WINREP. Die Konsolidierungsund Reportingsoftware

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1 WINREP Die Konsolidierungsund Reportingsoftware

2 Inhaltsverzeichnis Wir über uns 2 Ihre Ansprechpartner 2 Unsere Dienstleistungen im Konsolidierungsbereich 3 Einige Beispiele aus unserem bestehenden Kundenstamm 4 Überblick WINREP -Software 5 Wesentliche Funktionsmerkmale 6 Kontenstamm 7 Firmenstamm 8 Dateninput 9 Fremdwährungen 10 Automatischer Eliminationslauf 11 Automatischer Konsolidierungslauf 12 Ausschnitt aus einem Konsolidierungs-Journal 13 Excel-Output aus WINREP 14 Cockpit-Report 14 G+V-Übersicht 15 Firmen-Konto 16 Weitere Funktionsmerkmale von WINREP 17 Software-Kapazitäten 17 Flexibles Berichtswesen / Schnittstellen / Datenimport/-export 18 Anwenderfreundlichkeit 18 Protokollierung (audit trail) / Journalisierung 19 Mobilität / Einsatzarten von WINREP 19 Mehrfache Wechselkurseingaben 20 Intercompany-Elimination und Matching / Mismatching-Reports (IC-Check) 20 Flexible Konzern- und Kontenstruktur 20 Zugriffsschutz-System 20 Integrierte Abstimmungsroutinen 20 Implementierung 21 Systembetreuung und Support 21 Weitere Fragen? 21

3 Wir über uns Die Firma Schätti, Lorenz + Partner AG ist seit 1995 in den Bereichen Konzernrechnungswesen, Konsolidierung und MIS-Reporting tätig und verfügt über langjährige Erfahrungen sowie eine ausgewiesene Fachpraxis in diesen Bereichen. Als Outsourcing-Partner sind wir dabei für das monatliche Reporting, die Konsolidierung und die Rechnungslegung nach internationalen Standards von verschiedenen internationalen Konzernen verantwortlich. Dabei verwenden wir WINREP sowohl für das monatliche Reporting als auch für die Konsolidierung. WINREP bietet eine ausgewogene Kombination zwischen Reporting und Konsolidierung und wird von uns selbst und von Dritten seit ca erfolgreich eingesetzt. Die Software hat sich seither erfolgreich bewährt: Dem Anwender bietet die Software eine grosse Flexibilität und Transparenz sowie eine komfortable und übersichtliche Bedienung während die Konzernprüfer vor allem die ausgezeichnete Journalisierung (audit trail) der WINREP-Software schätzen. Schätti, Lorenz + Partner AG Schochenmühlestrasse 4 CH-6340 Baar T Ihre Ansprechpartner Kristof Lorenz Alfons Schätti Eidg. dipl. Treuhandexperte Inhaber des Diploma as IFRS/IAS Accountant Certified by Controller Akademie and Ernst & Young sowie Experte Swiss GAAP FER T (direkt): k.lorenz@sl-p.ch Eidg. dipl. Wirtschaftsprüfer Inhaber des Diploma as IFRS/IAS Accountant Certified by Controller Akademie and Ernst & Young sowie Experte Swiss GAAP FER T (direkt): a.schaetti@sl-p.ch Seite 2

4 Unsere Dienstleistungen im Konsolidierungsbereich Unser Dienstleistungsangebot reicht vom reinen Software-Verkauf bis zum kompletten Outsourcing des Konzernrechnungswesens (Konsolidierung, periodisches Reporting etc.). Verkauf der WINREP-Software mit der entsprechenden Schulung Unterstützung beim Aufbau eines datenbankgestützten Konzernrechnungswesens / periodischen Reportings - Organisation (Rechnungslegungsstandard etc.) - Aufbau WINREP-Datenbank (Konten, Firmen, Währungen etc.) - Reporting-Package für den Jahresabschluss, MIS etc. - Konsolidierung, Eliminationen, Cash flow, Anlagespiegel etc. - Erstellen Konzernbericht inkl. Anhang (deutsch oder englisch) - Dokumentation für den Konzernprüfer Der gesamte Konsolidierungsprozess wird im Outsourcing durch uns erledigt - mit / ohne Berichterstellung - Konzernprüfer prüft bei uns im Hause oder beim Kunden - Unterstützung / Dokumentation für Konzernprüfer Die Organisation ist nie statisch, sondern ist immer auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt. Entsprechend variiert auch der Beratungs-/Outsourcing-Grad. So kann es vorkommen, dass wir als Outsourcing-Partner einen Konsolidierungsprozess aufsetzen, welcher zu einem späteren Zeitpunkt vom Kunden wieder in-house genommen wird. Aber auch der umgekehrte Fall ist möglich. Seite 3

