2 Personalbedarf richtig planen

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1 2 Personalbedarf richtig planen H.-J. BETHGE Worum geht es? Lange Zeit wurde die Personalplanung in vielen kleinen und mittleren Betrieben vernachlässigt. Der Personalbedarf oder Personalüberhang wurde meistens erst festgestellt, wenn die Personalkosten überprüft wurden und da war es häufig schon zu spät. Deswegen ist die Personalbedarfsplanung für alle Betriebe wichtig, da sie kurz- und langfristig hilft Kosten zu sparen. Situation 1: Personalüberhang Personalchef Maier findet bei einem Vergleich von Umsätzen und Personalkosten immer wieder Tageszeiten, in denen der Umsatz pro Mitarbeiterstunde gewaltig nach unten geht: Zuviel Personal für zu wenig Gäste! Personalplanung wurde lange vernachlässigt Die Personalbedarfsplanung dient zum einen der Rationalisierung des Personaleinsatzes durch die genaue Abstimmung von Bedarf und verfügbarem Mitarbeiterpotenzial. Zum anderen dient sie der Vermeidung von kostenträchtigen Personalüberhängen. Die Personalbedarfsplanung soll gewährleisten, dass für das geplante Arbeitsaufkommen ausreichend Personal zur Verfügung steht und es nicht zu Betriebsverlusten durch Personalengpässe kommt. Die Personalkosten sind ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, ob ein gastgewerblicher Betrieb rentabel ist oder nicht. Die Personalbedarfsplanung wird gerade für Personal rationalisieren durch richtigen Bedarf Mitarbeiter erfolgreich führen

2 Systematische Planung notwendig Kostenfaktor Personal kleinere und mittlere Hotels und Gaststätten immer wichtiger. Die zeitlichen Abläufe der Personalplanung werden durch neue Arbeitszeitmodelle kürzer, sodass eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Bedarfs erforderlich ist. Als Führungsperson z.b. eines Hotels oder eines Betriebsrestaurants treffen Sie wesentliche Entscheidungen über den Einsatz von Personal. Sie werden täglich mit neuen Situationen konfrontiert, egal ob es eine spontane Veranstaltung der Geschäftsleitung oder die Geburtstagsfeier eines Gastes ist. Sie müssen ständig die Ihnen zur Verfügung stehenden Personalressourcen neu planen und verteilen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, bedarf es einer systematischen Planung. Die Personalbedarfsplanung ist das Kernstück jeder Personalplanung. Personalchef Maier kann damit feststellen, wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation zu welchem Zeitpunkt an welchem Ort zur Realisation des geplanten Arbeitsaufkommens erforderlich sind. Durch eine qualifizierte Personalbedarfsplanung eröffnen sich Ihnen Einsparpotenziale für den wichtigen Kostenfaktor Personal. Wird der Personalbedarf zu hoch geschätzt und neues Personal eingestellt, kommt es zu Personalüberhängen, die hohe Kosten verursachen. Bei umgekehrter Einschätzung entstehen Personalengpässe, die oftmals eine Erfüllung des Arbeitsaufkommens unmöglich machen. Fehler in der Personalplanung sind mit erheblichen Kosten verbunden. Korrekturen im Personalbestand sind kostenintensiver als ihre Vermeidung. Diese Fehler können Sie durch die kontinuierliche Ermittlung und Überprüfung des Personalbedarfs vermeiden. 2 Mitarbeiter erfolgreich führen

3 2.1 Einflussfaktoren und Vorgehensweise 2.1 Einflussfaktoren und Vorgehensweise Welche Einflussfaktoren sind wichtig? Der Personalbedarf wird von unternehmensexternen und -internen Faktoren beeinflusst. Externe Einflussfaktoren, die wirtschaftlich, politisch, rechtlich oder technologisch bedingt sein können, wirken über entsprechende Unternehmenspläne auf den Personalbedarf ein. Dies können z.b. Veränderungen der Hygienerichtlinien oder Änderungen der Küchenausstattung und somit des Arbeitsablaufes sein. Interne Einflussfaktoren sind vom Unternehmen bestimmte Faktoren, die den Personalbedarf entsprechend beeinflussen. Die aus den Unternehmenszielen abzuleitenden Maßnahmen (z.b. Rationalisierungsmaßnahmen, Änderungen von Arbeitsmethoden etc.) und auftretende Fehlzeiten haben Auswirkungen auf den Personalbestand. Mittel- und langfristig gesehen wird der Personalbedarf vor allem durch die Investitions- und Organisationsplanung bestimmt. Diese legen fest, wie sich in Zukunft die Entwicklung des Unternehmens vollzieht. Ebenfalls können personalpolitische Grundsätze eines Unternehmens, wie z.b. ein hoher Anteil von Aushilfskräften, Einfluss auf den Personalbedarf ausüben. Durch den Gebrauch ihrer Mitwirkungsrechte nach dem Betriebsverfassungsgesetz haben auch die Betriebsräte einen gewissen Einfluss auf den Personalbedarf. Gemäß 92 BetrVG besteht ein Unterrichtungs- und Beratungsanspruch des Betriebsrates. Weiter kann der Betriebsrat dem Arbeitgeber Vorschläge für die Einführung einer Personalplanung machen. Externe Einflüsse Interne Einflüsse Mitarbeiter erfolgreich führen

