InSite Prepress Portal

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1 InSite Prepress Portal System Version 5.0 Kurzanleitung für Kunden Deutsch

2 Inhalte Was ist InSite Prepress Portal?...1 Änderungen in Version Anmelden bei Prepress Portal...2 Sie benötigen Hilfe?...2 Überprüfen der Systemkonfiguration...3 Ändern des Passworts...3 Abmelden bei Prepress Portal...4 Informationen zu Rollen...4 Anzeigen von Jobs...5 Hochladen von Dateien an Ihre Druckerei...8 Anforderung einer Prüfung bzw. Endgenehmigung...9 Seiten in Smart Review mit Anmerkungen versehen Smart Review-Werkzeuge Teilnahme an einer Gruppensitzung...14 Anfordern von Korrekturen an einer Seite Genehmigen oder Ablehnen einer Seite Einrichten von Benutzern und Benutzergruppen Verwalten des Job-Zugriffs... 19

3 Was ist InSite Prepress Portal? Das Kodak InSite Prepress Portal-System ist ein Webportal auf die Druckvorstufenumgebung, in der Druckereibetriebe und deren Kunden die Druckjobs über das Internet bearbeiten können. Prepress Portal erleichtert Proofing-, Korrektur- und Genehmigungsverfahren und macht sie somit effizienter. Änderungen in Version 5.0 InSite wird jetzt InSite Prepress Portal genannt und ist jetzt einfacher zu handhaben. Dazu wurden einige Funktionen verschoben. Wenn Sie mit InSite 4.5 vertraut sind, nutzen Sie die folgende Tabelle, um Ihre häufig gebrauchten Funktionen in Prepress Portal 5.0 zu finden. So finden Sie diese InSite 4.5- Funktion: In Prepress Portal 5.0 gehen Sie folgendermaßen vor: Job-Verwaltung Klicken Sie in der Jobs-Ansicht auf der Job-Registerkarte Zusammenfassung auf Eigenschaften bearbeiten. Job-Verlauf Klicken Sie in der Ansicht Jobs auf die Registerkarte Historie. Wählen Sie unter Zeigen die Option Transaktionen. Job-Informationsbogen Um einen Job-Informationsbogen in der Ansicht Jobs zu erstellen, anzuzeigen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf die Registerkarte Zusammenfassung. Um Überarbeitungen zu einem Job- Informationsbogen in der Ansicht Jobs anzuzeigen, klicken Sie auf die Registerkarte Historie. Wählen Sie unter Zeigen die Option Informationsbogen. Verwalten von Benutzerrechten Um Benutzer zu erstellen oder zu ändern bzw. Rollen in der Ansicht Jobs zuzuweisen, klicken Sie auf der Registerkarte Zusammenfassung auf Zugriff verwalten.

4 2 InSite Prepress Portal 5.0 Kurzanleitung für Kunden Anmelden bei Prepress Portal Voraussetzung: Sie benötigen eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung (mindestens 64 Kbit/s). Wenn Sie eine vollständige Liste der unterstützten Betriebssysteme und Web- Browser benötigen, fordern Sie bei Ihrer Druckerei eine Kopie des technischen Merkblatts InSite Client Configuration (InSite Client-Konfiguration). So melden Sie sich bei Prepress Portal an: 1. Geben Sie die Adresse der Prepress Portal-Homepage der Druckerei ein. 2. Geben Sie auf der Anmeldeseite Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort an, und wählen Sie eine Sprache aus. Standardsprache ist Englisch. 3. Klicken Sie auf Anmelden. Sie benötigen Hilfe? Genaue Anweisungen zur Ausführung von Aktionen in der Prepress Portal-Software finden Sie in der Online-Hilfe. So zeigen Sie die Online-Hilfe an: Klicken Sie in der Software neben Ihrem Namen auf?

5 3 Überprüfen der Systemkonfiguration Sie können überprüfen, ob Ihr System für die problemlose Ausführung aller Prepress Portal-Funktionen angemessen konfiguriert ist. Zu diesen Funktionen zählen das Hochladen von Dateien oder die Verwendung von Smart Review zur Ansicht und Kommentierung von Seiten. Prepress Portal führt eine Diagnose Ihres Systems durch und überprüft in diesem Rahmen z. B. die installierte Java-Version sowie die Proxyeinstellungen. Die Ergebnisse dieser Diagnose werden Ihnen in einem Bericht mitgeteilt. Sollten Probleme auftreten, können Sie die entsprechenden Einzelheiten per an Ihren Systemadministrator weiterleiten. Prüfen Sie bei der ersten Anmeldung bei Prepress Portal Ihren Computer, um Kompatibilität zu gewährleisten. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Systemkonfiguration zu prüfen: Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf Systemdiagnose. Wenn Sie bereits angemeldet sind, können Sie in der Fußzeile jeder Seite auf Systemdiagnose klicken. Ändern des Passworts Die Druckerei benötigt eventuell sichere Passwörter für die Anmeldung bei der Prepress Portal-Software. Sichere Passwörter setzen sich aus mindestens acht Zeichen zusammen und enthalten verschiedene Zeichentypen. Alle Benutzer können ihre eigenen Passwörter ändern. Hinweise zur Auswahl sicherer Passwörter finden Sie in der Prepress Portal-Online-Hilfe. So ändern Sie Ihr Passwort: 1. Klicken Sie in der Software auf Ihren Namen. 2. Klicken Sie auf Kennwort ändern.

