BETRIEBSVEREINBARUNG Nr. 9

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1 BETRIEBSVEREINBARUNG Nr. 9 über die Einführung des Mitarbeitergesprächs abgeschlossen zwischen den Österreichischen Bundesbahnen, 1010 Wien, Elisabethstraße 9, und dem Zentralausschuss der Bediensteten der ÖBB, 1050 Wien, Margaretenstraße 166. Der Erfolg der Österreichischen Bundesbahnen hängt entscheidend davon ab, wie sich das Unternehmen an wandelnde Anforderungen des Marktes, der Technik und insbesondere der Bedürfnisse der Kunden anpassen kann. Für die erfolgreiche Bewältigung dieses Veränderungsprozesses ist es notwendig, dass alle Mitarbeiter(innen) ihre Potentiale optimal zur Geltung bringen. Es liegt im Interesse sowohl der Mitarbeiter(innen) als auch der Österreichischen Bundesbahnen, dass die Mitarbeiter(innen) ihre Leistungsmöglichkeiten entfalten bzw. durch geeignete Personalentwicklungsmaßnahmen (Schulungen, Seminare etc.) verbessern. Zusammenarbeit und Führung sind wesentliche Voraussetzungen für Unternehmenserfolg und haben entscheidenden Einfluss auf die Leistung und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter(innen). So wird das Mitarbeitergespräch insbesondere zur Förderung der Mitarbeitermotivation und zur Förderung der Identifikation der Mitarbeiter(innen) mit ihren Aufgaben eingeführt. 1. Geltungsbereich 1.1. Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Österreichischen Bundesbahnen (im Folgenden als Mitarbeiter bezeichnet), sofern nachfolgend nicht Abweichendes geregelt ist Vom Mitarbeitergespräch ausgenommen sind - Lehrlinge und sonstige Auszubildende, - Mitarbeiter mit befristeten Dienstverträgen, soweit die Laufzeit des Vertrages weniger als sechs Monate beträgt, und 1

2 - Mitglieder von Personalvertretungsorganen, die gemäß 65 BBVG von der Arbeitsleistung freigestellt sind Jeder Geschäfts- und Zentralbereich kann festlegen, dass neben den in Punkt 1.2 genannten Dienstnehmern weitere, nach bestimmten generellen Merkmalen umschriebene Mitarbeitergruppen vom Mitarbeitergespräch ausgenommen sind. So kann der Geschäfts- und Zentralbereich bestimmen, dass beispielsweise mit Mitarbeitern in Funktionen - mit überwiegend manuellen Tätigkeiten, die weitgehend nach Anweisungen durchgeführt werden; - mit einfachen, auch standardisierten und sich wiederholenden Sachbearbeitungen, die überwiegend nach Vorgaben durchgeführt werden; - ohne verkaufs- und/oder verkaufsvorbereitende Tätigkeit; - ohne Führungsaufgaben kein Mitarbeitergespräch geführt wird Der Geschäfts- und Zentralbereich kann auch ausdrücklich festlegen, mit welchen (generell umschriebenen) Mitarbeitergruppen Mitarbeitergespräche geführt werden. Funktionen, die dabei vom Geschäfts- bzw. Zentralbereich nicht genannt werden, sind dann vom Mitarbeitergespräch ausgenommen Über die gemäß Punkt 1.3 bzw. 1.4 vorgenommene Festlegung der Mitarbeitergruppen ist die Personalvertretung zu informieren; auf Verlangen ist darüber mit dem Willen zur Einigung zu beraten. 2. Ziele des Mitarbeitergesprächs Das Mitarbeitergespräch ist ein Führungsinstrument, das der Verständigung über Aufgaben und Ziele, der Förderung von Mitarbeitern, der Förderung einer konstruktiven Kommunikation sowie insgesamt der Stärkung der Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft durch Unterstützung zur Zielerreichung und durch Festlegung gezielter Maßnahmen zur Unterstützung des Mitarbeiters dient. Es geht somit um - die vom Arbeitsalltag entkoppelte Kommunikation und Verständigung über die Arbeitssituation, Aufgaben, Zusammenarbeit, gegenseitige Einschätzung und sonstige relevante Fragen durch einen regelmäßigen Dialog; - die Klärung und Abhilfe bei Problemen am Arbeitsplatz, in der Arbeitsumgebung und bei der Zusammenarbeit; - die Förderung des Mitarbeiters, dessen Fähigkeiten und Fertigkeiten durch entsprechende Personalentwicklungsmaßnahmen verbessert werden sollen (Stärken-/Schwächenprofil); - die Abstimmung von Aufgaben und Vereinbarung von Zielen; 2