4 2.1 Einflussfaktoren und Vorgehensweise Das frühzeitige Miteinbeziehen des Betriebsrates hilft erfahrungsgemäß Verunsicherung und Misstrauen unter den Mitarbeitern zu vermeiden Qualität und Quantität Wie gut und wie viel? Die Ermittlung der erforderlichen Anzahl des Personals (quantitative Daten) steht sicherlich in den meisten Unternehmen am Anfang der Personalbedarfsplanung. Personalengpässe vermeiden Zur Situation: Küchenchef Schmitt vermeidet Produktionsspitzen, indem er den Anteil der Convenience erhöhen dem Personal Ausgleichszeiten geben durch Verschiebung der Arbeitszeit Ruhephasen ausschöpft, z.b. beim Mise en Place In der praktischen Umsetzung kann Personalbedarfsplanung jedoch immer weniger auf die Ermittlung ausschließlich quantitativer Daten beschränkt werden. Personalengpässe können nur vermieden werden, wenn der quantitative Bedarf auch qualitativ, d.h. nach den unterschiedlich benötigten Qualifikationen (erforderliche Ausbildung und Kenntnisse der Mitarbeiter) aufgeschlüsselt wird. Hier wäre als einfachstes die Unterscheidung nach Fach- und Hilfskräften entsprechend den jeweiligen Tätigkeiten zu nennen. 2 Mitarbeiter erfolgreich führen

5 2.1 Einflussfaktoren und Vorgehensweise Zur Situation: Küchenchef Schmitt vermeidet Personalüberhang zu bestimmten Tages- und Saisonzeiten durch: eine auf das gesamte Jahr (365 Tage!) ausgelegte Jahresurlaubsplanung, abgestimmt mit den Mitarbeitern drei Wochen maximalen Urlaubsanspruch während der Schulferien bevorzugt für Eltern schulpflichtiger Kinder. Veränderungen der Urlaubsplanung vorher klären, am besten mit dem Betriebsrat. Die qualitative Personalbedarfsplanung wird umso wichtiger, je anspruchsvoller die Aufgaben werden. Es ist nicht nur wichtig, wie viele Mitarbeiter gebraucht werden, sondern wie viele mit einer genau bestimmten Qualifikation zu welchem Zeitpunkt benötigt werden. Zum Beispiel, wenn in einem Krankenhaus das Angebot an vegetarischen Gerichten verbessert werden soll und dafür ein Spezialist gesucht werden muss. Erstellen Sie beispielsweise Übersichten als Muster oder Kopiervorlagen für die anfallenden Tätigkeiten in Ihrem Verantwortungsbereich und ordnen Sie die Personen zu, welche die geforderten Qualifikationen aufweisen. Eine Übersicht könnte z.b. folgendermaßen aussehen (Tab ): Qualifikation Mitarbeiter erfolgreich führen

6 2.1 Einflussfaktoren und Vorgehensweise Tab Tätigkeit Fleisch schneiden Geschirr aus Spülküche holen Rezept abwiegen Ausgabe eröffnen und beaufsichtigen etc. Mitarbeiter-Tätigkeits-Übersicht (Beispiel) Fachtätigkeit (Stunden) Hilfstätigkeit (Stunden) Gesamtzeitbedarf (Stunden) Mitarbeiter 40,5 40,5 Maier, Schmidt, Vogt Müller 5,25 5,25 Maier, Schmidt, Vogt Vogt Nachdem Sie festgelegt haben, welche Tätigkeiten in Ihrer Einrichtung anfallen und wen Sie für deren Verrichtung vorsehen, sollten Sie eine Übersicht Ihrer Mitarbeiter erstellen, die folgende Informationen enthält (Tab ): Tab Mitarbeiter-Wochenarbeitszeit-Übersicht (Beispiel) Mitarbeiter Wochen-Arbeitszeit Spezielle Verabredungen, z.b. freie Tage, Teilzeit etc. Schmidt 30 jeden 2. Freitag frei Vogt 20 nur vormittags Maier 38,5 Mittwochs immer spät Müller 38,5 Montags nie spät usw. Diese Übersichten sind als Grundlage für die Personalbedarfplanung wichtig. Sie ermöglichen Ihnen einen schnellen Überblick auf die fachlichen und zeitlichen Daten Ihrer 4 Mitarbeiter erfolgreich führen

