REGISTRIERKASSEN UND BELEGERTEILUNGSPFLICHT

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1 REGISTRIERKASSENPFLICHT REGISTRIERKASSEN UND BELEGERTEILUNGSPFLICHT STEUERRECHTLICHE INFORMATIONEN BETRIFFT DAS AUCH MEINE ORDINATION? WAS MUSS EINE REGISTRIERKASSA KÖNNEN? Medical Computer Ware Medizinische Softwareentwicklung seit 1988

2 Welche Unternehmen fallen unter die Registrierkassenpflicht? In folgendem Chart sehen Sie, wann die Registrierkassenpflicht greift, hier sehen Sie auch, dass unabhängig von einer Kassa immer die Belegerteilungspflicht gilt (wie immer gilt auch hier, Ausnahmen für kalte Hände bestätigen die Regel)! Bitte beachten Sie, wenn bis 09/2015 beide Grenzen (Jahresumsatz > und Barumsatz > 7.500) überschritten wurden, dann gilt nach Meinung des BMF die Registrierkassenpflicht bereits ab Auch wenn im Jahr 2016 Barumsätze unter gemacht werden, entfällt die Pflicht frühestens per Quelle:

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4 Aktuelle Informationen: Straffreiheit bis Juli 2016 Der Erlass des Finanzministers schreibt eine Schonfrist in zwei Etappen vor. In den ersten drei Monaten, bis 31. März 2016, wird beim Umrüsten auf elektronische Registrierkassen etwa bei Verwaltungsverstößen Straffreiheit gewährt. Dies gilt beispielsweise, wenn die Pflicht zur Ausgabe von Kassabons als Beleg nicht erfüllt wird. In einem zweiten Schritt bis 30. Juni 2016 muss der betroffene Betrieb eine Begründung liefern können, warum eine Umstellung auf elektronische Registrierkassen noch nicht erfolgt ist. Das könnte der Fall sein, wenn ein Unternehmen nachweist, dass ein Hersteller die angeforderten Kassen nicht rechtzeitig geliefert hat.

5 Einzelaufzeichnungspflicht Wer muss Bargeschäfte einzeln aufzeichnen? Ab : Alle Unternehmen (Gewerbetreibende, Freiberufler, Land- und Forstwirte) unabhängig vom Umsatz Art der Einzelaufzeichnung: - Mittels Registrierkasse: zwingend bei einem Jahresumsatz des Betriebes größer als Euro UND Barumsätze mehr als Euro - Rechnung im Sinne des UStG - Beleg im Sinne der Belegerteilungspflicht Nicht mehr zulässig sind - Strichliste - Strichliste mit Bezug auf Artikel - Standliste Stockverrechnung - Rechenmaschine mit Streifen Belegpflicht Notwendiger Inhalt eines Belegs: - Name und Anschrift des Unternehmens, UID-Nummer - Fortlaufende Nummer - Datum - Menge sowie handelsübliche Bezeichnung der Ware oder der Dienstleistung - Betrag - Steuersatz und Steuerausweis Angaben des Belegs aus Registrierkasse: (ab ) - zusätzlich Kassen-Identifikations-Nr., Uhrzeit, Aufsplittung des Betrags nach Steuersätzen, QR-Code. Alternativ zum kompakten QR-Code sind als maschinenlesbarer Code auch ein Link zum Abruf der Daten als Barcode oder eine Zeichenkette möglich.

6 Registrierkassenpflicht FAQ WKO.at Registrierkassenpflicht FAQ 1. Ab welcher Umsatzgrenze besteht Kassenpflicht? Für Unternehmer mit einem Jahresumsatz über , und Barumsätzen über 7.500, besteht ab dem Jahr 2016 die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems. Als Registrierkasse können auch serverbasierende Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen dienen. Beide Umsatzgrenzen müssen überschritten werden, damit die Kassenpflicht eintritt. Ab 1. Jänner 2017 muss zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden sein. 2. Was versteht man unter Barumsätze? Als Barumsätze gelten Umsätze, bei denen die Gegenleistung mit Bargeld, Kredit oder Bankomatkarte, sowie anderen vergleichbaren Zahlungsformen (z.b. Zahlung mittels Mobiltelefon oder PayLife Quick) beglichen wird. Als Barzahlung gilt weiters die Hingabe von Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen. Bezahlung mit Erlagschein oder E Banking zählt nicht zu den Barumsätzen. 3. Ab wann besteht bei Überschreiten der Grenzen Kassenpflicht? Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben. 4. Was bedeutet der Begriff Betrieb für die Kassenpflicht sind mehrere Betriebsstandorte einzeln zu bewerten? Die Kassenpflicht gilt pro Betrieb. Betrieb ist durch eine eigene Buchhaltung gekennzeichnet. In den Einkommensteuerrichtlinien ist der Begriff Betrieb folgendermaßen definiert: Allgemein kann der Begriff Betrieb als die Zusammenfassung menschlicher Arbeitskraft und sachlicher Produktionsmittel in einer organisatorischen Einheit verstanden werden. Aus ertragsteuerlicher Sicht ist ein Betrieb aber nur gegeben, wenn er der Erzielung von betrieblichen Einkunftsarten dient. Ein Betrieb kann zwar mehrere Teilbetriebe (Betriebszweige) oder Betriebsstätten umfassen; der Gewinn ist dennoch einheitlich zu ermitteln 5. Was versteht man unter Belegerteilungspflicht? Für jeden Betrieb besteht ab die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen. Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen: Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden Tag der Belegausstellung Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung Steuern und Abgaben/Verfahren Pflichten im oesterr Steuerrecht/Registrierkassenpflicht 1/4

