Webkonferenz mit Cisco WebEx Meeting Center

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1 BENUTZERHANDBUCH Webkonferenz h l i M ti C t Webkonferenz mit Cisco WebEx Meeting Center Dieses Benutzerhandbuch zum Cisco WebEx Meeting Center beschreibt, wie Sie auf den Cisco WebEx Meeting Center-Service direkt über die WebEx-Website, seine Integration in den Instant Meeting-Audiokonferenzservice und die entsprechende Interaktion mit dem WebEx Hosted Net Replay zugreifen. Dieses Handbuch ist eine Ergänzung zu den Cisco WebEx- Benutzerhandbüchern. Im WebEx Meeting Center-Benutzerhandbuch für Hosts, Konferenzleiter und Teilnehmer auf Ihrer WebEx-Site finden Sie weitere Informationen über die Cisco WebEx Meeting Center-Funktionen. So greifen Sie auf Ihre Webkonferenz zu: Um auf Ihre Webkonferenz zuzugreifen, öffnen Sie die URL direkt über Ihre Favoriten, und melden Sie sich an. https://<firmenname>.webex.com Einrichten Ihres Profils Mein WebEx Verwenden Sie Ihre Registerkarte Mein WebEx, um Ihr Profil, Audiokontoinformationen, Kontakte usw. einzurichten oder zu ändern. Über die Registerkarte Mein WebEx können Sie auch Ihre Konferenzen starten, auf Ihre Berichte zugreifen, an Schulungen teilnehmen oder sogar Support in Anspruch nehmen. Mein WebEx enthält am linken Rand die folgenden Kategorien: Mein Profil Mein Profil enthält die Informationen Ihres persönlichen Kontos. Sie können die Funktion Rückruf auswählen und angeben, welches Telefon in erster Linie zur Teilnahme am Telekonferenzteil Ihrer Konferenz verwendet werden soll. 1

2 Mein Audio Mit Mein Audio können Sie Ihr Instant Meeting-Audiokonferenzabonnement mit WebEx Meeting Center einrichten: Klicken Sie auf Telefonkonferenzkonto hinzufügen. Geben Sie die Abonnementdaten Ihrer Instant Meeting-Audiokonferenz ein. Geben Sie Ihre gebührenfreie Einwahlnummer (Call-In), die gebührenpflichtige Einwahlnummer, den Host- Zugriffscode sowie den Teilnehmer-Zugriffscode ein. Mit Mein Audio können Sie bis zu drei unterschiedliche Instant Meeting-Nummern eingeben, die als separate Konten gespeichert werden sollen. Hinweis: Wenn Sie keine gebührenpflichtige Nummer haben, geben Sie Ihre gebührenfreie Nummer ein. Lassen Sie die gebührenpflichtige Einwahlnummer nicht leer. Wählen Sie den Typ der für die ausgehende Nummer (Dial-Out) zur Aufnahme zu verwendenden Einwahlnummer aus. (HINWEIS: WebEx Hosted Network based Recording verwendet unabhängig von Ihrem Standort nur US-basierte Audioverbindungen.) Klicken Sie auf OK. 2