6 4 InSite Prepress Portal 5.0 Kurzanleitung für Kunden 3. Geben Sie Ihr aktuelles Passwort und Ihr neues Passwort in den angezeigten Feldern ein. 4. Klicken Sie auf Aktualisieren. Abmelden bei Prepress Portal So melden Sie sich bei Prepress Portal ab: Klicken Sie in der Software neben Ihrem Namen auf X Informationen zu Rollen Die Aktionen, die Sie in der Prepress Portal-Software ausführen können, hängen von Ihren jeweiligen Rollen ab. Rollen sind eine Sammlung von Benutzerrechten. Die Prüf-Rolle enthält beispielsweise Rechte dafür, PDF-Proofs mit Anmerkungen zu versehen und herunterzuladen. Wenn Sie eine der in diesem Handbuch beschriebenen Aktionen nicht ausführen können, verfügen Sie wahrscheinlich nicht über die erforderlichen Rollen oder Rechte. Hilfe erhalten Sie bei Ihrer Druckerei oder Ihrem Systemadministrator.

7 5 Anzeigen von Jobs Auf der Benutzerstartseite erhalten Sie eine Übersicht Ihrer zuletzt bearbeiteten Jobs. So zeigen Sie eine Datei an: Klicken Sie auf den Jobnamen. Klicken Sie auf Alle anzeigen, um alle Jobs für diesen Kunden anzuzeigen, auf die Sie zugreifen können. Jeder Job hat vier Registerkarten: Zusammenfassung, Seiten, Downloads und Historie. Auf jeder der vier Job-Registerkarten können Sie unterschiedliche Job- Informationen anzeigen und verschiedene Aktionen ausführen. Hinweis: Die Ihnen angezeigten Registerkarten hängen von Ihren Jobrollenrechten ab. Wenn die Registerkarte Downloads nicht angezeigt wird, sind in Ihrer Jobrolle keine Download-Rechte enthalten.

8 6 InSite Prepress Portal 5.0 Kurzanleitung für Kunden Registerkarte Zusammenfassung Jobs werden standardmäßig auf der Registerkarte Zusammenfassung geöffnet. Die Registerkarte Zusammenfassung enthält grundlegende Informationen zum Job, einschließlich der Genehmigungszusammenfassung, Signaturen, Prüfer, Dateiübertragungen, Informationsbogen, Hinweise, Job-Code, Projekt-Code und Erstellungsdatum. Auf der Registerkarte Zusammenfassung können Sie die Job-Eigenschaften bearbeiten, Zugriffsrechte verwalten, Dateien hochladen und Smart Review öffnen. Tipp: Klicken Sie auf diese Pfeile, um Informationen zu jedem Bereich ein- oder auszublenden.

9 Registerkarte Seiten Klicken Sie auf die Registerkarte Seiten, um Miniaturbilder der Seiten und andere Seiteninformationen anzuzeigen. Sie können die Anzeige der Seiten auf der Registerkarte Seiten ändern, indem Sie Seiten filtern, die Größe der Miniaturbilder ändern oder zwischen Galerie-Ansicht, Listenansicht oder HTML-Vorschau wechseln. Auf der Registerkarte Seiten können Sie Dateien hochladen, Smart Review öffnen, Seitengruppen verwalten, Dateien herunterladen, eine Seitenvorschau anzeigen sowie Seiten genehmigen oder ablehnen. 7 Filtern Sie die Seiten. Wechseln Sie von der Galerie-Ansicht zur Listenansicht, oder zeigen Sie schnell eine Vorschau der Seiten im HTML-Format an. Legen Sie die Größe der Miniaturbilder fest. Wählen Sie eine Seite aus, mit der Sie arbeiten möchten, z. B. um eine Genehmigung anzufordern oder eine Vorschau anzuzeigen. Registerkarte Downloads Auf der Registerkarte Downloads werden die Dateien angezeigt, die Sie herunterladen können. Registerkarte Historie Auf der Registerkarte Historie wird angezeigt, wer Änderungen an Seiten vorgenommen hat, welche Änderungen vorgenommen wurden sowie das Datum und die Uhrzeit der Änderungen. Sie können die Historie nutzen, um Transaktionen, Uploads oder Änderungen am Informationsbogen anzuzeigen.

