osb-i Kompass Führungsfeedback

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1 osb-i Kompass Führungsfeedback Dr. Hellmut Santer, Ulrich Zeutschel, Inga Pöhlsen- Wagner, Dr. Ernst Domayer

2 Zu diesem Tool Grundidee Auf der Erfahrungsgrundlage diverser Kundenprojekte (vgl. S. 10) argumentieren wir die Potenziale und den Nutzen von Führungsfeedback für die Weiterentwicklung der Führungskultur und benennen Erfolgsfaktoren der Gestaltung. Wir skizzieren sechs Projektphasen der Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Führungsfeedbacks und zeigen konkrete Gestaltungsbeispiele der online-befragung und der schriftlichen Ergebnisrückmeldung. Einsatzmöglichkeiten Die Thesen im ersten Teil (S. 4-9) sollen zur Sensibilisierung von Führungskreisen und Entscheidern bei der Beauftragung und Anlage des Verfahrens beitragen. Der Leitfaden im zweiten Teil (S ) verweist auf Entwicklungsschritte und Gestaltungselemente und hat sich als Orientierung bei der Konzeption von Ausschreibungen sowie als Planungs- und Entscheidungshilfe für Lenkungsgruppen bei der Einführung und Begleitung von Führungsfeedback bewährt. Die Gestaltungsbeispiele im dritten Teil (S. 15) vermitteln Eindrücke zum Online Verfahren. Verfasser Dr. Hellmut Santer, Ulrich Zeutschel, Inga Pöhlsen-Wagner, Dr. Ernst Domayer 2

3 Führungsfeedback im Kontext der HRM-Instrumente Team-Workshops Führungsfeedback Leadership Development Programm Zielvereinbarung Mitarbeitergespräch Development Center Assessment Center Führungsgrundsätze Führungsleitbild Kompetenzmodell Vergütungsmodell Recruiting 3

4 Führungsfeedback als Chance (1) Das Feedback als wirkmächtiges Instrument in der strategischen Führungskräfteentwicklung. Beobachtungs- und Gesprächsanlass für MitarbeiterInnen und Führungskräfte zur Führungsqualität in den Teams sowie in der Gesamtorganisation. Reflexion der Fortschritte und Weiterentwicklungsbedarfe der gelebten Führungspraxis im Einzelcoaching und in Teamworkshops. 4

5 Führungsfeedback als Chance (2) Entwicklung der gemeinsamen Führungskultur durch bereichsund unternehmensübergreifende Auswertungen. Förderung der organisationalen Lernfähigkeit des Unternehmens durch die umfassende und kontinuierliche Auseinandersetzung mit dem Thema»Führungsqualität«auf allen Ebenen. Erweiterung der Selbststeuerungskompetenz der Führungskreise durch das kollegiale Feedback und durch die Sprachfindung zum Thema Führung. 5

6 Erfolgsfaktoren 1: Führung und Kommunikation Interesse der Top-Führung des Unternehmens an einer reflektierten und alle Ebenen involvierenden Führungspraxis. Einbindung des Führungsfeedbacks in den Kontext einer strategischen Führungskräfte-Entwicklung. Umfassende Kommunikationsarchitektur rund um das Führungsfeedback. Einsatz als Führungs- und Teamentwicklungs-Instrument entkoppelt von Vergütungsthemen. 6

7 Erfolgsfaktoren 2: Das Instrument und seine Anwendung Erarbeitung unternehmensspezifischer Feedback-Kategorien und Fragestellungen (Bezug zu Führungsleitlinien, Kompetenzmodell oder ähnliche). Abstimmung des Instruments (auch inhaltlich) mit der Unternehmensführung und der Arbeitnehmervertretung sowie weiterer Schlüsselspieler, um hinreichende Unterstützung sicher zu stellen. Behutsame Einführung, um Vertrauen im Umgang mit dem Instrument aufzubauen (z.b. Beginn mit 90 -FB ohne Ergebniseinsicht durch Linienführung oder HR). Verwendung von Zufriedenheitseinschätzungen pro Hauptkategorie zur besseren Interpretation einzelner Items. Optische und technische Qualität des Instrumentes. Optimale zeitliche Taktung: Befragung Ergebnisse Reflexionsgelegenheiten Debriefing auf Organisationsebene. 7