7 Registrierkassenpflicht FAQ WKO.at Betrag der Barzahlung bei Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung müssen noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (z.b. QR Code) Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren. 6. Geht die Belegerteilungspflicht mit der Kassenpflicht zwingend einher? Die Belegerteilungsverpflichtung gilt für jeden Betrieb ab (egal ob Kassenpflicht besteht oder nicht). Ausnahmen von der Belegerteilungspflicht gibt es nur für die Kalte Händeregelung, bestimmte Automaten, Feuerwehrfeste und dergleichen. 7. Gibt es Ausnahmen/Erleichterung von der Beleg bzw. Registrierkassenpflicht? Der Bundesminister für Finanzen lässt für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen und Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und der Belegerteilungsverpflichtung zu. Diese Fälle sind: für Umsätze bis zu einem Jahresumsatz von , je Betrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden (Kalte Händeregelung) ist keine Kassen und Belegerteilungspflicht vorgesehen, ebenso für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (zb Feuerwehrfeste) und für bestimmte Warenausgabe und Dienstleistungsautomaten. nur von der Registrierkassenpflicht befreit sind Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt. Diese Ausnahme betrifft die sogenannten Webshops. Erleichterungen hinsichtlich der zeitlichen Erfassung der Bareinnahmen in die Registrierkasse gibt es für mobilen Gruppen. 8. Was bewirkt die Ausnahme bei mobilen Gruppen? Mobile Gruppen die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte erbringen, wie zum Beispiel Friseure, Masseure, Reiseleiter, Fremdenführer, dürfen einen Beleg erteilen, eine Durchschrift erstellen und erst im Nachhinein den Geschäftsfall in der elektronischen Kasse am Betriebsort eintragen. 9. Gibt es Erleichterungen für Veranstaltungen wie zum Beispiel Feuerwehrfeste? Bei Vereinsveranstaltungen wie etwa Feuerwehrfeste kann unter folgenden Voraussetzungen die Registrierkassen und Belegerteilungspflicht entfallen: 1. Umsätze im Rahmen von geselligen Veranstaltungen der Körperschaft, die einen Zeitraum von insgesamt 48 Stunden im Kalenderjahr nicht übersteigen. 2. Die Organisation der Veranstaltung sowie die Verpflegung bei der Veranstaltung werden durch Mitglieder der Körperschaft oder deren nahe Angehörige durchgeführt bzw. bereitgestellt. 3. Bei Auftritten von Musik oder anderen Künstlergruppen werden nicht mehr als 1.000, pro Stunde für die Durchführung von Unterhaltungsdarbietungen verrechnet. 10. Gibt es Erleichterungen für Automatenumsätze? Bei Warenausgabe und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen werden, ist weder eine Kasse noch ein Beleg notwendig, wenn die Gegenleistung für die Einzelumsätze 20, nicht übersteigt. Steuern und Abgaben/Verfahren Pflichten im oesterr Steuerrecht/Registrierkassenpflicht 2/4