10 8 InSite Prepress Portal 5.0 Kurzanleitung für Kunden Hochladen von Dateien an Ihre Druckerei Beim Hochladen von Dateien oder Ordnern zu Prepress Portal werden diese in einen Ordner für den jeweiligen Job auf dem Jobserver der Druckerei kopiert. Voraussetzung: Ihre Jobrolle muss Rechte für das Hochladen von Dateien und Ordnern enthalten. Hinweis: Wenn Sie zum Hochladen von Dateien berechtigt sind, diesen Vorgang jedoch nicht ausführen können, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator oder Ihre Druckerei. So laden Sie Dateien für Ihre Druckerei hoch: 1. Klicken Sie in der Ansicht Jobs auf den Namen des Jobs, in den Sie die Dateien hochladen möchten. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Zusammenfassung auf Dateien hochladen. 3. Ziehen Sie die gewünschten Dateien oder Ordner von Ihrem Desktop (bzw. Netzwerk) in das Feld Hochzuladende Dateien, oder suchen Sie die Ordner und Dateien. Suchen Sie die Ordner und Dateien. 4. Wenn Sie möchten, können Sie Namen und eine Beschreibung für den Upload eingeben. Der Hinweis mit der Beschreibung wird auf der Registerkarte Zusammenfassung des Jobs und in der angezeigt, in der die Benutzer über den Upload von Dateien informiert werden. 5. Klicken Sie auf Hochladen. 6. Wenn der Upload-Vorgang abgeschlossen ist, wird das Fenster Upload- Verarbeitung angezeigt. Auch wenn Sie das Fenster schließen, wird die Verarbeitung fortgeführt.

11 9 Anforderung einer Prüfung bzw. Endgenehmigung In der Seitenansicht können Sie einzelne Benutzer auswählen, um bestimmte Seiten zu prüfen oder die Endgenehmigung für den Druck zu erteilen. So fordern Sie eine Prüfung oder Endgenehmigung an: 1. Suchen Sie in der Ansicht Jobs den gewünschten Job, und klicken Sie auf die Registerkarte Seiten. 2. Klicken Sie auf Auswählen unter den Seiten, die Sie prüfen oder genehmigen lassen möchten, und klicken Sie auf Alles auswählen. 3. Klicken Sie auf Genehmigung anfordern.

12 10 InSite Prepress Portal 5.0 Kurzanleitung für Kunden 4. Wählen Sie die Personen oder Gruppen aus, die die Seiten prüfen oder genehmigen sollen. Um die Prüfart zu ändern, klicken Sie auf die Prüfbezeichnung. Astrid kann nur Seiten prüfen. Adrien soll die Endgenehmigung erteilen. Klicken Sie auf die Prüfbezeichnung, um die Prüfart zu ändern. 5. Klicken Sie auf Genehmigung anfordern. In der Listenansicht der Registerkarte Seiten wird nun angezeigt, von wem Sie eine Prüfung oder Endgenehmigung für die einzelnen Seiten angefordert haben.

13 11 Seiten in Smart Review mit Anmerkungen versehen Wenn Sie eine -Benachrichtigung zum Prüfen oder Genehmigen von Seiten erhalten, klicken Sie auf die Verknüpfung in der -Nachricht, und melden Sie sich am Prepress Portal an. Die Registerkarte Seiten des Jobs wird angezeigt. Klicken Sie auf Smart Review, oder klicken Sie auf das Miniaturbild. Wählen Sie die zu prüfende Seite aus, und klicken Sie auf Smart Review, oder klicken Sie einfach auf das Miniaturbild der Seite.

