ERP-Konsolidierung: Aus vielem eines

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1 Studie ERP-Konsolidierung: Aus vielem eines ERP Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur 2012 In Kooperation mit We make ICT strategies work

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3 ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Studie < ERP-Konsolidierung: Aus vielem eines Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur 2012 In Kooperation mit

4 > Studie ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis 3 Executive Summary 4 1. Einführung und Ziel der Studie 7 2. Theoretische Grundlagen 9 3. Durchführung der Studie Ergebnisse Unternehmensstruktur und Geschäftsprozesse ERP-Anwendungen und -funktionen Treiber und Planung für eine ERP-Konsolidierung Ebenen und Umfang einer ERP-Konsolidierung Zielarchitektur Handlungsempfehlungen 35 Abkürzungsverzeichnis 38 Die Autoren 39 Das Unternehmen 40 2

5 ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Studie < Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Vergleich Anzahl Systeme in Ist- und Ziel-Architektur 5 Abbildung 2: Ebenen der ERP-Konsolidierung 7 Abbildung 3: Zielarchitekturen 8 Abbildung 4: Rolle/Funktion der befragten Personen im Unternehmen 10 Abbildung 5: Branchenzugehörigkeit der befragten Unternehmen 11 Abbildung 6: Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter 11 Abbildung 7: Ausrichtung des Geschäftsmodells der befragten Unternehmen 12 Abbildung 8: Anzahl Geschäftsfelder der teilnehmenden Unternehmen 13 Abbildung 9: Standardisierungsgrad der IST-Prozesse 13 Abbildung 10: Komplexität der derzeitigen Prozesslandschaft 14 Abbildung 11: ERP-Unterstützung nach Geschäftsprozessen 14 Abbildung 12: Shared Service Center nach Prozessen/Funktionen 15 Abbildung 13: Anzahl produktive ERP-Systeme 16 Abbildung 14: Anzahl verschiedener eingesetzter ERP-Softwareprodukte 16 Abbildung 15: Betrieb eigener Rechenzentren (ohne Backup RZ) 17 Abbildung 16: Betrieb Rechenzentren durch externe Dienstleister 17 Abbildung 17: Gegenwärtige Datenqualität in ERP-Systemen 18 Abbildung 18: Komplexität der Systemlandschaft (IST) 19 Abbildung 19: Ziele der ERP-Konsolidierung 20 Abbildung 20: Herausforderungen der ERP-Konsolidierung 21 Abbildung 21: ERP-Wartung- und Supportaktivitäten 21 Abbildung 22: Planung ERP-Konsolidierung 22 Abbildung 23: Herkunft Impulse für ERP-Konsolidierung 23 Abbildung 24: Kostensenkung IT vs. verbesserter Unternehmenssteuerung 23 Abbildung 25: Schwerpunktbereiche der ERP-Konsolidierung 24 Abbildung 26: Prozesse im Kern der ERP-Konsolidierung 25 Abbildung 27: Erwartete Auswirkungen auf die Anwendungslandschaft 26 Abbildung 28: Erwartung an System- & Infrastruktur bei Konsolidierung 26 Abbildung 29: Erwartung an IT-Betrieb & Service bei Konsolidierung 27 Abbildung 30: Verbesserungspotenziale der Datenqualität 28 Abbildung 31: Kriterien zur Ausrichtung der ERP-Zielarchitektur 29 Abbildung 32: Vorgehensweise zur ERP-Konsolidierung 29 Abbildung 33: Abdeckungsgrad über Mastertemplate bei lokalen Gesellschaften 30 Abbildung 34: Verhindernde Hauptfaktoren einer 10 Abbildung lokaler Gesellschaften 31 Abbildung 35: Vergleich Anzahl Systeme in Ist- und Ziel-Architektur 31 Abbildung 36: Vielfalt der ERP-Produkte in der Ist- und Ziellandschaft 32 Abbildung 37: Gesamtdauer ERP-Konsolidierung 33 Abbildung 38: Betrieb eigener Rechenzentren in Ziellandschaft 33 Abbildung 39: Betrieb externer Rechenzentren in Ziellandschaft 34 Abbildung 40: Anteil IT-Budget/Ressourcen zur ERP-Konsolidierung 34 3

