweitern.

7 07 Wir haben mit ein System gefunden, mit dem wir die Vertragsrisiken minimieren können, da die Verträge nun prozessgestützt optimal gestaltet, verhandelt und überwacht werden. Somit können wir unsere Wettbewerbsfähigkeit dauerhaft sichern. Thomas Grimberg, Projektleiter DAK- Gesundheit Sie haben spezielle Anforderungen und wünschen sich einen Maßanzug durch individuelle Programmierung? Die otris software AG ist seit 1998 spezialisiert auf die Entwicklung von Webanwendungen für das Geschäftsprozess-Management. Durch unsere außergewöhnliche Kompetenz im Bereich der Anwendungsentwicklung können wir Ihre Wünsche mit den modernsten Methoden realisieren. Wir schaffen Lösungen, die auch morgen noch State of the Art sind. Sie wünschen sich ein System, das Sie selbst gestalten und anpassen können? Das Besondere an ist das extrem flexible Architekturkonzept. So können Sie beispielsweise im Handumdrehen weitere Vertragstypen hinzufügen oder neue Vertragsstrukturen durch weitere Felder/Metadaten definieren. Mit dem Design-Assistenten gestalten Sie Ihre Bedienoberfläche bequem per Knopfdruck übers Web. Sie erwarten eine übersichtliche und gut zu bedienende Programmoberfläche? Moderne Software-Anwendungen müssen einfach und nutzerfreundlich konzipiert werden, um erfolgreich zu sein. Schließlich sollen Sie als Anwender intuitiv und ohne große Eingewöhnungszeit mit dem System arbeiten können. Auf der Arbeitsoberfläche von otris contract ist alles am rechten Platz, das System ist leicht zu erlernen. Sie erwarten eine reibungslose und zukunftssichere Integration in Ihre IT-Landschaft? Dank Web-Technologie ist eine Installation des Systems auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer nicht erforderlich. ist plattformunabhängig und wird mit der zentralen Datenbank ohne Komplikationen in Ihr IT-Umfeld integriert.

8 08 Bei der Auswahl eines geeigneten Systems haben wir neben den Kosten einen besonderen Fokus auf verschiedene qualitative Kriterien gelegt. Bei haben uns besonders die Systemarchitektur, die Funktionalitäten und die Anwenderfreundlichkeit des Systems überzeugt. Dr. Erich Groher, Direktor Einkauf, Deutsche Apotheker- und Ärztebank eg Sie erwarten ein anpassungsfähiges Lizenzmodell? Durch unser flexibles Lizenzmodell können Sie auch bei einer hohen Anzahl von System-Nutzern wirtschaftlich agieren. Denn wir kombinieren die sogenannten Named-User und Concurrent-User-Lizenzen. Wir können die Struktur unseres Unternehmens optimal in abbilden. Rolf Konrad, Zentraleinkauf, Trilux GmbH & Co. KG Sie wünschen sich einen kompetenten Partner, der auch nach der Einführung Ihres Systems an Ihrer Seite steht? Profitieren Sie von unserer Praxiserfahrung aus vielen hundert Projekten. Mit unseren Best Practices stehen wir Ihnen nicht nur während der Einführung Ihres -Systems zur Verfügung. Wir beraten Sie permanent und auf Wunsch sogar bis zur kompletten Übernahme der Administration oder dem Hosting der Lösung.

9 09 bietet Ihnen: schnelles Auffinden von Informationen und Dokumenten durch komfortable Such- und Filterfunktionalität umfangreiche DMS-Funktionen wie Versionierung und Ein- und Auschecken Überwachung von Vertragslaufzeiten mit Eskalationsmöglichkeiten einheitliche Termin- und Fristenkalender für alle Verträge Abbildung von Unternehmensstrukturen, Mandanten, Hierarchien und Kompetenzen sicheren Umgang mit vertraulichen Vertragsdokumenten die komplette Administration des Systems sowie die individuelle Gestaltung der Programmoberfläche bequem über den Webbrowser die flexible Erstellung von Auswertungen und Reports Verwaltung und Versionierung aller zu den Verträgen gehörigen Dokumente und Korrespondenzen Protokollierung der Zugriffe und Aktivitäten komfortable Filter- und Suchfunktionen mit Volltextsuche die Ausbaumöglichkeit zu einem vollständigen Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement- System Einhaltung von Kündigungen und Verlängerungen Übersicht über alle Vertragskosten und/oder -einnahmen detaillierte Informationen zu Vertragspartnern und Lieferanten innovative Anbindung an SAP oder andere ERP-Systeme. spezifische Vergabe von Rechten auf der Ebene von Verträgen, Vertragsarten, Benutzern, Benutzergruppen, Organisationseinheiten die sichere und reibungslose Integration von Fremdsystemen und Datenbanken über standardisierte Schnittstellen Unterstützung von der Vertragserstellung bis zur Unterzeichnung Wiedervorlagen und - Erinnerungsfunktionen für Vertragsfristen und Termine