14 12 InSite Prepress Portal 5.0 Kurzanleitung für Kunden Klicken Sie auf Schließen, um die Smart Review-Sitzung zu beenden. Wählen Sie die Miniaturbildoder Listenansicht. Verankern Sie die Seitenliste, oder heben Sie die Verankerung auf. Wenn Sie die Seite prüfen und die Seite nicht in Ordnung ist bzw. Korrekturen vorgenommen werden müssen, klicken Sie auf Seite zurückweisen. Falls Korrekturen erforderlich sind, markieren Sie die Änderungen mithilfe der Anmerkungswerkzeuge. Um anzuzeigen, dass Ihre Prüfung bzw. die Seite in Ordnung ist, klicken Sie auf Seite genehmigen. Wenn Sie eine andere Seite anzeigen möchten, klicken Sie auf das Miniaturbild dieser Seite. Verwenden Sie die Navigationswerkzeuge, um das Bild zu vergrößern oder zu verkleinern, zu schwenken oder zu drehen und zwischen Seiten zu wechseln. Klicken Sie auf den Fensterbereich mit den Miniaturbildern, um schnell auf der Seite zu navigieren. Hinweis: Hierbei handelt es sich um eine einzelne Smart Review-Sitzung.

15 13 Smart Review-Werkzeuge Die verfügbaren Anmerkungswerkzeuge hängen von Ihren Jobrollen-Rechten ab. Wenn ein Werkzeug, das Sie benötigen, nicht verfügbar ist, prüfen Sie, ob Ihre Jobrolle das Anmerkungsrecht enthält. Anmerkungswerkzeuge Die Anmerkungswerkzeuge werden auf der rechten Seite angezeigt, wenn Sie Smart Review öffnen. Wenn das Werkzeug verwendet wird, wird es grau hervorgehoben. Verschieben der Anmerkungssymbolleiste Schwenken der Seite Vergrößern eines Seitenbereichs Verkleinern eines Seitenbereichs Erstellen einer Textanmerkung Hinzufügen eines Textstempels Zeichnen einer Freihandlinie Zeichnen einer geraden Linie Zeichnen eines Rechtecks Zeichnen eines Ovals oder eines Kreises Messen mithilfe des Lineals Messen eines rechteckigen Bereichs Positionieren einer horizontalen Führungslinie Positionieren einer vertikalen Führungslinie Messen der Farbdichte Navigationswerkzeuge Die Navigationswerkzeuge werden unter dem Smart Review-Bildschirm angezeigt, es sei denn, Sie befinden sich im Vollbildmodus. Um die Navigationswerkzeuge im Vollbildmodus anzuzeigen, verschieben Sie die Maus. Bild drehen Versionierung (nur bei Prinergy) Seiteninformat ionen anzeigen Zwei Seiten vergleichen Zur vorherigen oder nächsten Seite wechseln Seite an die Bildschirmbreite anpassen Bis 800 % vergrößern Farbauszüge einund ausblenden Anmerkungen-Manager öffnen Einzelne Seite oder Leseanordnung anzeigen An Bildschirm anpassen Seite in der tatsächlichen Größe anzeigen Zwischen Vollbild- und Fenstermodus wechseln

16 14 InSite Prepress Portal 5.0 Kurzanleitung für Kunden Teilnahme an einer Gruppensitzung Wenn mehrere Personen dieselbe Seite zur selben Zeit prüfen, wird dieser Vorgang als Gruppensitzung bezeichnet. Die Anzahl der Smart Review-Benutzer, die den Job zurzeit anzeigen, wird rechts neben der Smart Review-Symbolleiste angezeigt. Sie können jederzeit an einer Gruppensitzung teilnehmen. Hinweis: Das rechteckige Symbol neben dem Namen des Prüfers weist darauf hin, ob diese Person einen kalibrierten Bildschirm benutzt: Der Bildschirm des Prüfers ist farbkalibriert. Der Bildschirm des Prüfers ist nicht farbkalibriert. So nehmen Sie an einer Gruppensitzung teil bzw. verlassen eine Gruppensitzung: 1. Sie haben folgende Möglichkeiten: Klicken Sie in der oberen rechten Ecke von Smart Review auf das Symbol Gruppen-Manager. Wählen Sie im Menü Fenster die Option Gruppen-Manager aus. 2. Klicken Sie auf Sitzung beitreten. 3. Um die Sitzung zu verlassen, klicken Sie auf Sitzung verlassen. Tipp: Um ein Chat-Fenster zu öffnen, wählen Sie im Menü Fenster die Option Chat.