3 Einrichten des Telekonferenzkontos zur Verwendung mit WebEx Hosted Net Replay für US-Instant Meeting- Konten Richten Sie in Mein Audio mindestens ein Telekonferenzkonto mit einer gebührenfreien US-Instant Meeting- Nummer für die Verwendung durch den WebEx Recorder ein. Wenn Sie das bereits im Rahmen der Einrichtung Ihres Telekonferenzkontos durchgeführt haben, ist dieser Schritt nicht nötig. Wählen Sie Land/Region aus, und geben Sie die gebührenfreie US-Nummer in Gebührenfreie Einwahlnummer ein. Wählen Sie Land/Region aus, und geben Sie die gebührenpflichtige lokale Rufnummer in Einwahlnummer ein.» Wenn Sie keine gebührenpflichtige Nummer haben, geben Sie Ihre gebührenfreie Nummer ein. Lassen Sie kein Feld leer, weil andernfalls ein Fehler gemeldet wird. Geben Sie die Zugangscodes für Abonnenten und Teilnehmer ein. Wählen Sie Gebührenfreie Einwahlnummer für die ausgehende Nummer (Dial-Out) zur Aufnahme aus. Klicken Sie auf OK, wenn Sie ein neues Konto hinzufügen, oder auf Aktualisieren, um ein vorhandenes Konto zu ändern. Gebührenfreie US- Rufnummer Fügen Sie Nummern ohne Bindestriche oder Pluszeichen hinzu. Einrichten des Telekonferenzkontos zur Verwendung mit WebEx Hosted Net Replay außerhalb der USA Richten Sie zunächst in Mein Audio ein Telekonferenzkonto für die Verwendung durch den WebEx Recorder ein. Sie können dann dieses Telekonferenzkonto beim Planen von Konferenzen auswählen. Richten Sie mindestens ein Telekonferenzkonto mit einer gebührenfreien US-Instant Meeting-Nummer für die Verwendung durch den WebEx Recorder ein. Wählen Sie Land/Region aus, und geben Sie die gebührenfreie US-Nummer in Gebührenfreie Einwahlnummer ein. Wählen Sie Land/Region aus, und geben Sie die gebührenpflichtige lokale Rufnummer in Einwahlnummer ein.» Wenn Sie keine gebührenpflichtige Nummer haben, geben Sie Ihre gebührenfreie Nummer ein. Lassen Sie kein Feld leer, weil andernfalls ein Fehler gemeldet wird. Geben Sie die Zugangscodes für Abonnenten und Teilnehmer ein. Wählen Sie Gebührenfreie Einwahlnummer für die ausgehende Nummer (Dial-Out) zur Aufnahme aus. Klicken Sie auf OK, wenn Sie ein neues Konto hinzufügen, oder auf Aktualisieren, um ein vorhandenes Konto zu ändern. Gebührenfreie US- Rufnummer Fügen Sie Nummern ohne Bindestriche oder Pluszeichen hinzu. Konto 1 ist ein Beispiel eines normalen britischen Instant Meeting-Kontos, das mit britischen gebührenpflichtigen und gebührenfreien Rufnummern eingerichtet wurde. Konto 2 ist ein Beispiel eines britischen Instant Meeting-Kontos, das mit einer gebührenfreien US-Rufnummer für die Verwendung durch den WebEx Recorder eingerichtet wurde. 3

4 Gebührenfreie US- Rufnummer Meine Berichte Nutzungsberichte sind für Ihre Konferenzen für bis zu drei Monate rückwirkend verfügbar. Schulungen Cisco WebEx-Lernprogramme zum Selbststudium befinden sich unter: https://www.mymeetings.com/custom/res/content/crc/guides.php Cisco WebEx-Wie kann ich-lernprogramme zum Selbststudium befinden sich unter: https://support.webex.com/myaccountweb/howdoi.do?root=tools&parent=how%20do%20i Zusätzliche Schulungen sind auch bei der WebEx University verfügbar: Geben Sie Benutzername, Kennwort und URL für Ihre WebEx- Website ein, um auf WebEx University zuzugreifen. Support Hilfe zu Cisco WebEx ist verfügbar unter: https://www.mymeetings.com/custom/res/content/resnumbers.php 4

5 WebEx Meeting Center-Startseite Über die Meeting Center-Startseite können Sie Konferenzeinstellungen einrichten, Unterstützung anfordern oder eine Konferenz abhalten. Jeder Abschnitt enthält zusätzliche Optionen, um Ihre Einstellungen noch mehr anzupassen. Im weiteren Verlauf dieses Benutzerhandbuchs finden Sie einen allgemeinen Überblick über die Meeting Center-Funktionen sowie Einzelheiten zur Integration Ihres Instant Meeting-Audiokonferenzabonnements in Meeting Center. Im WebEx Meeting Center-Benutzerhandbuch für Hosts, Konferenzleiter und Teilnehmer auf Ihrer WebEx-Site finden Sie weitere Informationen über die Cisco WebEx Meeting Center-Funktionen. Einrichten Einrichten stellt Anpassungs- und Berichtanzeigeoptionen mit Funktionen wie diesen zur Verfügung: Meeting Manager/Meeting Center Um an einer Konferenz teilnehmen zu können, müssen Sie auf Ihrem Computer die WebEx Meeting Manager-Software einrichten. Wenn Sie eine Konferenz zum ersten Mal planen, starten oder an ihr teilnehmen, startet Ihre Konferenzservice-Website den Einrichtungsvorgang. Um Zeit zu sparen, können Sie Meeting Manager jederzeit einrichten, bevor Sie eine Konferenz planen, starten oder an ihr teilnehmen. Einstellungen Ermöglicht die Änderung der Einstellungen Ihrer Startseite und Zeitzone. Mein Profil Ermöglicht die Änderung Ihrer persönlichen Informationen, Ihres Begrüßungstextes und Ihrer Audiokonferenzdaten. Konferenz abhalten Konferenz abhalten bietet drei Optionen zur Vereinfachung Ihrer Konferenzplanung: Konferenz planen Beinhaltet einen Schnellplaner und einen Erweiterten Planer, um Konferenzen zu planen und zu starten. Meine Konferenzen Zeigt eine vollständige Liste Ihrer Konferenzen an. Konferenz mit einem Klick Ermöglicht die Einrichtung einer Verknüpfung zu Ihrer Konferenz, mit der Sie von hier, Ihrem Desktop oder Microsoft Office darauf zugreifen können. Unter Meine aufgenommenen Konferenzen können Sie auf Ihre aufgezeichnete Konferenz zugreifen. Dieses Thema wird ausführlicher im Benutzerhandbuch behandelt. 5