10 10 Erweitern Sie Ihren Horizont die Module im Überblick Erweitern Sie Ihre -Anwendung durch leistungsfähige Module. Je nach Bedarf gestalten Sie Ihre individuelle -Umgebung. Mandantenverwaltung Das Modul Mandantenverwaltung ermöglicht es, zusätzliche Berechtigungsstrukturen für die Ablage und den Zugriff auf Verträge auf der Basis von Organisations hierarchien bzw. Gesellschaftsstrukturen abzubilden. Controlling Durch das Controlling-Modul können Zahlungspläne, finanzielle Verbindlichkeiten oder Einnahmen erfasst, grafisch und tabellarisch dargestellt, ausgewertet und in Excel-Arbeitsmappen übertragen werden. LDAP-Kopplung Das Modul LDAP-Kopplung ermöglicht Benutzern die Anmeldung mit - aus anderen Anwendungen - bereits vertrauten Passwörtern. Dies erfolgt z.b. durch eine Authentifizierung über den Microsoft Verzeichnisdienst Active Directory. Eine Single Sign-on Unterstützung ist gewährleistet. Verschlüsselung Mittels des Verschlüsselungsmoduls werden Dokumente, die in eingebunden werden, mit einem 256-bit-Schlüssel (AES-Verfahren) in einem Verzeichnis auf dem Server abgelegt.

11 11 Unternehmerische Risiken durch Fristenversäumnisse können heute praktisch ausgeschlossen werden. Dr. Holger G. Syrbe, Projektleiter und Syndikusanwalt, DAW SE

12 12 Workflow Engine Das Workflow-Modul besteht aus der Workflow-Engine und einem Add-In für Microsoft Visio. Die Workflow- Engine steuert die Workflow-Funktionalität in otris contract und ermöglicht in Kombination mit dem Visio Add-In die grafische Definition von Geschäftsprozessen. Die Basisversion enthält bereits die Möglichkeit, lineare Versendeprozesse abzubilden. Die Workflow-Engine bietet darüber hinaus auch die Möglichkeit der Abbildung komplexer Workflows (z.b. Workflows mit Rückkopplungen und feldwertabhängigen Entscheidungen). Für die Entwicklung in Visio kann auf sämtliche Benutzer- und Mappendefinitionen sowie die gesamte Verrechtungs-Struktur zugegriffen werden. Geschäftsprozesse werden integriert und laufen automatisiert ab. Signaleingänge steuern das automatisierte Versenden von s. Die Kopplung an Fremdsysteme wird über offene Schnittstellen gewährleistet. SAP Connector Der SAP Connector ermöglicht als bidirektionale Schnittstelle die Übernahme von Geschäftspartner- und Vertragspartnerkontakten aus SAP heraus. Er bietet ebenfalls die Möglichkeit, Verträge als Linkverweise nach SAP zu übertragen. Weitere Anwendungsszenarien sind nach Absprache möglich. REPORTING inkl. Reportdesigner REPORTING ist eine in integrierte Business Intelligence-Lösung. Mit REPORTING können beliebige Daten aus oder anderen Quellen in Form von Berichten abgerufen werden. Zusätzlich zu den bereits in der Basisversion enthaltenen Auswertungen können mit REPORTING individuelle Auswertungen nach den jeweils relevanten Kriterien durch den Kunden erstellt werden. Die Ausgabe der Auswertungen ist im Corporate Design des Kunden sowie individuellen gängigen Ausgabeformaten und Diagrammtypen möglich. REPORTING generiert auf Wunsch alle Berichte automatisch und regelmäßig an frei definierbare Verteilerkreise per . Zertifizierte Archivkomponente Durch die Einbindung der Archivkomponente wird um ein leistungsfähiges Langzeitarchiv erweitert. Die Archivkomponente ist durch die KPMG zertifiziert und ermöglicht eine revisionssichere Archivierung. -Nutzer können auf diesem Weg - in Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien - von modernsten Archivierungsfunktionen profitieren. Die Zertifizierung der Archivkomponente (EAS / Embedded Archive Storage) erfolgte nach IDW PS880. Die otris-archivkomponente erfüllt dabei die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie das Bundesdatenschutzgesetz. Die KPMG-Zertifizierung gilt für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

