Dokumentation. Auftaktveranstaltung zu den Freiwilligenprojekten älterer Menschen# Berlin, von 10:00 bis 12:30 Uhr

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1 Dokumentation Auftaktveranstaltung zu den Freiwilligenprojekten älterer Menschen# Berlin, von 10:00 bis 12:30 Uhr Insgesamt waren sieben Vertreterinnen und Vertreter der 18 in 2009 und 2010 geförderten Projekte anwesend. Im Vorfeld der Veranstaltung wurde eine Abfrage gemacht, ob die Teilnehmenden bereits Fragen oder Diskussionsanregungen formulieren möchten. Einstieg: Zum Kennenlernen wurde eine interaktive Vorstellungsrunde initiiert, in der es darum ging in den Gesprächen herauszufinden, was die Teilnehmer/-innen der jeweiligen Kleingruppen miteinander verbindet bzw. was alle Teilnehmenden gemeinsam haben. Beide Kleingruppen zu je vier Personen, haben anschließend die Ergebnisse vorgestellt. Die Atmosphäre war entspannt und kommunikativ. In der zweiten Runde, stellten alle Teilnehmenden ihre Projekte kurz vor. Während dieser Runde ergaben sich zahlreiche Fragen, die von den Teilnehmenden auf Moderationskarten festgealten wurden. Im Anschluss an diese Runde wurden alle Karten den Projektphasen Vorbereitung Durchführung Bericht sowie einer übergeordneten Rubrik: Formalia zugeordnet. Diese Grundlage diente anschließend den Teilnehmenden sowie den Mitarbeiterinnen der NA zum Informationsaustausch. Folgendes Bild hatte sich ergeben VVorbereitubg Vorbereitung Durchführung Bericht Formalia Zeitpunkt der Förderzusage Bezug zum LLP Dauer des Aufenthaltes Partnersuche Zu strikte Altersgrenze Änderungen Was wann, wie? Änderungen Was wann, wie? Wieviele Freiwillige Erfarungen Mehr als 6 Freiwillige Teilnehmer/-innen möglich? mit Behinderung? Die Einsatzstellen begrenzen Abbruch des Aufentaltes wegen Krankheit Pauschalen, Belege, Prüfungen Finanzen Abrechnung mit dem Partner Pauschalen, Belege, Prüfungen Tutoren / Mentoren Übernachtung/Verpflegung Welche Formalia bei 4 Wochen Programm 2x2 Wochen? Länderspezifische Vorbereitung der Was, wenn wir nach einem Jahr mit den Austauschen Dokumentation der Ehrenamtlichkeit Seite 1 von 5

2 Freiwilligen fertig sind? erforderlich? Erwartung an die Ergebnisse Multilaterale Freiwilligenprojekte möglich? Gewinnung von Freiwilligen- Regional begrenzt Offen für Externe? Zur Projektphase Bericht gab es keine Fragen, was so gedeutet werden kann, dass die Berichtsphase erst im kommenden Jahr anfällt und somit noch nicht im unmittelbaren Projektbezug stand. Vorbereitung sphase: Wichtig sind die persönlichen Kontakte bei der Partnerfindung. Neben allen elektronischen Möglichkeiten über Internet und Kontakt aufzunehmen, wird auf die Vorbereitenden Besuche verwiesen, die mit europäischen Mitteln gefördert werden und ein persönliches Kennenlernen der Projektpartner ermöglicht. Bei einem VB können die Partner bereits konkrete Aufgaben verteilen. Bei möglichen Teilnehmenden sollten konkrete Zeiträume erfragt werden, wann Austausche möglich sind. Die Teilnahme an Kontaktseminaren wird ebenfalls von der NA als erfolgreiches Mittel zur Partnerfindung eingebracht. Die Freiwilligenprojekte sind auf bilateralen Austausch ausgelegt. Existieren bereits mehr potenzielle Partner, so kann dies nur durch weitere bilaterale Anträge berücksichtigt werden. Eine Beschränkung von Antragseinsendungen gibt es für 2011 in den Freiwilligenprojekten noch nicht. Wenn sich mehr als sechs Teilnehmer für das Projekt interessieren ist eine Teilnahme durchaus möglich, sofern die Finanzmittel dafür ausreichen. Mehr Teilnehmer sind bei gleichbleibender Finanzausstattung durch die NA durchaus möglich. Im Projekt selber können ebenfalls mehr Menschen involviert sein, als die Freiwilligen, die die Austausche durchführen. Können behinderte Menschen teilnehmen. Ja, behinderte oder benachteiligte Menschen in diese Projekte zu integrieren ist ausdrücklich erwünscht. Begleitpersonen werden extra finanziert, allerdings muss bereits bei der Antragstellung der NA bekannt gemacht werden, dass es sich um ein Projekt mit besonderen Föderbedarfen handelt. Kontrovers wurde das Thema erhöhte Pauschalen diskutiert. Während im Programm LdV Mobilität bei behinderten oder benachteiligten Teilnehmenden mit erhöhten Pauschalen gearbeitet wird, ist dies in Grundtvig nicht vorgesehen. Dies sollte hinsichtlich der neuen Programmgeneration angeglichen werden. Vorbereitung der Teilnehmenden: Hier waren sich alle einig, dass die Teilnehmenden auf das jeweilige besondere Zielland vorbereitet werden muss. Die anfallenden Kosten hierfür werden aus der Organisationspauschale finanziert. Ebenfalls eine Nachbereitung mit den Teilnehmenden. Seite 2 von 5

