Social Media Guideline

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1 Guideline Informationen. Empfehlungen. Rechtliches.

2 Einleitung Immer präsent Die Isabellenhütte ist Technologieführer und entwickelt die Zukunft seit mehr als 500 Jahren. Deshalb ist es für uns wichtig, neue Technologien und Möglichkeiten zu nutzen und voranzutreiben. Das gilt auch für die Darstellung der Isabellenhütte in der Öffentlichkeit. Diese hat sich mit der rasanten Entwicklung der sozialen Medien und der vielfältigen Nutzung privater und geschäftlicher Netzwerke nachhaltig verändert. ist aus unserem täglichen Leben nicht mehr wegzudenken. Unterschiedlichste Plattformen und Kanäle bieten die Chance, Meinungen, Gedanken und Erfahrungen mit anderen Nutzern, Freunden, Kollegen oder Kunden auszutauschen an jedem Ort, zu jeder Zeit und weltweit. Was bedeutet das für Sie? Wir möchten Sie ermutigen, soziale Netzwerke im Sinne der Isabellenhütte zu nutzen, sich an einem fachlichen Austausch zu beteiligen und damit langfristig zum Unternehmenserfolg beizutragen. Gleichzeitig möchten wir Sie aber auch auf mögliche Risiken für Sie und die Isabellenhütte hinweisen. Mit der vorliegenden Guideline geben wir Ihnen einen Leitfaden an die Hand, damit Sie sich im beiderseitigen Sinne sicher in den sozialen Medien bewegen können. Welche Ziele verfolgen wir? Mit der gezielten Nutzung von Social-Media-Kanälen verfolgen wir als konkrete Ziele: Die weitere Steigerung der Bekanntheit der Isabellenhütte Die Erhöhung der Marken-/ Produktkenntnis Den Support von Kunden und Distributoren Die Stärkung des Employer Brandings & Recruitings Die Verkaufsunterstützung und das Generieren von sog. Sales Leads 02 03

3 Hintergrund Warum eine Guideline? Chancen nutzen Risiken kennen Bis vor kurzem war die Unternehmenskommunikation der Geschäftsführung und der Marketing- bzw. PR-Abteilung vorbehalten. Heute kann jeder über alle Plattformen hinweg kommunizieren und damit das Bild der Isabellenhütte in der Öffentlichkeit mitprägen. Der Multiplikatoreffekt ist enorm. Insbesondere über digitale Kanäle werden unterschiedlichste Empfänger viel schneller, großflächiger und nachhaltiger erreicht. Hierdurch entstand der Bedarf, Mitarbeitern eine Richtlinie für das Verhalten in sozialen Netzwerken bereitzustellen: Um Ihnen einerseits Sicherheit in der Kommunikation zu geben Und um andererseits das Unternehmen zu schützen Welche Kanäle nutzen wir? Im Rahmen unserer strategischen Ausrichtung ist es für die Isabellenhütte nicht sinnvoll in allen sozialen Medien vertreten zu sein, vielmehr sollen ausgewählte Kanäle gezielt genutzt werden. Hierzu gehören aktuell insbesondere die unten stehenden (diese können sich angesichts der Dynamik des Internets bei Bedarf auch kurzfristig ändern). Für wen gilt die Guideline? Die Guideline gilt für alle Mitarbeiter des Unternehmens unabhängig von Abteilung und Funktion. Sie gilt insbesondere für alle, die Social-Media-Kanäle im dienstlichen und/oder privaten Bereich nutzen und über das Unternehmen Isabellenhütte, dessen Marken, Produkte, Dienstleistungen oder die Unternehmensumwelt kommunizieren. Was beinhaltet die Guideline? Die Guideline bietet Orientierung im Umgang mit und sensibilisiert die Mitarbeitenden für die Chancen und Risiken. Soweit es dabei nicht um gesetzliche Regelungen geht, handelt es sich um Empfehlungen. Diese gelten als Rahmen, innerhalb dessen die Mitarbeiter unter Beachtung der Gesetze und Mitbestimmungsrechte abteilungsspezifische Ausgestaltungen vornehmen können

