Spanisch. Bürokorrespondenz. Langenscheidt. Musterbriefe und Textbausteine

Transkript

1 BUSINESS Langenscheidt Bürokorrespondenz Spanisch Musterbriefe und Textbausteine

2 Inhalt Vorwort 9 Allgemeines zur Gestaltung des spanischen Briefes 10 Textbausteine: Redewendungen und Standardformulierungen 12 Der Brief Allgemeine Angaben 12 Versandangaben 12 Empfängeranrede 13 Datum 13 Betreff 13 Einführung 14 Abschlussfloskeln 16 Grußformeln 18 Unterschriften 18 Anlagen/Zusätzliche Angaben 19 Sachbearbeitung 20 Bestellung 20 Lieferung 21 Zahlung 22 Reklamationen/Verzögerung 24 Mahnung 26 Sonstiges 26 Einverständnis 26 Vollmachten 27 Stellungnahme 27 Bescheinigungen 28 Glückwünsche 28 Entschuldigungen 28 Das Telefonat 30 Begrüßung 30 Einführungssatz, Bitte um Verbindung 30

3 6 Inhalt Termine 31 Leitung besetzt 32 Verständigungsschwierigkeiten 33 Abwimmeln ungebetener Anrufer 34 Angerufener nicht da 35 Abschlusssätze 35 Anrufbeantworter 36 Warteschleife 36 Gästebewirtung/Höflichkeiten 37 Small Talk 39 Reisen 40 Hotels 40 Flüge/Züge 43 Autoanmietung 45 Anmeldung/Bestätigung 46 Einladung 47 Absage 47 Protokoll 48 Technische Begriffe im Sekretariat 50 Allgemeine Korrespondenz: Musterbriefe 51 Versand von Dokumenten 54 Kostenvoranschlag 56 Anfrage Personalabteilung 58 Absage durch die Personalabteilung 58 Bitte um Überprüfung 60 Bitte um Musterzusendung 60 Terminvereinbarung 62 Bestellung 64 Lieferung 64 Mitteilen des Lieferdatums 66 Rechnung 68 Mahnung 70 Vollmachten 72 Abholen von Dokumenten 72 Vollmacht zur Anmeldung 72 Glückwunschschreiben 74

4 Reisen 76 Reservierung 76 Reservierungsbestätigung 78 Flugdaten 80 Allgemeine Anfrage 82 Informationen einholen 82 Einladung 84 Formulare im Sekretariat 86 Faxdeckblatt 86 Faxantwort 88 Mitteilungsformulare 90 Hauspost 90 Telefonnotiz 92 Personaldatenblatt 94 Informationen und Tipps 96 Buchstabieralphabet 96 Deutsches Buchstabieralphabet 96 Internationales Buchstabieralphabet 97 Spanisches Buchstabieralphabet 97 Telefon 98 Auskunft 98 Vorwahlnummern 98 Ansagen der Telefonnummern 101 Zeitzonen 102 Zeitangaben 104 Die Uhrzeit 104 Angabe des Datums 105 Monatsnamen 106 Jahreszeiten 106 Wochentage 107 Einheiten 107 Temperaturen 107 Maße 108 Zahlen 108 Ordnungszahlen 108 Aufzählungen 109 Inhalt 7

5 8 Inhalt Komma und Punkt bei Zahlen 109 Länderangaben für den Postversand 110 Allgemeine Informationen 111 Regionen Spaniens 112 Informationen im WWW 112 Fremdenverkehrsämter 112 Firmenformen und rechtliche Bezeichnungen 113 Titel und deren Abkürzungen 114 Allgemein gebräuchliche Abkürzungen 114 Grammatik/Besonderheiten 118 Unbestimmter Artikel 118 Bestimmter Artikel 119 Personalpronomen und Hilfsverben 119 Vokabular 120 Register 144

