Severns Konzept zur effizienten Umsetzung regulatorischer Anforderungen

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1 _Fact Sheet Severns Konzept zur effizienten Umsetzung regulatorischer Anforderungen Strukturierte Gap-Analyse bestimmt den Handlungsbedarf durch InvMaRisk, BVI WVR, UCITS IV schnell und zuverlässig

2 _ Herausforderung: Gleichzeitige Umsetzung mehrerer regulatorischer Anforderungen Die Fondsindustrie sieht sich derzeit einer fast unendlichen Kette neuer regulatorischer Anforderungen gegenüber, die alle zeitnah umgesetzt werden müssen. Es handelt sich dabei sowohl um neue Anforderungen, die im Kontext der Harmonisierung des europäischen Binnenmarktes entstanden sind (UCITS IV), als auch um Regularien, die von der BaFin erlassen wurden, um das Risikomanagement zu konkretisieren (InvMaRisk) oder um die Marktintegrität zu fördern und den Anlegerschutz zu stärken (BVI Wohlverhaltensregeln). InvMaRisk, BVI WVR und UCITS IV stellen drei der wichtigsten Neuerungen dar. Bezeichnung InvMaRisk Wesentlicher Inhalt Anforderungen an das Risikomanagement auf Sondervermögen- und sebene: Inhalt und Umfang der Organisationsrichtlinien, Vergütungssysteme, Dokumentationspflichten, Compliance-Funktion, Mitarbeitergeschäfte und Vorgaben zur Internen Revision. Primäre Rechtsquelle 9a, 16 InvG BVI WVR KAG handelt im ausschließlichen Interesse der Anleger und der Integrität des Marktes, wirkt Interessenkonflikten entgegen und definiert Grundsätze zur marktgerechten Abwicklung und Gleichbehandlung der Anleger. 9 InvG UCITS IV Harmonisierung der europäische Investmentbranche: Europäische Verwaltungsgesellschaft, grenzüberschreitende Verwaltung, grenzüberschreitende Fondsverschmelzungen, Master-Feeder-Strukturen und die Informationspflichten (Key Information Document-KID). UCITS- Richtlinie 2009/65/EG Die neuen Anforderungen betreffen sowohl die en an sich als auch deren Sondervermögen. Die Vielfalt an Themen (von der Überarbeitung der Vertriebs- und Produktstrategie bis hin zur Gestaltung von Kontrollprozessen in der gesamten Organisation) stellt einen erheblichen Grad an Komplexität dar. Der vorgegebene Zeitrahmen für die Erfüllung der Anforderungen erfordert eine parallele Abwicklung und Umsetzung aller Themenfelder in der Organisation. In den seltensten Fällen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, derartige Projekte neben ihrem Tagesgeschäft effizient und effektiv zu begleiten. Fazit: Die Menge und Komplexität der neuen Anforderungen für die Fondsindustrie führt zu aufwendigen Maßnahmen, die interne Ressourcen intensiv binden und die en überfordern oder gar stark belasten. Severn Consultancy GmbH, Hansa Haus, Berner Str. 74, Frankfurt am Main, Seite 2

3 _ Lösung: Fachliche Schnittmengen der neuen Anforderungen nutzen Tatsächlich gibt es aus einer praxisorientierten Sichtweise große Schnittmengen zwischen den meisten neuen Regularien. Schnittmengen verschiedener Anforderungen definieren Unter Berücksichtigung der thematischen Schnittstellen hat Severn ein Analysekonzept entwickelt. Über 250 Anforderungen aus den InvMaRisk, BVI WVR und aus UCITS IV wurden analysiert und in Anforderungsgruppen zusammengefasst. Die Bildung dieser Cluster (z.b. operationelles Risikomanagement, Compliance, Interne Revision, Risikocontrolling, Fondsmanagement etc.) ermöglicht einen single point of contact in die. Der fachliche Bezug bestimmt die Zuordnung innerhalb der Aufbauorganisation und damit die Zuweisung einer Ansprechperson zur Überprüfung der Anforderungen. Dieses strukturierte Vorgehen beschränkt die Anzahl benötigter Expertenworkshops auf ein Minimum und gewährleistet gleichzeitig, dass unterschiedliche regulatorische Anforderungen im Rahmen einereinzigen Gap-Analyse quer über die abgefragt werden. Auf Wunsch des Mandanten besteht jederzeit die Möglichkeit, individuell beliebige weitere Anforderungen zu ergänzen (etwa das Depotbank-Rundschreiben der BaFin, SOX, etc.) und diese im Rahmen einer einzigen Gap- Analyse abzufragen. Diese Vorgehensweise ist zeit- und kosteneffizienter als die Durchführung getrennter Analysen. Darüber hinaus schont dieser Ansatz Ressourcen und erhöht die Motivation der betroffenen Mitarbeiter. Severn Consultancy GmbH, Hansa Haus, Berner Str. 74, Frankfurt am Main, Seite 3