5 Einige Beispiele aus unserem bestehenden Kundenstamm Komplettes Outsourcing eines Konsolidierungsprozesses mit rund 100 Firmen einer OR- Konsolidierung ergänzt um die Auflösung wesentlicher stiller Reserven, inkl. Spartenrechnung Komplettes Outsourcing einer Gruppe mit rund 10 Firmen mit Monatsreporting, Budgetierung und Jahresend-Konsolidierung (IFRS) Outsourcing IFRS-Konsolidierung (Jahreskonsolidierung sowie Zwischenbericht) einer börsenkotierten Gruppe mit rund 20 Firmen (IFRS) Software-Verkauf an eine Gruppe mit rund 50 Firmen; fachliche Unterstützung Software-Verkauf an eine Gruppe mit rund 60 Firmen; fachliche Unterstützung bei Spezialfragen (Dekonsolidierung, Akquisitionen etc.) Software-Verkauf an eine Gruppe mit rund 50 Firmen; Umstellung von OR auf IFRS inkl. first-time-adoption ; Konsolidierungstätigkeiten beim Kunden vor Ort Etc. Seite 4

6 Überblick WINREP -Software WINREP ist ein bedienerfreundliches Reporting-, Controlling- und Konsolidierungstool, welches von uns selbst und von Dritten seit 1998 erfolgreich eingesetzt wird. Sämtliche Daten der einzelnen Gesellschaften werden in Lokalwährung in der WINREP-Datenbank gespeichert. Die Daten können via eine Excel-Schnittstelle (Add-in) vom Excel ins WINREP eingelesen oder aber direkt in die WINREP-Datenbank eingegeben werden. Eine umfangreiche Plausibilisierung der Vollständigkeit und Richtigkeit der im WINREP enthaltenen Daten erfolgt aufgrund einfach zu definierender Parameter im WINREP. Zur Darstellung der Daten wird mit Ausnahme der Standardprotokollierungen - vorwiegend Excel verwendet. Über eine dynamische Schnittstelle können die Daten aus der WINREP-Datenbank aufgerufen und im Excel zu Berichten zusammengefasst werden (MIS, Abweichungsanalysen, Grafiken etc.). Die Kombination von WINREP mit Excel ist ein äusserst flexibles Instrument und erlaubt es, innert kürzester Zeit auch komplexe Konsolidierungen aufzubauen und laufend anzupassen. WINREP eignet sich hervorragend zur Voll- und Teilkonsolidierung (Sparten) einfacher und auch komplexer Firmengruppen sowie zum Auf- und Ausbau eines periodischen Berichtswesens (MIS). Seite 5