6 > Studie ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Executive Summary In Kooperation mit der BITKOM hat die Management- und Technologieberatung Detecon International diese Studie zum Thema ERP-Konsolidierung erstellt. Beteiligt haben sich hauptsächlich CIO s aus knapp 30 großen und mittelgroßen Unternehmen verschiedener Branchen. Sie wurden zur aktuellen Situation und zur geplanten Ausrichtung der ERP-Systeme im Unternehmen befragt. Die Studie bestätigt einen klaren Trend zur ERP-Konsolidierung. Die Anzahl der in den befragten Unternehmen eingesetzten ERP-Software-Produkte wird in den nächsten Jahren massiv reduziert. Hier rückt die Vision Aus vielem eines näher. Template-Ansätze als favorisiertes Vorgehen Ein durch die Studie identifiziertes Hauptziel der angestrebten ERP-Konsolidierung ist die bessere Unterstützung der Geschäftsprozesse über verschiedene Unternehmenseinheiten innerhalb einer Unternehmensgruppe (Konzern) hinweg. Damit einhergehend verspricht man sich eine bessere Aufstellung für wachsendes, insbesondere internationales Geschäft. Effizienzsteigerung und Kostensenkung sind weitere wichtige Ziele einer ERP-Konsolidierung. Prozessstandardisierung und -harmonisierung haben im Rahmen von ERP-Konsolidierungsvorhaben eine sehr hohe Bedeutung; sie sind auch der Schlüssel für eine Template-basierte ERP-Lösung, die sich nahe am Standard bewegt. Die favorisierte Vorgehensweise zur ERP-Konsolidierung ist die Entwicklung und Einführung eines globalen Templates mit teilweiser Neuentwicklung und Anpassung (Brownfield-Ansatz). Die Mehrheit der Unternehmen erwartet bezüglich dieses Templates einen mindestens 80-prozentigen Abdeckungsgrad der standardisierten Prozesse in den lokalen Gesellschaften. Innerhalb abgegrenzter Geschäftsfelder haben die Geschäftsprozesse in der Regel einen hohen Standardisierungsgrad; über Geschäftsfelder hinweg ist der Standardisierungsgrad aber eher niedrig. Die größten Herausforderungen bei der ERP-Konsolidierung sehen die befragten Unternehmen in der Prozess-Standardisierung und -harmonisierung, der Sicherstellung einer einheitlich hohen Datenqualität und in der Anpassung der Ist-Prozesse an ein neues ERP-System. Ein weiteres Ergebnis der Studie ist, dass in großen und mittelständischen Unternehmen eine z.t. sehr hohe Anzahl produktiver ERP-Systeme im Einsatz ist. Ursache hierfür ist, dass insbesondere in produzierenden Unternehmen ERP-Systeme häufig für einzelne Werke, Standorte, Legaleinheiten, Länder oder Geschäftsfelder eingeführt wurden. Auch wurden einige produktive ERP-Systeme durch Zukäufe von Unternehmen (Mergers & Acquisitions) mit eingekauft. 4

7 ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Studie < Hoher Konsolidierungsbedarf bei internationalen Unternehmen Der Druck zur ERP-Konsolidierung scheint insbesondere in den Unternehmen besonders hoch, die international ausgerichtete Geschäftsfelder mit vielen Legaleinheiten in den einzelnen Ländern haben. Einige Unternehmen planen die Einrichtung von neuen Shared Service Centern (SSC s) oder auch den weiteren Ausbau bestehender SSC s. Diese sind insbesondere bei international ausgerichteten Unternehmen auf dem Vormarsch und ebenfalls ein Treiber für die ERP-Konsolidierung. Schwerpunkt einer ERP-Konsolidierung sind Bereiche, die einen direkten Einfluss auf den Geschäftserfolg haben (Geschäftsprozesse, Anwendungen und Daten). Hier stehen insbesondere die Prozesse Materialwirtschaft und Logistik, Finanzen und Controlling sowie Produktion und Einkauf im Mittelpunkt. Die Konsolidierungspotenziale auf der Plattform- und Infrastrukturebene sind in der Regel bereits ausgeschöpft und daher weniger bedeutend. Weiterhin stehen die Standardisierung und Verringerung der Anzahl von Anwendungen und die Ablösung kompletter Anwendungen oder Anwendungsteile im Fokus. Die Unternehmen streben eine Vereinheitlichung der Technologiebasis an, stehen aber dem Mega-Trend Cloud-Computing im Kontext der ERP-Konsolidierung eher zurückhaltend gegenüber. Mit der Durchführung von ERP-Konsolidierungsvorhaben ist auch die Erwartung an eine bessere Datenqualität verknüpft. Die größten Verbesserungspotenziale liegen hier nach Ansicht der Studienteilnehmer in der Erhöhung der Qualität der Produktstammdaten. Qualitätsverbesserungen bei den Kunden- und Lieferantenstammdaten sind ebenfalls von hoher Bedeutung. In der Ziel-Architektur wird eine signifikant geringere Anzahl von ERP-Systemen angestrebt. Die Langfriststrategie weist deutlich auf eine One-ERP-Zielarchitektur hin. Vergleich Anzahl Systeme in Ist- und Zielarchitektur 36% 41% Ist Ziel 3 17% 17% 13% 13% >100 Abbildung 1: Vergleich Anzahl Systeme in Ist- und Ziel-Architektur 5