4 Grundlagen Private und Dienstliche Aspekte Warum erhalten Sie eine Guideline? Bitte beachten Sie die nachfolgenden Punkte der Guideline, wenn Sie sich in Blogs, Foren oder sozialen Netzwerken über die Isabellenhütte austauschen. Es gibt grundsätzlich drei Anwendungsfälle bei der Nutzung von : Offiziell dienstlich: Betreiben des offiziellen Facebook- oder WeChat-Kanals Persönlich-beruflich: Kommunikation in XING über das private Profil als Mitarbeiter/in mit Isabellenhütte -Adresse oder WhatsApp/WeChat-Nutzung mit dem firmeneigenen Mobiltelefon Rein private Aktivitäten: Facebook-Profil mit privater - Adresse oder WhatsApp/WeChat mit privater Mobilfunknummer In der Praxis sind die Übergänge davon häufig fließend. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie sich der unterschiedlichen Rollen, die Sie in Social-Media-Kanälen einnehmen, bewusst sind und Ihre Aktivitäten und Äußerungen daraufhin überprüfen. Es wird kein Mitarbeiter dazu verpflichtet, Social-Media-Kanäle zu nutzen bzw. private Accounts und Kontakte preiszugeben. Private Accounts sind nur in Ausnahmefällen zu verwenden, wenn der Kanal und die Aufgabe des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin die Nutzung explizit erforderlich machen (z. B. XING). In diesem Fall wird die betreffende Person gesondert beauftragt und eingewiesen. Bei allen Social-Media-Aktivitäten gilt, dass Persönlichkeitsrechte (Meinungsfreiheit, freie Entfaltung der Persönlichkeit) nicht eingeschränkt werden dürfen und gleichwohl legitime Rechte und Bedürfnisse des Arbeitgebers oder Dritter (z. B. Kunden, Auftragnehmer, Rechteinhaber) beachtet werden müssen. Zweck der dienstlichen Nutzung von sind Kommunikation und Informationsaustausch, nicht jedoch eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Um die Einhaltung geltender Rechtsvorschriften in Ihrem eigenen sowie im Interesse unseres Unternehmens sicherzustellen, setzt Ihr Arbeitsvertrag verbindliche Grenzen. Das gilt insbesondere für den Umgang mit vertraulichen unternehmens- und personenbezogenen Informationen

5 Regeln und Tipps erfolgreich nutzen Der gute Ton im Internet Beachten Sie unsere Unternehmenswerte das zentrale Regelwerk für Ihre Kommunikation sind unsere Unternehmenswerte. Diese sind für Sie verbindlich. Darüber hinaus geben sie Ihnen Orientierungspunkte, wie Sie sich im Sinne der Isabellenhütte in den sozialen Medien richtig verhalten. Hier erfahren Sie mehr darüber: unsere-werte/ Seien Sie Sie selbst und sprechen Sie in der Ich-Form Wenn Sie nicht im Auftrag der Isabellenhütte kommunizieren, weisen Sie darauf hin, dass Sie Ihre persönliche Meinung vertreten und nicht für das Unternehmen sprechen. Verwenden Sie daher immer die Ich-Form statt der Wir-Form. Behandeln Sie Kommunikationspartner stets respektvoll und wertschätzend auch in den sozialen Medien gilt: Sie kommunizieren immer mit Menschen. Bleiben Sie stets höflich und schreiben Sie nichts, was Sie Ihrem Gesprächspartner nicht auch persönlich so sagen würden. Versetzen Sie sich in die Lage des anderen und bewahren Sie gleichzeitig eine gesunde Distanz. Streng zu unterlassen sind alle Formen von geschäfts- oder rufschädigenden Äußerungen, Drohungen, Beleidigungen sowie falsche Tatsachenbehauptungen oder Äußerungen, die den Betriebsfrieden gefährden und die weitere Zusammenarbeit mit Arbeitgeber und Kollegen unzumutbar machen würden. Kommunizieren Sie ehrlich und geben Sie Fehler offen zu Wer das Unternehmen und sich weiterentwickelt, macht auch Fehler. Irren ist menschlich. Wir leben eine offene Fehlerkultur. Geben Sie daher bitte Fehler auch in den sozialen Medien offen zu und korrigieren Sie falsche Angaben bei Bedarf. 6 7 Schützen Sie vertrauliche unternehmens-, kunden- und wettbewerbsbezogene Daten Viele Informationen sind vertraulich und unterliegen besonderen rechtlichen Regeln (Betriebsgeheimnisse, Datenschutz, Wettbewerbsrecht). Vertrauliche Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Beschäftigung bei uns erhalten, dürfen Sie nicht verbreiten. Negative oder vergleichende Informationen über den Wettbewerber oder deren Produkte können abgemahnt werden. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie eine bestimmte Information veröffentlichen dürfen, fragen Sie Ihre Vorgesetzten oder das Team Marketing. Verzichten Sie im Zweifelsfall auf die Veröffentlichung. Beachten Sie, dass Angaben und Informationen über natürliche Personen besonders geschützt sind und veröffentlichen Sie deshalb nichts über Dritte, ohne es vorher mit den betroffenen Personen abgesprochen zu haben. Halten Sie gesetzliche Regeln ein mit der Nutzung von sozialen Netzwerken betreten Sie keinen rechtsfreien Raum. Jeder Mitarbeiter unterliegt online wie offline gesetzlichen und mit ihm vereinbarten vertraglichen Regeln. Dazu gehören beispielsweise das Persönlichkeits-, Urheber- und Markenrecht sowie die Regeln Ihres Arbeitsvertrages und die in unserem Unter nehmen geltenden Betriebsvereinbarungen. Davon entbindet Sie kein Avatar oder Nickname. Beachten Sie die Nutzungsbedingungen der Plattformbetreiber, die Sie bei der Registrierung als verbindlich anerkannt haben. Schützen Sie Ihre Privatsphäre in den sozialen Medien ist, was Sie publizieren, häufig für alle sichtbar. Auch wenn Sie Inhalte korrigieren oder löschen: alles hinterlässt Spuren im Internet. In vielen Fällen ist das Löschen gar nicht möglich. Achten Sie daher bitte genau darauf, was Sie preisgeben