8 Registrierkassenpflicht FAQ WKO.at Zumindest im Abstand von 6 Wochen ist regelmäßig eine Ermittlung und Aufzeichnung der Anzahl der verkauften Waren anlässlich der Nachfüllung durch Bestandsverrechnung (Endbestand minus Anfangsbestand bzw. Nachfüllmenge) durchzuführen. Die weitere Nutzung von Altautomaten (Inbetriebnahme vor dem ) ohne Nachrüstung ist bis zum möglich. 11. Gibt es eine Liste mit zertifizierten Kassenanbietern? Eine Zertifizierung ist nicht vorgesehen. 12. Kann ich mein Kassensystem zertifizieren lassen? Eine Zertifizierung ist nicht vorgesehen. 13. Wie viel kostet die Anschaffung einer Registrierkasse? Die Kosten für die Anschaffung bzw. Umrüstung einer einfachen Registrierkasse mit entsprechendem Sicherheitssystem werden voraussichtlich 400, bis 1.000, betragen. Es besteht auch die Möglichkeit auf vorhandenen Geräten (zb Laptops, PC) eine geeignete Kassensoftware zu installieren und einen Drucker anzuschließen um der Kassenpflicht zu entsprechen. 14. Gibt es Steuerbegünstigungen für die Anschaffung einer Registrierkasse? Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) ist eine beim Betriebsfinanzamt beantragbare Prämie in Höhe von 200 pro Kassensystem (maximal aber 30, pro Erfassungseinheit) vorgesehen. Die Prämie kann bei der jeweiligen Steuererklärung geltend gemacht werden; wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben und stellt keine Betriebseinnahme dar (d.h. sie ist steuerfrei). Für die Inanspruchnahme müssen die Ausgaben jedoch vor dem erfolgen. Weiter sind die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten nicht über mehrere Jahre zu verteilen (abschreiben), sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden. 15. Sind statt handelsüblicher Bezeichnung auch Symbole oder Schlüsselzeichen möglich? Grundsätzlich kann die handelsübliche Bezeichnung oder die Art der sonstigen Leistung auch durch Schlüsselzahlen oder Symbole ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus der Rechnung oder aus anderen Unterlagen gewährleistet ist (etwa durch Aushang in den Geschäftsräumlichkeiten). 16. Was ist mit handelsüblicher Sammelbezeichnung gemeint? Unter handelsüblicher Bezeichnung ist jene Bezeichnung zu verstehen, unter der die Ware im Geschäftsverkehr bestellt wird. Es genügt die Verwendung branchenüblicher Sammelbezeichnungen (zb Bücher, Büromöbel, Kfz Ersatzteile, Waschmittel, Spielwaren, Spirituosen). Überbegriffe wie "Waren" oder "Material" genügen nicht, weil sie für alle Branchen Verwendung finden. Ein Durchführungserlass soll hierzu noch Details erörtern. 17. Wer kann die Kassen überprüfen kommen und wie erfolgt die Kassenüberprüfung? Die Finanzpolizei oder der Betriebsprüfer kann das Kassensystem im Rahmen einer finanzpolizeilichen Kontrolle oder im Rahmen von Außenprüfungen überprüfen. 18. Gibt es Strafen, wenn man keine Registrierkasse verwendet, obwohl man unter die Registrierkassenpflicht fällt? Die vorsätzliche Verletzung der bloßen Verpflichtung zur Verwendung der vorgeschriebenen Registrierkasse, sofern dadurch nicht ein anderes Finanzvergehen verwirklicht wird, kann mit bis zu 5.000, geahndet werden; eine entsprechende systematische Manipulation der Registrierkasse, die ein Verkürzungsdelikt ermöglicht, mit einer Geldstrafe bis zu ,. Steuern und Abgaben/Verfahren Pflichten im oesterr Steuerrecht/Registrierkassenpflicht 3/4

9 Registrierkassenpflicht FAQ WKO.at 19. Sind händisch ausgestellte Belege ab 2016 auch zulässig? Wenn Kassenpflicht besteht, wird der Beleg aus dem System erstellt. Wenn keine Kassenpflicht besteht (weil beispielsweise die Umsätze unter den relevanten Grenzen liegen) gilt für Unternehmer dennoch die Belegerteilungsverpflichtung. In diesem Fall wird der Beleg händisch, mittels Kassenblock mit fortlaufender Nummer geschrieben. >> zurück zu "Registrierkassenpflicht und Belegerteilungsverpflichtung" Diese Information ist ein Produkt der Zusammenarbeit aller Wirtschaftskammern. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Wirtschaftskammer Ihres Bundeslandes: Burgenland, Tel. Nr.: , Kärnten, Tel. Nr.: , Niederösterreich, Tel. Nr.: (02742) 851 0, Oberösterreich, Tel. Nr.: , Salzburg, Tel. Nr.: (0662) , Steiermark, Tel. Nr.: (0316) , Tirol, Tel. Nr.: , Vorarlberg, Tel. Nr.: (05522) 305 0, Wien, Tel. Nr.: (01) Alle Angaben erfolgen trotz sorgfältigster Bearbeitung ohne Gewähr. Eine Haftung der Wirtschaftskammern Österreichs ist ausgeschlossen. Bei allen personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter! Stand: Steuern und Abgaben/Verfahren Pflichten im oesterr Steuerrecht/Registrierkassenpflicht 4/4