8 Erfolgsfaktoren 3: Die Verarbeitung der Ergebnisse Angebot persönlicher Coaching-Gespräche durch externe Berater zur Erläuterung der Feedbackergebnisse, zur Erarbeitung von Entwicklungsschritten und Vorbereitung der Teambesprechung (empfohlen oder verpflichtend). Angebot extern moderierter Team-Workshops zur Besprechung der Feedbackergebnisse und zur Vereinbarung von Kooperationsverbesserungen (empfohlen oder verpflichtend). Qualität der Moderatoren der Teamworkshops (Übung in der Adressierung der Dimensionen Führung, Person, Team, Organisation). Vorbildwirkung der Top-Führungsebene in der Nutzung von Coaching- Gesprächen und Teamworkshops. Gesamtreflexion und Debriefing eines Durchganges als Gelegenheit zur gemeinsamen Weiterentwicklung der Führungskultur (z.b. Führungskonferenz). 8

9 Unterschiede, die einen Unterschied machen (1) Disziplinierungsmaßnahme oder Potenzialentwicklung? (2) Modeerscheinung oder strategisch genutztes Instrument? (3) Ersatz für Kommunikation oder Anlass für Kommunikation? (4) Personenbezogenheit oder organisationales Lernen? (5) Kurzfristige Maßnahme oder langfristige Führungsentwicklungs- Perspektive? (6) HR-Interesse oder Führungsentscheidung? (7) Bewertung der Führungskraft oder Förderung der gemeinschaftlichen Steuerungsverantwortung? 9

10 Perspektiven im Führungsfeedback Führungskreis Einschätzung durch Vorgesetzte/n Einschätzung durch Mitarbeiter/innen Selbsteinschätzung Kollegiale Einschätzung Einschätzung durch Kunden Geleitetes Team Kunden & Kooperationspartner 10

11 Projektstruktur und Arbeitsschritte osb-i Kompass Führungsfeedback

12 Projektstruktur und -ablauf im Überblick Vorstand Interne Projektgruppe osb-i Berater/innen Entwicklung Rückmeldeunterlagen und ggf. Online-Instr. Übergabe FK- Zuordnungen und Adressdaten an osb Vorab-Information an FK und Teams Ergebnispräsentation und Empfehlungen Führungskräfte und Teams Feedback mit Hotline Start- Reminder Rückmeldegespräche mit Fk Klärung Feedbackund Auswertungsverfahren Einzelauswertung Gesamtauswertung Moderierte Team- Workshops mit Dokumentation Terminvereinbarungen mit FK Monat 1 Monat 2 Monat 3 Monat 4 Monat

13 Projektschritte im Überblick (1) Rahmenklärung und -koordination mit einer unternehmensinternen Projektgruppe: Entwicklung bzw. Überarbeitung von Feedback-Fragen und Umsetzung als Online-Instrument Organisatorische und technische Voraussetzungen der Befragungsteilnahme Individuelle Ergebnisaufbereitung und Verfahren der Ergebnisrückmeldung und -reflexion Organisationsübergreifende Auswertungssystematik und -fragestellungen (2) Vorbereitung der Beteiligten: Vorab-Informationen zur Befragung an die Führungskräfte und Organisationseinheiten Terminvereinbarungen der Berater/innen mit den Führungskräften für Rückmeldegespräche (3) Feedback-Befragung per Online-Instrument (mit Hotline-Bereitschaft) (4) Individuelle Auswertung und Ergebnisrückmeldung: Aufbereitung der Ergebnisse pro Führungskraft und -versand Individuelle Rückmelde-Gespräche (mit Vorbereitung der Team-Workshops) (5) Moderierte Workshops in den Organisationseinheiten zur Reflexion der Ergebnisse und zur Ableitung von Optimierungsmaßnahmen (6) Übergreifende Auswertung: Rückkoppelung der übergreifenden Ergebnisse und der Eindrücke aus den Rückmeldegesprächen und den Team-Workshops an die interne Projektgruppe Aufbereitung und Präsentation der Ergebnisse und Empfehlungen für die Unternehmensleitung 13