8 > Studie ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Die überwiegende Mehrheit der befragten Unternehmen plant in den nächsten fünf Jahren eine ERP-Konsolidierung. Dabei erwarten kleine und mittlere Unternehmen eine Konsolidierungsdauer von 2 bis 3 Jahren. Große, international agierende Unternehmen rechnen mit Laufzeiten von 5 bis 6 Jahren. Mehr als die Hälfte der Unternehmen, die eine ERP-Konsolidierung planen oder aktuell durchführen, verwenden 15% und mehr des IT-Budgets für ERP-Konsolidierungsprogramme und -projekte. Der ERP-Konsolidierungsprozess der Unternehmen erscheint zudem als ein ERP-Konsolidierungszyklus, der in verschiedenen Bereichen und Etappen wiederkehrend ist. So ist es nicht von ungefähr, dass Bereiche wie Lager und Logistik, die durch ERP-Systeme bereits recht gut unterstützt werden, dennoch wiederkehrende Ansatzpunkte für ERP-Konsolidierungen sind. Sowohl die globalen Einflüsse wie Mergers & Acquisitions als auch die internen Bedingungen wie Kostensenkungsmaßnahmen beeinflussen die Unternehmensstrukturen und ihre Geschäftsprozesse, so dass die Unternehmen agiler und flexibler werden müssen. Dies geht einher mit dem Bewusstsein, dass teilweise historisch gewachsene ERP-Systeme und -Anwendungen zu harmonisieren und zu standardisieren sind. Auf diesem Weg der Konsolidierung begegnen Unternehmen vielen Treibern wie z.b. Standardisierung und bessere Unternehmenssteuerung oder der Abbildung durchgängiger Prozessketten. Bei vielen Unternehmen wird die Vision und Strategie der Ein-ERP-Systemlandschaft als Zielarchitektur ausgegeben. Damit gibt das Management eine klare ERP-Ausrichtung vor, die von der Fach- und IT-Seite gemeinsam erarbeitet und umgesetzt werden soll. Dies ist keine einfache Aufgabe. Viele Unternehmen arbeiten bereits mit externen Partnern zusammen, um von Standards und Best Practices zu profitieren. Diese Studie zeigt, dass die ERP-Konsolidierung ein wichtiges Management-Thema ist und mittelfristig weiter an Bedeutung gewinnen wird. 6

9 ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Studie < 1. Einführung und Ziel der Studie Viele Unternehmen haben eine ERP-Systemlandschaft, die über Jahre hinweg kontinuierlich oder auch diskontinuierlich gewachsen ist. Dies führt zu gesteigertem Handlungsbedarf z.b. in Bezug auf Effektivität der Prozessunterstützung Flexibilität bei Prozessanpassungen Einbindung von Lieferanten, Kunden oder auch anderen Partnern Time-to-Market bei der Umsetzung neuer Anforderungen Zeit und Aufwand für Carve-Out oder Carve-In-Vorhaben Qualität von Daten und Aufwand des Reportings IT-Kosten Moderne Methoden und Instrumente des IT- und Prozessmanagements ermöglichen Unternehmen, die Wertpotenziale der ERP-Systeme und der Prozesse auszuschöpfen und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Neue Technologien, wie z.b. RZ-Virtualisierung, eröffnen neue Möglichkeiten und helfen gleichzeitig, IT-Kosten zu senken. Business Process Reengineering Neue Delivery Modelle wie z.b. Shared Service Center mit gleichzeitiger Zentralisierung oder Dezentralisierung von Funktionen Templateunterstützte Konzernmodelle Funktionsbezogene Konsolidierung Geschäftsprozessharmonisierung in einzelnen Bereichen (z.b. Logistics, Finance & Controlling) Vereinheitlichung von Stammdaten, wie z.b. Materialstämme im Bereich Logistik, Finanzdaten in der Buchhaltung (Konzernkontenrahmen) System Konsolidierung Zusammenführen von Gesellschaften in ein gemeinsames ERP-System, z.b. Zusammenlegen von Mandanten oder Buchungskreisen Infrastruktur Konsolidierung Konsolidierung von (lokalen) Rechenzentren und mögliche Virtualisierung von physischen Servern Konsolidierung von OS oder DB Plattformen / Umstellung von Mainframe auf x86 Architektur Abbildung 2: Ebenen der ERP-Konsolidierung Daneben existieren klassische Methoden des Business Process Managements, die helfen, eine klare und effiziente Verbindung zwischen Business und IT zu schaffen. Diese Studie hat zum Ziel, die Sicht und Einschätzung von Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland in Bezug auf drei Schwerpunktthemen im Umfeld ERP-Systemkonsolidierung zu erfragen. 7

