Qualifikationsblatt Kommunikation/Präsentation

Transkript

1 Kommunikation/Präsentation 1 Als IT Spezialist unterstützen Sie Ihre Kunden bei der Lösung von Problemen oder geben ihnen neue Möglichkeiten, Dinge effektiver zu erledigen. Dabei ist es wichtig, dass Ihre Kunden und Kollegen die Vorteile Ihrer Arbeit und die sich bietenden Möglichkeiten erkennen. Sie sind dann erfolgreich, wenn Sie ihre Arbeit gut erklären und präsentieren können. Besuchen Sie ein Seminar zu Rhetorikthemen oder auch Moderationstechniken. Lernen Sie den Einsatz verschiedener Präsentationstechniken. Üben Sie an konkreten Beispielen und erfahren Sie in diesen Trainings mehr über Ihr Fremdbild - wie Sie auf andere wirken. Rhetorik Moderationstechniken Grundlagen der Transaktionsanalyse Daher sind hier praktische Trainings viel wirksamer als E-Learning und Literaturstudium.

2 Fremdsprachliche Kommunikation(engl.) 2 Als IT-Spezialist ist es unerlässlich die englischen Fachtexte und Dokumentationen zu verstehen. Immer mehr Projekte finden im internationalen Kontext statt. Business English sollten Sie anwenden, eventuell auch Präsentationen oder Verhandlungen in Englisch durchführen können. Nutzen Sie die vielseitigen Angebote von Sprachkursen: Audio- oder E-Learning-Angebote Seminare (z.b. an der VHS) Sprachreisen ins Ausland (eventuell in Verbindung mit Bildungsurlaub) Verbessern Sie ständig Ihre Sprachkenntnisse und weisen Sie diese evtl. durch Zertifizierungen (Tests) nach. Zum Beispiel durch TOEFL (Test of English as a Foreign Language) oder ESOL(English for Speakers of Other Languages).

3 Zeitmanagement, Aufgabenplanung und -priorisierung 3 Als IT Spezialist haben Sie in der Regel immer zu wenig Zeit. Die Kunst besteht darin, die knappe Ressource Zeit sinnvoll einzusetzen. Zeitmanagement ist immer auch Selbstmanagement. Fangen Sie bei sich an, lernen Sie Prioritäten zu setzen, auch zu delegieren und mal Nein zu sagen: Lernen Sie unwichtige Dinge auch in den Papierkorb zu werfen. Techniken des Zeitmanagements helfen Ihnen dabei. Training in Methoden des Zeitmanagements ABC-Analyse Pareto-Prinzip Eisenhower-Portfolio ALPEN-Methoden Lernen zu Delegieren Work-Life-Balance

4 Konflikterkennung, -lösung 4 Sie arbeiten als IT Spezialist in Gruppen, sind mit unterschiedlichen Interessen und Meinungen konfrontiert. Dabei entstehen Konflikte. Konflikte sind normal. Die Kunst ist es mit Konflikten konstruktiv umzugehen: in einem Klima der Wertschätzung und des Vertrauens Konflikte konstruktiv zu nutzen, um weiterzukommen und Lösungen zu optimieren. Gelingt es nicht, können diese jedoch eskalieren und äußerst destruktiv wirken. Verbessern Sie Ihre Möglichkeiten zur Feedbackkultur und zu gelungener Kommunikation. Besuchen Sie Persönlichkeits- bzw. Kommunikationstrainings: Grundlagen der Transaktionsanalyse Einführung in NLP Das Harvard Konzept (kreative, gelungene Verhandlungen führen ) Gordon Training (Beziehungen zwischen Menschen erfolgreich und zufrieden stellend gestalten) Einführung in Mediation (Verhandeln zwischen Konfliktparteien) und Konfliktmanagement

5 Wirtschaftliches Handeln 5 Eine der wesentlichen Aufgaben von IT Spezialisten ist es, Lösungen zu konzipieren, zu entwickeln und zu betreuen: IT-Systeme mit denen Anwender ihr wirtschaftliches Handeln optimieren. IT-Spezialisten selbst müssen dabei in Ihrem Arbeitsumfeld die Prinzipien wirtschaftlichen Handelns berücksichtigen. Ihr Arbeitgeber und Ihre Kunden erwarten dies. Kenntnisse in Betriebswirtschaft sind daher im doppelten Sinne für Sie wichtig. Allgemeine Grundlagen der Betriebswirtschaft, des betrieblichen Rechnungswesens, des Controllings und der Finanzierung Kenntnisse zu Geschäftsprozessen (branchenspezifisch) Erhöhen Sie Ihre Aufmerksamkeit bei Ihren Tätigkeiten auf die Auswirkung auf andere Bereiche und das gesamte Unternehmen ein.