6 Vorwort Europa wächst zusammen und die Globalisierung schreitet voran. Da werden Kommunikation und Korrespondenz auch mit spanischsprachigen Geschäftspartnern in Europa und Übersee immer notwendiger. Gerade jetzt, wo immer mehr Auslandskontakte in allen Bereichen auf uns zukommen, ist es wichtig, sich»zu verstehen«. Nicht nur das reine Verstehen ist wichtig sondern auch der»respekt«, den man einem Geschäftspartner entgegenbringt, wenn man sich bemüht, in seiner Sprache zu kommunizieren. Die wichtigsten Formulierungen im Spanischen sind in diesem Buch zusammengestellt, die es Ihnen erleichtern werden, sich im»normalen«büro- und Geschäftsalltag zurechtzufinden. Sie finden hier Tipps und Hilfen, angefangen vom einfachen Brief über die Sachbearbeitung und Telefonate bis hin zum Buchen von Hotels und Anmelden zu Konferenzen. Schon einfache, aber präzise Formulierungen lassen das Gespräch oder den Brief professioneller wirken. Genauso verhält es sich mit der Betreuung der Gäste in Ihrem Unternehmen. Einfache, schnell erlernbare Sätze lassen Sie freundlicher, höflicher und sicherer wirken. Das Gespräch mit einem ausländischen Gast ist dann keine Qual mehr, Sie können vielmehr ganz entspannt solchen Situationen begegnen. Dieses Buch ist in drei Kapitel aufgeteilt. Das erste Kapitel enthält Textbausteine und Ganzsatz-Übersetzungen. Das zweite Kapitel zeigt Musterbriefe, und das dritte Kapitel gibt Ihnen zusätzliche Informationen, wie z. B. das internationale Buchstabieralphabet, Vorwahlnummern, das Ansagen der Telefonnummer sowie eine kurze Übersicht über kleine Besonderheiten im Spanischen. Im Anhang haben wir zum raschen Nachschlagen noch einmal die wichtigsten Vokabeln alphabetisch sortiert aufgelistet.

7 10 Vorwort Wir hoffen, dass Ihnen dieses Buch den Arbeitsalltag im Umgang mit der spanischen Sprache erleichtern wird, und wünschen Ihnen viel Erfolg! Allgemeines zur Gestaltung des spanischen Briefes Fremdsprachliche Briefe können problemlos in Verbindung mit unserer DIN geschrieben werden. Sie müssen das Format Ihres Briefes nicht anpassen, da der spanische Brief längst nicht in dem Maße Normen unterworfen ist, wie wir es kennen. Hier aber trotzdem einige Grundregeln, die man beachten sollte: In der privaten Korrespondenz wird der Briefkopf des Absenders oben links auf dem Schreiben notiert. Im geschäftliches Brief findet man den Absender-Briefkopf meist oben in der Mitte des Schreibens (bei vorgedruckten Briefköpfen) oder aber links oben auf dem Brief. Die Empfängeranschrift erscheint meist links unter der Absenderanschrift oder auf gleicher Höhe mit der Absenderanschrift auf der rechten Seite. Abhängig ist die Positionierung auch davon, ob Fensterbriefumschläge genutzt werden. Die Empfängeranschrift wird wie folgt gestaltet: gekürzte Anrede, Vorname, Nachname Berufs- oder Amtsbezeichnung Firmenname Anschrift: Straße, Hausnummer Postleitzahl und Stadt (häufig unterstrichen oder in Großbuchstaben sowie in Klammern gesetzte Provinz, wenn es sich nicht um die Provinzhauptstadt handelt) Länderkennzeichen (z. B. E für Spanien) Das Datum findet man ebenfalls an den verschiedensten Positionen. Meist steht es unterhalb der Absenderanschrift oder unterhalb der Empfängeranschrift, jedoch immer auf der rechten Seite des Schreibens. Sicherheitshalber sollten Sie den Monat in der Datumsangabe immer ausschreiben. Am häufigsten wird die folgende Variante verwendet: Berlín, 31 de diciembre de 2001 Die Anrede wird immer mit einem Doppelpunkt (kein Komma) beendet.