10 > Studie ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Treiber für eine mögliche ERP-Systemkonsolidierung. Was sehen Anwenderunternehmen als wichtige IT-seitige oder fachseitige Treiber für eine ERP-Konsolidierung an und wie sind diese Faktoren gewichtet? Welche Zielsetzungen werden mit einer ERP-Konsolidierung ver- bunden? Umfang einer ERP-Konsolidierung. Wie stellt sich die ERP-Konsolidierung in Bezug auf Infrastruktur- bzw. System-, Anwendungs- und Prozess ebene dar? Wie gewichten die Anwenderunternehmen diese Ebenen in Bezug auf eine ERP-Konsolidierung? Kann man im Markt eine Unterscheidung zwischen prozessorientierten, funktionsorientierten bzw. geschäfts modellorientierten Konsolidierungsweisen unterscheiden? Welche Rolle spielen neue Technologien wie z.b. Virtualisierungstechniken? Zielarchitektur und zukünftiges Betriebsmodell. Welche Zielarchitektur (siehe Abbildung 3) wird angestrebt? Nach welchen Kriterien wird diese Zielarchitektur definiert und wie werden diese Kriterien gewichtet? Neuere Ansätze, die teilweise auch von den Herstellern propagiert werden, favorisieren einen globalen Einsystem-Ansatz, während sich in der Praxis eine Aufstellung nach Kontinenten durchzusetzen scheint. Globaler Einsystemverbund Kontinentale Ausrichtung Kernsysteme Konsolidierungssysteme Regionale Aufteilung Produktivsysteme Abbildung 3: Zielarchitekturen Die Studie ERP-Konsolidierung erlaubt einen Einblick in die derzeit im Markt favorisierten Ansätze und Strategien zur Konsolidierung von Prozessen und ERP-Systemen. 8

11 ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Studie < 2. Theoretische Grundlagen Im Fragebogen wird zwischen ERP-Systemen und Anwendungen wie folgt differenziert: ERP-System: Unter einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) wird eine Standardsoftware zur Unterstützung der Unternehmensprozesse verstanden. Dies kann Prozesse oder Funktionen wie Vertrieb, Produktion, Logistik, Einkauf, Finanzen & Controlling, HR und weitere umfassen. Anwendung: Eine Anwendung bezeichnet hier eine Software, die das ERP-System ergänzt, deren Funktion aber auch im ERP- System abgebildet werden kann (Teilfunktionalität). Dies kann eigenentwickelte oder gekaufte Individual-Software oder auch Standard-Software sein. 9