7 Wesentliche Funktionsmerkmale Die Datenbank der WINREP-Software lässt sich in Stammdaten (Firmenstamm, Kontenstamm etc.) und Bewegungsdaten (Daten der einzelnen Gesellschaften in der jeweiligen Landeswährung) unterteilen. Die Währungsumrechnung (Durchschnitts- und Stichtageskurse) in jede beliebige Währung (auch zu Fixkursen über mehrere Jahre) sowie automatisierte Eliminations- und Konsolidierungsroutinen übernimmt die Software. Mit einfach zu definierenden Parametern wird zudem sichergestellt, dass die in die WINREP-Datenbank eingelesenen resp. die darin enthaltenen Daten fehlerfrei und vollständig sind (Plausibilität und Vollständigkeit der Daten). Der gesamte Output geschieht im Excel. Über eine Schnittstelle (Add-in) werden die Daten ins Excel gelesen, wo sie in ihrer Darstellung beliebig weiter verarbeitet werden können (MIS, Abweichungsanalysen, Grafiken etc.). Gleichzeitig ist die Schnittstelle so konzipiert, dass auch Daten vom Excel in die Datenbank eingelesen werden können (z. B. Daten des monatlichen Reportings, die Jahresabschlussdaten etc.), womit die manuelle Dateneingabe beinahe überflüssig wird. Der Vorteil dieser Excel-Anbindung zeigt sich insbesondere beim periodischen MIS-Reporting oder auch beim Year-end Reporting-Package. Im Year-end Reporting-Package zum Beispiel können den Landesgesellschaften somit sehr einfach die Vorjahresdaten im Package mitgegeben werden, was die Eingabe der Daten des laufenden Jahres wesentlich vereinfacht (wie zum Beispiel die Anfangsbestände der Roll-forwards für den Anlagespiegel). Für die Konsolidierung stehen diverse automatische Routinen zur Verfügung (Intercompany- Check, IC-Eliminationen, Kapitalkonsolidierung, Konsolidierungslauf etc.). Zudem können innerhalb einer Gruppe Sparten- oder Teilkonzerne konsolidiert werden (mit den dazugehörigen Sparten- resp. Teilkonzerneliminationen). Jeder automatische Eliminations- und Konsolidierungslauf generiert ein Journal, welches jeweils gespeichert werden kann und jederzeit wieder abrufbar ist. WINREP ist zudem so programmiert, dass jede Mutation und jede Dateneingabe protokolliert wird (wer hat was wann und wie geändert; welcher Wert war vorher auf dem entsprechenden Konto etc.). Über Passwörter können zudem Berechtigungsstufen vergeben werden. Auf den nachfolgenden Seiten werden ausgewählte Elemente von WINREP etwas näher beschrieben. Seite 6

8 Kontenstamm Der Kontenstamm kann zweisprachig erfasst werden. Zudem besteht die Option für jedes Konto eine Kurzform zu erfassen. Neue Konten können sehr einfach eröffnet werden, indem man an die gewünschte Stelle im Kontenstamm geht und die neue Kontonummer einfach eingibt. Die Eingabetaste aktiviert den Konten-Wizard, der dann durch die nötigen Schritte führt. Die in der Fusszeile des abgebildeten Kontenstammes aufgeführten Tabs beinhalten weitere Informationen. Im Tab Codes z. B. ist die Codierung der Konten festgehalten. Für die Währungsumrechnung z. B. während des Konsolidierungslaufs müssen die erfassten Werte der einzelnen Firmen zum entsprechenden Umrechnungskurs umgerechnet werden (Stichtages- resp. Durchschnittskurs). WINREP kennt vier unterschiedliche Konten-Codes: G+V, Bilanz sowie Menge-G+V (z. B. verkaufte Menge, welche zwar kumulierbar ist, jedoch nicht umgerechnet werden darf) und Menge-Bilanz (z. B. Anzahl Personen). Damit ist eine korrekte Währungsumrechnung während des Konsolidierungslaufes immer gewährleistet. Seite 7

9 Firmenstamm Im Firmenstamm werden die einzelnen Gesellschaften erfasst resp. mutiert. Die Konsolidierungsfirma wird ebenfalls erfasst (in untenstehendem Beispiel die Firma 90). Die Firma 90 nimmt beim automatischen Konsolidierungslauf die konsolidierten Daten auf. Die Firmen 80 und 85, welche die automatischen IC-Eliminationen aufnehmen, werden hier ebenfalls als Firmen erfasst. Die am unteren Bildschirmrand vorhandenen Tabs führen zu weiteren Eingabemasken. So können z. B. im Tab Fi_gruppen einzelne Sparten (Firmengruppen) definiert werden, die dann getrennt voneinander konsolidiert werden können. Seite 8