8 Vorwort 11 Die Unterschrift steht nach der Grußformel links oder in der Mitte des Schreibens. Auch hier findet man die verschiedensten Formatierungen (die zentrierte Form wird sehr gern gewählt). In Spanien wird als Brief-Format meist der Blocksatz gewählt oder aber die erste Zeile eines jeden Absatzes eingerückt. Es empfiehlt sich wie im Deutschen Geldbeträge zusätzlich in Worten auszuschreiben. Im Spanischen werden Ausrufe- und Fragesätze mit einem auf dem Kopf stehenden Ausrufe- bzw. Fragezeichen begonnen und mit dem entsprechenden Zeichen (richtig herum!) beendet. Da aber diese Zeichen auf der deutschen Tastatur nicht vorhanden sind, können Sie darauf verzichten. Kein Spanier wird Ihnen dies übelnehmen. Bitte verzichten Sie aber niemals auf Sonderzeichen wie ñ oder beispielsweise í, da ein Verzicht manchmal vollkommen veränderte, möglicherweise sinnentstellende Wörter hervorbringen könnte. Zum Stil Ihres Schreibens: Das Duzen auch unter Geschäftspartnern ist wesentlich verbreiteter als bei uns; wundern Sie sich also nicht, wenn Sie in der zweiten oder dritten Korrespondenz bereits geduzt werden. Um Missverständnisse zu vermeiden, versuchen Sie bitte immer, sich klar auszudrücken, aber dennoch kurz zu fassen. Doppeldeutige Wörter sollten Sie in jedem Fall vermeiden. Um Ihren Brief übersichtlich zu gestalten, verwenden Sie für jeden weiteren thematischen Bereich einen Absatz.

9 Textbausteine: Redewendungen und Standardformulierungen Der Brief Allgemeine Angaben Adresse Absender Empfänger dirección f remitente m destinatario m Versandangaben Brief Drucksache eigenhändig Eilzustellung Einschreiben Frachtbrief frei von Entgelt und Abgaben Luftpostleichtbrief Luftpost Nachnahme Postkarte postlagernd Rückschein persönlich Telefax Telegramm vertraulich vorsichtig anfassen/ zerbrechlich Wert Falls unzustellbar, zurück an den Absender carta f impresos m/pl en propia mano (e.p.m.) entrega por correo expreso certificado m carta de porte libre de tasas y derechos aerograma m correo aéreo m/por avión reembolso m tarjeta postal f lista de correos resguardo m personal fax m telegrama m confidencial frágil valor En caso de destinatario desconocido, devolver al remitente

10 Empfängeranrede 13 Empfängeranrede Familie Frau Herren Herrn Herrn Prof. Sehr geehrte Damen und Herren, Sehr geehrter Herr, Sehr geehrte Frau, Herrn Dr. zu Händen Herrn Torkier Datum Berlin, 31. Dezember 2001 Berlin, d. M. Berlin, im Januar 2001 Betreff Ihr Anschreiben vom Ihr Fax vom 14. April an unsere Abteilung Vertrieb Ihr Schreiben vom , eingegangen am Ihr Telefonat vom 2. April mit Frau Cholbi Auftragsbestätigung Empfangsbestätigung familia f señora f, Sra. señores m/pl, Sres. señor m, Sr. profesor m, prof. Distinguidas Señoras/Sras., distinguidos Señores/ Sres.:/Muy señores nuestros: Distinguido Sr.: Distinguida Sra.: Doctor:/Dr.: a la atención del Sr. Torkier Berlín, 31 de diciembre de 2001 Berlín, 31 de diciembre de /12/01 a 31 de este mes Berlín, enero de 2001 Su escrito del 8/12 Su fax del 14 de abril a n/ dpto. de ventas Su carta del 5/5, recibida el 12/5 Su comunicación telefónica del 2 de abril con la Sra. Cholbi Confirmación de la orden Acuse de recibo