6 Konferenz planen Zum Planen einer Konferenz gehören ein Schnellplaner und ein Erweiterter Planer. Damit können Sie Konferenzen planen und starten. Klicken Sie im Abschnitt Konferenz abhalten auf Konferenz planen. Schnellplaner: Eingabe: Konferenzthema Kennwort (muss mindestens 6 Zeichen enthalten) Datum und Uhrzeit mit Zeitzone Namen der eingeladenen Teilnehmer Audioinformationen auswählen Klicken Sie auf Audiooption ändern, um Audioeinstellungen einzurichten. Klicken Sie auf JETZT STARTEN. Audiooption ändern Sie können ändern, wie Teilnehmer den Audioteil der Konferenz verwenden. Außerdem können Sie Ihre Audiokontoinformationen ändern. Ohne Änderung gelten die Standardeinstellungen von Mein Audio. 6

7 Teilnehmer- Sobald der Konferenzleiter die Konferenz geplant hat, erhält jeder Teilnehmer eine mit den Konferenzdetails. Erweiterter Planer: Der Erweiterte Planer bietet zusätzliche Konferenzoptionen, darunter: Ein erforderliches Informationsfeld Einstellungen für Datum und Uhrzeit Telekonferenzoptionen Teilnehmer einladen Registrierung Optionen für Agenda und Begrüßung Konferenzoptionen Teilnehmerberechtigungen Übersicht Klicken Sie auf der Registerkarte Konferenz planen auf Erweiterter Planer. 7

8 Erforderliche Informationen Für den Zugriff auf die Datum-und-Uhrzeit-Seite sind ein Konferenzthema und ein Kennwort erforderlich. Sie können auch Ihren internen Nachverfolgungscode eingeben. Falls Sie Datum oder Zeit nicht ändern, lautet die Beschriftung der Schaltfläche unten Jetzt starten. Wenn Sie auf die Schaltfläche Jetzt starten klicken, beginnt Ihre Konferenz sofort. Um eine Konferenz in der Zukunft zu planen, klicken Sie auf die Schaltfläche Datum und Uhrzeit. Datum und Uhrzeit Datum und Uhrzeit ermöglicht die Eingabe des Datums und der Uhrzeit Ihrer Konferenz sowie einer geschätzten Dauer. Es gibt folgende Einrichtungsoptionen: Konferenzbeginn (Uhrzeit) Wählen Sie aus, wann die Konferenz beginnt. Standardmäßig ist die Zeitzone des Konferenzleiters eingestellt. Wählen Sie Konferenzzeitzonen planen aus. Wählen Sie die Zeitzonen für Ihre Teilnehmer aus, und klicken Sie auf Uhrzeit auswählen. Geschätzte Dauer Wählen Sie die Dauer der Konferenz in Stunden und Minuten aus. Wiederholung Sie können die Konferenz täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholen lassen. Standardmäßig ist Ohne für eine einmalige Konferenz eingestellt. Teilnehmerstartzeit Wählen Sie aus, ab wann Teilnehmer an der Sitzung teilnehmen dürfen. Standardmäßig sind 5 Minuten eingestellt. -Erinnerung Wählen Sie diese Option aus, damit an alle Teilnehmer eine -Erinnerung gesendet wird. Klicken Sie auf Weiter, wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden. 8

9 Telekonferenzeinstellungen Wählen Sie die Optionsschaltfläche Telekonferenzservice aus, um Ihre Instant Meeting-Audiokonferenznummer für die Konferenz zu verwenden. Wenn Sie Ihre Instant Meeting-Audiokonferenznummer weder über Mein Audio noch bei einem vorhergehenden Anruf hinzugefügt haben, wird die Schaltfläche Telefonkonferenzkonto hinzufügen angezeigt. Klicken Sie darauf. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie Ihre Audioinformationen eingeben können. Telefonkonferenzkonto hinzufügen Geben Sie Ihre Instant Meeting-Audiokonferenzabonnementnummer ein. Sie müssen sowohl die gebührenpflichtige als auch die gebührenfreie Einwahlnummer eingeben. Der Host-Zugangscode ist der Konferenzleiter-Zugangscode, der Teilnehmer-Zugangscode gilt für Teilnehmer. Klicken Sie zum Speichern auf OK. Dieses Fenster wird geschlossen, und Ihre Kontonummer wird auf der Registerkarte Telekonferenzeinstellungen angezeigt. Hinzufügen Ihrer Instant Meeting- Audiokonferenzabonnementnummern In den Telekonferenzeinstellungen können Sie Folgendes auswählen: Teilnehmer rufen an Teilnehmer wählen die veröffentlichte Audiokonferenznummer. Teilnehmer erhalten Rückruf Die Audioverbindung wählt die Teilnehmer an und synchronisiert die Audio- und Websitzungen in der Konferenzkonsole. Zugang zur Telekonferenz über internationale Nummern zulassen Teilnehmer haben Zugriff auf eine Liste internationaler Zugangsnummern, die sie für die Audiokonferenzsitzung wählen können. 9

