InSite-Onlinefreigabe Anleitung

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1 Media-Print Informationstechnologie GmbH Eggertstraße Paderborn Telefon Telefax mediaprint-druckerei.de InSite-Onlinefreigabe Anleitung

2 InSite-Onlinefreigabe Anleitung Inhaltsverzeichnis Die InSite-Webportal-Vorteile auf einen Blick... 2 Was ist InSite-Webportal?... 3 Anmeldung... 3 Sie benötigen Hilfe?... 3 Überprüfen der Systemkonfiguration... 3 Ändern des Passworts... 4 Abmelden... 4 Anzeigen von Jobs... 4 Registerkarte Zusammenfassung... 5 Registerkarte Seiten... 5 Registerkarte Downloads... 5 Registerkarte Historie... 5 Hochladen von Dateien... 6 Dokumentenverarbeitung... 6 Nach dem Datenupload... 7 Seiten genehmigen, zurückweisen, mit Korrekturen versehen... 7 Smart Review... 8 Anmerkungswerkzeuge Navigationswerkzeuge Teilnahme an einer Gruppensitzung Die InSite-Webportal-Vorteile auf einen Blick Korrekturzyklen werden verkürzt und vereinfacht. Es werden keine zusätzlichen Kommunikationswege benötigt ( , Telefon, Telefax). Jeder Status wird dokumentiert und automatisch an die entsprechende Stelle übermittelt. Datenupload (Info an mediaprint) Seitengenehmigung angefordert (Info an Sie) Seiten genehmigt oder zurückgewiesen (Info an mediaprint) Korrekturen erforderlich (Info an mediaprint oder evtl. Datenersteller) Informationen landen unmittelbar bei allen Beteiligten. Hohe Transparenz im kompletten Druckvorstufenworkflow Das InSite-Webportal kann auch vorab zwischen Ihnen und Ihrer Agentur als Kommunikationsplattform genutzt werden. Ein Werkzeug für die komplette Druckabwicklung Seiten können in Gruppensitzungen kontrolliert werden. Durch diese Webkonferenz spielen räumliche Entfernungen keine Rolle mehr. Visuelle Kontrolle der Farbauszüge Eine Datenquelle und identische Informationsstände Internationale Benutzeroberfläche 2 Media-Print Informationstechnologie GmbH

3 Anleitung InSite-Onlinefreigabe Was ist InSite-Webportal? InSite ist ein Webportal der Druckvorstufenumgebung, in dem Sie Ihre Druck jobs über das Internet bearbeiten können. Das Webportal erleichtert Proofing-, Korrekturund Genehmigungs verfahren und macht sie somit effizienter. Anmeldung Sie erhalten Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort direkt per . Falls dies noch nicht der Fall sein sollte, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenberater. Bitte geben Sie in Ihrem Browser folgende Adresse 1 an: 2 Geben Sie auf der Anmeldeseite Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort an, und wählen Sie eine Sprache aus. Klicken Sie auf 3 Anmelden. Sie benötigen Hilfe? Genaue Anweisungen zur Ausführung von Aktionen im InSite-Webportal finden Sie in der Online-Hilfe. So zeigen Sie die Online-Hilfe an: Klicken Sie in der Software neben Ihrem Namen auf 4 Hilfe. Überprüfen der Systemkonfiguration Sie können überprüfen, ob Ihr System für die problemlose Ausführung aller InSite-Webportal- Funktionen angemessen konfiguriert ist. Zu diesen Funktionen zählen das Hochladen von Dateien oder die Verwendung von Smart Review zur Ansicht und Kommentierung von Seiten. Das InSite-Webportal führt eine Diag nose Ihres Systems durch und überprüft in diesem Rahmen z. B. die installierte Java-Version sowie die Proxyeinstellungen. Die Ergebnisse dieser Diagnose werden Ihnen in einem Bericht mitgeteilt. Sollten Probleme auftreten, können Sie die entsprechenden Einzelheiten per an Ihren System administrator weiterleiten. Prüfen Sie bei der ersten Anmeldung im InSite- Webportal Ihren Computer, um Kompatibilität zu gewährleisten. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Systemkonfiguration zu prüfen: 5 Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf Systemdiagnose. 6 Wenn Sie bereits angemeldet sind, können Sie in der Fußzeile jeder Seite auf Systemdiagnose klicken. Media-Print Informationstechnologie GmbH 3