4 Methodik des Severn Analysetools Das von Severn entwickelte Analysetool wurde bereits in zwei renommierten Kapitalanlagegesellschaften erprobt. Neben der Bearbeitung der Anforderungschecklisten im Rahmen von Expertenworkshops mit Teilnehmern aus den betroffenen Abteilungen wurde auch eine Dokumentensichtung (Desk Review) auf Vollständigkeit und Aktualität vorgenommen. Die Kombination dieser beiden Vorgehensweisen und der Abgleich untereinander gewährleistet, dass im Rahmen der Gap-Analyse der tatsächliche Ist-Zustand erhoben wird. Nicht immer kann ausgeschlossen werden, dass Prozessbeschreibungen bereits überholt sind, da sie nicht aktualisiert wurden oder dass Prozesse bereits gelebt werden, obwohl sie nirgends dokumentiert sind. Die Berichts- und Dokumentationspflichten aus den diversen Gesetzestexten erfordern zunehmend aktuelle und übersichtliche Reports, Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen. Auswertung der Anforderungschecklisten: Qualitative Beurteilung (erfüllt, teilweise erfüllt, nicht erfüllt) der einzelnen Anforderung inkl. der Beschreibung notwendiger Maßnahmen Quantitative Bewertung des Erfüllungsgrades jedes Clusters Konsolidierung der quantitativen Ergebnisse in einer gesamthaften Standortbestimmung der (Visualisierung der kritischen Handlungsfelder) Übersicht und Maßnahmenempfehlung über die in der vorhandenen Arbeitsdokumente Severn Consultancy GmbH, Hansa Haus, Berner Str. 74, Frankfurt am Main, Seite 4

5 100% 90% 70% 50% 30% 10% 0% Risikomanagement / Outsourcing Compliance Geldwäsche Middle Office NPP Personal Interne Revision 92% ####### Depotbank KID 0% _ Fazit: Severns Methodik und Analysetool bieten viele Vorteile Da das Analysetool aus den Schnittmengen der einzelnen Regularien Anforderungsgruppen (Cluster) bildet, können sich Expertenworkshops auf ein Minimum beschränken (hohe Effizienz). Die Gap-Analyse erstreckt sich quer über mehrere Unternehmensbereiche. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Anforderungen dort abgefragt werden, wo sie auch verantwortet werden. Die Anforderungen werden in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachexperten untersucht und nach Durchsicht der Dokumente quantifiziert (Definition des Erfüllungsgrades). Bei nicht erfüllten oder teilweise erfüllten Anforderungen werden benötigte Maßnahmen beschrieben. Über die tool-gestützte quantitative Auswertung der Checklisten können sowohl die Erfüllungsgrade einzelner Unternehmensbereiche als auch ein Erfüllungsgrad der (Standortbestimmung) visualisiert werden. Aus den Ergebnissen der Gap-Analyse kann eine strukturierte Planung der benötigten Umsetzungsprojekte abgeleitet werden. Beispiele der quantitativen Auswertung Erfüllungsgrad hoch moderat gering % 100% 90% 85% 85% 80% + 60% - 35% % Dashboard mit Eckdaten für die Planung von Umsetzungsprojekten Kurzbeschreibung Anforderung/Ergebnisse Ergebnis: Maßnahmen: Regularien 9a InvG InvMaRisk InvMaRisk InvMaRisk Erfüllungsgrad Risikomanagement gesamt Erfüllungsgrad 35% umgesetzt in Umsetzung 65% noch umzusetzen 0% Involvierte Unternehmensbereiche PFMK TR RM Comp MO BO Teilprojekt: 7.) Liquiditätsrisikosteuerung auf Fondsebene Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt 10 PT 1. Konzeptentwicklung* 4 PT 2. Abstimmung x PT 3. Anpassung der IT x PT 4. Test Aktivitäten je Themenbereich Policies Prozesse IT Dokumente 0 5 4? Umsetzungskomplexität Prozesse / Kulturelle Auswirkungen IT / Technische Auswirkungen Neue Aktivitäten Projektmanagement Schulung 0 5. Anpassung Risikomanagementprozess 6. Anpassung RHB 3 PT 1 PT gering mittel hoch Komplexitätstreiber Konzeptentwicklung Abstimmung mit der Fondsbuchhaltung *Konzeptentwicklung: 1. Definition aller Liquiditätsrisiken auf Fondsebene (inkl. Limitierung) 2. Entwicklung eines Prozesses zur Erfassung, Steuerung und Kontrolle der Liquiditätsrisiken 3. Definition von Zuständigkeiten 4. Entwicklung eines Konzepts zur IT-gestützten Steuerung 5. Erstellung von Arbeitsanweisungen Aufwandschätzung in PT 18 + x PT Severn Consultancy GmbH, Hansa Haus, Berner Str. 74, Frankfurt am Main, Seite 5