10 Dateninput Die unten stehende Ansicht zeigt die auf der Datenbank enthaltenen Firmendaten der Gesellschaft Nr. 07. Im Dateninput können u.a. Daten (manuell) korrigiert werden. Die Dateneingabe erfolgt grundsätzlich vom Excel aus via eine entsprechende Schnittstelle (Add-in). Die Software zeigt zudem in der grauen Titelzeile die Anzahl Fehler für die jeweilige Gesellschaft. Falls Fehler in den Daten bestehen, wird der fehlerhafte Wert gelb markiert. Mittels der rechten Maustaste kann der Befehl Nächste Zeile mit Fehler ausgewählt werden, worauf die Software zum entsprechenden Fehler wechselt. Die Ursache des Fehlers kann dann wiederum mittels rechter Maustaste aufgerufen werden. Mit dem gelben Button in der Toolbar kann zwischen den verschiedenen Firmen gewechselt werden. Ganz links kann das jeweilige Geschäftsjahr gewählt werden. Somit kann bequem zwischen den einzelnen Firmen und / oder den Geschäftsjahren gewechselt werden, ohne den Dateninput verlassen zu müssen. Seite 9

11 Fremdwährungen Die zuvor im Währungsstamm erfassten Währungen können für jedes Jahr individuell erfasst werden (die Jahre sind in der Fusszeile der unten stehenden Abbildung aufgeführt). Dabei können pro Jahr und Berichtstyp (unter Berichtstyp wird z. B. IST oder BUDGET verstanden) die entsprechenden Währungen monatlich erfasst werden. Nach Eingabe des Stichtageskurses kann der Durchschnittskurs automatisch errechnet werden. Seite 10

12 Automatischer Eliminationslauf Die nachfolgende Ansicht zeigt die verschiedenen Varianten (u.a. auch für eine Spartenkonsolidierung) für den automatischen Eliminationslauf. Die Eliminationen werden beim Aufsetzen des Mandates definiert und stehen nachher für jedes beliebige Jahr resp. jeden Monat auf Knopfdruck zur Verfügung. Zudem können verschiedene Varianten vor-definiert werden (z. B. Sparte 1, Sparte 2). Vordefinierte Varianten für die automatisierten Eliminationsläufe (Kapitalelimination und übrige IC- Eliminationen) Seite 11

13 Automatischer Konsolidierungslauf Auch beim automatischen Konsolidierungslauf können verschiedenen Varianten definiert werden. Je nach gewählter Variante wird eine andere Firmengruppe und / oder ein anderer Kontenplan konsolidiert. Es können zudem mehrere Monate und / oder Jahre gleichzeitig konsolidiert werden (z. B. alle 12 Monate eines Monatsbudgets). Vordefinierte Varianten für die automatisierten Konsolidierungsläufe Automatischer Konsolidierungslauf zu effektiven Kursen zu konstanten Kursen (Fix-Kurse) Seite 12

14 Ausschnitt aus einem Konsolidierungs-Journal Der nachfolgende Auszug zeigt einen Ausschnitt aus einem Konsolidierungs-Journal, wie es bei jedem automatischen Konsolidierungslauf generiert wird. Das Konsolidierungs-Journal ist eine ausgezeichnete Dokumentation für den Konzernprüfer. Seite 13

15 Excel-Output aus WINREP Nachfolgend einige Auszüge aus einem Muster-MIS, wie es mit Hilfe der WINREP-Datenbank im Excel erstellt und periodisch mit den Daten der entsprechenden Gesellschaft abgefüllt werden kann. Eine solche Vorlage kann für alle Firmen eines Mandates verwendet werden. Auf Knopfdruck werden die Daten aktualisiert. Mittels dem im Excel eingebetteten Add-in kann komfortabel die gewünschte Währung, das Jahr und die Firma gewählt werden. Cockpit-Report Der Output wird über das eigens konzipierte Excel-Add-in gesteuert. WINREP-Formel für den dynamischen Output im Excel. Ebenso sind die Grafiken mit der WINREP- Datenbank verknüpft. Im Add-in erfolgt via "P" die Auswahl der Periode, mit "F" die Firma und/oder mit "$" die Währung. Mit Klick auf aktualisiert. werden die Daten dann Seite 14