12 > Studie ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur 3. Durchführung der Studie Die vorliegende Studie wurde in Kooperation zwischen der Management- und Technologieberatung Detecon International und dem Bitkom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.v. durchgeführt. Die Datenbasis besteht aus Experteninterviews und aus den Ergebnissen einer Online-Umfrage. Die Interviews wurden mit Leitern und Führungskräften von IT-Bereichen, die mit ERP-Konsolidierungen betraut sind, durchgeführt. Die Umfrage wurde im Zeitraum zwischen Juli 2011 und April 2012 vorgenommen. Im Fokus standen dabei Führungskräfte, die aufgrund ihrer Tätigkeitsbereiche mit ERP-Konsolidierungen vertraut sind und deshalb über entsprechende theoretische Kenntnisse sowie praktische Erfahrungen verfügen. Es bestand für die Teilnehmer keine Pflicht, alle Fragen zu beantworten. Daher liegen bei einzelnen Fragen nicht von allen Umfrageteilnehmern Antworten vor. Fehlende Antworten wurden als keine Angabe gewertet. An der Studie konnten sich Unternehmen aus allen Branchen beteiligen. Bezogen auf die Position der Umfrageteilnehmer in ihrem Unternehmen ergibt sich die in Abbildung 4 dargestellte Verteilung. 17,4% der Umfrageteilnehmer machten keine Angabe zu ihrer Position. Rolle/Funktion der befragten Person im Unternehmen Sonstige 17% CEO/CFO Leiter Fachbereich 4% Leiter Organisation, Demand Management 48% Leiter Betrieb, Service und Infrastruktur 4% CIO/CTO Leiter IT-Anwendungen 17% Abbildung 4: Rolle/Funktion der befragten Personen im Unternehmen Die teilnehmenden Unternehmen stammen aus verschiedenen Branchen. Ein Großteil der befragten Unternehmen ist im Maschinen- und Anlagenbau (27%), sowie in der Konsumgüterindustrie () und Dienstleistungsbranche () tätig. Die vollständige Verteilung auf die jeweiligen Branchen ist in Abbildung 5 ersichtlich. 10

13 ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Studie < Studienteilnehmer nach Branchen Handel (Groß- und Einzelhandel) Bauindustrie 5% Energieversorgung Telekommunikationsindustrie Dienstleistungen 5% Automobilzulieferer Konsumgüterindustrie High-Tech-Industrie 27% Maschinen- und Anlagenbau Abbildung 5: Branchenzugehörigkeit der befragten Unternehmen Die Anzahl der in den Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter verteilt sich wie folgt auf Klassen von weniger als 1000 Mitarbeiter bis mehr als Mitarbeiter. Anzahl Beschäftigte 3 22% 22% 17% < > Abbildung 6: Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter 11

14 > Studie ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur 4. Ergebnisse Im Folgenden werden die Ergebnisse der einzelnen Kapitel dargestellt. Hierbei wurde die vorgegebene Struktur des Fragebogens zugrundegelegt. Korrelationen zwischen den Kapiteln, wie z.b. der Vergleich von Ist- zur Sollsituation, sind entsprechend gekennzeichnet. Kapitel 4.1 zeigt zunächst die Ausrichtung der Unternehmen auf Geschäftsfelder und die Einschätzung über Standardisierung und Komplexität der eigenen Prozesslandschaft. Kapitel 4.2 stellt vor, wie viele ERP-Systeme in den befragten Unternehmen im Einsatz sind und wie diese die Geschäftsprozesse unterstützen. Auch die gegenwärtige Datenqualität wird in diese Betrachtung mit einbezogen. Kapitel 4.3 eruiert konkrete Treiber und die Planung einer ERP-Konsolidierung. Ziele und Herausforderungen eines solchen Vorhabens stehen im Zentrum der Betrachtung. Kapitel 4.4 klärt Ebenen und Umfang von ERP-Konsolidierungen vor dem Hintergrund der wichtigsten Auswirkungen. Kapitel 4.5 stellt abschließend die Zielarchitektur nach einer Konsolidierung dar. Kriterien zur Ausrichtung der Zielarchitektur, gewählte Vorgehensweise und verhindernde Faktoren werden näher beleuchtet. Ein Vergleich der Anzahl produktiver ERP-Systeme in Ist- und Zielarchitektur zeigt einen deutlichen Trend auf. 4.1 Unternehmensstruktur und Geschäftsprozesse Mehr als 8 der befragten Unternehmen ist eher zentral aufgestellt. 65% der Teilnehmer beantworteten die Frage nach der Ausrichtung mit voll zentral. 13% der befragten Unternehmen gab an, ein dezentrales Geschäftsmodell zu haben. Geschäftsmodell Zentral versus Dezentral Voll dezentral 4% Eher dezentral mit zentralen Anteilen Eher zentral mit dezentralen Anteilen 22% Voll zentral 65% Abbildung 7: Ausrichtung des Geschäftsmodells der befragten Unternehmen 70 % der befragten Unternehmen differenzieren sich über zwei bis fünf Geschäftsfelder. 26% der Teilnehmer gaben an, in mehr als fünf Geschäftsfeldern tätig zu sein. 12