6 Checkliste: XY Checkliste: ID Gesetz Compliance Artikel Original Text Anforderung Befund Bewertung Maßnahmen ID 01. Gesetz InvMaRisk Artikel Original Je nach Text Art, Anforderung 1. Befund 1. O.K. Bewertung Maßnahmen Es müssen auch Umfang und für Fonds für die Komplexität sind 1. regelmäßig O.K. Es werden keine Es müssen auch Umfang und für Fonds durchgeführt für die 01. Komplexität sind 2. Es werden InvMaRisk Je nach Art, 1. werden. regelmäßig durchzuführen O.K. für die Es müssen auch Umfang und für Fonds keine durchgeführt für die Komplexität sind 2. Es werden durchgeführt werden. regelmäßig durchzuführen. 2. keine für die durchgeführt werden. durchgeführt durchzuführen. für die [...] durchgeführt 01. InvMaRisk Je nach Art, Checkliste: ID Gesetz Risikomanagement Artikel Original Text Anforderung Befund Bewertung Maßnahmen 02. InvMaRisk Die muss Risk Management Policy festlegen, umsetzen und aufrechterhalten [...] 03. InvMaRisk Wesentliche Rechtsrisiken sind in einer vom Fondsmanagemen t unabhängigen Stelle zu beurteilen. 1. Risk Management Policies Fonds 1. Einbindung der Rechtsabteilung bei wesentlichen rechtlichen Risiken 1. Fehlt. Bisher nur allgem. Risk Management Policy 1. O.K. keine Es müssen Risk Management Policies erstellt werden, die bis auf Fondsebene alle RM Prozesse beschreiben. _ Auszug aus dem Analysetool Beispiel Severn Consultancy GmbH, Hansa Haus, Berner Str. 74, Frankfurt am Main, Seite 6

7 _ Expertise und Neutralität aus einer Hand Wirtschaftsprüfungsgesellschaften beanspruchen für sich sehr häufig, der beste Partner zur Umsetzung prüfungsrelevanter, regulatorischer Neuanforderungen zu sein. Investmentgesellschaften nehmen diese Vorstellung auf, schließlich sind es auch die Wirtschaftsprüfer, die später eine erfolgreiche Anpassung der neuen Rahmenbedingungen in der prüfen und testieren. Wir sind anderer Meinung! Aus Sicht einer risikoorientierten Corporate Governance sollte eine Korrelation von Einführung und Beurteilung regulatorischer Parameter und die Vergabe derartiger Beratungsaufträge an eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft vermieden werden. 1 Denn auch wenn die prüfende Einheit rechtlich von der Advisory Einheit getrennt ist, versuchen beide, möglichst viele Skaleneffekte zwischen Beratung und Prüfung zu erzielen. Beratungs- und Prüfungsansatz sind aufeinander abgestimmt. Fehler in der Umsetzung fallen mit hoher Wahrscheinlichkeit kaum noch auf. Setzten Sie auf gesunde Diversifikation. Wirtschaftsprüfer sollten prüfen, aber implementieren sollten andere. Vertrauen Sie den erfahrenen Beratern von Severn. Wir sind keine Wirtschaftsprüfer und setzten bewusst auf kreative und moderne Beratungsmethoden. Zudem sind wir garantiert 100% neutral. Wir haben bereits einige erfolgreiche Pilotprojekte durchgeführt gerne stellen wir Ihnen eine Case Study kostenlos zur Verfügung. 1 Vgl.: Roland Kitschler, Abschlussprüfung, Interessenkonflikt und Reputation, 1. Auflage, Wiesbaden Severn Consultancy GmbH, Hansa Haus, Berner Str. 74, Frankfurt am Main, Seite 7

8 _ Ihr Partner Next Generation Consulting für Finanzunternehmen _ Severn Consultancy ( ist eine auf den nationalen und internationalen Finanzmarkt spezialisierte Unternehmensberatung. Unsere besondere Expertise liegt in der effektiven Realisierung erfolgskritischer Veränderungsprozesse dort sind wir besser als viele andere. _ In mehr als 25 Jahren Beratungspraxis haben wir eine Vielzahl renommierter Banken und Finanzdienstleister bei der effizienten Durchführung ihrer Projekte und der Optimierung unternehmensinterner Prozesse unterstützt. _ Kompetente Fach- und Managementberatung gepaart mit effektivem Projekt Management, wirkungsvoller Organisationsentwicklung und zukunftssicherem IT-Management sind die Säulen des Severn way to get it done. _ Über unsere Tochtergesellschaft ORO Services GmbH ( Outsourced Regulatory Office ) bieten wir mit dem Kernprodukt Regupedia ( ein umfassendes Informationsportal zur Bankenregulierung. _ Unsere Mandanten schätzen unsere innovativen Beratungskonzepte, das methodische Know-how sowie unsere fundierten Markt- und Branchenkenntnisse. Die meisten unserer Mandanten unterstützen wir bereits seit vielen Jahren in einer vertrauensvollen Zusammenarbeit. _ Ansprechpartner: Paul Gronau Manager Severn Consultancy GmbH Hansa Haus, Berner Straße Frankfurt am Main T +49 (0)69 / F +49 (0)69 / info@severn.de Severn Consultancy GmbH Severn Consultancy GmbH, Hansa Haus, Berner Str. 74, Frankfurt am Main, Seite 8