3 - die Steigerung des Verantwortungsbewusstseins des Mitarbeiters für die Erreichung gemeinsamer Ziele; - das aufgaben- und zielorientierte Feedback für Mitarbeiter und die Anerkennung der geleisteten Arbeit unter Berücksichtigung der Arbeitssituation; - die Stärkung des Vertrauens zwischen Mitarbeiter und Führungskraft, damit Arbeitsergebnisse verbessert werden können und gleichzeitig Motivation zur Leistung gefördert wird; - die Festlegung der Personalentwicklungserfordernisse des Unternehmens sowie der Personalentwicklungsbedürfnisse und -wünsche der Mitarbeiter, die planbar gemacht werden. 3. Grundsätze des Mitarbeitergesprächs 3.1. Im Mittelpunkt des Mitarbeitergesprächs steht die Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter über die Einschätzung der Zusammenarbeit, des Arbeitsverhaltens, der Arbeitsbedingungen sowie der Leistungen und der daraus abzuleitenden Maßnahmen. Erkannte Schwächen sind ein Anknüpfungspunkt für Entwicklungsaktivitäten. Folgende Themenbereiche sollen besprochen werden: - Aufgabenbereiche des Mitarbeiters - Zielüberprüfung und Zielvereinbarung (Vereinbarung von Leistungs- und Verhaltenszielen) - Einschätzung der Stärken und Schwächen sowie der langfristigen Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters - Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Mitarbeiter - Entwicklungsmaßnahmen Dementsprechend sind diese Themenbereiche im systematisierten, für alle Geschäfts-/ Zentralbereiche und Stäbe einheitlichen Gesprächsbogen enthalten, anhand dessen das Mitarbeitergespräch durchgeführt wird und der dieser Betriebsvereinbarung als Anhang 1 beigefügt ist. Soll der Gesprächsbogen inhaltlich abgeändert werden, so erfolgt dies durch den Zentralbereich Personal im Einvernehmen mit der Personalvertretung im Rahmen der Gespräche zum Thema Qualitätssicherung (Punkt 7.4) Der Geschäfts-/Zentralbereich oder Stab kann entsprechend seinen Erfordernissen und entsprechend den im Geschäft-/Zentralbereich oder Stab an die Mitarbeiter gestellten Anforderungen Themenfelder festlegen, auf die bei der Durchführung des Mitarbeitergesprächs jeweils besonderes Augenmerk zu legen ist (Festlegung von Schwerpunkten). Darüber ist die Personalvertretung zu informieren; auf Verlangen ist darüber mit dem Willen zur Einigung zu beraten Zielvereinbarungen sollen dem Mitarbeiter ermöglichen, seine Arbeit selbständiger zu gestalten und durchzuführen. Um dies und insbesondere auch die Überprüfbarkeit der vereinbarten Ziele zu gewährleisten, haben die Ziele den Kriterien zu entsprechen, die im Leitfaden (Anhang 2 dieser Betriebsvereinbarung) festgelegt sind. 3