10 Nachdem Sie Ihre Instant Meeting-Audiokonferenznummer entweder auf dieser Seite für Telekonferenzeinstellungen oder über Mein Audio eingegeben haben, wird sie auf der Registerkarte Telekonferenzeinstellungen angezeigt. Wenn Sie mehr als ein Konto eingegeben haben, können Sie es in den Telekonferenzeinstellungen auswählen, indem Sie auf die Optionsschaltfläche neben dem betreffenden Konto klicken. Wenn die Informationen falsch sind oder aktualisiert werden müssen, können Sie sie ändern, indem Sie unterhalb der Audioinformationen auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Telekonferenzeinstellungen ausgewählt haben. WebEx Hosted Net Replay Planung für Telekonferenzkonten in den USA WebEx Hosted Net Replay verwendet unabhängig von Ihrem Standort nur US-basierte Audioverbindungen. Wenn Sie Ihr Konto 1 nicht mit einer anderen als der gebührenfreien US-Rufnummer eingerichtet haben, sollten Sie Konto 1 für die Planung von Konferenzen verwenden, für die Sie den WebEx Recorder verwenden möchten. Sie können dieses Telekonferenzkonto auswählen, wenn Sie Ihre Konferenz im Schnellplaner oder im Erweiterten Planer planen. Der WebEx Recorder verwendet dann das richtige Verizon-Telekonferenzkonto. Gebührenfreie US- Rufnummer 10

11 -Einladung Sie können die an Ihre Teilnehmer bearbeiten, um zusätzliche Anweisungen für die Teilnahme am Audioteil der Konferenz hinzuzufügen. Senden Sie die Konferenzeinladung zuerst an sich selbst, und bearbeiten Sie sie, bevor Sie sie an Ihre Teilnehmer senden. Teilnehmer können eine andere lokale, eine gebührenfreie Rufnummer oder eine internationale Nummer oder die Rückruffunktion verwenden. Andernfalls werden die ausgewählten Kontoinformationen einschließlich der gebührenfreien US- Einwahlnummer in die aufgenommen. Für den WebEx Recorder verwendete gebührenfreie US- Rufnummer Einrichten von Telekonferenzkonten zur Verwendung mit WebEx Hosted Net Replay außerhalb der USA Konto 1 ist ein Beispiel eines normalen britischen Instant Meeting-Kontos, das mit britischen gebührenpflichtigen und gebührenfreien Rufnummern eingerichtet wurde. Konto 2 ist ein Beispiel eines britischen Instant Meeting-Kontos, das mit einer gebührenfreien US-Rufnummer für die Verwendung durch den WebEx Recorder eingerichtet wurde. Gebührenfreie US- Rufnummer Planen von Konferenzen mit WebEx Hosted Net Replay außerhalb der USA WebEx Hosted Net Replay verwendet unabhängig von Ihrem Standort nur US-basierte Audioverbindungen. Konto 2 im Screenshot unten ist ein Beispiel eines britischen Instant Meeting-Kontos, das mit einer gebührenfreien US-Rufnummer für die Verwendung durch den WebEx Recorder eingerichtet wurde. Sie wählen das Telekonferenzkonto mit der gebührenfreien US-Rufnummer aus, wenn Sie Ihre Konferenz mit dem Schnellplaner oder dem Erweiterten Planer planen. So ist sichergestellt, dass der WebEx Recorder in der Lage ist, sich mit dem entsprechenden Verizon Instant Meeting-Telekonferenzkonto zu verbinden. 11

