DQS. The Audit Company.

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1 DQS. The Audit Company. DQS-Forum Umwelt-, Arbeits- und Gesundheitsschutz Integrierte Managementsysteme Hannover, 08. Mai 2014

2 Integrierte Managementsysteme Was heißt überhaupt Integriert? Verschiedene Modelle IMS Handbuch Gleiche/Unterschiedliche Normforderungen Anforderungen Interne Audits/Externe Audits Anforderungen Festlegungen DAkkS 71 SD 6 018

3 Was heißt überhaupt Integriert? Q U A Addition: Schnell und Kostengünstig Kein richtiger Zusammenschluss Q U A Fusion: Bereits implementiertes MS dient als Basis Forderungen weiterer MS additional Unflexibel, da bekanntes MS meist führend Q U A Integration: Alle MS verschmelzen zu einem ganzheitlichen System Umsetzung meist schwierig

4 Vorgaben für Integrierte MS?

5 Vorgaben für Integrierte MS?

6 Verschiedene Integrationsmodelle EFQM = European Foundation for Quality Management Antwort Europas auf den US-amerikanischen Malcolm Baldrige National Quality Award und dem japanischen Deming-Preis Nationale EFQM Partner sind: in Deutschland: die Deutsche Gesellschaft für Qualität DGQ in Österreich: die Austrian Foundation for Quality Management AFQM in der Schweiz: die Swiss Association for Promotion of Quality SAQ. Bestimmung des Reifegrades (Anfänger Ë Auf dem Weg Ë Reife Organisation)

7 Verschiedene Integrationsmodelle EFQM Die 8 Grundprinzipien Quelle wikipedia

8 Verschiedene Integrationsmodelle Ludwig-Erhard-Preis (ILEP) = die deutsche Vorstufe zum EFQM-Excellence-Award. Die Wertung (RADAR-Bewertungssystem) auf einer Skala zwischen 0 und 1000 charakterisiert den Reifegrad der Organisation und ist zusammen mit den gefundenen Stärken und Potenzialen die Grundlage für die Juryentscheidung. Quelle wikipedia

9 Integration erste Schritte Ablauforganisation vsaufbauorganisation Tiefe der IMS-Dokumentation IMS Handbuch Synopse Normen Interne/Externe Audits Alles unter einem?

10 Integration erste Schritte 1. Prozessorientierung (Ablauforganisation vsaufbauorganisation) Geschäftsführung GF GF Controlling CON CON IMS-Beauftragte IMS IMS Vertrieb VT VT Technik TE TE Materialwirtschaft MAWI MAWI Verwaltung VW VW Auftragsabwicklung AA AA Entwicklung Entwicklung + Konstruktion Konstruktion E+K E+K Logistik Logistik LOG LOG Personalwesen PE PE Kundenberatung/ Kundenberatung/ Service Service KS KS Produktionsplanung Produktionsplanung PP PP Beschaffung Beschaffung BE BE Buchhaltung/ Buchhaltung/ Finanzen Finanzen FIBU FIBU Produktion Produktion PR PR EDV/ EDV/ Organisation Organisation EDV EDV

11 Integration erste Schritte Ebenen IMS Dokumentation Ziele & Inhalte Gesamtunternehmen und Fachbereiche Prozesse der FB und Abt Teilprozesse am Arbeitsplatz Teil 1 Übersicht und Verantwortung Wer macht was? Teil 2 Verfahrensanweisungen Wie laufen die Prozesse generell ab? (Produktneutral) Teil 3 AA, Prüfanweisungen, Checklisten Wie laufen die Prozesse detailliert ab? Politik Strategien und Organisation Geschäfts-, und Unternehmensprozesse Detailprozesse zu VA s Mitarbeiter, Produkte

12 Integration erste Schritte IMS Handbuch Ablauforganisation Unternehmensführung Kapitel 1 Management Unternehmensergebnisse und Steuerung Kapitel 3 Unterstützende Prozesse Kapitel 2 Geschäftsprozesse Kunde Kapitel 4 Geschäftsprozess- Steuerung Vertrieb Lenkung von Dokumenten, Daten und Qualitätsaufzeichnungen Produkt- und Prozesslenkung Projektmanagement Entwicklung und Konstruktion Produktionsplanung Beschaffung Logistik Produktion Kundenberatung/ Service Korrektur- und Vorbeugungsmassnahmen Produkt- und Prozessaudits Systemaudits zu Geschäftsprozessen Kunde

13 Integration erste Schritte IMS Handbuch Organisation - Verantwortungsmatrix Abkürzung AA Auftragsabwicklung BE Beschaffung CON Controlling E+K Entwicklung und Konstruktion FIBU Buchhaltung / Finanzen GF Geschäftsführung KS Kundenberatung / Service LOG Logistik MAWIMaterialwirtschaft PE Personalwesen PP Produktionsplanung PR Produktion TE Technik VT Vertrieb VW Verwaltung