6 Unternehmensziele und Kundeninteresse 6 Je klarer Ihr Beitrag als IT-Spezialist zu den Unternehmenszielen und Kundeninteressen ist, umso erfolgreicher und zufriedener werden Sie mit Ihrer Arbeit sein. Beobachten und reflektieren Sie die Änderungen im Unternehmen und Markt. Pflegen Sie dazu Kontakte und Netzwerke. Seien Sie flexibel in Ihrer eigenen Karriereplanung. In Workshops und Mitarbeitergesprächen: Klärung der Unternehmensziele mit Führungskraft und Team Ableitung Ihres Qualifizierungsbedarfs mit Ihrer Führungskraft Austausch mit den Arbeitnehmervertretern über Entwicklungen im Unternehmen Beobachten Sie die Markentwicklung und Kundeninteressen. Pflegen Sie Netzwerke, besuchen Sie Messen, Kongresse. Halten Sie sich durch Fachliteratur und Zeitschriften auf dem Laufenden: Nutzen Sie das IT-Weiterbildungssystem zur Qualifizierung in neue Spezialistenprofile:

7 Projektorganisation, -kooperation 7 Sie arbeiten als IT-Spezialist in der Regel in Projekten. Auch wenn Sie nicht die Rolle des Projektleiters oder Koordinators selbst einnehmen, sind grundlegenden Kompetenzen im Bereich Projektmanagement wichtig. Sie sollten Methoden und softwaregestützte Tools zur Planung von Terminen, Sachmitteln, Kosten anwenden und Ihre eigenen Beiträge in der Projektplanung möglichst präzise prognostizieren können. Grundlagen im klassischen Projektmanagement wie Projektorganisations-, Projektplanungs- und Kontrolltechniken. Einsatz von Softwaretools (Officebereich) zum Planen, Steuern und Überwachen von Projekten. Grundlagen bzw. Weiterbildung zu dem im Arbeitsumfeld eingesetzten Methoden (wie z.b. PMBook, PRINCE2).

8 Selbstlernen, Lernorganisation 8 Glückwunsch: Sie haben durch das Ausfüllen des IT-Profilers Selbstlernkompetenz und Bereitschaft zum Weiterkommen bewiesen. Als IT-Spezialist müssen Sie ständig dazu lernen. Learning on the job ist Alltag. Die Fähigkeit und Bereitschaft, Informationen über Sachverhalte und Zusammenhänge selbstständig und gemeinsam mit anderen zu verstehen und auszuwerten, ist entscheidend für Ihren beruflichen Erfolg. Übernehmen Sie selbst die Verantwortung für den Erwerb neuer Kenntnisse und Fähigkeiten. Nutzen Sie Methoden, die am besten zu Ihnen passen, um Ihre Lernziele zu erreichen: Achten Sie auch darauf, dass Ihre betrieblichen Arbeitsprozesse gute Lernbedingungen ermöglichen: Internetrecherchen, Web 2.0, Chats, Foren, etc. Workshops, Vorträge, Seminare, Messen Lernen in Projektarbeiten im Team Lesen von Fachliteratur, Zeitschriften Nutzung von E-Learnings Nutzen von Audioangeboten (Audio-CDs, Podcasts)

9 Datenschutz, -sicherheit 9 Datenschutz und Datensicherheit werden durch die Entwicklungen von Internet, E- Mails, Mobiltelefonie, Videokonferenzen im Netz etc., immer bedeutender. Als IT Spezialist haben Sie auch Einfluss auf Art und Umfang der erhobenen, verarbeiteten oder genutzten personenbezogenen Daten. Sie sollten die wichtigsten Prinzipien des Datenschutzes und der Aspekte der Datensicherheit kennen und befolgen. Fragen Sie den betriebliche Datenschutzbeauftragter nach Informationen und Schulungen. Informieren Sie sich über die international anerkannten Datenschutzprinzipien. Beachten Sie die Regeln zur Datensicherheit und informieren Sie sich zu: Einrichten von Firewalls. Sinnvoller Einschränkung von Benutzerrechten. Verschlüsselung sensibler Daten (zum Beispiel durch PGP). Erstellen von Sicherungskopien. Aktualisierung von Softwareversionen.