4 InSite-Onlinefreigabe Anleitung Ändern des Passworts Sie können Ihr eigenes Passwort ändern. Das neue Passwort muss ein sicheres Passwort sein. Mindestens drei der folgenden Kriterien müssen erfüllt sein: Groß-/Kleinschreibung, mindestens 8 Zeichen, Ziffern, Sonderzeichen So ändern Sie Ihr Passwort: 7 Klicken Sie in der Software auf Ihren Namen. Klicken Sie auf Kennwort ändern. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie dieses erneut auf der Anmeldeseite 8 anfordern. Abmelden 9 Klicken Sie in der Software neben Ihrem Namen auf Abmelden. Nach einigen Minuten Inaktivität meldet sich das System automatisch ab. 11 Anzeigen von Jobs Auf der Benutzerstartseite erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Jobs Sie können auch eine Vorauswahl treffen: 11 Alle aktiven Genehmigung erforderlich Warten auf Korrektur Alle abgeschlossenen Alle Jobs Außerdem können Sie einen Job suchen. Die Jobnamen enthalten u. a. die mediaprint- Auftragsnummern. E G F C B I A H 12 D 13 4 Media-Print Informationstechnologie GmbH

5 Anleitung InSite-Onlinefreigabe Wenn ein neuer Job für Sie erstellt wird, erhalten Sie eine automatische Nachricht per . Jeder Job hat vier 12 Registerkarten: Zusammenfassung Seiten Downloads Historie Auf jeder der vier Job-Regis terkarten können Sie unterschiedliche Job-Informationen anzeigen und verschiedene Aktionen ausführen. Registerkarte Zusammenfassung 13 Jobs werden standardmäßig auf der Register karte Zusammenfassung geöffnet. Die Registerkarte Zusammenfassung enthält grundlegende Informationen zum Job einschließlich der Genehmigungszusammenfassung, Signaturen, Prüfer, Dateiübertragungen, Informationsbogen, Hinweise, Job-Code, Projekt-Code und Erstellungsdatum. Auf der Registerkarte Zusammenfassung können Sie die Job-Eigenschaften bearbeiten, Zugriffsrechte verwalten, Dateien hochladen und die Vorschau oder den Smart Review öffnen. B H C F E A I D G Registerkarte Seiten 14 Klicken Sie auf die Registerkarte Seiten, um Miniaturbilder der Seiten und andere Seiteninformationen anzuzeigen. Sie können die Anzeige der Seiten auf der Registerkarte Seiten ändern, indem Sie Seiten filtern, die Größe der Miniaturbilder ändern oder zwischen Galerie- Ansicht, Listen-Ansicht oder HTML-Vorschau wechseln. L Auf der Registerkarte Seiten können Sie Da teien hochladen öffnen, Vorschau öffnen Seiten gruppen verwalten, Dateien herunterladen, eine Seitenvorschau anzeigen sowie Seiten genehmigen oder ablehnen. K N, Smart Review R Registerkarte Downloads Auf der Registerkarte Downloads werden die Dateien angezeigt, die Sie herunterladen können, sofern Ihnen welche zur Verfügung gestellt wurden. Registerkarte Historie Auf der Registerkarte Historie wird angezeigt, wer Änderungen an Seiten vorgenommen hat, welche Änderungen vorgenommen wurden sowie das Datum und die Uhrzeit der Änderungen. Sie können die Historie nutzen, um Transaktionen, Uploads oder Änderungen am Informationsbogen anzuzeigen. O J Q S M P N P O 14 K M L S J R Q Media-Print Informationstechnologie GmbH 5