12 Gebührenfreie US- Rufnummer -Einladung Sie können die an Ihre Teilnehmer bearbeiten, um zusätzliche Anweisungen für die Teilnahme am Audioteil der Konferenz hinzuzufügen. Senden Sie die Konferenzeinladung zuerst an sich selbst, und bearbeiten Sie sie, bevor Sie sie an Ihre Teilnehmer senden. Teilnehmer können eine andere lokale, eine gebührenfreie Rufnummer oder eine internationale Nummer oder die Rückruffunktion verwenden. Andernfalls werden die ausgewählten Kontoinformationen einschließlich der gebührenfreien US-Einwahlnummer in die -aufgenommen. Für den WebEx Recorder verwendete gebührenfreie US- Rufnummer Einladen von Teilnehmern Geben Sie im Fenster Teilnehmer die -Adressen der Teilnehmer getrennt von einem Komma oder Semikolon ein. Wählen Sie die Option Teilnehmer auswählen aus, um aus einer Liste auszuwählen. Andere Möglichkeiten zum Einladen von Teilnehmern sind die Weiterleitung des Bestätigungslinks per oder die Planung der Konferenz mit Outlook. Diese zusätzlichen Optionen sind: Teilnehmer müssen vor der Teilnahme an Ihrer Konferenz prüfen, ob ihre Media Player die Qualitätsanforderungen erfüllen, Nichtaufnahme des Konferenzkennworts in die - Einladung und Voraussetzung, dass Teilnehmer ein Konto auf dieser Website haben müssen, um an Ihrer Konferenz teilnehmen zu dürfen. Nachdem Sie den Link Teilnehmer auswählen ausgewählt haben, wird ein neues Fenster geöffnet. Der Link Teilnehmer auswählen ermöglicht die Auswahl bereits vorhandener Namen und -Adressen, das Hinzufügen neuer Adressen, die Suche nach bestimmten Namen sowie die Einladung einer Einzelperson als 12

13 normaler Teilnehmer oder als alternativer Host. Wählen Sie Neuer Kontakt aus, um einen neuen Kontakt hinzuzufügen. Neuer Kontakt Wenn das Fenster Neuer Kontakt geöffnet ist, können Sie eine eigene Kontaktliste erstellen, indem Sie den Namen und die -Adresse eingeben. Sie können auch eine Telefonnummer hinzufügen. Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen aus, um diesen Vorgang abzuschließen. Nachdem Sie die Teilnehmer ausgewählt haben, erhalten diese eine -Einladung, die Informationen über die Konferenz und einen direkten Link zur Website enthält. Wenn Sie den Abschnitt Teilnehmer einladen ausgefüllt haben, können Sie mit der Registrierung fortfahren oder auf Weiter klicken. Registrierung Im Abschnitt Registrierung können Sie die Informationen anpassen, die von Ihren Teilnehmern abgefragt werden. Wenn Keine ausgewählt ist, werden Teilnehmer nur nach ihrem Vor- und Nachnamen sowie ihrer -Adresse gefragt. Wenn Sie Teilnehmerregistrierung erforderlich auswählen, können Sie die in der Tabelle unten aufgeführten zusätzlichen Informationen abfragen: Wenn Sie Alle Registrierungsanfragen automatisch akzeptieren auswählen, werden Teilnehmer direkt in die Konferenz aufgenommen, nachdem sie die erforderlichen Felder ausgefüllt haben. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, werden Teilnehmer auf die Registrierungsseite aus dem -Link weitergeleitet. Wenn Sie die Registrierungsseite ausgefüllt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf Weiter oder auf die Schaltfläche Agenda und Begrüßung. 13