3 Von einer Projektverantwortlichen wird darauf hingewiesen, dass es sinnvoll ist mit den Partnern eine Art Tutorensystem einzuführen, damit die Ehrenamtlichen eine oder mehrere Bezugspersonen bei den Partnern vorfinden. Teilnehmendenwerbung und Entscheidungsfreudigkeit. Hier wurde diskutiert, dass die Interessierten (insbesondere bei längerfristigen Aufenthalten von mehr als 4 Wochen) eine Entscheidung u. U. lang hinausschieben oder auch kurz vor dem anstehenden Projekt wieder abspringen. Die Frage der Aufteilung der Dauer des Aufenthaltes und die generelle Frage der Angemessenheit von drei Wochen wurde ebenfalls angesprochen. Die Mindestdauer von 3 Wochen ist eine Entscheidung auf der Basis einer Annahme gewesen. Erst nach Abschluss des ersten Projektdurchlaufes in 2011 wird eine Auswertung aus den Erfahrungen der Projekte möglich sein. Erst dann ist die Mindestdauer neu zu diskutieren. Aus dem Teilnehmerkreis wurde noch folgende Frage eingestreut: Wieso kommen manche Projekte nicht zustande? Das liegt nach wie vor an der unterschiedlichen Finanzausstattung der beteiligten Porgrammstaaten. Inhaltlich wurde in Deutschland im Antragsjahr 2010 lediglich ein Projekt von 20 eingesandten abgelehnt. Kommentar der NA: Die Diskussion zur Projektphase Vorbereitung war umfangreich und da der Bedarf an Informatinsaustausch hier sehr deutlich war, wurde den Fragen im Rahmen dieser Phase auch die notwendige Zeit eingeräumt. Durchführung Hier gab es im wesentlichen zwei Punkte die intensiver diskutiert wurden. Die Altersgrenze wird von einigen Teilnehmenden als eine zu strikte Begrenzung gesehen. Es gibt bereits Freiwillige, die sic beteiligen möchten aber jünger als 50 Jahre sind. Die NA weist darauf hin, das die Freiwilligenprojekte aus der Idee heraus entstanden sind Menschen, die auf den Ruhestand zugehen oder bereits im Ruhestand sind eine Möglichkeit bieten sollen ihre Kompetenzen und ihr Wissen im Austausch zu erweitern, aber auch weiterzugeben. Eine Teilnehmerin gibt ihre Erfahrung mit zu vielen Einsatzstellen beim Partner weiter. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Freiwilligen eine Art der Kontinuität der Aufgaben in den Partnerländern haben. Zu viele unterschiedliche Einsatzstellen beinhalten oft auch unterschiedliche Aufgaben. Diese Form der Flexibilität ist gerade bei älteren Freiwilligen nicht vorauszusetzen. Was passiert, wenn der Austausch aufgrund einer Krankheit abgebrochen werden muss? Informieren Sie die Mitarbeiterinnen der NA sobald Sie davon Kenntnis erhalten. Wenn die Teilnehmerin oder der Teilnehmer inzwischen abgereist ist, wird im Nachhinein die NA benachrichtigt. Sollten Sie Kenntnis von anderen Unstimmigkeiten und Schwierigkeiten erhalten, so versuchen Sie diese mit Ihrem Partner erst selber ggf. in Abstimmung mit der NA zu lösen. Bitten Sie Ihre Freiwilligen auf jeden Fall darum, mit Ihnen in allen Fällen von möglicherweise auftretenden Schwierigkeiten in Kontakt zu bleiben. Wenn die Austausche bereits im ersten Projektjahr stattgefunden haben, dann ist das Projekt ansich noch nicht beendet. Eventuell ergeben sich aus den Auswertungen der Austausch neue Anregungen für Ihre Einrichtung. Bleiben Sie im Rahmen des Projektinhaltes mit der Partnereinrichtung in Kontakt und reflektieren sie gemeinsam die Wirkung der Austausche. Seite 3 von 5