14 Integration erste Schritte IMS Handbuch Geschäftsplanung und Ressourcen

15 Integration erste Schritte Doch zuvor: IMS Handbuch Unternehmenspolitik & Strategien Die wesentlichen Erfolgsfaktoren für das Unternehmen sind Markt/ Kunde, Produkte und Innovationen, Finanzierung, Mitarbeiter und funktionierende Managementsysteme. Marketingstrategien Wir wollen zufriedene Kunden Produkte und Innovationen Wir setzen neue Maßstäbe Finanzielle Strategien Wir bleiben eine unabhängige Firmengruppe Mitarbeiterstrategie Ein erfolgreiches Team motivierter und zufriedener Mitarbeiter Strategie zum Integrierten Managementsystem (QM, UM, BSOH)

16 Integration erste Schritte IMS Handbuch Bsp PRODUKTION UND INSTANDHALTUNG

17 Synopse 18001/14001/9001 (1)

18 Synopse 18001/14001/9001 (2)

19 Synopse 18001/14001/9001 (3)

20 Integration Normforderungen Beispiel Politik 9001 Selbstverpflichtung der Leitung (5.1) Die oberste Leitung muss ihre Selbstverpflichtung bezüglich der Entwicklung und Verwirklichung des Qualitätsmanagementsystems und der ständigen Verbesserung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems nachweisen, indem sie: Kundenanforderungen sowie der gesetzlichen und behördlichen Anforderungen erfüllt Qualitätspolitik festlegt Qualitätsziele festlegt Managementbewertungen durchführt Verfügbarkeit von Ressourcen sicherstellt

21 Integration Normforderungen Beispiel Politik Qualitätspolitik Angemessen für den Zweck der Organisation Verpflichtung zur Erfüllung von Anforderungen und zur ständigen Verbesserung der Wirksamkeit Bietet Rahmen zum Festlegen und Bewerten von Qualitätszielen Wird in der Organisation vermittelt und verstanden Bewertung auf fortdauernde Angemessenheit Ständige Verbesserung Die Organisation muss die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems durch Einsatz der Qualitätspolitik, Qualitätsziele, Auditergebnisse, Datenanalyse, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen sowie Managementbewertung ständig verbessern.

22 Integration Normforderungen Beispiel Politik Umweltpolitik (4.2) Festlegung durch oberstes Führungsgremium Definition des Anwendungsbereiches Angemessen in Bezug auf die Umweltauswirkungen, die von Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen ausgehen Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung, Vermeidung von Umweltbelastungen Verpflichtung der Einhaltung relevanter Umweltgesetze, bezogen auf Umweltaspekte der Organisation Bildet den Rahmen für umweltbezogene Ziele/Einzelziele Ist Dokumentiert, Implementiert und Aufrechterhalten An Mitarbeiter und Auftragnehmer kommuniziert Der Öffentlichkeit zugänglich A&G-Politik analog QM 5.1 QM QMH QM 5.3 QM QM 5.1 QM QM

23 Integration erste Schritte Beispiel Internes Audit UM Internes Audit Die Organisation muss sicherstellen, dass interne Audits des Umweltmanagementsystems in festgelegten Abständen durchgeführt werden a. um festzustellen, ob das Umweltmanagementsystem 1) die vorgesehenen Regelungen für das Umweltmanagement einschließlich der Anforderungen dieser Internationalen Norm erfüllt; 2) ordnungsgemäß verwirklicht wurde und aufrechterhalten wird; und b. Informationen dem Management über Audit-Ergebnisse zur Verfügung zu stellen. (Ein) Auditprogramm(e) muss (müssen) von der Organisation geplant, eingeführt, verwirklicht und aufrechterhalten werden, wobei die Umweltrelevanz der betroffenen Tätigkeit(en) und die Ergebnisse vorangegangener Audits zu berücksichtigen sind.