14 Registrierung Akzeptieren von Teilnehmern Wenn sich ein Teilnehmer registriert hat, erhält er eine Bestätigungs- und wird informiert, dass er auf eine weitere vom Konferenzleiter mit dem Konferenzkennwort warten muss. So kann der Konferenzleiter entscheiden, wer an der Konferenz teilnehmen soll. Um Registrierende zu genehmigen, müssen Konferenzleiter die Seite Mein WebEx öffnen und zu ihrem Meine Konferenzen-Konto gehen. Auf der Seite Meine Konferenzen zeigt die Spalte mit der Überschrift? ausstehende Registrierungen an. Die Spalte mit der Überschrift zeigt die Anzahl der akzeptierten Teilnehmer an. Die Spalte mit der Überschrift X zeigt die Anzahl der abgelehnten Teilnehmer an. Wenn für eine Konferenz keine Registrierung eingerichtet ist, enthält sie --. Wenn der Konferenzleiter auf eine Zahl in einer Spalte klickt, wird die Liste der Teilnehmer, die in diese Kategorie fallen, angezeigt. Um die Teilnahme einer Person zu genehmigen, muss der Konferenzleiter das Kontrollkästchen vor dem Namen des Teilnehmers in der Liste mit ausstehenden Registrierungen aktivieren. An den Teilnehmer wird dann ein Link zur Teilnahme an der Konferenz gesendet. Nachricht an Teilnehmer Seite Meine Konferenzen Registrierungsliste Agenda und Begrüßung Auf der Seite Agenda und Begrüßung können Konferenzleiter eine Nachricht für Teilnehmer ihrer Konferenz anpassen. Klicken Sie auf Agenda, und fügen Sie Ihre Nachricht hinzu. Diese Funktion kann verwendet werden, um Teilnehmer über die Konferenzagenda zu informieren, eine Begrüßungsnachricht zu verfassen oder weitere Informationen aufzunehmen, die Teilnehmer Ihrer Ansicht nach kennen sollten, bevor Sie Ihre Konferenz starten. Die Nachricht kann maximal 2500 Zeichen umfassen. Vorlagen für Info-Registerkarte Enthalten konferenzspezifische Informationen einschließlich Konferenznummer, Telefoninformationen und Host-Schlüssel (wird nur dem Host angezeigt). Diese Informationen werden aus dem Zeitplan extrahiert; Konferenzleiter müssen keinerlei Informationen eingeben. Präsentation automatisch freigeben Damit können Konferenzleiter eine Präsentation hochladen, die Teilnehmern angezeigt wird, sobald sie die Konferenz betreten. Der Konferenzleiter kann so einleitende Informationen präsentieren, um das Zielpublikum während der Aufnahme in die Konferenz zu motivieren. (Hinweis: Präsentationen müssen als UCF-Datei hochgeladen und gespeichert werden, während Sie sich in einer früheren WebEx-Konferenz befinden. Um Dateien im UCF-Format speichern zu können, muss der Konferenzleiter das WebEx Universal Communications Format Toolkit herunterladen. Den Link für den Download 14

15 des UCF-Toolkits finden Sie auf der Support-Seite dieser Website. Der Konferenzleiter kann mit diesem Toolkit auch Multimediafolien erstellen, die während der Konferenz gemeinsam genutzt werden. Der Konferenzleiter kann festlegen, dass die Präsentation automatisch startet, wenn ein Teilnehmer der Konferenz beitritt, oder Teilnehmern erlaubt ist, die Präsentation zu steuern. Der Konferenzleiter kann festlegen, dass sich die Präsentation endlos wiederholt oder am Ende stoppt. Der Konferenzleiter kann auch festlegen, wie schnell die Folien gewechselt werden. Hinweis: Wenn der Konferenzleiter der Konferenz beitritt, sieht er immer nur die gleiche Folie. (Dem Konferenzleiter wird ein Fenster angezeigt, in dem er die Folien anhalten kann, sobald es Zeit zum Starten der Konferenz ist.) Schnellstart Eine Informationsfolie mit Verknüpfungen zum Freigeben von Präsentationen, Anwendungen oder dem Desktop. Teilnehmer sehen diese Folie nicht. Klicken Sie auf Weiter, oder wählen Sie Konferenzoptionen aus, nachdem Sie Ihre Wahl getroffen haben. Konferenzoptionen Mit Konferenzoptionen können Konferenzleiter auswählen, welche Optionen beim Start der Konferenz aktiviert sind. Der Konferenzleiter hat aber auch nach Beginn der Konferenz die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen. Es gibt die folgenden Konferenzoptionen: Chat Ermöglicht Teilnehmern das Verfassen von Nachrichten an den Konferenzleiter (Host), den Moderator (derjenige, der die Präsentation aktiv steuert) und andere Teilnehmer. Video Ermöglicht die Integration einer Webkamera in die Konferenz. Der Konferenzleiter hat die Möglichkeit, High-Quality (HQ)- und High-Definition (HD)-Video auszuwählen oder die Auswahl rückgängig zu machen. o HQ-Video einschalten o HD-Video einschalten o Videominiaturbilder anzeigen Notizen Öffnet ein Fenster, in dem Teilnehmer ihre eigenen Notizen eingeben und auf ihrem eigenen PC speichern können. Es besteht auch die Möglichkeit, dass ein einzelner Teilnehmer Notizen für die ganze Gruppe macht. Untertitelung erlauben Untertitelung ist ähnlich wie Notizen. Eine Person bekommt das Recht, das Gesprochene für Hörgeschädigte aufzuschreiben. Diese Notizen werden auf den PCs der Teilnehmer veröffentlicht, sobald der Notierende die Eingabetaste drückt. Dateiübertragung Ermöglicht Teilnehmern das Herunterladen von Dokumenten vom Moderator-PC auf ihren eigenen PC. Aufnehmen Ermöglicht Teilnehmern die Aufnahme einer Konferenz auf dem PC der Person, die die Aufnahme vornimmt, zu starten und zu stoppen. UCF-Rich Media für Teilnehmer aktivieren Ermöglicht Teilnehmern das Freigeben von UCF-Dateien während einer Konferenz. Falls der Konferenzleiter ein Moderator ist, kann er UCF-Dateien sogar freigeben, wenn diese Option nicht ausgewählt ist. 15

