Ausschreibung [per Einladung] für die Vergabe eines Digitalisierungsprojekts

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1 Ausschreibung [per Einladung] für die Vergabe eines Digitalisierungsprojekts Datum Nota bene : xx = Projektleiter bb = Bibliothek Die Kursivnotizen müssen geändert oder gelöscht werden

2 - 2 - ÜBERBLICK

3 Vertragsgegenstand Digitalisierung der Sammlung von Titel (Tag/Monat/Jahr bis Tag/Monat/Jahr) Xx wünscht die Digitalisierung der Zeitung Titel, von welcher sie Besitzerin ist / von welcher sie die Autorenrechte besitzt. Sie wünscht zudem, dass eine Texterkennung vorgenommen wird. Das Projekt wird von [Namen der Partnerbibliotheken] unterstützt Beschreibung des Titels Die/der «Titel» erschien erstmals am Tag.Monat.Jahr und letzmals am Tag.Monat.Jahr [Variante: erscheint heute noch in einer Print- und einer Onlineausgabe]. Der Titel erschien vorerst wöchentlich, ab Tag.Monat.Jahr täglich. Die zu digitalisierende Sammlung umfasst ungefähr x Laufmeter, was nach unserer Schätzung insgesamt x Seiten entspricht. Druckformate Im Lauf der Erscheinungszeit kamen verschiedene Formate zur Anwendung. Im Folgenden die genauen Angaben: Erscheinungsjahr Format Laufmeter TOTAL: Die angegebenen Werte sind Maximalwerte, die Abschnitte der verschiedenen Jahrgänge können unterschiedlich lang sein. Form der Sammlung [Beispiel, anpassen] Die Zeitungen sind chronologisch gebunden, die Einbände sind kartoniert. Da das Projekt auf x Sammlungen zurückgreifen kann (jene der Archive von xx, der bb-bibliothek und der Schweizerischen Nationalbibliothek), kann das Scanning bei dem Exemplar desjenigen Partners vorgenommen werden, das am besten erhalten ist. Beschrieb der Qualität des Druckes, Beschrieb eventueller Probleme. Schwarz/weiss und farbig: Abschätzung des Anteils farbiger Seiten (falls möglich). Weitere Besonderheiten (zum Beispiel Illustrationen) Die Handhabung der Originaldokumente muss mit der angemessenen Sorgfalt und gemäss den Anweisungen des Auftraggebers erfolgen. Oberstes Projektziel ist die Bereitstellung folgender Suchfunktionen: Volltextsuche im Inhalt der Seiten Zugang zu den Faszikeln über das Datum mit Hilfe eines Kalenders; - 3 -

4 Leistungen Der Auftrag umfasst folgende Leistungen: Digitalisierung ab gebundenen Originalen Das gewählte Format ist [PDF, JPEG, TIFF]. Die Seiten werden mit einer Auflösung von 300 dpi ohne Interpolation komprimiert, Graustufe (8bits) oder farbig, abhängig von dem Original. Angesichts des empfindlichen Zustands der Dokumente darf die Digitalisierung eine minimale mechanische Einwirkung auf die Originaldokumente haben. Ultraviolett- oder Infrarotstrahlungen sind auf ein Minimum zu reduzieren. Die Digitalisierungsqualität muss eine gute optische Zeichenerkennung (OCR) ermöglichen. Biegungskorrektur und horizontale Ausrichtung (deskew) müssen garantiert sein. Jede gedruckte Seite muss einem Bild (einer Datei) entsprechen. Die Seitenränder dürfen nicht sichtbar sein. Die Bänder sind Kulturgut klassifieziert, deshalb müssen sie innerhalb der Schweiz bleiben. Kontrolle der Originalbücher durch einen ausgebildeten Restaurator Ob die Dokumente für eine Digitalisierung geeignet sind, muss durch einen Bücherrestaurator/eine Bücherrestauratorin (von hier an Restaurator genannt) geprüft werden. Der Restaurator ist Mitglied des Schweizerischen Verbands für Konservierung und Restaurierung (SKR) oder vom Konservierungsdienst der NB genehmigt. Die NB bestätigt die Wahl des von der Digitalisierungsfirma vorgeschlagenen Restaurators. Sollte die Digitalisierungsfirma keinen Restauratoren kennen, schlägt die NB ein paar Namen vor. Der Restaurator entscheidet, ob und wie die Dokumente digitalisiert werden. Er entscheidet, ob die Digitalisierung automatisiert oder manuell geschieht. Er sortiert die Dokumente aus, die durch die Digitalisierung Schaden leiden würden. Die Digitalisierungsfirma erstellt eine Liste von den aussortierten Dokumenten und schickt sie schnellstmöglich zur BN, die nach Ersatzexemplaren oder Alternativen suchen wird. Die geeigneten Dokumente werden, je nach Empfehlung des Restaurators durch ein automatisiertes Verfahren oder manuell, digitalisiert. Nach der Digitalisierung überprüft der Restaurator die Dokumente auf mögliche, durch die Digitalisierung verursachte Beschädigungen. Diese werden unverzüglich der NB gemeldet. Die NB organisiert die Restaurierung dieser Beschädigungen. Resultierende Restaurierungskosten werden von der Digitalisierungsfirma getragen. Die Kontrollaktivität des Restaurators kann innerhalb der NB stattfinden. Benennung jeder Seite Es braucht exakte Namen für jede Seite: Sämtliche Dateien müssen chronologisch nach Erscheinungsdatum klassiert werden und folgende Form aufweisen: Titel_Jahr_Monat_Tag_Seite.format. Zum Beispiel Titel_1969_01_31_0016.pdf. Die OCR-Schrifterkennung Mit der Durchführung der OCR-Schrifterkennung soll ein Genauigkeitsgrad der Texterkennung erreicht werden, welcher die Erzielung von guten Resultaten bei einer Volltextsuche erlaubt. Der Bewerber wird gebeten, einen Vorschlag zur Schrifterkennung einzureichen oder mehrere Qualitätsvarianten zu präsentieren, sowie die geschätzten Kosten anzugeben. Speichern der Bilddaten auf externen Festplatten Die Bilddaten und dazugehörigen Identifizierungsdaten werden auf externen Festplatten gespeichert