16 G+V-Übersicht Der Output wird über das eigens konzipierte Excel-Add-in gesteuert. WINREP-Formel für den dynamischen Output im Excel. Mittels oben abgebildetem Excel-Add-in kann die hier dargestellte Auswertung "P&L Summary": für eine beliebige Firma ( im Add-in Button F) für eine beliebige Periode ( im Add-in Button P) und in jeder gewünschten Währung ( im Add-in Button $) auf Knopfdruck ( ) aktualisiert werden. Dabei werden auch die Beschriftungen für die einzelnen Spalten (Monatsbezeichnung etc.) jeweils aufgrund der gewählten Periode automatisch aktualisiert. Seite 15

17 Firmen-Konto Mittels Firmen-Konto lassen sich bequem ein oder mehrere Konten in einer Firmenübersicht darstellen. So lässt sich rasch feststellen, welche Firma welchen Wert zu einem ausgewählten Konto / einer ausgewählten Kontengruppe beisteuert. Seite 16

18 Weitere Funktionsmerkmale von WINREP Software-Kapazitäten Maximale Anzahl Einzelgesellschaften unlimitiert Maximale Anzahl Konzerngesellschaften unlimitiert Maximale Anzahl Konsolidierungsebenen unlimitiert Maximale Anzahl Versionen (IST, BUDGET, PLAN A, FORECAST etc.) 40 pro Jahr Jeder Version können eigene Umrechnungskurse zugewiesen werden Anzahl Fixkurse pro Jahr 4 Mittels Fixkursen (pro Währung kann ein Umrechnungskurs erfasst werden) können Daten verschiedener Geschäftsjahre mit einem konstanten Kurs pro Währung eliminiert und konsolidiert werden. Fixkurse sind in jedem Geschäftsjahr frei definierbar. Anzahl rate-codes pro Währung (Durchschnittskurs, Stichtageskurs etc.) 3 Anzahl Monatsfelder pro Version (z. B. für eine monatliches Reporting) 12 Maximale Anzahl Konten pro Version unlimitiert Maximale Anzahl Währungen unlimitiert Maximale Stellenzahl für die Kontonummer 10 Struktur Kontenplan / Kontonummern frei wählbar Firmenstruktur / Firmennummern frei wählbar Geschäftsjahr (Kalenderjahr oder unterjährig) frei wählbar Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfungen frei wählbar Seite 17

19 Flexibles Berichtswesen / Schnittstellen / Datenimport/-export Neben den Standardauswertungen im WINREP erfolgt der Output (MIS-Reports, Tabellen, Grafiken etc.) individuell im Excel. Via eine speziell konzipierte Schnittstelle (Add-in) werden Daten aus dem WINREP ins Excel gelesen, wo sie dann beliebig weiter verarbeitet werden können (Grafiken, Abweichungsanalysen etc.). Die Schnittstelle beinhaltet eine read-and-write -Funktion, welche auch den Datenimport ins WINREP möglich macht; damit wird die manuelle Dateneingabe beinahe überflüssig. Da der Output via Schnittstelle im Excel geschieht, können Berichte (zum Beispiel ein MIS-Report) von jedem Anwender individuell und leicht präsentationsreif erstellt und gepflegt werden. Daten sind schnell abrufbar und müssen nicht langwierig neu aufgearbeitet werden. Anwenderfreundlichkeit Die Software bietet anwenderfreundliche (Makro-) Funktionen, um die Aufgaben und Bedürfnisse der Anwender individuell zu erfüllen und zu steuern. Diese Funktionen stellen sicher, dass vorgegebene Arbeitsabläufe eingehalten werden; sie sind einfach zu bedienen. Seite 18

