Integrierte prozessorientierte Managementsysteme

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1 Folienauszüge aus: Integrierte prozessorientierte Managementsysteme Steinbeis-Transferzentrum Managementsysteme Industriepark West, Söflinger Strasse 100, Ulm Tel.: , Fax: Mail: Internet: 1

2 Der Begriff Managementsysteme Managementsysteme Der Begriff Managementsystem wird oft mit dem Vorurteil der Bürokratie verknüpft. Der Begriff Managementsystem wird oft mit Zertifikaten in Verbindung gebracht. oder Viele Aufgaben des Managements und der Führungsverantwortlichen sind über die Normen zu Managementsystemen leider nur zum Teil abgedeckt. Managen mit System 2

3 Definition des Begriffs Managementsystem Als Managementsysteme werden Methoden des Managements bezeichnet, die nicht einzeln verwendet werden, sondern verknüpft einen übergeordneten gemeinsamen Zweck verfolgen. 3

4 Übergeordneter gemeinsamer Zweck Möglichst optimale Erfüllung der Anforderungen / Erwartungen der Interessenpartner eines Unternehmens! Kunden Mitarbeiter Lieferanten Eigentümer Gesellschaft Gesetzgeber beherrschte technische Prozesse transparente Arbeitsabläufe liquider Partner Reduzierung von Verschwendung geringe Umwelteinwirkungen und -auswirkungen innovative Produkte Datensschutz und Datensicherheit faire Vereinbarungen hohe Mitarbeitermotivation Rechtssicherheit des Unternehmens interessantes Dienstleistungsangebot verfügbare Betriebsmittel zugesicherte Abnahmen effiziente Geschäftsprozesse Dokumentations-/ Nachweispflicht hohe Produktqualität sichere Arbeitsplätze wirtschaftlicher Erfolg Die Erfüllung definiert Aufgaben für das Unternehmen 4

5 Handlungsthemen für Managementsysteme Qualitätsmanagement ISO 9001:2008 Umweltmanagement ISO 14001:2004 Arbeitssicherheitmanagement OHSAS 18001:2007 Risikomanagement ISO 31000:2009 Informationssicherheitsmanagement ISO/IEC 27001:2005 Sicherheitsmanagement Finanzmanagement Kommunikationsmanagement Wissensmanagement Prozessmanagement Innovationsmanagement Projektmanagement 5

6 Ziel der Integration von Managementsystemen von Teilsystemen zum ganzheitlichen integrierten Managementsystem Eigenleben von Teilsystemen Probleme Zielsetzungsprobleme und -konflikte Widersprüche und Redundanzen Orientierungsprobleme der Betroffenen Integriertes Managementsystem Emotionen und politische Spielchen hoher Kostenund Pflegeaufwand 6

7 Abgrenzung von Integrierten Managementssystemen Möglichkeiten zur Abgrenzung... räumlich bezogen / standortbezogen (z.b. bestimmte Werke) produktbezogen (z.b. bestimmte Angebotsprodukte) kundenbezogen / aufgabenbezogen (z.b. bestimmte Schlüsselkunden) branchenbezogen (z.b. bestimmte Marktsegmente) funktionsbezogen (z.b. bestimmte Unternehmensbereiche) zeitlich bezogen (z.b. für Projekte) thematisch (z.b. für bestimmte Handlungsthemen) 7

8 Anforderungen und Vorgaben an das Managementsystem Anforderungen der Kunden (intern / extern)... aus gesetzlichen / behördlichen Vorgaben... aus strategischen Überlegungen... aus internen und externen Zielsetzungen / -vereinbarungen... aus der Unternehmensorganisation und -struktur... aus der Art der Produkte... aus der Art der Wertschöpfung... aus den benötigten und verfügbaren Ressourcen aus Normen / Richtlinien aus den spezifischen Handlungsthemen (Qualität, Umwelt, ) 8

9 Ansätze für Integrierte Managementsysteme Ansatz der additiven Integration der Teilsysteme Teilsysteme bleiben in Struktur und Funktion eigenständig jedes Teilsystem hat einen eigenen Beauftragten Q U A ggf. inhaltliche und begriffliche Abstimmung der Beauftragten Zusammenführung der Teilsysteme über eine Referenzmatrix (Querverweise) Ansatz der partiellen Integration der Teilsysteme Ein Teilsystem wird als Basissystem definiert und genutzt Basissystem gibt für die anderen Teilsysteme die Struktur / das Modell vor Q U A gemeinsame / ähnliche Anforderungen werden vereinheitlicht Anforderungen, welche nicht integriert werden können, weil themenspezifisch werden an das Basissystem angedockt Ansatz der systemischen Integration der Teilsysteme Teilsysteme werden in einem umfassenden Managementsystem unsichtbar Themen wie Qualität, Umwelt und Arbeitssicherheit, etc. lösen sich in der Eigenverantwortung der jeweiligen Prozesse auf (-> prozessorientierter Ansatz) Beauftragtenorganisation als Dienstleistungerbringer gegenüber den Prozesse Q + U + A Prozesse 9