17 15 Anfordern von Korrekturen an einer Seite Wenn Sie der Meinung sind, dass die Seite noch korrigiert werden kann, kommentieren Sie die Seite in Smart Review und fordern Sie Korrekturen an. Anweisungen zum Genehmigen oder Ablehnen einer Seite finden Sie auf Seite 16. Voraussetzung: Ihre Jobrolle muss das Genehmigungsrecht enthalten, damit Sie Korrekturen anfordern können. So fordern Sie Korrekturen an einer Seite an: 1. Klicken Sie in Smart Review auf Seite zurückweisen. 2. Geben Sie einen Kommentar ein, in dem Sie die angeforderten Korrekturen erläutern. 3. Klicken Sie auf OK. Hinweis: Wenn Korrekturen zu einer Seite angefordert werden, wird eine - Benachrichtigung an den Kundendienstvertreter und alle weiteren Personen gesendet, die diese Benachrichtigungen angefordert haben. Genehmigen oder Ablehnen einer Seite Wenn Sie mit einer Seite zufrieden sind, können Sie diese freigeben. Lehnen Sie eine Seite ab, wenn Probleme vorliegen, die Ihrer Meinung nach nicht korrigiert werden können. Anweisungen zum Anfordern von Korrekturen an einer Seite finden Sie im vorherigen Abschnitt. Voraussetzung: Ihre Jobrolle muss das Endgenehmigungsrecht enthalten, damit Sie Seiten genehmigen oder zurückweisen können.

18 16 InSite Prepress Portal 5.0 Kurzanleitung für Kunden So können Sie eine Seite genehmigen oder ablehnen: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Zusammenfassung auf die Registerkarte Seiten. 2. Klicken Sie auf Auswählen unter den Seiten, die Sie prüfen oder ablehnen möchten, und klicken Sie auf Alles auswählen. 3. Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen. Hinweis: Sie können auch auf Seite genehmigen oder Seite zurückweisen in Smart Review klicken. 4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Um die Seiten zu genehmigen, wählen Sie Endgenehmigung für Seite. Um die Seiten abzulehnen, wählen Sie Seiten ablehnen. Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu, oder ändern Sie die ausgewählte Seite. Klicken Sie auf OK. Hinweis: Wenn eine Seite genehmigt oder abgelehnt wird, wird eine - Benachrichtigung an den Kundendienstvertreter und alle weiteren Personen gesendet, die diese Benachrichtigungen angefordert haben.

19 17 Einrichten von Benutzern und Benutzergruppen Erstellen Sie ein Benutzerkonto für jede Person, die mit Prepress Portal arbeiten wird. Dadurch kann genau rückverfolgt werden, wer welche Aufgaben an einem bestimmten Job ausgeführt hat. Erstellen Sie Kundenbenutzergruppen, um die Einrichtung der Zugriffsrechte und die Anforderung von Benutzerprüfungen bei solchen Jobs zu vereinfachen, an denen mehrere Personen mit unterschiedlichen Rollen und Zuständigkeiten beteiligt sind. Wenn eine Benutzergruppe beispielsweise nur Seiten prüft, erstellen Sie in diesem Fall eine Gruppe Nur Prüfung. Ein Kundenbenutzer kann mehr als einer Benutzergruppe angehören. Beim Erstellen eines Benutzers oder einer Benutzergruppe geben Sie die Rollen an. Gegebenenfalls können Sie die Rollen eines Benutzers erweitern, ändern oder entfernen. So legen Sie einen neuen Benutzer an: 1. Klicken Sie auf Verwaltung. 2. Klicken Sie auf Benutzer erstellen.

20 18 InSite Prepress Portal 5.0 Kurzanleitung für Kunden 3. Geben Sie die Benutzerinformationen ein, und weisen Sie dem Benutzer Rollen zu. Legen Sie ggf. das Ablaufdatum und den Jobzugang fest, und klicken Sie auf Erstellen. Wichtig: Die Felder mit roten Sternchen (*) müssen ausgefüllt werden. Jeder Benutzer muss über eine gültige -Adresse auf dem Formular verfügen. So legen Sie eine neue Benutzergruppe an: 1. Klicken Sie auf Verwaltung. 2. Klicken Sie auf Benutzergruppe erstellen.

21 3. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein, wählen Sie die Mitglieder aus, die der Gruppe angehören sollen, und weisen Sie die entsprechenden Rollen zu. Klicken Sie auf Erstellen. Wichtig: Die Felder mit roten Sternchen (*) müssen ausgefüllt werden. Jeder Benutzer muss über ein gültige -Adresse auf dem Formular verfügen. 19 Verwalten des Job-Zugriffs Sie können steuern, wer auf Ihre Jobs zugreifen darf. Sie möchten vielleicht den Zugriff für bestimmte Benutzer bei bestimmten Jobs einschränken. Dazu verwalten Sie den Zugriff. So gewähren Sie einem Benutzer Zugriff auf einen speziellen Job: 1. Klicken Sie auf der Jobs-Startseite auf den gewünschten Job. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Zusammenfassung auf Zugriff verwalten. 3. Legen Sie unter der Jobrolle des Benutzers die Rolle Prüfer an. 4. Klicken Sie auf Übernehmen. Klicken Sie auf den Rollennamen, um eine Liste der verfügbaren Rollen anzuzeigen.