4 3.5. Folgende Rahmenbedingungen werden für das Mitarbeitergespräch festgelegt: - Das Mitarbeitergespräch wird regelmäßig, grundsätzlich einmal jährlich durchgeführt. - Es wird nach Vorbereitung durch den Mitarbeiter und die Führungskraft unter Heranziehung des einheitlichen Gesprächsbogens geführt. - Das Mitarbeitergespräch endet mit einer konkreten Ziel- und Entwicklungsvereinbarung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. - Regelmäßige Folgegespräche bauen auf diesen Vereinbarungen auf. 4. Durchführung des Mitarbeitergesprächs 4.1. Alle Führungskräfte mit Personalverantwortung führen das Mitarbeitergespräch mit den ihnen direkt unterstellten Mitarbeitern, mit denen im Sinn des Punktes 1 das Mitarbeitergespräch zu führen ist. Der Geschäfts- bzw. Zentralbereich kann generell oder für Einzelfälle (beispielsweise bei Projektarbeit) festlegen, welche Führungskräfte konkret das Mitarbeitergespräch durchführen Sinnvollerweise sollen die einmal jährlich abzuhaltenden Gespräche im Rahmen der Planung für das nächste Jahr erfolgen. Außerhalb dieses einjährigen Regelturnusses kann ein Mitarbeitergespräch aus besonderen Anlässen (wie zb bei Versetzung eines Mitarbeiters oder bei einem Wechsel der Führungskraft) durchgeführt werden Der Gesprächstermin wird mindestens zwei Wochen vor Durchführung des Mitarbeitergesprächs vereinbart. Zur Vorbereitung erhalten beide Gesprächspartner schriftliche Unterlagen (Gesprächsbögen etc). Beide Gesprächspartner bringen ihre Unterlagen und Aufzeichnungen mit in das Gespräch Für das Mitarbeitergespräch ist ausreichend Zeit einzuplanen. Das Gespräch findet in angemessener vertrauensvoller Atmosphäre unter vier Augen statt. Für den störungsfreien Gesprächsablauf ist die Führungskraft verantwortlich. Die Teilnahme am Mitarbeitergespräch zählt zu den Dienstpflichten, die Durchführung des Gespräches hat innerhalb der Arbeitszeit zu erfolgen Während des Gesprächs werden die vorgesehenen Themenbereiche erörtert, wobei die in den Unterlagen enthaltenen Themenfelder als Hilfestellung gedacht sind und nicht alle Themen im Einzelfall besprochen werden müssen. Die Thematisierung strittiger Punkte gehört ausdrücklich zu den (Personalführungs-) Zielen des Mitarbeitergesprächs. Konflikte sollen von den Beteiligten in sachlicher Weise angesprochen und mit dem Willen zur Einigung möglichst einer Lösung zugeführt werden Im Zuge des Mitarbeitergesprächs erstellt die Führungskraft eine schriftliche Dokumentation (entsprechend den Vorgaben im Gesprächsbogen) zu den in Punkt 3 genannten Themenfeldern. 4