10 Prozessorientierung in Managementsystemen Prozesssteuerung Prozessorientierung vorhandene Prozesse neue Prozesse Prozessumsetzung Prozessverbesserung Prozessidentifikation Prozessfestlegung 10

11 11 Graphische Darstellung des Prozessnetzwerks / -landkarte Versand Inbetriebnahme Kundendienst Wartung Finanzen Betriebswirtschaft Prüfungen Prüfmittel Kommunikation Information Öffentlichkeitsarbeit Methoden Werkssicherheit Notfallmanagement Marketing Vertrieb Forschung Entwicklung Produktion Lagerung Managementsystembewertung Strategie Politik Ziele Audit Assessments Personal Schulung Fehlermanagement Verbesserungsmanagement Dokumente-/ Datenmanagement Rechtssicherheit Projektmanagement Werkzeuge Betriebsmittel Maschinen Anlagen Beschaffung Lieferantenmanagement DV E-Medien Arbeitsplätze Instandhaltung Risiko- Management Führung Mission Vision Werte Behörden Infrastruktur Liegenschaften Werkssicherheit Führung Wertschöpfung Unterstützung Abfallmanagement Entsorgung

12 Dokumentationsstruktur eines Managementsystems Differenzierung von... Grundlagen Managementsystem = Handbuchebene Führungsprozesse Wertschöpfungsprozesse Unterstützende Prozesse Prozessübergreifende Verfahren = Ebene der Verfahrens- und Arbeitsanweisungen Dokumentationshierarchie... alle MA ggf. Kunden, Behörden unternehmensübergreifend gering Handbuch Führungskräfte und MA betroffener Abteilungen prozessspezifisch bereichsspezifisch funktionsspezifisch Prozessbeschreibungen Verfahrensanweisungen einzelne MA arbeitsplatzspezifisch produktspezifisch hoch Arbeitsanweisungen Nutzung Änderungshäufigkeit Geltungsbereich 12

13 Beispiele für spezifische Aufgaben in Managementsystemen z.b. Qualität: Qualitätssicherungsvereinbarungen mit Lieferanten oder Kunden Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit von Produkten Produktkonformitäten und Prozessfähigkeiten (-kennwerte) Kundenzufriedenheit Lieferantenbewertung Reklamationen zum Produkt Kundeneigentum z.b. Umwelt: Ermittlung von Umweltaspekten und -auswirkungen Abfallmanagement Sicherheitsdatenblätter und Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe Recycling Behördliche Genehmigungen öffentliche Umweltberichte Nachbarschaftsbeschwerden z.b. Arbeitssicherheit: Gefährdungsanalyse und Risikobeurteilungen Betriebsanweisungen für Maschinen Überwachungspflichtige Anlagen Notfallvorsorge und Störfallmanagement Behördliche Genehmigungen Werkschutz Unfallmanagement und Gesundheitsförderung 13

14 Bewertung des Managementsystems Bewertung des Managementsystems... ermittelt den wirtschaftlichen Erfolg der Vorgehensweisen und Massnahmen die Zufriedenstellung der Interessenpartner überprüft die Rechtssicherheit umfasst Benchmarkingansätze ist Basis für die zukünftige Planungstätigkeiten (Budget-, Investitionsplanung, etc.) ist ein zyklisch stattfindender und klar festgelegter Prozess ist ein gemeinsamer Prozess der Führungsmannschaft sollte mit ausreichend zeitlichen und personellen Ressourcen ausgestattet sein nutzt Instrumente wie Audits, Assessments, Reviews und Kennzahlen muss intern kommuniziert 14

15 Rahmenbedingungen für die Implementierung Für die Implementierung eines integrierten und prozessorientierten Managementsystems bedarf es... einer Strategie der Mitarbeiterbeteiligung einer Strategie des "internen Marketing" für das Managementsystem einer Strategie der Schaffung einer Infrastruktur einer Strategie der Qualifizierung im Managementsystem einer Strategie der Softwareunterstützung einer Strategie der individuellen Weiterentwicklung des Managementsystems 15

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