15 ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Studie < Verteilung Anzahl Geschäftsfelder 7 22% 4% 4% > 10 Abbildung 8: Anzahl Geschäftsfelder der teilnehmenden Unternehmen Zum Standardisierungsgrad der Prozesse gab eine deutliche Mehrheit von 66% der befragten Unternehmen an, über hoch standardisierte bzw. standardisierte Prozesse mit einzelnen Abweichungen zu verfügen. 35% der Teilnehmer stufen ihre Prozesse als wenig bis gar nicht standardisiert ein. Standardisierungsgrad Prozesse (IST) Keine Standardisierung Wenig standardisiert 26% Standardisiert mit einzelnen Abweichungen 57% Hoch standardisiert Abbildung 9: Standardisierungsgrad der IST-Prozesse Mehr als 90 % der Teilnehmer sind der Überzeugung, dass die Geschäftsprozesse in ihrem Unternehmen komplex bis sehr komplex sind. Lediglich neun Prozent geben an, einfach strukturierte Prozesse allerdings mit komplexen Anteilen zu haben. 13

16 > Studie ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Prozesskomplexität Einfach strukturiert mit komplexen Anteilen 17% Sehr komplex Komplex strukturiert 74% Abbildung 10: Komplexität der derzeitigen Prozesslandschaft Die Prozessunterstützung durch ERP ist in den Bereichen Materialwirtschaft/Logistik, Finance/Controlling und Einkauf generell sehr hoch. Die Prozesse Human Resources und Marketing/Vertrieb werden weniger stark durch ERP- Systeme unterstützt. Die Prozesse in Forschung und Entwicklung sowie Konstruktion erreichen nur einen maximalen Abdeckungsgrad von % und das auch nur bei neun Prozent der befragten Unternehmen. Maßgeblich hierfür ist, dass ERP-Systeme die Prozesse in Forschung und Entwicklung sowie in Konstruktion und Engineering nur in wenigen Prozesselementen unterstützen. In diesen Prozessen/Funktionen werden andere spezialisierte Anwendungen (CAD, CAM, PDM, PLM) eingesetzt. ERP Unterstützung nach Prozessen / Funktionen (IST) Logistik, Materialwirtschaft, Finance, Controlling Einkauf Produktion, Operations Niedrige Unterstützung 4% 4% 22% 3 57% 3 52% 26% 3 35% 65% Hohe Unterstützung Human Resources 13% 17% 22% 22% 26% Marketing, Vertrieb Service, Wartung F & E, Konstruktion 3 35% 17% 13% 22% 3 26% 32% 27% 32% Abbildung 11: ERP-Unterstützung nach Geschäftsprozessen 14

17 ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Studie < Neben der IT selbst (55%) sind Shared Service Center (SSC) für Finance (7) mit großem Abstand weit verbreitet. 35% der befragten Unternehmen gaben an, Human Resources in einem SSC zusammengefasst zu haben. Die Bereiche Einkauf und Controlling sind bei 3 der Teilnehmer als SSC organisiert. Shared Service Center sind insbesondere bei Unternehmen mit stark gegliederten, diversifizierten Strukturen vorhanden und sind auch ein Treiber für ERP-Konsolidierungen. Shared Service Center nach Prozessen/Funktionen Finance 7 Informationsverarbeitung 55% Human Resources 35% Einkauf 3 Controlling 3 Abbildung 12: Shared Service Center nach Prozessen/Funktionen 4.2 ERP-Anwendungen und -funktionen Nachfolgend wird die ERP-Landschaft der befragten Unternehmen hinsichtlich der Vielfalt und Anzahl von eingesetzten ERP-Produkten untersucht. Mehr als 50 % der Unternehmen betreiben mehr als 10 produktive ERP-Systeme. Einzelne Unternehmen haben sogar mehr als 100 produktive ERP-Systeme im Einsatz. Jeweils 30 % der Unternehmen haben zwischen sowie 1 5 produktive ERP-Systeme im Einsatz. Diese Vielzahl an produktiven ERP-Systemen erzeugt ERP- Konsolidierungsdruck. Diese hohe Anzahl an produktiven ERP-System ist auch dadurch entstanden, dass ERP-Systeme in der Vergangenheit Einzelunternehmens- oder gar Standort- und Werksbezogen installiert wurden. Ein weiterer Grund sind Mergers & Acquisitions, bei denen die Integration noch nicht vollständig vollzogen wurde. 15

