PubMan Import - Benutzer Dokumentation

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1 MaibornWolff et al GmbH Theresienhöhe München PubMan Import - Benutzer Dokumentation Version:1.0 Datum: Status: Final

2 Index 1 EINLEITUNG INSTALLATION KONFIGURATION REITER ALLGEMEIN REITER SUCHEN REITER BEITRAG REITER WARTUNGSMODUS TIPPS UND TRICKS ARCHIV NACH JAHREN UserDocu - PubMan Import.docx Seite 2 von 13 Zuletzt bearbeitet:

3 1 Einleitung Die Anwendung PubMan ermöglicht Mitarbeitern von Forschungsorganisationen, ihre Publikationsdaten zu speichern, verwalten und erweitern sowie für andere Webdienste zur Verfügung zu stellen. Die Daten werden in einem Repository abgelegt. Das Wordpress Plugin PubMan Import ermöglicht das Importieren von Publikationen über eine REST- Schnittstelle. Hierbei können sowohl manuell als auch automatisch neue Publikationen und Updates von PubMan abgeholt und in Wordpress veröffentlicht werden. UserDocu - PubMan Import.docx Seite 3 von 13 Zuletzt bearbeitet:

4 2 Installation Die Installation kann auf zwei Wegen erfolgen: Plugin im Adminbereich installieren Im Adminbereich navigiert man zu der Seite Plugins-Installieren und klickt im oberen Menü auf Hochladen. Hier kann man das zu installierende Plugin nun einfach als ZIP-Archiv hochladen und mit einem Klick auf Jetzt installieren in dem Blog installieren. Plugin mit FTP installieren Wenn ein Zugriff auf das Dateisystem des Webservers möglich ist, kann das PubMan Plugin direkt in das Pluginverzeichnis von Wordpress installiert werden. Der Pluginordner muss dabei komplett in das Verzeichnis /wp-content/plugins/ kopier werden. Anschliessend ist es im Adminbereich sichtbar und kann dort aktiviert werden. Aktivieren des Plugins Bevor das Plugin benutzt werden kann, muss es noch aktiviert werden. In der Adminoberfläche unter Installierte Plugins gibt es dafür unter PubMan Import einen Link zum Aktivieren. UserDocu - PubMan Import.docx Seite 4 von 13 Zuletzt bearbeitet:

5 3 Konfiguration Unter Einstellungen gibt es nach der Installation und Aktivierung des Plugins einen weiteren Menüpunkt PubMan Import. Hier sind die Plugin Einstellungen zu finden. Es gibt die Reiter Allgemein, Suchen, Beitrag und Wartungsmodus. UserDocu - PubMan Import.docx Seite 5 von 13 Zuletzt bearbeitet:

6 3.1 Reiter Allgemein Die Einstellungen auf diesem Reiter sind alle mit Standardwerten vorbelegt. Typischer Weise werden die Einstellungen hier nur einmal beim Einrichten des Plugins eingetragen und müssen später nicht mehr geändert werden. Source URL Hier wird der PubMan Server hinterlegt, Standardwert ist Item View Der Pfad zu den Publikationen auf dem PubMan Server, Standartwert ist /pubman/item/ Search & Export Interface Der Pfad auf dem PubMan Server, Standartwert ist /search/searchandexport?cqlquery= UserDocu - PubMan Import.docx Seite 6 von 13 Zuletzt bearbeitet:

7 3.2 Reiter Suchen Auf dem zweiten Reiter sind alle Einstellungen gesammelt, die die Treffer der Suche beeinflussen. Default Search String In dieses Feld kommt die Suche, die die Dokumente definiert, die im importiert werden sollen. Der CQL Ausdruck aus der PubMan Advanced Search kann hier verwendet werden. Zwei Dinge sollte man hier wissen: 1. Die Syntax des Ausdrucks wird vom Plugin nicht geprüft, sondern so wie eingegeben an PubMan übergeben. 2. Je mehr Dokumente über die Suche gefunden werden, umso länger dauert das Verarbeiten und Erstellen der Blog Posts. Wenn der Import nicht zum Ende kommt, muss der Parameter max_execution_time in der Datei php.ini entsprechend hochgesetzt werden. Aktualisieren Hier setzt man das Aktualisierungsinterval, in dem die Suche ausgeführt werden soll und neue Blog Posts angelegt und aktualisiert werden sollen. Die möglichen Optionen sind Hourly Daily Weekly Monthly Manually Ist Manually ausgewählt, wird die Suche nicht automatisch ausgeführt. Sie kann jedoch jederzeit über die Aktionen auf dem letzten Reiter angestossen werden. UserDocu - PubMan Import.docx Seite 7 von 13 Zuletzt bearbeitet:

8 Vorallem wenn die Suche viele Treffer liefert, sollte das Interval nicht auf Hourly oder Daily gestellt werden um eine zu hohe Last auf dem Server zu vermeiden. Import items with publicly available fulltexts and Alle öffentlichen Publikationen werden immer importiert. Darüber hinaus kann man noch nicht öffentliche Volltexte und ohne Volltexte wählen.... with CC License Mit dieser Option kann man die Treffer der Suche noch einschränken, indem man nur die Dokumente wählt, die unter eine Creative Commons Lizenz stehen. UserDocu - PubMan Import.docx Seite 8 von 13 Zuletzt bearbeitet:

9 3.3 Reiter Beitrag Die Einstellungen auf diesem Reiter beeinflussen alle, wie ein einzelner Blog Post aussehen soll. Wichtig zu wissen ist dabei, dass Änderungen immer nur das Aussehen der zukünftigen Posts beeinflusst. Möchte man auch bestehende Blog Posts ändern, kann einem die Option Automatically Update Posts dabei helfen. Citation Style Hier wählt man, in welchen Zitationsstil die Daten aus PubMan importiert werden sollen. Es stehen die Zitationsstile APA, JUS und AJP zur Verfügung. Default Post Status Regelt, ob die importierten Veröffentlichungen sofort verfügbar sein sollen, oder erst im Adminbereich freigeschaltet werden müssen. Limit Article Title Characters Hier können Titel auf eine bestimmte Zeichenlänge gekürzt werden. Lässt man das Feld leer, wird der Titel komplett angezeigt. Use Date from PubMan UserDocu - PubMan Import.docx Seite 9 von 13 Zuletzt bearbeitet:

10 Mit dieser Option wird festgelegt ob das aktuell Datum für einen Blog Post verwendet werden soll oder ein Datum aus der Publikation. Die Daten werden in folgender Reihenfolge nach Verfügbarkeit verwendet: Datum der Printversion Datum der Onlineversion Datum, an dem die Publikation akzeptiert wurde Datum, an dem die Publikation eingereicht wurde Änderungsdatum Erstellungsdatum Wenn es eine Publikation aus dem Genre Talk ist, wird das Endedatum verwendet. Wenn es das nicht gibt, wird das Startdatum der Veranstaltung verwendet. Link to Full Item View / Link Default Text / Link Default Icon Es steht zur Auswahl, den Link zu PubMan als Text oder als Icon darzustellen. Je nachdem was man auswählt, gibt man dann den gewünschten Linktext oder eine URL zu einem Bild ein, das als Icon verwendet werden soll. Link to Fulltext View / Link Fulltext / Link Fulltext Icon Für den Link zum Volltext der Publikation stehen auch hier die Optionen Text oder Icon zur Verfügung. Link to CC License / Link CC License Text / Link CC License Icon Sofern das verlinkte Dokument unter einer Creative Commons Lizenz steht, kann man dies mit dieser Option kenntlich machen. Wählt man Text als Option, muss man - wie schon bei den Optionen zuvor den gewünschten Linktext eingeben. Bei Icon wird jedoch automatisch das passend Icon für die entsprechende CC Lizenz generiert. Autocreate Categories Mit dieser Option kann das Plugin so eingestellt werden, dass es automatisch Kategorien für die in PubMan hinterlegten Schlagworte anlegt. Die Art des kontrollierten Vokabulars wird dabei als Hauptkategorie in Wordpress angelegt und alle zugeordneten Schlagworte als Unterkategorien dazu. Update Posts Automatically Das Aktivieren dieser Option bewirkt, dass bestehende Blog Posts bei einem Importvorgang aktualisiert werden. Dieses Feature funktioniert so, dass es für alle Treffer der Suche prüft, ob es dazu einen Blogpost gibt und den Post dann mit den Daten aus PubMan überschreibt. Verschiedene Optionen dieses Reiters, die das Aussehen eines Posts beeinflussen (Art des Link zu PubMan, Datum,...) können so auch auf bestehende Posts angewandt werden. Ansonsten gelten sie immer für die in Zukunft erstellten Posts. Bitte beachten Sie, dass wenn diese Option aktiviert ist, das Importieren und Anlegen der Posts deutlich länger dauert. Wenn es zu lange dauert und die Verarbeitung vom Server abgebrochen wird, muss der Parameter max_execution_time in der Datei php.ini entsprechend hochgesetzt werden. UserDocu - PubMan Import.docx Seite 10 von 13 Zuletzt bearbeitet:

11 Achtung: Wenn diese Option aktiviert ist, gehen eigene Ergänzungen an den automatisch erstellten Blog Posts verloren! UserDocu - PubMan Import.docx Seite 11 von 13 Zuletzt bearbeitet:

12 3.4 Reiter Wartungsmodus Dieser Reiter beinhaltet neben den Funktionen für ein manuelles Update auch das Log des Plugins. Im Unterschied zu den anderen Reitern, gibt es auf diesem keine Einstellungsmöglichkeiten, sondern Aktionen, die ausgeführt werden können. Manual Update Mit dieser Aktion lässt sich ein manuelles Update durchführen. Diese Funktion ist vorallem dann wichtig, wenn man beim Aktualisierungsinterval auf dem Reiter Suchen Manually als Option ausgewählt hat. Force Update Das Force Update unterscheidet sich von allen anderen Arten des Updates dadurch, dass vorher alle vom Plugin angelegten Blog Posts gelöscht werden. Ausserdem werden alle leeren Tags und Kategorien gelöscht. Anschliessend wird ein normales Update durchgeführt. Delete Log Das Logfile wird automatisch überschrieben wenn es zu gross wird, kann aber hier auch vom Benutzer selbst gelöscht werden. UserDocu - PubMan Import.docx Seite 12 von 13 Zuletzt bearbeitet:

13 4 Tipps und Tricks 4.1 Archiv nach Jahren Einige der Publikation, die aus PubMan importiert werden, haben als Datum nur die Angabe des Jahres oder Jahr und Monat. Da beim Anlegen des Posts in Wordpress immer ein vollständiges Datum angegeben werden muss, wird das Datum ergänzt. Für eine Publikation, die als Datumsangabe nur das Jahr 1987 hat, wird der Blog Post mit dem Datum angelegt. Wenn man sich in der Sidebar des Blogs mit Hilfe eines Widgets ein Archiv der Posts anzeigen lässt, bekommt man damit oft sehr viele Publikationen im Januar eines Jahres, obwohl dies eigentlich nicht richtig ist. Hier ist es sinnvoll, nur ein Archiv nach Jahren anzuzeigen. Mit dem Annual Archive Plugin ( ) kann man dies sehr schön machen. UserDocu - PubMan Import.docx Seite 13 von 13 Zuletzt bearbeitet:

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