10 Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht Ab gelten für Betriebe neue Aufzeichnungspflichten für alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung. Die Neuerungen gelten nur für Barumsätze! Sämtliche Steuerpflichtige, die für steuerliche Zwecke Bücher und Aufzeichnungen zu führen haben, müssen ihre Bareinnahmen künftig einzeln aufzeichnen. Ein Kassasturz, wie ihn bisher Unternehmen bis ,-- Jahresumsatz machen durften, ist grundsätzlich nicht mehr zulässig. Einzelerfassung mittels Registrierkasse Betriebe (Gewerbe, selbständige Tätigkeit und Land- und Forstwirtschaft) haben zur Einzelerfassung der Barumsätze zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn - der Jahresumsatz je Betrieb ,-- und - die Barumsätze dieses Betriebes 7.500,-- im Jahr überschreiten. Der Begriff Barumsätze umfasst auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte, die Hingabe von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons, etc. Hinweis: Beide Grenzen müssen überschritten sein, damit eine Registrierkassenpflicht besteht. Die Grenze von 7.500,-- für Barumsätze soll verhindern, dass Unternehmen, die neben Zielgeschäften mit hohen Beträgen auch geringe Bargeschäfte bis maximal 7.500,-- tätigen, unter die Registrierkassenpflicht fallen. Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronisches Datenverarbeitungssystem, das elektronische Aufzeichnungen zur Losungsermittlung und Dokumentation von Barumsätzen erstellt (z. B. Registrierkassen, serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen, Taxameter etc.). Änderungen ab Treffen die Voraussetzungen für eine Registrierkassenpflicht zu, muss der Unternehmer ab Jänner 2016 eine elektronische Registrierkasse haben, die der Kassenrichtlinie entspricht. Weitere Informationen finden Sie in unserem Infoblatt Kassenrichtlinie Ab müssen alle Kassensysteme zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der elektronischen Signatur der Signaturerstellungseinheit.

11 Jede Registrierkasse muss über folgende Eigenschaften verfügen: Datenerfassungsprotokoll Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 Kassenidentifikationsnummer Details zu den technischen Voraussetzungen sind in der Registrierkassensicherheitsverordnung geregelt. Belegerteilungsverpflichtung Unternehmer haben ab die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen. Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen: - Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens - fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden - Tag der Belegausstellung - Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung - Betrag der Barzahlung - ab bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code) Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren. Achtung! Die Belegerteilungsverpflichtung gilt ab dem ersten Barumsatz (egal ob Kassenpflicht besteht oder nicht) für jeden Unternehmer ab Ausnahmen gibt es nur für die Kalte-Händeregelung, Feuerwehrfeste und dergleichen. Sonderregelungen Der Bundesminister für Finanzen lässt für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen bzw. Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und die Belegerteilungsverpflichtung zulassen. In folgenden Fällen sind Ausnahmen bzw. Erleichterungen möglich: Umsätze im Freien ( Kalte-Händeregelung ) Darunter fallen Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, sofern sie nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden und die Jahresumsatzgrenze von ,-- nicht Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht Seite 2 von 5

12 überschritten wird., Weitere Informationen zur Kalte-Händeregelung finden Sie im Infoblatt Die Barbewegungsverordnung. Achtung: Die Umsatzgrenze von ,-- gilt für sämtliche Umsätze des Betriebes, nicht nur für die Umsätze im Freien. Die begünstigten Umsätze müssen nicht einzeln aufgezeichnet werden. Die Tageslosung darf mittels Kassasturz ermittelt werden. Mehr dazu in unserem Infoblatt Die Barbewegungsverordnung. Weiters gilt für sie keine Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht. Automaten Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem in Betrieb genommen werden, kann eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen werden, wenn die Gegenleistung für die Einzelumsätze 20,-- nicht übersteigt. Darunter fallen z.b. Tischfußballautomaten, Musikautomaten, Dartautomaten etc. Es besteht weder eine Registrierkassen- noch eine Belegerteilungspflicht. Eine vereinfachte Losungsermittlung kann bei diesen Automaten durch eine zumindest im Abstand von 6 Wochen regelmäßig erfolgende Ermittlung und Aufzeichnung der erbrachten Dienstleistungen oder der Anzahl der verkauften Waren anlässlich der Nachfüllung durch Bestandsverrechnung (Endbestand minus Angangsbestand bzw. Nachfüllmenge) oder manuelle oder elektronische Auslesung der Zählwerkstände bei vorhandenen Zählwerken durchgeführt werden. Darüber hinaus sind anlässlich jeder Kassenentleerung, die zumindest einmal im Monat zu erfolgen hat, die vereinnahmten Geldbeträge je Automat zu ermitteln und aufzuzeichnen. Für Automaten, die vor dem in Betrieb genommen werden, gelten diese Regelungen erst ab Webhops Umsätze im Rahmen eines Webshops, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt, sind von der Registrierkassenpflicht befreit. Belege müssen aber ausgestellt werden. Hinweis: Hinsichtlich der Umsätze, die nicht im Webshop getätigt werden, gelten die allgemeinen Vorschriften. Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe Die Umsätze von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (z.b. Vereine) sind unter gewissen Voraussetzungen von der Registrierkassenpflicht befreit. Details regelt die Barumsatzverordnung. Umsätze außerhalb der Betriebsstätte ( mobile Gruppen ) Unternehmer, die ihre Lieferungen und Dienstleistungen außerhalb der Betriebstätte erbringen, können ihren Kunden einen Papierbeleg (z.b. Paragon) geben und müssen Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht Seite 3 von 5