18 > Studie ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Anzahl produktive ERP-Systeme 3 17% 17% 13% 13% > 100 Abbildung 13: Anzahl produktive ERP-Systeme 74% der befragten Unternehmen setzen mehr als ein ERP-Software-Produkt ein, davon 22% zwei bis drei ERP- Softwareprodukte, 26% vier bis acht und 26% mehr als acht verschiedene ERP-Software-Produkte. 26 % der Unternehmen setzen nur ein ERP-Softwareprodukt ein. Diese Vielfalt an verschiedenen ERP-Software-Produkten erhöht die Kosten und Komplexität der IT-Landschaft und ist für die CIO s eine Herausforderung. Die Reduzierung dieser Produktvielfalt ist das klare Ziel befragter CIO s. Anzahl verschiedener, eingesetzter ERP-Softwareprodukte (ohne unterschiedliche Release-Stände) 26% 22% 26% 26% 74% Legende 1 > >8 Abbildung 14: Anzahl verschiedener, eingesetzter ERP-Softwareprodukte 16

19 ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Studie < 3 der befragten Unternehmen betreiben mehr als drei eigene Rechenzentren, 13% der befragten Unternehmen betreiben keine eigenen Rechenzentren. Der Betrieb der produktiven ERP-Systeme in eigenen Rechenzentren bei überwiegender Mehrheit der Befragten deutet auf eine hohe Fertigungstiefe in der IT hin. Betrieb eigener Rechenzentren 26% 3 17% 13% 13% > 3 Abbildung 15: Betrieb eigener Rechenzentren (ohne Backup RZ) 55% der befragten Unternehmen nutzen keine externen Rechenzentren. 18 % nutzen nur ein extern betriebenes Rechenzentrum, der befragten Unternehmen nutzen zwei und 5% der Unternehmen nutzen drei externe Rechenzentren. Neun Prozent der befragten Unternehmen nutzen mehr als drei durch externe Dienstleister betriebene Rechenzentren. Betrieb Rechenzentren durch externe Dienstleister 55% 18% 5% > 3 Abbildung 16: Betrieb Rechenzentren durch externe Dienstleister 17

20 > Studie ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Die gegenwärtige Datenqualität in ERP-Systemen wird von fast der Hälfte (45%) der befragten Unternehmen als uneinheitlich beschrieben. 34% bewerten die gegenwärtige Datenqualität zufriedenstellend. Nur 23% der befragten Unternehmen stufen die Datenqualität in ihren ERP-Systemen als gut ein. Hohe Datenqualität dient dem Zweck, unternehmensweit optimierte und verbindliche Geschäftsprozesse zu realisieren, die dadurch ökonomische Vorteile schaffen. Eine uneinheitliche oder mangelnde Datenqualität wirkt sich auf nahezu alle Prozesse negativ aus. Die Maßnahmen und Notwendigkeit für Datenqualität beschränken sich nicht auf bestimmte Datenbereiche, sondern erstrecken sich von vollständigen Kundendaten über Bewegungsdaten bis hin zu den Produkt- und Materialstammdaten. Die Bedeutung von Master Data Management hat im ERP-Umfeld deutlich zugenommen. Gegenwärtige Datenqualität in ERP-Systemen gut 23% 45% uneinheitlich 32% zufriedenstellend Abbildung 17: Gegenwärtige Datenqualität in ERP-Systemen 18

21 ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Studie < 4.3 Treiber und Planung für eine ERP-Konsolidierung In diesem Kapitel wird dargestellt, welche Ziele mit einer ERP-Konsolidierung verfolgt werden, welche Herausforderungen bestehen und wie die Planung der Unternehmen bezüglich zukünftiger ERP-Konsolidierungen gestaltet ist. Mehr als 8 der befragten Unternehmen schätzen ihre Systemlandschaft mehrheitlich als komplex ein. 43 % der Unternehmen sind der Ansicht, die eigene Systemlandschaft ist sehr komplex. Für 1 der Unternehmen ist ihre eigene Systemlandschaft einfach strukturiert mit komplexen Anteilen. Komplexität der Systemlandschaft (IST) Einfach strukturiert mit komplexen Anteilen 1 43% Sehr komplex Komplex strukturiert 38% Abbildung 18: Komplexität der Systemlandschaft (IST) Die Verbesserungspotenziale in den Prozessen sind wesentlicher Treiber und Ziel einer ERP-Konsolidierung. Die Top 5-Ziele einer ERP-Konsolidierung beziehen sich auf die folgenden Kernpunkte: Durchgängigkeit der Geschäftsprozesse Standardisierung und Harmonisierung Internationalisierung und Globalisierung Effizienzsteigerung und Kostensenkung Reduktion der Komplexität Mit Durchgängigkeit der Geschäftsprozesse ist die Durchgängigkeit von Geschäftsprozessen innerhalb einer Unternehmensgruppe zwischen selbständigen Legaleinheiten im In- und Ausland gemeint. International ausgerichtete Unternehmen mit verschiedenen Geschäftsbereichen und Legaleinheiten im In- und Ausland haben massiven Druck über Legaleinheiten hinweg die ERP-Systeme zu konsolidieren, um die ERP-Unterstützung in diesen Prozessketten zu verbessern. 19