5 Die schriftlich dokumentierten Inhalte und Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs sollen nach Möglichkeit der gemeinsamen Auffassung der Beteiligten entsprechen. Kommt zu einzelnen Punkten keine Einigung zustande, so sind die konträren Meinungen im Gesprächsbogen festzuhalten. Der Gesprächsbogen wird von beiden Beteiligten unterschrieben, wobei der Mitarbeiter mit seiner Unterschrift - die Durchführung des Mitarbeitergesprächs und die Kenntnisnahme der Gesprächsergebnisse (einschließlich seiner etwaigen abweichenden Auffassung) bestätigt und überdies - seine Zustimmung zur Zielvereinbarung erklärt. Kommt in grundlegenden Punkten keine Einigung zustande, bestätigt der Mitarbeiter mit seiner Unterschrift nur die Durchführung des Mitarbeitergesprächs. Dieser Umstand ist von der Führungskraft durch einen entsprechenden Vermerk festzuhalten. Der Mitarbeiter erhält das Original des unterschriebenen Bogens, eine Gleichschrift des unterschriebenen Bogens verbleibt bei der Führungskraft Die Inhalte des Mitarbeitergesprächs sind von den Beteiligten vertraulich zu behandeln, die Gesprächspartner berichten insbesondere keiner dritten Stelle über den Verlauf des Gesprächs, sofern in diesem Punkt bzw. in Punkt 7 nicht Abweichendes geregelt ist. Lediglich die Entwicklungsmaßnahmen, die für die Personalentwicklungsplanung und -controlling erforderlich sind und auf einem Extrabogen (oder einem zumindest separierbaren Teil des Gesprächsbogens, wie zb der letzten Seite des Gesprächsbogens) enthalten sind, werden von der Führungskraft an die zuständigen Ansprechpartner (PRC-Stelle des Geschäfts- bzw. Zentralbereichs oder andere) weitergegeben. Bei einem Wechsel der Führungskraft kann die künftige Führungskraft nur in die Ziel- und in die Entwicklungsvereinbarung Einsicht nehmen. Die scheidende Führungskraft hat daher Vorsorge zu treffen, dass die anderen Teile des Gesprächsbogens von der nachfolgenden Führungskraft nicht eingesehen werden können Auf welche Weise und wie lange die Aufbewahrung der Gleichschrift des Gesprächsbogens durch die Führungskraft zu erfolgen hat, legt der Geschäfts-/Zentralbereich oder Stab gesondert fest. 5. Information und Schulung Alle am Mitarbeitergespräch Beteiligten erhalten über die Einführung des Mitarbeitergesprächs eine ausführliche schriftliche Information, und zwar den dieser Betriebsvereinbarung als Anhang 2 beigefügten Leitfaden. Soll dieser Leitfaden inhaltlich abgeändert werden, so erfolgt dies durch den Zentralbereich Personal im Einvernehmen mit der Personalvertretung im Rahmen der Gespräche zum Thema Qualitätssicherung (Punkt 7.4). 5

6 Für die Führungskraft ist eine vorangehende Schulung in den Grundprinzipien des Mitarbeitergesprächs (Inhalt und Ablauf des Gesprächs) obligatorisch. Bei Bedarf werden auch zusätzliche (Anschluss-, Nach-) Schulungen angeboten. Darüber hinaus sind bei vom Geschäfts-/Zentralbereich oder Stab festgestellten Schulungsbedarf auch die Mitarbeiter, mit denen das Mitarbeitergespräch geführt wird, durch den Stab Organisation/Personalentwicklung des Zentralbereichs Personal (ZB P-OPE) bzw. den Geschäfts-/Zentralbereich zu schulen. Im übrigen sind die gemäß 65 BBVG von der Arbeitsleistung freigestellten Mitglieder von Personalvertretungsorganen während ihrer Freistellung durch geeignete Maßnahmen (zb Workshops) über die Grundprinzipien des Mitarbeitergesprächs zu informieren. 6. Steuerung und Koordination der Durchführung der Mitarbeitergespräche Steuerungs- und Koordinationsaufgaben im Zusammenhang mit dem Mitarbeitergespräch werden grundsätzlich durch die PRC-Stelle des Geschäfts- oder Zentralbereiches wahrgenommen. Entsprechend der Vorgaben der Geschäfts- bzw. Zentralbereichsleitung hat diese Stelle insbesondere auch die in den Punkten 1.3 bzw. 1.4, 3, 4.1, 4.8 und 5 festgelegten Agenden wahrzunehmen. Die Leitung des Geschäfts- bzw. Zentralbereiches kann auch eine oder mehrere andere Stellen mit den Steuerungs- und Koordinationsaufgaben betrauen. 7. Qualitätssicherung 7.1. Hat der Mitarbeiter nach Durchführung des Mitarbeitergespräches den Eindruck, dass aufgrund des Gesprächsverlaufes die Ziele des Mitarbeitergespräches nicht erreicht wurden, etwa weil in unsachlicher Weise diskutiert wurde oder dgl., so hat er unabhängig von der in 6 Abs. 4 AVB vorgesehenen Beschwerdemöglichkeit, das Recht, sich mit seinem Anliegen an die nächsthöhere Führungskraft zu wenden. Dies gilt nicht als Verstoß gegen die in Punkt 4.7 vorgesehene Verpflichtung Führungskräfte und Mitarbeiter, die an der Durchführung von Mitarbeitergesprächen beteiligt sind, haben die Möglichkeit, schriftlich Anregungen zur Verbesserung des Mitarbeitergesprächssystems an den Stab Organisation/Personalentwicklung des Zentralbereichs Personal (ZB P-OPE) zu richten, ohne dass dies als Verstoß gegen die sich aus Punkt 4.7 ergebende Verpflichtung gewertet wird Vom Zentralbereich Personal werden bei Mitarbeitern und Führungskräften, die Mitarbeitergespräche geführt haben, Umfragen über deren Erfahrungen beim Mitarbeitergespräch durchgeführt, die neben sonstigen Erfahrungen als Grundlage zur Weiterentwicklung und Verbesserung des Mitarbeitergesprächssystems dienen. 6