7 2.1 Einflussfaktoren und Vorgehensweise Mitarbeiter. Im Anhang finden sie hierzu eine Blanko- Vorlage zur eigenen Verwendung (Tab ). Festlegung der Aufgabe Zeitraum Die Zeiträume bezüglich der Personalbedarfsplanung kann man für die Gemeinschaftsverpflegung wie folgt unterscheiden: langfristige Bedarfsplanung (bis zu einem Jahr) kurzfristige Bedarfsplanung (bis 3 Monate) Die Personalbedarfsplanung beginnt im Regelfall mit der Festlegung der zu realisierenden Aufgabe. Hierbei kann es sich um die Ermittlung des Personalbedarfs für das nächste Jahr oder die Planung eines kurzfristig angesetzten Geschäftsessens handeln. Entsprechend den derzeitigen wirtschaftlichen und politischen Entwicklungen ist eine langfristige Personalbedarfsplanung über den Zeitraum von 12 Monaten hinaus nicht mehr sinnvoll, da in der Regel über diesen Zeitraum hinaus keine planerische Sicherheit vorhanden ist. In einem Zeitraum von 12 Monaten können Sie die verschiedenen Einflussgrößen, die für eine langfristige Personalbedarfsplanung wichtig sind, berücksichtigen. Das sind beispielsweise technische und organisatorische Veränderungen, tarifliche Vereinbarungen sowie die Arbeits- und Sozialgesetzgebung oder Hinzunahme bzw. Wegfall weiterer Essensausgabestellen oder F&B-Outlets. Darüber hinaus sollten Sie die Entwicklung der Altersstruktur in Ihrem Unternehmen bzw. Bereich beobachten, damit nicht plötzlich ein übergroßer Bedarf an Arbeitskräften entsteht, weil überdurchschnittlich viele Mitarbeiter fast zeitgleich in den Ruhestand gehen. Mit einer kurzfristigen Personalplanung sind Sie auf ein direktes Entscheiden und Handeln für das nächste Quartal Maximaler Zeitraum Langfristige Bedarfsplanung Kurzfristige Bedarfsplanung Mitarbeiter erfolgreich führen

8 2.1 Einflussfaktoren und Vorgehensweise ausgerichtet. Dabei wird von einem festen Arbeitsprogramm, einer vorgegebenen technischen und organisatorischen Struktur ausgegangen. Im Bedarfsfall können Sie mit Hilfe von Zeitarbeitsfirmen kurzzeitige Spitzen abdecken, ohne die langfristige Planung verändern zu müssen. Aber Vorsicht: Oft sind Rent- A-Cook-Angebote sehr teuer (siehe auch Kap. II.6). 6 Mitarbeiter erfolgreich führen

9 2.2 Vorgehensweise 2.2 Vorgehensweise Die Ermittlung des Personalbedarfs erfolgt grundsätzlich in drei Schritten, die auch parallel auszuführen sind: Die richtigen Schritte Situation 2: Personalbedarfsermittelung Küchenchef Schmitt ermittelt seinen Bedarf wie folgt: 1. Ermittlung des Brutto-Personalbedarfs (gesamter künftiger Personalbedarf) 2. Ermittlung des künftigen Personalbestands 3. Bestimmung des Netto-Personalbedarfs Brutto-Personalbedarf Hierbei wird zunächst ermittelt, wie viele Arbeitskräfte mit einer bestimmten Ausbildung und Erfahrung der Betrieb zu einem zukünftigen Zeitpunkt benötigt, um die gesteckten Ziele zu realisieren. Der Brutto-Personalbedarf setzt sich dabei aus dem Einsatzbedarf und dem Reservebedarf zusammen. Der Einsatzbedarf bestimmt die Zahl der Arbeitskräfte, die nach technologischen, organisatorischen und tariflichen Gesichtspunkten ständig verfügbar sein müssen. Da es zu Ausfällen durch Urlaub, Krankheit etc. kommt, muss dafür eine Personalreserve eingeplant werden, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Mitarbeiter auch eingesetzt werden können. Wie berechnet sich der Bruttopersonalbedarf Mitarbeiter erfolgreich führen