6 Regeln und Tipps erfolgreich nutzen Bei Fragen Team MK kontaktieren Übernehmen Sie Verantwortung für Ihre Aussagen und seien Sie verbindlich Wir möchten gegenüber unseren externen und internen Ansprechpartnern stets als verbindlicher und zuverlässiger Partner auftreten unabhängig vom Medium. Daher sollten Sie nichts versprechen, was unrealistisch erscheint. Kommunizieren Sie keine Inhalte, Bilder und Videos ohne Einwilligung und ohne Nennung des Urhebers Auf Fotos oder in Videos erkennbaren Personen steht das Recht am eigenen Bild zu. Das heißt, dass diese Fotos oder Videos nur mit Einwilligung der betroffenen Personen veröffentlicht werden dürfen. Diese muss bei Mitarbeitern schriftlich erteilt und kann nach deren Ausscheiden widerrufen werden. Die Einwilligung ist zentral im Personalmanagement zu archivieren. Für Fotos oder Videos, die Sie nicht selbst erstellt haben, benötigen Sie vom Urheber das Nutzungsrecht. Der Urheber ist immer zu nennen, sofern er nicht auf seine Namensnennung verzichtet hat. Nehmen Sie nur als Experte auf Ihrem Gebiet den Dialog auf Wir begrüßen es, wenn Sie sich am Wissensaustausch beteiligen und Hilfestellung rund um Themen anbieten, die das Unternehmen betreffen. Bitte fokussieren Sie sich dabei immer auf Ihr Fachgebiet, in dem Sie sich auskennen. Verweisen Sie gerne auf die jeweiligen Experten, wenn es um andere Fachbereiche geht. Legen Sie nur Accounts/Domains für das Unternehmen an, wenn Sie autorisiert sind Wer ein Social-Media-Konto für die Isabellenhütte einrichten möchte, braucht dazu die Erlaubnis der Geschäftsführung bzw. eines dazu ermächtigten Mitarbeiters aus dem Team Marketing Kommunizieren Sie nur dann im Namen der Isabellenhütte, wenn Sie dazu beauftragt wurden nach dem Gesetz handeln nur die Geschäftsführung und die von ihr bevollmächtigten Mitarbeiter (Prokuristen, Handlungsbevollmächtigte, Pressesprecher) im Namen der Isabellenhütte. Solange Sie nicht ausdrücklich bevollmächtigt wurden, dürfen Sie nicht im Namen unseres Unternehmens kommunizieren. Machen Sie deshalb stets deutlich, dass Sie zwar als Mitarbeiter der Isabellenhütte, jedoch im eigenen Namen und nicht als Unternehmensvertreter kommunizieren. Gehen Sie bei Fragen oder bei auffälligen Äußerungen über das Unternehmen auf das Team Marketing zu Wenn Sie Zweifel über den Inhalt einer geplanten Veröffentlichung haben und Unterstützung benötigen, steht Ihnen das Team Marketing gerne zur Seite. Weiterhin bitten wir Sie um Ihre Aufmerksamkeit, wenn es um die Kommunikation über die Isabellenhütte geht. Da trotz kontinuierlichen Monitorings der Kanäle auch einmal eine Kommunikation an uns vorbeilaufen kann, bitten wir Sie, das Team Marketing bei auffälligen Postings umgehend in Kenntnis zu setzen. Prüfen Sie genau, wem Sie Ihre Kontakte offenbaren abhängig von Ihrer Tätigkeit lassen Ihre Kontakte beispielsweise auf Kundenstrukturen oder strategische Geschäftsbeziehungen schließen. Diese Informationen können im Wettbewerb gegen unser Unternehmen verwendet werden. Daher achten Sie stets darauf, wem Sie Ihre Kontakte zur Ansicht freigeben. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: isabellenhuette.de 11

7 Isabellenhütte Heusler GmbH & Co. KG Eibacher Weg Dillenburg Deutschland Telefon +49 (0) Fax +49 (0)

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