DFV Turnierorganisation Ultimate-DM

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1 DFV Turnierrganisatin Ultimate-DM In zahlreichen Befragungen im Laufe des vergangenen Jahres wird erneut deutlich: Die aktiven SpielerInnen wünschen sich auch in Zukunft eine zentral veranstaltete Meisterschaft als Grßevent mit flgenden Merkmalen: Frühzeitiger Termin zwecks Planungssicherheit (am besten schn im Vrjahr) Möglichst alle Ligen der Divisinen OPEN und DAMEN (evtl. Juniren, hne MIXED!) Zentral gelegene und vn Jahr zu Jahr rtierenden Austragungsrte (3-5) Kstendeckende, günstige Preise (pr TN derzeit ca EUR) Sprtlich ausgewgenes Essen Nebenevents in angemessener Frm und Anzahl Zur Durchführung einer Deutschen Meisterschaft im Ultimate Frisbee sind wie bei jeder Turnierplanung zahlreiche rganisatrische Punkte zu beachten. Die Besnderheit einer DM liegt zum einen in der hhen Anzahl der Teilnehmer (je nach Ligen und Teams bis zu 1000 Sprtler (Freiluft-DM), 450 (Hallen-DM bzw. Mixed-DM)), zum anderen in der Bedeutung für die Außendarstellung des Sprts und des Verbandes. Die Erfahrungen und die Dkumentatinen der Outdr-DM in Karlsruhe 2001 und in Köln 2006 liegen den flgenden Angaben zugrunde. Jedes neue Veranstaltungsteam findet in seiner Stadt teilweise sehr unterschiedliche Rahmenbedingungen vr. Daher können die nachflgenden Ausführungen nur als Anhaltspunkte zur Erleichterung der Gesamtplanung dienen. Wichtig ist vn vrne herein eine/n Hauptverantwrtliche/n in den eigenen Reihen zu wissen, die/der die entscheidenden Impulse setzt und die flgenden, nach Gewichtigkeit gerdneten, Basisfragen klärt: 1. Sind die Spielfelder/Spielstätten in ausreichender Anzahl, Qualität (Stichwrt: Spielersicherheit!), der vrgeschriebenen Größe (100 x 35 Meter, Freiluft-DM) und in erreichbarer Nähe zueinander vrhanden? Und werden diese auch bei starkem Regenfall zugesichert? Wie viel Spielfelder benötigt werden, lässt sich mit flgender Faustregel für Inund Outdr-DM leicht berechnen: Open- und Damen-DM (Halle): Pr ausgespielter Liga (7 Teams) wird ein Hallenspielfeld benötigt. Bei derzeit 4 Open- und 3 Damen-Ligen werden demnach bis zu 7 Spielfelder benötigt (hne andere 3. und 4. Liga). Open- und Damen-DM (Freiluft): Pr ausgespielter Liga (10 Teams) werden zwei Spielfelder benötigt (als 1 x Fußballplatz). Bei derzeit 3 Open- und 2 Damen-Ligen werden demnach zehn Spielfelder benötigt. Mixed-DM (Freiluft+Halle): Bei derzeit 32 möglichen Teams werden mind. 7 Spielfelder benötigt. Bei 20 Teams in der Halle werden 3 Hallenspielfelder benötigt. 2. Ist die Unterkunft der Sprtler gewährleistet? Diese erflgt üblicherweise in teilnehmereigenen Zelten auf Rasenabschnitten um die Spielstätte der auf gesnderten zugewiesenen Flächen bzw. als Ismatten-Schlafsack-Variante in der Halle.