13 13 Auszug aus unserer Kundenliste: Gütesiegel otris Software im Einsatz Die Produktfamilie der otris bietet Lösungen, die einzeln oder auch in Kombination als Unternehmenslösung eingesetzt werden können. Sie stehen für: hohe Datenaktualität, einen ganzheitlichen, transparenten Überblick sowie die Einhaltung von Richtlinien und Fristen. otris corporate Beteiligungsmanagement otris compliance Richtlinienmanagement otris privacy Konzerndatenschutz ALTANA AG, Arkema GmbH, Asklepios Klinik Wiesbaden GmbH, Bechtle AG, BNP Paribas Factor GmbH, comdirect bank Aktiengesellschaft, DAK-Gesundheit, DAW SE, DB Schenker AG, Deutsche Apotheker- und Ärztebank e.g., Deutsche Bahn AG, DFL Deutsche Fußball Liga GmbH, Die Justiz des Landes Nordrhein- Westfalen, DIESEL TECHNIC AG, Eckert & Ziegler AG, EPCOS AG, Ernst Klett AG, Falke KGaA, Fujitsu Technology Solutions GmbH, Gameforge AG, gemeinnützige ProCurand GmbH & Co. KGaA, Genzyme GmbH, GILDEMEISTER Beteiligungen GmbH, Hamburger Sparkasse AG, HeidelbergCement AG, HELLA KGaA Hueck & Co., Henkel AG & Co. KGaA, Hewlett-Packard CDS GmbH, HOERBIGER Holding AG, Hubert Burda Media Holding Kommanditgesellschaft, Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW), Isar Kliniken GmbH, KAMAX Holding GmbH & Co. KG, Karstadt Sports GmbH, Klinikverbund Südwest GmbH, Kreisverwaltung Gütersloh, KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH, Landesamt für Natur, Umwelt und Verbraucherrechte NRW, Landeshauptstadt Düsseldorf, Landkreis Darmstadt-Dieburg, M. DuMont Schauberg GmbH & Co. KG, Mast-Jägermeister SE, METRO AG, Mindjet GmbH, NEC Display Solutions Europe GmbH, Nippon Express (Europe) GmbH, Oettinger Davidoff AG, OTTO (GmbH & Co. KG), Parship GmbH, ROLAND Rechtsschutz-Versicherungs-AG, Rudolf Wöhrl AG, Sanofi-Aventis Deutschland GmbH, Sartorius Corporate Administration GmbH, Schaltbau Holding AG, SPIEGEL-Verlag Rudolf Augstein GmbH & Co. KG, Stadt Cottbus, Swiss Life AG Niederlassung Deutschland, ThyssenKrupp AG, TNT Nederland B.V., TOSHIBA TEC Europe Retail Information Systems S.A., TRILUX GmbH & Co. KG, trivago GmbH, TÜV Informationstechnologie GmbH, Universität Basel, Vitra Holding GmbH, Zoo Leipzig GmbH

14 14 Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten-Management unterstützt die otris software AG Entscheider in Unternehmen, Führungsverantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt die otris Software- Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge vollumfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert werden. Das Leistungs-Portfolio umfasst die Bereiche: für zuverlässiges, otris corporate für übersichtliches Beteiligungs management, otris compliance für nachhaltiges Richtlinienmanagement sowie otris privacy für sicheres Datenschutzmanagement. Die otris-software-lösungen basieren auf eigenen, praxisbewährten Technologieplattformen, ergänzen sich systemisch und stehen für Funktionalität in Technologie und Bedienbarkeit. Sie können einzeln als auch in Kombination oder als Komplett-Lösung eingesetzt werden. Die Softwarebausteine steuern und hierarchisieren die betreffenden Daten aktiv, gewährleisten einfachste Bedienbarkeit und werden laufend optimiert. Führungskräfte überblicken auf diese Weise komplexe Verwaltungsvorgänge mit einem Klick und treffen ihre Entscheidungen aufgrund klarer Sachlagen. Die otris software AG betreut mittelständische und international tätige Kunden in ganz Europa. Dabei überzeugt sie mit der Fähigkeit, ihre standardisierte Software genau auf die Kundenanforderungen anzupassen. Kundendialog und kooperatives Projektvorgehen sichern den maximalen fachlichen und betriebswirtschaftlichen Nutzen: Standardsoftware wird zur Individuallösung.

15 15 Kontakt Sie möchten mehr über unser -System erfahren? Rufen Sie uns an und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin mit uns. Wir stehen Ihnen unter der Rufnummer zur Verfügung. Ihre erreicht uns unter Gerne können Sie uns auch besuchen. Die Büroräume unserer Firmenzentrale befinden sich im Harenberg City-Center direkt am Dortmunder Hauptbahnhof. Der Standort gehört zu den modernsten Bürostandorten der Region. Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen.

16 DE-16-01/V.1.0 otris software AG Königswall 21 D Dortmund Fon +49 (231) otris corporate Beteiligungsmanagement otris compliance Richtlinienmanagement otris privacy Konzerndatenschutz