13 eine Kopie davon aufbewahren. Nach Rückkehr in die Betriebsstätte sind diese Umsätze jedoch ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse zu erfassen. Die Ausnahme betrifft mobile Berufe wie mobile Friseure, Masseure, Fremdenführer etc. Geschlossene Gesamtsysteme Für große Unternehmen, die mit Systemen arbeiten, bei denen Kassensystem, Warenwirtschaftssystem und Buchhaltungssystem lückenlos miteinander verknüpft sind, besteht die Möglichkeit die Manipulationssicherheit, ohne die Verwendung einer Signaturerstellungseinheit oder eines Signaturzertifikates, durch das Finanzamt mittels Bescheid festzustellen zu lassen. Voraussetzungen: - der Einsatz von mehr als 30 Registrierkassen - die Einholung eines Gutachtens über die Manipulationssicherheit - ein Antrag auf Ausnahme beim Finanzamt - das Finanzamt erlässt einen Feststellungsbescheid Beginn der Registrierkassenpflicht Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben. Die Umsatzgrenzen beziehen sich auch auf Zeiträume vor dem Das heißt, dass schon die Umsätze des Jahres 2015 für die Bestimmung des Zeitpunktes der Kassenpflicht herangezogen werden. Das bedeutet, dass Betriebe, die bereits im September 2015 mehr als ,-- Jahresumsatz und davon mehr als 7.500,-- Barumsätze haben per ein geeignetes Kassensystem haben müssen. Beispiel: Erstmaliges Überschreiten der Gesamtumsatzgrenze und Barumsatzgrenze im November 2015 (Jänner bis November ,-- Umsatz, davon mehr als 7.500,-- bar). Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat besteht die Registrierkassenverpflichtung ab , im Falle des Kalendervierteljahres ab Beispiel: Neugründung eines Unternehmens am Umsätze April bis August 2016: ,--, davon mehr als 7.500,-- Barumsätze. Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat besteht die Registrierkassenverpflichtung ab , im Falle des Kalendervierteljahres ab Übersteigen die Umsätze im Jahr 2015 die oben genannten Grenzen und sollte der Unternehmer ab 2016 jedoch komplett auf Zielgeschäfte umsteigen (also keine Barumsätze mehr haben) ist konsequenter Weise auch keine elektronische Kasse notwendig. Werden die Grenzen für die Registrierkassenpflicht im Jahr 2015 nicht überschritten, kann der Unternehmer den Zeitpunkt des Kaufes ebenfalls nach hinten verschieben. Erst in einem der folgenden Monate nach Überschreitung der beiden Umsatzgrenzen mit Beginn Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht Seite 4 von 5

14 des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer besteht die Verpflichtung eines geeigneten Kassensystems. Wegfall der Registrierkassenpflicht Werden die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist absehbar, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, fällt die Verpflichtung mit Beginn des nächstfolgenden Jahres weg. Beispiel: Die Umsätze eines Unternehmens sind im Jahr 2016 über den Grenzen ( ,-- Gesamtumsatz und 7.500,-- Barumsatz). Im Jahr 2017 fällt der Gesamtumsatz auf ,--. Ist aufgrund der Umstände absehbar, dass auch im Jahr 2018 die Grenzen nicht überschritten werden, fällt für den Unternehmer die Registrierkassenpflicht ab 2018 weg. Steuerliche Förderungen Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) ist eine beim Betriebsfinanzamt beantragbare Prämie in Höhe von 200,-- pro Kassensystem (maximal aber 30,-- pro Erfassungseinheit) vorgesehen. Die Prämie kann bei der jeweiligen Steuererklärung mittels Beilagenformular E108c geltend gemacht werden, wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben und stellt keine Betriebseinnahme dar (d.h. sie ist steuerfrei). Für die Inanspruchnahme müssen die Ausgaben jedoch vor dem erfolgen. Die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten sind nicht über mehrere Jahre zu verteilen (abschreiben), sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden. Sanktionen bei Nichtbefolgung der Vorschriften Besteht Registrierkassenpflicht und verfügt der Unternehmer ab über keine Registrierkasse bzw. verfügt die Registrierkasse ab über keine technische Sicherheitseinrichtung, stellt das eine Finanzordnungswidrigkeit dar und wird mit einer Geldstrafe bis zu 5.000,-- geahndet. Außerdem besteht die Gefahr, dass die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen angezweifelt wird, was die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Abgabenbehörde zur Folge haben kann. Stand: September 2015 Dieses Infoblatt ist ein Produkt der Zusammenarbeit aller Wirtschaftskammern. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Wirtschaftskammer Ihres Bundeslandes: Burgenland, Tel. Nr.: , Kärnten, Tel. Nr.: , Niederösterreich Tel. Nr.: (02742) 851-0, Oberösterreich, Tel. Nr.: , Salzburg, Tel. Nr.: (0662) , Steiermark, Tel. Nr.: (0316) , Tirol, Tel. Nr.: , Vorarlberg, Tel. Nr.: (05522) 305-0, Wien, Tel. Nr.: (01) Hinweis! Diese Information finden Sie auch im Internet unter Alle Angaben erfolgen trotz sorgfältigster Bearbeitung ohne Gewähr. Eine Haftung der Wirtschaftskammern Österreichs ist ausgeschlossen. Bei allen personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter! Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht Seite 5 von 5