10 Dokumentation, -standards 10 Die Dokumentation von Arbeitsergebnissen ist in der Regel nicht die Lieblingsbeschäftigung von IT-Spezialisten. Dokumentation ist aber für Ihre Kunden und Kollegen und auch für Sie selbst enorm wichtig. Erleichtern Sie sich Ihre Arbeit, in dem Sie Standards einführen (Formulare, Ablagesysteme, etc.). Nutzen Sie moderne Methoden und Standards (XML, Single Source) und Tools der Dokumentation (Office-Programme, DTP-Programme, MS-Visio, Mindmaps). Lernen Sie die Vielfalt von Office-Programmen zur Dokumentation (Gliederungen, Formatvorlagen, etc.) Nutzen Sie andere Softwaretools zur Visualisierung von Mindmaps, Organigrammen, etc. Im Bereich Softwaredokumentation informieren Sie sich über neuste Standards (XML, Generierung von Online-Hilfen, etc.)

11 Innovationspotentiale 11 IT-Systeme werden dazu eingesetzt Innovationspotentiale zu nutzen und Abläufe zu optimieren. Es geht darum, das Potential von Computern mit dem Potential von Menschen zu kombinieren. IT-Spezialisten sollten permanent bei ihren Kunden und auch in den eigenen Abläufen das Innovationspotential erkennen und zu deren Umsetzung beitragen. Selbstverständlich hängt es von Ihrem Arbeitsumfeld ab, ob Innovation möglich ist und gefördert wird. Sie selbst können aber dazu durch Ihre Haltung einen Beitrag leisten. Orientieren Sie ihr Handeln am Nutzen der Kunden. Bringen Sie Ideen ein. Sorgen Sie für ein offenes Klima der Ideenfindung. Seien Sie offen für Veränderungen. Wichtige Rahmenbedingungen sind: Wechselseitiges Vertrauen und Teamgeist und Belohnung von Engagement und Offenheit für neue Ideen Informieren Sie sich zu den Prinzipien der Lernenden Organisation von Peter M Senge.

12 Problemanalyse, -lösung 12 Das Lösen von Problemen gehört zum Alltag von IT-Spezialisten. Oft wird dabei mit der Technik von Versuch und Irrtum vorgegangen. Es gibt jedoch eine Reihe anderer Techniken, gezielt neue Ideen und Problemlösungen zu erzeugen. Nutzen Sie Problemlösungs- und Kreativtechniken mit Ihrer Arbeitsgruppe (Brainstorming, Kartentechnik, Mind-Mapping etc). Setzen Sie in Workshops Problemlösungs- und Kreativtechniken ein, z.b. Brainstorming Kartentechnik nach der Metaplan-Moderationsmethode Methode 635 Kraftfeldanalyse Walt-Disney Methode (Kreativitäts-Methode auf Basis eines Rollenspiels) Mind-Mapping (grafische Darstellung von Begriffen und Beziehungen)

13 Qualitätssicherung 13 Unter Qualitätsmanagement wird die Optimierung von Arbeitsabläufen oder von Geschäftsprozessen verstanden. Ihr Job als IT-Spezialist ist es, im Rahmen der Qualitätssicherung bei IT-Lösungen einen Beitrag zu leisten. Sie sollten die Fähigkeit haben, Kundenwünsche zu kennen, sie zu spezifizieren und unter technischen und wirtschaftlichen Aspekten optimal umzusetzen. Optimieren und verbessern Sie auch dabei selbst Ihre eigenen Abläufe im Sinne der Qualitätssicherung. Weiterbildung in: Qualitätsmanagement Qualitätsstandards und -sicherung Quality-Engineering Reflektieren ständig Sie ihre eigenen Arbeitsabläufe und suchen Sie kontinuierlich nach Verbesserungspotentialen.

14 Fähigkeit zur Teamarbeit 14 Als IT-Spezialist arbeiten Sie in der Regel in Teams. Nur durch gute Zusammenarbeit von Teams lassen sich komplexe Probleme lösen und Spitzenleistungen bringen. Sie tragen als Mitglied dazu bei, ob Teams und damit sie selbst erfolgreich sind. Seien sie offen für Veränderungen und die Unterschiede der einzelnen Teammitglieder. Nehmen Sie immer das Beste der einzelnen Teammitglieder an. Im Rahmen von Teamprozessen gibt es typische Phasen der Entwicklung und Rollen von Mitgliedern. Teams sollten diese kennen und gemeinsam die Bereitschaft einbringen diese zu reflektieren. Wichtig für erfolgreiche Teamarbeit ist eine offene Kommunikation. In zahlreichen Seminarangeboten zu Kommunikation können Sie ihren Kommunikationsstil und Einstellungen zur Teamarbeit verbessern und damit entscheidend zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team beitragen. Noch besser sind Trainings zur Teamentwicklung mit dem eigenen Team. Dazu gibt es auf dem Markt vielfältige Angebote. Erkundigen Sie sich im eigenen Unternehmen nach Angeboten. Bringen Sie das Thema im nächsten Mitarbeitergespräch mit ihren Vorgesetzten oder Teammitgliedern ein.