2 Daneben sind flgende Bereiche zu unterscheiden, die je nach Kapazität der einzelnen Helfer jeweils mit einem Hauptverantwrtlichen belegt werden sllten: Organisatinsleitung Der Turnierdirektr plant die Finanzen, hält den Kntakt zum Verein und zur Stadt (wg. Spielstätten), krdiniert alle Tätigkeiten (weist sie Bereichen zu). Einladung Anmeldung Hmepage Der IT-Admin wickelt im Namen des Orgateams die genannten Punkte über (Wurfpst bzw. Kntakteliste) und Hmepage (wöchentliches Update) ab. Turnierheft Spnsring PR Der PR-Mann akquiriert Spnsren, rganisiert die Inhalte für das Turnierheft in Abstimmung mit dem IT-Admin und srgt für Presse (DFV unterstützt ihn) Infrastruktur Der Mann fürs Grbe hlt Angebte für alle nötigen Extras ein, krdiniert: Sanitäter, Zelte, Kls, Waschrinnen, Bauzaun, Reinigung, Müllbeseitigung etc. Getränke Der Durstlöscher kalkuliert die günstigsten Preise für Wasser (ein Kasten pr Team und Tag gratis!), Lim, Bier swie Kühlwagen und Sitzgarnituren. Verpflegung Der Speisemeister hlt Angebte für Brötchen und Grßhandelseinkäufe (vn Frühstück bis Salat und Grillware) ein und rganisiert evtl. externes Mittagessen. Spielbetrieb Mr. Scre srgt für Spielfelderübersicht, -markierungen, -beschriftungen, Screbards und zettel, swie Spiritbögen, und hält Kntakt zu Platzwarten. Party Beschallung Ideal ist eine Beschallung des Hauptfeldes für Durchsagen, Musik, evtl. Live-Mderatin, dazu Party-Lcatin, -Beleuchtung, -Beschallung & -Ausschank. Die Party sllte nicht zu grß und überdimensiniert sndern eher klein aber fein sein, denn viele Teilnehmer werden auch die Stadt des Ausrichters erkunden wllen! Helferliste Der interne Krdinatr aller Tätigkeiten der min. 30 Helfer! Das Ziel des DFV ist es, mit der alljährlichen Ultimate-DM (Freiluft und Halle) als Saisnhöhepunkt den Frisbeesprt der Öffentlichkeit nahe zu bringen. Ein weiteres Ziel besteht darin, durch s genannte Multisprt-Events die Vielfältigkeit des Frisbeesprts nach außen zu tragen. Die Kmbinatin mit einem Freestyle-Jam in Köln 2006 hat sich als sehr glücklich erwiesen, ebens wie die Aufstellung eine Bauzauns auf dem Hauptfeld, durch den dreierlei erreicht wurde: a) eine Werbefläche für Spnsren b) ein Sichtschutz vr dahinter stehenden Zelten und c) eine Knzentratin auf das gegenüber dem Fußballplatz viel schmalere Ultimate-Spielfeld. Eine Nachahmung ist ausdrücklich erwünscht! Weitere kreative Umsetzungen vn Ausrichterseite sind ebenfalls gewünscht, sllten aber generell nicht der eigentlichen Durchführung der Deutschen Meisterschaft und der ungezwungen Atmsphäre an slch einem grßen Wchenende abträglich sein.