15 REGISTRIERKASSENPFLICHT 2016/2017 Technisch-Rechtliche Grundlagen September 2015 Fachverband Unternehmensberatung, Buchhaltung und Informationstechnologie Wiedner Hauptstraße 63 A-1045 Wien T: +43-(0) F: +43-(0)

16 1. Überblick zur Registrierkassenpflicht Zwei relevante Stichtage: Registrierkassenpflicht samt Belegerteilungspflicht Technische Sicherheitseinrichtung bei Kassensystemen 2. Registrierkassenpflicht und Belegerteilungspflicht 2.1. Kassenpflicht ab Eine Registrierkasse ist gemäß 131b Abs. 1 Bundesabgabenordnung (BAO) ab (entsprechend der Kassenrichtlinie, Vgl. KRL 2012) verpflichtend für Betreibe, bei einem Jahresumsatz von über EUR und deren Barumsätze EUR überschreiten Definition der Barumsätze: Bargeld, Bankomat- oder Kreditkarte, andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, Barschecks, Gutscheine, Bonds, Geschenkmünzen Erleichterungen bzw. Ausnahmen sind in 131 Abs. 4 BAO angeführt. Nähere Ausführungen wurden in der Barumsatzverordnung (BarUV) veröffentlicht. Kalte-Hände-Regelung bis EUR Jahresumsatz (Z 1) Feuerwehrfeste wirtschaftl. Geschäftsbetriebe begünstigter Körperschaften (2) bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten (Z 3) Bei den Automaten wurde in 4 BarUV eine deutliche Erleichterung erzielt. Die Umsatzgrenze wurde auf 20 Euro angehoben, d.h. Automaten mit Einzelumsätzen bis 20 Euro sind von der Registrierkassenpflicht (sowie Belegerteilungspflicht) ausgenommen. Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt, dies unbeschadet einer Belegerteilungsverpflichtung nach 132a (Z 4). Laut 6 BarUV sind Webshops völlig ausgenommen. Die Ausnahme der Onlineshops von der Registrierkassenpflicht nach 131b BAO ist ein wichtiger Erfolg. Webshops haben lediglich der Belegerteilungspflicht nachzukommen. Sonderfall mobile Gruppen gemäß 131b Abs. 5 Z 2 Erfolgt die Leistung außerhalb des Betriebsstandortes und unterliegt das Unternehmen der Kassenpflicht, so hat die Erfassung in das System unmittelbar nach Rückkehr in den Betriebsstandort zu erfolgen. Vor Ort muss ein Beleg ausgestellt werden (inkl. Durchschrift) Anforderungen an die Kasse Eine Registrierkassa gemäß 5 Registrierkassensicherheitsverordnung (RKS-V) hat folgende Erfordernisse zu erfüllen: Datenerfassungsprotokoll Erfassung und Abspeicherung jedes einzelnen Barumsatzes ( 7 Abs. 1 RKS-V) mit den Belegdaten gemäß 132a Abs. 3 BAO (Belegerteilungspflicht) für jede Registrierkasse ab Drucker für Barbelege oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen

17 Systemfreiheit Die Regelungen sind technologieneutral gestaltet, d.h. es herrscht freie Wahl beim Systemeinsatz. So sind auch Cloud-Services zulässig, sofern diese mit Hardware- Zertifikaten arbeiten, d.h. lokal als Signaturkarte, serverseitig als HSM. Es gibt keinerlei Einschränkungen bei Betriebssystemen, alles ist möglich (Windows, Linux, Android, ios, Server-Verbundsysteme, Web-Kassen, Cloud-Kassen). Die Implementierung der RKS-V ab ist erforderlich. Umgang bei Kassenausfällen ( 17 Abs. 5 RKS-V) Erfassung über andere Kasse Bei jedem Ausfall einer Registrierkasse sind die Barumsätze auf anderen Registrierkassen zu erfassen. Erfassung auf Papier Sollte dies nicht möglich sein, sind die Barumsätze händisch zu erfassen und Zweitschriften der Belege aufzubewahren. Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der aufbewahrten Zweitschriften nach zu erfassen und die Zweitschriften dieser Zahlungsbelege aufzubewahren ( 132 BAO). Kontrolle und Prüfung der Datensicherheit für die Registrierkassen ( 19 Abs. 2 RKS-V) Auf Verlangen der Organe der Abgabenbehörde hat der Unternehmer das Datenerfassungsprotokoll für einen vom Organ der Abgabenbehörde vorgegebenen Zeitraum auf einen externen Datenträger zu exportieren und zu übergeben. Der Datenträger ist vom Unternehmer bereitzustellen Belegerteilungspflicht ab Ab besteht gemäß 132a BAO unabhängig von der Registrierkassenpflicht(!) - eine Belegerteilungspflicht. Bei Barzahlungen ist ein Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Als Beleg gilt auch ein entsprechender elektronischer Beleg, welcher unmittelbar nach erfolgter Zahlung für den Zugriff durch den die Barzahlung Leistenden verfügbar ist. Der Unternehmer hat eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung durchzuführen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufzubewahren. Keine Belegerteilungspflicht besteht für Betriebe der Kalte-Hände-Regelung, wirtschaftl. Geschäftsbetriebe begünstigter Körperschaften, sowie Automaten mit Einzelumsätzen bis 20 Euro. Die (Mindest-)Angaben des Beleges umfassen: Bezeichnung des Unternehmens fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden Tag der Belegausstellung Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung Betrag der Barzahlung Ab bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer Bezeichnung des Unternehmens fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden Datum und Uhrzeit der Belegausstellung Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt maschinenlesbarer Code (OCR, QR-Code, oder Link)