6 InSite-Onlinefreigabe Anleitung Hochladen von Dateien Beim Hochladen von Dateien oder Ordnern in das InSite-Webportal werden diese in einen Ordner für den jeweiligen Job auf dem mediaprint- Jobserver kopiert. Dokumentenverarbeitung Damit Ihre Dokumente direkt verarbeitet werden können, müssen folgen de Namenskonventionen eingehalten werden: So laden Sie Dateien hoch: Klicken Sie in der Ansicht Jobs auf den Namen des Jobs (u. a. mediaprint-auftragsnummer), in den Sie die Dateien hochladen möchten. Klicken Sie auf der Registerkarte Zusammenfassung oder Seiten auf Dateien hochladen. Ziehen Sie die gewünschten Dateien oder Ordner von Ihrem Desktop (bzw. Netzwerk) in das Feld Hochzuladende Dateien, oder suchen Sie die Ordner und Dateien. Wenn Ihre Dokumente in Skalenfarben (CMYK) verarbeitet werden sollen, muss im Dokumentennamen _CMYK enthalten sein. Beispiel: _Inhalt_CMYK.pdf Wenn Ihre Dokumente in Skalenfarben (CMYK) + Sonderfarbe (evtl. HKS oder Pantone) verarbeitet werden sollen, muss im Dokumentennamen _CMYK-SPOT enthalten sein. Beispiel: _Inhalt_CMYK-SPOT.pdf Wenn Ihre Dokumente in Grau stufen (K) verarbeitet werden sollen, muss im Dokumentennamen _GREY enthalten sein. Beispiel: _Inhalt_GREY.pdf Wenn Sie möchten, können Sie Namen und eine Beschreibung für den Upload eingeben. Der Hinweis mit der Beschreibung wird auf der Registerkarte Zusammenfassung des Jobs und in der angezeigt, in der die Benutzer über den Upload von Dateien informiert werden. Wenn Ihre Dokumente in Grau stufen (K) + Sonderfarbe (evtl. HKS oder Pantone) verarbeitet werden sollen, muss im Dokumenten namen _GREY-SPOT enthalten sein. Beispiel: _Inhalt_GREY-SPOT.pdf Klicken Sie auf Upload. Der Upload erfolgt Wenn der Upload-Vorgang abgeschlossen ist, wird das Fenster Upload-Verarbeitung angezeigt. Auch wenn Sie das Fenster schließen, wird die Verarbeitung fortgeführt. 6 Media-Print Informationstechnologie GmbH

7 Anleitung InSite-Onlinefreigabe Nach dem Datenupload Nach dem Datenupload stehen Ihre Seiten auf dem Status Wird bearbeitet. Nun erhält Ihr Kundenberater automatisch eine Information über Ihren Datenupload. Nun können Sie die Seiten genehmigen, zurückweisen oder evtl. mit Korrekturen versehen. ACHTUNG: Wenn Sie die vorgegebene Namenskonvention nicht einhalten, werden Ihnen keine Seiten angezeigt. Der mediaprint- Kundenberater erhält jedoch automatisch eine Information über Ihren Datenupload. Anschließend werden die Daten bei mediaprint auf Vollständigkeit, richtige Seitengröße und Farbdefinition geprüft. Wenn alle Kriterien in Ordnung sind, wird bei Ihnen die Genehmigung (evtl. Prüfung) angefordert. (Sie erhalten automatisch eine Information per .) Falls Sie feststellen, dass eine Seite fehlerhaft ist, können Sie eine einzelne Korrekturseite wie gewohnt hochladen. Diese Information wird uns automatisch zugesandt. Seiten genehmigen, zurückweisen, mit Korrekturen versehen Wenn Sie eine -Benachrichtigung zum Prüfen oder Genehmigen von Seiten erhalten, klicken Sie auf die Verknüpfung in der - Nachricht, und melden Sie sich im InSite-Webportal an. Die Registerkarte Seiten des Jobs wird angezeigt. Klicken Sie auf 15 Smart Review oder klicken Sie auf das 16 Miniaturbild. 17 Um einen blätterbaren Korrekturabzug zu erhalten, können Sie die Vorschau anwählen Media-Print Informationstechnologie GmbH 7

8 InSite-Onlinefreigabe Anleitung Sie können in der Registerdatei Seite die entsprechenden Seiten genehmigen oder zurückweisen sowie im Smart Review evtl. Korrekturen angeben (Erklärung siehe Seite 10). Ablehnen Um die Seiten abzulehnen, wählen Sie Seiten ablehnen. So können Sie eine Seite genehmigen oder ablehnen: 18 Klicken Sie auf der Regis terkarte Zusammenfassung auf die Registerkarte Seiten. 19 Klicken Sie auf Auswählen unter den Seiten, die Sie prüfen oder ablehnen möchten, oder klicken Sie auf Alles auswählen Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen. Hinweis: Sie können auch auf Seite genehmigen oder Seite zurückweisen im Smart Review klicken. Genehmigen Um die Seiten zu genehmigen, wählen Sie Seiten genehmigen. Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu, oder ändern Sie die ausgewählte Seite. Klicken Sie auf OK. Hinweis: Wenn eine Seite geneh migt oder abgelehnt wird, wird eine -Benachrichtigung an den mediaprint-kundenberater und alle weiteren Personen gesendet, die diese Benachrichtigungen angefordert haben. Smart Review Der Smart Review wird in einem Extra-Browserfenster geöffnet; wenn Sie dieses schließen, bleibt Ihre InSite-Webportal-Sitzung geöffnet. 22 Wählen Sie die Miniaturbild- oder Listen-Ansicht. 23 Sie können den Fensterbereich am linken Bildschirm verankern oder als separates Fenster auf dem Bildschirm frei positionieren. 8 Media-Print Informationstechnologie GmbH