16 Teilnehmerberechtigungen Teilnehmerberechtigungen ist ähnlich wie Konferenzoptionen. Auf der Seite Teilnehmerberechtigungen können Konferenzleiter auswählen, welche Funktionen aktiviert sind, wenn die Konferenz beginnt. Sobald die Konferenz angefangen hat, kann der Konferenzleiter die Funktionen ändern. Ein Moderator kann Teilnehmern während einer Konferenz Berechtigungen erteilen oder entziehen. Es gibt die folgenden Teilnehmerberechtigungen: Speichern Teilnehmer können alle in ihren Content Viewern angezeigten freigegebenen Dokumente, Präsentationen oder Whiteboards speichern. Drucken Teilnehmer können alle in ihren Content Viewern angezeigten freigegebenen Dokumente, Präsentationen oder Whiteboards drucken. Anmerken Teilnehmer können mithilfe der Symbolleiste oberhalb des Viewers jedes in ihren Content-Ansichten angezeigte Material kommentieren. Die Anmerkungen eines Teilnehmers werden allen Teilnehmern angezeigt. Teilnehmerliste anzeigen Teilnehmer dürfen die Namen der anderen Teilnehmer sehen. Miniaturbilder anzeigen Teilnehmer sehen eine Miniversion der Folien. Anwendungen steuern Teilnehmer dürfen den Moderator bitten, ihnen die Steuerung der Anwendung zu überlassen. Alle Dokumente anzeigen. Teilnehmer im privaten Chat mit Host (Konferenzleiter), Moderator oder allen Teilnehmern 16

17 Übersicht Die Seite Übersicht enthält eine Zusammenfassung aller für diese Konferenz ausgewählten Optionen. Wenn Änderungen erforderlich sind, können Sie einfach zur entsprechenden Registerkarte zurückgehen. Um diese Einstellungen für künftige Konferenzen zu speichern, klicken Sie unten auf der Seite oder und links unten auf dem Bildschirm auf Als Vorlage speichern. Die Vorlage wird auf der ersten Seite angezeigt und vermeidet, dass Sie sämtliche Schritte für die meisten künftigen Konferenzen erneut durchlaufen müssen. Die Einrichtung ist abgeschlossen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenz planen. Konferenzbestätigung Nachdem Sie Ihre Konferenz mit dem Erweiterten Planer erfolgreich geplant haben, wird das Bestätigungsfenster angezeigt. Bestätigen Sie die Details Ihrer Konferenz, und wählen Sie OK oder zu Zu meinem Kalender hinzufügen aus. Zu meinem Kalender hinzufügen speichert die Konferenzinformationen und sendet die Details automatisch per . Beim Öffnen der werden die Konferenzdetails automatisch in Ihren Microsoft Outlook -Kalender eingetragen. Wenn Sie beim Empfang feststellen, dass die Konferenzinformationen fehlerhaft sind, können Sie Änderungen vornehmen, indem Sie im Planungstool zurückgehen. Klicken Sie einfach auf Bearbeiten, um den Erweiterten Planer zu starten, und ändern Sie die ausgewählten Informationen. Nach dem Speichern der Änderungen kehren Sie zu diesem Fenster zurück, und Ihre Konferenz wird auf Ihrer Mein WebEx-Seite angezeigt. 17

18 Die WebEx Meeting Center-Konferenzleiterkonsole Die Konsole des Konferenzleiters weist eine bedienungsfreundliche Oberfläche auf, mit der die Steuerung einer Konferenz intuitiv möglich ist. Der Konferenzleiter kann nur die Fenster geöffnet lassen, die ihm während der Konferenz besonders wichtig sind. Darin können Teilnehmer, Chat, Notizen oder Video angezeigt werden. Über Registerkarten kann einfach zwischen Präsentationen umgeschaltet werden. Symbolleiste Chat Recorder Teilnehmerliste Video-Fenster Video-Schaltfläche Schnellstart Der Schnellstart wird angezeigt, wenn der Konferenzleiter einer Webkonferenz beitritt. Damit hat er schnellen Zugriff auf die am häufigsten benötigten Funktionen. So können Dokumente, Anwendungen oder sogar der eigene Desktop problemlos mit Teilnehmern noch einfacher gemeinsam genutzt werden. Sie können darüber auch eine kurzfristige Einladung versenden. Der Schnellstart bietet eine einfach zu verwendende grafische Benutzeroberfläche, um schnell Inhalte mit Ihren Teilnehmern auszutauschen. Diese Funktionen stehen auch über das Dropdown-Menü Freigeben zur Verfügung. Sie können Teilnehmer per , IM oder Telefon einladen oder erinnern. Einladen und erinnern Nachdem Sie Ihre Konferenz gestartet haben, fällt Ihnen vielleicht auf, dass Sie vergessen haben, einen Betroffenen oder eine andere Person, die an der Konferenz teilnehmen sollte, einzuladen. Wählen Sie dann auf der Seite Schnellstart Einladen und erinnern aus. Das Dialogfeld Einladen und erinnern wird angezeigt. Sie haben folgende Möglichkeiten zum Einladen von Teilnehmern: o Laden Sie über WebEx oder mit einer eigenen ein. o Telefon: Geben Sie den Namen und die Rufnummer des Teilnehmers ein, und wählen Sie Anrufen aus. o Textnachricht (SMS): Geben Sie die Mobiltelefonnummer des Teilnehmers ein, und wählen Sie Senden aus. o IM: Laden Sie über WebEx oder mit Ihrem eigenen IM ein. 18