18 3. Technische Sicherheitseinrichtung bei Kassensystemen Ab müssen alle Kassensysteme zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung gemäß 131b Abs. 2 verfügen. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der elektronischen Signatur der Signaturerstellungseinheit und ist in der RKS-V sowie der dazugehörigen Anlage (Detailspezifikationen) geregelt. Folgende Vorgaben sind einzuhalten: Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 Kassenidentifikationsnummer Zur Vorbereitung auf die verpflichtende Einführung einer technischen Sicherheitseinrichtung treten bereits mit folgende Bestimmungen in Kraft: Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung für die Registrierkasse ( 6 RKS-V) Beschaffung der Signaturerstellungseinheit ( 15 RKS-V) Registrierung der Signaturerstellungseinheit ( 16 RKS-V) Anmeldung über Finanz Online. Datenbank über Sicherheitseinrichtungen für die Registrierkassen ( 18 RKS-V) Sachverständige Begutachtung geschlossener Gesamtsysteme ( 21 RKS-V) Feststellungsbescheid über geschlossene Gesamtsysteme ( 22 RKS-V) 3.1. Signaturerstellung Jeder Barbeleg ist in einem Datenerfassungsprotokoll zu registrieren in dem unter anderem der Betrag und die bisherige Summe aller Barbeträge sowie eine Signatur über wesentliche Bestandteile des Bons (Belegnummer, Barbetrag nach Steuersätzen, Umsatzzähler, Signatur des letzten Bons) zu erfassen sind. Die Signatur ist mit Hilfe des dem Unternehmen eindeutig zugeordneten Zertifikats zu erstellen. Die Signaturerstellungseinheit hat dabei jenen Anforderungen für qualifizierte Signaturzertifikate entsprechen. Diese qualifizierte Signatur ist auch in Form eines QR- Codes am Bon anzudrucken. Sollte der Drucker aus technischen Gründen keine QR-Codes drucken können, so ist alternativ der Andruck in maschinenlesbarer Form (OCR) als Zeichenkette möglich. Ebenso ist es möglich, dass am Bon nur ein (maschinenlesbarer) Link zu diesen Daten angedruckt wird. Die Signatur muss folgende Angaben beinhalten: Kassenidentifikationsnummer fortlaufende Nummer des Barumsatzes Datum und Uhrzeit der Belegausstellung Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt Umsatzzähler (verschlüsselt AES 256) Seriennummer Signaturzertifikat Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes Dadurch, dass in der Signatur somit der aktuelle Umsatzstand enthalten ist, sowie der Barumsatz des Beleges und der Umsatzstand des letzten Beleges, ist eine eindeutige Verkettung vorhanden. Es kann damit nicht einfach ein Beleg aus der Kette gelöscht werden, wodurch eine gewisse Manipulationssicherheit erreicht wurde. Die Signaturerstellungseinheit (technische Sicherheitseinrichtung) kann auch außerhalb der Kasse realisiert werden. Derzeit sind nur Hardwarelösungen (i.d.r. Kartenleser, Smartcard) zulässig.