9 Anleitung InSite-Onlinefreigabe 24 Wenn Sie die Seite prüfen und die Seite nicht in Ordnung ist bzw. Korrekturen vorgenommen werden müssen, klicken Sie auf Seite zurückweisen. Hinweis: Die Maßeinheiten können Sie in den Voreinstellungen ändern: Datei/Vorein stellungen. 25 Um anzuzeigen, dass Ihre Prüfung bzw. die Seite in Ordnung ist, klicken Sie auf Seite genehmigen. 26 Falls Korrekturen erforderlich sind, markieren Sie die Änderungen mithilfe der Anmerkungswerkzeuge. 27 Wenn Sie eine andere Seite anzeigen möchten, klicken Sie auf das Miniaturbild dieser Seite. 28 Verwenden Sie die Navigationswerkzeuge, um das Bild zu vergrößern oder zu verkleinern, zu schwenken oder zu drehen und zwischen Seiten zu wechseln. 29 Navigation Klicken Sie auf den Fensterbereich mit den Miniaturbildern, um schnell auf der Seite zu navigieren. 30 Auszüge Klicken Sie Farbauszüge an oder aus, um diese ein- oder auszublenden. 31 Seiteninfo Hier finden Sie Informationen zur PDF-Seitengröße und zur beschnittenen Endseitengröße. 32 Gruppen-Manager Im Gruppen-Manager werden alle Personen angezeigt, die just in time diesen Job prüfen. Hinweis: Gruppensitzungen werden auf Seite 11 weiter erläutert. 33 Benutzer Anzahl der Benutzer, die den Job just in time prüfen. 34 Versionen Hier können Sie Ihre unterschiedlichen Sprachversionen (bei versionierten Jobs) Ihres Auftrages aktivieren Media-Print Informationstechnologie GmbH 9

10 InSite-Onlinefreigabe Anleitung Anmerkungswerkzeuge Die Anmerkungswerkzeuge werden auf der rechten Seite angezeigt, wenn Sie Smart Review öffnen. Wenn das Werkzeug verwendet wird, wird es grau hervorgehoben. Verschieben der Anmerkungssymbolleiste / Schwenken der Seite Vergrößern eines Seitenbereichs Verkleinern eines Seitenbereichs Erstellen einer Textanmerkung Zeichnen einer Freihandlinie Zeichnen einer geraden Linie Zeichnen eines Rechtecks Zeichnen eines Ovals oder eines Kreises Messen mithilfe des Lineals Messen eines rechteckigen Bereichs Positionieren einer horizontalen Führungslinie Positionieren einer vertikalen Führungslinie Messen der Farbdichte Navigationswerkzeuge Die Navigationswerkzeuge werden unter dem Smart-Review-Bildschirm angezeigt, es sei denn, Sie befinden sich im Vollbildmodus. Um die Navigationswerkzeuge im Vollbildmodus anzuzeigen, verschieben Sie die Maus. Farbauszüge einund ausblenden Anmerkungen-Manager öffnen Preflight-Manager Seiteninformationen anzeigen Einzelne Seite anzeigen Leseanordnung anzeigen Zwei Seiten vergleichen An Bildschirm anpassen Bild drehen Zur vorherigen oder nächsten Seite wechseln Seite an die Bildschirmbreite anpassen Seite in der tatsächlichen Größe anzeigen Bis 800 % vergrößern Zwischen Vollbildund Fenstermodus wechseln 10 Media-Print Informationstechnologie GmbH

11 Anleitung InSite-Onlinefreigabe Teilnahme an einer Gruppensitzung Wenn mehrere Personen dieselbe Seite zur selben Zeit prüfen, wird dieser Vorgang als Gruppensitzung bezeichnet. Die Anzahl der Smart-Review-Benutzer, die den Job zurzeit kontrollieren, wird rechts neben der Smart- Review-Symbolleiste angezeigt. Sie können jederzeit an einer Gruppensitzung teilnehmen. Hinweis: Das rechteckige Symbol neben dem Namen des Prüfers weist darauf hin, ob diese Person einen kalibrierten Bildschirm benutzt. An einer Gruppensitzung teilnehmen: Klicken Sie in der oberen rechten Ecke von Smart Review auf das Symbol Gruppen-Manager, oder wählen Sie im Menü Fenster die Option Gruppen-Manager aus. Klicken Sie auf Sitzung beitreten. Um die Sitzung zu verlassen, klicken Sie auf Sitzung verlassen. Tipp: Um ein Chat-Fenster zu öffnen, wählen Sie im Menü Fenster die Option Chat. Media-Print Informationstechnologie GmbH 11

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