7 7.4. Zur Sicherung, Weiterentwicklung und Optimierung der Methodik und Qualität des Mitarbeitergesprächssystems werden die ÖBB mit der Personalvertretung einen Gedankenaustausch zur Qualitätssicherung durchführen. An diesem Dialog nehmen auf Seiten der ÖBB der Leiter des Zentralbereichs Personal und der Leiter des Stabes Organisation/Personalentwicklung des Zentralbereichs Personal (ZB P-OPE), auf Seiten der Personalvertretung der Vorsitzende des Zentralausschusses der Bediensteten der ÖBB und ein vom Zentralausschuss namhaft gemachter Vertreter teil. Bei den Gesprächen zum Thema Qualitätssicherung, die grundsätzlich mindestens einmal jährlich (nach Durchführung der Mitarbeitergespräche) stattfinden sollen, werden alle Fragen erörtert, die sich im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung der Mitarbeitergespräche ergeben. In diesem Rahmen werden auch Vorschläge der am Mitarbeitergespräch Beteiligten (Punkt 7.2) und die Ergebnisse der Umfragen (Punkt 7.3) erörtert. 8. Schlussbestimmungen 8.1. Diese Betriebsvereinbarung tritt mit 1. Dezember 2001 in Kraft und wird für die Dauer von drei Jahren geschlossen. Nach Ablauf dieser Frist gilt diese Betriebsvereinbarung als unbefristet abgeschlossen, sofern die Personalvertretung das Unternehmen nicht sechs Monate vor Ablauf der dreijährigen Frist über Gegenteiliges informiert. Für den Fall einer entsprechenden Information durch die Personalvertretung vereinbaren ÖBB und Personalvertretung, unverzüglich Verhandlungen aufzunehmen mit dem Ziel, spätestens bis zum Ende der Geltungsdauer dieser Betriebsvereinbarung unter Berücksichtigung der in Punkt 7 genannten Ergebnisse eine Vereinbarung über das Mitarbeitergespräch zu treffen Sollen während der Laufzeit dieser Betriebsvereinbarung - Personalbeurteilungen auch als Grundlage für die Einführung leistungsbezogener Entgelte (Prämien) dienen oder - Daten eines Personalbeurteilungssystems, die über allgemeine Angaben zur Person des Mitarbeiters und dessen fachliche Verwendung hinausgehen, automationsunterstützt verwendet werden, ist dafür eine gesonderte Betriebsvereinbarung abzuschließen. Wien, am 18. Dezember

8 Anhang 1

9 Anhang 2