19 Das notwendige Signaturzertifikat ist bei einem Zertifizierungsdiensteanbieter (ZDA) im EU/EWR-Raum oder in der Schweiz zu beziehen. In Österreich gibt es GLOBALTRUST oder A-Trust. Dieses Zertifikat ist einem Unternehmen eindeutig zugeordnet und beinhaltet folgende Angaben: Ordnungsbegriff des Unternehmens Wert des OID Österreichische Finanzverwaltung Registrierkasseninhaber Seriennummer des Signaturzertifikats Beginn und Ende der Gültigkeit (Hinweis: Ein abgelaufenes Zertifikat darf weiter verwendet werden solange es als sicher gilt) Mit gesetzeskonformer Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse (einschließlich Überprüfung des Startbeleges gemäß 6 Abs. 4 RKS-V) gilt die gesetzliche Vermutung des 163 Abs. 1 BAO für die Ordnungsmäßigkeit der Losungsermittlung der Barumsätze der jeweiligen Registrierkasse. Druck des Startbeleges erfolgreich geprüfter Beleg des ersten Barumsatzes Prüfung des Startbeleges: das BMF wird eine Prüfsoftware zur Verfügung stellen und eine Rückmeldung geben (Finanz Online) 3.2. Datenerfassungsprotokoll, Datensicherung und Datenverlust Trainings- und Stornobuchungen sind wie Barumsätze ebenso umfasst und müssen eindeutig als solche Belege gekennzeichnet sein. Das DEP kann auch in der Hauptdatenbank geführt werden. Weiters muss gemäß 7 RKS-V das Datenerfassungsprotokoll ab jederzeit auf einen externen Datenträger kopiert werden können. Die Datensicherung hat jedenfalls vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium (z.b. USB, DVD) mit einem bestimmten Format zu erfolgen. Die Unveränderbarkeit der Daten muss gegeben sein, indem der Monatsbeleg als letzter Beleg enthalten ist. Im Falle eines Datenverlustes ist die Einrichtung eines neuen Datenerfassungsprotokolls erforderlich. Hierbei ist der Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes bzw. des zuletzt verfügbaren Barumsatzes zu verwenden. Aufzeichnungen sind vorzunehmen Systemausfälle Bei Ausfällen der Kasse darf weiter kassiert werden. Grundsätzlich sollen gemäß 17 Abs. 4 RKS-V bei einem Ausfall der Signaturerstellungseinheit die Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse (mit Anbindung zu einer Signaturerstellungseinheit) erfasst werden. Sollte die Erfassung an einer Kasse ohne Sicherheitseinrichtung erfolgen (Ausfall der Signatureinrichtung aufgrund z.b. einer defekten Karte), so ist am Beleg ein entsprechender Aufdruck Sicherheitseinrichtung ausgefallen anzudrucken. Bei Wiederinbetriebnahme ist ein signierter Sammelbeleg zu erstellen. Die Erfassung auf Papier (mit Durchschlag/Zweitschriften und Nacherfassung) ist dann erforderlich, wenn keine andere Registrierkasse zur Verfügung steht. Eine Meldung ( 17 RKS-V) über den Systemausfall an Finanz Online hat ohne unnötigen Aufschub - in folgenden Fällen zu erfolgen: Ausfall nicht nur vorübergehend (mehr als 48 Stunden) Diebstahl oder Verlust der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse Funktionsverlust der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse Außerbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse (Schlussbeleg ist zu drucken) Dabei sind Grund und Beginn des Ausfalls oder der Außerbetriebnahme bekanntzugeben.

20 3.4. Meldungen der Summenspeicher Zu jedem Monatsende sind die Zwischenstände des Umsatzzählers zu ermitteln (Monatszähler) und im Datenerfassungsprotokoll (als Barumsatz mit Betrag Null und elektronischer Signatur, Monatsbeleg) zu speichern. Am Jahresende muss dieser auch geprüft werden (Meldung an Finanz Online). Der Jahresbeleg (Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält) ist auszudrucken, zu prüfen und aufzubewahren Geschlossene Systeme Diese spezielle Regelung ( Zertifizierung ) ist für Betriebe ab 30 Kassen möglich, wenn es sich um ein elektronisches Aufzeichnungssystem handelt, in dem Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- und Kassensysteme lückenlos miteinander verbunden sind. Die Verknüpfung der Umsätze ist auch hier ein zu erfüllendes Erfordernis. Zur Erlangung eines positiven Feststellungsbescheids (damit kein Signaturzertifikat nötig ist), muss ein Antrag gestellt werden. Das Gutachten erstellt ein gerichtlich zertifizierter Sachverständiger. Gutachtersuche: sdgliste.justiz.gv.at (Einfache Suche: z.b. Kassensoftware) 3.6. Verwendung einer Registrierkasse von mehreren Unternehmen Mehrere Unternehmen können sich eine Kasse teilen, aber für jedes Unternehmen muss ein eigenes Datenerfassungsprotokoll geführt werden und ein eigenes Zertifikat verfügbar sein. Gerade bei Cloudlösungen werden daher wohl eine Vielzahl von Zertifikaten zu verwalten sein. Dies ist nicht über sogenannte Softwarezertifikate erlaubt, sondern muss durch entsprechende Hardwareeinrichtungen sogenannte Hardware-Sicherheitsmodule (HSM) gelöst werden. 4. Weiterführender Hinweis Umfassende Informationen zur Registrierkassenpflicht der WKO