14 Rückmeldung und Verarbeitung der Feedback-Ergebnisse Mit der einzelnen Führungskraft Gesprächsterminvereinbarung und Zusendung der Ergebnisse per Coaching-Gespräche: Individuelle Reflexion der Ergebnisse und Beratung zur Bearbeitung mit dem Team bzw. im Führungskreis Mit den Organisationseinheiten Aufbereiten der Befragungsergebnisse als Präsentations-Poster Moderierte Workshops vor Ort zur gemeinsamen Reflexion der Ergebnisse und zur Vereinbarung von Veränderungsmaßnahmen osb-i Berater/innen mit interner Projektgruppe / Personalentwicklung Reflexion der übergreifenden Ergebnisse sowie der Eindrücke aus den Rückmeldegesprächen und Team-Workshops Ableitung von Empfehlungen an die Unternehmensleitung für flankierende Maßnahmen zur Optimierung der Führungsqualität Mit Unternehmensleitung Präsentation der übergreifenden Befragungsergebnisse, der Erkenntnisse aus der Ergebnisrückmeldung an die Führungskräfte und Teams sowie der Empfehlungen 14

15 Gestaltung des online-feedbacks osb-i Kompass Führungsfeedback

16 Start des Online-Fragebogens Die Teilnehmer/innen erhalten per Die Internetadresse einen Benutzernamen das Initialpasswort ggf. weitere Informationen zum Projekt Bei der ersten Anmeldung müssen die Teilnehmer/innen das Passwort ändern. Dadurch ist gesichert, dass nur sie den Zugang zu ihren Antworten kennen. Abb.: Mehrsprachige Seite zur Änderung des Passworts 16

17 Die Sequenz der Fragen Die Fragen sind nach Oberthemen pro Bildschirmseite gebündelt Auf jeder Seite sind eine Fortschrittsanzeige und Navigationsschaltflächen zu finden 17

18 Auswertung und Ergebnisbericht Die Daten werden aus der Datenbank vom Server gezogen und nach dem projektspezifischen Auswertungsplan mit Statistiksoftware ausgewertet. Die Darstellung der Ergebnisse wird für jeden Zweck mit dem Auftraggeber abgestimmt. Es kann sich hier um die rein grafische Aufbereitung der Befragungsergebnisse handeln, eine ausgearbeitete Ergebnispräsentation, einen textorientierten Schlussbericht oder jegliche andere denkbare Form. 18

19 Anonymität und Datenschutz Anonymität der Daten bei Übertragung und Speicherung Kontaktdaten und Befragungs-Accounts werden getrennt gespeichert. Während des Befragungszeitraums sollte die Verknüpfung noch erhalten bleiben, da bei strenger Trennung eine Wiederherstellung des Passworts nicht möglich wäre. Mit Ende der Befragung werden alle persönlichen Daten ( -adressen) gelöscht. Beispiel: Verlust des Passworts Bei Verlust des Passwortes muss der/die Teilnehmer/in Kontakt mit osb-i aufnehmen (telefonisch oder per Mail) und den Benutzernamen nennen. Daraufhin wird das Passwort im System zurückgesetzt und eine automatische Mail an die hinterlegte -adresse versandt. Möglichst bald nach Erhalt sollte der/die Teilnehmer/in das zugesandte Passwort ändern. Mit dem Ende der Befragung werden die persönlichen Daten (Name, ) von den Systemdaten (Account, Benutzername) getrennt und gelöscht. Damit ist eine Zuordnung der Antworten zu Personen nicht mehr möglich. Datenqualität und informationelle Selbstbestimmung Mit der ursprünglichen Teilnehmerliste kann vorab die Abteilungs- und Teamzugehörigkeit im System erfasst werden. Das verbessert die Datenqualität deutlich allerdings sind damit bereits personenbezogene Informationen im System vorhanden, noch bevor sich die Teilnehmer/innen das erste Mal angemeldet haben. 19