22 > Studie ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Ziele der ERP Konsolidierung (mit hoher Relevanz) Durchgängige Prozessketten über Unternehmenseinheiten hinweg Prozessstandardisierung und -harmonisierung 5 5 Bessere Aufstellung bezogen Internationalisierung und Globalisierung 55% Effizienzsteigerung und Kostensenkung in den Geschäftsprozessen 5 Reduzierung der Prozesskomplexität 45% Reduzierung der Anzahl und Vielfalt der IT-Anwendungen 41% Bessere Unterstützung der Wachstumsstrategie 33% Reduzierung der Systemkomplexität 32% Konsolidierung der Datenbasis 27% Adaption eines veränderten Geschäftsmodells 23% Abbildung 19: Ziele der ERP-Konsolidierung Die globale Prozess-Standardisierung und die Sicherstellung einer einheitlich hohen Datenqualität stellen für die Unternehmen die größten Herausforderungen dar. Darüber hinaus sehen die befragten Unternehmen Herausforderungen bei der ERP-Konsolidierung in: Adaption der Ist-Prozesse an ein neues ERP-System Migration von Daten Länderübergreifende Zusammenarbeit bei der Konsolidierung Die Herausforderungen für die Unternehmen bei einer ERP-Konsolidierung sind unterschiedlich. Internationale Unternehmen sehen in der globalen Prozessstandardisierung und -harmonisierung eine erhebliche Herausforderung. Andere Unternehmen sehen die Kritikalität eher in der Sicherstellung einer einheitlichen Datenqualität. Die Größe dieser Herausforderungen hängt auch von der ERP-Historie und dem Internationalisierungsgrad des jeweiligen Unternehmens ab. 20

23 ERP-Konsolidierung: Prozesse, Anwendungen und Infrastruktur Studie < Herausforderungen der ERP-Konsolidierung (mit hoher Relevanz) Globale Prozessstandardisierung und -harmonisierung 55% Sicherstellung einer einheitlich hohen Datenqualität 5 Anpassen der Ist-Prozesse an ein neues ERP-System 41% Migration der Stammund Bewegungsdaten 33% Länderübergreifende Zusammenarbeit bei der Konsolidierung 27% Anpassung an ein neues Geschäftsmodells Kontrolle der IT-Kosten während der Übergangsphase 18% 18% Sicherstellen aller relevanten Compliance-Anforderungen Ab-Managen alter Systeme und Datenbestände Zentralisierung der IT-Organisation Abbildung 20: Herausforderungen der ERP-Konsolidierung Die ERP-Wartungs- und Supportaktivitäten sind bei den meisten Unternehmen überwiegend zentral organisiert. Der First-Level-Support ist bei 3 der Unternehmen zentral organisiert. Nur bei neun Prozent der Unternehmen existiert eine dezentrale Support-Organisation. Second-Level-Support ist bei 3 der Unternehmen zentral und bei vier Prozent dezentral organisiert. Software- Wartung ist bei 48% der Unternehmen zentral, nur bei 4% dezentral organisiert. System-Wartung und Betrieb ist bei 52% der Unternehmen zentral organisiert. Lediglich bei neun Prozent der Unternehmen wird sie dezentral organisiert. ERP Wartung- und Supportaktivitäten First-Level-Support 3 35% 17% Second-Level-Support 3 43% 13% 4% Software-Wartung 48% 3 4% System-Wartung und Betrieb 52% 3 Legende: Zentral Zentral mit dezentralen Anteilen Dezentral mit zentralen Anteilen Dezentral Abbildung 21: ERP-Wartung- und Supportaktivitäten 21