4 Formalia: Bei diesem Punkt waren in erster Linie die Mitarbeiterinnen der NA als Informationsgeberinnen gefragt. Die Dauer der Aufenthalte werden in jedem Fall durchgängig durchgeführt. Die Mindestdauer von drei Wochen ist obligatorisch und kann nicht aufgeteilt werden. In allen Fällen von Änderungswünschen wird im Einzelfall die NA kontaktiert. Bitte nehmen Ihnen durch formale Fehler Fördermittel verloren gehen. Handelt es sich um Änderungen innerhalb Ihres Projektplanes (der Austausch findet anstatt im Februar erst im April statt und es fahren statt drei Teilnehmern nur zwei) dann sind keine Mitteilungen an die NA erforderlich. Diese Modifikationen steuern Sie im Rahmen der Projekte selber und es ergeben sich der NA gegenüber keine Situationen, die Einfluss auf die Finanzhilfevereinbarung haben. Wir erwarten jedoch, dass solche Modifikationen im Bericht beschrieben und begründet werden. Weniger als Kontrolle, sondern um einen tieferen Einblick in Ihre Projektrealität zu erhalten. Eine Abrechnung mit dem Partner ist nicht erforderlich, da beide beteiligten Einrichtungen über Fördermittel für die Entsendung eigener Teilnemenden und Aufnahme der ausländischen Teilnehmenden verfügen. Die Nachweise der Zahlungen erfolgen auf der Basis einer Kontrolle, ob die beantragte Anzahl von Teilnehmenden im Ausland und vor Ort waren und die Dauer des Aufenthaltes mit der Höhe der bewilligten Förderung übereinstimmt. Die Abrechnung erfolgt auf der Basis der Pauschalen. Einen Nachweis (Dokumentation) der Ehrenamtlichkeit von Teilnehmenden wird nicht verlangt. Die Freiwilligenprojekte sind vorerst auf bilateralen Austausch ausgelegt. Es können jedoch mehrere Anträge mit unterschiedlichen Partnerländern eingereicht werden. Sonstiges: Gewünscht wurde von den Teilnehmenden, eine Unterstützung durch die NA zur nationalen Vernetzung. Hierbei ging es um zu einen um die Bekanntgabe der Kontaktdaten unter den geförderten deutschen Projekten, aber auch um die Möglichkeit auf Veranstaltungen in einen persönlichen Dialog zu kommen. Darüber hinaus wurde von einem Teilnehmer auf einen Ehrenamts-Kompetenznachweis hingewiesen, der unter folgender Webseite eingesehen werden kann: Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite: Fazit: Die Auftaktveranstaltung führte zu einem ersten Kennenlernen der deutschen Projektverantwortlichen und zu einem regen Austausch. Besonders anregend war die Mischung von Projektleitern und Projektleiterinnen, die bereits Erfahrungen mit den Grundtvig Seite 4 von 5

5 Freiwilligenprojekten hatten und denjenigen, die gerade erst gestartet sind bzw. noch starten möchten.. Seite 5 von 5