3 FAQ - Wichtige Fragen und Antwrten 1. Wer ist Veranstalter, wer Ausrichter? 2. Sind DFV-Turniere versichert? 3. Welche Pflichten hat der Ausrichter gegenüber dem DFV? 4. Welche Hilfen kann der DFV dem Ausrichter anbieten? 5. Welche Tätigkeiten umfasst die Pressearbeit? 6. Welche Vrgaben gibt es bei der Außendarstellung? 7. Sind Player s Packages und Spielerpässe Pflicht? 8. Wann sllte mit den Vrbereitungen begnnen werden? 1. Wer ist Veranstalter, wer Ausrichter? Veranstalter sämtlicher DFV-Turniere ist der DFV, Ausrichter der jeweils ausrichtende Verein/Abteilung (resp. das Team). 2. Sind DFV-Turniere versichert? Ja! Seit 2006 besteht eine Veranstalter-Haftpflicht- Versicherung für insgesamt 30 DFV-Turniere im Jahr, die Schäden bis zu einer Deckungssumme vn 1 Millin Eur abdeckt. Sie bezieht sich ausschließlich auf Schäden, die durch Ausrichter der Teilnehmer an Dritten verursacht werden (Scheibe an den Kpf der in die Fensterscheibe). Bei Fragen kann die Plice Kperatinspartnern in Kpie vrgelegt werden. Für den typischen Sprtunfall kmmt, wie bisher auch, die Versicherung des eigenen Teams auf (bzw. des Teams über das der entsprechende Spieler gemeldet ist)! 3. Welche Pflichten hat der Ausrichter gegenüber dem DFV? Der erste Wunsch ist, den Verband zu repräsentieren (mit DFV-Lg auf allen Publikatinen). In finanzieller Hinsicht ist eine DFV-Gebühr über derzeit 2,50 Eur pr Spieler in der Kalkulatin zu berücksichtigen. Daneben ist die Absprache der Pressearbeit und ffizieller Einladungen mit dem Verband hilfreich. Schließlich freut sich der Verband sehr über Ergebnisse, Fts und Berichte. Die Seite des Verbandes swie das Prtal kann hierfür genutzt werden. 4. Welche Hilfen kann der DFV dem Ausrichter anbieten? Die Hilfestellungen des DFV reichen vn der Versicherung (Punkt 2) über den Spielplan (erstellt das Spielmduskmitee) und die Pressearbeit (Punkt 5) bis hin zur möglichen Vermittlung vn DFV-Spnsren. Dazu stellt der Verband Basismaterialien für Presse- und Spnsrenmappen bereit. Außerdem kann im Vrfeld mit den bekannten Vertretern vn Frisbeesprtartikeln in Kntakt getreten werden, um Absprachen hinsichtlich der Präsentatin vr Ort zu treffen. Schließlich ist auch diese Liste Teil der Unterstützung. 5. Welche Tätigkeiten umfasst die Pressearbeit? Wenn der Termin im Vrjahr feststeht, ist die erste Pressearbeit ihn im Dezember in einer Kurzmitteilung als Sprt- Höhepunkt für das kmmende Jahr anzukündigen. Daneben ist eine Medienkperatin mit einer Zeitung der einem lkalen Fernsehsender anzustreben, um einerseits bereits im Vrfeld Aufmerksamkeit zu erringen und andererseits Nachberichte zu erhalten swie evtl. Filmmaterial. Der weitere Ablauf der Medienansprache: Mnatsmagazine am Anfang des Vrmnats mit kurzem Text und Bild beliefern, Tagesmedien (Print, Hörfunk, TV) in der Vrwche/ am Wchenanfang einladen. Ein Ft- und Pressetermin am Freitag ist hilfreich für Samstags-Artikel. Anschließend Nachbericht für DFV. 6. Welche Vrgaben gibt es bei der Außendarstellung? Unter ist das DFV-Lg hinterlegt. Ein eigenes Lg für das jeweilige Meisterschaftsturnier ist gern gesehen (evtl. Grafikdesigner unter den Ausrichtern?). Für die Außenwerbung sind Plakate der (günstig) Pstkarten mit jeweiligem DM-Lg denkbar. 7. Sind Player s Packages und Spielerpässe Pflicht? Nein. Beides bleibt dem Ausrichter vrbehalten. S minimieren z.b. Turnierscheiben im Player s Package das Anschaffungsrisik; Eispacks sind hilfreich. Über Spnsrings lassen sich weitere sinnvlle Inhalte finden. Spielerpässe können für Essensausgabe der Partyeinlass hilfreich sein. 8. Wann sllte mit den Vrbereitungen begnnen werden? Das Blckieren der Buchen der Felder sllte bereits im Vrjahr erflgen, da dazu meist eine Vereinbarung mit der Stadt der Gemeinde nötig ist. Damit wird bereits frühzeitig der Termin festgelegt und dem DFV eine klare, weitere Saisnplanung ermöglicht mit Relegatinsturnieren davr, dem Höhepunkt der Ultimate-DM und der Mixed-DM danach. Die Spnsren-Akquise sllte spätestens ein halbes Jahr, der Druck der Turnierhefte spätestens einen Mnat vr dem Turnier stattfinden.