24 Integration erste Schritte Beispiel Internes Audit UM Internes Audit (Fortsetzung) (Ein) Auditverfahren muss (müssen) eingeführt, verwirklicht und aufrechterhalten werden, das (die) Folgendes enthält (enthalten): die Verantwortlichkeiten für und Anforderungen an die Planung und Durchführung von Audits, die Aufzeichnung von Ergebnissen und die Aufbewahrung damit verbundener Aufzeichnungen; die Bestimmung der Auditkriterien, des Anwendungsbereichs, der Häufigkeit und der Vorgehensweise. Die Auswahl der Auditoren und die Audit-Durch-führung(en) müssen Objektivität gewährleisten und die Unparteilichkeit des Auditprozesses sicherstellen analog dazu

25 Integration erste Schritte Beispiel Internes Audit QM UM Internes Audit Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen, um zu ermitteln, ob das Qualitätsmanagementsystem a) die geplanten Regelungen (siehe 7.1 Planung der Produktrealisierung), die Anforderungen dieser Internationalen Norm und die von der Organisation festgelegten Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem erfüllt und UM b) wirksam verwirklicht und aufrechterhalten wird. UM UM Ein Auditprogramm muss geplant werden, wobei der Status und die Bedeutung der zu auditierenden Prozesse und Bereiche sowie die Ergebnisse früherer Audits berücksichtigt werden müssen. UM Die Auditkriterien, der Auditumfang, die Audithäufigkeit und die Auditmethoden müssen festgelegt werden. UM Die Auswahl der Auditoren und die Durchführung der Audits müssen Objektivität und Unparteilichkeit des Auditprozesses sicherstellen. UM Auditoren dürfen ihre eigene Tätigkeit nicht auditieren. UM

26 Integration erste Schritte Beispiel Internes Audit QM Internes Audit (Fortsetzung) Ein dokumentiertes Verfahren zur Festlegung der Verantwortungen für und der Anforderungen an die Planung und Durchführung von Audits, an die Erstellung von Aufzeichnungen und an das Berichten von Ergebnissen muss eingerichtet werden. UM Aufzeichnungen über die Audits und deren Ergebnisse müssen aufrechterhalten werden (siehe Lenkung von Aufzeichnungen). Die für den auditierten Bereich verantwortliche Leitung muss sicherstellen, dass jegliche notwendigen Korrekturen und Korrekturmaßnahmen ohne ungerechtfertigte Verzögerung zur Beseitigung erkannter Fehler und ihrer Ursachen ergriffen werden. UM Folgemaßnahmen müssen die Verifizierung der ergriffenen Maßnahmen und die Berichterstattung über die Verifizierungsergebnisse enthalten (siehe Korrekturmaßnahmen). UM UM

27 Integration erste Schritte Beispiel Managementbewertung QM 5.6 Managementbewertung Allgemeines Die oberste Leitung muss das Qualitätsmanagementsystem der Organisation in geplanten Abständen bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen. Diese Bewertung muss die Bewertung von Möglichkeiten für Verbesserungen und den Änderungsbedarf für das Qualitätsmanagementsystem, Einschließlich der Qualitätspolitik und der Qualitätsziele, enthalten. Aufzeichnungen über die Managementbewertung müssen aufrechterhalten werden Eingaben für die Bewertung Eingaben für die Managementbewertung müssen Informationen zu Folgendem enthalten: a) Ergebnisse von Audits; b) Rückmeldungen von Kunden; c) Prozessleistung und Produktkonformität; d) Status von Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen; e) Folgemaßnahmen vorangegangener Managementbewertungen; f) Änderungen, die sich auf das Qualitätsmanagementsystem auswirken könnten; g) Empfehlungen für Verbesserungen

28 Integration erste Schritte Beispiel Managementbewertung QM 5.6 Managementbewertung (Fortsetzung) Ergebnisse der Bewertung Die Ergebnisse der Managementbewertung müssen Entscheidungen und Maßnahmen zu Folgendem enthalten: a) Verbesserung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems und seiner Prozesse; b) Produktverbesserung in Bezug auf Kundenanforderungen; c) Bedarf an Ressourcen.

29 Integration erste Schritte Beispiel Managementbewertung UM 4.6 Managementbewertung Das oberste Führungsgremium muss das Umweltmanagementsystem der Organisation in festgelegten Abständen bewerten. QM Bewertungen müssen die Beurteilung der Verbesserungspotenziale und den Anpassungsbedarf des Umweltmanagementsystems, QM einschließlich der Umweltpolitik, der umweltbezogenen Zielsetzungen und Einzelziele beinhalten. Aufzeichnungen der Bewertungen durch das Management müssen aufbewahrt werden. Der Input für die Bewertung muss enthalten: QM Ergebnisse von internen Audits und der Beurteilung der Einhaltung von rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen, zu denen sich die Organisation verpflichtet hat; QM Äußerungen von externen interessierten Kreisen, einschließlich Beschwerden; = Kunde QM

30 Integration erste Schritte Beispiel Managementbewertung UM 4.6 Managementbewertung (Fortsetzung) Der Input für die Bewertung muss (weiterhin) enthalten: die Umweltleistung der Organisation; den erreichten Erfüllungsgrad der Zielsetzungen und Einzelziele; Status von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen; Folgemaßnahmen von früheren Bewertungen durch das Management; sich ändernde Rahmenbedingungen, Verbesserungsvorschläge. Die Ergebnisse von Bewertungen durch das Management müssen alle Entscheidungen und Maßnahmen in Bezug auf mögliche Änderungen der Umweltpolitik, der Zielsetzungen, der Einzelziele und anderer Elemente des Umweltmanagementsystems in Übereinstimmung mit der Verpflichtung zur ständigen Verbesserung enthalten. QM QM QM QM QM QM QM a-b