10 2.2 Vorgehensweise Küchenchef Schmitts Formel für den Brutto- Personalbedarf lautet: Brutto-Personalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf In dem folgenden Beispiel ist der Personalbedarf nach Qualifikationen aufgelistet (Tab ). Prüfen Sie jedoch zuvor mögliche Änderungen in den Arbeitsabläufen. In einem Beratungsfall mussten wir feststellen, dass eine warme Essensausgabe für ca. 50 Mitarbeiter zwei Stunden am Tag geöffnet war. Das waren ca. 1 Personalkosten pro Essen nur für die Ausgabe! Tab Ermittlung des Brutto-Personalbedarfs (Beispiel) Zeitpunkt der Planung: Verantwortlich: Einsatzbedarf Mitarbeiter + Reservebedarf Mitarbeiter = Brutto- Personalbedarf Fachtätigkeit Küche Hilfstätigkeit Küche Service 2 Mitarbeiter erfolgreich führen

11 2.2 Vorgehensweise Künftiger Personalbestand In einem bereits bestehenden Betrieb können Sie davon auszugehen, dass der größte Teil der gegenwärtig vorhandenen Mitarbeiter auch in der Planungsperiode noch zur Verfügung steht. Weiter steht im Allgemeinen frühzeitig fest, ob es Abgänge unter den Mitarbeitern aus Altersgründen, wegen eines Umzugs, Heirat etc. geben wird. Gleichzeitig können Zugänge durch schon erfolgte Neueinstellungen oder beendeten Mutterschutz auftreten, die mit zu beachten sind. Anstehende Pensionierung Bereits ausgesprochene Kündigung Bereits abgeschlossene neue Arbeitsverträge Zugesagte Übernahmen aus der Berufsausbildung Abschlüsse aus Maßnahmen der Berufsausbildung Rückkehrer vom Wehr- oder Zivildienst Rückkehrer vom Erziehungsurlaub Mutterschutz bzw. Erziehungsurlaub Checkliste Zu- und Abgänge im Personalbestand Abgänge und Zugänge Falls Sie bei einer Mitarbeitergruppe eine große Fluktuation (also Neueinstellungen werden häufig notwendig) beobachten, dann sollten Sie diese bei der nachfolgenden Berechnung mit einbeziehen. Fluktuation beachten Mitarbeiter erfolgreich führen

12 2.2 Vorgehensweise Den künftigen Personalbestand berechnet Küchenchef Schmitt wie folgt: Künftiger Personalbestand = Bestand zum Zeitpunkt der Planerstellung./. voraussichtliche Abgänge im Personalbestand + voraussichtliche Zugänge im Personalbestand./. mögliche Fluktuation (nur wenn zweifelsfrei von Ihnen beobachtet) Eine Beispielrechnung könnte wie folgt aussehen (siehe Tab ): Tab Ermittlung des künftigen Personalbestandes Zeitpunkt der Planung: Verantwortlich: Bestand bei Planerstellung./. Abgänge im Personalbestand + Zugänge im Personalbestand Fachtätigkeit Küche Hilfstätigkeit Küche /. (Fluktuation) = Künftiger Bestand Service 4 Mitarbeiter erfolgreich führen

13 2.2 Vorgehensweise Netto-Personalbedarf Die Differenz von Brutto-Personalbedarf und dem künftigen Personalbestand ergibt den Netto-Personalbedarf (Personalbedarf bzw. Personalüberhang). Zur Situation: Unser Küchenchef Schmitt berechnet seinen künftigen Personalbedarf nach folgender Formel: Netto-Personalbedarf = Brutto-Personalbedarf./. künftiger Personalbestand Das Ergebnis dieser Formel ist die Ausgangsgröße für konkrete Maßnahmen. Ist das Ergebnis größer als Null, müssen Personalbeschaffungsmaßnahmen eingeleitet werden. Falls das Ergebnis kleiner Null ausfällt, besteht ein Personalüberhang. Beim Nullergebnis besteht kein Handlungsbedarf, d.h. der Brutto-Personalbedarf wird vollständig vom künftigen Personalbestand gedeckt. Das nachfolgende Beispiel (Tab ) erläutert Ihnen die Berechnung. Personal einstellen oder abbauen? Mitarbeiter erfolgreich führen

14 2.2 Vorgehensweise Tab Ermittlung des Netto-Personalbestandes (Beispiel) Zeitpunkt der Planung: Verantwortlich: Brutto- Personalbestand./. Künftiger Personalbestand = Netto- Personalbestand Fachtätigkeit Küche Hilfstätigkeit Küche Service Für die Fachtätigkeit Küche ist der Brutto-Personalbedarf > Künftiger Personalbestand Personal ist erforderlich (2 Mitarbeiter) Für die Hilfstätigkeit Küche ist der Brutto-Personalbedarf < Künftiger Personalbestand Personalüberhang (1 Mitarbeiter) Für den Service ist der Brutto-Personalbedarf = Künftiger Personalbestand Kein Handlungsbedarf 6 Mitarbeiter erfolgreich führen