20 Protokollierung (audit trail) / Journalisierung Die Software verfügt über eine umfassende Protokollierung aller Eingaben und Veränderungen (wer hat was wann und wie verändert oder eingegeben). Jede Mutation von Stamm- und Bewegungsdaten wird protokolliert und ist jederzeit via eine Protokoll- Funktion abrufbar. Bei jedem automatischen Eliminationslauf wird ein entsprechendes Eliminations-Journal generiert. Ebenso erstellt die Software bei jedem Konsolidierungslauf ein Konsolidierungs-Journal, welches die Prüfspur sichergestellt. Die Journale können als File gespeichert und / oder ausgedruckt werden. Sortierfunktionen erlauben einen raschen Zugriff auf früher gespeicherte Journale. Mobilität / Einsatzarten von WINREP Die Konsolidierungssoftware kann lokal (Standalone-PC) oder im Netzwerk installiert werden. Sie kann auch - zusammen mit den Daten - als Kopie auf ein Notebook gespeichert werden und ermöglicht es so, vor Ort bei den Gesellschaften damit zu arbeiten. Seite 19

21 Mehrfache Wechselkurseingaben Für Monats- und Jahresabschlüsse sowie Budget, Forecast etc. lassen sich für die Erfolgsrechnung und die Bilanz jeweils unterschiedliche Wechselkurse eingeben, wodurch dann beim Konsolidierungslauf die jeweiligen Daten zum gewünschten Umrechnungskurs konsolidiert werden. Intercompany-Elimination und Matching / Mismatching- Reports (IC-Check) Konzernbeziehungen zwischen Gruppengesellschaften werden während der Konsolidierung automatisch eliminiert. Die Datenqualität lässt sich mit einem Matching / Mismatching- Report kontrollieren (IC-Check). Flexible Konzern- und Kontenstruktur Änderungen in der Konzern- und Kontenstruktur sind leicht möglich. Änderungen in der Konzern- und Kontenstruktur können auch rückwirkend für die Vergangenheit konsolidiert werden. Es können unterschiedliche Kontenpläne angesteuert werden. Parallele Konsolidierungen (z. B. juristische Struktur, nach Management-Verantwortung etc.). Sparten- und Sub-Konsolidierungen etc. Zugriffsschutz-System Zurzeit bestehen 3 verschiedene User-Ebenen (eine Erweiterung ist geplant). Die User-Berechtigung wird via User-ID und Passwort definiert. Integrierte Abstimmungsroutinen Die in der Datenbank gespeicherten Daten werden auf der Basis von individuell gesetzten Parametern auf ihre Vollständigkeit und Plausibilität hin von der Software geprüft. Seite 20

22 Implementierung Die Implementierung ist innert kürzester Zeit möglich. Erfahrungsgemäss beläuft sich der Schulungsaufwand auf rund ein bis zwei Tage. Bei Bedarf führen wir Vorleistungen durch, wie zum Beispiel Aufsetzen Kontenplan, Firmenstruktur, Check-Routinen, Währungs-Codes, Definition der automatischen Eliminations-Routinen etc. Wir sind auch gerne bereit, Sie bei der Konzeption und der Einrichtung des datenbankgestützten Konzernrechnungswesens fachlich zu unterstützen. Systembetreuung und Support Im Falle von Fragen in der Anwendung der WINREP-Software und/oder bei der Konzeption einer Konsolidierung stehen Ihnen auf unserer Seite jederzeit kompetente und erfahrene Ansprechpartner zur Verfügung, die selbst täglich mit WINREP arbeiten. Da WINREP von uns selbst für die eigenen Konsolidierungsmandate eingesetzt wird, stehen Ihnen für Ihre Fragen erfahrene Fachleute zur Seite. Weitere Fragen? Gerne beantworten wir diese bei einem persönlichen Gespräch oder bei einer unverbindlichen Vorführung von WINREP anhand unseres Demo-Mandats. Wir danken Ihnen für Ihr Interesse an WINREP und würden uns über Ihren Anruf oder Ihr sehr freuen. Schätti, Lorenz + Partner AG Schochenmühlestrasse 4 CH-6340 Baar T Seite 21

23 Auf sicherem Kurs