31 Integration erste Schritte Fazit Vergleich 9001 mit 14001/18001 (Auswahl) Politik Fast alle Punkte vergleichbar, wenn auch aus unterschiedlichen Quelle. Unterschiedlich ist die Anforderung zur Veröffentlichung Internes Audit Anforderungen fast gleich bis auf: Notwendigen Korrekturen und Korrekturmaßnahmen ohne ungerechtfertigte Verzögerung Folgemaßnahmen müssen verifiziert werden (Wirksamkeitsüberprüfung) Managementbewertung Anforderungen nahezu gleich

32 IMS-Aufwandsbetrachtung Integrierte Anwendungen QM QM + UM QM + UM + OHS Einsparpotentiale IMS-Projektphasen

33 Integration Managementsysteme Stolpersteine Dokumentation: Musterhandbücher und Vorlagen gehen an Realität vorbei Zu umfangreich, hohe Pflege erforderlich (was muss, was kann) Organisation: Aufbau und Ablauf sind nicht korrekt/realistisch dargestellt Unklare Schnittstellen Interne Audits: Qualifikation und Vorlieben der Q/U/A-Auditoren Wer davon hat das Sagen? Wer hat den besseren Draht zur GF? Sind die verschiedenen Bereiche/Abt. für integrierte Audits gerüstet? Externe Audits: Qualifikation und Vorlieben der externen Auditoren Ist das Unternehmen für die Begleitung integrierter Audits vorbereitet? Bei wieviel integrierten Normen/TS hören wertschöpfende Audits auf?

34 Integration/Kombination DAkkS Vorgaben EA-Leitfaden Anwendung der ISO/IEC bei kombinierten Audits 71 SD Der Auditplan muss sicher stellen, dass alle Bereiche und Tätigkeiten, die auf jede Managementsystem- Norm, die vom Umfang der Begehung erfasst wird, anwendbar sind, durch entsprechende kompetente Auditoren bewertet werden. ausreichend Zeit zur Verfügung gestellt wird, um ein vollständiges und wirksames Audit des Managementsystems/der Managementsysteme des Kunden, das/die durch den Auditbereich erfasst wird/werden, durchzuführen.

35 Integration/Kombination DAkkS Vorgaben EA-Leitfaden Anwendung der ISO/IEC bei kombinierten Audits 71 SD (Fortsetzung) Die Zertifizierungsstelle muss Faktoren berücksichtigt, die die für kombinierte Audits benötigte Zeit reduzieren oder erhöhen können. Diese Faktoren sollten Folgendes beinhalten, ohne darauf beschränkt zu sein: die Verfügbarkeit und den Einsatz von Auditoren mit Mehrfach- Disziplinen. den Umfang, in dem das Managementsystem der Organisation integriert ist. die Fähigkeit des Personals der Organisation, auf Fragen zu antworten, die mehr als eine Managementsystem-Norm betreffen. Die Planung des Audits bezieht die wirksame Nutzung der Auditdauer mit ein. die Komplexität kombinierter Audits im Vergleich zu einfachen Managementsystem-Audits.

36 Integration/Kombination DAkkS Vorgaben SD (Fortsetzung) REDUZIERUNG DER ZEIT Integrationsebene des Managementsystems Grad der Qualifizierung einzelner Auditteam-Mitglieder

37 Integration/Kombination DAkkS Vorgaben SD (Fortsetzung) Integrationsebene Ein integriertes Managementsystem ist durch folgende Faktoren gekennzeichnet: 1. Management-Bewertungen, die die gesamte Geschäftsstrategie und den Geschäftsplan berücksichtigen. 2. Ein integrierter Ansatz zu internen Audits. 3. Ein integrierter Ansatz zu Grundsätzen und Zielen. 4. Ein integrierter Ansatz zu Systemprozessen. 5. Ein integrierter Satz an Dokumentationen einschließlich Arbeitsanweisungen, mit gutem Stand der Entwicklung, soweit erforderlich. 6. Ein integrierter Ansatz zu Verbesserungsmechanismen (Korrekturund vorbeugende Maßnahmen; Messungen und Kontinuierliche Verbesserung). 7. Ein integrierter Ansatz zu Planung, unter gültiger Verwendung firmenübergreifender Ansätze zum Risikomanagement. 8. Einheitliche Unterstützung des Managements und Verantwortlichkeiten.