5 Qualitätskontrolle Der Auftragnehmer muss den Inhalt und die Vollständigkeit der zu digitalisierenden Sammlung kontrollieren. Er macht den Auftraggeber auf eventuelle Mängel aufmerksam. Er stellt die Kalibrierung der Digitalisierungsmaterialien sowie die Kontrolle der Produktionsqualität sicher. Der Auftragnehmer kontrolliert die Qualität der gelieferten Bilder, mögliche Abweichung zwischen Originaldokument und digitalisierter Wiedergabe, die Vollständigkeit und die Organisation der Dateien sowie das Format und die Struktur der Daten. Festgestellte Anomalien haben die Wiederholung der Arbeit zur Folge. Evaluationskriterien Die eingereichten Angebote werden nach folgenden Kriterien beurteilt: Erfahrung und Referenzen in einem vergleichbaren Projekt; Qualität der Ausführung; Verfügbarkeit und Qualifikation des Personals; Preis; Planung und Einhaltung der Termine. Testen können beantragen werden. Zeitplan Idealerweise beginnt die Durchführung der Digitalisierung im Monat 20xx. Die verpflichtete Firma erfüllt den Auftrag innerhalb einer vertraglich geregelten Frist, die jedoch x Monate nach Erhalt der digitalen Daten nicht übersteigen sollte. Einreichen der Angebote Inhalt Die Offerte umfasst folgende Bestandteile: Beschreibung des generellen Vorgehens (Organisation, Methodik, Phasen, Team ) ; detaillierter Kostenvoranschlag; Referenzliste mit der Angabe von Kontaktpersonen; Kurzpräsentation des Unternehmens; weitere nützliche Angaben. Erforderliche Dokumente Folgende amtlichen Bestätigungen und Auszüge (oder Äquivalent) sind von den Ausschreibungsteilnehmern der Offerte beizulegen: beglaubigter Auszug aus dem Handelsregister; beglaubigter Auszug der Zahlungsfähigkeit; Nachweis Sozialabgaben. Es werden nur Offerten berücksichtigt, deren oben genannte Bestätigungen höchstens 60 Tage alt sind. Sprache Die Offerten können in Französisch, Deutsch oder Englisch eingereicht werden

6 Währung Sämtliche Geldbeträge werden in CHF angegeben; Steuern und Abgaben werden separat angegeben. Eingabefrist 30 Tage nach Eingabe des Pflichtenhefts. Jede Ausschreibungsteilnahme wird schriftlich beantwortet. Mit dem Unternehmen, das den Zuschlag erhält, wird ein Vertrag mit den allgemeinen Bestimmungen ausgearbeitet. Gültigkeitsdauer der Offerten 90 Tage ab Eingabefrist der Offerten. Adresse für Eingabe und weitere Informationen Die Offerten sind bis spätestens 30 Tage nach Erhalt dieses Pflichtenhefts an folgende Adresse zu richten: -Adresse Die Offerten können ebenfalls per Post gesandt werden. Schicken Sie drei Exemplare an folgende Postadresse: Für weitere Informationen und/oder technische Fragen wenden Sie sich bitte an folgende Adresse: -Adresse - 6 -

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