19 An Telekonferenz teilnehmen Konferenzleiter und Teilnehmer haben mehrere Möglichkeiten, um den Audioteil der Konferenz zu nutzen. Sie können die Audioverbindungen anrufen. Die Instant Meeting-Audiokonferenz-Informationen werden Teilnehmern angezeigt, damit sie sich mit der Konferenz verbinden können. Oder Konferenzleiter und Teilnehmer geben ihre eigene Rufnummer ein, um einen Rückruf anzufordern. Anrufen bei Konferenz Wenn Teilnehmer die Konferenzkonsole öffnen, werden die Einwahlnummern auf der Registerkarte Info und im Abschnitt Konferenzinformationen angezeigt. Außer gebührenpflichtigen und gebührenfreien Nummern stehen auch internationale Nummern zur Verfügung. Als Einwahloption wird auch Dial In User Merge (Einwahl mit Benutzerkombination) unterstützt. Weitere Informationen finden Sie im Dial In User Merge-Benutzerhandbuch. Rückruf: Konferenzleiter und Teilnehmer können ihre Rufnummer eingeben, um einen Rückruf vom Konferenzservice anzufordern. Dadurch werden die Audio- und Websitzungen synchronisiert, damit jeder Benutzer im Teilnehmerfenster mit seinem Namen identifiziert wird. Außerdem wird so die aktive Sprecherfunktion aktiviert (siehe Telefon: Abschnitt Aktiven Sprecher kennzeichnen ). Zur Teilnahme an Audio 1 drücken: Wenn der Standortadministrator für Ihren Standort die Funktion *1 drücken eingeschaltet hat, werden Teilnehmer gebeten, *1 zu drücken, um am Audioteil der Konferenz teilzunehmen, wenn sie Audio nutzen, indem sie von der Audioverbindung einen Rückruf anfordern. Dies verhindert, dass versehentlich Voic boxen zur Audiokonferenz hinzugefügt werden. Das Popup-Fenster für An Telekonferenz teilnehmen zeigt 1 drücken an, der Audiobefehl für den Teilnehmer lautet jedoch *1 drücken. 19

20 Folgen Sie bitte der Audioanweisung, und drücken Sie *1. Ignorieren Sie also 1 drücken im Popup-Fenster der WebEx-Konsole. Bei einer künftigen Version von WebEx kann der Text im Fenster An Telekonferenz teilnehmen angepasst werden. Hinweis: Der Host/Konferenzleiter wird nicht aufgefordert, *1 zu drücken. Wenn der Konferenzleiter die Option ausgewählt hat, dass der erste Teilnehmer zum Moderator wird, müssen diese ebenfalls nicht *1 drücken, um den Audioteil der Konferenz zu nutzen. Standortadministrator-Einstellung: Wenn der Standortadministrator für die Funktion 1 drücken Aus auswählt, müssen Teilnehmer *1 eingeben, um den Audioteil der Konferenz zu nutzen, wenn sie die Audioverbindung zurückruft. Benutzererfahrung: Wenn die Funktion *1 drücken aktiviert ist, werden Teilnehmer über die Audioverbindung gebeten, *1 zu drücken, um bei Verwendung der Rückruffunktion den Audioteil der Konferenz zu nutzen. Fenster An Telekonferenz teilnehmen : Wenn Sie mit der Telekonferenz verbunden sind, ändert sich das Telekonferenzsymbol im Schnellstart-Fenster in Verbunden. Telefonie: Aktiven Sprecher kennzeichnen Das Symbol für den aktiven Sprecher reagiert während einer Livekonferenz auf Klänge. Der Konferenzleiter wird so informiert, wer gerade spricht. Er kann auch Teilnehmer stumm schalten, bei denen Hintergrundgeräusche die 20

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