4 Einnahmen- und Ausgaben-Kalkulatin Einnahmenseitig schlagen flgende Psten zu Buche: Teamgebühr (hne Rückerstattung) mind. 2/3 aller Fixksten hierüber abdecken! Einzelstartgebühr (pr Spieler) Verkaufserlös Grill und Getränke (Entscheidung für Bnverkauf der Strichliste) Spnsren im Turnierheft, evtl. Werbebanner Eintrittsgelder (z.b. 2 EUR Erwachsene, 1 EUR Kind, bei Vrlage einer Pstkarte Eintritt frei das charakterisiert die Veranstaltung als etwas Hchwertiges) Ausgabenseitig fallen vrwiegend flgende Ksten an: Verpflegung (Preise pr Tag und pr Persn): - Frühstück (3,- EUR) inkl. Brötchen, Jghurt und Bananen - fleischhaltige swie fleischlse Grillware (2-, EUR) - Gratis Wasser (3-, EUR pr Tag und pr Team) - Getränke (4-, EUR) Kühlwagen, Biertischgarnituren (gleich mit den Getränken mitbestellen) Musikanlage, Partyraum DFV Startgebühr (2,50 EUR, JunirInnen 1,- EUR) Turnierheft, Pstkarten, Plakate Sanitäter bzw. Erste-Hilfe-Kffer/Packet Festzelt, Zelte, Bauzaun, Dixi-Kls, Waschbecken der rinnen Markierungsmaschine, Screbards Snstiges (Wechselgeld Kasse, Live Musik, Auftritte Frisbee Freestyler, Disc Dgging...) Budgetreserve vn ca. 20 Przent bei der Kalkulatin einrechnen! Ehreamtliche/Freiwillige Leistungen, die kstenneutral sind: Salate Kuchen Aufbau- und Abbau DJ und vieles andere mehr Schnellübersicht: Einnahmen/Psten Ausgaben/Psten Sald

5 DM-Turnierplan 2011 HALLEN-DM DM Open + Damen 2-3 Ligen Damen 2-4 Ligen Open als 4-7 Hallen. Zeitraum: , der März 2011 Relis/Quali Open + Damen Damen: A-Reli, Quali Open: A-Reli, B-Reli, C-Reli Nrd/Süd, je 1 Halle **Termin: Februar, alternativ der Februar *Open Quali (Anzahl hängt vn den gemeldeten Teams ab) je eine Halle Zeitraum: muss nch festgelegt werden. DM Mixed mind. 20 Teams mind. 3 Hallen Zeitraum , der Januar *Quali Mixed (hängt vn den gemeldeten Teams ab) Zeitraum: Ende 2010 FREILUFT-DM DM Open + Damen 2 Ligen Damen 3 Ligen Open 9 Felder Termin: Juli 2011, alternativ Juli Reli/Quali 1 Open Open: Reli, Quali Nrd, Quali Süd Je 2 Felder **Termin: Mai 2011 Reli/Quali 2 Open Quali Damen Damen: Quali Open: Reli, Quali Nrd, Quali Süd Je 2 Felder **Termin: Juni 2011 DM Master 10 Teams 2 Felder Termin: April DM Mixed: 32 Teams 8 Felder Termin: September, alternativ 1 Wche vrher (vermutlich ein Wche nach EUCR) der eine Wche später (vermutlich eine Wche vr EUCF) *Mixed Quali (hängt vn der Anzahl der gemeldeten Teams ab) ca. 16 Teams? 2 Felder Zeitraum: vermutlich bleibt nur zwischen EUC und Beach WM August